TEKNİK SERVİS İŞ GÜCÜ VE VERİMLİLİK ANALİZİ

TEKNİK SERVİS İŞ GÜCÜ VE VERİMLİLİK ANALİZİ

Uz. Dr. Kemal KİRAZ Adana İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreteri Sevgili çalışma arkadaşlarım Adana Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği bünyesinde bulunan teknik servislerde çalışan teknik personellerimiz hastane organizasyonunda çok önemli bir yere sahiptir.hastanelerimiz de 7-24 sağlıklı hizmet akışının sağlanmasında,hasta bakım konforunun artmasından, tıbbi cihazların teşhis ve tedavi amaçlı kullanılmasında siz değerli teknik servis çalışanlarımızın özverili çalışmalarının farkındayız.teknik servis ve mühendislik hizmetlerinizin sağlık hizmeti sunum kalitesinde ve insan hayatında çok önemli bir yeri vardır. Bu çalışmada amacımız teknik birim çalışanlarımızın çalışma koşullarının iş yüklerinin analizi yapılarak sorunlarına çözüm bulunmasını yardımcı olmaktır.bu güzel çalışmamızda emeği gecen herkese teşekkürlerimi sunuyor meslek hayatlarında başarılar diliyorum.

Tevfik DOĞAN Adana İli Kamu Hastaneleri Birliği Mali Hizmetler Başkanı

GİRİŞ Günümüzde toplumların değişen dünya koşulları ile giderek artan sağlık ihtiyaçları ve gelişen teknoloji, mevcut kaynakların ve insan gücünün daha iyi planlanarak verimli sağlık hizmeti sunma veya finanse etme sorunu ile karşı karşıya bırakmıştır. Bu sorun, genel olarak, Hastane kaynakların hangi hastalıklar,hangi müdahaleler hangi malzeme ve alt yapılar için tahsis edileceği konularında rasyonel kararlar verilmesinin önemini daha da artırmıştır. Hastane yöneticileri her yeni teknolojiyi satın almalı mı?, yeni ve pahalı bir cihaz tanı ve tedavi için hastaneye alınsın mı?, Bakım Maliyeti fayda yarar analizi nasıl olur şeklinde daha özel soruları cevaplandırarak geleceğe yönelik kritik kararları almak zorunda kalabilir.bu cevaplandırılması zor soruların çözümü genellikle hastanenin mevcut kaynakları ve bu kaynakların değerinin tahmin edilmesine bağlıdır. Bu nedenle sayısal veriler ve analizlerle tahminlerinin değer elde edilebileceği ve yorumlanabileceği yöntemlere duyulan ihtiyaç ekonomik değerlendirme ve verimlilik tekniklerinin önemini artırmıştır. Verimlilik genel olarak belirli bir zaman diliminde üretimden elde edilenlerin (çıktıların) fiziksel ya da parasal değerinin aynı dönemde kullanılan üretim faktörlerinin (girdilerin) fiziksel veya parasal değerine oranı şeklinde ifade edilebilir. Buna göre verimlilik artışı için, girdinin sabit tutularak çıktıların arttırılmasının ya da daha az girdi ile aynı veya daha fazla çıktının elde edilmesinin sağlanması gerekir. Üretkenlik ise ürünlerin fiziksel anlamda ifadesidir. İş etüdü, insan çalışmasını bütün ilişkilerini de göz önüne alarak inceleyen ve bu durumu etkileyen bütün etmenleri gelişme olanağı yaratabilmek amacı ile sistematik bir şekilde araştırmaya yönelen bir teknik olup özellikle metot etüdü ve iş ölçümü teknikleri ile mevcut kaynaklardan fazla sermaye yatırımı yapmaksızın en yüksek oranda yararlanılmasını sağlayabilir. Bu da verimlilik ile olan yakın ilişkisini gösterir. Adana Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği bünyesinde bulunan 11 Hastane, 1 ADSM merkezinin teknik birimlerin iş gücü verimliği hesaplaması yapılarak pilot olarak seçilen Dr.Aşkın Tüfekçi Devlet Hastanesi ve Adana Numune Eğitim Araştırma Hastanesi teknik birimlerinde 22-27 Temmuz 2013 iş yükü analizleri yapılmıştır. Çalışmamızda 1 Ocak 2013 ve 30 Haziran 2013 tarihleri arasında geçmişe yönelik 6 aylık arıza bakım formları incelerek birim sorumlusu atölye bazlı verimlilik ve İş yükü analizi çalışmaları değerlendirilmiştir.

