Excel Tip leri (tips and tricks) Gizli, güçlü, kolay ve kullanışlı özellikler Tip No: 1 Açılışta Yüklenen Dosya Excel ilk baģlatıldığında; istenilen bir dosyanın (çalıģma kitabı / workbook) otomatik olarak açılması. Dosyanın sistemdeki XLStart özel klasörüne kopyalanması gerekir. 2003: C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\Xlstart 2007: C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Xlstart Ayrıca kullanıcı profiline de olabilir: C:\Documents and Settings\faruk\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART Faruk yerine kullanıcının login adınız. Ayrıca istenirse Excel e baģlangıçta bakılacak olan klasörü de belirtilebilir: 2003: Araçlar (Tools) / Seçenekler (Options) / Genel (General) 2007: Microsoft Office Düğmesi / Excel Seçenekleri (Excel Options) GeliĢmiĢ (Advanced) / BaĢlangıçta Tüm Dosyaları Açılacağı Yere (Startup folder all files open) istenilen klasör yazılabilir. NOT: Windows Vista ya da Windows 7 bu klasöre eriģime izin vermeyebilir. Bu durumda uygun bir dizine kaydedilen dosya daha sonra Administrator yetkisi ile açılan Komut Satırı ile XLStart a kopyalanabilir. Tip No: 2 Çift Girişi Engellemek Veri giriģi yaparken; ilgili sütünda çift giriģi engellemek. Bu iģlem için ilgili sütun seçilerek Data Validation (Veri Doğrulama) düzenlemesi yapılır. 1. Sütunu seçin örneğin B sütunu için: 2. Data Validation (Veri Doğrulama) / Custom (Özel) içinde Ģu formülü yazın: TR: =EĞERSAY(B:B;B2)=1 ENG: =COUNTIF(B:B;B2)=1 3. Ġstediğiniz mesaj ve hata uyarısı düzenlemelerini yapın. 4. GiriĢi onaylayın. ġimdi B sütununa aģağıya doğru gireken aynı değerden iki tane girin bakalım ne 1 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
olacak. FARUK FARUK Tip No: 3 Küçük Harf Girmeyi Engellemek Hücreye küçük harf giriģini engellemek. Bu iģlem için de ilgili sütun seçilerek Data Validation (Veri Doğrulama) düzenlemesi yapılır. Hücre için: 1. Hücreyi seçin örneğin A1. 2. Data Validation (Veri Doğrulama) / Custom (Özel) içinde Ģu formülü yazın: TR: =ÖZDEġ (A1;BÜYÜKHARF(A1)) ENG: =EXACT(A1;UPPER(A1)) 3. Ġstediğiniz mesaj ve hata uyarısı düzenlemelerini yapın. 4. GiriĢi onaylayın. ġimdi hücreye küçük harf harf girildiğinde mesaj verecek. Sütun için: 1. Sütunu seçin örneğin A. 2. Data Validation (Veri Doğrulama) / Custom (Özel) içinde Ģu formülü yazın: TR: =ÖZDEġ (A:A;BÜYÜKHARF(A1)) ENG: =EXACT(A:A;UPPER(A1)) 3. Ġstediğiniz mesaj ve hata uyarısı düzenlemelerini yapın. 4. GiriĢi onaylayın. ġimdi hücreye küçük harf harf girildiğinde mesaj verecek. Tip No: 4 Hafta Sonu Tarihi Girmeyi Engellemek Tarih giriģinde hafta sonu tarihlerinin girilmesini engellemek. Bu iģlem için WEEKDAY (HAFTANINGÜNÜ) fonksiyonu kullanılır. Haftanın günü fonksiyonu Pazar günü için 1, Pazartesi için 2,. Cumartesi için 7 değerini verir. Bu iģlem de Data Validation (Veri Doğrulama) düzenlemesi yapılır. 2 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Hücre için: 1. Hücreyi seçin örneğin A1. 2. Data Validation (Veri Doğrulama) / Custom (Özel) içinde Ģu formülü yazın: TR: = VE(HAFTANINGÜNÜ(a1)<>1;HAFTANINGÜNÜ(A1)<>7) ENG: = AND(WEEKDAY(B2)<>1;WEEKDAY(B2)<>7) 3. Ġstediğiniz mesaj ve hata uyarısı düzenlemelerini yapın. 4. GiriĢi onaylayın. ġimdi hücreye hafta sonuna denk gelen tarihler girilemeyecek. Tip No: 5 Boşlukları Almak Metin ya da sayılardan oluģan bir bilgi içindeki boģlukları almak. Örneğin telefon numalarındaki boģlukları almak. Bu iģlem için SUBSTITUTE (YERĠNEKOY) fonksiyonu kullanılabilir. Örneğin A1 hücresindeki metin içindeki boģlukları almak: TR: =YERĠNEKOY(A1;" "; "") ENG: =SUBSTITUTE(A1;" "; "") Etkisi: F A R U K -> FARUK 0232 483 00 50 -> 02324830050 Tip No: 6 NOT: Çalışma dosyanızı mutlaka yedekleyin. Yeni işlemler ya da yeni formüller uygulamadan önce de yedeklendiğinden emin olun. Kamera Aracı Verileri diğer bir sayfada göstermek. 