T.C BURSA ORHANGAZİ ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA VE İHALE YÖNERGESİ Madde 1: Amaç Bu Yönergenin amacı; Bursa Orhangazi Üniversitesi nin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetler ile yapım, ihale, alım, satım, kiralama, finansal kiralama, bakım-onarım, taşıma, proje, etüt, müşavirlik ve benzeri işlerin verimlilik ilkeleri doğrultusunda, en uygun değer ve şartlarda ve en uygun zamanda kalite, dayanıklılık, tecrübe ve fiyat kriterleri açısından serbest rekabet kuralları içerisinde temin edilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Madde 2: Kapsam Bu Yönerge, Bursa Orhangazi Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı Akademik ve İdari Birimlerin ihtiyaç duyduğu inşaat ve her türlü alım, ihale, satım, yapım, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar. Madde 3: Dayanak Bu Yönerge, 4/ 11/ 1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun Ek 2 nci maddesine, 28/ 3/ 1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 116. Maddesine, Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği ne, Bursa Orhangazi Üniversitesi Ana Yönetmeliği ne ve Bursa Orhangazi Üniversitesi Satın Alma Yönetmeliği ne dayanılarak hazırlanmıştır. Madde 4: Tanımlar Bu Yönergede geçen; (a) Alım-satım: Taşınır ve taşınmaz varlıklar ile her türlü ihtiyaç maddeleri hizmet ve haklarının en iyi şekilde uygun değer ve koşullarla zamanında alım ve satımını, (b) Birim: Bursa Orhangazi Üniversitesi Eğitim-Öğretim birimleri ile İdari Birimlerini, (c) Demirbaş: Her türlü ofis mobilyaları, oturma grubu, elektronik cihazlar ve ofis teçhizatı, tıbbi cihazlar, makine ve teçhizat gibi malzemeleri, (ç) Hizmet alımı: Mal alımları ve yapım işleri dışındaki her türlü periyodik bakım anlaşmaları, tamirat ve tadilat işleri, dışarıdan alınan her türlü hizmet satın alımları ile fuar ve organizasyonlardaki stant kurma gibi her türlü satın alma işlemlerini, (d) Hizmet: 4.1.2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 4 üncü maddesinde yer alan tanım kapsamındaki hizmetleri, ilgili mevzuata göre çalıştırılan aylıklı, ücretli, yevmiyeli ve sözleşmeli personel istihdamı hariç olmak üzere, gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişilere ücret karşılığında yaptırılan araştırma, etüt, plan, proje, kontrollük, müşavirlik ve benzeri her türlü hizmeti, (e) İdare: İhaleyi yapacak olan Bursa Orhangazi Üniversitesi birimlerini, (f) İhale: Bu Yönergedeki usul ve şartlarla, işin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını ve yetkili mercilerin onayı ile tamamlanan sözleşmeden önceki işlemleri, (g) İş: Mal ve hizmet alımı ve kiralanması ile yapım işlerini, Sayfa 1 / 11
(ğ) Kiralama: Taşınır ve taşınmaz mallarla, hizmet ve hakların kiralanması veya kiraya verilmesini, (ı) Komisyon: Bu Yönergenin 2 nci maddesinde sayılan işlerin yapılması için kurulan Satın Alma ve İhale Komisyonunu, (i) Mal: 4734 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinde yer alan tanım kapsamındaki malları, Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları, (j) Mütevelli Heyeti: Bursa Orhangazi Üniversitesi Mütevelli Heyetini, (k) Rayiç Bedel: İşlemin yapıldığı gündeki normal alım-satım değerini, (l) Rektörlük: Bursa Orhangazi Üniversitesi Rektörlüğünü, (m) Satın Alma Müdürü: Bursa Orhangazi Üniversitesi Satın Alma Müdürünü, (n) Sözleşme: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde İdare ile Yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı, (o) Sözleşme Bedeli: İşin