YÖNETİCİ ZAMAN TUZAKLARINA NASIL DÜŞÜYOR? VE NASIL KURTULUR? Prof.Dr.Zeyyat Sabuncuoğlu Uludağ Üniversitesi İİBF Tanrının insanlara hediye ettiği en büyük servet zamandır. Zaman, herkesin eşit olarak sahip olduğu, fakat aynı şekilde kullanamadığı eşsiz bir kaynaktır. Zaman, para gibi kazanılamaz, hammadde gibi depolanamaz, ikram edilemez ve durdurulamaz. Zamanın yerini alabilecek başka hiçbir kaynakta yoktur. Zaman akıp giden, durdurulamaz bir kaynaksa tek çare onu ekonomik kullanmak, yani planlamaktır. Zamanı etkin kullanmak yaşam ve iş kalitesini arttırmak demektir. Zamanını iyi kullanamayan yöneticiler, belirtilen sürelerde işlerini tamamlayamaz, acil işlerin üst üste çakışması gibi nedenlerden dolayı bunalır ve bunun bir sonucu olarak işlerde verimlilik düşüklüğü kaçınılmaz olur. Özellikle, kamu kuruluşlarında görev yapan yöneticiler aşırı iş yükü ve yoğun bürokrasi nedeniyle zamanı etkin kullanmakta büyük sıkıntı çekmektedirler. Günlük yazışmalar, rapor incelemeleri, vatandaş sorunları, günlük toplantı ve törenlerde bulunma vb. görevler yöneticileri sık sık zaman tuzağına düşüren rutin faaliyetlerdir. ZAMAN TUZAKLARINA NASIL DÜŞÜLÜR? Zamanımı daha iyi kullanmak istiyorum, ama bunun için bile zaman bulamıyorum şeklinde yakınan yöneticilerin sayısı bir hayli çoktur. Oysa, yapılan araştırmalar bu tür yakınan yöneticilerin %70 inin zamanı doğru ve planlı kullanmayan yöneticiler olduğu saptanmıştır. Zaman tuzaklardan bir bölümü şöyle özetlenebilir: 1
-Hedeflerin belirsizliği : Nereye gideceğinizi bilmiyorsanız rüzgarın götürdüğü limana yanaşırsınız. Kurumlar için stratejik planların yapılması ve hedeflerin belirlenmesi zaman yönetiminin en kritik noktasıdır. -Erteleme ve oyalanma: Erteleme genellikle, kendi kendimizi aldatmanın bir sonucudur. Önemsiz şeylerle vakit geçirerek, tıpkı kar küreğinin önünde bir dağ gibi biriken karlar misali birbirinin üstüne yığılır, durur. Erteleme ve oyalanma alışkanlığının en önemli sebeplerinden biri, başarısızlık korkusudur. -Dağınık masa : Dağınık bir masa, iyi bir dosyalama sisteminin olmayışı önemli zaman tuzaklarıdır. Dağınık masa hastalığı, gelen her türlü yazılı evrakı, masanın üzerine depolama isteğinden kaynaklanır. - Bürokrasi ve kırtasiyecilik : Bir kurumda hiyerarşik basamakların fazlalığı, yazılı iletişime aşırı yer verilmesi, biçimsel kuralların katı olarak uygulanması bürokrasiyi kaçınılmaz kılmaktadır. -Aşırı sosyal ilişkiler : Bazı kişiler sosyal ilişkilere özellikle ağırlık verir, en verimli çalışma saatlerini kapsayan sabahın ilk saatlerini sohbet ve dedikodu ile geçirmeyi tercih ederler. Bunlar kendi zamanlarını öldürmekle kalmazlar, aynı zamanda başkalarının da etkin çalışma saatlerini çalarlar. -Kararsızlık : En kötü karar dahi kararsızlıktan iyidir denmesine rağmen bazen yöneticiler, kararsız kalmakta ve seçim yapmakta zorlanmaktadırlar. Bir işten başka bir işe atlamak ve görevleri yaparken kararsızlık içinde olmak, yöneticinin en önemli zaman tuzaklarından biridir. -Mükemmelliyetçilik : Daha iyi iyinin düşmanıdır denir. Bazı insanlar çok titiz ve kılı kırka yararak çalışırlar. Mükemmelin peşinde koşmak bir ideal olarak güzel karşılanabilir. Ancak aşırı mükemmelliyetçi bir eğilim aşırı zaman kaybını kaçınılmaz kılacaktır. -Açık Kapı Politikası : Her zaman görüşülebilir biri olmak, yöneticinin başarısını garantilemez. Tam tersine, randevusuz ziyaretçilere cesaret vererek onun gününü böler. Özellikle bazı belediye başkanları, vatandaşa her zaman kapım açık diyerek vatandaşa sempatik görünme, hatta kapısını sökme gibi uygulamalar yapmaktadırlar. Plansız türde yapılan bu tür davranışlar aslında vatandaşa sunulması gereken bir takım hizmetlerin aksamasına neden olmaktadır. 2