Bu tabloda hastanelerimizde çalışan mevcut teknik personel sayıları ile 4 Temmuz 2013 Tarihli "TKHK Taşra Teşkilatları Kadro Standartları Yönergesi" ne Göre Teknik Personel Dağılımı kıyaslanmıştır.kıyaslama sonucunda tek yerleşke olarak teknik eleman sayıları alınmıştır.oysaki Hastanelerimiz hizmet sunumunda birçok farklı semtlerde kendilerine bağlı yataklı birimler bulunmaktadır.örneğin Adana Numune Eğitim ve Araştırma Hastanesinde halen 4 yerleşkede hizmet verilmekte olup yerleşke durumu şöyledir. a) Yüreğir Serinevler Mah. Ege Bağatur Caddesi üzerinde bulunan Numune Eğitim ve Araştırma Hastanemiz: 525 adet Nitelikli Yatak, 74 adet Yoğun Bakım yatak ve 6 adet Reanimasyon yatağı ile hizmet vermektedir. b) Çukurova İlçesinde bulunan Seyhan Uygulama Merkezimiz yerleşkesinde ise; 256 Nitelikli yatak, 49 adet yoğun bakım yatak ile hizmet vermektedir c)hacı Ömer Sabancı Caddesi üzerinde Dr. Aşkım Tüfekçi Hastane Bahçesinde bulunana DİYALİZ ünitesi 28 +2 cihaz ile hizmet vermektedir d) Hacı Ömer Sabancı Caddesi üzerinde ki Eski Numune Hastanesi binası yanında bulunan Adana Anadolu Laboratuar Sağlık Meslek Lisesi binasının zemin katında Patoloji Ünitemiz hizmet vermektedir. Hastanelerimizde 4 Temmuz Tarihli "TKHK Taşra Teşkilatları Kadro Standartları Yönergesi" ne Göre Teknik Personel Dağılımı yatak sayılarını yerleşke sayısına göre hesapladığımızda çıkan tablo aşağıdaki gibidir. Yerleşke Adı Toplam Yatak Sayısı S.B Teknik Eleman Sayısı Numune Eğitim Ve Araştırma Hastanemiz: 605 72 50 525 Adet Nitelikli Yatak, 74 Adet Yoğun Bakım Yatak Ve 6 Adet 256 Nitelikli Yatak, 49 Adet Yoğun 305 57 8 DİYALİZ Ünitesi 28 +2 Cihaz 30 12 2 Toplam 930 131 60 Mevcut Elaman Dağılımı Tablo 1 Hastane yerleşke sayısına göre teknik eleman ve yatak sayısı analizi

TEKNİK HİZMETLER KARŞILAŞTIRMALI MALİYET ANALİZİ: TABLO 4- G2-Gider/Gelir Gerçekleştirme Raporu(Detaylı) Cari Yıl: 2013 Ay Aralığı: 1-5 (Ocak-Mayıs) Adana Çukurova Dr. Adana Numune Aşkım Tüfekçi Devlet Eğitim ve Araştırma Hastanesi Hastanesi GİDER/GELİR TOPLAM TOPLAM 2.Bakım Onarım Giderleri (Malzeme Dâhil) 679.754,41 867.469,53 2.1.Bina Bakım Onarım Giderleri 318.341,41 182.455,65 2.2.Makine Teçhizat ve Tıbbi Cihaz Onarım Giderleri 335.245,87 624.404,03 2.3.Bilgisayar Bakım Onarım Giderleri 26.167,13 60.609,85 22.Teknik Destek Hizmet Alım Giderleri 399.065,36 251.217,53 Toplam Gider 1.078.819,77 1.118.687,06 Yatak sayısı 720 942 Kapalı alan 59.648 112.590 Toplam teknik personel 62 71 Yatak başına düşen bakım-onarım maliyeti 1.498 1.188 m2 kapalı alan başına düşen bakım-onarım maliyeti 18,09 9,94 Teknik personel başına bakım-onarım maliyeti 17400 15756

