SPOR PAZARLAMASI ve SPONSORLUK EĞİTİMİ SERTİFİKA PROGRAMI
SPONSORLUK PAKETİNİN SUNUMU VE İLETİŞİMİ
Nelere değineceğiz? Yazılı sunumda dikkat edilmesi gereken genel kurallar. Sözlü/yüzyüze sunumda dikkat edilmesi gereken genel kurallar. Öneri ve tavsiyeler.
Sponsorluk paketinin/teklifin YAZILI SUNUM sunumu YÜZYÜZE/SÖZLÜ SUNUM
Sponsorluk paketinin içeriği ne kadar iyi ve etkili olsa da potansiyel sponsora profesyonel bir yaklaşımla sunulması, projenin kabul edilme şansını artırabilir ya da aksi durumda azaltabilir. En az içerik kadar sunuma da özen gösterilmelidir. Paketin sponsor adayına sunulmasında sponsor adayının tercihine göre; Bazen önce teklif dosyası istenir, incelemenin ardından daha sonra federasyon sözlü sunuma/ görüşmeye davet edilebilir, ya da doğrudan randevu verilerek sözlü/yüzyüze sunum istenir. Her iki durumda da yazılı teklifin sunulması gerekir.
Yazılı sunumda dikkat edilmesi gereken genel kurallar Kesinlikle teklif faksla gönderilmemeli, telefonla sponsorluk görüşmesi yapılmamalıdır. Eğer potansiyel sponsor isterse, e-posta ile de ayrıca gönderilebilir. Ancak teklif, özel bir dosya içinde sunulmalıdır. Telli dosya olabilir, cilt de yapılabilir.
Bütün tekliflerde tek tip dosya ve kağıt kullanılması, federasyonun kurumsal kimliğinin algılanması bakımından önemlidir. Paketin içeriği bir powerpoint sunum haline getirilip, yüzyüze görüşmede kullanılabilir. Bu sunumdan sonra CD nin dosyanın içine konması unutulmamalıdır. (Mümkünse dosyaya bir cep konabilir.) Dosyanın üstünde federasyonun logosu bulunmalıdır. Dosyanın kapağında; federasyonun açık adı, sponsorluk proje önerisinin adı ve hangi kurum için hazırlandığı belirtilmeli. En altta tarih ve şehir adı yer almalıdır.
Dosyanın ilk sayfası kapakla aynı olmalı. Sayfalar A4 formatında, beyaz, birinci hamur kağıt olmalı. Yazı karakteri eğer federasyonun varsa bu kullanılmalı yoksa 12 punto, TimesNewRoman veya Arial, 1 veya 1.5 satır aralığı tercih edilebilir. Her bir kağıdın antetli olması gerekmez ama tercih edilebilir.
Pakette kararlaştırılan bütün maddelerin yer aldığına emin olun. Çok fazla gereksiz bilgi koymayın. Paketin dışındaki konulara girmeyin. Sıkışık yazılmış paragraflardan oluşan uzun sayfalar kullanmayın. Düzgün, açık, net bir Türkçe kullanıldığından, gramer ve noktalama yanlışı yapılmadığından emin olun.
Alt başlıkların ve her bölümün numaralarının olması okumayı ve sayfaları bulmayı kolaylaştırır. Her sayfaya girişten itibaren numara konmalı. İçindekiler kısmında sayfa numaraları ve başlıklar yer almalı. Dosyanın başlangıcında veya dosyaya ek olarak bir zarfta (antetli), tek sayfalık bir mektup konabilir. Mektupta, hitap edilen kurumun açık adı ve kişinin açık adı, ünvanı ve tarih yer almalı. Bu mektupta resmi bir dille dosyanın amacı ve içinde neler olduğu özetlenmeli, birlikte çalışabilme temennisi abartılmadan belirtilmelidir.
Dosyanın içinde ulaşım bilgileri, kimlerle bağlantıya geçileceği unutulmamalı. Mümkünse dosya postayla değil, ilgili kişiye federasyondan bir görevli tarafından elden teslim edilmelidir. Dosya gönderilmeden önce, ilgili kişinin ne zamanları uygun olduğu vb. gibi bilgiler asistanlarından veya kendisinden telefonla/epostayla öğrenilmelidir. Dosyanın ulaşıp ulaşmadığı daha sonra telefonla veya e-postayla sorulabilir. Ancak bu sorgulamada, okudunuz mu?, destek verecek misiniz? desteğinizi bekliyoruz gibi sözlü veya yazılı hiçbir ifade kullanılmamalı.
Bu süreçlerden bir veya iki kişi sorumlu olmalıdır, müşteri ile ilişkileri yürüten kişilerin sakin, herkese karşı nazik, sabırlı, ayrıntıları atlamayan kişiler olmalarında fayda vardır. Sponsor adayı, dosyanızın takipçisi olmaz, takipçiliği sizin yapmanız gerekir. Bu süreçlerde çok ısrarcı olmadan, karşı tarafı sıkmadan dosyanın takibi yapılmalıdır.
