Devlet Arfliv Hizmetleri Hakk nda Yönetmelik (*) B R NC KISIM Amaç, Kapsam ve Tarifler Amaç Madde 1- Bu Yönetmeli in amac, kamu kurum ve kurulufllar ile flah slar elinde bulunan arfliv malzemesi ve ileride arfliv malzemesi hâline gelecek arflivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolay bunlar n kayba u ramamas n, gerekli flartlar alt nda korunmalar n n temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kiflilerin ve ilmin hizmetinde de erlendirilmelerini, muhafazas na lüzum görülmeyen malzemenin ay klama ve imhas na dair usul ve esaslar düzenlemektir. Kapsam Madde 2- (De iflik 22/02/2005 tarihli Yönetmeli in 1 inci maddesi ile)bu Yönetmelik, 28/9/1988 tarihli ve 3473 say l Muhafazas na Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakk nda Kanun Hükmünde Kararnamenin De ifltirilerek Kabulü Hakk nda Kanunun 1 inci maddesinde say lan kurum ve kurulufllar kapsar. Tarifler Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen; a) Arfliv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayat n ilgilendiren ve en son ifllem tarihi üzerinden otuz y l geçmifl veya üzerinden onbefl y l geçtikten sonra kesin sonuca ba lanm fl olup, birinci maddede belirtilen kurulufllar n ifllemleri sonucunda teflekkül eden ve onlar taraf ndan muhafazas gereken, Türk Milletinin gelece ine tarihi, siyasî, sosyal, hukukî ve teknik de er olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet (*) Bilim Kurulu nun 07.05.2005 tarih ve 131 say l toplant s nda bu Yönetmelik hükümlerine tabi olunmas na karar verilmifltir. IV/7 KANUN VE YÖNETMEL KLER 1
haklar ile milletleraras haklar belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili ifllem ve münasebetler bak m ndan tarihî, hukukî, idarî, askeri, iktisadî, dinî, ilmî edebî estetik, kültürel biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu ayd nlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayr ca ait oldu u devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeflitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yaz l evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, foto raf, film, ses ve görüntü band, bask ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b) Arflivlik malzeme: Yukar daki bentte say lan her türlü belge ve malzemeden zaman bak m ndan henüz arfliv malzemesi vasf n kazanmayanlarla, son ifllem tarihi üzerinden yüzbir y l geçmemifl memuriyet sicil dosyalar, Devletin gerçek ve tüzel kiflilerle veya yabanc devlet ve milletleraras kurulufllarla akdetti i ikili ve çok tarafl milletleraras antlaflmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kay tlar, ayn özellikteki vakfiyelerden ait olduklar kamu kurum ve kurulufllar ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait s n r kâ tlar gibi belgeleri, c) Birim arflivi: Kurum ve kurulufllar n görev ve faaliyetleri sonucu kendili inden teflekkül eden ve bu kurulufllar n çeflitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemifl olarak aktif bir biçimde ve günlük ifl ak m içinde kullan lan arflivlik malzemenin belirli bir süre sakland arfliv birimlerini (Mükelleflerin taflra, bölge ve yurt d fl kurulufllar nda bulunan arflivler de birim arflivi say l r.), d) Kurum arflivi: Kurum ve kurulufllar n, merkez teflkilâtlar içinde yer alan ve arfliv malzemesi ile arflivlik malzemenin, birim arflivlerine nazaran daha uzun süreli sakland merkezî arflivleri, e) Mükellefler: (De iflik 22/02/2005 tarihli Yönetmeli in 2 nci maddesi ile)28/9/1988 tarihli ve 3473 say l Muhafazas na Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakk nda Kanun Hükmünde Kararnamenin De ifltirilerek Kabulü Hakk nda Kanunun 1 inci maddesinde say lan kurum ve kurulufllar, 2 KANUN VE YÖNETMEL KLER IV/7
f) Özel arflivler: Bu maddenin (a) bendinde belirtilen muhtevada olup da, kamu kurum ve kurulufllar d fl nda kalan gerçek kifliler ile tüzel kifliler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdi i arflivleri, g) Genel Müdürlük: Devlet Arflivleri Genel Müdürlü ü'nü ifade eder. K NC KISIM Arfliv Malzemesi ile Arflivlik Malzemenin Korunmas, Birim ve Kurum Arflivlerinde Saklanmas, Gizlili i ve Yararlanma Koruma Yükümlülü ü Madde 4- Mükellefler, ellerinde bulundurduklar ve Genel Müdürlü e teslim etmedikleri arfliv malzemesi ile arflivlik malzemeyi her türlü zararl tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Mükellefler, arfliv malzemesi ile arflivlik malzemenin korunmas ile ilgili olarak; a) Yang n, h rs zl k, rutubet, su bask n, toza ve her türlü hayvan ve haflarat n tahriplerine karfl gerekli tedbirlerin al nmas ndan, b) Yang na karfl, yang n söndürme cihazlar n n yang n talimat çerçevesinde daimî çal fl r durumda bulundurulmas ndan, c) Arflivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 aras nda tutulmas ndan, d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullan lmas ndan, IV/7 KANUN VE YÖNETMEL KLER 3
e) Y lda en az bir defa mikroorganizmalara karfl koruyucu tedbir olarak arfliv depolar n n dezenfekte edilmesinden f) Ifl k ve havaland rma tertibat n n elveriflli bir flekilde düzenlenmesinden, g) Is n n mümkün oldu u kadar sabit (kâ t malzeme 12-15 derece aras nda) tutulmas ndan, sorumludurlar. Birim ve Kurum Arflivleri Madde 5- Mükellefler, belirli bir süre saklayacaklar arflivlik malzeme için Birim Arflivleri, daha uzun bir süre saklayacaklar arfliv malzemesi veya arflivlik malzeme için Kurum Arflivleri ni kurarlar. Mükellefler elinde bulunan arflivlik malzeme birim arflivlerinde 1-5 y l süre ile; arfliv malzemesi ise, kurum arflivlerinde 10-14 y l süre ile saklan r. Arfliv Malzemesinin Gizlili i Madde 6- Mükellefler elinde bulunan ve cari oldu u dönemde gizli kabul edilmifl ve halen bu özelliklerini koruyan arfliv malzemesi Genel Müdürlü e geçtikten sonra da gizli kal r. Bu çeflit arfliv malzemesinin gizliliklerinin kald r lmas, mükelleflerin görüflü al nd ktan sonra Genel Müdürlü ün teklifi üzerine Baflbakanl k'ça kararlaflt r l r. Özel Arflivlerin Sat n Al nmas Madde 7- Kamu kurum ve kurulufllar d fl nda kalan gerçek ve tüzel kifliler elinde bulunan arfliv malzemesi gerekti inde, Genel Müdürlü ün tespit edece i de er üzerinden sat n al nabilir. Özel Arflivlerin Yurt D fl na zinsiz Ç kar lamayaca Madde 8- Özel arflivler veya arfliv malzemesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayr parçalar hâlinde yurt d fl na izinsiz ç kar lamaz. Bu çeflit arfliv malzemesinin yurt d fl na ç kar labilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzel kiflilerin talebi üzerine Baflbakanl k'ça verilir. 4 KANUN VE YÖNETMEL KLER IV/7
Arflivlerden Yararlanma Madde 9- Genel Müdürlü ün yetki ve sorumlulu una geçmifl veya henüz geçmemifl olan arfliv malzemesinin asl hiç bir sebep ve suretle, arflivlerden veya bulunduklar yerlerden d flar ya verilemez. Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kiflilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakk n korunmas ve ispat gerekti inde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kifliler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. Yararlanma Usul ve Esaslar Madde 10- (De iflik 08/08/2001 tarihli Yönetmeli in 1 inci maddesi ile) Genel Müdürlükten ve mükellefler elindeki araflt rmaya aç k arfliv malzemesinden yerli ve yabanc hakiki ve hükmi flah slar n yararlanmas, yükümlülükleri, arfliv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulan r. ÜÇÜNCÜ KISIM Birim Arflivi fllemleri Birim Arflivine Verilecek Malzemenin Ay r m ve Haz rlanmas Madde 11- Her y l n Ocak ay içerisinde, önceki y la ait arflivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. fllemi tamamlananlar, ifllemi devam edenler ve ifllemi tamamlanm fl olmas na karfl l k elde bulundurulmas gerekli olanlar fleklinde bir ay r ma tâbi tutulur. Ay r m ifllemlerini müteakip, arflive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde iflin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi, b) fllem y l (teflekkül etti i y l), c) Konu ve ifllem itibariyle aidiyeti, IV/7 KANUN VE YÖNETMEL KLER 5
