BÖLÜM16 2. TABLOLAR Access Veritabanında önce tablolar işlemleri yapılır. Tablo yaratmak için kullanabilecek 3 seçenek bulunmaktadır. Tasarım görünümünde tablo oluştur : Tablo tanımlanırken bu alan kullanılır. Tablo ile ilgili bilgiler ve özellikler access tarafından değil de sizin tarafınızdan burada tanımlanmalıdır. Sihirbazı kullanarak tablo oluştur : Sihirbazlar programda yapılması istenilen işlemlerin bilgisayar yardımı ile yapılmasına imkan tanırlar. Sihirbazların birçok avantajları vardır. Yapılmak istenilen şeyler hakkında çok fazla bilgi sahibi olunmazsa bile sihirbaz adım adım ve her adımda da yapılması gerekenler konusunda bilgi vererek kullanıcıya yardımcı olur. Bu ekran aracılığı ile de tablo oluşturulabilir. Veriler girerek tablo oluştur : Bu alanda önce veritabanına yazılacak gerçek bilgiler yazılır ve girilen bu bilgilere göre veritabanında kullanılacak alanların özellikleri bilgisayar tarafından tanımlanır. Daha sonra veri ekranından tasarım ekranına geçilerek tanımlanan bu alanlara ait özellikler değiştirilebilir. Tasarım görünümünde tablo oluşturmak için; tasarım görünümünde tablo oluştur seçeneği üzerine mouse ile gelinerek çift tıklanır ve ekrana aşağıdaki görüntü gelir. Şekil 2.1. Tablo oluşturma penceresi Tabloya ait bilgilerin tanımlandığı alandır. Burada alan adı, türü ve gerekiyorsa açıklama için tanımı yazılabilir. Tabloya ait tanımlanan alan bilgilerinin özelliklerinin belirlendiği bölümdür. Yukarıda belirlenen alan adı ve veri türüne göre burada ekrana gelecek seçenekler farklı olacaktır. Bunlar daha sonraki sayfalarda açıklanmıştır. Alan özelliklerinin açıklamaları buradan takip edilir. Örneğin: Ekrandaki açıklama gibi. 119
Bu ekranda yapılacak işe uygun bilgilerin tanımlamaları her bir alan için tek tek yapılır. Mouse alan adı kısmına getirilir ve bir kez tıklanır ve buraya alan adı yazılır. Daha sonra Veri Türü alanına tıklanılarak Alan adına ait veri türü seçimi ekrana gelen seçim penceresinden seçilir. Seçilen veri türüne göre alan özelliklerindeki bilgiler farklı olarak ekrana gelecektir. Buradan da istenilen alan özellikleri seçilir. Alan Adı : Alanlara girilecek bilgilere verilecek o alanı niteleyen bir isim yazılır. Veri Türü : Bu alana yazılacak bilginin türü. Bilginin numara gibi sayılardan, ad soyad gibi harflerden veya adres gibi her ikisinin karışımından oluşacak bilgilerden meydana gelmesi gibi. Tanım : Sütuna o alanla ilgili bir açıklama yazılabilir. Bu açıklama bilgisi yazılmak zorunda değildir, ancak yazılırsa kullanılan alana ait bilgiler hakkında daha fazla bilgiye sahip olunacağından kullanımı daha kolay programlar oluşturulabilir. Buraya yazılacak açıklama veri girişi sırasında pencerenin en altındaki durum çubuğunda görüntülenir. Dolayısıyla kullanıcı buraya bakarak ne yazması gerektiğini ilgili açıklamadan görebilir. Öğrenci bilgilerinin tanımlandığı tabloya ait ekran görüntüsü. Şekil 2.2. Tablo elemanlarının tanıtılma penceresi 120
