TEDARİKÇİ BİLGİLENDİRME KİTAPÇIĞI
İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER Önsöz Hakkımızda Kurumsal Değerlerimiz Tedarikçilerin Uyması Gereken Standartlar Tedarikçilerin İș Sağlığı ve Güvenliği İle İlgili Dikkat Etmesi Gereken Hususlar İletișim Kurulacak Kișiler Satın Alma Süreci Giriș Kalite Süreci Fatura ve Muhasebe Süreci İade Süreci 01 02-03 03 04-05 06-07 08-10 11 12-14 15-16 17
ÖNSÖZ Sizinle paylașmıș olduğumuz bu kitapçık șirketimizle yapmıș olduğunuz sözleșmelere ilișkin taahhütlerimize ek olarak tedarik sürecini bilgilendirme ve sürece kolaylık sağlama amacıyla hazırlanmıștır. Bu kitapçık; Șirketimiz, Tedarikçilerin Uyması Gereken Standartlar, İș Sağlığı ve Güvenliği, Satın Alma Süreci, Giriș Kalite Süreci, Muhasebe ve Fatura Süreci, İade Süreci, TYS (Tedarik Yönetim Sistemi) Programı ve İletișim Kurulacak Kișiler hakkında bilgilendirmeleri içermektedir. 01
HAKKIMIZDA Uğur Soğutma, 1954 yılında Aydın Nazilli de dondurma makineleri imalatıyla bașladığı serüvende bugün, 155.000 m² faal kapalı alana sahip ana fabrikası, 91.000 m² kapalı alana sahip Nazilli Organize Sanayi fabrikası, toplam 1800 çalıșanı, 832 satıș noktası, 240 a yakın Uğur Yetkili Servis Merkezi ile 5 kıtada 137 ülkeye hizmet vermektedir. Soğutma denince akla ilk gelen marka olan Uğur Soğutma nın bu haklı ününün arkasında müșteri odaklı kurumsal değerlerinin yanında geniș ürün yelpazesi ile yüksek üretim hacmi yer almaktadır. Günlük 3000 adet soğutucu ve derin dondurucu üretim kapasitesine sahip olan Uğur Soğutma, aynı zamanda bünyesinde birçok mamul ve yarı mamulü de üretmektedir. Ticari ve ev tipi soğutucularda ise 200 ü așkın çeșidi ile derin dondurucudan su sebiline, klimadan șișe soğutuculara, dondurma makinelerinden market dolaplarına kadar geniș bir ürün yelpazesine sahip Uğur Soğutma, İnovasyon ve ARGE ye verdiği önemle her geçen gün yeni ürünleri, ürün yelpazesine eklemektedir. Türkiye nin ve dünyanın en büyük markalarına özenli, kaliteli ve kesintisiz hizmet vermekte olan Uğur Soğutma; kalitesi, modern üretim teknolojisi ve çağdaș yönetimiyle soğutma alanında dünyanın sayılı șirketlerinden biridir. Uğur Soğutma; kalıcı bașarılar sağlamayı ve yükselmeyi her zaman bir ilke olarak benimseyen Uğur Șirketler Grubu nun önemli bir parçası olarak yüksek kalitede ürünler üretmektedir. Tüm bu kalıcı bașarılarının yanında istikrar ve üretimdeki süreklilik, müșterilerinden gelen farklı ürün taleplerine gösterdiği hızlı refleks ise Türkiye nin ve dünyanın en büyük markalarının neden Uğur Soğutma yı tercih ettiğinin cevabıdır. 02
HAKKIMIZDA Uğur Soğutma her türlü rekabet ortamında en önde olma amacıyla Ar-Ge çalıșmalarına önemli yatırımlar yapmaktadır. Dün olduğu gibi yarın da yarıșta hep önde olmak isteyen Uğur Soğutma hedefine ulașmak için ileri teknoloji imkânına sahip cihazlarla çalıșmaktadır. Kurmuș olduğu TS-EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardı doğrultusunda Sürekli İyileștirme felsefesine uygun olarak faaliyetlerine yön vermektedir. TS-EN ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi Standardı çerçevesinde Çevreye Duyarlı ürünler üreterek faaliyetlerine devam etmektedir. Tasarımdan imalata tüm süreçler kendi bünyesinde gerçekleștirmektedir. Uğur Soğutma, dünya șirketleri arasında yerini almanın yüksek ve sürekli kalite, yenilenen modern teknoloji ile insanı ve doğayı temel alan çağdaș yönetimle mümkün olduğuna inanmaktadır. Bu inançtan hareketle 60 yıllık deneyimi, eğitimli çalıșanları ve ülke ekonomisine sağladığı katkılarla soğutma sektöründe lider kuruluș olmayı bașarmıștır. KURUMSAL DEĞERLERİMİZ Dürüstlük Güven Saygı Odaklılık Duyarlılık Sosyal Sorumluluk Yeterlilik İnovatif Yaklașım Çevre Bilinci Kalite Kararlılık 03
