KALEM MEVZUATI ÜNĠTE 1 KALEM I- KALEM TEġKĠLATI ve ADLĠ YAZIġMA Ülkemiz adli yargı düzenindeki resmi yazı, yazışma ve kayıt tutma esaslarını düzenleyen hukuk kurallarının oluşturduğu kalem mevzuatı yalnızca adli yazı ve yazışmanın hukuki düzenini değil, aynı zamanda, kalem hizmetlerini yürüten personel ve bu personelin oluşturduğu örgütün hukuki iç düzenini, yani kalem teşkilatını da kapsar. Türk hukukunda kalem teşkilatı savcılık kalemi, ceza mahkemeleri kalemi, hukuk mahkemeleri kalemi olmak üzere üçe ayrılır. Ancak iş durumuna göre önbüro, kadastro mahkemesi kalemi, ticaret mahkemesi kalemi adı altında kalemler de kurulabilir. A- ADALET MEMURLARI Kalem hizmetlerine ilişkin tüzük ve yönetmeliklerde yazılı işlemleri yapacak ve yürütecek hakim ve Cumhuriyet savcısı dışındaki adalet mensuplarına adalet memurları denir. 1- ADALET MEMURLARININ GÖREVLERĠ Yürürlükteki kalem mevzuatına göre adalet memurlarının görevleri şunlardır: a-zabıt Katibinin Görevleri: Hakim ve savcıların gözetim ve emri altında faaliyet gösteren zabıt katiplerinin atanmaları Adalet Komisyonları tarafından yapılır. Zabıt katiplerinin temel görevi, hukuk ve ceza muhakemeleri kanunları ile yönetmeliklerde öngörülen ve yazı işleri müdürlerinin verdiği işleri yapmaktır. Bu temel anlayışı çerçevesinde zabıt katiplerinin başlıca görevleri şunlardır: - Ġş bölümüne göre kendisine verilen işleri biriktirmeden zamanında yapmak. - Dosyaları ve evrakı zamanında kaydetmek. - Yargılaması devam eden dosyaları eksiksiz ve düzenli bir şekilde muhafaza etmek. - Başkan, daire başkanı, üye, Cumhuriyet başsavcısı, Cumhuriyet başsavcıvekili ve Cumhuriyet savcısının uygun göreceği evrakın havalesini yapmak. - Müzekkereleri yazarak, takip ve tekid işlemlerini yapmak. - Duruşma ve keşif işlemlerinde hazır bulunarak tutanağı yazmak ve imzalamak. - Cumhuriyet başsavcılığı işlemleri ile daire ara kararlarının gereğini yapmak. - Karar ve tutanakları başkan, daire başkanı, üye, Cumhuriyet başsavcısı, Cumhuriyet başsavcıvekili ve Cumhuriyet savcısının bildirdiği şekilde dikkat ve itina ile yazarak imzalamak. - Fizikî olarak bilirkişilere teslimi gereken dosyalarla ilgili işlemleri yapmak. - Her türlü tebligat evrakını hazırlamak. - Dizi pusulası düzenlemek. - Dosya incelenmesine nezaret etmek ve dosya inceleme tutanağını düzenlemek. - Ġşi biten dosyaları arşive kaldırtmak. - Mevzuattan kaynaklanan veya başkan, daire başkanı, üye, Cumhuriyet başsavcısı, Cumhuriyet başsavcıvekili, Cumhuriyet savcısı ya da müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmek. b- Yazı ĠĢleri Müdürlerinin Görevleri Atanmaları Adalet Bakanlığı tarafından gerçekleştirilen Yazı işleri müdürlerinin yargı örgütü içinde pek çok görevi bulunmaktadır. Bu görevleri düzenlendikleri hukuk metinlerine göre üç başlık altında incelemek mümkündür. Yazı Ġşleri Müdürlerinin Hukuk Muhakemeleri Kanunu'ndan kaynaklanan görevleri şunlardır:
