Microsoft Excel Microsoft Excel Windows altında çalışan bir elektronik tablolama programıdır. Bu elektronik tablo, rakamlar, sözcükler ve tarih gibi verilerle amaca uygun olarak matematiksel işlemler içeren tablo ve şablon oluşturulan, grafik çizilen, temel veri tabanı işlemlerini destekleyen bir programdır. Excel ne işe yarar? Neler yapılabilir? Etkileşimli tablolar hazırlanır. İşlevler ve matematiksel formüllerle hazırlanan tablolarda değişkenlere göre sonuçlar veren tablolar oluşturulur. Ücret bordrosu, faiz hesaplamaları, enflasyona endeksli değerlendirme tabloları hazırlanarak değişkenlerin yaratacağı sonuçlar bulunur. Verilerle hazırlanan tabloların grafiklere dönüştürülmesi grafik sihirbazı ile kolayca sağlanır. Kolayca seriler oluşturulur. Bir veri tabanı biçiminde kullanılarak veriler üzerinde sıralama, arama, süzme gibi seçeneklerle uzun komut satırlarına gerek olmaksızın kolay bir çalışma biçimi sunar. Hücrelere ilişkin her kenar için bağımsız kenarlıklarla kolayca biçimsel tablolar yaratılır. İşlevlerle mantıksal karşılaştırmalar ve sözcük, terim, simge gibi sonuçlar veren tablolar hazırlanır. Saat ve Tarihleri sayısal verilere, sayısal verileri saat ve tarihlere dönüştürerek matematiksel işlemler yapılır. Bu özellikle vadeler, gün hesaplamaları kolay bir matematiksel işleme dönüşür. Geniş tablolar üzerinde kolayca hareket edebilme yeteneği ve arama seçenekleri ile verilerden olabildiğince yararlanılır. Metin yazabilme, matematiksel işlemler yapabilme, resim ekleme, nesne ekleme, grafik özellikleri ile bir çok farklı veriyi içeren sayfalar oluşturulur. Bir resim dosyası olarak eklenen şirket logosu, yapılan hesaplamayı içeren bir tablo, tablonun grafiksel görünüşü ve yorumunu içeren bir metin ile sayfa hazırlama olanağı sunar.
Microsoft Excel çalıştırıldığında 3 sayfadan oluşan boş bir çalışma kitabı yaratarak ilk görüntüyü hazırlar. Çalışma ekranındaki öğeleri tanımlayalım. Çalışma Ekranı Başlık Çubuğu Menü Çubuğu Standart Araç Çubuğu Biçimlendirme Araç Çubuğu Ad kutusu Formül Çubuğu Sütun Başlığı Etkin Hücre Satır Başlığı Çubuğu Çal??ma Sayf as? Yatay Dikey Kaydırma Excel, (Ekran boyutu, çözünürlüğü, görünüm oranı gibi değişkenlere bağlı olarak.) çok az sayıda hücre görünen bir çalışma kitabı sayfasını görüntüye getirir. Tablo, harflerle tanımlanan sütunlar ve sayılarla tanımlanan satırlardan oluşur. Bu tabloyu biçimsel olarak kavramak, Amiral Battı oyunu ve Satranç bilenler için daha kolay olacaktır. Her hücrenin bir etiketi vardır. Bu etiket, hizasındaki sütunu tanımlayan harf ve hizasındaki satırı tanımlayan sayıdan oluşur. Her bir çalışma sayfasında toplam 65536 adet satır ve toplam 256 adet sütun bulunur. İlk 26 sütunun etiketleri A dan başlayıp, Z de biter, ikinci 26 sütun ise AA dan başlayıp AZ de, sonraki 26 sütun BA dan başlayıp, BZ de biter. Sütun etiketleri bu şekilde toplam 256 sütunda IV'ye kadar sürer. Excel de veriler, bir çalışma sayfasında bulunan ve yatay satırlar ile düşey sütunlar halinde düzenlenmiş hücrelere girilir. Yapılacak işte birden fazla çalışma sayfasının gerekli olabileceği düşünülerek Excel, sayfaları çalışma kitapları halinde birleştirir. Oluşturulan her yeni çalışma kitabında başlangıçta üç çalışma sayfası bulunurken, toplam çalışma sayfası sayısı en fazla 255 olabilir. Çalışma sayfaları özel karakter([/? \ * :. ] gibi) ve işlem için kullanılan karakterleri içermedikçe istenildiği gibi adlandırılabilir. Daha önce çalışılmış ve kullanan kişiye göre özelleştirilmiş bir Excel ekranı ile karşılaşılabilir. Bunun için öncelikle kurulum üzerine başlatılmış bir Excel ekranının oluştuğu öğeleri düzenleyelim.