yaptırılması karşılığında ödenen bedeli, (ö) Şartname: Yapılacak işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usullerini gösteren ve Bursa Orhangazi Üniversitesi tarafından hazırlanan belgeleri, (p) Tahmini Bedel: Fiyat araştırması veya maliyet hesabı yapılarak işin muhtemel karşılığı olarak belirlenen bedeli, (r) Teklif: Yapılacak ihalelerde isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri, (s) Yapım: 4734 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinde yer alan tanım kapsamındaki işleri, : Bina, yol, spor tesisi, alt yapı, boru iletim hattı, haberleşme ve enerji nakil hattı, sulama tesisi, toprak ıslahı, taşkın koruma ve dekapaj gibi her türlü inşaat işleri ve bu işlerle ilgili tesisat, imalat, ihzarat, nakliye, tamamlama, büyük onarım, restorasyon, çevre düzenlemesi, sondaj, yıkma, güçlendirme ve montaj işleri ile benzeri yapım işlerini, (ş) Yeterlik Belgesi: Genellikle yapım, taşıma ve hizmet ihaleleri ile gerektiğinde diğer ihalelerde isteklilerden talep edilen, ihale konusu işte yeterliklerini gösteren resmi belgeler veya ilgili komisyona verilmesi gereken diğer belgelerin her birini, (t) Yüklenici: İşi yapmak üzere kendisiyle sözleşme imzalanan istekliyi, ifade eder. Madde 5: Satın Alma ve İhale İşleri ile İlgili Organlar Satın alma ve ihale işleri ile ilgili organlar şunlardır: (a) Satın Alma ve İhale Komisyonu: ilgili Rektör Yardımcısı, ilgili 3 (üç) Mütevelli Heyeti Üyesi, Genel Sekreter, Satın Alma Müdürü, İdari ve Mali İşler Daire Başkanı, ve İlgili Birim Temsilcisi dahil 8 (sekiz) kişiden oluşur. Gerekli hallerde, konusunda uzman ve teknik kişiler komisyona davet edilebilir veya yazılı görüş istenebilir. (b) Muayene ve Kabul Komisyonu: Satın Alma ve İhale Komisyonu tarafından belirlenen ve onay gören işlerin tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine, yetkili olarak Satın Alma ve İhale Komisyonunca önerilen ve Rektör tarafından görevlendirilen, taşınır kayıt ve kontrol (Demirbaş) yetkilisi ile beraber en az 3 kişiden oluşan bir komisyondur. Gerekli hallerde, konusunda uzman ve teknik kişiler komisyona davet edilebilir veya yazılı görüş istenebilir. Bu Sayfa 2 / 11
komisyonun uygunluk içeren kararı imzalanıp onaylandıktan sonra ihale bedeli ödenir. Kabul edilmeyen işler yeniden yaptırılır veya iade edilir. (c) Komisyonlar, üyelerin salt çoğunluğu ile toplanır ve toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile karar alınır. Oyların eşit olması durumunda başkanın oyu yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır. Madde 6: Satın Alma İlkeleri Satın alma ilkeleri şunlardır; (a) Ödeneği olmayan kalemden harcama yapılmaz. (b) Mal ve hizmet alımının mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden yapılması esastır. (c) Mal ve hizmet alımlarında sadece en düşük fiyat değil, istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en uygun teklif tercih edilir. (ç) Üniversite nin kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması; ancak gereksiz mal stoklarından kaçınılması için Üniversite gerekli tedbirleri alır. (d) Alımlarla ilgili işler bir elde toplanarak Satın Alma Müdürünün yetki ve sorumluluğunda yürütülür. Birimler acil olaylar dışında firmalarla doğrudan mal ve hizmet alımları konusunda ilişkide bulunamaz. Ancak, Üniversitede meydana gelebilecek ve anında müdahale edilmediğinde maddi, manevi zarar doğurabilecek, eğitimi aksatabilecek teknik veya doğal afetlerden dolayı oluşan beklenmedik durumlarda birimler yüklenicilerle