T.C. ADIYAMAN ÜNİVERSİTESİ MERKEZİ ARAŞTIRMA LABORATUVARI Uygulama ve Araştırma Merkezi Görev ve Sorumluluklar El Kitabı
ADIYAMAN ÜNİVERSİTESİ Merkezi Araştırma Laboratuvarı Uygulama ve Araştırma Merkezi Görev ve Sorumluluklar El Kitabı BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar Amaç Madde 1 Bu el kitabının amacı; Adıyaman Üniversitesi Merkezi Araştırma Laboratuvarı Uygulama ve Araştırma Merkezi personelinin çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2 Bu el kitabı Merkezi Araştırma Laboratuvarının kanun, kararname, tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde görev, yetki ve sorumluluklarını kapsamaktadır. Dayanak Madde 3 Bu el kitabı 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51 inci maddesine göre kurulan idari teşkilatların kuruluş ve görevlerine ilişkin esasları düzenleyen 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname gereğince ve bu kararname hükümlerine uygun olarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4 ADYUMLAB: Adıyaman Üniversitesi Merkezi Araştırma Laboratuvarı Uygulama ve Araştırma Merkezini, El Kitabı: ADYUMLAB görev ve sorumlulukları El Kitabını, Rektör: Adıyaman Üniversitesi Rektörünü, Rektör Yardımcısı: Adıyaman Üniversitesi Rektör Yardımcısını, Müdür: ADYUMLAB Müdürünü, Müdür Yardımcısı: ADYUMLAB Müdür Yardımcısını, Yönetim Kurulu Üyeleri: ADYUMLAB ile alakalı alınacak karar ve yükümlülüklerde 1. Derecede sorumlu kurul üyelerini, Danışma Kurulu Üyeleri: ADYUMLAB ile alakalı alınacak karar ve yükümlülükler için idari ve genel tüm uygulamalarda Müdür ve Müdür Yardımcıları ile Yönetim Kurulu Üyelerine danışmanlık görevi yapacak Danışma Kurulu Üyelerini, 2
Kalite Koordinatörü: ADYUMLAB Kalite Biriminden sorumlu üst düzey yöneticiyi, Kalite Birimi Görevlileri: ADYUMLAB Kalite Biriminde koordinatöre doğrudan bağlı ve görevli Kalite Sorumlusu, Kalite Görevlisi ve Üye personeli, Harcama Yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisini, Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürüten personeli, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi: Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, taşınır mal yönetmeliğinde belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevliyi, Uzman: ADYUMLAB da akademik uzman statüsünde görev alan personeli, Teknik Personel: ADYUMLAB da teknik personel statüsünde Kimya Mühendisi, Kimyager, Kimya Teknikeri ve Tıbbi Laborant olarak çalışan personeli, İdari Personel: ADYUMLAB da idari personel statüsünde Satınalma, Numune Kabul, Yazı İşleri, Taşınır Kayıt Kontrol ve diğer idari iş ve işlemleri yürüten personeli, Memur: ADYUMLAB ın asli ve sürekli görevlerini ifa etmekle görevli personeli, 3
İKİNCİ BÖLÜM Birimlerin Görev, Sorumluluk ve İş Tarifleri AKADEMİK İDARİ TEŞKİLATI ve GÖREVLERİ Madde 5 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nda öngörülen üniversite birimlerinden olan Merkezi Araştırma Laboratuvarının akademik yönden teşkilatlanması, işleyiş, görev, yetki ve sorumluluklarıyla, ilgili alt birimlerin üst birimlerle olan ilişkilerini düzenlemektir. ADYUMLAB akademik teşkilatı şu birimlerden oluşur; 1. Müdür 2. Müdür Yardımcılığı a. İdari İşlerden Sorumlu Müdür Yardımcısı b. Mali İşlerden Sorumlu Müdür Yardımcısı 3. Kurullar ve Koordinatörlükler a. ADYUMLAB Yönetim Kurulu b. ADYUMLAB Danışma Kurulu c. Koordinatörlükler i. Mühendislik Bilimleri ve Teknolojileri ii. Fen Bilimleri ve Teknolojileri iii. Sağlık Bilimleri ve Teknolojileri iv. Sosyal