-Önceliklerin belirsizliği : Yöneticiler, genellikle kendileri için öncelikli olmayan işlere odaklandıklarında asıl işlerini etkileyecek olan konulara zaman ayıramazlar. -Gereksiz ve uzun telefon görüşmeleri : Telefonun gereksiz kullanımı, zaman kaybının da temel kaynağıdır. Bir araştırmada, yöneticilerin günde en az bir saatini, telefona ayırdığı görülmüştür. -Beklenmeyen ziyaretçiler : Yapılan araştırmalar, tipik bir yöneticinin günde en az üç buçuk saatini ziyaretçilere ayırdığını ortaya çıkarmıştır. Beklenmedik bir ziyaretçi ondan hoşlansanız da hoşlanmasanız da zaman programınızın akışını bozar. -Yetki devrinden kaçınma : Organizasyon belli bir büyüklüğe ulaştığında, etkili bir yönetici aynı zamanda etkili bir yetki devredici olmak durumundadır. Böylece yönetici bazı işleri devrederek hem zaman kazanır ve hem de astlarının özgüven kazanmasını sağlar. -Gereksiz toplantılar : Toplantılar, her düzey yöneticinin sık sık yerine getirmek zorunda olduğu en önemli görevlerinden birisidir. Ancak gereksiz ve uzun toplantılar klasik zaman katilleridir. ZAMAN TUZAKLARINDAN KURTULMANIN YOLLARI -İletişim araçlarını doğru seçin ve doğru kullanın: Burada öncelikle başta telefon, ajanda, cep bilgisayarı, faks, ses kayıt cihazı kullanmayı ve özellikle bilgisayar ve internetten geniş ölçüde ve hızlı biçimde yararlanmayı önermek gerekir. -İyi bir sekreterle çalışın: Verimli bir yönetici olmanın sırrı sekreterin elindedir. Bir yöneticiye hiç kimse iyi bir sekreter kadar zaman kazandıramaz. -İşlerinizi ertelemekten kaçının: Ertelemecilikten ve baskı altında çalışmaktan kurtulmak için; hoşlanmadığınız işi önce yapın, ertelenmesi muhtemel işi parçalara ayırın ve kendinize bir bitirme tarihi koyun. -Önceliklerinizi belirleyin: Etkili yönetim, önemli işlere öncelik vermektir. Öncelikli saydığımız şey, acil olandır. Günlük planlama ve yapılacak işler listeleri, bizi aslında acil işleri önceliklerine göre sıralamaya ve yapmaya odaklandırır. Yapılacak işlerin önceliğe göre sıralanması için en güzeli basit bir kart kullanmaktır. Bir 3
karta o gün yapılacak işler önem sırasına göre dizilir ve biten işin üstü çizilir. O gün kalan iş varsa, ertesi günün kartına geçilir. Bu yöntem cep telefonlarının not bölümünde de düzenlenebilir. -Masanızı düzenli tutun : Dağınık ve depo olarak kullanılan masa yerine düzenli ve temiz bir masa düzeni ve dosyalama sistemi kurulmalıdır ve masa üzerinde sadece şu malzemeler bulunmalıdır: kurşun, tükenmez ve renkli kalemler, Kırmızı Dosya: Acil işler dosyası, Sarı Dosya: Önemli işler dosyası, Yeşil Dosya: Ayrıntılı işler dosyası. -Etkin bir iletişim ağı kurun: İnsanlar arasındaki etkileşimi sağlayan araç, iletişimdir. Doğru bilginin doğru zamanda, doğru kişilere ve birimlere iletilmesi söylemden eyleme geçişi hızlandıracak ve gereksiz geri dönüşler olmaksızın karar süreçlerini olumlu yönde etkileyecektir. Böylelikle kurum içinde kurulan pozitif iletişim sistemi hem insan ilişkilerinin