1) Kamera aracının araç çubuklarına eklenmesi: 2003 ENG: View Toolbars Customize Commands Tools Camera 2003 TR: Görünüm Araç Çubukları ÖzelleĢtir Komutlar Araçlar Kamera 2007 ENG: Customize Quick Access Toolbar More Commands Customize Customize 2007 TR: Hızlı EriĢim Çubuğunu ÖzelleĢir Diğer Komutlar ÖzelleĢtir ÖzelleĢtir 2) Bir sayfadaki kaynak veri alanını seç, Kamera ya tıkla. 3 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
3) Filmi çekilen alanı koymak için istenilen bir sayfaya git. Bir alan çiz. 4) Resim oluģtu. Tip No: 7 Özel Listeler (Custom Lists) Sürüklenerek otomatik olarak doldurulabilen listeler oluģturmak. 1) Özel Listeler diyalog kutusunu açmak için: 2003 ENG: Tools Options Custom Lists 2003 TR: Araçlar Seçenekler Özel Listeler 2007 ENG: Excel Options Popular Edit Custom Lists 2007 TR: Excel Seçenekleri Popüler Özel Listeleri Düzenle 2) Tek tek verileri ekleyin. Add (Ekle) düğmesini tıklayın. Ayrıca mevcut verilerden almak için Import (Veri Al). Tip No: 8 Büyük Harf / Küçük Harf Kelimelerin büyük, küçük ya da birinci harflerinin büyük yazılması. FARUK Faruk Faruk -> UPPER (BÜYÜKHARF) -> LOWER (KÜÇÜKHARF) -> PROPER (YAZIM.DÜZENĠ) 1) Fonksiyon aracılığıyla: 2003 ENG: =UPPER( ) =LOWER( ) =PROPER(..) 2003 TR: =BÜYÜKHARF( ) = KÜÇÜKHARF() = YAZIM.DÜZENĠ 2007 ENG: =UPPER( ) =LOWER( ) =PROPER(..) 2007 TR: =BÜYÜKHARF( ) = KÜÇÜKHARF() = YAZIM.DÜZENĠ Tip No: 9 Sayfa Arkasına Resim ÇalıĢma sayfasının arkasına resim koymak. 1) Resim eklemek için: 2003 ENG: Format Sheet Background 2003 TR: Biçim Sayfa Arka Alan 2) Resim eklenir. Tip No: 10 Varsayım Dosya Kaydetme Yeri 4 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Excel dosyalarını varsayım olarak bir dizine kaydetmek. 1) Seçenekler diyalog kutusunu açmak için 2003 ENG: Tools Options General 2003 TR: Araçlar Seçenekler Genel 2) Varsayılan dosya yeri (Default File Location) düzenlenir: Tip No: 11 Metni Sütunlara Dönüştür Kelimeleri belli bir karakter ya da konumundan itibaren parçalamak. 1) Metin veriler seçilir. 2) Metni sütunlara dönüģtür (Text to column) diyalog kutusu açılır. 2003 ENG: Data Text to Column 2003 TR: Veri Metni sütunlara dönüģtür. 2007 ENG: Data Text to Column 2007 TR: Veri Metni sütunlara dönüģtür. 3) Belli bir karaktere kadar (boģluk, nokta virgül gibi) bölümlemek için Delimited (SınırlandırılmıĢ) Seçeneğini seçin. Belli bir konumu belirtmek için Fixed Width (Sabit GeniĢlikli) seçeneğini seçin. Faruk kelimesini Fa ruk olarak 3. karakterinden itibaren ayırmak gibi. Tip No: 12 NOT: Çalışma dosyanızı mutlaka yedekleyin. Yeni işlemler ya da yeni formüller uygulamadan önce de yedeklendiğinden emin olun. Köprüler (Hyperlink) Excel dosyası içindeki sayfalar arasında ya da diğer Excel dosyaları ve diğer uygulama dosyalarına geçmek ya da açmak için linkler düzenlemek. 5 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
