Kuüp Yönetimi Komitesi E Kitab Kuüp Yöneticieri Seti nin bir parças ULUSLARARASI ROTARY* 226A-EN (709)
Bu Kuüp Yönetimi Komitesi E Kitab n n 2009 bask s d r. 2010-11, 2011-12 ve 2012-13 dönemerinde kuüp komiteeri taraf ndan kuan mas için haz ranm ft r. Bu yay n n içindeki bigier, Rotary Kuübü Ana Tüzü ü, Önerien Rotary Kuübü ç Tüzü ü, Uusararas Rotary Tüzü ü, Uusararas Rotary ç Tüzü ü ve Rotary Yöntem ve Kuraar Mevzuat na dayanmaktad r. Yo gösterici ikeer için ütfen bu kaynakara bafvurun. Yasama Konseyi veya UR Yönetim Kuruu taraf ndan bu dokümanda yap abiecek de ifikiker bu yay nda beirtimif oan poitikaar geçersiz k ar.
çindekier Girif 1 1 Komite Görev ve Sorumuukar 3 Kuüp Programar 4 Kuüp Büteni ve Web sitesi 5 Devam 6 Dostuk 7 2 Kuüp Yönetimi Komitesi Bafkan 9 Komiteniz 10 At komiteer 11 Hedef Beireme 11 Bütçe 12 etifim 13 3 Kaynakar 15 Eker Etkii Rotary Kuüperi Panama Rehberi nin Kuüp Yönetimi Böümü 18 Hafta k Program Örnek Gündemi 20 Böge Asambesi Tart fma Soruar 21 Taboar Özet 22 Hedefer 23 Eyem Pan 24 Kuüp Yönetimi Komitesi Vaka Ça fmas 25
Girif Rotary Hat ratma Komite bafkanar 1. böümün birer kopyas n aarak komitenin sorumuukar n tamamen ö renmeeri için komite üyeerine da tma d rar. Kuüp Yönetimi Komitesi E Kitab, tüm dünyadaki Rotary kuübü yönetim komiteerine hedef beiremeerinde yard mc oabimek ve kuüperinin etkinikerini artt rmakta sahip odukar sorumuukar anamaar n sa amak amac ya haz ranm ft r. Komite sorumuukar yasaara, kütüre uyguamaara ve beirenen kuüp prosedürerine göre de ifikik gösterdi i için bu yay nda yer aan önerieri kuübünüzün ihtiyaçar na göre uyarama s n z. Bu e kitab nda Rotary kuüperindeki kütüre fark kar Dünya Çevresindeki kutuar içinde vurguan rken gene ipuçar Rotary Hat ratma kutuar içinde sunumuftur. Bu yay n üç böümden oufmaktad r. k böümde komitenizin teme sorumuukar tan manm ft r. kinci böümde komite bafkan oarak öze sorumuukar n z aç kanm ft r. Üçüncü böümde ise size ve komite üyeerine yarar oabiecek kaynakar yer amaktad r. Bu üç böümün sonunda Etkii Rotary Kuüperi için Panama Rehberi nin kuüp yönetimi böümünü, hafta k program örnek gündemini, tart fma soruar n n bir istesini ve böge asambesinde kuan acak oan taboar içeren eker yer amaktad r. Yönetim komitesi bafkan oarak görevinize haz ranmak için bu e kitab n kuanma s n z. Böge asambesine giderken yan n zda götürün ve içeri ini önceden gözden geçirin. Topant da en etkii tart fmaar yapman za yard m edecek oan ek 3 teki soruara çok dikkat edin. E itiminiz tamaman nca, kuüp yöneticieri ve üyeeriye yapt n z ça fmaarda bu yay n size bir kaynak oarak hizmet edecektir. Kuüp Liderik Pan na ba oarak Rotary kuüperi için tavsiye edien yönetim yap anmas afa daki bef daimi komiteyi kapsar: Kuüp yönetimi Üyeik Haka iifkier Hizmet projeeri Rotary Vakf KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI 1
Her komite, komite ve sorumuukar hakk nda gene bigier ve hem sizi hem komite üyeerini destekeyecek oan kaynakar sunan bir e kitab na sahiptir. Komite üyeeriye igii bigier kendierine verimei veya gönderimeidir. Bu e kitab n n ek kopyaar www.rotary.org adresinden ücretsiz oarak indiriebiir. Bu e kitab Kuüp Görevieri Seti (225-EN) nin bir parças d r. Ancak, UR Katao u ndaki her bir e kitab ayr oarak sat n a nabiir. Kuübünüze iderik etmek için haz ran rken Rotary kuübünüzün Uusararas Rotary nin bir üyesi odu unu unutmay n. Bu üyeik ie kuübünüz dünya geneindeki 33.000 in üzerinde Rotary kuübüne ba an r ve dokuz dideki yay nar, www.rotary.org adresinde yer aan bigier, Rotary Vakf n n ba far ve gene merkezere yedi uusararas ofisteki persone deste i de dahi organizasyonun hizmet ve kaynakar na erifme hakk na sahip our. Yorumar Bu e kitab veya UR nin e itim kaynakar ndan herhangi biri hakk ndaki soru veya görüferinizi afa daki adrese ietebiirsiniz: Liderik E itim ve Ça fma Departman Uusararas Rotary One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA E-posta: eadership.training@rotary.org Teefon: 847-866-3000 Faks: 847-866-9446 2 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