TEDARİKÇİLERİN UYMASI GEREKEN STANDARTLAR Uğur Soğutma A.Ș. nin tedarikçileri asgari düzeyde așağıdaki standartlara uygun hareket etmekle yükümlüdür: Yasa ve Yönetmelikler Tüm tedarikçiler, geçerli tüm ulusal ve yerel yasalara, yönetmeliklere ve tüzüklere eksiksiz olarak uymalıdır. Çocuk İșçi Çalıștırılması Tedarikçi, çocukların çalıștırılmasına ilișkin bütün geçerli ulusal yasalara uygun hareket etmelidir. Çalıșanların Temel İnsan Haklarına Saygılı Olunması Renkleri, ırkları, milliyetleri, toplumsal statüleri, engelleri, cinsel eğilimleri, siyasi ve dini kanaatleri, cinsiyetleri ve yașlarından bağımsız olarak çalıșanları için eșit fırsatlar sağlamak ve eșit șekilde davranmak, Her bir bireyin saygınlığına, mahremiyetine ve haklarına saygılı olmak, Kișiyi isteği dıșında çalıșmaya zorlamamak, Çalıșanlara karșı psikolojik șiddet, cinsel taciz ve ayrımcılık gibi kabul edilemez davranıșların gösterilmesine karșı çıkmak, Cinsellik, zorlama, tehdit, hakaret veya sömürü içeren davranıșları yasaklamak, Çalıșanlara uygun bir ücret sağlamak ve geçerli ulusal asgari ücretin verilmesini garanti etmek, 04
TEDARİKÇİLERİN UYMASI GEREKEN STANDARTLAR Çevre Tedarikçi, çevrenin korunması ile ilgili olarak geçerli tüm standartlara uygun olarak davranmalıdır. Kalite Gereklilikleri Tedarikçi, ürünü kendi sektörlerinde geçerli iyi üretim uygulamalarına uygun șekilde üretmeli, paketlemeli, depolamalı ve göndermelidir. Çalıșanların Sağlığı ve Güvenliği Tedarikçi, ișyerlerinde çalıșanlarının iș sağlığı ve güvenliği sorumluluğuna riayet etmelidir. Tehlikeleri kontrol altına almalı ve kazalar ile iș yerinden kaynaklanan hastalıklara karșı mümkün olan en iyi önlemleri almalıdır. Uğur Șirketler Grubu çatısı altındaki tüm firmalarımız, çalıșmalarını Türkiye Cumhuriyeti nin de taraf olduğu Birleșmiș Milletler İnsan Hakları Bildirgesi nde yer alan șartlara saygılı olarak yürütmektedir. Uğur Soğutma Makinaları Sanayi ve Ticaret A.Ș. çalıșanlarına sağladığı șartlar ile ișçi ișveren uygulamalarını Türkiye Cumhuriyeti nin taraf olduğu ILO Sözleșmelerine uyumlu ve ülke kanunlarının izin verdiği yasal çerçeveler kapsamında uygular. 05
HİZMET ALIMI YAPILAN TEDARİKÇİLERİN İȘ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ İLE İLGİLİ DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR 01. Uğur Soğutma ya ait çalıșma sahasında nezaretçi olmadan gezilmeyecek ve ișe bașlanmayacaktır. 02. İșyerinde yüksekte çalıșmalarda, ateșli çalıșmalarda, inșaat ve kazı ișlerinde çalıșma izni belgesi onaylanmadan ișe bașlanmayacaktır. 03. Ateșli çalıșmalarda yangına karșı önlem alındıktan sonra ișe bașlanacaktır. 04. Hizmet veren, yüksekte çalıșmalarda gerekli önlemleri (güvenlik ağları, parașüt tipi emniyet kemeri,) almakla yükümlüdür. 05. Hizmet sözleșmesinde veya bahse konu olan iș harici durumlarda iș yapılmayacaktır. 06. Hizmet veren veya personeli İș Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi ni almadan ișe bașlamayacaktır. 07. Hizmet veren çalıștıracağı personelin, ișe giriș bildirgesini, ișe uygunluğunu belirten sağlık raporunu ve mesleki eğitim belgesini ișe bașlamadan önce Uğur Soğutma ya sunmakla yükümlüdür. 08. Makine bakım ve onarım, elektrik ișleri gibi ișlerde elektrik enerjileri kapatılacak ve ilgili uyarıcı levha asılacaktır. 09. Hizmet veren veya hizmet verenin personeli çalıșma sahasında Uğur Soğutma nın belirlemiș olduğu iș güvenliği kurallarına uygun hareket edecektir. 10. Yapılan ișin gereği ișe bașlamadan önce gerekli önlemler alınarak ișe bașlanacaktır.(kișisel Koruyucu Donanımları kullanımı vb.) 06