1) Linki koyacağınız hücreye gidin. 2003: Ekle (Insert) menüsünden Köprü (Hyperlink) Excel 2007: Ekle (Insert) Ģeritinde Köprü (Hyperlink) 2003 ENG: Insert Hyperlink 2003 TR: Ekle Köprü 2007 ENG: Insert Hyperlink 2007 TR: Ekle Köprü 2) Görüntülenecek metin (Text to Display (FC) ) alanına link için bir ad verin. Bu Belgede YerleĢtir (Place in this document) ile dosya içindeki diğer sayfalara bağlantı oluģturabilirsiniz ya da ya da diğer seçenekleri kullanabilirsiniz. Tip No: 13 NOT: Çalışma dosyanızı mutlaka yedekleyin. Yeni işlemler ya da yeni formüller uygulamadan önce de yedeklendiğinden emin olun. Tarih ve Saat Bilgilerini Girmek Kısayol tuģları aracılığıyla günün tarih bilgisini ve saat bilgisini girmek: Tarihi girmek için: CTRL + Shift + ; Saati girmek için: CTRL + Shift + : Tip No: 14 Çiftleri Bul Çift olan verileri bulmak. 1) COUNTIF (EĞERSAY) fonksiyonu ile varmı diye kontrol edilir. Bir sütun için: G, P ya da FC sütunu olabilir. Örnekler: =IF(COUNTIF(P:P;P1)>1;"Çift";"") =EĞER(EĞERSAY(P:P;P1)>1;"Çift";"") Tip No: 15 KDV Hesaplayan Fonksiyon 6 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Excel e bir fonksiyon eklemek. 1) Hesaplama yapan bir fonksiyon geliģtirmek ve diğer hazır fonksiyonlar gibi kullanmak. = KDV (veri hücresi) Kullanıcı tanımlı fonksiyon yazmak için: 2003: 2) Tools (Araçlar) menüsünden Macro (Makrolar), Macros (Makrolar) komutunu ve Visual Basic Editor (Visual Basic Düzenleyicisi) komutunu seçin. 3) Insert Module ile kod sayfası ekleyin. 2007: Öncelikle Excel Seçeneklerinden (Options) GeliĢtirici (Developer) sekmesinin görünmesini sağlayın. Visual Basic Editor (Visual Basic Düzenleyicisi) komutunu seçin. 3) Insert Module ile kod sayfası ekleyin. 4) AĢağıdaki kodu yazın: Rem FC KFV fonksiyonu Function KDV(deger As Double) KDV = (deger * 1.18) End Function 5) Ekranı kapatın. ġekil: Ekran 6) Normal bir fonksiyon gibi kullanın: = KDV (veri hücresi) ġekil: Kullanımı: 7 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
NOT: Çalışma dosyanızı mutlaka yedekleyin. Yeni işlemler ya da yeni formüller uygulamadan önce de yedeklendiğinden emin olun. Tip No: 16 İki Tarih Arasındaki Fark (1) Verilen iki tarih arasındaki farkı (YIL, AY, GÜN) cinsinden bulmak. BaĢlangıç Tarihi BitiĢ Tarihi 10.03.1974 25.12.2009 Yıl olarak: YIL olarak =ETARİHLİ(A2;B2;"Y") YIL olarak =DATEDIF(A2;B2;"Y") Ay olarak: AY olarak: =ETARĠHLĠ(A2;B2;"M") AY olarak: =DATEDIF(A2;B2;"M") Gün olarak: GÜN olarak: =DATEDIF(A2;B2;"D") GÜN olarak: =DATEDIF(A2;B2;"D") Yıldan sonra ay: =DATEDIF(A2;B2;"YM") =DATEDIF(A2;B2;"YM") Aydan sonra gün: =DATEDIF(A2;B2;"MD") =DATEDIF(A2;B2;"MD") Tip No: 17 İki Tarih Arasındaki Fark (2) Verilen iki tarih arasındaki farkı (YIL, AY, GÜN) cinsinden bulmak. BaĢlangıç Tarihi BitiĢ Tarihi 10.03.1974 25.12.2009 YIL olarak: =EĞER(AY(B2)<AY(A2);(YIL(B2)-YIL(A2))-1;(YIL(B2)-YIL(A2))) 8 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
YIL olarak: =IF(MONTH(B2)< MONTH (A2);(YEAR(B2)-YEAR(A2))-1;(YEAR(B2)- YEAR(A2))) AY olarak: =EĞER(AY(B2)<AY(A2);(AY(B2)-AY(A2))+12;(AY(B2)-AY(A2))) AY olarak: =IF(MONTH (B2)< MONTH (A2);( MONTH (B2)- MONTH (A2))+12;( MONTH (B2)- MONTH (A2))) GÜN olarak: =EĞER(GÜN(B2)<GÜN(A2);(GÜN(B2)-GÜN(A2))+30;GÜN(B2)- GÜN(A2)) GÜN olarak: =IF(DAY(B2)<DAY(A2);(DAY(B2)-DAY(A2))+30;DAY(B2)-DAY(A2)) NOT: ETARIHLI fonksiyonundan farklı olarak; ikinci yöntem (kendi EĞER (IF) deyimimizle: yeni tarihin ay ve gün değerleri küçükse yıldan 1 eksiltmek, ay değerini 12 ile gün değerini 30 ile toplamamız gerekiyor Tip No: 18 Fx Fonksiyon Sihirbazında İç İçe Fonksiyon Kullanımı Tip No: 19 Fx fonksiyon sihirbazında içi içe birden çok fonksiyonu kullanabilmek. Bir fonksiyonun girilmesinde; Formül çubuğundaki fonksiyon sihirbazına tıklarız. Burada ilgili fonksiyonun argümanlarını gireriz ve iģlemi yaparız. Ancak iģlemimiz bu fonksiyon içinde bir iç fonksiyonu da