BÖLÜM 1 Komite Görev ve Sorumuukar Rotary Hat ratma Kuüp yönetimi komitesinin ça fmaar Kuüp ve Mesek Hizmet Aanar na yön verecektir. Rotary Hat ratma Özeike büyük bir kuübe sahipseniz komitenin çefiti sorumuukar n yönetmek amac ya at komiteer kuruabiir. Kuüp yönetimi komitesinin görevi, kuübün etkii ça fmas na iifkin etkiniker düzenemektir. Bir Rotary Kuübü, etkin ifeyif ie topumuna hizmet edebiir, üyeerini muhafaza edebiir ve kuüp, böge ve Uusararas Rotary için iderer yetiftirebiir. Kuüp yönetimi komitesinin afa da özetenen sorumuukar bu böümün iereyen sayfaar nda ayr nt oarak aç kanm ft r. Kuübün y k hedeferine uafabimek için komite hedeferi geiftirin. Hafta k ve öze programar düzeneyin. Kuüp bütenerini ç kar n ve kuüp web sitesinin devam n sa ay n. Kuüp sekreterinin kuüp devam n izemesine yard mc oun. Kuüp üyeeri aras nda dostu u tefvik edin. Bu kuübün etkin ifeyifi ie igii di er faaiyeteri yürütün. Afa daki sorumuukar okurken yönetim y n zda, komitenizin hedeferini, hangi eyem pan n n uyguanaca n ve hangi kaynakara ihtiyac n z odu unu düfünün. KOM TE GÖREV VE SORUMLULUKLARI 3
Kuüp Programar Dünya Çap nda Kuüp programar kütüre uygunu a ba oarak bögeden bögeye de ifmektedir. Rotary Hat ratma Hafta k programar panarken, orijina pan n gerçekefmemesi durumunda bir üyenin konufmas gibi bir aternatif oufturun. Kuüp yönetimi komitesi, kuüp üyeerine kuübe, topuma ve dünyaya hizmet veren faaiyetere oan kat mar n art rmak için gereki oan bigi ve motivasyonu sa ayan hafta k topant ar için kuüp program geiftirmekten sorumudur. Etkii hafta k topant ar panamak: Her bir düzeni hafta k topant için bir gündem oufturun (Bkz. ek 2: Hafta k Program Örnek Gündemi). Önceden programar n z n zamanamas n yap n. Programar kuüp projeeri, faaiyeteri ve konuar ie iifkiendirin. Programar düzeneme sorumuu unu tüm komite üyeerine dönüfümü oarak verin. Öze tariheri, haftaar ve ayar takip edin. Pananan programar ipta edidi i takdirde uyguanacak aternatif panar haz ray n. Üyeerin kifise Rotary bigierini geiftirecek, süreki üyei in önemini vurguayacak ve üyeerin yere ve dünya topumar n n fark nda omas n sa ayacak igi çekici ve amac na uygun programar içeren etkiniker düzeneyin. Rotary takvimi. Rotary takvimi hafta k topant ar panamak için bir kaynakt r. Y n baf nda yeni UR temas n tan t n ve s ras geince böge konferans ve UR Konvansiyonu gibi etkinikerden bahsedin. Ayn zamanda Rotary öze kutamaar na uygun oarak da program n z oufturabiirsiniz: Temmuz A ustos Eyü Ekim Kas m Ara k Ocak fiubat Mart Nisan May s Haziran Öze bir Rotary günü yok Üyeik ve Büyüme Ay Yeni Nesier Ay Mesek Hizmeteri Ay Rotary Vakf Ay Dünya Interact Haftas (5 Kas m içeren hafta) Aie Ay Rotary Biinci Ay Dünya Anay f Ay 23 fiubat: Dünya Uzafma ve Bar f Günü/ Rotary nin kuruuf y dönümü Okuryazar k Ay Dünya Rotaract Haftas (13 Mart içeren hafta) Dergi Ay Öze bir Rotary günü yok Rotary Dostuk Ay 4 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
Kuüp asambeeri. Hafta k programara ek oarak, kuüp yönetimi komitesi, bafkan ve sekreterin taimatar do rutusunda kuüp asambeerinin pananmas ndan sorumudur. Kuüp asambesi, tüm kuüp üyeerinin kuübünün programar n ve faaiyeterini tart fmas ve üyeeri e itmek aç s ndan bir f rsat demektir. Özeike yeni üyeer kuübünüz hakk nda daha çok fey ö renmek için bu asambeere kat maya tefvik edimeidir. Kuüp asambeerinde üyeer; Rotary Hat ratma Rotay fareterini kuüp bütenerinizde ya da web sitesinde nas kuanabiece inizi ö renmek için www.rotary.org da yer aan UR Görse Kimik Rehberi ne (547-EN) bak n. Kuübünün kuvveti ve zay f noktaar n gözden geçirir. Hedefer koyar ve eyem panar oufturur. Kuübün eyem panar n n nas yürütüdü ünü anar. Komite faaiyeterini koordine eder. Projeerde yarat c fikireri harekete geçirecek münazaraara kat r. Rotary ve programar hakk nda daha faza bigi ö renir. Tart f maya uygun konuar: Y k ve uzun vadei hedefer Hizmet projeeri ve kuüp faaiyeteri Üye say s n artt rma ve muhafaza stratejieri Böge konferans ya da di er böge ve UR topant ar Rotary programar Aç k oturumda ortaya at an herhangi bir konu Etkii kuüper y içinde geneike dört-at kuüp asambesi düzenerer. Birçok kuüp ay k asambeer düzener. Kuüp Büteni ve Web sitesi Kuüp yönetimi komitesinin bir di er önemi sorumuu u kuüp büteneri ve web sitesi arac ya üyeere ietifim kurmakt r. Bu, üyeeri hafta k kuüp topant ar nda de inimeyecek Rotary habereri hakk nda bigiendirmeye devam etmede esast r. Kuüp büteni ve web sitesi fu amaçara kuan ma d r; Hafta k kuüp topant ar n duyurmak Geecekteki kuüp faaiyeterinin bir zaman çizegesini sunmak Kuüp hedef, pan ve projeerini tart fmak Kuüp ve böge topant ar n n öne ç kan oayar n rapor etmek Üyeerin yafamar ndaki önemi oayara yer vererek dostu u artt rmak Kuübün ve Uusararas Rotary'nin karf karf ya buundu u kritik sorunar ee amak Kuüp hizmet projeerini ve üye kat m n destekemek Kuüp büteni ve web sitesi editöreri, tüm kuüp yay nar n n ve faaiyeterinin ay k ya tart f arak duyurudu undan emin omak için di er kuüp komiteeri ve kuüp idereri ie düzeni oarak ietifim hainde oma d r. Kuüp büteni ve web sitesi bigi kaynakar : KOM TE GÖREV VE SORUMLULUKLARI 5
