SSS A. BAŞVURU SAHİBİ VE PROJE ORTAKLARININ UYGUNLUĞU Soru 1. Hangi işletmeler KOBİ dir? KOBİ statüsü nasıl kaybedilir? Cevap 1. İstihdam ve mali olmak üzere iki temel eşik vardır. Çalışan sayısının en çok 250 kişi, bilanço büyüklüğü ya da cirosunun da en çok 40 milyon TL olması gerekir (her ikisi de yıllıktır, yıl sonu ortalama ve kapanış bilanço/gelir tablosu rakamları esastır). İstihdam ya da mali eşiklerden her ikisinde birden üst üste iki yıl eşik değerin üzerine çıkmak KOBİ statüsünün kaybına neden olur. Mali eşiğe bakılırken her iki kriter bir arada değerlendirilir. Yani, bir yıl yalnızca bilanço büyüklüğünü tutturan ama takip eden ya da bir önceki yılda yalnızca ciro eşiğini tutturan işletme, istihdam kriterini sağlamak koşulu ile, KOBİ statüsünü korumaya devam eder. Soru 2. Kar amacı güden kuruluşlara yönelik Temiz Üretim Mali Destek Program ına başvuru yapılabilmesi için KOBİ statüsündeki işletmelerin nerede kurulmuş ve tescil edilmiş olması gerekir? Cevap 2. Başvuru rehberi bölüm 2.1.1 de sayılan başvuru sahibi uygunluk koşullarına göre, başvuru sahibinin merkezinin başvuru tarihi itibarıyla TR42 Düzey 2 Bölgesinde (Kocaeli, Sakarya, Bolu Düzce ve Yalova) kurulmuş ve tescil edilmiş olması gerekmektedir. Başvuru sahipleri Bölgedeki şubeleri üzerinden başvuru yapamamaktadır. Başvuru sahipleri merkezlerinin Bölgede olduğunu başvuru sırasında sunulacak destekleyici belgelerden ticaret sicil gazetesi ile ibraz edeceklerdir. Soru 3. Yabancı ortaklı bir şirket uygun başvuru sahibi midir? Cevap 3. Yabancı ortaklı ama merkezi Bölge de kayıtlı bir işletme, diğer uygunluk koşullarını karşılıyor olması halinde uygun başvuru sahibidir. Soru 4. Kimler proje ortağı olabilir? Proje ortakları yurt dışından olabilir mi? Cevap 4. Temiz Üretim Mali Destek Programı Başvuru Rehberi Bölüm 2.1.2 de sayılan proje ortakları uygunluk koşullarına göre, proje ortakları başvuru sahipleri ile aynı uygunluk koşullarını karşılamak zorundadır. Dolayısıyla, Bu program kapsamında proje ortaklarının merkezlerinin Bölgede kayıtlı olması şartı vardır. Soru 5. Aynı başvuru sahibi kaç proje ile başvuruda bulunabilir? Aynı kurumun alt birimleri uygun başvuru sahibi midir? Cevap 5. Başvuru Rehberi/ Proje Başvuruları ve Mali Destek Almaya İlişkin Özel Düzenlemeler bölümünde aynı başvuru sahibinin program kapsamında yalnızca bir (1) projesi için başvuruda bulunabileceği belirtilmektedir.