2013 Ocak-Mayıs Dönemi bakım onarım gider maliyeti karşılaştırılmalı analiz yapıldığında; M² kapalı alan başına düşen bakım-onarım maliyeti, yatak başına düşen bakım-onarım maliyeti, teknik personel başına bakım-onarım maliyeti göz önüne alındığında ANEAH bakım onarım hizmetini dışarıdan daha fazla hizmet alımı yapmasına rağmen, yeni bina olması avantajı göz önüne alınarak daha az maliyetle teknik hizmet faaliyetlerini yerine getirmektedir.tablo incelendiğinde ÇATDH eski bina olması ve bakım onarım maliyetlerini artırdığı görülmüştür. ÇATDH bakım onarım hizmetlerinin Teknik birim vermesine rağmen bina bakım onarım giderlerinin yüksek olmasından dolayı toplam gelir gider dengesinde daha dezavantajlı görülmektedir.çatdh de olduğu gibi bakım onarım hizmetlerinin teknik birim tarafından eğitim alınarak yapılması kısa vadede bakım onarım giderlerini düşürecektir.

ADANA NUMUNE EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ Hastanemiz Sağlık Hizmetlerini Yüreğir yerleşkesi, Seyhan Uygulama Merkezi, Diyaliz Merkezi, Patoloji Laboratuarı olarak 4 ayrı merkezde vermektedir. Hastanemiz tüm bu yerleşkelerdeki teknik hizmetleri kadrolu 22 personel ve 38 şirket personeli ile yürütülmektedir. Hastanelerimizde mekanik hizmetleri Yüreğir yerleşkesi ve Seyhan Uygulama Merkezinde 24 saat nöbetli verilmektedir, elektrik hizmetleri Yüreğir yerleşkesinde 24 saat nöbetli verilmektedir. Hastanemizde ve bağlı birimlerinde aşağıdaki gibi olarak hizmet akışı planlanmıştır. Elektrik Dalında verilen teknik hizmetler: Trafolar, Aydınlatma, Kompanzasyon sistemleri, Jeneratörler, UPS ler, iç tesisat, güvenlik kameraları,otomatik kapılar,yangın algılama sistemleri; Elektronik Dalında verilen teknik hizmetler: Santral, Uydu ve Televizyon Ses, seslendirme sistemleri, konferans salonları, Elektronik cihazlar. Tıbbi cihazlar verilen teknik hizmetler: Tüm tıbbi cihazların bakım onarımı, kalibrasyon, fax fotokopi hizmetleri. Mekanik Dalında verilen teknik hizmetler: İklimlendirme, Morg çamaşırhane, terzihane, araçların bakımları ve onarımları, Havalandırma otomasyon sistemleri işletilmesi,pnömatik sistemi işletilmesi, Asansör arıza ve bakımları, Merkezi oksijen sistemleri (vakum, oksijen azot)bakım onarımları ve işletmesi, sıhhi tesisat hizmetleri. İnşaat Dalında verilen teknik hizmetler: Tüm binanın inşaat bakım onarımı, boya işleri, demir işleri, seramik ve marangozhane işleri konusunda hizmet verilmektedir.