Rotary Hat ratma Kuüp web siteerinin URL eri afa daki isimendirme prensiperine uygun oma d r. www.rotarydistrictxxxx. org ve www.anycityrotarycub.org uygun isimendirme örnekeridir. Rotary markaar n n yerinde kuan m konusunda daha faza bigi için UR Görse Kimik Rehberi ne bak n. Kuüp Yönetim Kuruu Üyeeri ve Komite Bafkanar Guvernörün ay k mektubu Guvernör yard mc s ve böge komiteeri Kuüp, böge ve UR ve Vak f topant ar The Rotarian veya Rotary böge dergieri Rotary Word ve Di er UR yay nar www.rotary.org Kuüp bütenini üyeere e-posta youya ietmeyi ya da kuübünüzün web sitesinde yay nanmak üzere bir onine versiyonunu haz ramay dikkate a n.. Kuüp büteneri ve Web siteerini ouftururken afa daki prensipere uyun: Bütenin baf nda kuübünüzün ismini, fehir, eyaet/i ve ükeyi ve kuübünüzün UR böge kodunu beirtin. Hafta k oarak yay nay n. Kuüp üyeerinin ve etkinikerin foto rafar n ekeyin. Rotary ismini, ambemini ya da ogosunu her kuand n zda kuüp isminizi de kuan n. Devam Rotary Hat ratma Yokama s ras nda üç kez devams z görüen üyeer aranma ve dördüncü kez devams z k yapmaar durumunda üyeikerine son veriebiece i hat rat ma d r. Üç kez devams z görüen üyeeri aramaka kimin görevi oaca konusunda sekreterinize görüfün. Rotary Hat ratma Devams z kar n teafisi konusundaki detayar için Prosedür E Kitab na bak n z. Kuüp yönetimi komitesi devams z k takibini yapma ve devam tefvik konuar nda sekretere yard m etmeke sorumudur. Komite, tüm kuüp üyeerinin Rotary kuüperinin tamam n n afa daki devam k prensiperini bimeerini sa amak suretiye yard mc oabiir: Her üye düzeni oarak kuüp topant ar na kat ma d r. Bir üye e er topant n n en az ndan yüzde 60' nda orada buunmufsa mevcut kabu ediir. Devam n tefvik edimesi. Düzeni kat m afa daki fekierde tefvik edin: Hafta k topant ar n uygun ve igi çekici omas n sa ayarak Üyeeri kaç rd kar topant ar teafi etmeye tefvik ederek Hafta k topant ara kat m n neden yetersiz odu unu tespit etmek üzere anketer düzeneyerek Mükemme devam oranar oan üyeeri takdir ederek Üyeeri bir komiteye atayarak ya da onara yerine getirmeeri için öze görever vererek Üyei in sona ermesi. Bir Rotaryenin üyei i, kuüp yönetim kuruunun istisna tan mamas durumunda, afa daki nedenerden bir ya da daha fazas na ba oarak sonand r abiir: Üyeik aidat n n 30 gün içinde ödememek Rotary y n n her iki yar s nda oa an topant ar n (teafier dahi) yüzde 50'sine kat mamak Rotary y n n her iki yar s nda oa an kuüp topant ar n n en az ndan yüzde 30'una kat mamak Yönetim kuruunun onay omadan arka arkaya dört oa an kuüp topant s na kat mamak 6 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
Topant devam raporar. Her ay n son topant s n n ard ndan 15 gün içerisinde ay k devam raporar n guvernörünüze ietmek için kuüp sekreterinize birikte ça f n. Herhangi bir bögeye ba omayan kuüper Uusararas Rotary e devam k raporar n uaft rma d r. Rotary deki y ar ie yaf n n topam n n 85 ya da daha faza omas veya UR yöneticisi pozisyonu nedeniye devams z affedien herhangi bir üye kuüp devam n hesapamada kuan an üyei e iifkin rakamsa veriere dahi edimemeidir. Dostuk Dünya Çap nda Dostukar n nas tefvik ediece i kütüre oarak de ifkenik gösterir. Baz ABD kuüperi her topant da bir kaç dakikaar n bir üyenin hayat ndaki, yeni bir araba ama veya aiede yeni birinin do umu gibi mutu bir oay payafmaya ay r rar. Dostuk Rotary kuüperinin tefvik etti i samimiyete dayan r. Üyeeri kuüp faaiyeterinde ve projeerinde aktif tutan geneike budur. Kuüp yönetimi, dostu un her kuüp topant s n n, projesinin ve faaiyetinin bir parças omas n sa ama d r. Dostuk afa daki yöntemere geiftiriebiir: Topant arda tan f k koayaft ran, isimerin yaz odu u yaka kokartar n tak n. Üyeerin birbireriye tan fabimeeri için oturma düzenerini dönüfümü oarak de iftirin. Yeni üyeeri, ziyaretçieri ve konufmac ar karf amak ve tan tmak için her hafta fark bir üye seçin. Bögedeki, çevredeki ve dünyadaki di er Rotary kuüperi ie iifkierinizi güçendirin. Kuüp dostuk ve yard m faaiyeterine eferin ve aie üyeerinin kat m n sa ay n. Rotary Aiesi. Rotary aiesi; Rotaract, Interact, Inner Whee, Rotary Vakf program mezunar, Gençik De ifimi ö rencieri ve Rotaryenerin aie üyeerinden oufur. Rotaryenere ve Rotary üyeerinin aieerine ihtimam göstermek için: Do um güneri ve y dönümerini hat ray n. Hasta ve yan z odukar nda ya da zoruk çektikerinde destek oun. Aieerinde vefat omas durumunda ac ar n payaf n. Do umarda, eviikerde ve mezuniyeterde onar kutay n. KOM TE GÖREV VE SORUMLULUKLARI 7