2.1. Access Veritabanı Veri Türleri : Metin : Yazılacak bilgiler harflerden veya hem harf hem de sayılardan meydana geliyorsa kullanılacak veri türüdür. Bu alana boşlukta dahil olmak üzere en fazla 255 karakter bilgi yazılabilir. Bu alana sadece sayılardan oluşan bilgilerde yazılabilir, ama yazılan bu sayılar hesaplama işlemlerinde kullanılamazlar. Not : Uzun metin yada metin ve sayı bileşimi kullanılabilir. Genelde açıklama ya da uzun bir not yazılacaksa bu alan kullanılır. 64.000 karakterle sınırlıdır. Öğrenciye ait özel bilgiler gibi bilgiler için bu veri türü kullanılmalıdır. Sayı : Öğrenci numarası, öğrencinin sınıfı gibi sayısal bilgiler için kullanılır. Sayısal alanlar matematiksel hesaplamalarda kullanılabilirler. Borç, alacak, öğrenci harcı gibi. Tarih/Saat : 100 ile 9999 arasındaki yıllar için tarih ve saat değerleridir. Para Birimi : Bir ile dört arasındaki ondalık basamağı olan, matematik hesaplamalarında kullanılan para birimi değerleri ve sayısal veriler içindir. Otomatik Sayı : Tabloya yeni bir kayıt eklendiğinde, Access tarafından atanan benzersiz ardışık (birer birer artan) ya da rasgele sayılardır. Otomatik sayı alanları değiştirilemezler. Evet/Hayır : Yalnızca iki değerden birini içeren alanlar Evet/Hayır, Doğru/Yanlış, Açık/Kapalı gibi alanlar gibi. OLE Nesnesi : Access tablosuna bağlanmış ya da katıştırılmış bir nesne. (Microsotf Word veya Excel çalışma sayfası gibi) Köprü : Tıklandığında kullanıcıyı başka bir dosyaya, dosyadaki bir konuma veya Internet teki (www) bir bölgeye yönlendiren bağlantı. Arama Sihirbazı : Değerleri başka tablo, sorgu ya da değerler listesindeki değerlerden seçilen bir alan yaratılmasına yardımcı olan sihirbaz. 2.2. Access Veritabanı Alan Özellikleri 2.2.1.Metin Alanı Özellikleri Alan Boyutu : Tanımlanan alana yazılabilecek en fazla karakter sayısını (255 e kadar) belirler. Biçim : Alandaki verinin ekranda nasıl görüneceğini belirler. 121
Kullanılan bazı biçim türleri! Yazılan bilgileri Sola Hizalı olarak yazar < Yazılan bilgilerin hepsi nasıl yazılırsa yazılsın küçük harfe dönüşür. > Yazılan bilgilerin hepsi nasıl yazılırsa yazılsın büyük harfe dönüşür. [color] Bilgiyi değerleri color kısmına yazılan renkte renkli gösterir. Giriş Maskesi : Veri girişi sırasında kullanılması gereken biçim ya da deseni belirler. Örneğin telefon numarası, vergi numarası girişindeki özel biçimler gibi. Şekil 2.2.1.1. Giriş Maskesi Ekrana gelen pencerede de gözlemlendiği gibi burada bazı özel bilgiler için özel yazım stilleri olabilir. Sihirbaz ekranının da Giriş Maskesi ve Veri Görünümündeki bilgilerin hepsi isteğe bağlı olarak kullanılabilir. Örneğin, tanımlanan bu alana şifre girişi yapılacaksa diğer insanların bunu görmemesi için ***** şeklinde bir bilgi giriş parolaların görüntülenmeye karşı korunmasını sağlamak amacıyla kullanılabilir. Bir başka seçenekte ekrana gelen görüntü ile, telefon numarası (---) --- -- -- şeklinde yazılabilir. Örnekte öğrenciye ait telefon numarası yazılırken belirli bir düzene göre yazılabilmesi sağlanır. Burada telefon numarası alanı seçilir. Giriş maskesi ve Veri Görünümü kısmında Dene alanında bir telefon numarası yazılarak bilgi girişi yapılırken nasıl bir düzende yazılacağı denenebilir. Daha sonra bu ekranda her sihirbaz ekranında olduğu gibi ileri seçilerek bir sonraki ekrana geçilir. 122