B. PROJELERİN ve MALİYETLERİN UYGUNLUĞU Soru 1. Hangi yatırım teşviklerinden faydalanan harcamalar Ajans mali destekleri kapsamında desteklenmez? Cevap 1. Yatırımlarda Devlet Yardımları Hakkında Kararda Değişiklik Yapılmasına Dair Karar (BKK 2012/3305) madde 29 gereği; destek unsurlarından (Ajansa sunulan proje kapsamında finansmanı talep edilen kalemlerle ilgili KDV, gümrük vs. teşvikler) yararlanan yatırım harcamaları Ajans mali desteklerinden faydalanamaz. Soru 2. Araç alımı maliyetleri uygun mudur? Cevap 2. Başvuru rehberinde Bölüm 2.1.4/b de Uygun Olmayan Maliyetler başlığı altında projenin uygulanması için mutlaka gerekli olması dışında her türlü araç alımı uygun olmayan maliyet olarak değerlendirilmiştir. Soru 3. Birincil tarım faaliyetleri nelerdir? Cevap 3. İnsanlar tarafından doğrudan ya da dolaylı; doğal çevreye bağlı olarak toprak, hayvan, deniz-akarsulardan elde edilen; bitkisel veya hayvansal ürünlerin üretimi faaliyetidir. Örnek olarak aşağıdaki alanlar verilebilir: tarla bitkileri üretimi, meyve-sebze üretimi, su ürünleri yetiştiriciliği, küçükbaş-büyükbaş hayvan yetiştiriciliği, süt sığırcılığı, dış ve iç mekan süs bitkiciliği, kavakçılık, örtü altı tarım faaliyetleri (seracılık), arıcılık ve ürünleri, ipek böcekçiliği ve ürünleri, balıkçılık ve benzeri faaliyetler. Soru 4. Başvuru sahiplerinin hâlihazırdaki personeli projede istihdam edilebilir mi? Cevap 4. Proje rehberinde Bölüm 2.1.4 te Projede görevlendirilmiş yeni istihdam edilen personelin net maaşları, sosyal sigorta primleri (işveren ve işçi kesintileri),gelir ve damga vergisi, ilgili diğer ücret ve maliyetler piyasa koşullarında oluşmuş ücretlerden ve yararlanıcının ve ortaklarının normalde verdiği miktarlardan yüksek olmadığı sürece uygun maliyet olarak değerlendirilmektedir. Dolayısıyla, proje kapsamında mevcut personelin istihdamı uygun değerlendirilmemektedir.
Soru 5. Ajans destekleri gelir/kurumlar vergisine tabi midir? Cevap 5. Destekler yararlanıcıların muhasebe sisteminde Türkiye Muhasebe Standartları Kurulunun yayımladığı Devlet Teşviklerinin Muhasebeleştirilmesi ve Devlet Yardımlarının Açıklanması (TMS 20) Hakkında 8 Sıra Nolu Tebliğ ve ilgili mevzuat çerçevesinde muhasebeleştirecektir. Bu konuda yararlanıcıların muhasebecileri ya da denetçilerinden de bilgi almaları önerilir. Projenin planlandığı sürede planlanan bütçe ile gerçekleştirilmesi, yaratılan gelir kadar harcama yapılacağı anlamına geleceğinden, fiilen vergi yaratıcı bir etkisinin olmaması beklenir (maddi duran varlıklar için amortisman ayrılacağı da düşünüldüğünde). Soru 6. KDV uygun maliyet midir? Cevap 6. Ajans tarafından yayınlanan zeyilname ile belirtildiği üzere KDV uygun maliyet değildir. Proje bütçesinde yer alan kalemlerin KDV hariç tutarları bütçeye yansıtılmalıdır. Soru 7. Proje uygulama sürecindeki ihale süreçlerinin yürütülmesi, Ajans a sunulacak raporların hazırlanması için danışmanlık hizmeti almayı düşünüyoruz. Bu türden danışmanlık hizmetleri program kapsamında destekleniyor mu? Cevap 7. Başvuru sahipleri uygulama dönemi için danışmanlık hizmeti alabilirler. Danışmanlık alınması düşünülen en az 3 firmanın veya uzmanın özgeçmişinin ve fiyat teklifinin başvuru esnasında ajansa sunulması gerekmektedir. Soru 8. 10.000 TL nin üzerindeki makina-ekipman satın alımlarında sunulması gereken proforma faturalar Yabancı Para (YP) cinsinden düzenlenebilir mi? Cevap 8. İthal edilecek makine ve ekipman için düzenlenen proformalar YP cinsinden olabilir. Ancak bu faturalara ilişkin harcamalar, ilgili olduğu bütçe kalemine TL karşılığı ile yansıtılacaktır. Proje uygulama döneminde bu maliyet kalemlerine ilişkin destek ödemeleri ise, Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği nin 24. Maddesi 4. Fıkrası gereğince proforma faturanın düzenlendiği tarihteki TCMB döviz satış kuru ile dönüştürülerek, bütçede ilgili kalem için öngörülmüş tutara karşılık gelen destek tutarını geçmeyecek şekilde, TL olarak yapılır. Kur farklarından doğan zararlar uygun maliyet değildir. Soru 9. Başvuru Formu Ek B-1 de yer alan Faaliyet Bütçe sinin 1 no lu İnsan Kaynakları kalemi altındaki teknik ve idari personel ayrımı nedir? Cevap 9. Teknik personel; proje konusuna göre faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve beklenen sonuçların elde edilmesinde kilit nitelikteki yönetsel ve teknik uzmanlıkları tanımlar. Proje koordinatörleri, mühendisler, uzmanlar gibi... İdari personel ise; muhasebeciler, sekreterler, destek personeli gibi esas olarak projenin idaresine ilişkin işlerin yürütülmesinden sorumlu personeli ifade eder.