HİZMET ALIMI YAPILAN TEDARİKÇİLERİN İȘ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ İLE İLGİLİ DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR 11. Hizmet verenin ve personelinin kullanacağı iș ekipmanları ișe uygun ve sağlam olacaktır. 12. İșyerinde asılı olan ikaz ve uyarı ișaretlerine uyulacak. Tehlike arz eden ve girilmesi yasak olan yerlere girilmeyecektir. 13. Uğur Soğutma nın çalıșma sahasında, belirlenen yerler haricinde sigara içmek yasaktır. 14. Uğur Soğutma ya ait iș makinaları (forklift vb.) izin alınmadan kullanılmayacaktır. (ilgili ehliyete tabi olmak șartı ile) 15. İșyerinde araç hız sınırı 10 km dir. 16. İșyerinde çalıșma esnasında cep telefonu ile görüșmek tehlikeli ve yasaktır. 17. Üretim sahasında girilmesi yasak olan alanlara girilmeyecektir. 18. Kimlik șeklinde verilen misafir kartı görünür șekilde boyuna asılmalıdır. 19. 18 yașından küçük kișilerin fabrika imalat kısmına girișleri yasaktır. 20. İșyerinde alkol, uyușturucu veya eș değerde keyif verici maddelerin kullanılması yasaktır. 21. Tedarikçi tarafından açığa çıkartılacak çevreye zararlı atıkların (atık yağ, kimayasallar, üstüpü vb.) Uğur çevre yetikilisine teslim edilmesi gerekmektedir. 07
İLETİȘİM KURULACAK KİȘİLER TEDARİK ZİNCİRİ GENEL MÜDÜR YARDIMCISI YURT İÇİ SATINALMA MÜDÜRÜ YURT DIȘI SATINALMA MÜDÜRÜ SATINALMA PERSONELİ 1 (DAHİLİ 330) Kapı ve Çerçeve Grubu Soğutma Malzemeleri SATINALMA PERSONELİ 5 (DAHİLİ 234) Ambalaj Aksesuar Gazlar Borular Drayer ve Eșanjör SATINALMA PERSONELİ 1 (DAHİLİ 414) Fatura Yönetimi KYS Dokümantasyon SATINALMA PERSONELİ 2 (DAHİLİ 331) Sarf Malzemeler Bağlantı Elemanları Matbaa ve Reklam SATINALMA PERSONELİ 6 (DAHİLİ 431) Elektrik Grubu Fanlar Kontrol Elemanları Fiyat Analizleri SATINALMA PERSONELİ 3 (DAHİLİ 238) Metal Hammaddeler Plastik Hammaddeler Boyalar ve Serigrafi Malzemeleri SATINALMA PERSONELİ 7 (DAHİLİ 380) Gıdalar Fatura Yönetimi Bilișim ve Donanım KYS SATINALMA PERSONELİ 4 (DAHİLİ 432) Metal Sarfları Kalıp Malzemeleri Mekanik Bakım ve Kalıp Yapım 08
SATINALMA SÜRECİ Satınalma Talebi *STF-001 *Netsis Mevcut tedarikçiden karșılanabilir mi? H Yeni bir ürün mü? Yurtdıșı Yurt içi mi? Yurt dıșı mı? Yurtiçi Yeni bir ürün mü? Mevcut tedarikçiden karșılanabilir mi? Yeni tedarikçi belirlemesi Mevcut tedarikçiden karșılanabilir mi? Yeni tedarikçi belirlemesi Mevcut tedarikçiden karșılanabilir mi? Teknik resim ve spektlerin gönderilmesi Teknik resim ve spektlerin gönderilmesi Mutabakat sağlandı mı? Mutabakat sağlandı mı? Görev ve Sorumluluklar 1- Yurtiçi Satınalma Müdürü 2- Yurtiçi Satınalma Personeli 3- Yurtdıșı Satınalma Müdürü 4- Gümrük Görevlisi 5- Tedarikçi Firma (İhracatçı) SR- GKK Alım yapılan yeni tedarikçi ise; Yeni tedarikçinin listeye eklenmesi Malzemenin teslim alınması Malzemenin teslim alınması SR- GKK 09
