BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ UYGULAMALI BİLİMLER YÜKSEKOKULU Doğrudan Temin İşlemleri Süreci İş Akış Şeması (Mali İşler Birimi)

Transkript

1 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Doğrudan Temin İşlemleri Süreci İş Akış Şeması DOĞRUDAN TMİN İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT Birimlerden teknik şartnameleri ile birlikte gelen satınalma talepleri toplanarak sınıflandırılır. İstekler uygun mu? Ödenek yeterli mi? Talep iptal edilir. Onay belgesi düzenlenerek arcama Yetkilisine imzaya sunulur. Onay belgesi imzalandı mı? Malzeme alımı iptal edilir. Konu ile ilgili firmalar belirlenerek teknik şartname ile birlikte teklif mektubu gönderilir. Teklif mektupları süreci içinde teslim alındı mı? Süresi içinde verilmeyen teklif mektupları değerlendirmeye alınmaz. Gelen teklifler idari ve teknik açıdan değerlendirilerek piyasa araştırma tutanağı düzenlenir. İlgili firma ile sözleşme yapılacak mı? İlgili firmaya sipariş mektubu gönderilir. Firma ile sözleşme yapılarak malzemenin temini sağlanır. Sipariş teslim edildi mi? Sipariş iptal edilir. Muayene kabul komisyonu kararı olumlu mu?

2 Geçici kabulü yapılan malzeme ilgili firmaya iade edilir. Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır. Ödeme emri belgesi düzenlenerek harcama belgeleri yönetmelliğinde belirtilen belgeler eklenir. ödemesi yapılmak üzere ilgili birimlere gönderilir. İŞLM SONU

3

4

5 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Malzeme Satın Alma Süreci İş Akış Şeması MALZM SATIN ALMA SÜRCİNİ BAŞLAT Yüksekokul Sekreteri (Gerçekleştirme Görevlisi) Malzeme Taleplerini Yüksekokul Müdürlüğüne iletir. Alınacak malzeme yüksek bütçe mi gerektiriyor? Teklif Yolu İle İhale Yolu İle Piyasa araştırması yapılarak malın fiyatı öğrenilir. Malın fiyatı uygunsa arcama Yetkilisi alınması yönünde onay verir. Teklif yapılacak firmalar belirlenir. Firmalara fiyat belirlemesi için teklif mektupları gönderilir. Gelen teklif mektupları değerlendirmeye alınır. Malzeme uygun mu? Mal iade edilir. n düşük fiyatı veren firmaya teklifin kabul edildiği haber verilir. Firma en kısa sürede malzemeyi teslim eder. Muayene komisyonu malzemeyi kontrol eder. Taşınır Mal ve Kayıt Kont. Yetk. malı teslim alır. Taşınır Fişi Kesilir. Malların ödemesi yapılmak üzere muhasebe evrakları Rektörlüğe gönderilir. İŞLM SONU

6

7

8

9 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Sürekli Görev Yolluğu İşlemleri Süreci İş Akış Şeması SÜRKLİ GÖRV YOLLUĞU İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT Gelen Personel mekli Personel Atama onayı, işle başlama yazısı, naklen gelmiş ise maaş nakil ilmuhaberi, aile durum bildirimi ile birlikte hazırlanan yolluk bildirimi ilgili personele imzallattırılır. meklilik belgesi ve kadro boşaltma onayı kontrol edilir. YS sistemi üzerinden ödeme emri belgesi düzenlenerek yolluk bildirimi ile birlikte onay için imzaya sunulur. Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi tarafından onaylandı mı? Ödeme mri Belgesi kleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir. vrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

10 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU İdari Personel Yolluk Ödenmesi Süreci (İl Dışı) İş Akış Şeması İDARİ PRSONL YOLLUK-YVMİYLRİNİN ÖDNMSİ SÜRCİNİ BAŞLAT Yüksekokul Sekreteri İdari Personelin görevlendirilmesine ilişkin yazıyı Müdürlüğün onayına sunar. İŞLM SONU Talep Müdürlükçe uygun görüldü mü? Rektörlük Makamı onayından sonra idari personel göreve gider. Dönüşte yolculuk-konaklama belgeleri Muhasebeye iletilir. Muhasebe görevlisi eldeki evrak verilerine göre hesaplamaları yapar. İŞLM SONU esaplanan tutar ilgili kişinin banka hesabına yatırılır.

11 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Geçici Görev Yolluğu İşlemleri Süreci İş Akış Şeması GÇİCİ GÖRV YOLLUĞU İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT Geçici görev yolluğu hazırlanarak ilgili personele imzalatılır. Geçici Görev Yolluk Bildirimi ve ekli harcama belgeleri yürürlükteki mevzuata göre kontrol edilir. Geçici Görev Yolluğu Bildirimi ve ekli harcama belgeleri mevzuata uygun mu? YS sistemi üzerinden ödeme emri belgesi düzenlenerek yolluk bildirimi ile birlikte Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisine onay için imzaya sunulur. Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi tarafından onaylandı mı? kleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir. vrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

12 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Avans-Kredi Verilmesi Süreci İş Akış Şeması AVANS-KRDİ VRİLMSİ İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT Mali yıl başında Rektörlük Makamı onayı ile arcama Yetkilisi tarafından mutemet tayin edilir. er yıl merkezi yönetim bütçe kanununda belirtilen üst sınırlarını aşmamak kaydıyla ivedi ve zorunlu giderler için avans vermek veya kredi açmak sureti ile ön ödeme yapılabilir. Birimlerin ihtiyaçlarına ilişkin talepleri alınarak incelenir ve bütçe kontrolü yapılır. Talepler içerisinde acil ve zorunlu olan var mı? Acil olmayan alımlar doğrudan temin yolu ile yapılır. Birimlerin ve proje yürütücülerinin acil alımları için çekilecek avans miktarı ile ilgili onay belgesi hazırlanıp imzaya sunulur. Avans veya kredi onaylandı mı? Mutemet tarafından avans veya kredi çekilerek ihtiyacın temini sağlanır. Mutemetin ön ödemelerde harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri avansta 1 ay, kredide 3 ay içinde (harcamaların bitiminden itibaren üç gün içerisinde) muhasebe yetkilisine teslim etmek zorundadır. Avans ve kredi ile alınan malzemeler taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından kayıt altına alındıktan sonra birime zimmetle teslim edilir. Muhasebe işlem fişi düzenlenip harcama belgeleri yönetmeliğinde belirtilen belgeler eklenerek avansın kapatılması için muhasebe yetkilisine teslim edilir. Tüm işlemlerin sonucu evrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

13 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Bütçe-Plan İşlemleri Süreci İş Akış Şeması BÜTÇ-PLAN İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT Maliye Bakanlığı tarafından aziran ayı içinde ilan edilen bütçe azırlama Rehberine istinaden Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı'nın talebi üzerine Yüksekokulumuzun bir sonraki yıl için bütçe hazırlıkları başlatılır. İlk olarak bağlı Birimlerden ihtiyaçlarına ilişkin gerekçeli talepleri alınır. Gelen talepler önem sırasına göre değerlendirilerek tahmini maliyetleri tespit edilir. -Bütçe sistemi üzerinden, bütçe hazırlama rehberi doğrultusunda bütçemiz hazırlanarak elektronik ortamda ve yazılı olarak SGDB'na gönderilir. Bütçe teklifine ilişkin belgelerin birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU