T.C. ESENLER BELEDİYESİ SOSYAL YARDIM İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USÛL VE ESASLARI YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam Dayanak ve Temel İlkeler Amaç MADDE 1- (1) Esenler Belediye Başkanlığı Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki ve sorumluluklarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 - (1) Esenler Belediye Başkanlığı Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü nün çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Hukuki Dayanak MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 03.07.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu, 10.07.2004 tarihli 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununu ve diğer mer i mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır. a) Belediye b) Başkan : Esenler Belediye Başkanlığı m, c) Başkan Yardımcısı : Esenler Belediye Başkanı m, d) Müdür : Müdürlüğün Bağlı olduğu Başkan Yardımcısını : e) Müdürlük Sosyal Yardım İşleri Müdürü nü, f) Şef g) Personel İfade eder. : Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü nü : Birim Şefini, : Müdürlüğe bağlı çalışanları. Temel İlkeler MADDE 4- (1) Esenler Belediye Başkanlığı Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında; a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık, b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk, c) Hesap verebil iri ik, ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık, d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik, e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik, f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır. İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş,Teşkilat ve Bağlılık Kuruluş MADDE 5 - (1) Esenler Belediye Başkanlığı Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü, 22/02/2007 tarihli 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına dair yönetmelik gereği,esenler Belediye Meclisi nin 11/05/2007 tarih ve 2007/26 sayılı karan ile kurulmuştur. MADDE 6 - (1) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir. a) Müdür b) Şef
c) Memurlar d) İşçiler e) Sözleşmeli memurlar f) Diğer personel g) Hizmetli personel Teşkilat MADDE 7- (1) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir. a) Müdür b) Sosyal Yardım İşleri Bürosu c) Gıda Bankacılığı Organizasyonu Sosyal Market Yardım Bürosu d) Özürlüler Bürosu e) Sosyal,Kültürel ve Sportif Organizasyonlar Bürosu (2) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi İnsan Kaynaklan ve Eğitim Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanınm onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği Büro Sorumlusu ve Yönetici Yardımcısı görevlendirilmesi yapılabilir. (3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu Şefler dâhil olmak üzere Yönetici Yardımcısı ve Büro Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır. Bağlılık MADDE 8-(l) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluklar Müdürlüğün Görevleri MADDE 9-(l) Esenler Belediye Başkanlığı Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü; Esenler Belediye Başkanlığı nın amaçlan, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan ilgili mer i mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda, Belediyemizin hizmet alanı kapsamında bulunan mahallerde, T.C Anayasasında yer alan Sosyal Devlet anlayışı ile çalışmak, 5393 Sayılı Belediye Kanununun Belediyenin görev yetki ve sorumluluk bölümünde 14. Maddenin a ve b fıkrasında yer alan hizmetleri yapmak ve uygulamak sureti ile ilçe halkı içinde mağdur, özürlü, yaşlı, düşkün, dar gelirli, kimsesiz korunmaya muhtaç olarak yaşayan insanlarımıza sosyal hizmet ve yardımlarda bulunmak, yardımları organize etmek,, sosyal hizmet ve yardımlar için gönüllü kuruluşlar ve ilgili kuruluşlarla işbirliğinde bulunmak, ortak projeler üreterek ortak çalışma alanları oluşturmak, Esenler Belediyesi'nin düzenleyeceği sosyal yardım, eğitim yardımlarını organize etmek, kendisine bağlı merkezler aracılığı ile vatandaşlara sosyal alanda çeşitli organizasyon ve etkinlikler hazırlamaktan sorumludur. Bu işlemlerin kanun ve mevzuata uygun olarak sonuçlandırılmasını sağlar. (2) Belediye Başkanı nın ve/veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında yukarda özetle belirtilen görevlerin ifa ve icrası bağlamında: Sosyal Yardım İşleri Bürosunun görev,yetki ve sorumluluğu MADDE 10 - (1)) 5393 Sayılı Belediyeler Kanunu ve ilgili kanun, yönetmelik ve tüzükler 2