Bilimler 4. Kalite Birimi 5.1 MÜDÜR Merkez kurullarına başkanlık eder, Merkezin amaçları doğrultusundaki çalışmaların düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlar, Merkezin ihtiyaçlarını Rektörlük Makamına yazılı olarak rapor eder ve Rektörlük kanalıyla gelen yazışmaları cevaplar, Üniversitedeki temel, uygulamalı ve disiplinler arası alanlardaki araştırma ve geliştirme faaliyetlerini merkezi bir organizasyon çerçevesinde düzenler, Cihaz eğitimlerinin ve bilimsel araştırmaların verimli ve etkili bir şekilde gerçekleşmesi amacına yönelik olarak Merkezdeki araştırma personeli arasında bir iletişim ortamının oluşmasını sağlar. 5.2 MÜDÜR YARDIMCILIĞI 5.2.1 İdari İşlerden Sorumlu Müdür Yardımcısı Merkez kurullarına iştirak eder, Laboratuarlar arası koordinasyonu sağlar, Merkezle ilgili İdari ve Fizikî işlerden sorumlu olup; personel işleri(izin, eğitim talep vs.), Kalite birim koordinatörlüğü ile Merkezimizin Bakım & Onarım ve Yapı işleri konularıyla ilgilenir, Üniversitedeki temel, uygulamalı ve disiplinler arası alanlardaki araştırma ve geliştirme faaliyetlerini merkezi bir organizasyon çerçevesinde düzenlenmesine yardımcı olur, 4
Cihaz eğitimlerinin ve bilimsel araştırmaların verimli ve etkili bir şekilde gerçekleşmesi amacına yönelik olarak Merkezdeki araştırma personeli arasında bir iletişim ortamının oluşmasını sağlar, Merkez müdürünün verdiği diğer görevleri yerine getirir. 5.2.2 Mali İşlerden Sorumlu Müdür Yardımcısı Merkez kurullarına iştirak eder, Laboratuarlar arası koordinasyonu sağlar, Merkezle ilgili Mali ve Teknik işlerden sorumlu olup; mal ve hizmet alımı, Laboratuvar stok kontrolü ve cihaz alımları ile numune kabul ve döner sermaye konuları ile ilgilenir, Üniversitedeki temel, uygulamalı ve disiplinler arası alanlardaki araştırma ve geliştirme faaliyetlerini merkezi bir organizasyon çerçevesinde düzenlenmesine yardımcı olur, Cihaz eğitimlerinin ve bilimsel araştırmaların verimli ve etkili bir şekilde gerçekleşmesi amacına yönelik olarak Merkezdeki araştırma personeli arasında bir iletişim ortamının oluşmasını sağlar, Merkez müdürünün verdiği diğer görevleri yerine getirir. 5.3 KURULLAR ve KOORDİNATÖRLÜKLER 5.3.1 ADYUMLAB Yönetim Kurulu Merkezin bilimsel, teknik ve idari faaliyetleri ile ilgili plan ve programların hazırlanmasını sağlamak, Çalışmaların belirlenen plan ve programlara uygun yapılması için denetim yapmak, Merkezin yatırım, plan ve bütçe tasarısını hazırlamak, Merkezde çalışacak personelin niteliklerini belirlemek, Türkiye nin ve bölgenin önceliklerine yönelik bilimsel ve teknolojik çözümlere katkı sağlamak amacıyla öncelikli proje konularını belirlemek, Araştırmacıları bilgilendirmek, Merkez Müdürünün merkez yönetimi ile ilgili getireceği bütün konuları karara bağlamak, Merkez Müdürü tarafından sunulan yılsonu faaliyet raporlarını karara bağlayıp Rektörün onayına sunmak, Merkez Danışma Kurulunun görüş ve önerileri doğrultusunda kararlar alma sorumluluklarını yerine getirir. 5.3.2 ADYUMLAB Danışma Kurulu Üniversitenin bilimsel ve teknolojik potansiyelinin artırılmasında merkezin amaç ve faaliyet alanlarıyla ilgili olarak önerilerde bulunmak Alınması gereken tedbirler ve yapılacak uygulamalar hakkında görüş bildirmek Bölgedeki sanayi kuruluşları ve diğer bilimsel ve teknolojik kuruluşlarla işbirliği ortamının oluşturulup geliştirilmesine ilişkin kararlar almak Üniversite dışı finans kaynaklarının değerlendirilmesi konusunda görüş bildirmek ve bu yönde girişimlerde bulunulması için öneriler geliştirmek Merkezin amaçları ve faaliyet alanlarıyla ilgili uzman kişilerin görüş ve düşüncelerinin alınmasına imkân sağlama sorumluluklarını yerine getirir. 5