- Dava ile ilgili mahkemeye sunulan her türlü dilekçe ve belgeyi havale etmek, - Hüküm yazılıp imza edildikten ve mahkeme mührü ile mühürlendikten sonra, nüshaları taraflardan her birine makbuz karşılığında vermek ve bir nüshası da gecikmeksizin diğer tarafa tebliğ etmek, hükmün bir nüshası da dosyasında saklamak, - Yargıtayın bozma kararları ile onama kararlarını derhâl taraflara tebliğ etmek, - Görevlendirilmesi halinde elektronik ortamdan fizikî örnek çıkartılması gereken hâllerde tutanak veya belgenin aslının aynı olduğu belirterek imzalamak ve mühürlemek, -Taraflardan biri elindeki belgenin teslimi sonrası geri verilmesine karar verilmesi halinde, aslına uygun olduğunu mahkeme mührü ve imzasıyla onamak ve belge örneğini dosyaya koymak, - Mahkemece görevlendirilmesi halinde ihtiyatî tedbir kararlarının uygulanması, - Mahkeme tutanaklarının tamamı veya bir kısmının suretlerini tasdik ve imza ederek mahkeme mührü ile mühürleyip talep eden tarafa vermek, - Hakimin taraflardan biri tarafından reddedilmesi durumunda red dilekçesini diğer tarafa tebliğ etmek, hakimin reddini gerektiren bur durumun hakim tarafından fark edilmesi ve hakimin çekilmesi durumunda hakimin çekilme kararını her iki tarafa tebliğ etmek, Yazı Ġşleri Müdürlerinin Bölge Adliye ve Adlî Yargı Ġlk Derece Mahkemeleri ile Cumhuriyet Başsavcılıkları Ġdarî ve Yazı Ġşleri Hizmetlerinin Yürütülmesine Dair Yönetmelik e görevleri ise şunlardır: - Yazı işleri hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak ve denetlemek. - Zabıt kâtibi, mübaşir, hizmetli ve diğer görevliler arasında iş bölümü yapmak. - Zabıt kâtibi, mübaşir, hizmetli ve diğer görevlilere işlerin öğretilmesi de dâhil olmak üzere hizmetlerin verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesi için her türlü tedbiri almak. - Başkan, daire başkanı, üye, Cumhuriyet başsavcısı, Cumhuriyet başsavcıvekili ve Cumhuriyet savcısının uygun göreceği evrakın havalesini yapmak. - Fizikî ortamda teslimi gereken dosyalarla ilgili işlemleri yapmak. - Güvencenin iadesi gereken hâllerde gerekli işlemleri yapmak. - 1/6/2005 tarihli ve 25832 sayılı Resmî Gazete de yayımlanan Suç Eşyası Yönetmeliği uyarınca dosyaya ait kıymetli evrak ve değerli eşyanın uygun yerde muhafazasını sağlamak. - Harcın hesaplanması ve tahsili ile yargılama gideri müzekkerelerini yazmak ve buna ilişkin işlemleri yapmak. - Yargılamanın bulunduğu aşamaları yerine getirmek. - Hukuk dairelerinde talep hâlinde, ceza daireleri, Cumhuriyet başsavcılığı ve komisyonda talep olmaksızın kararların tebliğini sağlamak. - Kanun yolu incelemesi için dosyada bulunan tüm belgelerin eksiksiz olarak UYAP ortamına aktarıldığını kontrol etmek, güvenli elektronik imza ile imzalamak ve diğer gerekli işlemleri yapmak. - Kesinleştirme işlemlerini yapmak. - Her ay gelen, çıkan ve kalan işleri gösterir nitelik cetveli düzenleyerek amirine sunmak. - Mühür ve beratın muhafazasını sağlamak. - Arşivin düzenli tutulmasını sağlamak. - Mevzuattan kaynaklanan veya başkan, daire başkanı, üye, Cumhuriyet başsavcısı, Cumhuriyet başsavcıvekili ya da Cumhuriyet savcısı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. c- MübaĢirlerin Görev ve Yetkileri: Mahkeme mensuplarından biri olan mübaşirlerin atanmaları Adalet Komisyonları tarafından gerçekleştirilir. Mübaşirlerin tebligat işlemlerini bilmeleri ve tebligat işlemlerinden doğan tutanakları usulüne uygun biçimde tanzim edecek beceriye sahip olmaları gerekir.