Soru 10. Proje kapsamında hizmet alımı yapılacak işlere ilişkin bir sınırlama var mıdır? Cevap 10. Sunulan proje konusu ve ilgili faaliyetler temelinde kurumsal gelişim, personel eğitimi, pazarlama/reklam stratejisi geliştirme, yeni teknolojilerin benimsenmesi, yeni makine ve ekipmanın kullanımına ilişkin eğitim vb. alanlardaki danışmanlık hizmet alımları uygun maliyet kapsamındadır. C. KALKINMA AJANSLARI YÖNETİM SİSTEMİ (KAYS) VE BAŞVURU İŞLEMLERİ Soru 1. Destekleyici belgeler sisteme hangi formatta yüklenmelidir? Dosya büyüklüğü fark eder mi? Cevap 1. Bütün dosyalar PDF veya JPEG formatında yüklenecektir. Dosya büyüklüğü sistem açısından önemli değildir. Soru 2. Başvuru Formu ve ekleri ile destekleyici belgeler matbu olarak da sunulacak mı? Cevap 2. Evet. Başvurular Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi/KAYS (portal.kays.kalkinma.gov.tr) üzerinden tamamlandıktan sonra sistemden alınacak çıktının her sayfası başvuru sahibinin temsil ve ilzama yetkili temsilcisi/temsilcileri tarafından paraflanacak ve Başvuru Sahibi Beyanı bölümü imzalanacaktır. Varsa, proje ortakları ve iştirakçiler için de temsil ve ilzama yetkili temsilci/temsilciler tarafından Ortaklık Beyannamesi/İştirakçi Beyannamesi imzalanacaktır. İmza aşamasından sonra başvuru formu, destekleyici belgeler ile birlikte (hangi belgelerin aslı ya da onaylı suretinin istendiği başvuru rehberinde belirtilmektedir.) KIRMIZI TELLİ DOSYA da ajansa sunulacaktır. Bu dosya kapalı zarf içine konulacaktır. Elektronik sistemden başvuru sahibinin bilgilerine ilişkin alınacak çıktı zarfın üzerine yapıştırılacaktır. Kapalı zarf Ajans merkezine veya başvuru sahibinin bulunduğu ildeki Yatırım Destek Ofislerine ELDEN teslim edildikten sonra başvuru süreci tamamlanmış olacaktır. Zarfın teslim edildiği ilgili Ajans personelinden teslim belgesi alınacaktır. Elektronik sistemdeki bilgiler ile matbu dosyadaki bilgilerin birbirinden farklı olması halinde elektronik sistem üzerindeki bilgiler geçerlidir. Soru 3. KAYS sisteminde Gerçek/tüzel Paydaş İşlemleri ne ifade eder? Cevap 3. Sistem üzerinden proje başvurusu yapan kullanıcılar, projede görev alacak başvuru sahibini, ortakları ve iştirakçileri Sistem üzerinden gerçek paydaş veya tüzel paydaş olarak eklemek zorundadırlar. Proje başvurusu sırasında tanımlanan başvuru sahibi, ortak ve iştirakçiler Sistem üzerinde kayıtlı olan paydaş havuzundan projeye eklendiği için, Sistem e eklenmemiş paydaşlar projede görev alamayacaklardır. Ayrıntılı bilgi için Bkz. Kullanıcı Kılavuzu/Gerçek Paydaş İşlemleri Kılavuzu ve Tüzel Paydaş İşlemleri Kılavuzu (http://portal.kays.kalkinma.gov.tr/?p=553pdf)
