TEŞKİLAT YAPISI VE GÖREVLERİ İzmir Kalkınma Ajansı 2013
Kalkınma Ajansılarının teşkilat yapısı, görevleri ve işleyişi ile ilgili ayrıntılı bilgi aşağıda sunulmuş olup, İZKA ile ilgili detaylı bilgilere ve yapmakta olduğu çalışmalara www.izka.org.tr adresinden de ulaşılabilir. AJANS TEŞKİLAT YAPISI VE GÖREVLERİ 1.İzmir Kalkınma Ajansı Ana Faaliyetleri: İzmir İli nde kamu kesimi, özel kesim, sivil toplum kuruluşları ve yerel yönetimlerin kurumsal kapasitesini ve ortak iş yapma kültürü ve verimli işbirliklerinin oluşmasına yönelik faaliyetlerde bulunmak, İzmir İli nin kaynak ve olanaklarını tespit etmeye, ekonomik ve sosyal gelişmeyi hızlandırmaya ve rekabet gücünü artırmaya yönelik araştırmalar yapmak, yaptırmak Ulusal Kalkınma Planı na uyumlu olarak İzmir ili Bölgesel Gelişme Planı nı paydaşların katılımı ile hazırlamak, Bölgesel Gelişme Planı nda belirlenen temel amaç ve önceliklere yönelik mali ve teknik destekte bulunmak, İzmir in iş ve yatırım imkânlarının, ilgili kuruluşlarla işbirliği halinde ulusal ve uluslar arası düzeyde tanıtımını yapmak ve / veya yaptırmak, İzmir İli nde yatırımcıların, kamu kurum ve kuruluşlarının görev ve yetki alanına giren izin ve ruhsat işlemleri ile diğer idari iş ve işlemlerini, ilgili mevzuatta belirtilen süre içinde sonuçlandırmak üzere tek elden takip ve koordine etmektir. 2. İzmir Kalkınma Ajansının Organizasyon Yapısı Kalkınma Ajansları kamu tüzel kişiliğine sahip olmakla birlikte DPT nin koordinatörlüğünde çalışmaktadır ve özel hukuk hükümlerine bağlıdır. 2.1. Kalkınma Kurulu İzmir Kalkınma Ajansı nın danışma organıdır. Bölgenin sorunlarını ve fırsatlarını değerlendirme konusunda tavsiye kararları verecek olan Kalkınma Kurulu dur. Kalkınma Kurulu kamu (valilikler, belediyeler, üniversiteler, vb.), özel sektör (özel üniversiteler, gazeteler, vb.) ve sivil toplum kurumlarından (STK lar, odalar, vb.) seçilmiş toplam 100 kişiden oluşur.
2.2. Yönetim Kurulu Yönetim kurulu, Ajansın karar organıdır. Yönetim Kurulu İzmir Valisi, İzmir Büyükşehir Belediye Başkanı, İl Genel Meclisi Başkanı, Sanayi Odası Başkanı, Ticaret Odası Başkanı ile kalkınma kurulu tarafından özel kesim ve/veya sivil toplum kuruluşlarından seçilecek üç temsilciden oluşur. 2.3. Genel Sekreterlik Genel Sekreterlik Ajansın icra organıdır. Genel sekreter yönetim kuruluna karsı sorumludur. Genel sekreterlik, genel sekreter, uzman ve destek personelden oluşmaktadır. İZKA Genel Sekreterlik Organizasyon Şeması 2.3.1. Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi (PPKB) PPKB genel olarak İzmir Kalkınma Ajansı nın tüm etkinliklerinde paydaşları ile ilişkisi ve işbirliğini koordine eden, Bölgesel Gelişim Planı ve benzeri stratejilerin oluşturulma sürecini planlayıp sürdüren birimdir. PPKB nin görev ve yetkileri şunlardır: İzmir de ekonomik, sosyal ve kültürel gelişmeyi hızlandırmaya ve rekabet gücünü artırmaya yönelik araştırmalar yapmak veya yaptırmak, İzmir ile ilgili verileri toplamak, güncellemek, veri tabanları oluşturmak,
Yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirliği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak, Yerel aktörlerin katılımı ile sektörel analizler yapmak, Bölgesel Gelişme Planı na uygun olarak operasyonel programları hazırlamak, Ulusal Kalkınma Planı na uyumlu olarak İzmir ili Bölgesel Gelişme Planı nı paydaşların katılımı ile hazırlamak, İzmir vizyonunun, kalkınma stratejisinin paydaşlar tarafından benimsenmesi için gerekli çalışmaları yapmak, Ajansın yıllık çalışma programı ve bütçesini konsolide etmek, Ajansın altı aylık ara raporlarını ve yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak, mevzuatla belirlenmiş mercilere sunmak, Yerel yönetimlerin plânlama çalışmalarına destek sağlamak, Bölgede kamu kesimi, özel kesim, sivil toplum kuruluşları ve yerel yönetimler tarafından yürütülen, bölge plan ve programları açısından önemli görülen diğer projelere katkı sağlamak, Ajansın ulusal ve uluslararası organizasyonlara katılımı ve tanıtımının gerçekleştirilmesinde koordinasyonu sağlamak, Ajansın yerel, ulusal ve uluslararası kuruluşlarla ilişkilerinin geliştirilmesinde koordinasyonu sağlamak, Ajansın yıllık yayın ve organizasyon faaliyetlerini Halkla İlişkiler Sorumlusu ile birlikte planlamak, Ajans personelinin, Kalkınma Kurulu ve Yönetim Kurulu üyelerinin eğitim ihtiyaçlarına paralel olarak Halkla İlişkiler Birimi ile yıllık eğitim programı yapmak, Yerel kapasitenin artırılmasına yönelik eğitim ihtiyaçlarının tespitini, planlanmasını ve koordinasyonunu yapmak 2.3.2. Program Yönetimi Birimi (PYB) PYB, genel çerçevesi PPKB tarafından hazırlanan mali ve teknik destek programlarının yönetiminden sorumlu birimdir. PYB, tüm destekler kapsamında, başvuruların alınmasından destek almaya hak kazanan projelerin/faaliyetlerin belirlenmesi ve başvuru sahipleri ile sözleşmelerin imzalanmasına kadar olan sürecin uygulanmasından sorumludur. PYB nin görev ve yetkileri şunlardır: Sağlanacak desteklerin uygulama mekanizmasının genel çerçevesini oluşturmak ve güncellemek, Destek programları kapsamında kılavuzda belirlenen çerçeve içerisinde başvuru koşullarını ve değerlendirme kriterlerini belirlemek, Potansiyel hibe yararlanıcılarına yönelik başvuru rehberlerini hazırlamak ve dağıtmak, doğrudan faaliyet desteği uygulamalarına yönelik başvuru rehberini Ajans internet sitesinde devamlı surette bulundurmak, Teklif çağrısı ilanına ilişkin tanıtım materyallerini hazırlamak (broşür, afiş, gazete ilanı vb.), Proje teklif çağrısını kamuoyuna duyurmak, konu ile ilgili bilgilendirme toplantıları yapmak,
Proje desteği potansiyel başvuru sahiplerine yönelik proje hazırlama eğitimleri gerçekleştirmek, Potansiyel başvuru sahipleri tarafından yöneltilen soruları cevaplarıyla birlikte; Ajans internet sayfasında Sıkça Sorulan Sorular (SSS) bölümünde yayınlayarak herkesin aynı anda ve eşit düzeyde bilgi edinebilmesini sağlamak, Proje başvurularını kabul etmek ve kayıtlarını yapmak, Gerekli durumlarda, teklif çağrısına ilişkin düzeltmeler yapmak, Başvuruların değerlendirilmesinde görevlendirilecek bağımsız değerlendiricilerin seçim kriterlerini belirlemek; seçim sürecinde etkin rol oynamak, Bağımsız değerlendiricilerin performanslarını değerlendirmek, Proje değerlendirme süreçlerini planlamak ve yönetmek, Değerlendirme komitesince yapılan nihai değerlendirmeler sonucu belirlenen ve Yönetim Kurulunca onaylanan hibe almaya hak kazananlar ve kazanamayanlar listesini kamuoyuna ilan etmek, Proje teklifinde bulunan başvuru sahiplerine, yapılan değerlendirme sonucunda verilen kararları gerekçeleriyle birlikte bildirmek, Hibe almaya hak kazanan projelerin bütçelerini değerlendirmeler ışığında revize etmek; proje sahiplerini sözleşme sürecinden önce konu ile ilgili olarak bilgilendirmek, Hibe