EĞİTİM-BİR-SEN EĞİTİMCİLER BİRLİĞİ SENDİKASI MALİ İŞLEMLER YÖNERGESİ 2015 EĞİTİM-BİR-SEN ANKARA Sayfa 1 / 6
EĞİTİMCİLER BİRLİĞİ SENDİKASI MALİ İŞLEMLER YÖNERGESİ A. BU YÖNERGEDE GEÇEN TANIMLAR; 1. Avans: Harcamaya esas belgeler takip eden ayda Genel Merkeze gönderilmek üzere, zorunlu harcamalar ile Genel Yönetim Kurulunun onayı dâhilinde yapılacak harcamaların giderlerini karşılamak amacıyla Genel Merkez tarafından şube/temsilciliklere aktarılabilecek tutarı, 2. Avans Payı: Harcamaya esas belgeler takip eden ayda ilgili şube/temsilciliklere teslim edilmek üzere, şube/temsilcilikler tarafından bağlı temsilciliklere verilebilecek tutarı, 3. Sendika: Eğitimciler Birliği Sendikasını, 4. Genel Merkez: Sendika Genel Yönetim Kurulu nu, 5. Şube: Sendika şubelerini, 6. Temsilcilik: Genel Merkez tarafından doğrudan avans gönderilmesine karar verilen il ve üniversite temsilciliklerini, 7. Bağlı Temsilcilik: Sendikal faaliyetlerini mali yönden şubelere veya temsilciliklere bağlı olarak yürüten ilçe ve üniversite temsilciliklerini, 8. Mali İşler Bürosu: Genel Başkan Yardımcısının (Mali İşler) gözetiminde çalışmak üzere Genel Merkez bünyesinde oluşturulan ve sendikanın mali iş ve işlemlerini yürütmekle görevli/sorumlu birimi, 9. Muhasebe Takip Programı: Sendikanın muhasebe (gelir-gider) ve demirbaşlarla ilgili iş ve işlemlerinin gerçekleştirildiği bilgisayar programını, ifade eder. B. AVANSLAR VE GİDER BELGELERİNİN TAKİBİ 1. Her ay, üyeden alınan sendika üyelik ödentisinin % 60 ı, ödentinin kaynağını teşkil eden şube ve temsilciliklere avans olarak ayrılır. Ayrılan bu tutar, şube/temsilciliklerin zorunlu harcamaları ile Genel Yönetim Kurulunun onayı dâhilinde yapılacak sendikal faaliyetler için avans olarak kullandırılır. 2. Genel Merkez tarafından şube/temsilciliklere aktarılacak avanslar, ayın en geç onuncu gününe kadar şube ve temsilciliklerin sendikaya ait vergi numarasını kullanmak suretiyle açtırmış oldukları Genel Merkez banka hesabına ait alt hesaplara aktarılır. 3. Aktarılan avansların karşılığı olan ve mevzuatında belirtilen esas ve usuller doğrultusunda yapılan harcamalara ilişkin gider belgeleri, şube/temsilcilikler tarafından her ay bağlı temsilciliklerden alınarak, şube merkezine ait gider belgeleriyle birlikte muhasebe takip programına işlenir. Muhasebe Takip Programına işlenen harcama belgelerinin listesi ve belgelerin asılları bir üst yazı ekinde şube/temsilcilik yöneticisi ilgili iki kişinin imzasıyla avansın gönderildiği ayı takip eden ayın en geç onuna kadar Mali İşler Bürosuna gönderilir. Gönderilen evrakın bir nüshası (fotokopisi) şube/temsilcilikte ilgili dosyada saklanır. Sayfa 2 / 6
4. Mali İşler Bürosuna gelen harcama belgeleri, kontrol edilip onaylandıktan sonra, programdan alınan çıktıların altı, şube/temsilcilik yönetim kurulu tarafından imzalanarak işletme defterinde ilgili sayfaya yapıştırılır. 5. Şube ve temsilcilik avansları; Bir önceki aya ait avans tutarında harcama belgelerini göndermeyen şube/temsilciliklere, harcama belgelerini gönderinceye kadar müteakip aylar için avans gönderilmeyebilir. Bu kapsamda gönderilmeyen avanslar, mali işler bürosunca onay görmemiş harcama belgeleri, belgeye bağlanmamış gider sayılır. İlgili şube/temsilcilik adına Sendikanın Genel Merkezine ait hesapta tutulur. C. AVANS PAYLARI VE GİDER BELGELERİNİN TAKİBİ 1. Merkez ilçe temsilciliklerine ilgili şubeler tarafından her ay, ilgili ilçe temsilciliğinden Genel Merkeze gelen üyelik ödentisinden, sendika hizmet binası olanlara %20; olmayanlara %15 oranında avans payı verilir. 