Evrak Tarih ve Sayısı: 23/11/2015-E.30195 PROSEDÜRÜ Hazırlayan Veteriner İşleri Müdürü Kontrol Kalite Yönetim Temsilcisi Onay Başkan Yardımcısı Rev. No & Tarihi : 03 & 11.11.2015 Yürürlük Tarihi: 20.11.2015 Sayfa 1/8 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı; Kartal Belediyesi Veteriner İşleri Müdürlüğünün faaliyet alanlarında, yetki, yöntem ve sorumlulukları tanımlamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, Kartal Belediyesi Veteriner İşleri Müdürlüğünün verdiği tüm hizmetleri kapsar. 3. TANIMLAR Şüpheli Hayvan Müşahede Zaptı: Isırma vakalarında, hayvanın 10 gün gözetim altında tutulacağına dair tutanak. Aşı ve Kimlik Kartı: Müdürlükte aşısı ve kaydı yapılan kedi ve köpeklere düzenlenen sertifika. 4. SORUMLULAR Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Bölüm Yöneticileri Veteriner İşleri Müdürlüğü 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR İç Denetim Raporu F02.04 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İstek Formu F02.05 Toplantı Tutanağı F07.04 Günlük Şikâyet Değerlendirme Formu F42.01 Aylık Faaliyet Raporu F42.02 Haftalık Kuduz Mücadele Cetveli F42.03 Aylık Kuduz Mücadele Formu F42.04 Şüpheli Hayvan Müşahede Zaptı F42.05 Haftalık Sivrisinek Şikâyet Takip Formu F42.06 Aylık Çalışma Raporu F42.07 Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır. Evrak sorgulaması http://ebys.kartal.bel.tr/envision/validate_doc.aspx?v=bel93bape adresinden yapılabilir.
PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi 20.11.2015 Sayfa 2/8 Anestezi Onam Formu F42.08 Denetim Tutanağı F42.09 İlaçlama Tahakkuk Formu F42.10 Köpek Teslim Tutanağı F42.11 Klinik Takip Formu F42.12 Ölüm Raporu F42.13 Sokak Hayvanları İstatistik Formu F42.14 Toplantı Talimatı T07.01 Depo Talimatı T 42.01 İlaç Hazırlama Talimatı T 42.02 İlaç Uygulama Talimatı T42.03 Klinik Talimatı T 42.04 Köpek Toplama Talimatı T42.05 Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü PR 01.0 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü PR 03.0 Ürünlerin Korunması ve Depolanması Prosedürü PR 15.0 Verilerin Analizi Prosedürü PR19.0 Risk Değerlendirme Prosedürü PR-30.0 5393 Sayılı Belediye Kanunu 1593 Sayılı Umumi Hıfzıssıhha Kanunu 5216 Sayılı Büyük Şehir Belediyesi Kanunu 5996 Sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda Ve Yem Kanunu 5199 Sayılı Hayvanları Koruma Kanunu 6343 Sayılı Veteriner Hekimliği Mesleğinin İcrasına, Türk Veteriner Hekimleri Birliği ile Odalarının Teşekkülüne Dair Kanun 2872 Sayılı Çevre Kanunu 7402 Sayılı Sıtmanın İmhası Hakkında Kanun 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu Hayvanların Korunmasına Dair Uygulama Yönetmeliği Ev Ve Süs Hayvanlarının Ticari Olmayan Hareketlerinde Uygulanacak Hayvan Sağlığı Şartlarına Dair Yönetmelik Ev Ve Süs Hayvanlarının Üretim, Satış, Barınma Ve Eğitim Yerleri Hakkında Yönetmelik Biyosidal Ürünlerin Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik R.G.27.01.2005-25709
PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi 20.11.2015 Sayfa 3/8 Veteriner İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği 6. PROSEDÜRÜN UYGULANIŞI Veteriner İşleri Müdürlüğü, Kartal Belediyesi sınırları içerisinde, bulaşıcı hayvan hastalıkları ile mücadele ve hayvan sağlığını koruma, ev ve süs hayvanları ile sahipsiz hayvanların kayıt altına alınması, talep ve şikayet üzerine denetim yapılması, halk ve çevre sağlığı alanında haşerelerle mücadele ve sokak hayvanlarının refahına yönelik çalışmaları, Müdürlüğün yasal