D.PROJE UYGULAMA DÖNEMİ Soru 1. Başvurudan sonra değerlendirme süreci ne kadar zaman almaktadır? Destek alıp alamayacağımızı en erken ne zaman öğrenebileceğiz? Cevap 1. Son başvuru tarihi 08 Şubat 2013 olan 2013 yılı mali destek programlar kapsamında yapılan proje başvurularından, değerlendirme süreci sonucunda destek almaya hak kazanan projelerin açıklanması için, programlara ilişkin mevzuat esas alınarak öngörülen tarih 26.04.2013 tür. (Başvuru Rehberleri Bölüm 2.4.2). Soru 2. Teminat mektupları maliyetleri uygun maliyet midir ve süresi ne kadardır? Cevap 2. Sözleşme aşamasında sunulan Ajans tarafından sağlanacak toplam destek miktarının %20 si tutarındaki Teminat Mektubu için bankaya ödenen komisyonlar uygun maliyet değildir. Ayrıca sözleşme sonrası ön ödeme miktarının artışı amacıyla verilen, Ajans tarafından uygun kabul edilen ve sağlanacak toplam destek miktarının %40 ına kadar ilave olarak Ajansa sunulan teminat mektubu komisyonları da uygun maliyet değildir. Teminat mektubunun süresi 15 aydan az olamaz. Ajans gerekli gördüğü sözleşmelerde 15 aydan uzun süreli teminat mektubu isteyebilir. Soru 3. Ajans tarafından avans olarak verilen ön ödeme miktarı ne kadardır? Bu miktarı arttırmak mümkün müdür? Cevap 3. Ajans tarafından verilecek toplam destek tutarının %20 si kadarıdır. Bu tutar, sözleşme sonrası yapılacak ilk izlemede yapılacak risk analizine, teknik ve mali gücüne göre blokeli yada blokesiz olarak yapılabilir ya da gerektiğinde sıfıra kadar gerektiğinde indirilebilir. Yine ilk izleme risk analizinin olumlu olması, yararlanıcı tarafından %20 lik teminat miktarına ilave olarak Ajansa destek miktarının %40 ı oranında yeni teminat mektubunun sunulması ve Ajans tarafından da kabul edilmesi durumunda toplam ön ödeme miktarı %60 a kadar arttırılabilir. Soru 4. Proje kapsamındaki konaklama giderleri uygun maliyet midir? Cevap 4. Konaklama maliyetleri proje bütçesine doğrudan yazılmayacak ve değerlendirilmeyecektir. Ancak projenizde konaklama maliyeti oluşacağını düşünüyorsanız, 1.2. Görev/Seyahat Gündelikleri kalemini kullanmanız, oluşacak konaklama maliyetini de bu kalemden alacağınız tutardan ödemeniz gerekmektedir. Gündeliklerin üst sınırları Proje Uygulama Rehberinde belirtilmiştir. Soru 5. Sözleşme sonrası proje uygulama döneminde ara ödeme miktarı olan hak ediş nasıl hesaplanır? Örnek ile açıklayabilir misiniz? Cevap 5. Örnek-1: Toplam proje sözleşme bütçesinin 200.000 TL, Ajans Destek tutarının 100.000 TL, destek oranının %50 ve ön ödemenin de 20,000 TL olduğunu varsayalım.