d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik s ralama, küçük tarihten büyük tarihe do ru yap l r. Ekler için de, ayn usul uygulan r.) ve s ra numaras, esas al nmak suretiyle haz rlan r. Ancak, istisnaî bir kaide olarak, sicil dosyalar, sicil numaras (Kurum ve kurulufllarda, kurum sicil numaras na ilâveten, emekli sicil numaras da belirtilmelidir.) veya isim esas al nmak suretiyle haz rlan r ve arflivde de buna göre bir yerlefltirme yap l r. Ayr ca, kurum ve kurulufllar n, verilen hizmet itibariyle, özellik arz eden arfliv malzemesi veya arflivlik malzeme, bu kurulufl ve birimlerin kendi aras nda mutabakat sa lanmas ve dosya plan da dikkate al narak, hizmetin flekline ve malzemenin türüne göre gelifltirilecek geçerli bir sistem içerisinde -alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, co rafi ve benzeri- haz rlan r ve arfliv yerlefltirmesi yap l r. çerisinde tamamen veya k smen gizlilik derecesi tafl yan kamu evrak n n bulundu u dosya gömle inin, sa üst köflesine k rm z stampa mürekkebi ile Gizli damgas vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arflivde tasnif ve yerlefltirme s ras nda normal malzeme gibi iflleme tâbi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrak, ait oldu u dairesinde gizlili i kald r lmad kça, bu hüviyetini muhafaza eder. Gizlili i kald r lan malzemeye, Gizlili i Kald r ld damgas vurularak, gizlilik damgas iptal edilir. Uygunluk Kontrolü Madde 12- Ay r m sonucu, ifllemi tamamlanm fl ve birim arflivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; a) Arflive devredilecek malzemenin ifllem y l itibariyle, aidiyetine göre kayd na mahsus Kay t Defteri veya Föyleri gözden geçirilerek, s ra numaralar nda atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmad na, 6 KANUN VE YÖNETMEL KLER IV/7
b) Bir aidiyet içerisinde, ayn mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kay t defteri veya föylerdeki kay tlar n düzeltilmek suretiyle birlefltirilip birlefltirilmedi ine, c) Dosya içerisinde bulunan evrak n, gerekti i biçimde dosyalan p dosyalanmad na, d) Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmifl numaralar n, birim ad n n, ait oldu u ifllem y l n n yaz l p yaz lmad na, e) Ciltli olarak saklanmas düflünülmüfl olanlar n, ciltlenip ciltlenmedi ine, f) Zarflanmas gerekenlerin, zarflan p zarflanmad na, g) Defterlerle, ciltlenmifl veya zarflanm fl olanlar n üzerine, devirden önce verilmifl numaralar n, birim ad n n, ait oldu u ifllem y l n n yaz l p yaz lmad na, h) fllem y l esas na göre düzenlenen kay t defterlerinin veya bu maksatla kullan lan föy ciltlerinin kapaklar n n etiketlenip etiketlenmedi ine, ) Sayfalar n ve eklerinin y rt k, kopuk veya eksik olup olmad na, bak l r, eksikler varsa tamamlan r. Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arflivi yetkili personelince müfltereken yap l r. Malzemenin Birim Arflivine Devri Madde 13- lgili birimlerce, her türlü ifllemi tamamlanm fl ve uygunluk kontrolü yap larak eksiklikleri giderilmifl arflivlik malzeme, müteakip takvim y l n n ilk üç ay içerisinde arflive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir s ra uygulan r. Bu s ran n tespitinde, birim arflivince ilgili üniteler aras nda mutabakat sa lan r. (Mülga ikinci f kra 08/08/2001 tarihli Yönetmeli in 2 nci maddesi ile) IV/7 KANUN VE YÖNETMEL KLER 7
Teslim ifllemleri ise, birim arfliv personeli taraf ndan yerine getirilir. Arflivlik malzeme, birim arflivine, uygunluk kontrolü yap lm fl olan kay t defterleri veya föyleri ile yap l r. Birim Arflivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme Madde 14- Resmî Gazete, kitap, broflür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir. Malzemenin Birim Arflivinde Tasnifi ve Yerlefltirilmesi Madde 15- Arfliv ve arflivlik malzeme birim arflivlerinde ifllem gördü ü tarihlerdeki aslî düzenleri bozulmadan saklan r. Bekleme süresini müteakip kurum arflivine ayn düzende teslim edilir. Taflra, bölge ve yurt d fl arflivlerinde yap lacak ay klama ve imha ifllemlerinden sonra, arflivdeki malzemenin tasnif ve yerlefltirilmesi 24 üncü madde hükümlerine göre yap l r. Malzemenin Birim Arflivinde Saklanma Süresi Madde 16- Mükellefler elinde bulunan arflivlik malzemenin, birim arflivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 y ld r. Birim Arflivinden Yararlanma Madde 17- Birimlerce, gerekti inde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak d flar ya ç kar lmamak kayd yla, birim arflivinden dosya al nabilir. Birim arflivinden al nan dosya inceleme sonunda geri verilir. Birim Arflivinde Ay klama ve mha Madde 18- Birim arflivlerinde ay klama ve imha ifllemi yap lmaz. Ay klama ve imha ifllemleri kurum arflivinde yap l r. Ancak, mükelleflerin taflra, bölge ve yurt d fl kurulufllar nda ay klama ve imha ifllemleri, bu Yönetmeli in 22 inci maddesi hükümleri çerçevesinde yap l r. Kurum Arflivine Devredilecek Malzemenin Ayr lmas Madde 19- Birim arflivinde saklanma süresini tamamlayan arflivlik malzeme, Kurum Arflivine Devredilecek olanlar fleklinde ayr l r. 8 KANUN VE YÖNETMEL KLER IV/7