doğrudan mal ve hizmet alımları konusunda ilişkide bulunabilir. Ödeme işlemi; işe ait fatura Üniversite ye ulaştırıldığında, Satın Alma Müdürü ve Genel Sekreter in birlikte ikili onayı üzerine İdari ve Mali İşler Müdürlüğü tarafından yapılır. (e) Şartname ve sözleşmeler kolaylıkla incelenebilmelerini ve anlaşılmalarını mümkün kılacak şekilde hazırlanır, ihaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı bilgilerin verilmesi ve rekabet bakımından birden fazla firmanın teklif vermesi sağlanır. (f) Pazarlık Usulü nde aynı cins mal ve hizmet alımı, dört aylık süre içersinde ikiden fazla gerçekleştirilemez. Kurum içi veya kurum dışı bütçeli Bilimsel Araştırma ve Geliştirme Projeleri mal ve hizmet alımı bu kapsamın dışındadır. Madde 7: Satın Alma Talepleri (1) İdari birimler, satın alınmasını talep ettikleri mal veya hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan satın alma talep formunu doldurup Genel Sekreterliğe gönderir. Bu işlemler Üniversite nin Elektronik Bilgi Sistemi (EBS) aracılığı ile de yapılabilir. Genel Sekreterlik tarafından bütçe uygunluğu kontrol edilen ve satın alınması uygun görülen talepler Rektörlüğe gönderilir. Rektörlük tarafından onaylanan talep formu Satın Alma ve İhale Komisyonunda görüşülmek üzere Satın Alma Müdürlüğüne gönderilir. (2) Akademik birimler ise bu formları, Dekanın/Enstitü Müdürünün/Yüksekokul Müdürünün/Merkez Müdürünün onayını müteakip Rektörlüğe gönderir. Bu işlemler Üniversite nin Elektronik Bilgi Sistemi (EBS) aracılığı ile de yapılabilir. Rektörlük tarafından bütçe uygunluğu Sayfa 3 / 11
kontrol edilen ve satın alınması onaylanan talep formu Satın Alma ve İhale Komisyonunda görüşülmek üzere Satın Alma Müdürlüğüne gönderilir. (3) Satın Alma Müdürü, belirlenen usule göre idari ve teknik şartnameleri, fiyat tekliflerini ve diğer belgeleri hazırlatıp Satın Alma ve İhale Komisyonuna sunar. İdari şartname Satın Alma Müdürlüğü, teknik şartname ise talep eden idari veya akademik birim yetkilileri tarafından hazırlanır. Satın Alma ve İhale Komisyonunun veya işin durumuna göre alt komisyonun kararı doğrultusunda satın alma işleri Satın Alma Müdürlüğü tarafından yürütülür. Madde 8: Taleplerin Değerlendirilmesi Mali limitlere göre belirlenen aralıklarda Satın Alma ve İhale Komisyonunun değerlendirmesi gereken talepler; bütçe, nakit akışı, ihtiyaç, maliyet ve piyasa şartları kriterlerine göre değerlendirilir. Alımı uygun görülen talepler için teklif alma süreci başlatılır. Satın Alma Komisyonu yukarıdaki kriterlere uygun olmayan talepleri gerekçeli bir raporla Rektörlüğe bildirir. Madde 9: Hizmet Alımları Hizmet alımları, gerçekleşmesi istenilen tarihten otuz iş günü öncesinde ilgili birim tarafından yazılı olarak Rektörlüğe bildirilir. Satın alma usul ve esaslarına göre siparişi verilen işin yerine getirilip getirilmediği, hizmeti talep eden birim tarafından takip edilir. İş bitiminde işin tamamlandığına dair tutanak Satın Alma Müdürlüğü ne teslim edilir. Madde 10: Bilgisayar ve Donanım Malzemeleri Alımı Yeni bilgisayar veya bilgisayar konfigürasyonlarının yükseltilmesiyle ilgili her nevi ilave teçhizat talep ediliyor ise talepler Üniversitenin Bilgi İşlem Daire Başkanlığına bildirilip, Başkanlığın yapacağı değerlendirme sonucunda, talep formu Rektörlüğe gönderilir. Satın alma usul ve esaslarına göre alım yapılır. Satın alınan tüm malzemeler ihtiyaç olan birimlerde kullanılmak üzere bilgi işlem birimine teslim edilir. Madde 11: Bütçeli Bilimsel Araştırma ve Geliştirme Projeleri