Başlık Çubuğu: Ekranı kaplayacak biçimde yerleştirilmiş belgenin adı, çalışan programın adı, pencere yönetim araçları(simge durumuna küçült, Ekranı kapla/önceki boyut, Kapat) yer alır. Menü Çubuğu: Excel e ilişkin yerleşik menüler yer alır. Standart Araç Çubuğu: Genel düğmelerle birlikte Excel e özel sık kullanılan düğmeler bulunur. Biçimlendirme Araç Çubuğu: Hücrelerin biçimlendirilmesine ilişkin sık kullanılan düğmeler bulunur. Formül Çubuğu: Sayfa yatay boyutları, paragraf girintileri, sekmeler varsayılan ölçü birimi ile görüntülenir. Nesnelere(Metin kutusu, sütun vb.) ilişkin düzenlemelerde cetvel ile yapılabilir. Satır ve Sütun başlıkları: Sayfa dikey boyutları belirlenebilir. Dikey ve Yatay Kaydırma Çubuğu : Çalışma sayfası üzerinde (Yatay ve dikey) kolay hareket etmeyi sağlayan çubuklar. Durum Çubuğu : Belgede o an konumunuz ve yaptığınız işlemlerin görüntülendiği çubuk. Menüler Excel, Word'den çok farklı olmayan bir menü sunar. Menü başlıklarında Tablo seçeneği Word'de olmasına karşın, Excel tümüyle bir tablo olduğundan bulunmaz. Tablo seçeneği yerine Veri seçeneği, Excel'de veri tabanı özelliklerinin kullanılmasını sağlar. Menülerde altı çizili harfler alt tuşu ile birlikte menünün açılmasını sağlar. Excel Çalışma Ekranını Düzenlemek Excel ekranı anlatılırken ilk kurulumun ardından görüntüye gelen ekran açıklanmıştır. Bu ekranı kişiler kullanımlarına göre özelleştirebilirler. Bir kullanıcının özelleştirdiği ekranı yine ilk kurulumla gelen ekran haline getirmek için gereken düzenlemeler Görünüm menüsünde yer alır. Görünüm menüsünde görünüş biçimi açısından iki seçenek sunulmuştur, Normal ve Sayfa Sonu Önizleme. Çalışma için Normal seçilir. Sayfa Sonu Önizleme sayfa sonlarında değişiklik yapmak için kullanılır. Görünüm menüsünün ikinci bölümünde ekranda yer alması istenen çubuklar belirlenir. Araç Çubuklarından Standart ve Biçimlendirme araç çubuğu seçildiğinde yanında onay imi belirir. Ekranda kullanılan alanı azaltacağından gerekmedikçe diğer araç çubukları seçilmez. Formül Çubuğu ve Durum çubuğu sürekli gerek duyulacak iki seçenektir. Onay imi ile seçilmiş olmalıdır. Yakınlaştır seçeneğinden çalışma gereğine göre; yazdıklarınızı okuyabilecek, görüntüye olabildiğince fazla veri alacak bir oran seçilir. Çalışma sayfasında Gezinme ve Seçim Yöntemleri
Excel'i verimli ve hızlı kullanabilmek için sayfa üzerinde gezinirken, seçim yaparken, klavyeden yön ve davranış tuşlarından yararlanılır. İmleci; sağ ok, sağa doğru bir hücre sol ok, sola doğru bir hücre yukarı ok, yukarı doğru bir hücre aşağı ok, aşağı doğru bir hücre Page Up, bir ekran yukarı Page Down, bir ekran aşağı Home, bulunduğu satırın başındaki hücreye hareket ettirmenizi sağlar. End tuşuna basıldığında durum çubuğunda SON yazısı belirir, ardından basılan yön tuşu yönünde, gidilebilecek son hücreye ilerler. Burada gidilebilecek son hücre tanımlaması içeriği dolu bir hücrede bulunuluyorsa o yönde son dolu hücreye, boş hücrede bulunuluyorsa son boş hücreye gidileceğini anlatır. Yön tuşları Control (Ctrl) ile birlikte kullanıldığında, End ve yön tuşları kullanılmış gibi gidilebilecek son hücreye ilerler. Ctrl + Page Up, bir önceki çalışma sayfasına Ctrl + Page Down, bir sonraki çalışma sayfasına geçişi sağlar. Ctrl + Home, A1 hücresine Ctrl + End, Veri girilmiş en son hücreye ulaşmanızı sağlar. Üst Karakter (Shift) tuşu, hareket sağlayan tuşlarla birlikte kullanıldığında hareket yönünde seçim yapılmasını sağlar. Örneğin; Üst karakter + sağ ok, sağa doğru bir hücre, Üst karakter + Page Down, aşağı doğru bir ekran seçer. Tek Bir Hücre Seçimi İmlecin bulunduğu yerdeki hücre(etkin hücre) seçilidir. Bir çalışma sayfasında bir tane etkin hücre bulunur. Bu hücrenin kenarları kalın ve çerçevelidir. Resimde A1 hücresi seçilidir. Ad kutusunda seçili hücrenin etiketi görüntülenir. Komşu hücreleri seçmek : Bitişik hücreleri seçmek için hücre üzerinde fare işareti kalın haç biçimindeyken fare sol tuşu tıklanarak iki yönde sürüklenir. Oluşturulan çerçeve içine giren tüm hücreler seçilmiş olur. Bu resimdeki seçimde, Ad kutusunda (5R x 2C) ile gösterilen 5 satır(row) ve 2 sütun (Column) seçildiği gösteriliyor.
Bitişik olmayan hücreleri seçmek: Bitişik olmayan hücreleri seçmek gerektiğinde seçim CTRL tuşu ile birlikte fareyle yapılır. Ctrl tuşu basılıyken fare ile istenen hücreler seçilir. Satırları ya da Sütunları Seçmek: Satır ya da sütunları tamamen seçmek için Satır başlığı ya da sütun başlığına fare ile tıklamak yeterlidir. Fare satır ya da sütunun başlığındayken tıklanıp sürüklendiğinde bitişik olanlar seçilir. uzak satır ve sütunlar yine Ctrl tuşu basılıyken fare ile seçilir. Resimde koyu renkli olan B ve D sütunları 3, 5 ve 6. satırlar seçilmiştir. Satır ve sütunların boyutları Excel de Satır yüksekliği x Sütun genişliği (12,75 x 8,43) standart hücre boyutları(e1 hücresi) sunar. Bu boyutlar değiştirilebilir. Biçim Satır Yükseklik, Biçim-Sütun Genişlik menüleri ile girilecek sayısal değerlerde hücre boyutları oluşur. Excel hücrelerine sayısal veriler girildiğinde sütun, girilen sayı görüntülenecek biçimde (B3 hücresi) genişler, metin girildiğinde ise yan hücreleri doldurarak(a2 hücresi) görüntülenir. Metin girilen hücrenin yanındaki hücrede veri olduğunda hücre genişliği kadarı görüntülenir. Resimde, Formül çubuğunda A3 hücresinin içeriğinin A2 ile aynı olduğu görünmektedir. Yazı tipi boyutu büyütüldüğünde satır yüksekliği veriyi görüntüleyecek (A5, A6, A7, A8 hücreleri) kadar kendiliğinden artar. Boyutlar satır, sütun başlıklarının bitiş çizgisinden fare ile sürükle bırak yöntemiyle büyütülüp, küçültülebilir. Birden fazla sütun ya da satır seçilip, yalnızca seçili olanlardan birinin boyutu değiştirildiğinde diğerleri de aynı boyuta gelir. Bir sütun genişliği ya da satır yüksekliğinin içindeki veri kadar boyuta ulaşması isteniyorsa; menüden Biçim-Sütun-En Uygun Genişlik ya da Biçim-Satır En Uygun Yükseklik seçilir.