sınırları içerisinde ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının koordinasyonunda Belediye Başkanı na bağlı olarak icra eder. 6.1 Talep Ve Şikâyetler Tüm kurum dışı gelen ve giden evrak yazışmaları aylık olarak, Aylık Faaliyet Raporu (F42.02), Aylık Kuduz Mücadele Formu (F42.04) ve Aylık Çalışma Raporu (F42.07) formları ile raporlanır. Aylık Kuduz Mücadele Formu (F42.04) formlarından birer nüsha Kartal Kaymakamlığına, Orman ve Su İşleri 1. Bölge Müdürlüğüne, Büyük Şehir Belediye Başkanlığına ve Kartal İlçe Tarım müdürlüğüne, Aylık Çalışma Raporu (F42.07) de Büyük Şehir Belediye Başkanlığına, Sokak Hayvanları İstatistik Formu (F42.14) İstanbul İl Sağlık Müdürlüğüne gönderilir. Bu formların birer nüshası da dosyalanarak arşivlenir. 6.2 Bulaşıcı Hayvan Hastalıkları İle Mücadele, Hayvan Sağlığını Koruma Ve Başıboş Sokak Hayvanlarının Rehabilitasyonu Çalışmaları Müdürlüğümüze müracaat eden sahipli veya sahipsiz sokak hayvanlarının ilgilileri müdürlüğümüz hasta muayene odasında gerekli hizmetleri Klinik Talimatı (T 42.04) na uygun olarak alırlar. a ) Aşılama ve Kayıt Kliniğimize getirilen sahipli hayvanlara kuduz aşısı yapılmaktadır. Kuduz aşısı yapılan hayvana sahiplerinin muvafakati ile mikrochip takılır. Aşı karnesi düzenlenerek sahibine teslim edilir. Kuduz aşısı yapılan hayvanlar Belediye Yönetim Sistemi nde Hayvan Kayıt Modülü ne kaydedilir. Yapılan aşı sayısı haftalık olarak Haftalık Kuduz Mücadele Cetveli (F42.03), aylık olarak Aylık Faaliyet Raporu (F42.02), Aylık Kuduz Mücadele Formu (F42.04) ve Aylık Çalışma Raporu (F42.07) ve, Sokak Hayvanları İstatistik Formu (F42.14) na raporlanır. b ) Muayene ve Tedavi: Müdürlüğümüz kliniğine getirilen sahipsiz hayvanlara ayakta muayene ve tedavi hizmeti verilir. Tedavileri kliniğimizde mümkün olmayanlar daha kapsamlı merkezlere yönlendirilirler. Hasta Kayıt
PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi 20.11.2015 Sayfa 4/8 defterine gerekli kayıtlar yapılarak arşivlenir. Yapılan hasta muayene ve tedavi sayısı aylık olarak Aylık Faaliyet Raporu (F42.02) ve Aylık Çalışma Raporu (F42.07) formu ile raporlanır. c ) Müşahedeye Alma: Kedi ve köpekler tarafından ısırılan vatandaşların başvurması veya ihbarı üzerine öncelikle ısırılan kişinin aşıya başlanması sağlanır. Isıran hayvan sahipli değilse ve ısırılan kişi tarafından teşhis edilirse, toplama ekibi tarafından yakalanarak on gün müdürlüğümüzde müşahede altında tutulur. Müşahede Zabtı (F42.05) düzenlenir ve düzenlenen form bir üst yazı ile ilgilinin aşı yaptırdığı hastaneye gönderilir. Hayvan sahipli ise iki nüsha halinde Müşahede Zabtı (F42.05) formu düzenlenir. Formun bir nüshası hayvan sahibine imzalatılarak kendisine teslim edilir. Diğer nüshası da 6.9.2 süreç izlenerek aşı olunan hastaneye gönderilir. Isıran köpek, sahibi tarafından 10 gün boyunca gözetim altında tutulur. Sahipli veya sahipsiz ısıran hayvan on günün sonunda muayene edilir. Hayvanın sağlık durumu ısırılan kişiye bildirilir. Müşahede süresi içinde ölen hayvanlar Pendik Veteriner Araştırma Enstitüsü ne üst yazı ile sevk edilir. Patoloji laboratuarı sonucu ısırılan kişiye bildirilir. Ay içinde meydana gelen ısırma vaka sayısı Aylık Faaliyet Raporu (F42.02) ve Aylık Çalışma Raporu (F42.07) ve formuna rapor edilir. d ) Başıboş Sokak Hayvanlarının Rehabilitasyonu Vatandaşların şahsen veya telefonla ihbarı üzerine Belediye Yönetim Sistemi Veterinerlik Talep Şikayet Modülünde talep oluşturulur. Talep, Günlük Şikayet Değerlendirme (F42.01) formunda