Alımı İlgili Proje Yöneticisi/Yürütücüsü tarafından hazırlanmış ve Rektörlük tarafından onaylanmış kurum içi veya kurum dışı bütçeli proje formu, Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu Başkanlığı veya Proje Yönetim Ofisi veya Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı veya Proje Yöneticisi/Yürütücüsü tarafından Satın Alma Müdürlüğüne gönderilir. Proje Yöneticisi/Yürütücüsü tarafından bütçeli projeli alımlar talep formu ile onaylanmış listedeki malzemeler veya hizmet alımı talep edilir. Proje Ödeneği varsa mal veya hizmet alım sürecine başlanır. Talep edilen mal ve hizmet alımı ile ilgili olarak, gerekiyorsa alternatif fiyat araştırması Proje Yöneticisi/Yürütücüsü tarafından yapılır. Madde 12: Tedarik Kaynaklarının Araştırılması ve Değerlendirilmesi (1) Satın Alma Müdürlüğü, talepleri uygun fiyatla, istenilen zamanda ve aranılan vasıfta temin edebilecek şahıs ve firmaları tespit eder. Listede yer alan şahıs ve firmaları, Üniversite kalite prensip ve politikalarına göre değerlendirerek bunlar arasından tedarikçi listesi oluşturur. Sayfa 4 / 11
(2) Üniversite nin kalite prensip ve politikalarına göre yıl içinde değerlendirilen tedarikçi firmalardan uygun kalite ve şartları sağlayamayanlar Satın Alma Müdürlüğü tarafından tedarikçi listesinden çıkartılır. Madde 13: Satın Alma ve İhale Usulleri (1) Bu Yönerge hükümleri kapsamındaki alımlarda aşağıdaki satın alma ve ihale usulleri uygulanır: (a) Doğrudan Temin Usulü: Bu satın alma usulünde Satın Alma Müdürlüğü, istekli veya isteklilerden alım veya kiralama şartlarını elektronik posta, faks veya mektup yoluyla temin eder. Alınan teklifler değerlendirilerek alım sonuçlandırılır. Doğrudan temin usulü ile yapılan satın almalarda belirtilen mali limitleri aşmamak kaydı ile Satın Alma Müdürü yetkilidir. Aşağıdaki işlerde doğrudan temin usulü uygulanır: (1) Mevcut mal, demirbaş, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için ilk alım yapılan kişi veya kurumdan alınması, (2) Mal ve hizmet sağlayıcının tek bir kişi olması durumunda alımın yapılması, (3) Ani veya olağanüstü durumlar nedeniyle alımın acil olarak yerine getirilmesinin zorunlu olması, (4) Konaklama ve seyahatlere ilişkin alımlar, (5) Tüketim malzemeleri alımı, (6) Fikri ve sınai mülkiyet haklarının alımı, (7) Yurt dışından mal ve hizmet alımı, (8) Alanında uzmanlaşmış sanatçı, bilim insanı, kişi ve kuruluşlara yaptırılan sanatsal, bilimsel ve teknik özelliklere sahip işlere ilişkin mal ve hizmet alımı, (9) Bilimsel araştırma ve geliştirme projeleri kapsamındaki alımlar, (10) Bedeli tarifelerle belirlenmiş elektrik, su, doğalgaz, akaryakıt, gaz, iletişim gibi hizmetlerle bilgisayar yazılımı, telif hakkı ve lisansı, sanat eserleri ve bankacılık hizmetleri gibi işlerde bu maddede belirtilen sınırlar dikkate alınmaz. (11) Yukarıda sayılanlar dışında kalan ve satın alma komisyonlarına tanınan yetkileri aşmayan alımlar. (b) Teklif Alma ve Pazarlık Usulü: Bu satın alma usulünde, belirlenen işlerin niteliklerine, özelliklerine ve gereklerine göre belirlenen en az üç istekliden yazılı teklif alınır. Aranan koşulları taşıyan isteklilerle alım, satım veya kiralama şartları ve bedel üzerinde pazarlık yapılır ve satın alma sonuçlandırılır. Yapılan alımla ilgili Satın Sayfa 5 / 11