Mübaşirlerin görevi genel olarak duruşmanın disiplinini sağlamak ve duruşmada hakime yardımcı olmaktır. Mübaşirlerin görevleri daha ayrıntılı olarak şu şekilde ifade edilebilir. - Zabıt kâtibi tarafından hazırlanan duruşma dosyalarını, duruşma gününden önce incelenmek üzere daire başkanı, üye veya Cumhuriyet savcısına götürmek. - Bölge adliye mahkemesi bilgilendirme sistemi olmayan yerlerde günlük duruşma listesini görülebilecek bir yere asmak. - Duruşma sırası gelenleri duruşma salonuna davet ederek, salondaki yerlerini göstermek ve buna uyulmasını sağlamak. - Yemin verilmesi ve kararın açıklanması başta olmak üzere, duruşma ve keşif esnasında uyulması gereken davranış kurallarını taraflara ve ilgililere açıklamak. - Duruşmanın kapalı yapılmasına dair karar alındığında salonu boşaltmak. - Ertelenen duruşma tarihini yazarak taraflara vermek. - Müzekkere ve tebligatların ilgili kurum ya da kişilere ulaşmasını sağlamak üzere posta ve zimmet işlemlerini yerine getirmek. - Daire başkanı veya üyenin talimatı doğrultusunda dosyadan evrak örneği verilmesini sağlamak. - Arşive götürülmesi veya arşivden çıkarılması gereken dosyalara ilişkin işlemleri yapmak ve arşivi düzenli tutmak. - Fizikî olarak sunulan evrakı tarama işlemi tamamlandıktan sonra en kısa sürede dosyasına düzenli bir şekilde takmak. - Ġlgili mevzuatta belirlenen resmî kıyafeti giymek. - Mevzuattan kaynaklanan veya daire başkanı, üye ya da yazı işleri müdürünün vereceği diğer görevleri yerine getirmek. Belirttiğimiz görevleri dışında mübaşirler, gecikmesinde sakınca bulanan hallerde aynı yerde bulunan mahkemelerle adli daire ve müesseselerde bulunan şahıslara tebligat yapabilirler. d- Ġdari ĠĢler Müdürünün Görevleri Ağır ceza merkezlerinde cumhuriyet başsavcılığında ve bölge idare mahkemelerinde cumhuriyet başsavcılığının ve bölge idare mahkemesi başkanlığının bazı işlerine yardım etmek üzere idari işler müdürlüğü kurulmuştur. Ġdari işler müdürünün, - Ġdarî işler müdürlüğü hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak ve denetlemek. - Bölge adliye mahkemesinin her türlü alım, satım, hesap, maaş ve diğer ödemeler ile ilgili işlemlerini yapmak. - Temizlik, güvenlik, aydınlatma, ısıtma, soğutma, bakım ve onarım işlerini yaptırtmak. - Bölge adliye mahkemesinde görev yapan şoför, teknisyen ve yardımcı hizmetler sınıfına giren personelin sevk ve idaresini sağlamak. - Yemekhane hizmetlerinin sevk ve idaresini sağlamak. - Eğitim ve sosyal işler faaliyetlerini yerine getirmek. - Posta masraflarının aylık kontrolünü yapmak. - Yönetimi altında bulunan memurlar ve hizmetliler arasında iş bölümü yapmak. - Yönetimi altında bulunan memurları ve hizmetlileri yetiştirmek. - Kütüphanenin sevk ve idaresini yapmak. - Mevzuattan kaynaklanan veya Cumhuriyet başsavcısı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, görevleri bulunmaktadır
II- KALEM ĠġLERĠNĠN GENEL DÜZENĠ Bu bölümde resmi ve adli yazışmaların yürütülmesi sırasında uyulması gereken standartlar hakkında bilgi verilecektir. Ancak bu bilgilere geçmeden önce, sıklıkla kullanılan bazı tanımlar hakkında bilgi verilmesi gerekmektedir. Satır Aralığı: Ġki satır arasındaki dikey uzaklık. Bir arayla yazma (sık satır): Satır aralığını düzenleyen anahtarı 1'e getirerek yazmak. Resmi yazılar genellikle sık satırla yazılmaktadır. Kol atma: Daktilo makinesinin şaryo kolunu çekerek bir alt satıra geçmektir. VuruĢ: Bir tuşa ya da aralık çubuğuna bir defa vuruşu ifade eder. BoĢluk: Kağıdın yanlarında üst ve yan bölümlerinde kalan ve yazı yazılmayan yerdir. Konu: Yazının taşıdığı ana fikrin çok kısa bir özetidir. A- BÜYÜK BOY (A4) KAĞIT ĠLE