yazdırılır. Çıktısı alınan form ilgili ekibe verilir. Ekip başıboş sokak hayvanlarını usulüne uygun yöntemlerle yakalayıp, İstanbul Büyükşehir Belediyesi ne ait Tuzla Aydınlı köyünde bulunan rehabilitasyon merkezine teslim eder. Toplanan hayvanlardan hastalıklı olanlar tedavi edilir, kısırlaştırılır, kulak küpesi takılır, operasyon sonrası bakımı yapılıp kuduz aşısı yapılır. Sahiplenme talebi olan hayvanlar sahiplendirilir. Sahiplendirilemeyen hayvanlar merkezden alınarak, alındığı ortama geri bırakılır. Agresif ve bakıma muhtaç olan hayvanlar ise İstanbul Büyük Şehir Belediyesi Tepeören Sahipsiz Hayvan Geçici Bakımevi ve Bahçeli yaşam alanına Gönderilir. Sokak kedilerinin kısırlaştırılması; ameliyat sonrası bakımı gönüllülerce yapılmak üzere randevu usulüyle Yakacık Kliniğimizde yapılır. Hayvanların toplanması kısırlaştırılması ve sahiplendirilmesi çalışmalarında diğer resmi kurum, gönüllü kişi veya sivil toplum örgütleriyle (dernekler, vakıflar) işbirliği yapılır. Toplanıp rehabilite edilen ve sahiplendirilen hayvan sayısı haftalık olarak Haftalık Kuduz Mücadele Cetveli (F42.03), aylık olarak Aylık Faaliyet Raporu (F42.02), Aylık Kuduz Mücadele Formu
PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi 20.11.2015 Sayfa 5/8 (F42.04) ve Aylık Çalışma Raporu (F42.07) ve Sokak Hayvanları İstatistik Formu (F42.14) formları ile raporlanır. e) Sokak Hayvanlarının Refahına Yönelik Çalışmalar Belediyemiz gönüllü kuruluşlarla işbirliği yaparak tüm sahipsiz hayvanların beslenme ve su ihtiyacının karşılanmasına yardımcı olur. Ayrıca hastalanmaları ya da kazaya maruz kalma durumlarında gerekli tedavi hizmetlerini verir. Toplama ekibi personeli tüm bu çalışmalarını Köpek Toplama Talimatı (T42.05) na uygun olarak gerçekleştirir. 6.3 Denetim Çalışmaları İşyeri Teftişi: Talep ve şikayet üzerine işyerleri denetlenir. İşyerinde istenen kriterlere aykırılık yoksa herhangi bir işlem yapılmaz. Eksiklikler varsa esnaf uyarılır eksikliklerin giderilmesi için makul bir süre verilir ve süre sonunda tekrar denetlenir. Eksiklikler giderildi ise durum raporlanır. Eksiklikler devam ediyorsa tutanakla tespit edilip konuyla ilgili yaptırım uygulanması için dosya encümene gönderilir. Encümen kararının uygulanması sağlanır. Her ay sonunda o ay içinde yapılan teftiş sayısı Aylık Faaliyet Raporu (F42.02) ve Aylık Çalışma Raporu (F42.07) formları ile raporlanır. 6.4 Halk Ve Çevre Sağlığı Çalışmaları 6.4.1. İlaçlama Çalışmaları (Vektör Mücadelesi) İlaçlamalarda kullanılan ilaçlar; kullanma talimatlarında belirtilen oranlarda seyreltilerek ilaçlama makineleriyle gerekli yerlerde aşağıda belirtilen şekillerde kullanılır. İlaçlama makinelerinin tamir, bakım ve doğrulamaları yetkili servislere yaptırılır. Müdürlüğümüzce yürütülen ilaçlama çalışmalarında görevli personel çalışmalarını Depo Talimatı (T42.01), İlaç Hazırlama Talimatı (T42.02) Ve İlaç Uygulama Talimatı (T42.03) uygun olarak yapar. a) Larva Mücadelesi Larva Mücadelesi İstanbul Büyükşehir Belediyesi nin ekipleri ile koordineli olarak yapılmaktadır. İlçe genelinde sivrisinek üreme alanları tespit edilir. Tespit edilen üreme alanları ortam ısısının 10-12 santigrat derecenin üzerine çıktığı dönemde başlamak üzere 11 gün ara ile larvasit (kurtçuk öldürücü) ilaçlarla ilaçlanır. Bu ilaçlama ortam ısısının 10 12 santigrat derecenin altına düşmesine kadar devam eder. Ay içinde yapılan larva mücadele çalışma sayısı Aylık Faaliyet Raporu (F42.02) ve Aylık Çalışma Raporu (F42.07) formu ile raporlanır.
PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi 20.11.2015 Sayfa 6/8 b) Uçkun ( olgun ) Sinek Mücadelesi Uçkun sinek mücadelesi İstanbul Büyükşehir Belediyesi tarafından yapılmaktadır. Mahallelerden gelen şikâyetler F42.06 formuna kaydedilir ve İBB ilaçlama ekibine verilir. Haftalık ilaçlama programına göre şikâyet değerlendirilir. Ay içinde değerlendirilen şikâyetlerin sayısı Aylık Faaliyet Raporu (F42.02) ve Aylık Çalışma Raporu (F42.07) formu ile raporlanır. c) Özel İlaçlamalar Müdürlüğümüze gelen ilaçlama talepleri Belediye Yönetim Sistemi Veterinerlik Talep Şikâyet Modülünde kaydedilir Günlük Şikayet Değerlendirme Formuna (F42.01) yazdırılır. Form ilaçlama ekibine verilir. İlaçlama yapılır. Eğer ilaçlama talebi bodrum, kömürlük, depo ve bahçe gibi bina müştemilatı ise ücret tarifesine göre ilaçlama ücreti tespit edilir ve vatandaşa bildirilir. Ücret Mali Hizmetler Müdürlüğü veznesine vatandaş tarafından yatırılır ve tahsil makbuzunun bir nüshası Müdürlümüze getirilir. Vatandaşa randevu verilir. Günlük Şikayet Değerlendirme Formu (F42.01) yazdırılır, ilaçlama ekibine verilir. Randevu tarihine göre ilaçlama yapılır. Resmi kurumlardan ilaçlama talebi gelmesi durumunda ilacı kurumun kendisi karşılamak şartı ile ilaçlama ücretsiz yapılır. Ay içinde yapılan özel ilaçlama sayısı Aylık Faaliyet Raporu (F42.02) ve Aylık Çalışma Raporu (F42.07) formu ile raporlanır. d) Kemirgen Mücadelesi Müdürlüğümüze gelen kamuya açık alanlardaki kemirgenler ile ilgili talep ya da şikâyetler Belediye Yönetim Sistemi Veterinerlik Talep Şikâyet Modülünde kaydedilir ve Günlük Şikayet Değerlendirme Formuna (F42.01) yazdırılır. Çıktısı alınan form ilaçlama ekibine verilir. İlaçlama yapılır. Ay içinde yapılan özel ilaçlama sayısı Aylık Faaliyet Raporu (F42.02) ve Aylık Çalışma Raporu (F42.07) formu ile raporlanır. 6.5 Satınalma Ve Depolama Müdürlüğümüz ihtiyaçları satın alma şefliği aracılığı ile karşılanmaktadır. Yapılan alımların mal teslimleri doğrudan müdürlüğümüz deposuna yapılmaktadır. Yapılan kontroller ile teslim alınan mallar müdürlüğümüz ilaç deposunda ve kliniğimizde Ürünlerin Korunması ve Depolanması Prosedürü (PR 15.0) ne göre saklanır. 6.6 Müdürlük Birim Hedeflerinin Hazırlanması
PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi 20.11.2015 Sayfa 7/8 Müdürlük tarafından, Stratejik Plan da yer alan Stratejik Amaçlar doğrultusunda içinde bulunulan yıldan bir sonraki yıl içinde gerçekleştirilecek olan birim hedefler, performans göstergeleri ve yaklaşık maliyetler planlanarak Performans Programı nın hazırlanması amacı ile Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne gönderilir. Konu ile ilgili sorumlu personel tarafından planlanan hedefler incelenerek gerekli olması halinde düzeltmeler yapılır. İlgili müdür onayı ile Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne gönderilir. 