gerektiriyorsa o zaman formül çubuğunun sol ucunda bulunan isim kutusunda yer alan fonksiyonlardan istediğimize tıklayarak bir iç fonksiyon olarak kullanabiliriz. Tıklanarak eklenen fonksiyon sihirbaz içinde yeni bir bölüm açar ve kendi argümanları girilir. Örneğin bir EĞER (IF) fonksiyonu kullanımında; EĞER (koģul; doğru kısmı; yanlıģ kısmı) Ģeklinde kullanırken yanlıģ kısmında da yeni bir EĞER fonksiyonuna gereksinim duyduğumuzda bu ekleme iģlemi için formül çubuğunun sol tarafındaki fonksiyon listesini kullanabiliriz. Alan Adlandırma Bir hücre ya da bir alana ad vermek. 1. Bir hücre ya da bir alan seçilir. Örneğin kurlar tablosundan dolar değerinin bulunduğu hücre seçilir. 2. Formül çubuğunun sol tarafındaki kutu tıklanır ve seçilen alan için bir ad giriģi yapılır. Örneğin FCKUR. 3. Ardından çalıģma tablosu içinde istenile bir sayfada bir iģlem yapılacağı zaman FCKUR alanı bir referens olarak kullanılır. =A1/FCKUR OluĢturulan adların görülmesi, değiģtirilmesi ya da silinmesi için: 2003 TR: Ekle Ad Tanımla 2003 ENG: Insert Name Define 9 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
2007 TR: Formüller Ģeridi Ad Yöneticisi 2007 ENG: Formulas şeridi Name Manager Tip No: 20 OluĢturulan alan adları ayrıca düģeyara (vlookup) gibi fonksiyonlarda kullanılan veri alanının belirtilmesinde de kullanılır. Liste Kutusu Verilerin seçilerek hücreye girilmesini sağlayan liste kutuları (list box). Özellikle iller, bölgeler, ürünler vb. verilerin seçilmesini sağlar. Sabit üyeli liste kutusu oluģturmak: 1. Veri Doğrulama ( Data Validation) Liste seçilir. 2. Kaynak (source) kutusuna veriler girilir. ĠZMĠR; ANKARA; SĠVAS; ĠSTANBUL Bir sayfadan gelen verilerle bir liste kutusu oluģturmak: 1. Veri Doğrulama ( Data Validation) Liste seçilir. 2. Kaynak (source) kutusuna daha önce tanımlana alanın adı girilir: =FCLISTE Dinamik olarak bir liste kutusu oluģturmak: Tip No: 21 Dinamik alan oluģturmak için ad alanı; KAYDIR (OFFSET) fonksiyonu ile uzunluğu ve geniģliği hesaplanarak oluģturulur. Veri Formu Liste türü verilerin form üzerinde gösterilmesi. Aranması ve filtreleme kolaylıklarının sağlanması. NO, ADI, SOYADI, FCADRES, IL, gibi sütunlardan oluģan tipik bir liste verisi oluģturun yada açın. Formun görüntülenmesi için: 2003 TR: Veri Form 2003 ENG: Data Form Office 2007 de önce Form aracının eklenmesi gerekmektedir. Ofis Düğmesi: Excel Seçenekleri (Excel Options) Tüm Komutlar (All Commands) Form Tip No: 22 Ardından yeni giriģ, önceki ve sonraki bulmak. Verilen ölçüte (criteria) göre filtreleme ve filtrelene veri üzerinde gezinti yapın. Üç Boyutlu Toplama 10 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Sayfaları kapsayacak Ģekilde hücre ya da alan toplama. Örneğin yeni bir sayfada (Sayfa13) iken Sayfa1 (Sheet1) den Sayfa 12 ye kadar olan sayfalardan B2 hücresindeki verileri toplamak ve Sayfa 13 deki B2 hücresine koymak. Bir tür konsolidasyon. Normal toplama: =TOPLA (A1; A2) ya da =SUM(A1; A2) Üç boyutlu toplama: =TOPLA(Sayfa1:Sayfa12!A1) =SUM(Sayfa1:Sayfa12!A1) Tip No: 23 Belli bir tarih sonrasını görmek KoĢullu formatlamada (conditonal formatting) içinde formül uygulayarak istenilen tarihleri belirtmek. Formülün yapısı: =(baz hücre - today() ) <= sayı Örnek: =(D3-TODAY())>=5 =(D3-TODAY())<=5 =(D3-BUGÜN())<=5 Kullanım: Önce formatlanacak veri alanı seçilir. Ardından Biçim KoĢullu Biçimlendirme (Format Conditional Formatting) içinde sol baģtaki kutuda hücre değeri yerine formül (Formula is) seçilir. Ardından yanındaki kutuya kullanacağımız formül girilir: Örneğin günün tarihinden iltibaren beģ gün içindeki tarihler için: =(D3-TODAY())<=5 Ardından Biçim (Format) düğmesine tıklanır. Ġstenilen renk ya da format seçilir. 