2. Diğer bütün bağlı üniversite ve ilçe temsilciliklerine ilgili şube/temsilcilikler tarafından her ay, bağlı temsilcilikten Genel Merkeze gelen üyelik ödentisinden, sendika hizmet binası olanlara %35; olmayanlara ise %30 oranında avans payı verilir. 3. Avans payları, avans payının ödenmesine esas ödentinin Genel Merkez tarafından şube/temsilcilik banka hesabına aktarıldığı tarihi takip eden üç gün içinde ya bağlı temsilciliklerin sendikaya ait vergi numarasını kullanmak suretiyle açtırmış oldukları Genel Merkez banka hesabına ait alt hesapları aracılığıyla ya da doğrudan verilir. 4. Avans paylarının karşılığı olan ve mevzuatında belirtilen esas ve usuller doğrultusunda yapılan harcamalara ilişkin harcama belgelerinin listesi ve belgelerin asılları bir üst yazı ekinde bağlı temsilcilik yöneticisi ilgili iki kişinin imzasıyla avansın gönderildiği ayı takip eden ayın en geç sekizine kadar ilgili şubeye/temsilciliğe teslim edilir. 5. Şube/temsilcilikler, bir önceki aya ait avans payı tutarından daha düşük tutarda harcama belgesi gönderen bağlı temsilciliklerden, harcama belgelerini gönderinceye kadar müteakip aylar için avans göndermeyebilir. 6. Gayrimenkul, taşıt vb. yüksek maliyet gerektiren harcamalar gerektiğinde ilgili bağlı temsilciliğin rızası ve ilgili şube/temsilcilik yönetim kurulunun talebi doğrultusunda Genel Yönetim Kurulu kararıyla bağlı temsilciliklere verilen avans paylarından ayrıca kesintiler yapılabilir, başka herhangi bir kesinti yapılmaz. 7. Şube, temsilcilik ve bağlı temsilciliklerde açılan banka hesaplarında yapılacak işlemler, şubelerde şube başkan yardımcısı (ma li işler) ile şube başkanı veya şube başkan yardımcısı (şube başkan vekili); temsilcilik ve bağlı temsilciliklerde temsilci ve mali işlerden sorumlu temsilci yardımcısının birlikte imzalaması suretiyle ilgili mevzuatında belirlenmiş belgeler dâhilinde iki imza ile gerçekleştirilir. 8. Bağlı temsilciliklere verilen avans payları ile karşılığında teslim alınan harcama belgelerinin tutarlarının takibinden ve bağlı temsilciliklerde olası yönetim kurulu değişikliklerinde mali yönden devir teslim işlemlerinden şube/temsilcilikler sorumludur. 9. Şube/temsilcilikler adına Sendikanın Genel Merkezine ait hesapta bulundurulan tutarlar, Genel Yönetim Kurulu kararıyla, başta ilgili şube/temsilcilikler için gayrimenkul alımı olmak üzere diğer sendikal faaliyetlerinde kullandırılır. Sayfa 3 / 6
10. Şube/temsilcilikler kendilerine ayrılan aylık %60 oranındaki avansın uygun bir miktarını Sendikanın Genel Merkez hesabında bulundurulmak kaydıyla biriktirerek gayrimenkul ve taşıt alımında kullanabilirler. 11. Bu yolla satın alınacak gayrimenkulün ve/veya taşıtın, başta ekonomik sebepler olmak üzere avantajlarına bakılarak ve toplam bedelinin %50 sinin ilgili şube/temsilcilik adına Sendika Genel Merkez hesabında bulundurulmuş olması kaydıyla, şube/temsilciliklere imkânlar ölçüsünde Genel Merkez tarafından borç verilir veya kredi temin edilir. D. GİDER BELGELERİNİN DÜZENLENMESİNE İLİŞKİN KONULAR 1. Şube, temsilcilik ve bağlı temsilciliklerde personel istihdam edilebilmesi için şube ve/veya temsilciliklerin bu hususta yönetim kurulu kararı ve bu karara dayalı talebi üzerine Genel Merkez onayı aranır. 2. Şube, temsilcilik ve bağlı temsilciliklerde istihdam edilen personelin, İş Kanunu hükümlerine göre ödenecek ücret, vergi, sosyal güvenlik primleri ve sair ödemeleri, hizmet sözleşmeleri ve ilgili mevzuatında öngörülen şekilde ve zamanında ödenir. 