6.7 Birim Faaliyet Raporunun Oluşturulması İçinde bulunulan yıldan bir önceki yıl hazırlanan birim hedefler ve performans göstergeleri dahilinde, içinde bulunulan yıla ait faaliyetler ve ilgili müdürlük bünyesinde yapılmış olan çalışmalar aylık olarak fotoğrafları ve faaliyet detayları ile hazırlanır. Yönetim Bilgi Sistemi ne girişi yapılır. Faaliyet Raporu nun hazırlanması amacı ile YÖNSİS takibi Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yapılır. 6.8 Entegre Yönetim Sistemi Çalışmaları: 1- Veri Analizi: Müdürlükte gerçekleştirilen faaliyetler Verilerin Analizi Prosedürü ne (PR19.0) göre 6 aylık periyotlarla yapılır. 2- DÖF: Saptanan uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmak ve/veya uygunsuzluk meydana gelmesini engellemek amacıyla yapılan planlı ve sistematik faaliyetlerdir. Hizmetin sağlanması sırasında görülen aksaklıklar veya hizmet performansında görülen olumsuzluklar için Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İstek Formu (F02.05) doldurulur. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin uygulama aşamaları ve kontrol yöntemleri Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü (PR.03.0) ne göre yapılır. 3- Risk Değerlendirmesi: Rutin olan ve olmayan faaliyetlerden kaynaklanan riskler, Risk Değerlendirme Komisyon Üyeleri tarafından Risk Değerlendirme Prosedürü (PR.30.0) ne göre yapılır. 4- İç Denetim: Ara denetime hazırlanmak amacı ile, İç Tetkikçi Sertifikası na sahip olan personel ile oluşturulan ekip tarafından yapılan iç tetkikler sonucunda İç Denetim Raporu (F02.04) düzenlenir. İlgili müdürün onayına sunulur. Raporda belirtilen eksiklikler belirtilen süre içerisinde tamamlanır. 5- Toplantı Tutanakları: Toplantı Talimatı nda (T-07.01) belirtilen esaslara göre yapılan toplantıların kayıt altına alınması amacı ile Toplantı Tutanağı (F07.04) doldurulur.
PROSEDÜRÜ Yürürlük Tarihi 20.11.2015 Sayfa 8/8 6.9 Müdürlük Yazışmaları 6.9.1 Gelen Evrak Belediye Müdürlüklerine kurum dışından gelen her türlü evrak Yazı İşleri Müdürü tarafından, konunun içeriğine göre Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden ilgili Müdürlüğe havale edilir. İlgili Müdürlüğün sistemine iletilen evrak Müdür tarafından sorumlu personele bilgisine ve/veya gereğine havale edilir. 6.9.2 Giden Evrak Kurum içinde, Müdürlükler arası evraklar, bağlı bulundukları Başkan Yardımcısı aynı ise, Müdür onayı, bağlı bulundukları Başkan Yardımcısı farklı ise, Başkan Yardımcılarının onayı, Müdürlük Başkana bağlı ise, evrakın önemine bağlı olarak Müdür ya da Başkanın onayı ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden gönderilir. Giden evrak kurum dışına gönderilecek ise; Müdür ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı nın parafına ve Başkan ın elektronik imzasına sunularak, Yazı İşleri Müdürlüğü aracılığı ile dış kuruma gönderilir. 6.9.3 Kayıtların Saklanması: Bu prosedür kapsamındaki tüm kalite kayıtları Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü (Pr-01.0) ne uygun olarak saklanır. Gelen ve giden evraklar EBYS ( Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden işlem gördüğünden otomatik olarak arşivlenir. Elektronik ortamda nitelikli sayısal sertifika kullanılarak imzalanan ve elektronik olarak karşı tarafa teslim edilen yazışmalarda zimmet defteri kullanılmaz.