Kurum Arflivine Devretme Madde 20- Birim arflivinde saklanma süresini tamamlayan arflivlik malzeme, kay t defterleri veya föyler ile kurum arflivine devredilir. Kurum Arflivi fllemleri Uygunluk Kontrolü Madde 21- Kurum arflivine devredilecek arflivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 inci maddede gösterilen biçimde tamamlan r. Kurum Arflivinde Ay klama ve mha Madde 22- Kurum arflivinde yap lacak ay klama ve imha ifllemleri, Bu Yönetmeli in dört ve beflinci k sm ndaki hükümlere göre yap l r. 24 üncü maddede aç kland üzere, kurum arflivinde yap lacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplar n n haz rlanmas, kurum arflivlerindeki muhafazas na lüzum görülmeyen ve ay klama ifllemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayr lmas ndan sonra yap l r. Damgalama Madde 23- Ay klama ve imha ifllemini müteakip, kurum arflivine devredilen malzeme, siyah stampa mürekkebi ve lastik damga kullan lmak kayd yla Kurum Arflivi damgas ile damgalan r. Damga, evraklar n, ön yüz sol üst köflesine, defterlerin ise, iç kapa n n ön yüz sol üst köflesine ve defterlerdeki belgelerin ayn flekilde sol üst köflesine bas l r. Bunlar d fl nda kalan di er tür arfliv malzemesine ise, yap flt r c etiket üzerine bas lm fl damga tatbik edilir. Malzemenin Kurum Arflivinde Tasnifi ve Yerlefltirilmesi Madde 24- Arflivlik malzeme (ve arfliv malzemesi), ifllem gördü ü tarihte meydana gelen teflekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esas na dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esas, arflivlere devredilen fonlar, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile b rakmakt r. IV/7 KANUN VE YÖNETMEL KLER 9
Arflivlik malzemenin ifllem gördü ü tarihlerdeki ait oldu u kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarflik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrak bir araya getirilir. Tasnif ifllemleri, flu s ray takip eder: a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ay rma ifllemi yap l r. Birimlerin evrak, ifllem gördükleri tarihlerdeki teflekkül ve münasebet biçimlerine uygun flekilde bir araya getirilir. Ay rma ifllemi, kurumun genel idarî yap flemas tespit edildikten sonra yap l r. Kesin tasnif, muhafazas na lüzum görülmeyen malzemenin ay klama ve imhas ndan sonra yap l r b) (De iflik 08/08/2001 tarihli Yönetmeli in 3 üncü maddesi ile)teflkilat flemas na göre, merkez teflkilat nda kurum, birim ve alt birime kadar; taflra teflkilat nda ise kurum, birim ve ilgili teflkilat n kodlar n n ayr ayr tespit edilmesi ifllemine geçilir. Teflkilat kodlar n n tespiti ifllemi veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas Devlet Arflivleri Genel Müdürlü ü ile koordineli olarak yap l r. c) Ay r m yap lan evrak ve vesaikden, konu ve ifllem itibariyle aidiyeti ayn olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, as l evrak ve vesaikden ayr lmaz. Bu tür ekler, as l evrak ve vesaik ile birlikte ele al n r. Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrak n, da lmas na mani olmak, yerlerinin kaybolmas n önlemek ve aidiyetlerini sa lamak, dolay s yla kullan lmalar n kolaylaflt rmak için yaprak ve sayfalar numaraland r l r. Her dosyada, evraklar 1'den bafllamak üzere s ra numaras al r. Evrak n ekleri, kendi içerisinde say ld ktan sonra, as l evrak n ön yüzünün sol alt köflesine, adet olarak kurflun kalemle yaz l r. 10 KANUN VE YÖNETMEL KLER IV/7