Yapılan gözlemler ve kayıtlı arıza bildirim form kayıtları yapıldığında alınlan sonuçlar aşağıdaki gibidir. TABLO 8 - ANEAH 01/01/2013 30/06/2013 TARİHLERİ ARASINDA ARIZA BİLDİRİM SAYISI ATÖLYE ADI ARIZA MİKTARI AYLIK ORTALAMA ARIZA BİLDİRİM SAYISI İNŞAAT 234 39 ELEKTİRİK 2140 357 SIHHİ TESİSAT 386 64 KLİMA 1736 289 TIBBİ CİHAZ 465 78 MARANGOZ 585 98 KAYNAK 204 34 TOPLAM 5750 958 TABLO 9- ANEAH 22-26/07/2013 ARIZA TAKİP VE ANALİZ TABLOSU ATÖLYE ADI HAFTALIK ARIZA BİLDİRİM SAYILARI TAMAMLANAN ARIZA SAYISI TAMAMLANAN ARIZA YÜZDESİ İNŞAAT 9 6 67% ELEKTİRİK 42 40 95% SIHHİ TESİSAT 16 16 100% KLİMA 75 72 96% TIBBİ CİHAZ 24 21 88% MARANGOZ 23 23 100% KAYNAK 8 6 75% TOPLAM 197 184 93% Adana Numune Eğitim Araştırma Hastanesi 22/07/2013-28/07/2013 tarihleri arasında yapılan arıza bildirimleri ile ilgili yapılan iş analizi sonuç tabloları incelendiğinde 1 haftalık yapılan iş gücü analizi ile

ANEAH 22-26/07/2013 arıza takip ve analiz tablosu incelendiğinde gelen arıza bildirimlerinin %93 oranında arızlarının teknik birimin kendi imkânlarıyla giderildiği tespit edilmiştir. TABLO 10-01/01/2013-30/06/2013 AYLIK KAYIT FORMLARI İLE 22/07/2013-26/07/2013 ARASI HAFTALIK ORTALAMA ARIZA SAYISININ KARŞILAŞTIRILMASI ATÖLYE ADI 22-26/07/2013 01/01/2013-30/06/2013 ARASI HAFTALIK ORT. İNŞAAT 6 10 ELEKTİRİK 40 89 SIHHİ TESİSAT 16 16 KLİMA 72 72 TIBBİ CİHAZ 21 19 MARANGOZ 23 24 KAYNAK 6 9 TOPLAM 184 240 6 aylık kayıtların birbiri ile uyumu karşılaştırılmıştır.tablo 6 incelendiğinde 1 haftalık gözlem sonuçları ile 2013 ilk 6 ay arıza bildirimler uyumlu bulunmuştur.(iptal edilen ve ertelenen kayıtlarda mevcuttur.) İzlem ve ölçümler: No İzlem ve ölçümler 22/07/2013-26/07/2013 haftası 1 Toplam arıza sayısı 197 2 Müdahale edilen arıza sayısı 197 3 Kendi imkânlarıyla giderilen arıza sayısı 184 4 Kendi imkânlarıyla giderilemeyen arıza sayısı 13 5 Toplam arızada kalma süresi 320st*60dk/197 =98dk 6 Arızaya müdahale süresi 45 7 Aksatılan veya ertelenen planlı bakım sayısı - 8 Gerçekleştirilen tamirat sayısı 184

22/07/2013-26/07/2013 Arası iş gücü verimlilik analizi: Toplam arıza sayısı:197 Toplam çalışma süresi :480 Kayıtdışı performans :% 40 (480*%40 =192) Toplam tahmini çalışma süresi :672 saat Günlük çalışma süresi :6 saat (İş kanunu 68 maddeye göre saatte her saatte 15 dakika dinlenme süresi alınmıştır.) Aktif arızaya müdahale eden personel sayısı: 31 (izinli-raporlu personel, kazan dairesi nöbet personeli, teknik büro, devamlı üretim personelleri bu sayı dışındadır.) Aktif arızaya müdahale eden personelin toplam haftalık mesai süresi : 31*5*6=930 saat İşgücü performansı:672/930*100=%72 ÇUKUROVA DR.AŞKIM TÜFEKÇİ DEVLET HASTANESİ Hastanemiz Sağlık Hizmetlerini tek yerleşkede verilmektedir. Hastanemiz teknik hizmetleri kadrolu 18 personel ve 40 şirket personeli ile yürütülmektedir. Hastanemizde kazan dairesinde 24 saat nöbetli hizmet verilmektedir.