Alma Tutanağı hazırlanır ve dosyalanır. Teklif Alma ve Pazarlık usulü alımlarda, belirlenen mali limitleri aşmamak kaydı ile Satın Alma ve İhale Komisyonu yetkilidir. Aşağıda belirtilen işlerin satın alması Teklif Alma ve Pazarlık Usulü ile yapılır: (1) Yapım ve onarım işleri, (2) Personel taşıma, güvenlik, temizlik, yemek, reklam ve promosyon mal ve hizmet alımları, (3) Etüt, mimarlık, mühendislik konularında proje yapılmasına ilişkin alımlar, (4) Çevirmenlik, editörlük, danışmanlık, bilişim hizmetlerine ilişkin alımlar. (c) Açık İhale Usulü: (1) Bu Yönerge hükümlerine göre doğrudan temin veya pazarlık usulü ile yapılması mümkün olmayan veya bu usullerin uygulanmasının uygun görülmediği hallerde Satın Alma Komisyonları tarafından uygulanan usuldür. Açık İhale Usulünün uygulandığı hallerde satın alma komisyonları tarafından bu Yönergenin 23 üncü maddesi hükümlerine göre şartname hazırlanır. (2) Her alım için tercih edilen satın alma usulünün gerekçesi satın alma tutanağında belirtilir. Alınan teklifler dosyalanarak saklanır. Madde 14: İlan (1) Açık İhale Usulünün uygulandığı hallerde; tahmini bedeli 1.000.000 (bir milyon TL) Türk Lirasını aşan işler için Üniversite nin internet sitesinde, tahmini bedeli bu meblağa eşit (bir milyon TL) ve altında kalan işler için Üniversitenin internet sitesinde veya üniversite ilan panolarında ihale tarihinden en az on gün önce ilan yapılır. (2) Teklif Alma ve Pazarlık Usulünün uygulandığı hallerde; tahmini bedeli 1.000.000 (bir milyon TL) Türk Lirasını aşan işler için Üniversite nin internet sitesinde, tahmini bedeli bu meblağa eşit (bir milyon TL) ve altında kalan ancak 100.000 (yüz bin TL) Türk Lirasını aşan işler için Üniversite nin internet sitesinde veya üniversite ilan panolarında ihale tarihinden en az on gün önce ilan yapılır. (3) Sözleşme bedeli 100.000 (yüz bin TL) Türk Lirasına eşit ve altında kalan işler doğrudan temin usulüyle yapılır. Doğrudan temin usulünde ilan yapılmaz. Madde 15: Uygulanacak Usulün Belirlenmesi ve Mali Limitler (1) Doğrudan Temin Usulü: Sözleşme bedeli 100.000 (yüz bin TL) Türk Lirasına eşit ve altında kalan işler doğrudan temin usulüyle yapılır. 10.000 (on bin TL) Türk Lirasına kadar en az ikili imza; 10.000 (on bin TL) Türk Lirasından 100.000 (yüz bin TL) Türk Lirasına kadar (yüz bin TL dahil) için ise; birisi Satın Alma ve İhale Komisyonundan ilgili mütevelli heyeti üyesi ve birisi de ilgili rektör yardımcısı olmak üzere en az dörtlü imza gerekir. Ancak en az beş kişilk Satın Alma ve İhale Komisyonu gerekli gördüğü hallerde diğer usullerin uygulanmasına karar verilebilir. (2) Teklif Alma ve Pazarlık Usulü: Tahmini bedeli 1.000.000 (bir milyon TL) Türk Lirasına eşit ve altında kalan işler Teklif Alma ve Pazarlık Usulüyle yapılır. Ancak en az beş kişilik Satın Alma ve İhale Komisyonu gerekli gördüğü hallerde Açık İhale Usulü uygulanmasına karar verilebilir. Sayfa 6 / 11
(3) Açık İhale Usulü: Tahmini bedeli 1.000.000 (bir milyon TL) Türk Lirasını aşan işlerde Açık İhale Usulü uygulanır. Ancak mali yeterlilik veya teknik uzmanlık gerektiren işlerde en az beş kişilik Satın Alma ve İhale Komisyonu nun kararı ile Teklif Alma ve Pazarlık Usulünün uygulanmasına karar verilebilir. Madde 16: İhalenin Onaylanması ve İptal Edilmesi (1) Sözleşme bedeli 10.000 (on bin TL) Türk Lirasına kadar (on bin TL dahil) ikili imza; 10.000 (on bin TL) Türk Lirasından 100.000 (yüz bin TL) Türk Lirasına kadar (yüz bin TL dahil) için ise birisi Satın Alma ve İhale Komisyonundan ilgili mütevelli heyeti üyesi olmak üzere üçlü imza gerekir. Sözleşme bedelinin 100.000 (yüz bin) Türk Lirasını aşması halinde ihalenin Satın Alma ve İhale Komisyonu tarafından; ihale sonucunda oluşan sözleşme bedelinin 