8 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
BÖLÜM 2 Kuüp Yönetimi Komitesi Bafkan Rotary Hat ratma Ek 3 te yer aan tart fma soruar n cevapay n ve bunar böge asambesinde di er kuüperden geen ef göreviere tart f n. Komite bafkan oarak döneminize haz ranmak için kuübün yönetim kuruu ve üyeeri, bögeniz ve Uusararas Rotary taraf ndan sizden ve komitenizden neer bekenece ini ö renin. Görevinizi daha iyi anaman z için görevi devramadan önce görevinden ayr acak kuüp yönetimi bafkan na yard m etmeniz tavsiye ediir. Afa daki soruar sorun: Komite bafkan oarak göreviniz nedir? Komite üyeerinin göreverini yapmaar na nas yard m edebiirsiniz? Komitenizin uzun vadei ve y k hedeferi neerdir? Kuüp Yönetimi Komitesi üyeerini düzeni kat ma nas tefvik eder? Komitenizin bafkan oarak komitenin görevini iyi bir fekide yapmas n sa amaktan sorumusunuz. Görevinize haz ranmak için görevi devramadan önce yapman z gereken birkaç fey buunmaktad r. Böge asambesindeki e itim oturumar na kat man n yan s ra funar da yapma s n z: E kitab n n tamam n gözden geçirin. Kuübünüzün prosedüreri ve yönetmeikerine afina omak için kuüp iç tüzü ünü gözden geçirin. Geecek dönem bafkan ya birikte komite üyeerini seçin. Komite üyeerini geecek y için haz ray n. KULÜP YÖNET M KOM TES BAfiKANI 9
Gerekirse at komiteer oufturun. Kuübünüzün uzun vadei ve y k hedeferine uafabimesi için komite hedeferi geiftirin. Y için bir ietifim pan geiftirin. Geecek dönem bafkan ya birikte kuübün uzun vadei ve y k hedeferini gözden geçirin ve oufturun. yi bir haz r k sizi bafar bir y a götürecektir. Görevi devrad n zda komite bafkan oarak afa daki teme sorumuukara sahip oacaks n z: Komitenizin bütçesini yönetmek. Çok kuüpü etkinikerde veya girifimerde kuübünüzdeki di er komiteere veya böge komitenize birikte ça fmak. Düzeni komite topant ar n ve etkinikerini panamak ve yürütmek. Komite hedeferinize igii durumu izemek ve komite etkinikerini ve ieremeyi kuüp bafkan na, yönetim kuruuna ve tüm kuübe bidirmek. Kuübünüze özgü oabiecek görever için görevden ayr an kuüp yönetimi komitesi bafkan na dan f n. Oa an göreverinizin bir istesini oufturman z sizin ve komitenizin organize oman za ve hedef odak ça fman za yard m edecektir. Yukar da isteenen teme sorumuukar afa da aç kanm ft r. Komiteniz Rotary Hat ratma Kuüp sekreteri ve sayman kuüp yönetimi komitesinin üyeeri oma d r. Kuüp bafkan bütün kuüp komiteerinin resen üyesi oarak hizmet verir. Y bafamadan önce bofukar dodurmak üzere komite üyeerini seçmek ve panama topant ar düzenemek için geecek dönem bafkan ya birikte ça f n. Mümkünse, devam sa amak için komite üyeeri üç y boyunca ayn komitede görevendirimeidirer. Y bafamadan önce, kadroyu tamamayacak komite üyeerini seçmek ve topant ar n pananmas n dan fmak için geecek-dönem bafkan ie birikte ça f n. Yeni üyeeri seçerken afa daki önemi özeikere dikkat edin. Detayara dikkat etme Rotary yöntem ve kuraar bigisi Organizasyon becerieri etifim ve yazma becerierine sahip oma Tasar m veya yay nc k deneyimine sahip oma Bigisayar ve Internet becerieri Komiteniz oufturudu unda bu komiteyi geecek Rotary y na haz ramak sizin sorumuu unuzdur. Komite üyeerini afa daki yoara haz rayabiirsiniz Yeni üyeeri kuübün stratejik pan ya igii komitenin devam eden etkinikeri ve panar konusunda bigiendirerek Daha deneyimi üyeeri yeni komite üyeeriye birikte ça ft rarak Böge rehberini kuanarak di er kuüperdeki benzer görevier ie ietifimi tefvik ederek Komiteniz için gereki oan kaynakar payafarak Üyeere böge faaiyeterinin ve topant ar n n istesini vererek 10 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