çerçevesinde Esenler ilçe sınırları içerisinde ikamet eden fakir ve yardıma muhtaç tüm kesimlere (yaşlı, engelli, kadın, çocuk vb. dezavantajlı kesimler) ayni ve nakdi her türlü yardım işlerinin planlama, programlama ve organizasyon işlerini yürütmek.. (2) İlçenin sosyo-ekonomik açıdan yetersiz, kentleşme bilincine ulaşmakta zorluklar ve yokluklar yaşayan bölgelerinde gerektiğinde oluşturulacak danışma merkezleri bünyesinde,sosyal yardımlar eğitim-sağlık başta olmak üzere temel ihtiyaçların karşılanması ve insanca yaşam için gerekli şartları oluşturulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak, (3) Kırsal kesimden gelen insanlarımızın kente entegre edilmesi amacıyla, aile, çocuk, engelli, yaşlı, kadın ve gençlere yönelik sosyal faaliyetlere öncelik verilerek organizasyonlar yapılmasını sağlamak, (4) Ulusal ve uluslar arası haftalarda etkinlikler düzenlenmesi, diğer kurum ve kuruluşlara katkı verilmesi, ayrıca işbirliği içinde organizasyonlar düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak, (5) Sokakta yaşayan veya risk altında olan çocuklar için diğer kamu kurumlan Üniversiteler ve STK lar ile işbirliği yaparak projelerin geliştirilerek uygulanmasını sağlamak, (6) Yoksul vatandaşların ihtiyacının karşılanması için gerektiğinde imkanlar dahilinde aşevi açılması yürütülmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak, (7) Maddi durumu yetersiz olan öğrencilere yönelik ders yılı içinde ilköğrenim ve lise öğrencilerinin başarılarını arttırmak için destek sağlayıcı projeler uygulamak, (8) Başarılı öğrencileri teşvik edici ödüllerle desteklemek, (9) İhtiyaç sahiplerini belirleme, belirlenen ihtiyaç sahiplerine yardımları ulaştırma çalışmalarını yapmak ile bu iş ve işlemleri gerçekleştirmek, (10) Yapılan yardımların kayıtlarını tutmak ve bilgisayara kaydederek arşive kaldırılması gerekenleri arşive kaldırmak. (11) İlçede yaşayan fakir ve yardıma muhtaçlara kanun ve yönetmelik çerçevesinde nakit, yiyecek, sağlık, yakacak, giyim, kırtasiye, eğitim v.b konularda yardım yapılmasını sağlamak, (12) Ayni ve nakdi yardım hizmetlerinin nasıl yapılacağına dair kuralları belirlemek, uygulamayı bu kurallar çerçevesinde yapmak, (13) Ayni yardımlarda kullanılacak mal ve malzemelerin alımında Kamu İhale Kanunu hükümleri uygulanır (14) Belediyece bu yönetmelik kapsamındaki kimselere dağıtılmak üzere Kamu İhale Kanunu hükümlerine göre alımı gerçekleştirilen veya sosyal yardımlarda kullanılmak üzere Belediyeye bağışlanan ayni yardımlar (gıda, yakacak, yiyecek, kırtasiye malzemesi v.s), Belediye personeli ve araçlarıyla muhtaç ve yoksul kişilere en uygun yöntemlerle dağıtılır. Gerektiğinde muhtarlar, sivil toplum ve kamu kuruluşlarıyla dağıtıma yönelik işbirliği yapılabilir. (16) Bakacak kimsesi olmayanları bakma ve barındırma girişimlerinde bulunmak, gerektiğinde yaşlılara huzur evi açılması,yürütülmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak (17) Kardeş Aile projeleri geliştirmek, (18) Ailenin korunması yönünde eğitici çalışma programları hazırlamak, (19) Yangın ve Doğal afet gibi durumlarda mağdur olan ailelere yardımcı olmak, (20) İzinsiz satış yapması nedeni ile faaliyetlerden men edilen seyyar satıcılar tarafından cezası ödenmeyerek 30 gün içinde geri alınmayan gıda dışı malların yoksullara verilme çalışmaları yapmak, (21) Bütçede yoksul ve muhtaçlar için ayrılan ödeneğin kullanılmasını gerçekleştirmek, (22) Muhtaç durumdaki ailelerin ve aile bireylerinin yaşam becerilerinin geliştirilebilmesi konusunda çalışmalar yapmak, (23) İlköğretim çağındaki öğrencilere kırtasiye yardımında bulunmak, (24) Sosyal hizmet ve yardımlar için gönüllü kuruluşlar ve ilgili kuruluşlarla işbirliğinde bulunmak, ortak projeler üreterek, ortak çalışma alanları oluşturmak, (25) Kentlinin yaşam biçimlerinin eğitsel ve sosyal açıdan boyutlandınlması, renklendirilmesi, çeşitlendirilmesi ve geliştirilmesi amacı ile programlar düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak, (26) V ardıma muhtaç asker ailelerine 4109 sayılı kanım gereği gerekli yardımları yapmak,