Hastanemizde teknik birimlerde aşağıdaki gibi olarak hizmet akışı planlanmıştır. Elektrik Dalında verilen teknik hizmetler: Trafolar, Aydınlatma, Kompanzasyon sistemleri, Jeneratörler, UPS ler, iç tesisat, güvenlik kameraları,otomatik kapılar,yangın algılama sistemleri; Santral, Uydu ve Televizyon,ses, seslendirme sistemleri, konferans salonları, Elektronik cihazlar, Asansör arıza ve bakımları, Tıbbi cihazlar verilen teknik hizmetler: Tüm tıbbi cihazların bakım onarımı, kalibrasyon, Merkezi oksijen sistemleri (vakum, oksijen azot)bakım onarımları ve işletmesi, sıhhi tesisat hizmetleri Mekanik,kaynak Dalında verilen teknik hizmetler: Morg çamaşırhane, terzihane, araçların bakımları ve onarımları, Klima ve iklimlendirme verilen teknik hizmetler : İklimlendirme, Havalandırma otomasyon sistemleri işletilmesi. İnşaat Dalında verilen teknik hizmetler: Tüm binanın inşaat bakım onarımı, boya işleri, demir işleri, seramik ve marangozhane işleri konusunda hizmet verilmektedir. Marangozhane verilen teknik hizmetler : Marangozhane işleri konusunda hizmet verilmektedir. Sıhhi tesisat alanında verilen teknik hizmetler: sıhhi tesisat hizmetleri verilmektedir. TABLO 11 - ÇATDH 01/01/2013 30/06/2013 TARİHLERİ ARASINDA ARIZA BİLDİRİM SAYISI FİİLİ ATÖLYE ÇALIŞAN SAYISI ATÖLYE ARIZA MİKTARI İNŞAAT 311 14 52 ELEKTİRİK 932 6 155 SIHHİ TESİSAT 548 4 91 KLİMA 665 6 111 TIBBİ CİHAZ 679 3 113 MARANGOZ 879 4 147 KAYNAK 423 4 71 TOPLAM 4437 41 740 AYLIK ARIZA BİLDİRİM SAYISI TABLO 12-01/01/2013-30/06/2013 AYLIK KAYIT FORMLARI İLE 22/07/2013-26/07/2013 ARASI HAFTALIK ORTALAMA ARIZA SAYISININ KARŞILAŞTIRILMASI ATÖLYE ADI 22-26/07/2013 İNŞAAT 14 13 ELEKTİRİK 55 39 SIHHİ TESİSAT 28 23 KLİMA 29 28 TIBBİ CİHAZ 14 28 MARANGOZ 38 37 KAYNAK 21 18 TOPLAM 199 185 01/01/2013-30/06/2013 ARASI HAFTALIK ORT. 6 aylık kayıtların birbiri ile uyumu karşılaştırılmıştır.tablo 9 incelendiğinde 1 haftalık gözlem sonuçları ile 2013 ilk 6 ay arıza bildirimler uyumlu bulunmuştur.(iptal edilen ve ertelenen kayıtlarda mevcuttur.)

TABLO 13-ÇATDH 22-26/07/2013 ARIZA TAKİP VE ANALİZ TABLOSU ATÖLYE ADI HAFTALIK ARIZA BİLDİRİM SAYILARI TAMAMLANAN ARIZA SAYISI TAMAMLANAN ARIZA YÜZDESİ İNŞAAT 20 14 70% ELEKTİRİK 60 55 92% SIHHİ TESİSAT 38 28 74% KLİMA 38 29 76% TIBBİ CİHAZ 18 14 78% MARANGOZ 52 38 73% KAYNAK 26 21 81% TOPLAM 252 199 79% 22/07/2013-28/07/2013 tarihleri arasında yapılan arıza bildirimleri ile ilgili yapılan iş analizi sonuç tabloları incelendiğinde 1 haftalık yapılan iş gücü analizi ile ÇATDH 22-26/07/2013 arıza takip ve analiz tablosu incelendiğinde gelen arıza bildirimlerinin %79 oranında arızlarının teknik birimin kendi imkânlarıyla giderildiği tespit edilmiştir İzlem ve ölçümler: No İzlem ve ölçümler 22/07/2013-26/07/2013 haftası 1 Toplam arıza sayısı 252 2 Müdahale edilen arıza sayısı 216 3 Kendi imkânlarıyla giderilen arıza sayısı 199 4 Kendi imkânlarıyla giderilemeyen arıza sayısı 17 5 Toplam arızada kalma süresi 407st*60dk/252 =96dk 6 Arızaya müdahale süresi 45 7 Aksatılan veya ertelenen planlı bakım sayısı 36 8 Gerçekleştirilen tamirat sayısı 199