Yararlanıcının ara ödeme talep edebilmesi için toplamda en az, %50 si 20,000 olan rakam kadar, yani 40,000 TL harcanmış olması gerekir. Bu noktadan sonra önce proje sahibi harcama yapacak, daha sonra ajansa ödeme için başvurabilecektir. Ara rapor dönemine kadar yararlanıcı proje hesabından 150.000 TL uygun harcama yapmış olsun. Bu durumda ara ödeme talep edilirse: Ajans destek oranı %50 olduğundan 150.000*0,50=75.000 TL Ajansa düşen uygun maliyettir. Bu durumda ara ödeme tutarı (75.000-20.000)=55.000 TL olacaktır. Örnek-2: Toplam proje sözleşme bütçesinin 800.000 TL, Ajans Destek tutarının 320.000 TL, destek oranının %40 ve ön ödemenin de 100,000 TL olduğunu varsayalım. Yararlanıcının ara ödeme talep edebilmesi için toplamda en az, %40 ı 100,000 olan rakam kadar, yani 250,000 TL harcanmış olması gerekir. Bu noktadan sonra önce proje sahibi harcama yapacak, daha sonra ajansa ödeme için başvurabilecektir. Ara rapor dönemine kadar yararlanıcı proje hesabından 600.000 TL uygun harcama yapmış olsun. Bu durumda ara ödeme talep edilirse: Ajans destek oranı %40 olduğundan 600.000*0,40=240.000 TL Ajansa düşen uygun maliyettir. Bu durumda ara ödeme tutarı (240.000-100.000)=140.000 TL olacaktır. Soru 6. Sözleşme sonrası proje uygulama döneminde nihai ödeme miktarı olan hak ediş nasıl hesaplanır? Örnekle açıklayabilir misiniz? Cevap 6. Örnek-1: Toplam proje sözleşme bütçesinin 200.000 TL, Ajans Destek tutarının 100.000 TL, destek oranının %50 ve ön ödemenin de 20,000 TL olduğunu varsayalım. Proje sonuna kadar proje hesabından 180.000 TL uygun harcama yapmış ve ara ödeme yapılmamış olsun. Bu durumda Ajans destek oranı %50 olduğundan 180.000*0,50=90.000 TL Ajansa düşen uygun maliyettir. Bu durumda nihai ödeme talep tutarı (90.000-20.000)=70.000 TL olacaktır. Örnek-2: Toplam proje sözleşme bütçesinin 200.000 TL, Ajans Destek tutarının 100.000 TL, destek oranının %50 ve ön ödemenin de 20,000 TL olduğunu varsayalım. Proje sonuna kadar proje hesabından 180.000 TL uygun harcama yapmış ve ara ödeme olarak 55,000 TL ödenmiş olsun. Bu durumda Ajans destek oranı %50 olduğundan 180.000*0,50=90.000 TL Ajansa düşen uygun maliyettir. Bu durumda nihai ödeme tutarı (90.000-20.000-55.000)=15.000 TL olacaktır. Örnek-3: Toplam proje sözleşme bütçesinin 800.000 TL, Ajans Destek tutarının 320.000 TL, destek oranının %40 ve ön ödemenin de 80,000 TL olduğunu varsayalım. Proje sonuna kadar proje hesabından 700.000 TL uygun harcama yapılmış ve ara ödeme olarak 140,000 TL ödenmiş olsun. Bu durumda Ajans destek oranı %40 olduğundan 700.000*0,40=280.000 TL Ajansa düşen uygun maliyettir. Bu durumda nihai ödeme talep tutarı (280.000-80.000-140.000)=60.000 TL olacaktır.