1.000.000 (bir milyon TL) Türk Lirasını aşması halinde ise ihalenin Mütevelli Heyeti tarafından onaylanması gerekir. Bu onay alınmadan imzalanan sözleşmeler geçersizdir. (2) İhaleyi onay yetkisine sahip makam, daha önceden onay vermiş olsa dahi, sözleşme imzalanana kadar ihaleyi iptal etmekte serbesttir. Ayrıca Mütevelli Heyeti, Satın Alma ve İhale Komisyonu tarafından onaylanan ihaleleri iptal edebilir. İhaleyi, Üniversite adına iptal eden makam olarak Mütevelli Heyeti nin veya Satın Alma ve İhale Komisyonu nun ya da bu kurulların üyelerinin ihalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilere karşı herhangi bir yükümlülüğü bulunmaz. Madde 17: Alt Komisyonların Oluşumu ve Görevleri (1) Belirli bir iş veya belirli işler için alt komisyonlar oluşturulabilir. (2) Alt Komisyon, Rektörlük tarafından görevlendirilen asgari üç üyeden oluşur. Üyelerden biri komisyon başkanı olarak görevlendirilir. Satın Alma ve İhale Komisyonu üyeleri de komisyon üyesi olarak görevlendirilebilir. (3) Alt Komisyonların görev süreleri Rektörlük tarafından belirlenir ve gerekli görülen hallerde uzatılabilir. (4) İşin özelliği ve önemine göre Satın Alma ve İhale Komisyonunun teklifi üzerine Rektörlük tarafından alt komisyonlar oluşturulabilir. (5) Rektörlük gerekli gördüğü hallerde alt komisyonlara katılabilir veya Satın Alma ve İhale Komisyonu üyelerinden birini alt komisyona katılmakla görevlendirebilir. Bu hallerde Rektörlük veya görevlendirdiği Satın Alma ve İhale Komisyonu üyesi toplantı ve karar çoğunluğunda dikkate alınır. (6) Alt Komisyonlar, üyelerin çoğunluğuyla toplanır ve oy çokluğuyla karar alır. Madde 18: İhalelere Katılamayacak Olanlar (1) Aşağıda sayılanlar doğrudan, dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına, bu Yönergenin 1 inci maddesi kapsamına giren işlemlere katılamazlar. (a) Mütevelli Heyeti Başkanı ve üyeleri, bu kişilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dâhil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) yakın hısımları, evlatlıkları ve evlat edinenleri ile ortakları ve okuldan aylık ve ücret alan kurum mensupları, (b) Bu Yönergenin 2 nci maddesi kapsamına giren işleri hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dâhil) Sayfa 7 / 11
kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) yakın hısımları, evlatlıkları ve evlat edinenleri ile ortakları, (c) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 58 inci maddesi uyarınca kamu ihalelerine katılmaktan yasaklama getirilenler, (ç) Bursa Orhangazi Üniversitesi Satın Alma ve İhale Komisyonu üyeleri ile bu kişilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dâhil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) yakın hısımları, evlatlıkları ve evlat edinenleri, ortakları ve ortağı, yöneticisi veya temsilcisi bulundukları şirketler, (d) Kanunlarla ve hükümet kararı ile geçici veya devamlı olarak; genel, katma ve özel bütçelerle idare olunan kurum ve kuruluşlar ile özel kanunlarla kurulmuş bankalar ve iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar. Madde 19: Teminatlar ve Avanslar (1) İşin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Komisyon tarafından belirlenen oranda teminat alınabilir. Hakedişli işlerde %10 oranında kesinti yapılır. Teslim ve tesellüm belgesi düzenlendikten ve kesin kabul yapıldıktan sonra ilgili firmaya kesinti iade edilir. (2) Teminat olarak; tedavüldeki Türk parası, döviz, devlet tahvili, limiti uygun bankalardan alınacak teminat mektupları kabul edilir. (3) Avans