Sütun ya da satır başlığının bitiminde fare ile çift tıklamak kolay biçimlendirme yoludur. Excel hücrelerine veri girişi Excel girilen veriyi kendiliğinden algılayacak ve hücre biçimini veri niteliğine dönüştürecek biçimde düşünülmüştür. Bu kolaylığıyla aslında ayrıntıya gerek olmayan anlatım olması gerektiği düşünülür. Ancak hücre bir kez biçimlendikten sonra yeniden bir başka biçime dönüşmesi ya da girilen verinin Excel in algıladığı biçimde olmaması durumunda sorunlar ortaya çıkar. Bu özelliği bilerek kullanmak ise bir çok işlemde kolaylık sağlar. Öncelikle Excel de bir hücrenin alabileceği veri biçimlerini bilmek gerekir. Genel, belirli bir sayı biçimi yoktur. Girilen veriyi tanıyarak, kendiliğinden veriye göre biçim almasını sağlayan hücre biçimidir. Sayı, genel sayı görünümü için kullanılır. Ondalık basamak sayısı belirlenen, 1000 ayırıcısı(.) kullanılabilen, girilen veriyi sayısal değer kabul eden biçim. Para Birimi, genel parasal değerler için kullanılır. Veriyi bilgisayarın denetim masası ayarlarında belirlenen ülke para birimi biçiminde görüntüler. Finansal, para birimi simgelerini ve ondalık ayırıcıları bir sütun içinde hizalar. Tarih ve saat, tarih ve saat seri sayılarını tarih değeri olarak görüntüler. Yüzde Oranı, hücre içeriğini 100 ile çarpar ve sonucu bir yüzde simgesi ile birlikte görüntüler. Kesir, girilen veriyi kesirli görüntüler. Bilimsel, 2 basamaklı ondalıktan sonra ne kadar devam ettiğini görüntüler. Metin, hücre içinde sayı bile olsa metin olarak yorumlar. Hücre tam olarak girildiği gibi görüntülenir. Özel, Posta Kodu, Telefon Numarası, Sigorta numarası gibi özel biçimleri olan verileri belirlenmiş biçimde görüntüler. İsteğe Uyarlanmış, isteğinize göre biçimlendirdiğiniz hücrelerle özel kodlamalar ya da biçimler görüntülenir. Hücreler biçimlendirildikten sonra girilen veriyi önceden biçimlendirildiği gibi görüntülemeye çalışır. Veri girilirken kimi karakterler Excel açısından anlam taşır. (/), (.) ve (,) karakterlerini 22 ile 7 arasına koyduğumuzda hücrede aldığı biçimleri gösteren bir tablo aşağıdaki gibi oluşur. Örneğin; 22/7 yi doğrudan tarih olarak algılar. Ancak sayı olarak biçimlendirilmiş bir hücrede bunu matematiksel işleme dönüştürüp 3,14 sonucunu üretir. Finans, Kesir ve Bilimsel hücre biçimlerinde 3 1/7 olarak görüntülenir. Tarih ve saatleri ise bir sayıya karşılık tutar. 22/7 ve 22.7 biçimindeki girişleri Tarih biçiminde 22.07.2002 olarak görüntülerken 22,7 biçiminde girişin matematiksel karşılığını tarih olarak 22.01.1900 biçiminde görüntüler. Bunun nedeni tarih hesaplamalarında en küçük değer olarak 1 i, 01.01.1900 e eşitler. Artan her sayı bir güne eşittir. Bu nedenle 22,7 sayısı 22.01.1900 ü gösterir.
Veri girişleri etkin olan hücreye yapılır. Klavyenin tuşlarına dokunulduğu anda hem hücrede hem de Formül Çubuğunda yazılanlar görüntülenir. Verinin ne tür olduğu giriş tamamlandıktan sonra belirlenir. Veri girişinde sorun olan Excel in kendiliğinden kabul ettiğinin dışında bir biçimde veri girmektir. Örneğin 0 ile başlayan okul numarası türünde verileri Excel sayı kabul ettiğinden soldaki sıfırlar anlam taşımaz, silinir. Bunun için önceden hücre biçimi belirlenmiş olmalıdır. Hücre biçimini değiştirmeden bazı karakterler ekleyerek istendiği gibi veri girişi yapılır. Solda sıfır olan numarayı girmek için; 0011001001 öğrenci numarasının başına tek tırnak imi konur. 0011001001 şeklinde girilir. Bir kesrin tarih olarak girilmesini önlemek için; 1/4 yerine sıfır ve boşluk konur. 0 1/4 şeklinde girilir. Negatif sayılar önünde (-) ile ya da ayraç () içinde yazılır. Baştaki (+) işaretini gözardı eder. Genel sayı biçimi olan hücrelerde Excel sayıları tamsayı olarak(789), tamsayı kesirleri olarak(7,89) ya da sayı hücrenin boyutundan büyükse bilimsel simgelemeyle(7,89e+08) görüntüler. Genel biçimi, ondalık virgülü, E ve + gibi karakterleri de içermek üzere en fazla 11 basamak görüntüler. Daha fazla basamağı olan sayıları kullanmak için yerleşik bilimsel sayı biçimi(üstel simgeleme ya da özel bir sayı biçimi) uygulanabilir. Görüntülenen basamak sayısına bakmaksızın Excel sayıları eb fazla 15 basamak duyarlıkla depolar. Sayının 15 ten fazla basamakları sıfıra(0) dönüşür. Girilen veriyi değiştirmek Bir hücreye veri girişi yapılırken yanlış yazdığınızı fark ettiğinizde ya da girilen veriyi değiştirmek istediğinizde Backspace tuşu ile değiştirmek istediğiniz yere kadar silmeniz gerekir. Veri girişi sırasında yön tuşlarına dokunduğunuzda veri tamamlanmış kabul eder ve bastığınız tuş yönünde bir hücre ilerler. Ancak silmeden geriye dönebilmek için F2 tuşuna bir kez basılır. Sol yön tuşu ile değiştirmek istenen yere gidilir. Önceden veri girilmiş bir hücreyi değiştirmek istendiğinde hücrenin üzerine gelip, F2 tuşuna basılır ya da fare ile formül çubuğuna tek tıklanır.