3. Bağlı temsilciliklerde istihdam edilen personele ait iş ve işlemler ile personel özlük dosyasının hazırlanması bu temsilciliklerin bağlı bulunduğu şube/temsilcilikler tarafından yürütülür. 4. Bağlı temsilciliklerin, il içerisinde fakat bağlı temsilcilik sınırları dışındaki çalışmalarıyla ilgili gider belgelerinin (tutarı ne olursa olsun) geçerliliği için ilgili bağlı temsilcilik yönetim kurulunun kararına dayalı talep doğrultusunda Şube/Temsilcilik Yönetim Kurulu Kararı aranır. 5. Şube ve temsilciliklerin yönetim kurulu üyeleri ile bunlar tarafından görevlendirilen kişi veya komisyonların sendikal etkinliklerde bulunmak üzere şube/temsilcilik sınırları dışındaki çalışmaları ile ilgili gider belgelerinin (tutarı ne olur sa olsun) geçerliliği için ilgili şube/temsilcilik yönetim kurulu kararına dayalı talep doğrultusunda Genel Yönetim Kurulu Kararı aranır. 6. Bu tür etkinliklerde sarf edilen harcamalara ilişkin gider belgeleri Muhasebe Bürosu na gönderilirken ilgili karar ilişiğinde gönderilir. 7. Şube/temsilciliklerde üyelere, sendikamızın tanıtımını da sağlayan (yeni yıl hediyesi,, kalem, kitap, ajanda vb) hediyeler verileceğinde ilçeler arasında farklı ürünler dağıtılmaz: Bu tür etkinliklerin maliyet ve dağıtım hizmetleri paylaşılmak kaydıyla karar, bağlı temsilciliklerin görüşleri alınarak şube/temsilcilikler tarafından verilir. Bu tür etkinlikler yılda en fazla bir kez yapılır ve toplam maliyeti, şube/temsilciliğe ayrılan bir aylık toplam avans tutarını geçemez. 8. 30.000 ( OtuzBin)TL nin üzerindeki mal ve hizmet alımlarında mal ve hizmet alımı gerçekleştirilmeden belli bir süre önce yazılı yoldan Genel Yönetim Kurulu nun onayı istenir. 9. Aylıksız izne ayrılmayan sendika şube yönetim kurulu üyelerine ve temsilcilere sendika faaliyetleri ve etkinliklerine katılmalarına bağlı olarak uğramış oldukları ek ders ücreti kayıpları, kaybın gerçekleştiği ödeme dönemi içerisinde ilgili şube/temsilcilik tarafından yönetim kurulu kararıyla ve düzenlenen ek ders bordrosu Sayfa 4 / 6
ile yapılır. Bu ödemelerden kaynaklanan vergi, harç vb giderler şube/temsilciliklerce ilgili beyannamelerine eklenerek vergi dairesine ödenir. 10. Şube, temsilcilik ve bağlı temsilciliklerin hizmet binalarının/bürolarının donatım, kira, aidat, sigorta, stopaj, yakıt, aydınlatma, çevre temizlik vergisi, kırtasiye, haberleşme vb giderleri lüks ve israfa gitmeden, ilgili mevzuat ve sözleşmeler dikkate alınarak, mal ve hizmet alımlarına ilişkin usul ve esaslar çerçevesinde ve gider belgelerine dayalı olarak ilgili Şube/temsilcilik yönetim kurulları kararları ile zamanında ödenir. 11. Sendika hizmet binası/bürosu olarak kiralanan yerlerin ve diğer hizmetlerle ilgili stopaj ve vergi ödemeleri, bulunduğu yerdeki vergi dairesine, sendikaya ait vergi numarasını kullanmak suretiyle şube veya temsilcilik sıfatıyla mükellefiyet tesis ettirilmek suretiyle yapılır. 12. Ödeme belgelerinin gider belgesi olarak işlem görebilmesi için şube, temsilcilik ve bağlı temsilciliklerde sendika hizmet binası veya bürosu olarak kiralanan yerlerin kira kontratlarının sendikamız tüzel kişiliği adına (Eğitimciler Birliği Sendikası) yapılmış olması gerekir. 13. Sendika amaçları ve faaliyetleriyle ilgili olanlarla, tüzükte ve Mali İşler Yönetmeliği nde izin verilenler dışında harcama yapılamaz ve bu tür harcamalar gider gösterilemez. 14. Şube, temsilcilik ve bağlı temsilcilikler bağış yapamazlar; Tüzük ve Mali İşler Yönetmeliğinin izin verdiği bağışlar, Genel Yönetim Kurulu kararı ile yapılabilir. 