5.3.3 Kalite Birimi Araştırma ve Uygulama Merkezini geliştirmek, güçlendirmek, bu doğrultuda yapılacak araştırma-geliştirme (AR-GE) faaliyetlerini en üst seviyelere taşıyabilmek için gerekli çalışmaları yürütmek, ADYUMLAB ın tüm imkânlarını iştirakçilerin, özellikle ADIYAMAN Üniversitesinin, arası kullanıma açılmasını sağlamak, Ulusal ve Uluslar arası çalışmalarda uygun ortam oluşturma ve sunma amacına yönelik olarak cihazlarımızın uzmanlar kontrolünde verimini ve güvenirliğini artırmak, Kalkınma planımızın öngördüğü Bilim ve Teknoloji alanlarında gelecekte karşılaşılabilecek araştırma sorunlarına çözüm yolları aramak, Araştırma sonuçlarının uygulanmasına yardımcı olmak, gerektiğinde uygulama planları yapmak, yeni bir malzeme, ürün ya da işleyişin üretim aşamasına geçmesi için zorunlu teçhizat, sistem ve standartları belirlemek, pilot tesisler kurmak, İmalat ve işletmede karşılaşılan teknolojik güçlüklerde danışmanlık yapmak, işlem zinciri, malzeme ve ürünlerdeki özelliklerin belirlenmesine ve kontrolüne, hata nedenlerinin giderilmesine, malzeme ve ürünlerin programlama ve bilgi işlem çalışmalarına yardımcı olmak, Ulusal ve Uluslar arası anlamda bilgi alışverişinde bulunmak, ileri teknoloji projeleri için finansal kaynakların teminine çalışmak, Merkezin ihtiyacı olan personelin yurt içinde ve dışında yetiştirilmesine yönelik çalışmalar yapmak, yurt dışından bu amaçlarla geleceklere imkân hazırlamak ve öneriler geliştirmek, Akreditasyon için ADYUMLAB da fiziki şartların düzeltilmesi, gerekli başvuruların yapılması ve personel eksikliklerin giderilmesini sağlama sorumluluklarını yerine getirmelidir. ADYUMLAB İDARİ TEŞKİLATI ve GÖREVLERİ Madde 6 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 38 inci maddesinin (a) fıkrası uyarınca bir kampüs yapısı içerisinde yer alan ADYUMLAB a bağlı yeteri kadar uzman ve personelden oluşan laboratuarda idari işlemler ilgili personeller tarafından yürütür. 6.1 İdari İşler İdari işler altında yer alan satın alma birimi, numune kabul birimi ve yazı işleri birimi altında görevli personeller harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve taşınır kayıt kontrol yetkilisi ile koordinasyon içerisinde görevlerini yürütürler. İdari işlerden sorumlu memur ve diğer unvanlı personelin görevleri aşağıdaki gibidir. 6.1.1 Satınalma Birimi Görevine zamanında gelip gitmek ve izinsiz ve mazeretsiz olarak görevini terk etmemek, Mal ve Hizmet alım işlemlerinin bütçe ödeneklerine göre yapılması ve takibini yapmak, Piyasa araştırması, tekliflerin alınması, satın alma oluru ve onay belgesini hazırlanmak, Her yıl Bütçe Kanunu ile verilen bütçeye göre, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümleri uyarınca harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlileri kontrolünde laboratuvarın her türlü ihtiyaçlarının satın alınması ile bakım ve onarımlarını yaptırmak, Laboratuvar birimlerinin ve personelinin ihtiyaç duyduğu araç-gereç, cihaz, makine ve teçhizat satın alma işlemlerini gerçekleştirmek, 6