(27) Sosyal Yardımlaşma Vakfı ile koordinasyon kurmak, ilçede yardım alanların envanterini çıkarmak, (28) Mer i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak. (29) İlçemizdeki 0-6 yaş grubundaki çocukların ve annelerinin yararlanabileceği Anne Çocuk Oyun Merkezi, Gündüz çocuk Bakımevi, Kreşler açılması, yürütülmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Özürlüler Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu MADDE ll-(l) Özürlü bireylerin sosyal yaşama katılabilmeleri ve en iyi belediyecilik hizmetlerini alabilmeleri için gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamaya çalışmak ve özürlülerin ihtiyaçlarına yönelik yardımların yapılmasını sağlamak, (2) Özürlülerin hayatlarının rahat idamesi için projeler geliştirmek, (3) Özürlüler Koordinasyon Merkezleri kurarak onların ihtiyaçlarını tek elden giderecek organizasyonlar için zemin hazırlamak, (tekerlekli sandalye, akülü araba, ortopedik malzemeler v.b sağlık malzemeleri yardımı) (4) Mer i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak. Gıda Bankacılığı Sosyal Market Yardım Bürosunun görev,yetki ve sorumluluğu MADDE 12 -(1) Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar ve görevliler vasıtasıyla yaptırır. (2) Büro Sorumlusu işlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar. (3) Bürosundaki personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izler. Kontrol eder ve personelini denetler. (4) Gelen ayni bağışları tutanak karşılığı teslim almak. (5) Gelen bağışlar cins ve nevine göre ayrılarak sisteme girilmesini sağlamak. (6) Sosyal Yardım Marketinden yararlanmak için Belediye ye başvuran fakir, yardıma muhtaç, özürlü, yaşlı, çocuk ve diğer vatandaşların müracaatını almak, araştırmasını yaptırmak, değerlendirmek, Yardım Komisyonu na onayına sunmak. (7) Yardım alması uygun olanlara ilgili yardımların ulaştırılmasını sağlamak, (S) Marketin alışveriş koordinasyonunu sağlamak, (9) Yapılan alışverişten sonra kasa teslim fişi imzalatılır ve yardım alan ailenin dosyasında muhafaza etmek. (10) Sosyal yardım marketi ile ilgili kayıtlan tutmak.bilgisayar arşivlemesini yapmak.i günlük aylık ve yıllık raporlar hazırlamak, (H)Market stokunu kontrol edip son kullanma tarihi yaklaşmış ürünlerin reyona çıkartılmasını sağlamak (12) Bağışlanan ürünlerin hangi depolarda ne şeklide istifleneceğini belirlemek ihtiyaç duyulan veya azalan ürünlerle ilgili müdüre bilgi vermek (13) Bağışlar ve yapılan yardımlar konusunda Müdüre bilgi vermek, (14) Sosyal marketin hijyenik koşullarda hizmet verebilmesini sağlamak amacıyla gerekli düzenlemeleri yapmak ve kontrol etmek, (15) Sosyal Marketin güvenliğini sağlamak ve kontrol etmek Sosyal, Kültürel ve Sportif Organizasyonlar Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu MADDE 13- (1) Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar ve görevliler vasıtasıyla yaptırır. (2) Büro Sorumlusu işlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar. (3) Bürosundaki personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izler. Kontrol eder ve personelini denetler. (4) Amatör spor kulüplerine destek verilerek, amatör spor kulüplerine.başarılı sporcu ve okullara ödül ve yardımın organize edilmesini sağlamak, (5) ^Müdürlüğümüz bünyesindeki spor tesisinin hizmet organizasyonunu yapmak
(6) İlçemizdeki okulların, amatör spor kulüpleri ve başarılı sporcu ve derneklerin müracaatları doğrultusunda imkanlar ölçüsünde spor malzemesi v.b. çeşitli yardım ihtiyaçlarını gidermek, (7) Müdürlüğümüz bünyesinde spor tesisinden ilçemizdeki amatör spor kulüplerinin, demeklerin müracaatları doğrultusunda Belediye Meclisi nin belirlediği şartlar ölçüsünde hizmet almalarını sağlamak. (8) Müdürlüğümüz bünyesinde spor tesisinden amatör resmi maç müsabakalarında imkanlar ölçüsünde saha hizmeti vermek. (9) Tesisin temizlik.bakım v.b iş ve işlemlerini yürütmek, bu konularda müdürlüğü bilgilendirmek Müdürlük yetkisi MADDE 14 - (1) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğün sorumluluğu MADDE 15 - (1) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur. Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu MADDE 16 - (1) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder. (2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler. (3) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir. (4) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar. (5) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar. (6) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı yasaya dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri yasalar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. (7) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili sorumlu kişi olup, Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler. (8) Esenler ilçesi sınırlan içerisinde yapılması gereken her türlü sosyal yardım işlerinin organizasyonunu ve koordinesini sağlar. (9) Müdürlüğün çalışmalarını tanzim etmek ve personel arası görev taksimatı yapmak. (10) Başkanlığı temsilen toplantılara katılmak. (11) Başkanlıkça verilecek diğer görevleri yapmak Şefin görev yetki ve sorumlulukları MADDE 17 - (I) Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı neticesinde kendilerine verilen görevleri, mevzuata uygun olarak yürütür ve yerine getirilmesini sağlar. (2) Bağlı bulunduğu üst makama karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir. (3) Bürolarda ve çalışan personelin koordinasyonu sağlar (4) Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlar. (5) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için.yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını.gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini.bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini teinin eder.öııenıini kaybeden evrakı kabul edilmiş usullere göre imha eder. (6) Amirinin bilgisi dahilinde diğer ilgili müdürlüklerle koordinasyonu sağlar. (7) İhtiyaç sahiplerinin belirlenmesi, belirlenen ihtiyaç sahiplerine yardımların ulaştırılması durumunun takip edilmesi işlerini yapar. (8) Meri mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevleri icra 5
eder. (9) Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin meri i ihale mevzuatı çerçevesinde sapılmasını sağlar. Diğer Personel MADDE 18 - (1) Müdürlüğün görev alanına giren görevler; Müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelikleri, yeterlikleri, verimlilikleri, performans başarım seviyeleri vb. yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir. (2) Başkanlığın amaçlannı ve genel politikalarını, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenir ve buna uygun tutum davranış sergiler, (3) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar, (4) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır, (5) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlar, (ö)müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapar, yürütür, (7) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır, (8) Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar, (9) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirir, (10) İşbölümü esaslan dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır, (11) Gerektiği durumlarda ekip başı olarak ekibine iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar, (12) İşleri en az maliyetle icra eder, (13) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır, (14) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili merii mevzuata riayet eder, (15) Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder, (16) Yönetimce alman kararların uygulayıcılara doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını ve uygulamasını sağlar, (17) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar, (18) Çalışmalarında örnek tutum davranış sergiler, (19) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir, (20) Verilen işi öngörülen bütçe sınırlan içerisinde kalarak ifa eder, (21) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder, (22) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı titizlikle tutar, usulüne uygun muhafaza eder (23) Yazışmaları düzgün ve özenli yapar, ayniyat kayıtlarını ve demirbaş zimmetlerini titizlikle tutar, (24) Birime gelen evrakın ekleriyle birlikte tam olup olmadığını kontrol ederek, imza karşılığı alır, gelen evrak defterine kaydeder, (25) Birimden çıkan evrak, doküman vb. yazışmaların resmi yazışma kuralları yönergesi
esaslarına uygunluğunu kontrol ettikten sonra, giden evrak defterine kaydederek, ilgili yere gönderilmesi sağlar, (26) Birim personelince istenilen dosya ve evrakı, dosyasından bulup isteyene verir, geri verilmesini izlemek, evrakın kaybolmaması için gerekli tedbirleri alır, (27) Dosya dolaplarını her an tertipli ve düzenli tutarak, evrakın dosyasında anında bulunması için gerekli tedbirleri alır, (28) Verilen yazıları sorumluluğunun bilincinde hatasız, eksiksiz olarak hazırlayıp yazı konusu hakkında amiri dışında kimseye bilgi vermemek, (29) Kullandığı malzeme (kâğıt, kalem disket vb.) konusunda tasarruf ilkelerine riayet eder, malzeme stoklarını devamlı kontrol edip ihtiyaç duyanları mevcudu bitmeden temini için amirine