At komiteer Dünya Çap nda Kuüper büyükük ve hedeferine göre çefitiik gösterirer ve komiteerini buna uygun oarak yap and rabiirer. Kuübünüzün büyükü üne ve hedeferine ba oarak yönetim komitesi afa - da isteenen veya kuübünüz taraf ndan beirenen at komiteere ayr abiir. Hafta k program Kuüp büteni ve web sitesi Devam Dostuk Üyeerinizin yetenekerinden ve igi aanar ndan en iyi fekide nas yararanabiece inizi beireyin ve buna uygun oarak görever atay n. Komite üyeerini üstendikeri sorumuukar için görevendirin ve yo un ça fmaar n takdir edin. Hedef Beireme Rotary Hat ratma Kuüper için Kuüp Liderik Pan, Stratejik Panama Rehberi ve Etkii Rotary Kuüperi için Panama Rehberi ni içeren çefiti panama araçar mevcuttur. Komitenizin bafkan oarak komitenin hedefer beireyerek bunara uafmas n sa amaktan sorumusunuz. Komite hedeferi kuübünüzün uzun vadei ve y k hedeferine daya oma d r. Kuübünüzün stratejik pan ve sahip odu u vizyona uafmas na komitenizin nas yard m edebiece i hakk nda düfünün. Etkii Rotary Kuüperi için Panama Rehberi, geecek dönem bafkan n n kuübün mevcut durumunu de erendirmek için kuüp komiteeriye birikte ça fmas na ve kuübün y içindeki uzun vadei hedeferini destekemesine yard m edecek bir hedef beireme arac d r. Panama rehberi, tavsiye edien kuüp komiteerinin her biri için, kuübün geecek dönem bafkan ve di er göreve bafayacak kuüp idereriye birikte üzerinde ça fmak için bir f rsat buaca n z böge asambesine geirken yan n zda getirmeniz gereken bir böüme sahiptir. Etkii Rotary Kuüperi için Panama Rehberi bütün y boyunca beirenen hedefere uafmada a nan you öçmek için kuan abiir. Gerekirse periyodik oarak gözden geçirimei ve günceenmeidir. Etkii hedefer. Ortaya konuan hedeferin etkii omas n sa amak için komite becerierine ve kuübün igi aanar na tamam ya uygun odu una emin oun. Hedefer fu özeikere sahip oma d r: Payaf an. Bir hedefin saptanmas na ve bu hedefe uaf abimesi için stratejier geiftirimesine kat an üyeer bu stratejierin uyguanmas na da yürekten kat rar. Bir hedef beirerken kuüp idererine, kuüp üyeerine ve böge idererine dan f n. Öçüebiir. Hedef, izenebiir somut bir de er beiremeidir. Zoru. Hedef kuübün geçmifteki bafar ar n n ötesine geçebiecek kadar iddia oma d r. Uaf abiir. Rotaryener bu hedefe edeki kaynakar kuanarak uafabimeidirer. Hedeferi daha önce kuüp ve komiteer taraf ndan gerçekeftirimif oan hedefer ie karf aft r n. Zamana ba. Hedef için bir son tarih beirenmei ya da zamanama yap ma d r. KULÜP YÖNET M KOM TES BAfiKANI 11
Eyem pan. Her bir hedefe uafmak için gereki afamaar özeteyen bir eyem pan geiftirmek için kuüp idereri ve komite üyeeriye birikte ça f n. Afa - daki afamaar bir eyem pan oufturman za yard mc oabiir: Her bir afama için bir zaman diimi beireyin. Her afamay uyguamaktan sorumu oan kifieri beireyin. Her afamada kaydedien ieremeyi ve bafar y öçmenin kritererini beireyin. Hedefi destekemek için kuübünüzden, bögenizden ve UR den edinece iniz kaynakar ve araçar dikkate a n. Eyeme bafamadan önce insani, bigiyi ve finansa kaynakar güvence at na a n. Gerekiyor ise, önceki hedeferin ve mevcut pan n z n bafar s n de erendirerek de ifikiker yap n. Hedeferinize uafma yönünde süreki bir iereme omas n sa amak için hedeferinizi düzeni oarak de erendirin ve gerekiyor ise yeniden düzeneyin. Motivasyon. Rotaryenerin gönüü kifier odu unu ve kat mar n n büyük öçüde kifise motivasyona ba odu unu unutmay n. Komite bafkan oarak sorumuu unuzun bir parças komite üyeerinizin motivasyonunu korumakt r. Gene motive edici faktörer funard r: Bu hedefin topum, kuüp, böge ve Rotary için yarar oaca na güvenmek Dostuk f rsatar fbiri i oufturma f rsatar Hedefin uaf abiir odu u ve projenin veya etkini in bafar oaca inanc Üyeerin deneyimerini kuanmaar n f rsat sa ayan görever Komite hedeferine yöneik ça f rken gösterien çabaar n ve harcanan zaman n takdir edimesi Bu motive edici faktöreri kuanmak, üyeerin Rotary e oan ba kar n n sürdürümesine ve kuüp etkinikerine süreki kat m tefvik etmeye yard mc oabiir. Bütçe 1 Temmuz dan önce, komitenizin hedeferine uafmas için hangi fonara ihtiyac oaca n beiremek için komitenize ve kuüp sayman ya birikte ça f n. Ayr ca pananm f fon oufturma etkinikerine de yer verin. Komitenizin finansa ihtiyaçar n n kuüp bütçesinde yer amas n sa ay n. Komite fonar n n, ifemerinin ve raporar n n gözetimini sa ay n ve komite bütçenizin finansa durumundan süreki oarak haberdar oun. Kuübünüzün sayman ya düzeni oarak topanarak, bir sorun ortaya ç kmas durumunda erkenden düzetici önemer aabiirsiniz. 12 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