d) Daha sonra, birimleri tespit edilmifl olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde gün, ay ve y l s ras na göre, kronolojik s raya konur. Bu ifllem yap l rken, afla daki hususlar göz önüne al n r: i) Kronolojik s ralama ifllemi, küçük tarihten büyük tarihe do ru yap l r. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik s ralamas nda da ayn usul uygulan r. ii) Üzerinde yaln zca ay olup, günü belli olmayan evraklar, s ralamada, evrak n say s gibi ipucu olacak bir unsura sahip de ilse, bunlar bulunduklar ay n en sonuna, toplu olarak konulur. iii) Eski harfli belgelerdeki Hicrî ve Rumî tarihler, Milâdî tarihe çevrilerek al n r. iv) Baz eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, ay olarak üç parçaya bölünerek, Evâil, Evâs t ve Evâhir tabirleri ile kullan ld ndan; Evâil yaz l olanlar, ait olduklar ay n 10 uncu gününden sonraya, Evas t yaz fl olanlar, ait olduklar ay n 20 nci gününden sonraya; Evâhir yaz l olanlar ise, ait olduklar ay n 30 uncu gününden sonraya konulur. Üzerinde gün ve ay olmay p, sadece y l yaz l olanlar, ait olduklar y l n en sonuna konulur. v) Üzerinde yaz l bir tarih olmad hâlde, tahminî tarihlemesi yap lan evraklar da, ait olduklar y l n, ay ve günü belli olmayan evraklar aras na konulur. Tahmini tarihleme kayd, köfleli parantez içerisinde gösterilir. e) (De iflik paragraf 08/08/2001 tarihli Yönetmeli in 3 üncü maddesi ile)ay rma neticesinde, arfliv malzemesinin ait oldu u, kurumun daire baflkanl na kadar, daha önceden belirlenmifl kodlar n ihtiva eden, lâstikten yap lm fl "Arfliv Yer Damgas " (Ek: 1), evrak n ön yüz alt bölümüne siyah stampa mürekkebi kullan lmak suretiyle bas l r. Arfliv yer damgas nda, "Alt Birim Kodu"na kadar olan k s mlar de iflmeyece inden, bunlar n belirlenmifl kodlar, lâstik damgan n yap lmas s ras nda damgada yer al r. Ayn damgan n "Kutu veya Klâsör IV/7 KANUN VE YÖNETMEL KLER 11
Numaras ", "Dosya Numaras " ve "Evrak S ra Numaras " bölümleri ise kurflun kalemle doldurulur. Kutu Numaras bölümünde, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konaca kutuya verilecek müteselsil numara yaz l r. Dosya Numaras bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yaz l r. Evrak S ra Numaras bölümüne ise, her bir dosyaya yerlefltirilecek evraklara verilecek s ra numaras yaz l r. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1'den bafllamak üzere s ra numaras al r. Arfliv Yer Damgas, aidiyet ve bütünlü ü sa lamas bak m ndan, evrak n eklerine de bas l r. Kodlamada, Kutu Numaras, Dosya Numaras ve Evrak S ra Numaras bölümleri, kurflun kalemle doldurulur. Boyal, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yaz yaz lmaz. f) Her bir dosya gömle i içerisine, o dosyada yer alacak evrak n dökümünü verecek, bir Dosya Muhteviyat Döküm Formu (Ek: 2) konacakt r. g) stenen belgelere süratli bir flekilde ulaflmay sa lamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerlefltirilece i kutular n (veya klasörlerin), s rtlar nda bulunan etiketler üzerine yukar da belirtilen kodlaman n, Evrak S ra Numaras hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3), Dosya Numaras hanesine, bir kutuda yer alacak dosyalar n ilk ve son numaralar ile,ayr ca fllem Y l yaz l r. Ayn flekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlaman n Dosya S ra Numaras dahil, fllem y l kaydedilir. Ayr ca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi aras nda müteselsil numara alm fl olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, fllem Y l hanesinin alt na, dosya ve dolay s yla kutu içerisinde yer alm fl olan bu tür evrak ve vesaikin alm fl oldu u müteselsil numaran n bafllang ç ve bitifl numaralar, aramada bir kolayl k unsuru olmas bak m ndan kaydedilir. Bunun için, 12 KANUN VE YÖNETMEL KLER IV/7