Şekil 2.2.1.2. Giriş maskesi sihirbazı 2. pencere Burada ekrana gelecek ekrandan telefon numarası yazmak için her bir numara için ekrana gelecek olan - işareti seçilir. Şekil 2.2.1.3. Giriş maskesi sihirbazı 3. pencere 123
Şekil 2.2.1.4. Giriş maskesi sihirbazı 4. pencere Bütün aşamalar bittikten sonra son seçilerek giriş maskesi işlemi tamamlanır. Resim Yazısı : Access formu hazırlandığında ekrana gelen alana ait etiket adıdır. Yazılması zorunlu değildir. Bir etiket belirtilmezse Access alan adını etiket ismi olarak kullanır. Varsayılan Değer : Bu alan için bilgi girişi sırasında otomatik olarak gelmesi istenen değer tanımlanır. Otomatik olarak ekrana gelen değer daha sonra kullanıcı tarafından değiştirilebilir. Örneğin veritabanında üniversite adı gibi bir alan varsa, tüm öğrencilerin üniversite bilgisi Mersin Üniversitesi olacağından bu alanın özelliğinde varsayılan değer olarak Mersin Üniversitesi yazılarak öğrencilere ait üniversite bilgisi yazılırken bu alanın otomatik olarak Mersin Üniversitesi olarak gelmesi sağlanabilir. Varsayılan değerde otomatik gelecek olan bilgi daha sonra kullanıcı tarafından programda bilgi girişi sırasında değiştirilebilir. Geçerlilik Kuralı : Alana girilebilecek değerleri sınırlayan bir deyim yazılabilir. Kullanımı bazen çok faydalıdır ve özellikle yanlış bilgi girişini engellemek ve verilerin doğru girilmesini zorunlu hale getirmesi açısından faydalı bir alandır. Örneğin öğrencilerin sınıfına ait bilgi girişi yapılırken bu alana 1 ile 6 arasında bir değer dışında bilgi girilmesine engel olmak istenirse bu alana bu koşul yazılmalıdır. Bunu sağlamak için geçerlilik kuralı yazan alan üzerine mouse ile gelinir ve mouse bir kez tıklanır. Bu alanın yan tarafında... (üç nokta) oluşur ve bu üç noktanın üzerine gelinerek tekrar mouse tıklanılırsa ekrana yeni bir pencerenin gelmesi sağlanır. Bu pencere aşağıdaki gibidir. Buradan geçerlilik kuralındaki istenen bilgiler seçilerek oluşturulur ve sonrada tamam tuşuna basılarak geçerli olması sağlanır. 124
Şekil 2.2.1.5. Tablo alanı bilgisi deyim oluşturucu penceresi Geçerlilik Metni : Geçerlilik kuralı ile belirlenen kurallara uymayan bilgi girişi yapılmaya çalışıldığı zaman ekrana gelecek uyarı mesajında (hata iletisi) yazılacak bilgiler buraya aynen yazılır. Örneğin sınıf değeri için 1 ile 6 dışında bir değer yazılmaya çalışıldığında ekrana aşağıdaki gibi bir uyarı mesajı gelir. Şekil 2.2.1.7 deki bu alanlar için yazılan bilgilere dikkat ediniz. Şekil 2.2.1.6. Geçerlilik metni ekran mesajı penceresi 125
Şekil 2.2.1.7 Sınıf bilgisi alanı için geçerlilik kuralı özelliği penceresi. Öğrencinin sınıf bilgisine ait geçerlilik kuralı ve geçerlilik metni tanımlanmasının yapıldığı ekran (pencere). Gerekli : Veri girişinin zorunlu olup olmayacağı belirlenir. Gerekli alanı Hayır ise bu alan boş bırakılarak bilgi girişi yapılmadan diğer alanlara geçilebilir. Hayır ise bu alan boş bırakılamaz. Örneğin öğrencinin numarasına bir bilgi yazmadan geçilmesi doğru bir özellik değildir o nedenle bu alandaki gerekli kısmının evet olması gerekir. Bu durumda öğrencinin numarası bilgisi boş geçilemez. Sıfır Uzunluk İzni : Sıfır