bildirir, (30) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim eder, Gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunar, (31) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, amacın gerçekleşmesi bakımından gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçlan belirten özet, fakat kolayca anlaşılabilir bir üslup ve düzende rapor hazırlar, amirine verir, (32) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışan sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir, (33) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mer i mevzuat ve amirinin talimatlanna göre yerine getirir, (34) Gerektiğinde bastırılacak olan Müdürlük faaliyetleri ve organizasyonlarına ait davetiyeleri, el ilanlannı, afişleri, broşürleri ilgili yerlere ulaştırır, (35) Gerektiğinde üretilen kültürel yayınlan, yapılan dağıtım planlamaları doğrultusunda ilgililerine ulaştırır, (36) Vatandaşlardan gelen başvurularda onları yönlendirir, bilgilendirir, (37) Vatandaş taleplerinin karşılanması için belediye birimleriyle ve ilgili dış birimlerle gerekli işbirliği ve koordineyi sağlar, yazışmalan yapar, işlemleri yürütür, (38) Periyodik olarak hizmet verilen vatandaşlan evlerinde ziyaret edip memnuniyetlerini tespit eder, (39) Belediye ye başvuran fakir, yardıma muhtaç, özürlü, yaşlı, çocuk ve diğer vatandaşlann müracaatım alır, (40) Yardım alması uygun olanlara ilgili yardımlann ulaştmlmasını sağlar, (41) Yardım yapılan vatandaşların kayıtlarını tutar, (42) Belediye nin çalışma alanına girmeyen konularda başvuran vatandaşlann bilgilendirmek ve ilgili kurumlara yönlendirir, (43) Üstlerine aldığı görevlerle ilgili talimatları yerine getirir, (44) Amirinin bilgisi dâhilinde diğer ilgili müdürlüklerle koordinasyonu sağlar. (45) Mer i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevleri icra eder. BEŞİNCİ BÖLÜM İşbirliği ve Koordinasyon Müdürlük birimleri arasında işbirliği MADDE 19 - (1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır. (2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir. (3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder. (4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları
zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. (5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir. Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon MADDE 20 - (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür ün imzası ile yürütülür. (2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. ALTINCI BÖLÜM Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme r Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem MADDE 21 - (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. (2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. Arşivleme ve dosyalama MADDE 22 - (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. Tutulması gereken evrak ve dosyalar ; a) Gelen evrak dosyası b) Giden evrak dosyası c) Yazışmalar dosyası d) Tahakkuk ödeme dosyası e) Avans dosyası f) Ayniyat demirbaş dosyası g) Genelge ve bildiriler dosyası h) Sosyal ve kültürel etkinlikler dosyası i) Resmi kurumlarla ilgili dosyalar j) Basın materyalleri ve fotoğraflar dosyası k) Tanıtım malzemeleri ve materyal dosyası l) Beyaz masa müdürlükler bazında şikayetler dosyası (2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. (3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur. YEDİNCİ BÖLÜM Denetim Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri MADDE 23 - (1) Sosyal Yardım İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir. (2) Sosyal Yardım İşleri Müdürü 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir. (3) Sosyal Yardım İşleri Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür. (4) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur SEKİZİNCİ BÖLÜM 8
Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller MADDE 24 - (1) Bu Yönetmelikte yer almayan ya da açıklık bulunmayan hallerde, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4857 sayılı İş Kanunu ve bunlara dayanılarak çıkarılmış bulunan mevzuat hükümleri uygulanır. Yürürlük MADDE 25 -(1) Bu Yönetmelik Belediye Meclisinin onayından sonra, mahalli gazete veya Belediye İnternet sitesinden yayınlandığı gün yürürlüğe girer. (2) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle daha önceki yönetmelik yürürlükten kalkar. Yürütme MADDE 26 - (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. 9