verilip verilmeyeceği, avans oran ve miktarı ile avansa ilişkin diğer koşullar sözleşmede belirtilir. Madde 20: Kalite Kontrol (1) Muayene ve Kabul Komisyonu, depoya gelen demirbaş ve sarf malzemelerinin istenilen özelliklerde olup olmadığını, diğer özelliklerini ve gerekli evrakın uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder. Laboratuvar için alınan kimyasal maddeler, cam malzemeler ve laboratuvar cihazları, talep sahibi ilgili birim tarafından kontrol edilerek kabul edilir. Satın alınacak malzemeler, talep eden birimin belirttiği özelliklere göre aşağıdaki esaslar çerçevesinde kontrol yapılır: (a) Göz kontrolü, (b) Boyut kontrolü, (c) Fonksiyonellik kontrolü, (ç) Ambalaj kontrolü, (d) Doküman kontrolü, (e) Adet kontrolü. Sayfa 8 / 11
(2) İnşaat işlerinde, işin istenilen özellikte olup olmadığı Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı veya kurum dışından Uzman Bilirkişi marifetiyle yapılır. Talep edilen mal veya hizmetlerin kabulü için, gerekli görülmesi durumunda, Rektörlük tarafından daimi ve geçici Kabul Komisyonları oluşturulabilir. Madde 21: Tesellüm (1) Satın alınan bütün mal ve hizmetler aşağıdaki usule göre teslim alınır; (a) Gelen irsaliye üzerindeki bilgilere göre, depo sorumlusu ve alımı takip eden Satın Alma Müdürlüğü personeli tarafından sayılarak, tartılarak, ölçülerek ve teknik şartnamedeki termin, miktar ve vasıflara uygunluğu kontrol edilerek teslim alınır. (b) Gerekli görülen hallerde kalite kontrolü yapılabilir. Kalite kontrol sonucunun, satıcı firma yetkilisinin bulunduğu süre içerisinde alınmasının mümkün olmadığı hallerde, depo sorumlusu ve alımı takip eden Satın Alma Müdürlüğü personelinin bilgisi dâhilinde irsaliye ve mallar geçici olarak teslim alınır ve kontrol yapıldıktan sonra uygun görülmezse, malzemeleri ilgili firmanın alması sağlanır veya kendilerine bilgi verilerek geri gönderilir. (c) Teknik Şartnamede belirtilen miktar ve vasıflara uymayan mal ve hizmet teslim alınmaz. (ç) Yapım işlerini, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı teslim alır. Gerektiğinde uzman bilirkişi görüşüne müracaat edilir. Madde 22: Ödemelerin Yapılması Satın almaya konu olan malzemelerin depolara girişi yapıldıktan sonra, depo sorumlusu tarafından imzalanan fatura ve irsaliyeler satın alma sorumlusuna iletilir. Satın alma sorumlusu, fatura ve irsaliyeleri kendi dosyasındaki ilgili satın alma talep formunun nüshasıyla karşılaştırıp, mutabık olduklarını gördükten sonra faturayı imzalar. Daha sonra İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı na intikal eden faturalar ödeme planına alınır. Madde 23: Şartnameler (1) Yapılacak olan alımlara ilişkin şartnameler bu Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümleri de dikkate alınarak Satın Alma Müdürlüğü ne teslim edilir. (2) Şartnamelerde satın alma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliğinin belirtilmesi gerekir. Şartnamelerde, işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir. (3) Şartnameler idari ve teknik şartname olmak üzere ikiye ayrılır. Bunlardan; (a) İdari şartname: Yapılacak işin idari prosedürünün isteklilere duyurulması amacıyla Satın Alma Müdürlüğü tarafınca hazırlanır. Ancak, şartname hazırlamanın gereksiz masrafa veya iş yüküne neden olacağı hallerde, Satın Alma Müdürünün uygun bulunan teklifi üzerine, Satın Alma Komisyonu şartname hazırlanmamasına karar verebilir. Bu hallerde değerlendirme, alınacak teklifler üzerinden Sayfa 9 / 11