uzunlukta metne izin verilip verilmeyeceği belirlenir. Sıralı : Access in alan değerlerinin bilgi girişi yapılırken sıralı bir şekilde tutulup tutulmayacağını belirler. Sıralı alanı Evet ise bilgiler alfabetik sıraya göre tabloya yerleşirler, sıralı alanı Hayır ise bilgiler yazılan bilgi girişi sırasına göre tabloya yerleşirler. Evet kısmında Evet(Yineleme Var) ve Evet (Yineleme Yok) seçeneği mevcuttur. Yineleme olması veya olmaması aynı bilgiden birden fazla olup olmayacağının belirlenmesidir. Örneğin yineleme yoksa bir değer tabloda sadece bir kere bulunur. Bir öğrencinin numarası sadece kendisine ait olacağı ve bu numaranın başka bir öğrenciye verilemeyeceği düşünülürse öğrenci numarası alanı için yineleme yok seçeneğinin seçilmesi uygun olacaktır. Unicode Sıkıştırma : Yalnızca düz metin girildiğinde, Access in bilginin yazıldığı (hard disk, disket gibi) yerden kazanmasını isteyip istemediğimizi sorar. Sonuçta girilen bilgilerin saklanan birimde daha az yer kaplaması sağlanabilir. 126
2.2.2. Sayısal Alan Özellikleri Metin alanı özelliklerinde belirtilen alanlar alan boyutu ve ondalık basamaklar haricinde aynıdır ve aynı şekilde kullanılırlar. Sayısal alan boyutları Bayt : 0 dan 255 e kadar olan tamsayılar. Tamsayı : -32.768 den 32.767 ye kadar olan tamsayılar Uzun Tamsayı : -2.147.483.648 den 2.147.483.647 ye kadar olan tamsayılar. Tek : Uzun tamsayıdan daha büyük değerler için kullanılır. Çift : Access Veritabanında en fazla basamak sayısına sahip olan alan tipidir. Büyük değerler ve ondalık kısmı daha hassas olan değerler için kullanılır. Yineleme Kimliği : Benzersiz tanımlayıcı oluşturmak için kullanılan değerler. Ondalık Basamaklar : Eğer yazılacak bilgi tamsayı değil de ondalık basamak içeren bir sayı olacaksa burada ondalık kısımdan sonra basamak değerinin kaç hane olacağı seçilir. 2.2.3. Para Birimi Alan Özellikleri Herhangi bir bilgiye ait alan Veri türü özelliği için para birimi seçilmişse ekrana gelecek olan Alan Özellikleri bilgileri aşağıdaki ekranda görüldüğü gibi olur. Örnekte; Harç miktarı gibi bir bilgi için Veri Türü olarak para birimi seçildiğinde ekrana gelecek olan seçenekler içinden istenilen para birimi seçilebilir. Listenin ekrana gelebilmesi için, biçim alanındaki aşağı doğru ok işareti üzerine gelinerek mouse a tıklanması gerekmektedir. Şekil 2.2.3.1. Para birimi alan özelliği penceresi 127
2.2.4. Tarih/Saat Alan Özellikleri Herhangi bir bilgiye ait alan Veri türü için Tarih/Saat seçilmişse ekrana gelecek olan Alan Özellikleri bilgileri aşağıdaki ekranda görüldüğü gibi olacaktır. Örnekte; öğrencinin doğum tarihi gibi bir bilgi için Veri Türü olarak Tarih/Saat seçildiğinde ekrana gelecek olan seçenekler içinden istenilen seçilebilir. Listenin ekrana gelebilmesi için biçim alanındaki aşağı doğru ok işareti üzerine gelinerek mouse a tıklanması gerekmektedir. Ekrana gelen pencerede para birimi seçildiğinde; bu alan için yazılacak para miktarları ekranda ondalık basamaklarına ayrılmış ve para miktarının yanında da TL ifadesi otomatik olarak yazılmış olarak görüntülenir. Şekil 2.2.4.1.Tarih/Saat alan özelliği penceresi Ekrana gelen pencerede doğum tarihi alanı uzun tarih formatı seçildiğinde; bu alan için yazılacak doğum tarihleri rakam olarak gün ayın tam ismi ve rakamsal yıl olarak otomatik olarak yazılmış olarak görüntülenir. 