GİRİȘ KALİTE SÜRECİ Tedarikçi firmadan gelen malzemeler Giriș Kalite Kontrol Alanı na alınır. Kontrol ișlemine geçmeden önce, malzemenin giriș kalite kontrol uygulamaları kapsamında olup olmadığına bakılır. Malzeme serbest geçiș kapsamında yer alıyorsa, giriș kalite kontrol kapsamındaki kontrol ișlemlerine tabi tutulmaz. Kontrollü geçișe sahip malzemeler için kontrol sistematiği așağıdaki gibidir; 1. Malzemelerin kontrolünde, malzemeye ait kontrol planlarından ve ilgili Giriș Kalite Kontrol Talimatlarından yararlanılır. 2. Kontroller örnekleme yolu ile yapılır. Kontrol edilecek örnekler Örnekleme Metodu, Numune Alma Planı ve Ürün Grupları Kabul Edilebilir Nitelik (AQL) Seviyeleri Tablosu na göre Numune Alma Talimatından yararlanılarak seçilir ve kontrol edilirler. 10
GİRİȘ KALİTE SÜRECİ Kontrol Bulguları ve Kontrol Sonrası Yapılan İșlemler : 1. Kontrol sonucunda bir uygunsuzluk yoksa girdi malzeme, kabul manasında yeșil renkli OK Etiketi ile ișaretlenir, stoklanmak üzere ambara gönderilir. 2. Kontrol sonucunda uygunsuzluk varsa, girdi malzeme kırmızı renkli RET etiketi ile ișaretlenerek ayrılır. 3. Ürün kalitesi üzerinde olumsuz etkisi olmayan veya olumsuz etkisi kabul edilebilir seviyede olan uygunsuzluklara rastlanması durumunda ilgili ürünler (Ürün performansını ve güvenliği olumsuz etkilememek koșulu ile), sarı renkli Șartlı Kabul Etiketi ile tanımlanarak kullanılabilirler. Bu ürünlerin performansı üretim safhalarında ayrıca takip edilir. 4. Giriș ișlemleri sırasında yeterli kontrol zamanı olmayan ya da üretimin aciliyeti nedeniyle direkt üretim mahallîne alınacak malzemelerde Șartlı Kabul muamelesi görürler. Bu gibi durumlarda malzemenin kullanıldığı ürünler takip altına alınır, ilgili kontrol ve/veya test sonucu alındıktan sonra serbest bırakılırlar. 5. Sac, boya ve diğer kimyasal muhteviyatlı malzemelerin kontrolü serbest geçiș kapsamında değil ise, tedarikçisinden gelen kalite kontrol raporları ve proseslerden elde edilen sonuçlara göre yapılır. 6. Kullanımı uygun görülmeyen ürünler için Ret Tutanak Formu düzenlenerek tedarikçisine iade edilir. Kabul edilmeyen, ret edilen ürünler malzeme ambarına, ilgili stok alanına veya ilgili üretim birimine kesinlikle alınmaz. Tedarikçisine geri gönderilene kadar, bu tür ürünler için tanımlanmıș RET bölgesinde muhafaza edilirler. 11
GİRİȘ KALİTE SÜRECİ Diğer Uygulamalar: 1. İmalat sırasında uygunsuzluğu saptanan, tedarikçi firma kaynaklı hatası olan ürünler, ilgili üretim bölümü tarafından Üretim İade Etiketi doldurularak Giriș Kalite Kontrol Bölümü ne teslim edilirler. Giriș kalite kontrolde uygunsuzluğu sabit görülen bu ürünler RET etiketi ile ișaretlenip, RET bölgesine ayrılırlar. Ret Tutanak Formu doldurularak tedarikçisine iade edilirler. 2. Ret edilen ürünler için aylık bazda form düzenlenir (Ret Takip Formu). Tedarikçilerin kalite performanslarının takibi için ise 3 er aylık dönemlerde Tedarikçi Firma İade Analiz Raporu hazırlanır. Bu formlar ve değerlendirmeleri tedarikçi performans takibinde rol oynadığı gibi, giriș kalite kontrol kapsamında serbest geçiș sisteminde yer alacak malzemeler konusunda da temel olur. Giriș kalite kontrol puanlaması așağıdaki gibidir: Performans Toplam Puanı: 20 RED ORANI Red Edilen Miktar Toplam Miktar 0 0 Red Oranı 0,5 0,5 Red Oranı 1 1 Red Oranı 1,5 1,5 Red Oranı 2 2 Red Oranı 5 Red Oranı 5 100 KALİTE PERFORMANS 20 18 16 12 10 5 0 Tedarikçi performanslarının takibi Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme Prosedüründe yer almaktadır. Ürünlerinde uygunsuzluk bulunan tedarikçilere gerekli görüldüğünde 8D Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İstek Formu gönderilerek uygunsuzlukların giderilmesi ve tekrarlanmaması için önlemler alınması sağlanır. 12