15. Konferans, seminer, panel gibi organize edilen faaliyetlere katılan katılımcı/panelist gibi kişilere yapılacak katılım bedeli/telif hakkı ödemelerinde, mümkünse fatura ya da serbest meslek makbuzu alınması; değilse telif ücreti olarak bordro düzenlenip ödemenin % 17 si tutarında hesaplanacak vergisinin muhtasar beyannamesinde ödenir. 16. KDV dâhil 8.000,00.-TL (sekizbintl) ve üzeri bedelli fatura ödemeleri ile her türlü kira ödemeleri banka aracılığıyla ödenir. 17. ATM kartı kullanılarak veya internet bankacılık işlemleri vs. usullerle işlem yapılmaz. Var olan (kullanılan/kullanılmayan) ATM kartları iptal edilir. 18. Çiçek, temizlik malzemesi, kırtasiye ve gıda alımlarında adet, miktar, tutar ve ad belirtilmek suretiyle (muhtelif ibaresi yazılmamalı) harcama gerçekleştirilir. 19. Muhasebe Bürosu na gönderilen harcama belgeleri tarih ve sıra numarasına göre düzenlenip sarf cetveli ekinde gönderilir. 20. Kargo ödemeleri tek kalemde değil fatura bazında işlenerek gönderilir. 21. Mal ve hizmet alımlarında kasa fişi yerine mümkün olduğunca fatura alınmalıdır. E. DEMİRBAŞLARLA İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER; 1. Şube, temsilcilik ve bağlı temsilciliklere alınan demirbaş eşyalar, ilgili şube veya temsilciliğin demirbaş defterine işlenir. 2. Şube ve temsilcilikler yılsonunda demirbaş envanteri yaparak envanterin bir suretini Genel Merkeze gönderir. 3. Değeri tedavüldeki en büyük banknottan az olan; çeşitli nedenlerle hurdaya ayrılması gereken eşyaların demirbaştan düşümü, gerekçeleri yazılarak şube/temsilcilik yönetim Sayfa 5 / 6
kurulu tarafından alınan karar ile gerçekleştirilir. Demirbaşın kayıttan düşülme nedeni ve ilgili yönetim kurulu kararı defterdeki açıklama sütununa yazılır. 4. 3. madde çerçevesinde düşümü yapılan demirbaşların listesi ve demirbaştan düşüme dair karar örneği bir üst yazı ekinde Mali İşler Bürosu na gönderilir. 5. Değeri tedavüldeki en büyük banknottan daha fazla olan demirbaşlardan hurdaya ayrılması gerekenlerin listesi yapılarak demirbaştan düşüm işlemlerinin gerçekleştirilmesi için Genel Merkez Yönetim Kurulu (Demirbaş Düşüm Komisyonu nun) onayına sunulur. 6. Bu eşyaların demirbaştan düşümü Demirbaş Düşüm Komisyonu nun değerlendirmesi sonucu Genel Yönetim Kurulu kararı ile gerçekleşir. 7. Şube, temsilcilik ve bağlı temsilciliklerde bulunan demirbaş defterleri, ilgili mali işlerden sorumlu yönetim kurulu üyesinin sekreterin sorumluluğunda muhafaza edilir. 8. Şube, temsilcilik ve bağlı temsilciliklerde herhangi bir sebeple yönetim kurulu veya sekretarya değişikliği olduğunda demirbaş devir teslimleri mevcut defter kayıtları esas alınarak yapılır. F. YÜRÜRLÜK İşbu yönerge 19.03.2015 tarih ve 152 sayılı Genel Yönetim Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Eğitimciler Birliği Sendikası Mali İşler Yönetmeliği ne dayanılarak hazırlanmıştır. 19.03.2015 tarih ve 153 sayılı Genel Yönetim Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren bu yönergeyle mali işleyişe ilişkin bazı konulara açıklık getirilmiştir. 08.07.2013 tarih ve 382 sayılı kararla Mali İşlemler Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır. Genel Yönetim Kurulu tarafından bir başka karar alınmadıkça, ilgili iş ve işlemler bu yönergede belirtilen usul ve esaslara göre yürütülecektir. Ali YALÇIN Genel Başkan Latif SELVİ Mithat SEVİN Ramazan ÇAKIRCI Genel Başkan Yrd. Genel Başkan Yrd. Genel Başkan Yrd. (Genel Başlan Vekili) (Mali İşler) (Teşkilatlanma) Şükrü KOLUKISA Atilla OLÇUM Hasan Yalçın YAYLA Genel Başkan Yrd. Genel Başkan Yrd. Genel Başkan Yrd. (Basın-İletişim) (Eğitim ve Sosyal İşl.) (Mevz. Toplu Sözl.) Sayfa 6 / 6