2.3. Tablo Alanları Üzerinde Yapılabilecek İşlemler Tablolara ait tanımlanabilen bilgilere yeni satırlar ve alanlar eklenebilir, istenilen satırlar ve alanlar silinebilir, yeni alan tanımlamaları yapabilmek için daha önce tanımlanmış alanlar arasına satır eklemeleri yapılabilir. Bunun için işlem yapılacak ilgili satıra gelinmesi ve mouse un sağ tuşuna tıklanması yeterlidir. Gelen seçenekler içinden yapılmak istenilen işlem seçilerek yapılabilir. Bütün bu yapılabilecek seçenekler Access ekranı menülerinden seçilerek de yapılabilir. 128
Örneğin: Ekle-satır seçeneğiyle araya yeni bir satır ilavesi yapılabilir. Şekil 2.3.1. Tablo alanı üzerinde yapılabilecek işlemler penceresi 2.3.1. Tablonun Kaydedilmesi Tabloya ait tanımlamalar bittikten sonra tablonun kaydedilmesi gerekmektedir. Kayıt etme işlemi bittikten sonra öğrencilere ait gerçek bilgiler tabloya yazılabilir. Kayıt etme işlemi için tablo tanımlama ekranının sağ üst köşesinde bulunan X dan pencereye kapatılmaya çalışılır. Kapatıldığında ekrana gelen penceredeki Şekil 2.3.1.1. Tablo kaydetme penceresi 1. soruya evet cevabı verilir. Tabloda yapılan her yeni düzenleme de aynı soru ile karşılaşılır. Evet cevabı verildikten sonra tablonun hangi isimle kaydedilmesi istendiğine ait bilgiye cevap verilmesi istenir. Bu pencerede tabloxx ismi otomatik olarak ekrana gelir. Burada bu ismi değiştirilerek işin amacına ve o tabloda yazılacak bilgilere uygun bir isim yazılır. 129
Şekil 2.3.1.2. Tablo kaydetme penceresi 2. Şekil 2.3.1.3. Tablo kaydetme penceresi 3. isim değiştirildikten sonra tamam butonuna tıklanır ve aşağıdaki soruya cevap verilir. Şekil 2.3.1.4.. Tablo kaydetme penceresi 4. Buradaki soruya şimdilik Hayır cevabı verilir. Evet cevabı daha profesyonel index kavramları ile yapılan programlama işlemleri yapılırken kullanılan bir özelliktir. Bu ders notları kapsamında İndex kavramı anlatılmadığından; burada Evet cevabının verildiği durum incelenmemiştir. Buradaki soruya Hayır cevabı verildikten sonra artık tablonun tanımlaması ile ilgili işlemler tamamlanmış olur. Daha sonra Veritabanı Yönetim Penceresinde yeni tablonun tanımlandığı ve isminin görüntülendiği bir alan oluşmuş olur. Her yeni tablo tanımlamasından sonra; bu eklenen tablolar aşağıdaki ekranda olduğu gibi ekranda görüntülenirler. Bu tablolardan hangisinde çalışılmak istenirse ilgili tablo adının üzerine gelinerek mouse çift tıklanır ve ilgili tablo kullanılmaya başlanır. Tablonun tanımlama aşaması bitirildikten sonra tablo artık kullanılmaya başlar. Bir tabloyu kullanmak demek; tabloyu yeniden düzenleyebilmek veya tablodaki bilgiler üzerinde işlem yapabilmek demektir. Bir tabloda işlem yapmak ise; tabloya yeni bilgi girişi yapabilmek, bir bilgiyi değiştirebilmek veya bir bilgiyi silebilmek gibi işlemlerin yapılabilmesi anlamına gelir. 130