Matematiksel formül yazmak İşleçler, bir formülün öğeleri üzerinde yapılacak hesaplama türünü belirtir. Excel, dört farklı hesaplama işleci türü içerir; aritmetik, karşılaştırma, metin, başvuru. Aritmetik İşleçler: Aritmetik işleçler, toplama, çıkarma, çarpma ve bölme gibi temel matematiksel işlemleri yapar. Sayıları birleştirir ve sayısal sonuçlar verir. Aritmetik işleç Anlamı Örnek Sonuç + (Artı imi) Toplama =3+4 7 - (Eksi imi) Çıkarma =3-1 2 * (Yıldız imi) Çarpma =3*3 9 / (İleri eğri çizgi imi) Bölme =6/3 2 % (Yüzde imi) Yüzde =200*20% 40 ^ (Şapka imi) Üs alma =3^3 27 Hücrelere eşittir(=) ile başlayan matematiksel bir işlem girildiğinde sonucu görüntüler. Matematiksel tüm işlemler eşittir(=) ile başlar. =3+4 İşlemi yazıldığında formül çubuğunda =3+4 görüntülenirken hücrede işlemin sonucu 7 görüntülenecektir. Karşılaştırma İşleçleri Karşılaştırma işleçleri, iki değeri karşılaştırır, sonuç olarak Doğru ya da yanlış mantıksal değerini verir. Metin İşleci & Metin işleci, iki ya da daha fazla metin değerini birleştirerek tek bir metin parçası olarak verir. Metin işleci kullanırken hücre etiketleri verilerek hücrelerdeki metinler birleştirilebilir. Bir hücreden alınan sayısal sonuç metin ile birleştirilebilir.
Resimde, Excel in metin işleci kullanılarak hazırlanan bir gider makbuzu görülmektedir. Yalnızca gün sayısı, yevmiye ve alacaklı adı girilerek hazırlanan makbuz altta geçen metne bu verileri kendiliğinden aktarır. Başvuru işleçleri : (İki nokta üst üste) Belirtilen iki başvuruyu da içermek üzere arasındaki bütün hücreleri kapsar. B1:B4 Yazıldığında den anlamı kazanır, B1 den B4 e kadar tüm hücreleri(b1,b2,b3,b4) kapsar. Resimde TOPLA işlevi ile birlikte kullanıldığında bu dört hücreyi toplayıp 1111 sonucunu verir. ; (Noktalı virgül) Yalnızca belirtilen başvuruları belirtir. C1;C4 Yazıldığında ve anlamı kazanır, C1 ve C4 hücrelerini kapsar. Resimde TOPLA işlevi ile birlikte kullanıldığında bu iki hücreyi toplayıp 2002 sonucunu verir. (Tek boşluk) İki başvuru arasındaki ortak hücrelere bir başvuru verir. Kesişme işlecidir. Resimde C1 den C4 e kadar olan hücreler ile B3 ten D3 e kadar olan hücreler arasında tek kesişme C3 hücresindedir. C3 hücresinde yazılı değer olan 200 sonucunu verir. Excel de öncelikli işlemler Formüller oluşturulurken öncelikli işlemleri belirlemek parantezlerle() sağlanır. Excel önce parantezleri hesaplar. Ardından aritmetiksel işleçler sırasıyla; Üs alma(^), Çarpma(*), Bölme(/), Toplama(+), Çıkarma(-) hesaplanır. Bu öncelik sırası formüllerde sonuçların farklı çıkmasına yol açar. Formülü düşünüş biçimine göre yazalım. 4 ile 6 yı toplayalım, 10 eder, 3 ile çarptığımızda 30 eder. Bunu düşündüğümüz biçimde =4+6*3 olarak Excel de formüle ettiğimizde sonuç; öncelik çarpımda olduğundan 6 çarpı 3 eşittir 18 ve 4 ile toplandığında 22 olarak çıkar. 4 ile 6 nın toplamını 3 ile çarpmak istiyorsak formül =(4+6)*3 olarak yazılmalıdır. Öncelik parantezlerde olduğundan Excel işlemi istediğimiz şekilde yapacaktır. Excel de Hücre Etiketleriyle Formüller Oluşturmak Matematiksel işleçler anlatılırken aritmetik işleçlerde Excel in toplama, çıkarma, çarpma, bölme işlemlerini sayılar arasında yapabildiğini gördük. Karşılaştırma, metin ve başvuru işleçleri anlatılırken formüllerde hücre etiketleri yer aldı. Hücre etiketleri tüm formüllerde kullanılabilir. Aritmetik işlemlerde hücre etiketleri sıradan matematiksel formüller biçiminde yer alır. X+Y formülü ya da a/2+b olarak yazılacak bir formül yalnızca değişken adları hücre etiketleri ile verilerek yazılır. X in yerini A1 hücresi, Y nin yerini B1 hücresi alan formülde sonuç, iki hücrenin toplamını verir.
Resimde, anlatıldığı gibi bir formül oluşturulduğu formül çubuğunda görülmektedir. Formüller hücre etiketleri ile oluşturulduğunda verilen hücre adreslerinden birinin içeriğindeki değişiklik doğrudan sonucu etkiler. İkinci resimde formülde herhangi bir değişiklik yapılmadığı formül çubuğunda görünmektedir. Yalnızca A1 hücresindeki 3 sayısı 5 ile değiştirilmiş, sonuç 9 olmuştur. Araç Çubukları Görünüm Araç Çubukları menüsü yardımıyla istenilen araç çubukları görüntüye eklenir. Her seçilen araç çubuğunun yanında onay imi belirir. Bir kez seçim yapıp, birden fazla araç çubuğunu seçmek ya da görünümden kaldırmak gerektiğinde Özelleştir... menüsü Araç Çubukları sekmesi aracılığıyla tüm seçimler yapılabilir. Excel ilk çalışma ekranında Standart ve Biçimlendirme Araç Çubukları yer alır. Standart Araç Çubuğu Genel kullanıma ilişkin düğmeler (Yeni, Aç, Kaydet, Kes, Kopyala,Yapıştır vb.) yer alır. Yeni: Varsayılan düzenlemelerle yeni, boş çalışma kitabı açar. Aç: Kaydedilmiş çalışma kitaplarını açar. Kaydet: Çalışma kitabını daha önce tanımlanmış yol ve ad ile kaydeder. Yazdır: Çalışma sayfası yazıcıya çıktı olarak gönderilir. Baskı Önizleme: Çalışma sayfası yazdırılmadan önce kağıt üzerindeki konumu belirlenir. Yazım ve Dilbilgisi: Çalışma sayfasında yazım ve dilbilgisi denetimi yapılır. Kes: Seçilen bölüm ya da nesne taşıma için panoya aktarılır. Kopyala: Seçilen bölüm ya da nesne çoğaltma için panoya aktarılır. Yapıştır: Kes ya da Kopyala ile panoya aktarılan hedefe yapıştırılır. Biçim Boyacısı : Etkin hücredeki biçimlendirmeler hedeflenen konuma aktarılır. Geri al Yenile : Son yapılandan başlayıp işlemler sırayla geri alınır, geri alınan yenilenir ya da son işlem yinelenir. Köprü Ekle: Diğer belge, dosya, slayt, işaret ve web adreslerine geçiş sağlayacak köprü eklenir. Otomatik Toplam: Alt alta ya da yan yana olan hücrelerin toplamını alacak TOPLA işlevini otomatik olarak oluşturur. İşlev Yapıştır: İşleçlerle gerçekleştirilen işlemler dışında işlevler kullanılarak 200 den fazla komut verilebilir.