YAZIġMA Özel amaçlar için tasarlanmış matbu evrak dışında, resmi yazışmalarda genellikle a4 ebadında büyük boy kağıt kullanılır. Bu boyuttaki kağıtlar kullanılarak yapılan yazışmalarda şu kurallara uyulması gereklidir: - Öncelikle sayfanın başında resmi yazıyı kaleme alan makamın adının yer aldığı bir başlık bulunması gereklidir. - Başlığın son satırından iki kol atılarak ve kağıdın sol boyluğundan 12 vuruş içeriden başlanarak SAYI sözcüğü yazılacaktır. - Sayı sözcüğünün önüne iki nokta üst üste (:) konulduktan sonra dosya numarası veya yazışma defterindeki kayıt numarası veya ikisi birlikte yazılır. - Üst orta yerdeki başlığın son satırından iki kol atılarak ve kağıdın sağ tarafından 6 vuruş boşluk bırakılarak buraya mahal adı ve tarih yazılır. - Sayı sözcüğünün iki kol aşağısına ve sol boşluktan 12 vuruş içeriden başlanarak KONU sözcüğü yazılarak bitimine iki nokta üst üste (:) konur. Konunun karşılığı, yazı metninin kısa bir özeti olmalıdır. - Konu özetinin son satırından sonra yazının uzunluğuna göre düzenlenmek üzere 2 ila 4 kol atılarak ve kağıdı ortalayacak biçimde yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle yazılmalıdır. Kuruluş dışı yazılarda gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi de belirtilmelidir. - Resmi kişilere yazılan yazılarda kişinin adı küçük harf, soyadı ve makam unvanı büyük harflerle ve ayrıca resmi olmayan kişileri yazılan yazılarda ad ve soyadının başına saygı belirten sözcükler kullanılmaz. - Adresten sonra üç kol atılarak ve sol boşluktan 12 vuruş aralıktan sonra büyük harflerle ĠLGĠ sözcüğü yazılır ve iki nokta üst üste (:) konulur. Ġlginin karşılığı yazı iki satırdan daha fazla olursa ufak harflerle yazılmak koşuluyla ilk satırın hizasından başlayarak devam ettirilmeli ve ilgi sözcüğünün altı boy bırakılmalıdır. - Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık oluyor ya da daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili bulunuyor ise, her biri küçük harflerle alfabetik sırada gösterilmelidir. - Adresten (varsa ilgiden) başlayıp imza bölümüne kadar süren asıl yazıya metin denilir. Ġlgiden sonra iki kol, ilgi yoksa adresten sonra üç kol atılarak yazılır. - Satır sonları sağ boşluktan 5 vuruş içeride bitirilir. Metin içinde saygı sözcüklerine yer verilmez. Yazılarda değiştirme niteliği izlenimine yer veren silinti ve kazıntı bulunmamalıdır. Satır araları, sayfa düzenine ve yazı metninin uzunluk ve kısalığına göre ayarlanır.
- Alt makama yazılan yazılarda (...rica ederim); üst ve aynı düzeydeki makamlara yazılan yazılarda (...arz ederim); alt ve üst makamlara birlikte yazılan yazılarda (...arz ve rica ederim) sözcükleri kullanılır. - Ġmza bölümü, metin bölümünün bitiminden sonra iki ila dört kol atılarak atılarak verilir. Ġmza bölümünde unvan adları kısaltılmayacaktır. - Ġmza bölümü açılan yazılarda metnin son satırının iki ila dört aralık altından ve satır başından başlamak üzere iki aralık bırakılarak büyük harflerle varsa (EK/EKLER) sözcüğü yazılır. Karşısına iki nokta üst üste konulduktan sonra ek sıra numarasının yanına kısaca konusu ve adedi belirtilerek yazılır. - Ek adedi kağıt üzerindeki boşluğa sığmayacak kadar çoksa o zaman bir ek listesi yazıya bağlanır. - Yazının nerelere gönderildiğini belirtmek üzere protokol sırası esas alınarak düzenlenen bölüm DAĞITIM bölümüdür. Bu bölüm EK ten sonra iki kol atılarak satır başı hizasında büyük harflerle dağıtım olarak, ek yeri yoksa onun yerine yazılacaktır. Bu bölümde bulunan (GEREĞĠ) kısmına yazı ile fiilen ilgili olup, işi yapmak durumunda olanlar, (BĠLGĠ) kısmına gönderilen yazı ve onunla ilgili olarak meydana gelecek