Şekil 2.3.1.5. Veritabanı yönetim penceresinde yaratılan tablo görünümü 2.3.2. Tablolardaki Bilgi İşlemleri Yukarıdaki ekranda Öğrenci Bilgileri tablosuna mouse ile çift tıklanılarak tabloya bilgi girişi yapılabilir. Tabloya bilgi girişi aynı zamanda pencerenin sol üst köşesinde bulunan Aç tıklanılarak veya tablo seçili durumda iken sağ mouse basılarak gelen seçeneklerden Aç seçilerek de yapılabilir. Sağ mouse basılarak ekrana gelen pencerede; seçilen tablo ile ilgili işlemler yapılabilir. Tabloyu silmek, farklı kaydetmek, yazdırmak, yeniden adlandırmak veya açmak gibi. Öğrenci Bilgileri tablosu üzerinde iken sağ Mouse a tıklandıktan sonra ekrana gelen pencereden aç seçeneği ile tablo kullanılmak üzere açılır. Şekil 2.3.2.1. Tabloyu kullanmak üzere açma penceresi. 131
Tabloyu kullanılmak üzere açıldıktan sonra tabloya öğrencilere ait bilgiler yazılır. Bu alanda ok işaretleri, tab tuşu ve enter tuşu kullanılarak bilgi işlemleri yapılabilir. Bilgi işlemleri tabloya bilgi eklemek, girilen bilgileri değiştirmek, silmek veya araya kayıt eklemek gibi işlemlerdir. Aşağıdaki ekranda; tabloya yazılan örnek öğrenci bilgileri bulunmaktadır. Bu bilgiler dersin bundan sonra devam eden konularında ve konuların işlemlerinde kullanılacaktır. Bu nedenle sizde örnekteki bilgileri kendi hazırlamış olduğunuz tabloya yazınız. Buraya yazılan bilgiler farklı bölümlerin farklı sınıflarına ait öğrencilerin bilgileridir. Bilgilerin bu şekilde yazılmasındaki amaç bölümlere ve sınıflara göre listelerin alınmasını sağlamak içindir. Örneğin tıp fakültesinde okuyan öğrenciler, 2.sınıfta okuyan öğrenciler, muhasebe bölümündeki 2.sınıfta okuyan öğrenciler gibi. 1 2 3 4 5 6 7 Şekil 2.3.2.2.. Tablodaki bilgiler ve bunlarla yapılabilecek işlemler penceresi 1- İmleç tablodaki ilk kayıta gider 2- İmleç bulunulan kayıttan bir önceki kayıta gider 3- Tabloda şu anda bulunulan kayıt numarası 4- İmleç bulunulan kayıttan bir sonraki kayıta gider 5- İmleç tablodaki son kayıta gider 6- Tabloya yeni kayıt eklemek için kullanılır. 7- Tabloda bulunan toplam kayıt sayısı. 132
Tablodaki bilgi işlemlerini yapabilmek için ilgili kayıt seçilir ve sağ mouse basılarak seçim yapılır. Sağ mouse dışında araç çubuklarından veya menülerinden de seçim yapılarak aynı işlemler yapılabilir. Araç Çubukları Menüler Şekil 2.3.2.3.Access Menü ve ekran çubukları pencere görüntüsü Şekil 2.3.2.4.Tablo elemanları üzerinde yapılabilecek işlemler penceresi Tablo işlemlerini yapılırken ekranda yapılan işe uygun olarak değişen iki görünüm ekranı bulunur. Tasarım Görünümü : Tabloların tanımladığı ve düzenlendiği görünüm ekranı Veri Sayfası Görünümü :Tabloya bilgilerin yazıldığı ve düzenlendiği görünüm ekranı Gerektiğinde bu ekranlar arasında geçiş yapılabilir veya istenilen ekran seçilebilir. Bu işlem araç çubuğunda bulunan en sol kısımdaki görünümü) ve (Veri sayfası görünümü) seçilerek yapılır. (tasarım Şekil 2.3.2.5. Araç çubuklarından tablo görünüm seçenekleri penceresi 133
. Şekil 2.3.2.6. Tasarım görünümü penceresi. Şekil 2.3.2.7. Veri sayfası görünümü penceresi 134
Yukarıdaki ekranlarda örnek tasarım ve veri sayfası görünümü ekranları bulunmaktadır. Aynı işlemler görünüm menüsünden seçim yapılarak da yapılabilir. Şekil 2.3.2.8. Görünüm menüsünden tablo görünüm seçenekleri penceresi 135