Biçimlendirme Araç Çubuğu Artan sıralama: Excel i veri tabanı özellikleriyle kullanımında seçilen satır ya da sütundaki verileri küçükten büyüğe doğru sıralar. Azalan sıralama: Seçilen satır ya da sütundaki verileri büyükten küçüğe doğru sıralar. Grafik Sihirbazı: Excel verilerini standart grafik biçimlerinden biriyle grafiğe dönüştürür. Çizim: Otomatik şekiller, metin kutusu, gölgelendirme, Wordart, vb. için çizim araç çubuğunun açılmasını sağlar. Yakınlaştır: Görünüm büyüklüğünü ayarlar. Yardım: Programla ilgili yardım almak için kullanılır. Hücre ve metin biçimlendirmelerine ilişkin düğmeler(yazı tipi, boyutu, rengi, vb.) yer alır. Yazı Tipi ve Boyutu: Etkin olan hücreler sistemde yüklü olan yazı tiplerine göre biçimlendirilir ve boyutlandırılır. 1-409 Arasında değişen büyüklüklerde boyut belirlenebilir. Yazı Tipi Biçemi Kalın : Kalın yazı tipi biçemine çevirir, vurgulu bir biçem sağlanır. İtalik : İtalik yazı tipi ayırt edici bir biçem olarak kullanılır. Sağa doğru yatık duruma getirir yazıyı. Özellikle başka kaynaklardan alıntıların italik ile gösterilmesi benimsenmiştir. Altı Çizili : Seçili hücre ya da metnin atlı çizili olmasını sağlar. Hücre Hizalama Sola Hizala : Seçilen metni ya da sayıları hücrenin sol kenarına yaslanacak şekilde biçimlendirir. Ortala: Seçilen metni ya da sayıları hücrenin ortasına gelecek şekilde biçimlendirir. Sağa Hizala: Seçilen metni ya da sayıları hücrenin sağ kenarına yaslanacak şekilde biçimlendirir. Birleştir ve Ortala: Birden çok hücreyi birleştirerek tek bir hücre yaratır. Birleştirme sırasında seçime başlanan ilk hücredeki verileri birleştirilen yeni hücrede ortalar ve hücre alt çizgisine bitiştirir. Hücre birleştirildiğinde sol üstte yer alan hücre adıyla etiketlendirilir. Biçimsel tablolar hazırlarken kolaylık sağlar. Para Birimi: Etkin hücre biçimini Para Birimi olarak değiştirir. Denetim Masası nda Bölgesel Ayarlar dan seçilen Ülke Para Birimi hücredeki sayısal veriye uygulanır. Yüzde: Sayısal veriyi 100 ile çarparak % işareti ile gösterir. 0,7 verisi bu biçimlendirme ile 70 % şeklini alır. Virgül: Sayısal veriyi binlik ayraçlar ve 2 ondalık basamağıyla görüntüler. Veri ondalıkta görüntülenmeyen 2 basamak ile birlikte kolayca okunabilecek biçim alır. 1000000 biçiminde görüntülenen veri 1.000.000,00 biçimini alır
Ondalık artır, azalt: Ondalıklı görüntülenen verinin basamak sayısını artırır ya da azaltır. Girintiyi azalt, artır: Hücre içindeki veri, girintiyi artır seçeneği ile hücre içinde sağa doğru, girintiyi azalt seçeneği ile de hücre soluna doğru kaydırılır. Kenarlıklar: Açılan pencereden hücrelere seçilen biçime göre kenarlık eklenir. Seçili hücrelerin yalnızca bir yönüne(sağ, sol, üst ya da alt) kenarlık koyulabileceği gibi, seçimin çevresi ya da seçimin içinde kalan tüm hücrelerin 4 çevresine kenarlık eklenebilir. Vurgu: Hücre arka plan rengi değiştirilir. Yazı Tipi Rengi: Yazı rengi değiştirilir. Hücre Etiketlerini Değiştirmek. Hücre etiketleri ad kutusundan değiştirilebilir. Excel in bu özelliğini işlevsel olarak kullanmak kolaylık sağlar. Hazırlanan büyük tablolarda önemli olan hücrelere içeriğiyle ilgili adlar verilerek istenen hücreye kolayca ulaşım sağlanır. Hazırlanan büyük tablonun AN616 etiketli hücresinde sonucun olduğunu varsayalım. Bu hücreye ulaşmak için onlarca kez tuşlara basmak ya da fareyle kaydırma çubuklarını kullanmak yerine AN616 etiketli hücre etkinken fareyle Ad Kutusuna tıklayıp istenen ad yazılır. Bu hücrenin yapılan tüm işlemlerin sonucu olduğunu kabul edelim. Ad Kutusuna Sonuç yazarak enter tuşu ile adlandıralım. Artık Çalışma sayfasının herhangi bir yerindeyken ad kutusuna tıklayıp, Sonuç yazıldığında etkin hücre AN616 olacak, bu hücreye kolayca ulaşılacaktır. Bu şekilde adlandırılan hücreler, formüllerde hem adres etiketleri ile hem de verilen yeni adla yer alabilir. Excel de Veri Biçimlerinin Sonuçları Excel de veriler farklı biçimlerde işlendiği için kimi kolaylıklar sağladığı gibi kimi zaman hata veren sorunlara yol açar. Veri tiplerinin nasıl kullanıldığını bilmek hem bu özellikten yararlanmayı sağlayacak hem de çözüm üretecektir. Tarih hesaplamaları sayılara karşılık tutulur. Tarihlerin sayılara karşılık tutulması bize gün hesaplamalarını kolayca yapmayı sağlar. Vade bitiş tarihi, faiz hesaplamalarında bu özellikle kolayca işlem yapılır. Bu özelliğe ilişkin iki örnek, resimdedir.