Laboratuvar birimlerinde ve personelinde bulunan araç-gereç, makine, teçhizat ve cihazların bakım-onarımlarını yaptırmak, Satın alma birimi olarak diğer birim, kurum ve kuruluşlarla Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usullere İlişkin Yönetmelik ve Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği ne uygun olarak yazışmalar yapmak, Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerin teslimini sağlamak, ADYUMLAB ın mal ve hizmet alımlarına ilişkin aylık ve yıllık program, rapor ve istatistiklerini hazırlayarak Harcama Yetkilisine sunmak, Taşınır işlem fişi ve muayene raporunu ve satın alınan ürünün ilgili birime teslim işlemlerini sağlamak, Birimle ilgili her türlü satınalma evrak ve dokümanın hazırlanmasını sağlamak, Birimle ilgili evrak ve belgeleri standart dosya düzenine göre dosyalamak, Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak, 6.1.2 Numune Kabul Birimi İlgili personeller, ADYUMLAB a teslim edilen ve analizi yapılabilen her türlü numune için gerekli ön işlemleri ve analiz sonrası raporlama ve teslim işlemlerini yürütür. Numunesini analizi yapılmak üzere getiren süreç müşterisine talebi doğrultusunda numune kabul koşulları ve uygulanacak testler hakkında teknik bilgi vermek, Süreç müşterisine ilgili testlerin fiyatlandırma bilgisi, ödeme koşulları ve faturalandırma konusunda bilgi vermek, Analiz talep formunu süreç müşterisine kontrollü ve doğru bir şekilde açıklayarak hazırlamak, Numunenin uygun koşullarda ilgili laboratuara ve ilgili personele teslimini sağlamak, Laboratuvar personelinin bildirdiği analiz sonuçlarına ve hazırlanan rapora istinaden fatura düzenlemek, İlgili fatura tutarının süreç müşterisi tarafından ödenip ödenmediğini kontrol etmek, Analiz raporu ile faturayı süreç müşterisine teslim etmek. 6.1.3 Yazı İşleri Birimi İlgili personeller, ADYUMLAB a ait tüm yazı ve iletişim işlerinden sorumludur. Görevine zamanında gelip gitmek ve izinsiz ve mazeretsiz olarak görevini terk etmemek, ADYUMLAB a gelen tüm evrakların kaydı, Müdür ve Müdür Yardımcılarının havalesinden sonra Müdürün onayı ile dağıtım ve yazışmalarını yapmak, Rektörlük Makamı ile çeşitli kurum / kuruluş ve kişilerden gelen yazıları ilgili makamlarca verilen talimatlar doğrultusunda ve zamanında cevaplandırmak, Yazışmaları Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapmak, Evrak eklerinde eksikliklerin giderilmesinden sonra havale ve onaya sunmak, Miatlı evrakları takip etmek ve zamanından önce cevaplandırılmasını sağlamak, 7
ADYUMLAB da Yönetim Kurulu ve Danışma Kurulu toplantı tutanaklarının yazılması ile imzaların tamamlanması, Kurul defterlerinin düzenlenmesi ile kararların yazışmalarını yapmak, Birimin yazışmalarını resmi kurallar çerçevesinde yapmak, Birim dosyalama işlemleri ve arşive devredilecek malzemelerin teslimini yapmak, Birim ile ilgili ihtiyaçları belirleyerek temini için Müdür ve ilgili Müdür Yardımcısına sunmak, Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili istatistikî bilgileri tutmak ve gerektiğinde kullanılmak üzere elektronik ortamda ve evrak olarak dosyalamak, Birimde yürütülen faaliyetlerin daha düzenli ve ulaşılabilir olması için gerekli tedbirleri almak ve düzeni kurmak, Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili kanun, yönetmelik, El Kitabı ve makam talimatlarını takip etmek ve zamanında uygulamak, ADYUMLAB a gelen duyuru evraklarının onayından sonra panolarda ilanını yapmak, Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak, ADYUMLAB a gelen ve giden evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak, 6.1.4 Taşınır Kayıt Kontrol Birimi Görevine zamanında gelip gitmek ve izinsiz ve mazeretsiz olarak görevini terk etmemek, Her türlü malzemenin giriş, çıkış işlemlerinin talimatlara uygun olarak