Soru 7. Bütçemiz toplam 300.000 TL ve ajans katkısı 150.000 TL. Projede 300.000 TL den fazla harcama yapılırsa ben yine en az 150.000 TL alır mıyım? Cevap 7. 150,000 TL garanti değildir. Ajansın destek oranı her bütçe kalemine ayrı ayrı uygulanır. Ve her kalem için verilecek destek, planlanan destek miktarını geçemez. Aşağıda buna ilişkin basit bir örnek durum verilmiştir. Sözleşme ile imza altına alınan Bütçe Sözleşmede Öngörülen tahmini Ajans Desteği Proje Sonunda Gerçekleşen Harcama Hak Edilen Destek Bütçe Kalemi A Ekipmanı 250.000 125.000 320.000 125.000 B Ekipmanı 50.000 25.000 30.000 15.000 TOPLAM 300.000 150.000 350.000 140.000 Yukardaki örnekte toplam proje bütçesi 300.000 TL, Ajans Destek Oranı %50, öngörülen tahmini ajans desteği 150.000 TL olacak şekilde Ajans ile yararlanıcı arasında sözleşme imzalanmıştır. Proje uygulama sırasında ise A ekipmanı 320.000 TL ye B ekipmanı 30.000 TL ye temin edilmiştir. Yararlanıcı tarafından proje sonunda toplam 350.000 TL harcanmış olmasına rağmen, Ajansın vereceği destek tutarı 140.000 TL dir. Ajansın destek tutarı hesaplanırken her bir kalem için bütçe tutarı ve gerçekleşen harcamadan hangisi düşük ise, destek oranı bu düşük tutar ile çarpılarak toplam ajans desteği (hakkediş) hesaplanır. Soru 8. Destek yararlanıcısı proje kapsamında edindiği makine ve ekipmanları kaç yıl süre ile satamaz ve Bölgeden çıkartamaz? Cevap 8. Başarılı proje sahipleri ile Ajans arasında imzalanacak destek sözleşmesinde Genel Hükümler Madde 7.3 te belirtildiği üzere proje kapsamında alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti destek yararlanıcısına aittir. Destek yararlanıcısı, sözleşme kapsamında aldığı tesis, makine, ekipman, teçhizat ve diğer malzemelerin, Ajans Genel Sekreterliğinin gerekçeli ve yazılı izni olmaksızın projenin sona ermesinden itibaren üç yıl süreyle mülkiyetini başkasına devredemez, rehin ve teminat olarak gösteremez, ve projede tanımlanan iş dışında başka bir iş için kullanamaz. Yine, destek sözleşmesinde Genel Hükümler Madde 7.4 bağlamında söz konusu tesis, makine, ekipman ve diğer malzeme, projenin sona ermesinden itibaren üç yıl süreyle Ajans Genel Sekreterliğinin gerekçeli ve yazılı izni olmaksızın TR 42 Düzey 2 Bölgesinin dışına çıkarılamaz. Soru 9. Proje uygulama sürecinde planlanan satın almalar nasıl yapılacaktır? Cevap 9. Satın alma işlemleri başvuru rehberinde Bölüm 2.5. Satın Alma İşlemleri başlığı altında belirtildiği gibi, KOBİ ler Programlar kapsamında yapacakları satın almaları
www.marka.org.tr adresinde Bilgi Merkezi/İzleme ve Değerlendirme/Rehberler başlığı altındaki Satın Alma Rehberi nde yer alan usul ve esaslara göre yapacaklardır. Soru 10. Satın almalarda menşe kuralı uygulanıyor mu? Cevap 10. Ajans ın açıkladığı satın alma kurallarını esas almak (www.marka.org.tr internet adresinde Bilgi Merkezi/İzleme ve Değerlendirme/Rehberler başlığı altında Satın Alma Rehberi ) ve maliyet uygunluk kriterlerini sağlıyor olmak şartı ile satın almalarda menşe sınırlaması yoktur. Soru 11. İthalat yoluyla alınan makine ve ekipmanlardaki gümrük vergisi uygun maliyet midir? Cevap 11. Proje kapsamında makine ve ekipmanlara ya da lisans alımlarına yönelik gümrük vergisi ile diğer vergiler uygun maliyet değildir. Soru 12. Ajans tarafından kar amacı güden kuruluşlara yönelik çıkılan temiz üretim mali destek programı kapsamındaki projelerde üniversite öğretim elamanları görev alabilir mi? Alabilirse koşulları ve sözleşme sonrası proje uygulama döneminde istenilen belgeler neler olacaktır? 