Önce 31.12.2002 tarihinde Cumhuriyetin kuruluşunun kaçıncı günü olduğunu hesaplatalım. A1 hücresine 31.12.2002, A2 hücresine Cumhuriyetin ilan edildiği 29.10.1923 tarihleri yazılır. A3 hücresine [=A1-A2] formülü yazılır. A3 hücresinin hücre biçimi Biçim-Hücreler menüsünden sayıya dönüştürülür. Geçen gün sayısı 28.918. İkinci örnekte 10.12.2002 tarihinde verilen bir borç için 60 günlük senet hazırlanacağı düşünülmüştür. Tarih, C1 hücresine, eklenecek gün sayısı, C2 hücresine girilmiş, C3 hücresinde de bu iki hücre [=C1+C2] toplanmıştır. Sonuç 08.02.2003 tarihidir. Benzeri bir hesaplama saat için de söz konusudur. Saat ondalık basamaklı sayılar olarak sayısal karşılık bulur. 0,25 06.00 ya 0,5 12.00 ye 0,75 18.00 e karşılık gelir. 19.57 gibi dakika ayrıntısı olan bir zamanı 0,83125 ile tanımlar. Bu hesaplamanın tümü 60 dakikalık 24 saatin toplam 1440 parçalık bir payda oluşturduğu üzerinedir. Hücre birleştirme Excel de biçimsel olarak hazırlanacak formlar söz konusu olduğunda en büyük gereklilik alt alta ya da yan yana gelen farklı boyutlarda hücrelerdir. Excel in Biçimlendirme Araç Çubuğundaki Birleştir ve Ortala düğmesiyle istenen sayıda hücre birleştirilir. Hücreleri birleştirmek için birleşmesi istenen hücreler seçilir ve Birleştir ve Ortala düğmesi tıklanır. Resimde birleştir ve ortala özelliği kullanılarak bir stok kartı hazırlanmıştır. Yatay olarak; BARDAK yazılı B1, C1, D1, E1, F1 ve G1 hücreleri, Giren Mal yazılı B2, C2, D2 hücreleri, Çıkan Mal yazılı E2, F2, G2 hücreleri birleştirilmiş, Dikey olarak, Tarih yazılı A2, A3 hücreleri birleştirilmiştir. Resimde dikey olarak birleştirilmiş A2 ve A3 hücreleri etkindir. Birleştirmede sol ve üstte olan hücre etiketi birleşmiş hücrenin etiketi olduğundan Ad kutusunda A2 etiketi görüntülenir. Birleştirme işlemi hem yatay, hem dikey, hem de yatay ve dikey birlikte yapılabilir. A1, B1, C1, A2, B2, C2 hücrelerinden oluşan 6 hücrelik bir hücre oluşturulabilir. Birleştirilmiş hücreleri ayırmak Birleştirilmiş hücreler tek bir hücre biçimini almıştır. Birleştirilmiş hücre seçiliyken Biçim Hücreler menüsüyle biçimlendirme sekmelerine ulaşılır. Hizalama sekmesinde Metne ilişkin tüm biçimlendirmeler yer alır. Metin Denetimi bölümünde Hücreleri birleştir (resimde olduğu gibi) onay kutucuğu işaretlidir. Bu onay imi kaldırıldığında hücreler eski biçimine dönecektir. Yine
seçilen hücreleri birleştirmek için bir başka yöntem olarak bu sekmedeki kutucuk kullanılabilir. Hücre biçimlendirme Excel de verinin biçimlendirilmesi dışında bir biçimlendirme de hücre için söz konusudur. Biçimlendirme araç çubuğunda yer alan düğmelerle kolayca yapılan yazı tipi, boyutu, rengi, kenarlık gibi biçimlendirmeler dışında da hücre ve içeriği ile ilgili biçimlendirmeler yapılabilir. Biçim Hücreler menüsünde hücre biçimlendir penceresi açılır. Bu pencerede 6 farklı biçimlendirme sekmesi bulunur. Yukarıdaki resimde görüldüğü gibi, Sayı, Hizalama, Yazı Tipi, Kenarlık, Desenler Koruma sekmeleri biçimlendirme seçeneklerini oluşturur. Sayı sekmesinin hücredeki veri biçimlerini belirlediği Excel Hücrelerine Veri Girişi başlığı altında anlatıldı. Hizalama Hücrelerdeki verinin hücre için duruşunu belirleyen sekmedir. Hizalama sekmesinin Birleştirilmiş Hücreleri Ayırmak başlığında yer alan resme göre incelendiğinde Yatay menüsünde Biçimlendir Araç Çubuğunda yer alan sağa, sola hizala ve ortala seçenekleri yer alır. Araç Çubuğunda yer almayan iki yana yaslama özelliği bu menüde bulunur. Birden fazla hücreye ortalanması gereken veriler için, ortalamak istenen hücreler seçildikten sonra Seçim Arasında Ortala seçilir. Doldur seçeneği ile hücre tüm uzunluğuyla verilen karakter ile doldurulur. Hücrenin genişliğinin değiştirilmesi bu hücrenin bu karakter ile dolu oluşunu değiştirmez. Bu özellikle (%), (x), (&), (+) gibi karakterlerle hücreyi dolduran çizgiler yaratılacağı gibi, harfler ve sözcüklerle de hücreler doldurulur. Solda Sdü harfleriyle sağda ise aynı hücrenin almaktadır. Her ikisinde C1 hücresidir. Formül çubuğunda her kez Sdü yazıldığı görünmektedir. doldurulmuş bir hücre, genişletilmiş biçimi yer de etkin hücre görünen ikisinde de yalnızca bir Dikey hizalama ile yazı tipi boyutundan yüksek hücrelerde yazının dikey olarak görüntüleneceği yer belirlenir. Dört seçenekli menüde, birden fazla satır yer alan hücreler için, İki yana yasla seçeneği satırları yukarı ve aşağı eşit olarak dağıtır.