11 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Tip No: 24 Listenin Benzersiz Hali / Çiftleri Kaldırmak Listenin tek olarak elde edilmesini sağlamak. Tekrarlı: ĠZMĠR ĠZMĠR ANKARA TOKAT MARDĠN ANKARA ANKARA Tek: ĠZMĠR ANKARA TOKAT MARDĠN Bu iģlemi Excel 2003 te özel filtreleme ile yapacağız: 1. Önce listenin altında (diğer bir yerde) bir ölçüt (criteria) alanı oluģturulur. ĠL * 2. Ardından özel filtreleme yapılır. 3. Veri Filtre GeliĢmiĢ Filtre Liste aralığı seçilir ve veri aralığı burada tanımlanır. Ölçüt aralığı seçilir. Hazırlanan ölçüt aralığı seçilerek burada tanımlanır. BaĢka bir yere kopyala seçilir ve verilerin altında bir yer seçilir. Yalnızca benzersiz kayıtlar iģaretlenir. Data Filter Advanced Filter Copy to another location Unique records only 4. OK ile iģlem yapılır. Tip No: 25 5, 10, 15 gibi yalnız beşin katlarını girmek Hücreye girilen değeri kontrol etmek. Girilen sayının 5, 10 gibi beģin katları olmasını sağlamak. Kullanılan formül: =MOD(hücre;5)=0 12 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Örnek: =MOD(FC;5)=0 1. Veri Doğrulama ( Data Validation) Özel (Custom) seçilir. Formül alanına girilerek kullanılır. Tip No: 26 Links (Bağlantılar) Excel dosyasının diğer dosyalardan aldığı linkleri (bağlantıları) görmek ve yönetmek. Normal toplama: =TOPLA (A1; A2) ya da =SUM(A1; A2) 2003 TR: Düzen Bağlantılar 2003 ENG: Edit Links 2007: TR: Veri Bağlantılar 2007: ENG: Data Links Buradan istenilen bağlantılar kırılabilir. Tip No: 27 İki Saat Arasındaki Farkı Bulmak Toplamda 24 saati geçmeyen aynı gün ya da diğer güne geçen iki saat değeri arasındaki (geçen saati) farkı bulmak. Gerekli formül: =MOD (bitiģ saati baģlangıç saati ; 1) Örnek: MOD(H3-F3;1) Kullanım: BaĢlangıç(F) BitiĢ(H) Geçen Zaman (saat) 07:50:00 16:07:00 08:17:00 15:56:00 00:01:00 08:05:00 12:30:00 00:00:00 11:30:00 13 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Tip No: 28 Açıklamaya (comment) resim eklemek Hücreye eklenen açıklamaların içine (arka planına) resim eklemek. 1. Açıklamanın üzerindeki iģlem menüsünden (sağ tık) Format Comments (Açıklama Biçimle) 2. Colors and Lines (Renkler ve Çizgiler) Tip No: 29 TOPLAM.ÇARPIM (SUMPRODUCT ) formülü ile çok sütunlu işlemler. Birden çok sütun üzerinde çarpma ve toplam iģlemlerini yapar. Ayrıca istenirse filtreleme yapar. Örneğin ürün türü FC olan ya da 1. Açıklamanın üzerindeki iģlem menüsünden (sağ tık) Format Comments (Açıklama Biçimle) 2. Colors and Lines (Renkler ve Çizgiler) ürün tipi fiyat adet a fc 10 46 b el 20 00 c fc 304 63 d fc 50 95 e fc 60 610 tutar: 60962 =SUMPRODUCT(C5:C9;D5:D9) =TOPLAM.ÇARPIM(C5:C9;D5:D9) Ayrıca türü alanından filtrelemek için: SUMPRODUCT((B5:B9="fc")*C5:C9;D5:D9) Tip No: 30 Pivot Tabloda (özet tablo) boş hücreleri sıfır olarak göstermek Kategori: Pivot tablo (özet tablo) Hazırlayan: Faruk Çubukçu Pivot tablo (özet) tablo oluģturulduğunda değer olmayan hücreler boģ gelecektir. BoĢ görünmesinin yerine bu hücrelere sıfır koymak istenir. 2003 ve 2007 (TR ve ENG) için: 14 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