gelişmesine, hem de etkin bir zaman yönetimine yardımcı olacaktır. -Toplantıları verimli hale getirin : Toplantılar, yöneticinin işlerinin ayrılmaz bir parçasıdır. Toplantıda zaman kaybetmenin önüne geçmek için uzmanlarca önerilen şu altın kurallara uymak gerekir; katılanların sayısını sınırlandırın, sadece gerekli kişileri toplantıya çağırın, toplantı için uygun zamanı seçin, uygun bir yer seçin, toplantı yapmadan önce amacı iyi saptayın, gündemi hazırlayın ve toplantıyı zamanla sınırlayın. -Yetkilerinizi gerektiği kadar devredin : Yöneticiler yapmak zorunda oldukları görevlerin bir kısmını astlarına devrederek kendilerinin daha önemli konularla ilgilenebilmeleri için zaman ayırmalıdır. -Ziyaretçilerle görüşme gün ve saatleri belirleyin: Özellikle Belediyelerde vatandaşla görüşme gün ve saatlerinin belirlenmesi önemli ölçüde zaman kayıplarını önler. Bazı belediyelerce, işin niteliğine göre ayrı ayrı görüşme masalarının uygulanması bunun tipik ve güzel örneğidir. Zamanın sizi değil, sizin zamanı yönettiğiniz bir çalışma yaşamı dileğiyle. NOT: Bu makalede yazar, kendi eseri olan ZAMAN YÖNETİMİ kitabından özet olarak aktarımlar yapmıştır. 4
-KAYNAKÇA- 1. MAYER, J. Jeffrey, If You Haven t Got The Time To Do İt Right, When Will You Find The Time To Do İt Over?, Sımon and Schuster Books,New York,1990 2. JASPER, Jan, Take Back Your Time, St. Martins Griffins Books, New York, 1999 3. COOPER, D. Joseph, Zamanı Kullanma Sanatı, Emre Yayınları, İstanbul, 1999 4. DAWSON, Roger, Güvenli Karar Alma Rehberi, Çev Eshar KÜTEVİN, Ziya KÜTEVİN, Inkılap Kitabevi, İstanbul,1995 5
5. DRUCKER, F. Peter, The Practice Of Management, Harper Business Books, New York, 1993 6. ATKINSON, Jacqualine, Zamanı Yönetme Sanatı, Nehir Yayınları, İstanbul,1997 7. SMITH, Jane, Daha İyi Nasıl Zaman Yönetimi, Timaş Yayınları, İstanbul,1998 8. SABUNCUOĞLU Zeyyad, TÜZ Melek, Örgütsel Pskoloji, Alfa Yayınları, Bursa,1998 9. MAYER, J. Jeffrey, Time Management For Dummies, IDG Books, New York, 1995 10. WELLS, G. Ronald, Yetki Devri, Rota Yayınları, İstanbul,1993 11. NELSON, B. Robert, Yetki Verme, Hayat Yayınları, İstanbul, 1999 12. ALLAN, Jane, Zaman Yönetimi, Hayat Yayınları, İstanbul, 1999 13. CAN,Halil, Organizasyon ve Yönetim, Siyasal Kitabevi, Ankara,1997 14. HATİBOĞLU, Zeyyad, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 1995 15. EFİL, İsmail, İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon, Vipaş A.Ş., Bursa,1998 16. FRITZ, Roger, Think Like A Manager, Natıonal Seminars Publications, New York, 1994 17. DRUCKER, F. Peter, The Effective Executive, Harper Books, New York, 1993 18. SMITH, W. Hyrum, Natural Laws Of Succesful Time And Life Management, Warner Books, New York, 1994 19. TÜZ, V. Melek, Kriz Döneminde İşletme Yönetimi, Ekin Yayınları, Bursa, 1996 20. EREN, Erol, Yönetim Psikolojisi, Beta Yayınları, İstanbul, 1993 21. WEISS, H. Donald, Otokontrol, Rota Yayınları, İstanbul, 1993 22. COVEY, R.Stephen, First Things First, Sımon and Schuster Publishers, New York, 1995 23. COVEY, R.Stephen, The Seven Habits of Highly Effective People, Simon & Schuster Publishers, New York, 1995 24. BALTAŞ, Acar, Üstün Başarı, Remzi Kitabevi İstanbul, 1999 25. SCHREIBER,-Jean-Louis-Servan, Zamanı Kullanma Sanatı, Altın Kitaplar Yayınevi, İstanbul, 1989 6