FATURA, İRSALİYE, SATINALMA SÖZLEȘMESİ VE MUHASEBE SÜRECİ - GENEL SÜREÇ Fatura, satılan mal veya yapılan iș karșılığında müșterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan veya iși yapan tarafından müșteriye verilen ticari belgedir. Fatura Düzenleme Șekil Șartı Faturada bulunması gereken bilgiler șöyledir; 1. Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası; 2. Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iș adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası; 3. Müșterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası; 4. Malın veya ișin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı; 5. Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası E-fatura da șekil șartı olarak kağıt faturayla aynı nitelikleri tașımaktadır. Fatura Muhasebeleșme Süreci Ambara irsaliye ile gelen malzemelerin faturaları Vergi Usul Kanuna göre tedarikçi firmalar tarafından en geç 7 gün içerisinde düzenlenmelidir. Tedarikçi tarafından süresinde düzenlenmeyen faturaların hukuki, cezai, mali sorumluluğunun tedarikçiye ait olacağını bir kez daha hatırlatırız. Dönem kapama ișlemlerinin daha sağlıklı ve hızlı bir șekilde yapılabilmesi için tedarikçilerden gelen faturaların izleyen ayın en geç 7. gününe kadar muhasebeye teslim edilmesi gerekmektedir. 13
FATURA VE MUHASEBE SÜRECİ - CARİ KART AÇMA SÜRECİ Cari Kartı Açılacak Tedarikçilerden İstenen Bilgiler 1.Firmanın Ünvanı 2.Adres Bilgisi 3.Vergi Dairesi ve Vergi Numarası 4.Mail adresi / Web adresi 5.Banka IBAN Bilgisi 6.Vergi Levhası 7.Ticaret Sicil Gazetesi ( Ünvan Değișikliği var ise Sicil Memurluğundan Yazı ) 8.Hangi Ürünün Alındığının Detaylı Bilgisi 9. STF-002 "YENİ TEDARİKÇİ BİLGİ FORMU" eksiksiz olarak doldurulup Uğur Soğutma'ya iletilmelidir. 14
İADE SÜRECİ İade edilecek malzemeler iki farklı șekilde belirlenir. a. Eğer iade edilecek malzeme üretimde kullanılıyorsa, Giriș Kalite Kontrol Bölümü malzemeyi inceleyip, iade edilmesine karar verir ve Ret Formu doldurarak fabrika içinde ilgili bölüm ve kișilere yayımlar. Malzemeleri de ambarda bulunan Ret bölümüne koyar. b. Eğer iade edilecek malzeme, sarf malzeme veya makina parçası ise sipariși veren kiși tarafından malzeme ambara teslim edilerek iade edileceği bildirilir. Gerekli bilgiler ambar personeline verilir. Ambar bölümü iade edilecek malzemeleri teslim alıp, kendisine verilen bilgilere istinaden İade Talep Formu düzenler ve Satınalma Bölümüne verir. Satınalma Bölümü İade Talep Formu üzerinde yer alan irsaliye/fatura bilgileri ile malzemenin ne kadar fiyatla alındığını tespit ederek buna göre İade / Satıș Sipariș Formu düzenler. Ambar tarafından malzeme hazırlanır, yüklenecek araç belirlenir ve satın almadan alınan İade / Satıș Sipariș Formu ile Sevkiyat Bölümü ne irsaliye hazırlatılır. Malzeme bu așamadan sonra iade edilecek firmaya gönderilir. Sevkiyat Bölümü daha sonra malzemenin faturasını hazırlar, ilgili firmaya gönderir. 15
Fabrika : Yeni Sanayi Mahallesi Devlet Karayolu Caddesi No : 127/C Nazilli - AYDIN Tel: 0 256 316 10 00 (pbx) Faks : 0 256 316 10 31 Bölge Müdürlüğü : Mahmutbey Mahallesi Peyami Safa Caddesi Doğukan Sokak Uğur Plaza No : 9 Bağcılar - İSTANBUL Tel: 0 212 624 32 28 (5 Hat) Faks : 0 212 598 94 26 ugur@ugur.com.tr - www.ugur.com.tr