1. Pivot tablo (özet tablo) oluģturulur. 2. Pivot tablo araç çubuğundaki Pivot Table açılan kutusu tıklanır ve Table Options (Tablo Seçenekleri) seçilir. 3. For empty cells, show (BoĢ Hücreler için göster) kısmında sıfır ya da istenilen karakter yazılır. Tip No: 31 Bügün Değeri Kırmızı Olsun Bugün tarihli olan tarih verisinin renginin kırmızı (ya da farklı) olmasını sağlamak. Örneğin tarihlar B sütununda B2:B10 arasında olsun. Önce formatlanacak veri alanı seçilir. B2:B10 Ardından Biçim KoĢullu Biçimlendirme (Format Conditional Formatting) içinde sol baģtaki kutuda hücre değeri yerine formül (Formula is) seçilir. Ardından yanındaki kutuya kullanacağımız formül girilir: =(B2=TODAY()) =(B2=BUGÜN()) Ardından Biçim (Format) düğmesine tıklanır. Ġstenilen renk ya da format seçilir. Bugün tarihi olan tarih değeri renkli görünecektir. Tip No: 32 Sayının Önündeki Sıfırları Göstermek 0001 gibi sayı Excel in genel formatına göre 1 olarak görünür.. 0001 sayısının 1 olarak değil de 0001 olarak görünmesi için özel olarak biçimlendirilmesi (custom format) gerekir. Bu iģlem için Biçim Hücreler Özel (Format Cells Custom) ile özel format seçilir. Özel (Custom) seçeneğini seçim tip (type) kutusuna 0000 yazılır ya da kuruģlu olacaksa istenildiği kadar hane eklenir. 0000.00 gibi. 0000 Tip No: 33 Hızlı Grafik F11 Hızlı grafi çizmek. 15 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Uygun veri alanını seçtikten sonra F1 tuģuna basarak seçilen alanın grafiğini (yeni sayfada) görebilirsiniz. Tip No: 34 NOT: Çalışma dosyanızı mutlaka yedekleyin. Yeni işlemler ya da yeni formüller uygulamadan önce de yedeklendiğinden emin olun. Özel Görünümleri (Custom Views) Özel Görünümler oluģturmak Özellikle büyük çalıģma tablolarında tablonun belli yerlerine gitmek zor olabilir. Bu durumda tablonun belli yerleri özel görünüm (custom view) olarak tanımlanır. Ardından istenildiği zaman bu bölüme doğrudan gidilebilir. Özel görünüm oluģturma (2007) 1. Özel alan olarak belirtmek istediğiniz alanı seçin. 2. Görünüm (View) tabını tıklayın. ġerit üzerindeki Özel Görünümler (Custom Views) düğmesini tıklayın. 3. Ekle (Add) düğmesini tıklayın ve özel alana bir ad verin. FCALAN1 Alan oluģturuldu. Özel görünüme gitme (2007) 1. Görünüm (View) tabını tıklayın. ġerit üzerindeki Özel Görünümler (Custom Views) düğmesini tıklayın. 2. Alanı seçin ve Göster (Show) düğmesini tıklayın. Tip No: 35 Özel Görünümleri (Custom Views) - VBA OluĢturulan alana bir düğme ile gitmek: 1. Tablo üzerine bir düğme yerleģtirin. GeliĢtirici (Developer) Sekmesini tıklayın. Eğer bu sekme yoksa Office düğmesini tıklayınve Excel Seçeneklerinden ekleyin. 2. Insert düğmesinden Button u seçin. 3. Assign Macro iletiģim kutusunda New (Yeni) ile açılan kod alanına aģağıdaki 16 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
kodu yazın. ActiveWorkbook.CustomViews("alan adı").show Örnek: ActiveWorkbook.CustomViews("FCALAN1").Show NOT: Gidilecek alanını daha önceden oluģturulmuģ olması gerekir. 4. Pencereyi kapatın. Düğmeye tıkladığınızda alana gidildiğini test edin. Tip No: 36 CTRL+G Git (Goto) aracı ile istenilen bir hücreye gitmek. 1. ÇalıĢma tablosu üzerinde Ctrl+G tuģuna basın. Ayrıca bu iģlem için F5 tuģu da kullanılabilir. 2. BaĢvuru (Reference) kutusuna istediğiniz bir hücreyi yazı. Örneğin FC1 Referans olarak sayfa adı ve hücre de yazabilirsiniz. Örneğin Sayfa3!A1 Tip No: 37 Sayıların önündeki sıfırı görmek Git (Goto) aracı ile istenilen bir hücreye gitmek. Sayıların önündeki sıfırları özel (custom) formatlama seçenekleriyle göstermek. Örneğin: 00012 değeri 12 olarak görünür. Bu durumda hücre ya da hücreler için özel format (biçim) düzenlemesi yapılır: NOT: Çalışma dosyanızı mutlaka yedekleyin. Yeni işlemler ya da yeni formüller uygulamadan önce de yedeklendiğinden emin olun. 17 