yapılır. İşin niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamına veya bir kısmına ya da diğer ek şartlara uygun bir sırada yer verilir. Söz konusu hususlar şunlardır: 1) Yaptırılacak işin veya alınacak malın mahiyet cins ve miktarı ile işin konusu, 2) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi, 3) Teminat alınıp alınmayacağı, alınacaksa miktarı, 4) Opsiyon müddeti, 5) İşin süresi, 6) Ödeme şartları ve yeri, 7) Teslim şekli, teslim tarihi ve usuller, 8) Vergi, harçlar ve diğer masraflarla ilgili giderlerin kim tarafından ne şekilde ödeneceği, 9) Garanti koşulları, 10) Gümrük işleri, 11) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar, 12) Üniversitenin alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali, 12) Uyuşmazlıkların çözümü, 13) Satın alma işleminin hangi usulle yapılacağı, 14) Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler, 15) Sözleşme koşulları, 16) Gerekli görülen diğer belgeler. (b) Teknik şartname: İşin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları içeren şartnamedir. İstekte bulunan birim ile Satın Alma Müdürlüğü tarafından birlikte hazırlanır. Hazırlanan satın alma talep formu veya dilekçesinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da işin aciliyeti ve niteliğine göre teknik şartname olarak kabul edilir: 1) İşin konusu, niteliği ve yöntemi, 2) Tahmini maliyeti, 3) Garanti koşulları, 4) Sözleşme koşulları, 5) Teslim süresi, yeri ve şekli, 6) Bakım, servis, montaj süresi ve ücretleri, 7) Alınan hizmetin/malın niteliği. Gerektiriyorsa, yedek parça fiyat listesi. Madde 24: Sözleşmeler (1) Doğrudan temin usulü dışında, yükleniciyle sözleşme imzalanması zorunludur. (2) Sözleşmeyle ilgili her türlü resim, harç, damga vergisi ve gerekli hallerde noter masrafları yükleniciye aittir. Ancak, bu masrafların istekli bulunmasını veya sözleşme imzalanmasını güçleştireceği hallerde, komisyonun Satın Alma Müdürü tarafından uygun bulunan teklifi üzerine, Satın Alma Komisyonu bunların kısmen veya tamamen Üniversite tarafından karşılanmasına karar verebilir. Sayfa 10 / 11
(3) Şartname hükümlerine aykırı sonuç doğurmamak koşuluyla, şartnamede belirlenmeyen hususlar sözleşmede düzenlenebilir. (4) Sözleşmelerde aşağıdaki hususlara yer verilir: (a) Malın tanımı, hizmetin konusu, yapılacak iş ve şartlar gibi alınacak malın/hizmetin net ve ayrıntılı olarak açıklanması, (b) Alınacak mal/hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat, (c) Süre, fesih, yenileme şartları, (ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları, (d) İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve idare için doğacak haklar, (5) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, istenirse yeni bir satın alma isteği yapılmasına gerek duyulmadan sözleşme satın alma ve ihale komisyonunun onayıyla yenilenebilir. Sözleşme ile işbu yönerge arasındaki çelişkili hallerde yönerge hükümleri geçerlidir. Madde 25: Parasal Limitlerin Güncellenmesi Bu Yönergede belirlenen parasal limitler, her yıl Türkiye İstatistik Kurumu (TÜİK) tarafından yıllık olarak Tüketici Fiyatları Endeksi (TÜFE) ile üretici Fiyatları Endeksinin (ÜFE) ortalamasına göre güncellenerek uygulanır. Madde 26: Yürürlük Bu Yönerge Senato kararı ve Mütevelli Heyeti onayı ile yürürlüğe girer. Madde 27: Yürütme Bu Yönerge hükümlerini Bursa Orhangazi Üniversitesi Rektör ü yürütür. Yönergenin Kabul Edildiği Senato Kararının Tarihi Sayısı 31/03/2015 54 Yönergenin Kabul Edildiği Mütevelli Heyeti Kararının Tarihi Sayısı 14/04/2015 116 Sayfa 11 / 11