26. ALPUGAN,OKTAV,DEMİR,ÜNER, İşletme Ekonomisi Ve Yönetimi, Beta Yayınları, İstanbul, 1997 27. AKAT,BUDAK, İşletme Yönetimi, Barış Yayınları, İzmir, 1999 28. DİNÇER, FİDAN, İşletme Yönetimine Giriş, Beta Yayınları, İstanbul, 1996 29. JOSEPHS, Ray, Zaman Yönetimi, Epsilon Yayıncılık,İstanbul, 1996 30. CAN,AKGÜN,KAVUNCUBAŞI, Personel Yönetimi, Siyasal Kitabevi, Ankara, 1998 31. SCOOT, Martin, Zaman Yönetimi, Rota Yayınları, İstanbul,1995 32. MACKENZIE, R.Alec, Zaman Tuzağı, İlgi Yayınları, İstanbul, 1989 33. HAYNES, E. Marion, Kişisel Zaman Yönetimi, Alfa Yayınları, İstanbul,1999 34. MUCUK, İsmet, Modern İşletmecilik, Türkmen Kitabevi, İstanbul, 1998 35. ADDINGTON, J, Ensign %100 Düşünce Gücü, Akaşa Yayınları, İstanbul, 1997 36. COLEMAN, BARRIE, Yöneticinin Klavuzu, Remzi Kitabevi,İstanbul, 1997 37. BUZAN, Tony, Aklını En İyi Şekilde Kullan, Arion Yayınevi, İstanbul, 1997 38. ALDER, Harry, NLP, Sistem Yayıncılık, İstanbul, 1997 39. WETMORE, E. Donald, Time Management-Horse Sense, www.balancetime.com 40. BLAIR, Gerard, Personal Time Managers, www.ee.ed.ac.uk 41. KOCH, Rıchard, 80/20 İlkesi, Varlık Yayınları,İstanbul, 1999 42. BLISS, C. Edwin, Getting Things Done, Bantam Books, New York, 1984 43. MCKENZİE, Alec, The Time Trap, Amacom, New York, 1991 44. DOUGLAS, Merrill and Donna, Manage Your Time, Work and Yourself, American Management Assocciation, New York, 1980 45. SCOTT, Dru, How To Put More Time İn Your Life, NAL Books, New York, 1980 46. ONCKEN, William, Managing Management Time,Who Has Got The Monkey, Prentice Hall Inc., New York, 1984 47. SILVER, Lee, Time Management For The Creative Person, Three Rivers Press,New York,1988 48. ADAIR, John and Talbot, Zaman Yönetimi, Öteki Yayınları, Ankara, 1993 7
49. WİLLIAM, Jr. Keenan Sales&Marketing Management, Sep95, Vol.147, S.9, s. 35 50. Management, April96, Vol43, S.3, s.112 51. McCORMACK, Mark Management, Sep96, Vol43, S.8, s.26 52. McHALE, Jo, People Management, 11.07.96, Vol2, S.22, s.54 53. PAMELA, Vaccaro Family Practice Management, Jan98, Vol5, S.1, s,44 54. ONCKEN, William, Harvard Business Rewiev, Nov-Dec99, V77, S.8, s.178 55. ALDRICH, F. Douglas, Futurist, May-June-2000, Vol.34, S.3, s.15 56. SHERROD, Lena, Essence, Jun2000, Vol.31, Issue.2, P:92 57. BITTEL, R. Lester, Right On Time, McGraw Hill Inc, New York,1991 58. CULLIGAN, J. Matthew, Back To Basics Management, Facts on File Publishers, New York, 1983 59. GATES, Bill, Business @ Speed of Thought, Warner Books, New York,1999 60. BERRYMAN, Cynthia, The Manager s Desk Reference, American Management Assocciation, New York,1989 61. TINGLEY, C. Judith, Say What You Mean, Get What What You Want, American Management Assocciation, New York,1996 62. TAYLOR, L. Harold, Delegate The Key To Succesful Management, Warner Books, New York, 1984 63. SLAVIN, P. Dennis, The Whole Manager, American Management Assocciation, New York,1989 64. BERK, Joseph and Susan, Managing Effectively, Sterling Publishing Inc, New York, 1991 65. BOND, J. William, 199 Time Waster Situations and How To Avoid Them, Fell Publishers Inc, Florida,1991 66. JONES, Katie, Zamanı Kullanma, Doğan Kitapçılık, İstanbul, 2000 67. SEIWERT, J. Lothar Time İs Money, Richard D. IRWIN Inc, New York, 1989 68. ATAMAN, Göksel, İşletme Yönetimi, Türkmen Kitabevi, İstanbul,2001 69. EREN, Erol, Yönetim ve Organizasyon, Beta Yayınları, İstanbul, 2001 8