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Sıfırları göstermek için sıfır (0) değeri girilir. Tip No: 38 Sayfaya Arkaplan Ekleme ÇalıĢma tablosunun arkasına (zemin) resim eklemek. Excel 2003: Format Sheet Background Biçim Sayfa Arka Alan Dosya seçilir. Excel 2007: PageLayout sekmesi Backgroud Sayfa Yapısı sekmesi Arka Plan Dosya seçilir. Tip No: 39 Gridline (Kılavuz) çizgileri ve renkleri ÇalıĢma tablosunun kılavuz çigilerini kaldırma ya da renk düzenleme. Excel 2003: 1. Tools (Araçlar) Options (Seçenekler) 2. View (Görünüm) tabını seçin. 3. Gridlines (Kılavuz Çizgileri) onay kutusu. Ayrıca renk düzenlemelerini yapabilirsiniz. Excel 2007: 1. Office düğmesi Excel Options (Excel Seçenekleri) 18 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
2. Advanced (GeliĢmiĢ) 3. Show Gridlines (Kılavuz Çizgilerini Göster) Ayrıca renk düzenlemelerini yapabilirsiniz. NOT: Çalışma dosyanızı mutlaka yedekleyin. Yeni işlemler ya da yeni formüller uygulamadan önce de yedeklendiğinden emin olun. Tip No: 40 Kullanıcı Adı (Username) Değiştirme Kullanıcı adını değiģtirmek. Excel ilk kurulduğunda bir kullanıcı adı girilir. Bu ad birçok yerde karģılımaz çıkar. Kullanıcı adını değiģtirmek için: Excel 2007: 1. Office düğmesi Excel Options (Excel Seçenekleri) 2. Popular (Popüler) bölümünü seçin. 3. User Name (Kullanıcı Adı) kutusundaki adı değiģtirin. Excel 2003: 1. Tools (Araçlar) Options (Seçenekler) 2. General (Genel) sekmesini seçin. 3. Username (Kullanıcı adı) kutusundaki adı değiģtirin. 19 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
. Tip No: 41 Formülleri Göster ÇalıĢma tablosunda hücrelerde yer alan formülleri görmek Hücrelerde yer alan formülleri görmek için. Excel 2003: ENG: Tools Options View Formulas TR: Araçlar Seçenekler Görünüm Formüller Excel 2007: Formulas sekmesinde Show Formulas aracı. Formüller sekmesinde Formülleri Göster aracı. Tip No: 42 Hızlı Formül (Fonksiyon) Sözdizimi Bir fonksiyonun sözdizimini görmek için. Bir fonksiyonu yazdığınızda fonksiyonun sözdizimini yani fonksiyonun içinde kullanılan parametreleri görmek için fonksiyonu yazıp ardından ENTER ile göndermek yerine Ctrl+Shift+A ile fonksiyonun parametreleri görülür. Tip No: 43 Bitişik olmayan (Birden çok) alanı seçmek 20 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Birden çok alanı seçmek için. Bir alanı iģaretleyin. CTRL tuģunu basılı tutarak diğer alanı seçin. Tip No: 44 Veri girilmiş (dolu) Seçmek Verilerin yazılı olduğu bir alanı komple seçmek için. Bir biçimleme iģleminden önce tüm verileri seçmek için kullanılabilir. Alanın içindeki bir hücreyi seçin. Ctrl + * Ctrl tuşu ile asterisk (yıldız) tuşuna basın. Tip No: 45 Çiftleri Kaldır Bir sütundaki ya da seçilen alandaki çift değerleri kaldırmak için kullanılır. Excel 2007 (ENG): Data sekmesi Remove Duplicates düğmesi Excel 2007 (TR): Veri sekmesi Çiftleri Kaldır düğmesi NOT: Çalışma dosyanızı mutlaka yedekleyin. Yeni işlemler ya da yeni formüller uygulamadan önce de yedeklendiğinden emin olun. Tip No: 46 F5- Goto (git) Belirtilen hücreye (referansa) gitmeyi sağlar. F5 tuģuna basıldığında bir Goto (Git) iletiģim kutusu açılır. Bu kutuda (varsa) isimlendirilmiģ hücreler (named range) gösterilir. BaĢvuru (Reference) kutusuna yazılan adrese gitmeyi sağlar. Örnek: A1 ya da FC19 21 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Ayrıca istenirse çalıģma kitabı içindeki diğer bir sayfaya (sheet) da gitmeyi sağlar. Örneğin BUTCE sayfasındaki A1 hücresine git. BUTCE!A1 Tip No: 47 F5- Goto (git) Özel İşlemler (Specials) Gidilecek