etifim Y bafamadan önce kime, ne zaman ve nas ietifim kuraca n z özeteyen, afa dakiere kuruan ietifimeri de içeren bir ietifim pan geiftirin. Komite üyeeri. Komiteer mevcut kaynakar gözden geçirmek ve beiremek, süregeen projeeri ve yeni girifimeri tart fmak, komite ve kuüp hedeferine uafmaya yöneik stratejier geiftirmek için düzeni oarak topanma d rar. Kuübünüz. Eyem panar n n ve hedefere yöneik ieremenin de yer ad komite etkinikerini kuüp bafkan na, yönetim kuruuna ve bütün kuüp üyeerine bidirin. Di er komiteer. Geneike bir komitenin ça fmas di ererinin ça fmaar n etkier. Etkii bir ietifim, projeerin ve girifimerin koordine edimesi için komiteerin birikte ça fmas na yard m edecektir. Kuüp yönetimi komitesi, kuüp yönetimi hedeferini gerçekeftirmek için afa daki kuüp komiteeriye ça fma d r. Üyeik komitesi (yeni üyeeri karf amak, bunar n kuübün poitikaar n ve prosedürerini ö renmesini sa amak ve iftirak etmeerine yard mc omak) Hizmet projeeri ve Rotary Vakf komiteeri (hafta k programar ve kuüp büten günceemeerini yakafan hizmet etkinikeriye iifkiendirmek) Haka iifkier komitesi (üyeerin, kuübün topum içinde ne kadar tan nd n ve nas yard mc oabiecekerini bimesini sa amak) Bögeniz. E er komiteniz yard ma veya bigi amaya ihtiyaç duyarsa bögenizdeki benzer göreviye ya da guvernör yard mc n za irtibat kurun. KULÜP YÖNET M KOM TES BAfiKANI 13
14 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
BÖLÜM 3 Kaynakar Komitenizin görevini yerine getirmesine yard m edecek birçok kaynak buunmaktad r. Gerek Uusararas Rotary gerekse Rotaryen dostar n zca sa anan afa daki kaynakardan yararan n. Bigiendirme Kaynakar Rotary Hat ratma UR yay nar n www.rotary.org/downoadibrary adresinden indirin ya da shop.rotary.org adresinden, shop.rotary@rotary.org adresinden veya uusararas ofisinizden siparif edin. Kuüp Sekreteri nin E Kitab (229-EN) Kuüp Yöneticieri Seti nin (225- EN) parças oup kuüp sekreterinin sorumuukar n aç kar. Kuüp Sayman n n E Kitab (220-EN) Kuüp Yöneticieri Seti nin (225- EN) parças oup kuüp sayman n n sorumuukar n aç kar. Guvernörün Ay k Mektubu Böge yetkiisi taraf ndan, kuüp idererini bigiendirip motive etmek ve kuüp seviyesinde mükemmei i takdir etmek için gönderien (ya da böge web sitesinde yay nanan) Guvernörün ay k mektubu. Yöntem E Kitab (035-EN) Her üç y da bir Yasama Konseyinin topant s ndan sonra yay nanan, UR Yönetim Kuruu ve Vak f Mütevei Heyeti taraf ndan haz ranan UR ve Vakf n yöntem ve kuraar. UR Yasama Konseyi dokümanar n içerir. KAYNAKLAR 15
UR Resmi Rehberi (007-EN) UR ve Vak f yöneticieri, komiteer, kaynak grupar ve Sekretarya personei ie ietifim bigierini; tüm dünyadaki böge ve guvernörerin istesini; bögeer içerisindeki kuüperin adar n n, ietifim bigierinin afabetik bir istesini içerir. Böge Rehberi Böge idererinin ve etkinikerinin istesi (e er bögeniz bir rehber oufturursa). Etkii Rotary Kuüperi için Panama Rehberi Kuüp yönetimi komitesi hedeferini panamak için kuan an kuüp de erendirme ve hedef beireme arac (bkz. Ek 1). Önerien Rotary Kuübü ç tüzü ü ve Rotary Kuübü Ana Tüzü ü Günce Versiyonar Yöntem E Kitab nda ve www.rotary.org adresinde yer amaktad r. Rotary Word Rotary kuübü ve böge idereri için üç ayda bir yay nanan gazete. The Rotarian (ya da Rotary böge dergisi) ayda bir yay nanan UR nin resmi dergisi; kuüp ve böge projeeri, UR Yönetim Kuruu kararar ve UR topant ar hakk nda bigi verir. ave oarak 31 Rotary böge dergisi 25 de ifik dide yay nanarak dünyadaki Rotaryenere hizmet etmektedir. UR Görse Kimik Rehberi (547-EN) Rotary'nin tüm seviyeerindeki yay nar n tasar m ve Rotary fareterinin do ru kuan mas için yo gösterici ikeer. www.rotary.org Rotary Hat ratma UR web sitesi Rotary nin tüm yöneriye igii onine kaynakar ve günce bigier sunar. Ücretsiz yay nar indirin, onine kataogdan a fverif yap n veya herhangi bir Rotary kuübünün topant zaman ve yerini beireyin. Stratejik Panama Rehberi Kuüperin uzun vadei ve y k hedeferi destekemek suretiye bir vizyon oufturmas na yarayan onine sistem. Bir Kuübü Yönetme (Üyeer sekmesini t kay n) Kuüp yönetimi, üyeik, haka iifkier, hizmet projeeri ve Rotary Vakf hakk nda bigiere, ayr ca kuüp seviyesindeki kaynak sayfaara ba ant ar içeren etkii kuüp ça fmaar hakk nda kuüp idererinin bigi topamaar na yard m etmeyi amaçam ft r. Rotary Yöntem ve Kuraar Mevzuat ve Rotary Vakf Yöntem ve Kuraar Mevzuat UR Yönetim Kuruu ve Rotary Vakf Mütevei Heyeti taraf ndan UR Tüzü ünü ve ç Tüzü ünü destekemek amac ya beirenen, her Yönetim Kuruu veya Mütevei Heyeti topant s ndan sonra gözden geçirien yöntem ve kuraar. nsan Kaynakar Resmi Rehber den, www.rotary.org adresinden veya böge guvernörünüzden irtibat bigierini buun. Guvernör yard mc s Beirenen kuüperin yönetiminde guvernöre yard mc omak için atanan Rotaryen. Guvernör yard mc n z üç ayda bir (veya daha s k) kuübünüzü ziyaret eder ve soruar cevapamaya ya da tavsiye vermeye haz rd r. Bögenizdeki di er kuüp komite bafkanar Kuübünüzün projeerini ve girifimerini destekemede fayda kaynak görevi gören kuüp idereri. 16 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