Sözlü/yüzyüze sunumda dikkat edilmesi gereken genel kurallar Yazılı teklifin sunumun ardından 3-6 hafta arası bir bekleme süresi tanınmalıdır, ardından geri bildirim için sponsor adayı aranabilir. Olumlu cevap alınırsa, ya da yazılı sunumdan önce doğrudan sözlü/yüzyüze sunum için toplantı daveti gelebilir.
Olumsuz cevap alınması halinde ise teklifin neden rededildiği ve kurumun önerebileceği başka bir firmanın olup olmadığı sorulabilir. Yazılı teklifi rededen kuruma en az 1 yıl başka bir sponsorluk teklifi gönderilmemelidir.
Potansiyel sponsordan olumlu cevap alınması durumunda yapılacak olan toplantıda etkili bir sunum yapılması hedeflenmelidir. Toplantıya kalabalık bir ekiple gidilmemeli, projeyi en iyi bilen ve en iyi sunumu yapacak kişilerin katılması sağlanmalıdır.
Potansiyel sponsor hakkında tarihçe, ürünleri, çalışanları vb. bilgiler toplantı öncesi öğrenilmeli. Toplantıda potansiyel sponsor yetkililerine kurum/marka hakkında sorular sorulmamalıdır. Toplantıda yazılı tekliften/paketten yola çıkarak powerpointte hazırlanmış sunum, sunuş tekniklerine uygun biçimde, ayakta aktarılmalıdır.
Sunumda hiçbir gereksiz bilgi olmamalı, net, açık, hedefe odaklı, tarafların isteklerini karşılayıcı sade bir içerik hazırlanmalıdır. Sunum süresi yarım saati geçmemelidir. Sunumda, özellikle potansiyel sponsorun elde edeceği kazanımlar, projenin markayla, hedef kitlesiyle uyumu, net, somut veriler ışığında, ikna edici bir tonda anlatılmalıdır. Mümkünse görsel malzemeler, grafikler kullanılmalıdır.
Ne çok hızlı ne de çok yavaş, ortalama bir sunuş tarzı tercih edilebilir. Potansiyel sponsor firmanın bütün yetkililerine hitaben sunum yapılmalıdır. Sunum sonunda sorular alınıp, ayrıntılı cevap verilmelidir. Sunum, CD de veya çıktısı alınmış halde daha önce gönderilmiş bile olsa yetkili kişilerin her birine yeniden verilmelidir. Hem görüşmelerde hem sunumda, temsilcilerin özgüvenleri, projeye hakimiyetleri, kurdukları çift taraflı iletişim önemlidir.
Potansiyel sponsorların tutum ve davranışlarına göre, görüşme atmosferi mümkün olduğunca olumlu bir tonda götürülmelidir. Ürkek, ezik bir görüntüden, aşırı kibarlıktan, yapaylıktan kaçınılmalı, doğal profesyonel bir duruş sergilenmelidir. Fazla ısrarcı, çok konuşkan, fazla samimi, sanki eski dostlarmış gibi hareketlerden, duygu istismarı gibi algılanabilecek davranışlardan, konuşmalardan kesinlikle kaçınılmalıdır. Gayri resmi sohbet fazla uzatılmamalı, karşı tarafın planlanan zamanının dışına çıkılmamalıdır.
Toplantı sırasında, potansiyel sponsorun verdiği bilgiler ve talepler doğrultusunda mümkün olduğunca alternatif fikir ve projeler geliştirilmeye çalışılmalıdır. Görüşmelerde esnek olunmalıdır. Görüşmede toplantı notu tutulmalı, alınan kararlar not edilmelidir. Daha sonra toplantı notu karşı tarafa e-postayla gönderilebilir. Toplantı sonunda, proje hakkında potansiyel sponsorun daha detaylı bilgi isteyip istemediği öğrenilerek, son karar için kiminle ve ne zaman temas kurulacağı sorulabilir.
Ertesi gün potansiyel sponsora sponsorluk teklifini dinledikleri, zaman ayırdıkları ve ilgi gösterdikleri için teşekkür mektubu gönderilebilir. Sadece en yetkiliye değil, toplantıya katılan bütün katılımcılara gönderilmelidir. Süreç boyunca bütün yazışmalar ve görüşme/toplantı notları arşivlenmeli, her bir potansiyel sponsor için federasyonda hem elektronik ortamda hem de basılı olarak birer dosya açılmalıdır.
Sponsorluk tekliflerine verilecek olumsuz yanıtlar, ileride yapılacak olan sponsorluk teklifleri için bir kaynak oluşturacağından böyle bilgilerin toplanması, ve dosyalanması ileride yapılacak teklifler için daha az çabayla, daha çabuk sonuç alınmasına yardımcı olacaktır.
Sponsorluk ilişkilerinin kurulmasının, sürdürülmesinin uzun soluklu çaba, çift taraflı iknaya dayalı iletişimle sabır gerektiren sürekli ve düzenli bir yönetim işlevi olduğu her zaman hatırlanmalıdır.
Teşekkür ederiz.