fllem Y l hanesinin alt nda bu numaralar n yer alaca bir bofl k s m b rak l r. h) Kutu ve dosyalara verilecek s ra numaralar, dosyalama sistemleri devam etti i sürece müteselsil olarak devam ettirilir. ) Bu tasnif sisteminde, ay rma ve tarihleme ifllemi tamamlanan evrak n, envanteri haz rlan r. Bunun için her evrak n veya ekleriyle birlikte evrak bütünlü ünün, mahiyeti hakk nda özeti ç kar l p fifllenir. i) Bütün bu ifllemler, daha sonra kataloglara geçirilir. j) Tasnifi tamamlanm fl olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek:4) (veya klâsörlere) konmufl olarak, gerekli flartlar haiz arfliv depolar nda ve madenî raflarda, tasnif plân na uygun olarak, bir yerlefltirme plân dahilinde yerlefltirilir. Bu yerlefltirmede, raflarda, çift tarafl ranzalar da dahil soldan sa a, gözlerde ise yukar dan afla ya do ru teselsül eden bir s ra dahilinde hareket edilir. Yerlefltirme ifllemi, arfliv deposuna girildi inde, sol taraftaki ilk raf n sol üst köflesinden bafllamak üzere yap l r. Bu ifllem, her raf grubu için tekrarlan r. Arfliv deposunun yerleflim flemas ç kar l r ve depo giriflinin uygun bir yerine as l r Bu tasnif sistemi, yaln zca klasik tip arfliv belgesi denilen evrak için söz konusudur. De iflik tür ve çeflitdeki malzemenin (film, foto raf, plâk, ses ve görüntü band, vb.) tasnifi, de iflik sistem ve ifllemlere göre yap l r. Malzemenin Kurum Arflivinde Saklanma Süresi Madde 25- Mükellefler elinde bulunan arfliv malzemesinin, kurum arflivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri birim arflivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 y l aras ndad r. IV/7 KANUN VE YÖNETMEL KLER 13
Malzemenin Envanterlerinin Ç kar lmas, Kataloglar n n Haz rlanmas Madde 26- Kurum arflivindeki arflivlik malzemenin ve arfliv malzemenin kullan lmas n kolaylaflt rmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri ç kar l r, kataloglar haz rlan r. Kurum Arflivinden Yararlanma Madde 27- Kurum arflivinden yararlanmada, bu Yönetmeli in 10 ve 17 inci madde hükümleri sakl d r. Genel Müdürlü e Devredilecek Malzemenin Ayr lmas ve Teslimi Madde 28- (De iflik f kra 08/08/2001 tarihli Yönetmeli in 4 üncü maddesi ile)kurum arflivi ile taflra, bölge ve yurt d fl arflivlerinde saklama süresini tamamlayan arfliv malzemesi "Genel Müdürlü e Devredilecekler" fleklinde ayr larak, haz rlanacak "Arfliv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek: 5), varsa kay t defterleri ile birlikte en geç 1 y l içinde Devlet Arflivleri Genel Müdürlü üne devredilir. (Ek f kra 08/08/2001 tarihli Yönetmeli in 4 üncü maddesi ile) Elektronik ortamlarda kay tl arfliv malzemesinin devir ifllemlerinde Devlet Arflivleri Genel Müdürlü ü taraf ndan belirlenecek formatlara riayet edilir. Arfliv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim al n p, hangilerinin geçici veya sürekli olarak mükellefler elinde kalaca, mükelleflerin görüflü al nd ktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaflt r l r. Mükelleflerin kendi arflivlerinde kalan arfliv malzemesi, bu Yönetmeli in 4 üncü maddesi hükümlerine tâbidir. Arfliv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi Madde 29- Ayn tür arfliv malzemesi, ayn form'a kaydedilir. De iflik türde arfliv malzemesi bulunmas hâlinde, herbiri için ayr form düzenlenir. 14 KANUN VE YÖNETMEL KLER IV/7
Form üzerindeki, teslim edilen arfliv malzemesinin; a) Birimi bölümüne, arfliv malzemesini devreden birimin ad, b) Türü bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, foto raf, resim, film, plâk, görüntü band, ses band, damga vb. oldu u, c) fllem y l bölümüne, arfliv malzemesinin teflekkül etti i y l, d) Teflkilât kodu bölümüne, her dik dörtgen içine s ras yla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodlar yan ndaki kutu ve dosya bölümüne de, kutu ve dosya numaras, e) Envanter s ra numaras bölümüne, ekleri d fl nda, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil s ra numaras, f) fllem tarihi bölümüne, evrak n gün/ay/y l olarak ald tarih, g) Say bölümüne, evraka verilen say, h) Gizlilik derecesi bölümüne, evrak n gizli olup olmad (gizli evrak G k saltmas ile gösterilir.), ) Konusu bölümüne, o evrak n konusunu ifade edecek k sa aç klama, i) Adedi bölümüne, dosyalar için toplam yaz say s, defterler için toplam sayfa say s, di er tür belgeler için de toplam adet, j) Aç klama bölümüne, y pranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arfliv malzemesi ile ilgili olarak yap lmas gerekli aç klamalar, k) Evrak s ra numaras bölümüne, evrak n dosya içindeki s ra numaras, yaz l r. IV/7 KANUN VE YÖNETMEL KLER 15