Yönlendirme, hücre içindeki veriyi açı ile yazma olanağı sağlar. Yukarı-Aşağı butonu ile girebileceğiniz açı, fare ile saat biçimindeki açı kutucuğundan sürükle-bırakla da verilebilir. İki yönde belirlenebilecek açı (90, -90) arasında 180 o verilebilir. Resimde bir hücre + 45 derecelik açı ile biçimlendirilmiştir. 45 o açı hücrenin sağ ucunu açı kadar yükseltir. Metin denetiminde, genişliği hücreye sığmayan verinin hücre genişliği artırılmadan ne şekilde biçimlendirileceği belirlenir. Metni Kaydır onay kutucuğu ile bir hücreye sığmayan veri, hücre yüksekliği artırılarak sığdırılır. Resimdeki B1 hücresinde Sığmayan Metin sütunun genişliği değiştirilmeden, iki satır haline getirilip, hücreye sığdırılmıştır. Uyacak şekilde daralt onay kutucuğu, veriyi hücre genişliğine sığacak biçimde küçültür. Yazı tipi boyutu hücre genişliğine bağlı olarak değişir. Daha sonra yapılan hücre genişliği değişiklikleri de yazı tipi boyutunu değiştirir. Resimde B2 hücresinde Sığmayan Metin sığacak biçimde küçültülmüştür. Hücreleri Birleştir onay kutucuğu, B3 ve C3 seçildikten sonra işaretlenmiştir. B3 hücresine Sığmayan Metin birleştirilen B3, C3 hücrelerinde görüntülenmiştir. Resimde etkin olan hücre, birleştirilmiş ve B3 adını almış B3, C3 hücreleridir. Yazı Tipi Excel de metinleri biçimlendirmekte Biçim Hücreler menüsünün Yazı Tipi sekmesi kullanılır. Yazı Tipini biçimlendirmeye ilişkin tüm öğeler bu sekmede yer alır. Seçilen hücreler ya da karakterler Önizlemede görüntülenerek biçimlendirilir. Yazı Tipi sekmesi biçimlendirmeye ilişkin 5 seçenek sunar. Menü biçiminde seçim yapma olanağı veren Yazı Tipi, Tazı Tipi Stili, Boyut, Alt çizgi ve Renk seçenekleri dışında onay kutucukları ile efektler verilir. Resimde menüler ve onay kutucukları ile biçimlendirmeye örnek Önizlemede görünmektedir. Hücre içinde Alt Simge ya da Üst Simge olarak yazılması gereken karakterler de efektlerden seçilir.
Kenarlık Excel in kenarlık sistemi hücrelere yerleştirilecek kenarlıkları belirlemek üzeredir. Biçim Hücreler menüsünde kenarlık sekmesi ile hücrenin hangi kenarının hangi çizgi ile biçimlendirileceği belirlenir. Kenarlık belirleme, önce stil ve renk belirlenerek ardından fare ile istenen kenara tıklama ile yapılır. Resimde seçilen tüm alanın çevresi kalın çizgi ile, seçim içinde kalan satırların arası kesikli çizgiyle, sütunların arası ise ince çizgi çizecek şekilde belirlenmiştir. Belirlenen biçimde verilmiş kenarlık Excel hücrelerine resimdeki gibi yansır; Kalın çizgi ile çerçeve, yatay kesikli çizgiler, dikey ince çizgi. Desenler Hücrelerin art alanı(yazının arkasında alan) renk ve desenlerle doldurulabilir. Desenler menüsünden seçilen renk ve desenlere örnekten izlenerek istendiği gibi biçimlendirilir. Resimde görüldüğü gibi yatay, dikey çizgili ya da noktalı desenlerle hücreler dikkat çekici şekilde biçimlendirilebilir.
Koruma Bir hücreye ilişkin değerler, formüller ya da biçimlendirmeler değiştirilmemesi için korunabilir. Biçimlendirme de bir sekme olarak sunulan koruma iki onay kutucuğundan oluşur. Çalışma sayfası Araçlar Koruma Sayfayı Koru menüsünden açılan pencerede içerik, nesneler, senaryolar onay kutucuğu ile seçilerek (İstendiğinde şifre ile) koruma altına alınır. Kilitli onay kutucuğu seçili hücreler hiçbir biçimde değiştirilemez, Gizli onay kutucuğu seçili hücrelerde formüller de görüntülenmez. Çalışma sayfası koruma altına alındığında tüm hücrelerin kilitleneceği varsayılarak hücreler doğrudan kilitli olarak gelir. Kilitli olması istenmeyen hücreler belirlenerek sayfa koruma altına alınır. Excel de Özel Listeler(Seriler) Oluşturmak Excel de sıralı girilecek veriler için kural oluşturarak seriler yaratmak olanaklıdır. Sayısal verilerde kural oluşturmak için önce her hücre arasındaki farkı belirtecek kadar(en az iki hücre) veri girmek gerekir. Veri girilen hücreler seçildikten sonra sağ alt köşeden fare sol tuşu ile sürükle bırak yöntemiyle seri artırılır. Serinin sonlanması istenen yerde fare bırakılır. Seri sayılarla olduğu gibi Excel de tanımlanmış listelerle de oluşturulabilir. Araçlar Seçenekler menüsünde Özel Listeler sekmesinde tanımlı listeler görüntülenir. Varsayılan olarak; günler, aylar ve bunların kısaltılmış biçimleri yüklüdür. Bu listelere istendiğinde sürekli kullanılan başka seriler de eklenir. Özel listelerde yer alan gün ve ay listeleri yalnızca bir veri ile çoğaltılabilir. Resimdeki örnekte günlerin kısaltması olarak Pzt, ay isimlerinden Ocak seçildi. İkinci resimde seri oluşturulduğunda gün ve aylar sıralı olarak yer almıştır. Sayısal verilerdeyse kural oluşturulmuş, artış aralığı verilmiştir. Resimde birer birer, beşer beşer artan iki sayısal seri dışında bir de sözcükle birlikte yer alan sayısal verilerden de seri oluşturulmuştur.