22/07/2013-26/07/2013 Arası iş gücü verimlilik analizi: Toplam arıza sayısı:252 Toplam çalışma süresi :692 Kayıtdışı performans :%20 (692*%20 =140) Toplam tahmini çalışma süresi :832 saat Günlük çalışma süresi :6 saat (İş kanunu 68 maddeye göre saatte her saatte 15 dakika dinlenme süresi alınmıştır.) Aktif arızaya müdahale eden personel sayısı: 31 (izinli-raporlu personel, kazan dairesi nöbet personeli, teknik büro, devamlı üretim personelleri bu sayı dışındadır.) Aktif arızaya müdahale eden personelin toplam haftalık mesai süresi : 31*5*6=930 saat İşgücü performansı:832/930*100=%90 GÖRÜŞ VE ÖNERİLER : Yapılan gözlemler ve geçmişe yönelik arıza kayıtları incelendiğinde her iki hastanenin teknik birimlerinde evrak kayıt birimlerinde düzenli istatistiklerin tutulmadığı her atölyenin kendi belirlediği kayıt teknikleriyle istatistik çıkarmaya çalıştığı gözlenmiştir.iş yükünün ve gelen arıza taleplerinin sözlü olduğu durumlarda kayıt süreçi başlamayarak kayıt dışı giderilmiş arızaların fazla olduğu gözlenmiştir.personel işleyişi sırasında gelen talep akışının yönlendirilmesinde HBYS olmaması,standart formların oluşturulmaması arıza müdahale sürelerinin uzamasına,cihazın arıza da kalma süresini uzatmaktadır ve hesaplanamamaktadır. Bu benzeri nedenlerle acilen HBYS takip programı acilen aktif bir şekilde kullanılması için gerekli şartların sağlanması önerilmektedir.çalışan elemanların özellikle klima elemanlarının iş yükü fazla olduğu özellikle yaz aylarında eleman sayısının artırılması daha hızlı arızalara müdahaleyi sağlayacaktır. Yapılan gözlemlerde her iki hastanenin teknik biriminde hizmet veren atölye sayı ve işleyişleri arasında farklılıklar olduğu gözlenmiştir.bu farklılıkların iş gücü kaybına neden olduğu gözlenmiştir.atölye sayı ve kapsamlarında optimizasyona gidilerek,atölye sayılarının ve sorumlu teknisyen sayısının azaltılarak mühendislerin atölye işleyişinde daha aktif sorumluluk almaları önerilmektedir. ÇATDH atölye bazında veya bazı atölyelerde fazla eleman bulunmakla birlikte; örneğin inşaat atölyesinde 13 teknik eleman bulunurken,biyomedikal cihaz atölyesinde 2 teknik eleman bulunmaktadır.ancak genel teknik birim performansı göz önüne alındığında %90 oranında verimlilikte çalışıldığı tespit edilmiştir.

Eleman ihtiyacı bazı birimlerde olmakla birlikte uygun personellerin atölyeler arası değişim yapılarak hizmet akışının dengelenmesi önerilmektedir. ANEAH Atölye sayısının ve süreçlerinin optimizasyonu yapılarak atölye iş akışının sağlandığı gözlenmiştir. İş gücü analizinde çıkan nispeten düşük verimlilik değerlendirildiğinde; ANEAH 4 yerleşkede hizmet vermesi sebebiyle giderilen arızaların birçoğunun kayıt altına alınamadığı,gidiş geliş süreleri, ekipman ve malzeme transferlerinin olumsuz etkileri düşünüldüğünde ortaya çıkan %72 işgücü verimlilik oranının daha yüksek olacağı söylenilebilir.