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu kapsamına giren kurumlarda görevli öğretim üyeleri (profesörler, doçentler, yardımcı doçentler), öğretim görevlileri, okutmanlar ve öğretim yardımcıları (araştırma görevlileri, uzmanlar, çeviriciler ve eğitim-öğretim planlamacıları), tabi oldukları kanun hükümlerine ve görevli bulundukları yükseköğretim kurumunun bu konudaki düzenlemelerine aykırı olmamak kaydıyla, süreklilik arz etmeyen diğer görevlerde koordinatörlük, araştırmacı, uzman, danışman vb. unvan altında yönetim kurulu ve/veya rektör oluruyla kısmi zamanlı olarak çalışabilirler. Proje kapsamında üniversite öğretim elamanları istihdam edilecek ise yararlanıcı tarafından, desteğe hak kazanılmasından sonra Ajansa sunulacak belgeler: a. Projede görev alan personele ait en üst makamdan (yönetim kurulu kararı ve/veya rektör oluru) alınmış görevlendirme yazısı. (Dekanlıktan alınan yazılar kabul edilmeyecektir) b. Kısmi zamanlı iş sözleşmesinin bir sureti c. Proje Faaliyet Bütçesindeki tutarın hiçbir kesintiye tabi tutulmaksızın proje özel hesabından üniversite döner sermaye hesabına banka havalesiyle doğrudan aktarıldığına dair ödeme belgesi(dekont) ve ilgili döner sermaye işletmesinden alınmış gelir makbuzu yada fatura Soru 13. Projemizi uygulamaya geçirebilmek için almamız gereken resmi belgeler var (örneğin ÇED Raporu) ancak eğer destek alamaz isek bu projeyi uygulamaya geçirmeyi düşünmüyoruz ya da erteleyeceğiz. Bu durumda, bu belgeler için destek alacağımız kesinleştikten sonra başvuruda bulunabilir miyiz?
Cevap 13. Başvuru Formu/Gerekçelendirme 1.6.7 bölümünde başvuru sahibi projenin uygulanması için gerekli izin, ruhsat, lisans ve yetki belgesi gibi bürokratik süreçleri anlatacaktır. Bu işlemlerden çevresel etki değerlendirmesi, proje faaliyetinin içeriğine göre uzun sürebileceğinden ilgili kuruma projenin hazırlık safhasında başvurulması ve Çevresel Etki Değerlendirmesi (ÇED) Olumlu Kararı veya Çevresel Etki Değerlendirmesi (ÇED) Gerekli Değildir Kararı nın başvuru sırasında destekleyici belge olarak dosyaya eklenmesi gerekmektedir. Projenin uygulanması için gerekli diğer resmi belgeler ise sözleşme esnasında istenmektedir. Bu belgeler olmadan, projeniz başarılı bulunsa dahi, Ajansın destek sözleşmesi imzalaması mümkün değildir. Soru 14: Proje Faaliyet Bütçesinde belirtilen 8 numara ile belirtilen İdari Maliyet nedir ve idari maliyetler nelerden oluşmaktadır? Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmemiş, projenin yönetim ve gözetimine iliş kin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderlere idari gider denilmektedir. Sözleşme sonrası proje uygulama döneminde ne Bildirim Mektubu nede Zeyilname ile idari giderlerden diğer bütçe kalemlerine bütçe transferi yapılamaz. Ajans tarafından uygun maliyet olarak kabul edilebilecek idari gider türleri aşağıdadır: a. Haberleşme Giderleri: Projenin yürütülmesini sağlamak amacıyla yapılan haberleşmeye ilişkin masraflar (telefon, fax, internet, posta vb ) genel idari