Excel de Taşıma Seçilen hücreler Kes yapılarak panoya alınır. Kes yapıldığında seçili hücreler hareketli bir çerçeve ile belirtilir. Hedeflenen yerde Yapıştır yapılarak taşıma işlemi gerçekleştirilir. Kes işlemi için (Ctrl + X), Yapıştır işlemi için (Ctrl + V) kısayolları kullanılır ya da Düzen menüsü, fare sağ tuş menüsü, Standart Araç çubuğu seçenekleri ile yapılabilir. Ayrıca seçileni sürükleyip, bırakarak taşıma yapılabilir. Excel de Kopyalama Seçilen hücreleri çoğaltmak için yapılan işlemdir. Öncelikle kopyalanacak hücreler seçilerek Kopyala yapılır, veri panoya alınır. Seçilen hücreler hareketli bir çerçeve ile belirtilir. Etkin hücre kopya eklenecek yere getirildikten sonra Yapıştır yapılır. Kopyala işlemi için (Ctrl + C), Yapıştır işlemi için (Ctrl + V) kısayolları kullanılır ya da Düzen menüsü, fare sağ tuş menüsü, Standart Araç çubuğu seçenekleri ile yapılabilir. Yapıştır işlemi yapıştır seçeneklerinden biriyle yapıldığı sürece kopyası çıkarılan hücrelerin çevresindeki hareketli çerçeve ortadan kalkmaz. Bu da birçok kez kopya çıkarmayı sağlar. Kopyalama seçiminden çıkmak için son yapıştır işlemi Enter tuşu ile yapılır ya da Esc tuşuna basılır. Seçilen hücreler (Ctrl) tuşu ile birlikte sürükle bırak yapılarak kopyalama yapılabilir. Excel de seri oluşturma biçiminde de kopyalama yapılabilir. Seçilen hücreler sağ alt köşeden tutulup sürüklenerek, sürüklendiği yönde kopyalanır. Excel, taşımada veriyi (formül bile olsa) olduğu gibi, değiştirmeden taşır. Ancak formül kopyalamada farklı bir yöntem izlenir. Seri oluştururken olduğu gibi, kopya yaratılan yönde seri sırasına göre kopyalar yaratır. Bu biçim elektronik tablolar yaratma mantığı içinde doğrudur. İlkokul öğrencilerinin kullandığı gibi bir çarpım tablosu hazırlayalım. =A10*B10 olmuştur. Örneğin; C1 hücresinde yazan =A1*B1 formülü, bir alta C2 hücresine kopyalandığında formül =A2*B2 biçimini alır. Formüldeki değişim, kopyalandığı C10 hücresinde Bir sütunda kopyalama yapıldığında formüller kaydırılan satır kadar değiştirilmiştir.
Excel formül kopyalama sırasında harflerde de alfabetik sırayı izleyerek kaydırma yapar. Bunun için aynı çarpım tablosunu yatay olarak düzenleyelim. Bu kez A3 hücresindeki formül olan =A1*A2 kopyalamada sütun adları değişerek B3 te =B1*B2, J3 te =J1*J2 olacaktır. Kopyalamada formül, kaynak alınan hücre etiketiyle, hedef hücre arasındaki fark kadar satır ve sütun sayısıyla değiştirilir. Formül Kopyalamada Değişmeyen Hücre Etiketi C3 hücresinde =A1*B2 formülü yazılı olduğunu varsaydığımızda; E6 hücresine kopyalanan formül, A1 için 3 alt satır ve 2 sağ sütun artırılır C4, B2 için 3 alt satır ve 2 sağ sütun artırılır D5 olur. Hedeflenen hücrede formül =C4*D5 olur. Elektronik tablolarda tüm hesaplamalarda değişmeyecek bir katsayı uygulanacağında kopyalamanın ardından formülleri düzeltmek gerekir. Hesaplama yaparken değişmesi istenmeyen bir adres yaratmak gerektiğinde değişmesi istenmeyen satır ya da sütunun başına $ işareti eklenir. Hem satır hem de sütunun değişmemesi isteniyorsa her ikisinin de başına $ işareti eklenir. Bir işyerinde personel ücretleri % 20 artırılacaktır. Her kadro için eski ücretiyle artış oranı çarpılacaktır. Artış oranı A2 ye yazılmıştır. C3 hücresinde Müdür kadrosu için artışlı ücret hesaplama formülü olarak =B3*A2 yazılması gerekir, ancak bu formül diğer hesaplamalar için kopyalanacağından artış oranının olduğu A2 hücresi $A$2 biçiminde yazılmıştır. Kopyalama sonunda C6 hücresindeki formül, formül çubuğunda görüldüğü gibi değişmiş, B3 B6 olmuş, $A$2 bölümü değişmemiş, =B6*$A$2 biçimini almıştır. İşlevler(Fonksiyonlar) Excel de kolay matematiksel işlemler yapmanın dışında işlevler ile ayrıntılı formüller oluşturulur. Ekle İşlev... menüsünden ya da standart araç çubuğu İşlev yapıştır düğmesi ile işlevlerin tümüne ulaşılır.
Çalışma sayfasının üzerinde açılan İşlev Yapıştır penceresi çeşitli gruplar altında toplanmış yaklaşık 250 işlev sunar. Finansal, Tarih ve Saat, matematik ve Trigonometri, İstatistiksel, Arama ve Başvuru, Veritabanı, Metin, Mantıksal, Bilgi başlıkları altındaki işlevlerin kullanım mantığı ve biçimleri işleve göre değişir. İşlev yapıştır penceresinden seçim yapılabildiği gibi, sürekli kullanılan işlevler klavyeden yazılarak kullanılabilir. İşlev Mantığı Resimde A1 hücresi etkinken İşlev Yapıştır penceresi açılmış, pencere açıldığında A1 hücresinde = çıkmıştır. Kullanılacak işlev seçildiğinde, işlevin türüne göre girilmesi gereken verilerin yer aldığı ikinci bir pencere daha açılır. Açılan pencerede işlev hakkında ayrıntılı bilgi, girilen verilerle oluşan sonuç görüntülenir. Basit bir işlev, eşittir(=) den sonra işlev ve parantez içinde() işlevin uygulanacağı alan ve diğer parametrelerden oluşur. =işlev(işlevin uygulanacağı alan;diğer parametreler) Matematik ve trigonometri işlevleri TOPLA İşlevi TOPLA en kolay işlevlerden biridir. Belirlenen hücre aralığındaki tüm sayıları toplar. Sözdizimi TOPLA(sayı1, sayı2,...) Topla işlevi seçildiğinde çıkan pencerede toplanacak hücrelere ilişkin veri girilir. Toplanacak C1 den C3 e kadar olan hücreler için Sayı1 alanına C1:C3 yazılır.