yerleri seçmek için özel seçenekler sağlar. F5 ile goto (git) iletiģi kutusuna gidildiğinde altta Specials (Özel) düğmesi yer alır. Bu düğme gidilecek ya da seçilecek yerlerin özel olarak seçilmesini sağlar. Örneğin açıklamalar(comments), veri doğrulamaları (data validations) ya da koģullu biçimlendirmeler (conditional formatting) in seçilmesi sağlanır. Özel bölümdeki bu seçenekler seçilerek tablo üzerinde bu yerler ya da ilgili biçimlemeleri seçilmiģ olur. Örneğin açıklamaların tümü seçilebilir ve ardından istenirse tümü silinebilir. NOT: Çalışma dosyanızı mutlaka yedekleyin. Yeni işlemler ya da yeni formüller uygulamadan önce de yedeklendiğinden emin olun. 22 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Tip No: 48 Alt + F11 VBA ekranı açılır. Makro kodlarının yer aldığı VBA ortamı açılır. Tip No: 49 Add-ins (Eklentiler) Bir fonksiyonun sözdizimini görmek için. EXCEL'de özellikle ek fonksiyon kütüphanelerini yüklemek için add-ins (eklentiler) olarak bilinen bileģenler eklenir. Özel fonksiyonların ve belirtilen yeteneklerin Excel'de görünmemesi durumunda ilgili eklenti(ler)in eklenmesi gerekir. Excel 2003: Araçlar (Tools) Eklentiler...(Add-Ins...) Excel 2007: Office button Excel Options (Excel Seçenekleri) Add-ins (Eklentiler) 23 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Tip No: 50 Varsayılan Para Birimi Değiştirmek Varsayılan para birimini değiģtirmek. Excel'de varsayılan para birimi ve diğer ayarlara iliģkin genel düzenlemeler Windows XP ya da Windows 7 iģletim sistemi üzerindeki ayarlardan yapılır. Windows XP : Denetim Masası (Control Panel). Bölge ve Dil Seçenekleri (Regional Settings) Ondalık ayırıcı (decimal seperator) ve Binlik ayırıcı (Thousand seperator) seçeneklerini düzenleyin. Wİndows 7: Saat, Dil ve Bölge grubunu ya da Bölge ve Dil (Region and Language) program simgesini tıklayın ve Bölge ve Dil iletişim kutusunu açın. Sayılar sekmesi: Kuruşları göstermek için Ondalık ayracı, kuruş hanesi için Liste ayırıcı kutusunda Excel gibi programlarda formül ayracı olarak kullanılan virgül (,) ya da noktalı virgül (;) karakterini belirleyin. Para Birimi sekmesi: Para birimi TL ya da diğer bir para birimi olarak ayarlamak için kullanılır. Saat sekmesi: Saatin gösterim biçimini belirler. Tarih sekmesi: Tarihin gösterim biçimini belirler. Değişikliklerin ardından Tamam düğmesi ile değişiklikleri onaylayın. 24 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Çok Sık Kullanılan Kısayol Tuşları Genel İşlem Yeni Dosya Oluşturmak Dosya Açmak Dosya Kaydetmek Açık çalışma kitapları arasında hareket etmek Dosya Kapatmak Farklı Kaydetmek Yazdırma Tüm dosyayı seçmek Son İşlemi Geri Al Son İşlemi Yinele Uygulamalar Arasında Geçiş Programdan Çıkış Kısayol Tuşu Ctrl + N Ctrl + O Ctrl + S Ctrl + F6 Ctrl + F4 F12 Ctrl + P Ctrl + A Ctrl + Z Ctrl + Y Alt + Tab Alt + F4 Hareket / Yön Bulma İşlem Bir ekran üste Bir ekran alta Kısayol Tuşu Page Up Page Down 25 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com
Biçimleme İşlem Seçimi kalın yap Seçimi İtalik yap Seçimin altını çiz Yazı tipinin büyüklüğünü değiştir Kısayol Tuşu Ctrl + K Ctrl + I Ctrl + Shift + A Ctrl + Shift + P Düzenleme İşlem Sağa doğu bir karakter sil Sola doğru bir karakter sil Kısayol Tuşu Delete Backspace Kopyalama ve Taşıma İşlem Kes Kopyala Yapıştır Kısayol Tuşu Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V Diğer İşlem Metin bulmak Bulma değiştirme Kısayol Tuşu Ctrl + F Ctrl + H 26 EXCEL TİPLERİ - FARUK ÇUBUKÇU info@farukcubukcu.com www.farukcubukcu.com