DÖRDÜNCÜ KISIM Muhafazas na lüzum Kalmayan ve mha Edilecek Malzeme, Ay klama ve mha Komisyonlar mha fllemine Tabi Tutulmayacak Malzeme Madde 30- (De iflik 08/08/2001 tarihli Yönetmeli in 5 inci maddesi ile)cari ifllemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmalar belli sürelerde kanun ve di er mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede say lan malzeme içerisinde yer alm fl dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuat n tayin etti i zaman s n r içerisinde ve/veya davan n sonuçlanmas na kadar ay klama ve imha ifllemine tabi tutulamazlar. mha Edilecek Malzeme Madde 31- mha edilecek malzeme, afla da gösterilmifltir. 1) fiekli ne olursa olsun, her çeflit tekit yaz lar, 2) Elle, daktilo ile veya bir baflka teknikle yaz lm fl her çeflit müsveddeler, 3) Resmî veya özel her çeflit zarflar (Tarihî de eri olanlar hariç), 4) Adlî ve idari yarg organlar ile PTT ve di er resmî kurulufllardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan al nd, tebli ve benzeri her çeflit ka tlar, PTT'ye zimmet karfl l nda verilen evrak n (koli, tel, adî ve taahhütlü zarf ve benzeri) kay t edildi i zimmet defterleri ve havale fiflleri, 5) Bilgi toplamak amac yla yap lan ve kesin sonucu al nan yaz flmalardan geriye kalanlar (anket soru kâ tlar, istatistik formlar, çeflitli cetvel ve listeler, bunlara ait yaz flmalar ve benzeri gibi haz rl k dokümanlar ), 6) Ayn konuda bir defa yaz lan yaz lar n her çeflit kopyalar ve ço alt lm fl örnekleri, 16 KANUN VE YÖNETMEL KLER IV/7
7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmifl bir sonucun al nmas na yarayan her türlü ara yaz flmalar, 8) Bir örne i takip veya saklan lmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kurulufllara verilmifl her çeflit rapor ve benzerlerinin fazla kopyalar, 9) Ünite, daire, kurum ve kurulufllar aras nda yap lan yaz flmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluflta bulunan as llar d fl ndakilerin tamam, 10) Bir ünite, daire, kurum ve kurulufl taraf ndan yaz lan ve di er ünite, daire, kurum ve kurulufllara sadece bilgi maksad ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyalar, asl ilgili ünite, daire ve kurulufllarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâalar n, di er ünite ve kurulufllarda bulunan kopya ve benzerleri, 11) D fl kurulufllardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broflür, kitap ve benzeri bas l evrak ve malzeme ile her türlü süreli yay ndan ve bas l olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler d fl nda kalanlar, kullan lmas na ve muhafazas na lüzum görülmeyen kitap, broflür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form de iflikli i sebebiyle kullan lmayan bas l evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler d fl ndakilerin tamam, 12) Demirbafl, mefruflat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yap lan yaz flmalardan sonucu al nan ve ifllemi tamamlanm fl yaz flmalar n fazla kopyalar, 13) fllemi tamamlanm fl bütçe teklif yaz lar n n fazla kopyalar, 14) Çal flma raporlar n n fazla kopyalar, 15) Yanl fl havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yap lan her türlü yaz flmalar, 16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icab, belli bir süre sonra imhas gereken flifre, gizli emir, yaz ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmufl bulunan yaz flmalar, IV/7 KANUN VE YÖNETMEL KLER 17
17) simsiz, imzas z ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve flikâyetler, 18) Bilgi için gönderilmifl yaz lar, müteferrik ifller meyan nda, kesin bir sonuç do urmayan her türlü yaz flmalar, 19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onaylar, izin dönüflü bilgi verme yaz lar, hasta sevk formlar, 20) mtihan duyurular, baflvurular, imtihan tutanaklar, imtihan yaz l kâ tlar, imtihan sonuç yaz lar ve duyuru cetvelleri, 21) Görev talepleri ve cevap yaz lar, iflleme konmam fl (h fzedilmifl) baflvurular ve yaz lar, 22) Daireler aras müteferrik yaz flmalar, vatandafllarla olan müteferrik yaz flmalar, 23) Vatandafllardan gelen istek, teklif, teflekkür yaz lar ve cevaplar, 24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, 25) stifade edilmesi, onar lmas ve yeniden yerine konmas mümkün olmayan evrak ve benzerleri, 26) Her türlü cari ifllemlerde aktüalitesini kaybetmifl olup, de ersiz olduklar takdir edilenler ile, 27) Yukar