çalışmalar hakkında yalnız bilgi edinmeleri istenen kuruluş ya da birimler yazılır. Gereği kısmı dağıtım başlığının altına, bilgi kısmı gereği kısmının hizasına yazılır. Bilgi kısmı yoksa gereği ve bilgi sütunları açılmaz. Birim adları (DAĞITIM) başlığının altına yazılmakla yetinilir. B-KÜÇÜK BOY KAĞIT ile YAZIġMA Küçük boy (yarım A4 ebadı) kağıtlarla yazışma biçimi, yukarıda aktarılan hususlar bakımından farklılık göstermez. Ancak aşağıdaki noktalar boyut farklılığı nedeniyle farklılık göstermektedir. Bu farklılıklar şunlardır; - ADRES: Konunun son satırından sonra 2-3 kol atılarak yazılır. - ĠMZA: Metin bölümünün bitiminden sonra 2-3 kol atılarak yerleştirilir. - EK: Metnin son satırının 2-3 aralık altından ve satır başından başlamak üzere yazılır. Resmi yazışma kurallarını bu şekilde özetledikten sonra, yazılarda çıkarılacak kopya sayısı hakkındaki kuralları da belirtmekte fayda vardır: Merkez birimler arasındaki yazılar bir asıl ve kopya olarak hazırlanır. Merkez birimlerinden başka kuruluş ve kişilere ya da taşra kuruluşlarına yazılacak yazılarda biri asıl, biri birimde diğeri genel evrakta saklanmak üzere üç kopya yazılacak, yazışmalarda zorunlu olmadıkça birinci hamur yazı kağıtları yerine ikinci hamur yazı kağıtları kullanılacaktır. Dağıtım yazılarda dağıtım sayısı ayrıca göz önünde bulundurulacaktır. III- ADLĠ DOSYALAMA ve YAZIġMA Adli dosyalama ve yazışmalarda asıl olarak UYAP ın kullanılması ve fiziki evrak ve dosyanın bulundurulmamasıdır. Ancak fiziki evrak tanzimi gerekmesi halinde zaman ve emekten tasarruf etmek için en iyi çözüm, üzerinde çalışılacak dosyaların ve defterlerin düzenli bir şekilde tutulması ve bu usulün her yerde aynı şekil ve suretle uygulanmasıdır. Bu amaçla uyulması gereken kurallar şu şekilde belirlenmiştir. - Her sayfanın başına bir önceki sayfayı izleyen numara konulması gereklidir. - Her türlü adli evrak ve tutanaklardaki tarihler rakamla değil harflerle yazılmalıdır. - Kovuşturma evrakı ve ifade tutanaklarında bazen bir kelimenin değişik anlama gelecek şekilde yazılması veya okunamayacak durumda olması bir hakkın yitirilmesi sonucunu doğurabileceğinden, evrakın düzenlenmesinde her kelime ve harfe özen gösterilmesi gerekir. - Tutanakların yüz sayfayı geçmesi halinde herhangi bir ifadeyi veya başka bir muameleyi zaman geçirmeden bulabilmek için tutanakların fihristinin tutulup soruşturma ve kovuşturma evrakının sonuna eklenmesi gerekir.
- Evrakın dosya ve tarih numarasına göre takılması ve bu suretle takılan evraka numara verilerek teselsülün sağlanması zorunludur. - Her dosyanın alabileceği evrak sayısı sınırlı olduğundan, dosyaya bağlanan evrak sayısı bu miktarı geçtiği zaman geriye kalanların yine aynı yöntemle tutulacak diğer dosyaya takılması ve ilk dosyanın üzerine evrakın kaç dosyaya dağılmış olduğunun büyük harflerle yazılması ve yeni açılan dosyanın üzerine kaçıncı olduğunun yazılması gereklidir. - Dosya kapağının iç yüzünde yazılı özel yere, dosyadaki sıra numarasına göre evrakın kaydedilmesi gerekir. - Dosya içerisinden herhangi bir evrak çıkarıldığında yerine büyük bir boş kağıt konularak bu kağıda çıkarılan belgenin özeti ve kayıt numarasının yazılması, bu hususun ayrıca deftere de işaret edilmesi gerekir. - Dosyanın ilgili olduğu işte tutuklu şahıslar varsa, dosyanın üzerine, dosya rengine zıt bir boya ve büyük yazı ile (TUTUKLUDUR) yazısının yazılması gereklidir. - Adli yazışma ve tebliğlerde herkesçe bilinen kuralın dışındaki kısaltmalara başvurulmaması gerekir. - Adli tebligatların zamanında yapılabilmesi için tebligat adreslerinin doğru ve eksiksiz yazılması da bir başka önemli husustur.