giderler kalemi altında uygun maliyettir. b. Kira, Elektrik, Su ve Isınmaya ilişkin Giderler: Bütçedeki yerel ofis maliyetleri kalemi, projeye münhasır ve projenin uygulanması için gerekli bir ofisin mevcudiyeti veya kiralanmış olması hallerinde kullanılabilir. Başvuru sahibi tarafından yerel ofis açılmaması durumunda, bu bütçe kaleminde herhangi bir harcama beyan edilmemelidir. Başvuru sahibinin ve varsa ortaklarının mevcut ofis/şubesinin kullanılıyor olması halinde, söz konusu giderler ofisin geri kalan kısımlarından ve/veya ofisteki diğer faaliyetlerden ayrıştırılabilir şekilde, destekleyici belgelerle ortaya konulabiliyorsa bütçenin genel idari giderler kaleminde karşılanabilecektir. Örneğin başvur sahibine ait veya kiralanmış bir ofisin aynı zamanda proje ofisi olarak kullanılması durumunda, birim m² kira bedeli ile proje ofisi olarak kullanılan alanın çarpım ile bulunacak tutar idari gider olarak kabul edilecektir. Yine elektrik, su ve ısınma giderleri de eğer mevcutsa süzme sayaç verilerine göre, yoksa söz konusu giderler maliyet muhasebesi esaslarına göre gider yerlerine dağıtılacak, proje ofisi olarak kullanılan kısma tekabül eden tutar idari maliyet olarak kabul edilecektir. Dağıtım keyfiyeti uygun bir teknik raporla da desteklenmelidir. c. Ulaşım Giderleri: Projenin yürütülmesi amacıyla, proje personeli tarafından yapılan ve bütçenin diğer kalemlerinde yer almayan ilave ulaşım masraflar idari gider kaleminden karşılanabilecektir. Proje personelinin MARKA da yapılacak olan ve daha önce öngörülmeyen bir toplantı katılım masrafı gibi. d. Sarf Malzemelerine İlişkin Giderler: Başka bir bütçe kaleminde öngörülmemiş olması koşuluyla, kırtasiye masrafları ile raporlamaya ilişkin yazılım, kopyalama ve çıktı maliyetleri (toner ve kartuş alımlar gibi) idari giderler kaleminden karşılanabilecektir.
e. Ofis Faaliyetlerinin Sürekliliğinin Sağlanmasına Yönelik Giderler: İnsan Kaynakları kaleminde yer almayan idari destek personeli giderleri, proje ofisinin temizlik ihtiyaçlarına (malzeme ve insan) ilişkin giderler ile boya ve küçük onarım giderleri bu kapsamdadır. f. Proje Fonlarının Yönetimi ve Muhasebeleştirilmesi Sırasında Ortaya Çıkan Giderler: Bütçe kalemleri içerisinde yer almamak kaydıyla uygun oranlardaki banka komisyonları, ihale ilan masrafları, çeviri giderleri bu kapsamda değerlendirilen giderlerdir. g. Kanuni veya Diğer Uygulamalardan Kaynaklanan ve Proje Kalemlerine Yansıtılmayan İkincil Giderler: Vize ve pasaport temini sırasında karşılaşılan aracı firma giderleri bu kapsamdadır. 5682 say l Pasaport Kanunu ve Pasaport İşleri Yönergesi nde yer alan (İçişleri Bakanlığı27.02.1983 tarihli) pasaport harcı ve temdit harcı, gerek harç olması, gerekse bahse konu harç tutarının sadece proje faaliyeti ile sınırlı bir aktiviteye karşılık gelemeyeceği için karşılıksız mali destek tutarından karşılanamaz. Ayrıca projenin görünürlüğünü sağlamak amacıyla Ajans görünürlük usul ve esaslarına uygun olmak koşulu ile mevzuat gereği zorunlu olan pano ve demirbaş etiket giderleri uygun idari maliyetlerdir. h. Sigorta ve Güvenlik Giderleri: Proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli görülen tüm sigorta maliyetleri ve güvenliğe ilişkin giderler idari giderler kaleminden karşılanabilecektir.