yapmak, Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak ve ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek, Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek, Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine ilgili tutanakla bildirmek, Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, Çalışma esasları ile ilgili plan ve programların yapılmasına yardımcı olmak, Birimlerin talep ettiği ihtiyaç listeleri ile depo mevcutlarını incelemek, Birim taşınır dosyalama işlemlerinin yapılması ve arşive devredilecek malzemelerin teslimini sağlamak, Taşınır mevzuatı gereği, Uygunluk onay işlemlerini yapmak, 8
Malzeme sayım işlemlerinin yönetmeliklerde belirtilen süre ve talimatlar doğrultusunda yapmak, Mali yılsonunda evrakların tasnif edilip dosyalanarak birim arşivine kaldırmak, Mali yılsonunda sayım cetvellerinin hazırlamak ve ilgili birimlere bildirmek, Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak, Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. 6.1.5 Laboratuvar Çalışanları ve İşleri İlgili personeller, ADYUMLAB a ait tüm laboratuvar iş ve işlemlerinden, yürütülecek analizlerden, cihazların genel olarak kontrol ve işletiminden ve diğer işlerden sorumludur. Bu bağlamda laboratuarlarda çalışan Uzman, Mühendis, Kimyager, Tekniker ve Laborantların görevleri aşağıdaki gibidir. 6.1.5.1 Uzman Uzmanlık alanı ile ilgili faaliyetlerden sorumlu olmak(kimya laboratuvarları, cihazları ve diğer ekipmanlar ve/veya gözlemevi ile gökbilim çalışmalarından sorumlu), Üniversitenin görevlendirdiği birimde analitik ve elektronik cihazların eğitimini alarak analizleri gerçekleştirmek, Kromatografi Grubu, SEM, XRD vs Laboratuvarlarından ve bu laboratuarlarda bulunan ileri teknoloji uyumlu analiz cihazlarından sorumlu olmak ve gelebilecek iş ve işlemleri(analizleri) yürütmek, İlgili cihazların kalibrasyonunu yapmak, Eksik ve alınması gerekenleri laboratuvar yönetimine bildirmek, 6.1.5.2 Mühendis ve Kimyager Üniversitenin görevlendirdiği birimde analitik ve elektronik cihazların eğitimini alarak analizleri gerçekleştirmek, Gözetimine verilen laboratuvarlarından ve bu laboratuarlarda bulunan ileri teknoloji uyumlu analiz cihazlarından sorumlu olmak ve gelebilecek iş ve işlemleri(analizleri) yürütmek, Kimya ve Numune Hazırlık Laboratuvarının doğru kullanımı ve eksikliklerinden sorumlu olmak, Eksik ve alınması gerekenleri laboratuvar yönetimine bildirmek, 6.1.5.3 Tekniker ve Laborantlar Kimya ve Numune Hazırlık Laboratuvarının doğru kullanımı ve eksikliklerinden sorumlu olmak, Diğer tüm kimya laboratuarlarında laboratuvar ve cihaz sorumluları ile koordinasyon sağlamak ve beraber çalışmak, Eksik ve alınması gerekenleri laboratuvar yönetimine bildirmek, Sıvı Azot ve Saf Su Üretim Odalarından sorumlu olmak, 9
Diğer Hükümler Madde 7 Haftanın ilk işgünü Müdür veya Müdür Yardımcılarının başkanlığında bir önceki haftanın değerlendirilmesi; içinde bulunulan haftanın ise varsa resmi bilgilendirmesi, yapılacak iş ve işlemlerin planlaması ile ilgili toplantı yapılır. Bu El Kitabında hüküm bulunmayan hallerde kanun, kararname, yönetmelik ve talimatnamelerdeki hükümler uygulanır. Bu El Kitabı her yıl Aralık ayında gözden geçirilir. Değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eklenmesi gereken hususların var olup olmadığı değerlendirilir. girer. Yürürlük Madde 8 İşbu El Kitabı Adıyaman Üniversitesi Senatosunun onayını müteakip yürürlüğe Yürütme Madde 9 Bu El Kitabı hükümlerini Adıyaman Üniversitesi Rektörlüğü yürütür. 10