da, genel tarifler içerisinde say lanlar d fl nda kal p da, bürokratik geliflmeler sonucunda, zamanla kendili inden teflekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasf tafl mayan, hukuki ve ilmi k ymeti bulunmayan, muhafazas na lüzum görülmeyenlerin, mhas na mükellefler bünyesinde kurulacak Ay klama ve mha Komisyonlar nca karar verilir. Mükelleflerce Yap lacak Ay klama ve mha Madde 32- Mükellefler elinde bulunan, kullan lmas na ve muhafazas na lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ay klama ve imhas, kurum arflivlerinde kendilerince yap l r. Bu hizmet yerine getirilirken, eski y llara ait malzemenin ay klanmas na öncelik verilir. 18 KANUN VE YÖNETMEL KLER IV/7
Kurum arflivi ay klama ve imha komisyonlar, çeflitli sebeplerle, zaman nda kurum arflivine intikal ettirilmemifl olup, muhafazas na lüzum kalmam fl malzemeyi ilgili birim arflivinde ay klama ve imha ifllemine tâbi tutup, arflivlik malzemeyi kurum arflivine intikal ettirirler. Ay klama ve mha Komisyonlar n n Teflkili Madde 33- Kurum arflivlerinde yap lacak ay klama ve imha ifllemleri için, arfliv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim âmirinin veya kurum arfliv sorumlusunun baflkanl nda, kurum arflivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ay klanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri taraf ndan görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve ayn zamanda ba l oldu u daire ve ünitenin verdi i hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teflkil olunacak 5 kiflilik bir Kurum Arflivi Ay klama ve mha Komisyonu kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer alm flsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumlular da, bu komisyona tabiî üye olarak kat l rlar. Taflra, bölge ve yurt d fl arflivlerinde yap lacak ay klama ve imha ifllemi için, arfliv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite âmirinin baflkanl nda, varsa birim arfliv sorumlusu ve birim arflivinden, görevlendirilecek bir memur, yoksa bu ifllerde görevlendirilmifl sorumlu kifli ile malzemeleri ay klanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri taraf ndan görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teflkil olunacak 5 veya 4 kiflilik bir Ay klama ve mha Komisyonu kurulur. Yeterli personelin olmamas hâlinde, bu komisyon en az 3 kifliden teflkil olunur. Ay klama ve mha Komisyonlar n n Yetki ve Sorumluluklar Madde 34- Kullan lmas na ve muhafazas na lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhas, ay klama ve imha komisyonlar n n nihaî karar ile yap l r. Ancak, bu Yönetmeli in 38 inci madde hükümleri sakl d r. IV/7 KANUN VE YÖNETMEL KLER 19
Ay klama ve mha Komisyonlar n n Çal flma Esaslar Madde 35- Ay klama ve mha Komisyonlar, her y l n Mart ay bafl nda çal flmaya bafllar. Komisyonlar kullan lmas na ve muhafazas na lüzum görülmeyen malzemelerle, ay klanmas o y la devredilmifl malzemeleri ay klamaya tâbi tutarlar. (De iflik f kra 08/08/2001 tarihli Yönetmeli in 7 nci maddesi ile)komisyonlar üye tam say s ile toplan r ve kararlar n oy çoklu u ile al r. Oylar n eflit ç kmas halinde, söz konusu malzemenin muhafazas na karar verilmifl say l r. (Ek f kra 08/08/2001 tarihli Yönetmeli in 7 nci maddesi ile) mhas reddedilen malzeme sonraki y llarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. BEfi NC KISIM mha fllemleri Ay klama ve Tasnif Madde 36- Ay klama ve imha komisyonlar nca ay klanan ve imhas na karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, y l, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve s ra numaras, imha edilece i y l, dosya plân esas olmak üzere ayr l r ve tasnif edilir. mha listesinin Düzenlenmesi Madde 37- mha edilecek malzeme için bunlar n özelli ine göre, teflekkül etti i birim, y l, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve s ra numaras ve dosya plân esas al nmak üzere iki nüsha olarak imha listesi haz rlan r. mha listeleri, ay klama ve imha komisyonlar n n baflkan ve üyeleri taraf ndan imzalan r. (De iflik f kra 22/02/2005 tarihli Yönetmeli in 3 üncü maddesi ile)mükellefler, ayn tür ve vas flara haiz malzemeyi, örneklerini 20 KANUN VE YÖNETMEL KLER IV/7