Böge guvernörü Kuübünüzü daha etkii hae getirme stratejieri konusunda kuübünüze tavsiye vermekten sorumu UR görevisi. Geçmif dönemerdeki kuüp komitesi bafkanar ve idereri Y n z panarken size tavsiyeer verebiecek ve komite etkinikerine iderik edebiecek bigii Rotaryener. UR ve Rotary Vakf kaynak grupar UR nin önceiki hedeferinde Rotary kuüperine ve bögeerine yard mc omak için UR bafkan taraf n-- dan atanan Rotaryen Grupar. UR Kuüp ve Böge Destek temsicieri dari soruara cevap verebien ve di er soruar da igii UR ve Vak f personeine yönendiren UR Dünya Merkezindeki veya uusararas ofiserdeki persone. Finansa Kaynakar Kuübe fon yaratacak etkiniker Bireyse ba fç ardan veya yere ifetmeerden sa anacak fonar Di er vak fardan ba far Rotary Vakf ba far. KAYNAKLAR 17
Ek 1: Etkii Rotary Kuüperi Panama Rehberi nin Kuüp Yönetimi Böümü A ustos 2009 Etkii Rotary Kuüperi için Panama Rehberi mevcut durumar n de erendirmede ve geecek y için hedeferin saptanmas nda kuüpere yard mc oan bir araçt r. Kuüp Liderik Pan na dayanmaktad r. Her bir böümde isteenen stratejier, kuüperin hedeferini gerçekeftirebimek amac ya seçebiecekeri ortak yöntemerdir. Kuüper, uygun odu unda hedeferine erifmek için aternatif stratejier geiftirmeye tefvik edimeidir. Geecek dönem bafkanar bu formu kuüperiye ifbiri i yaparak dodurma ve bir kopyas n 1 Temmuz dan önce guvernör yard mc ar na tesim etmeidirer. www.rotary.org adresinden Microsoft Word versiyonunu indirin. KULÜP YÖNET M Mevcut Durum Kuübünüz, Kuüp Liderik Pan na uygun hareket ediyor mu? Evet Hay r Kuüp yönetim kuruunuz ne s k kta ve ne zaman topan yor? Kuüp asambeeri ne zaman yap yor? Kuüp bütçesi nas haz ran yor? Bütçe ba ms z oarak yetkii bir muhasebeci taraf ndan inceeniyor mu? Evet Hay r Kuübün mevcut stratejik bir pan var m? Evet Hay r Kuüp; yönetim kuruu, komiteer vb. konusunda ideri in devam n sa amak için önceden bir sistem geiftirdi mi? Evet Hay r Kuüp, bütün üyeerin iftirakinin devam n sa amak için önceden bir sistem geiftirdi mi? Evet Hay r Kuüp, üyeik istesini günceemek için www.rotary.org da Üye Erifimini kuan yor mu? Evet Hay r Kuüp büteniniz ne kadar s k ka yay nan yor? Hafta k kuüp programar n n nas düzenendi ini aç kay n. Kuübün kendi web sitesi var m? Evet Hay r _ E er evetse, site ne s k kta günceenmektedir? Kuüp Rotary takvimindeki Rotary Vakf Ay ve Dergi Ay gibi öze ayar takip ediyor mu? Evet Hay r Kuübünüz dostuk etkinikerini ne s k kta düzener? Kuübünüz Rotaryenerin aieerini ne derece kucakar? Geecekteki Durum Kuüp, kuübün yönetim göreverini ne derece yerine getirir? (uygun oanar n hepsini ifareteyin) Oa an yönetim kuruu topant ar programanm ft r. Kuüp, Kuüp Liderik Pan n afa daki tariherde gözden geçirecektir: Kuübün stratejik ve ietifim panar afa daki tariherde günceenecektir: Kuüp asambeeri afa daki tariherde programanm ft r Kuüp, ya Önerien Rotary Kuübü ç Tüzü ü nün son versiyonunu benimsemif ya da kendi iç tüzü ünü yeniden düzenemiftir (her Yasama Konseyinden sonra öneriir). 18 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
Kuüp seçimeri tarihinde gerçekeftiriecektir. (tarih) Böge konferansar na en az ndan deegeer gönderiecektir. (say ) Kuüp üyeerini bigiendirmek amac ya bir kuüp büteni ç kart acakt r. Kuübün web sitesi y da kez günceeftiriecektir. (say ) gi çekici ve amaca uygun hafta k kuüp programar omas n n sa anabimesi için bir pan geiftirimiftir. Ay k devam raporar bir sonraki ay n en geç sinde böge iderine bidiriecektir. (say ) Kesin yar y raporar n n oufmas n sa amak amac ya, 1 Haziran ve 1 Ara k a kadar kuüp kay tar n n tutuabimesi için Üye Girifi kuan acakt r. Üyeik de ifikikerinin raporu gün içinde UR ye gönderiecektir. (say ) UR raporar, yar y raporar da dahi omak üzere, düzeni oarak tamamanacakt r. Y boyunca tüm kuüp üyeeri için afa daki dostuk etkinikeri pananm ft r: Di er (ütfen beirtin ): Eyem afamaar : KAYNAKLAR 19
Ek 2: Hafta k Program Örnek Gündemi Bafa Bitir Önerien süre Etkinik 5 dk. Topant Ça r s Yere geenekere göre 30 dk. Yemek ve Dostuk Dönemi 20 dk. Bafkan n Zaman Ziyaretinize geen Rotaryeneri ve misafireri tan t n. Yaz fmaar ve duyuruar Komite raporar Kuüp iferi 30 dk. Program Konufmac n n takdimi Konufmac n n sunumu Bafkan taraf ndan kapan f konufmaar 5 dk. Kapan f 20 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
Ek 3: Böge Asambesi Tart fma Soruar Böge asambesine kat madan önce bu e kitab n gözden geçirmeniz afa daki soruar ee aan tart fma oturumar n içeren e itiminize haz ranman za yard mc oacakt r. Bu soruar üzerinde düfünürken bu e kitab n n önceki böümerine bak n ve fikireri tart fmak için geçmif dönem ve geecek dönem idereriye konufun. Kuüp yönetimi komitesinin sorumuukar neerdir ve bu komitenin bafkan oarak sorumuukar n z neerdir? Hafta k programar nas süreki igi çekici ve amaca uygun tutars n z? Kuüp büteneri ve web sitesi hakk ndaki pan n z nedir? Komite üyeerinin göreverini yapmaar na nas yard m edebiirsiniz? Komitenizin uzun vadei ve y k hedeferi neerdir? KAYNAKLAR 21
Ça fma tabosu 1: Özet Böge asambesinde tamamanmak üzere Notar Görev ve Sorumuukar rtibatar Ö rendim... Ö renece im... 22 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
Ça fma tabosu 2: Hedefer Böge asambesinde tamamanmak üzere Uzun vadei hedefere uafmak için üç y k uzun vadei hedeferi ve y k hedeferi koymak amac ya bu ça fma tabosunu kuan n. Hedeferinizin afa daki özeikere sahip odu undan emin oun: Payaf an. Bir hedefin saptanmas na ve bu hedefe uaf abimesi için stratejier geiftirimesine kat an üyeer bunar n uyguanmas na da yürekten kat rar. Öçüebiir. Hedef, izenebiir somut bir de er beiremeidir. Zoru. Hedef, kuübünüzün geçmifteki bafar ar n n ötesine geçebiecek kadar iddia oma d r. Uaf abiir. Rotaryener bu hedefe edeki kaynakar kuanarak uafabimeidirer. Öze zaman. Hedef için son tarih beirenmei ya da zamanama yap ma d r. 4. oturumda Etkii Rotary Kuüperi için Panama Rehberi ni kuanarak kuüp ekiperinize bu ön hedefer üzerinde ça fmaya devam edeceksiniz. Uzun vadei hedef (fu andan itibaren geçeri omak üzere kuübünüz için üç y k hedef): 1. y y k hedef: 2. y y k hedef: 3. y y k hedef: KAYNAKLAR 23
Ça fma tabosu 3: Eyem Pan Böge asambesinde tamamanmak üzere Afa daki bofu a hedef taboar ndaki bir y k hedefi yaz n. Ard ndan her afamadan sorumu kifiyi, zaman diimini, iereme ifareterini ve gereki kaynakar beirterek bu hedefe uafmak için gerçekeftirimesi gereken eyem afamaar n beireyin. Y k hedef: Eyem afamas Kim sorumu oacak? Bu afama ne kadar sürecek? ereme nas öçüecek? Hangi kaynakar mevcut? Gereki kaynakar: 24 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
Böge asambesinde tamamanmak üzere Ça fma tabosu 4: Kuüp Yönetimi Komitesi Vaka Ça fmas Afa daki vaka ça fmas n okuyun, ard ndan bir sonraki sayfada buunan vaka ça fmas eyem pan n kuanarak Harbor Town Rotary Kuübü nün daha etkii yönetimesi için afama afama bir pan oufturun. Pan n z geiftirirken isteedi iniz soruar düfünün. Harbor Town Rotary Kuübü 10.000 kifiik bir fehirde yer a r. Harbor Town da çok say da küçük if yereri ve küçük bir ba kç k endüstrisi mevcuttur.. Son y arda, ne yaz k ki, yeri ekonomi büyük öçüde af r ba k avc nedeniye yavafam ft r. Kuübün 25 üyesi vard r. Bir zamanar topumun güçü bir parças yken önemi azam ft r. Yere bir ziyafet saonunda düzenenen hafta k kuüp topant ar na geneike kuüp üyeerinin yar s ndan çok az fazas kat r. Kat anar geneike haftadan haftaya ayn kifierin yan na otururar. Topant ara nadiren d far dan konufmac ar kat r ve ço unuka kat m sa ama ve yemek yemeden ibarettir. Bir üye kuübü terk etti inde geneike arkas ndan onu arkadaf izer. Kuüp aidatar ço unuka geç veriir ve bazen de topanmaz. Son y arda, baz kuüp idereri böge topant ar na kat mam ft r. Raporar yaz mam ft r ve kuüp arfiveri son derece düzensizdir. Kuübün en bafar etkinikeri aras nda yere bir gençik merkezini destekeme amaç y k ba k k zartma etkini i ve çevre ierden kat mc çeken y k gof turnuvas yer a r. Kuüp bu iki etkini i son 15 y d r yürütmektedir. Kuüp üyesi Rotaryener özverii omaar na ra men onar bir arada tutan fey gitgide azamaktad r. Böge guvernörü son zamanarda kuübün güçenmek için üzerinde düfünmesini istedi i yoar beirtmiftir. Kuüp hafta k topant ar nas daha verimi hae getirebiir? Hafta k programar n iyieftirimesi kat m n artmas n nas sa ayabiir? Üyeerin daha kat mc omas n sa amak amac ya dostuk unsuru hafta k topant ara nas bireftiriebiir? Kuüp, üye memnuniyetini art rmak için kendi bafar etkinikerine ne kadar güvenebiir? KAYNAKLAR 25
Böge asambesinde tamamanmak üzere Vaka Ça fmas Eyem Pan Eyem afamas Kim sorumu oacak? Bu afama ne kadar sürecek? ereme nas öçüecek? Hangi kaynakar mevcut? Kuübünüzde uyguayabiece iniz neeri ö rendiniz? 26 KULÜP YÖNET M KOM TES EL K TABI
Bu rehbereri kuanarak kuübünüzün geece ini panay n Kuüp Liderik Pan Stratejik Panama Rehberi Etkii Rotary Kuüperi için Panama Rehberi Rehberer birikte ça fmak için tasaranm ft r. www.rotary.org adresinden indirin. ULUSLARARASI ROTARY* 226A-EN (709)