almaya hak kazanan projelerin sahiplerini sözleşme imzalamaya davet etmek, Hibe almaya hak kazanan projelerin belgelerini İzleme ve Değerlendirme Birimi ne devretmek 2.3.3. İzleme ve Değerlendirme Birimi (İDB) İDB, bölge plan ve programları çerçevesinde Ajans tarafından desteklenen proje ve faaliyetler ile yürütülen hibe programlarının izleme ve değerlendirmesinden sorumludur. Ajansa tahsis edilen kaynakların bölge planı ve operasyonel programlara uygun biçimde kullanılması ve daha verimli, etkili ve sürdürülebilir sonuçlara ulaşılması amacıyla destek faaliyetlerinin düzenli olarak izlenmesini sağlar. İDB, Ajans tarafından desteklenen proje ve faaliyetlerin başarılı bir şekilde uygulanması, yasa ve usullere uygunluğunun kontrolü, yararlanıcıların sorunları ve ihtiyaçları ile yakından ilgilenir. İDB nin görev ve yetkileri şunlardır: Desteklenen faaliyet ve projeleri izlemek, denetlemek, değerlendirmek ve sonuçlarını Yönetim Kurulu ve Devlet Planlama Müsteşarlığına bildirmek, Desteklenecek projelerin/faaliyetlerin uygulama öncesi, uygulama sürecinde ve tamamlanmasının ardından değerlendirmeler yapmak, performans göstergelerindeki ilerlemeleri değerlendirmek ve periyodik değerlendirme raporları hazırlamak, Ajansın yürüttüğü programların, desteklediği proje ve faaliyetlerin bölgenin kalkınması bakımından yarattığı etki ve sonuçları ile başarı düzeylerini tespit etmek amacıyla etki değerlendirmelerini yapmak, Ajansın sağladığı teknik veya mali desteklerle gerçekleştirilen proje ve faaliyetlerin uygulama süreçlerinde Ajans kaynaklarının yerinde ve etkin kullanımını sağlamak, Devlet Planlama Müsteşarlığı ile koordineli bir şekilde, ajansın sağlayacağı mali ve teknik desteklerin izleme ve değerlendirmesine yönelik temel ilke ve kurallar, sorumluluklar, kullanılacak belge ve formların standartları, yararlanıcıların proje ve faaliyetlerini
uygularken uymaları gereken kuralların yasal ve kurumsal altyapısının tasarlanmasına katkıda bulunmak, Desteklenen proje ve faaliyetler için tasarlanan izleme bilgi sisteminin koordinasyonunu sağlamak, Ajanstan destek almaya hak kazanmış proje/faaliyet sahipleri ile imzalanacak sözleşmeleri hazırlamak, sözleşme imzalanması sürecine aktif olarak katılmak, Sözleşme öncesinde, Genel Sekreterce gerekli görülen projelere ön izleme ziyareti yapmak, Sözleşmelerin imzalanmasını müteakip, sözleşme bilgilerinin doğruluğunu teyit etmek, yararlanıcının uygulama kapasitesini değerlendirmek ve yararlanıcı ile birlikte proje uygulamasına ilişkin bir yol haritası hazırlamak; projenin risk ve ihtiyaç analizlerine göre ön ödeme yapılmasının uygunluğu ve ön ödeme miktarı konusunda görüşünü Genel Sekretere iletmek, Desteğe hak kazanan yararlanıcılara, proje/faaliyet uygulama ve satın alma usulleri, izleme bilgi sisteminin kullanımı, raporlama gibi konularda eğitimler vermek, Proje sahiplerine, uygulamada karşılaştıkları problemlerin çözümüne yönelik destek vermek, Desteklenen proje/faaliyetlere izleme ziyaretleri gerçekleştirmek, Uygulama aşamasına geçmiş proje ve faaliyetlerde öngörülen amaç ve hedeflere ulaşılmasına yardımcı olmak, uygulamanın belirlenen ilke ve kurallara, usul ve esaslara ve sözleşme hükümlerine uygun yürümesini sağlamak, Riskleri önceden tespit ederek düzeltici ve önleyici tedbirler almak, gerekiyorsa sözleşme değişiklikleri, fesih, usulsüzlükler, geri ödemelerle vb. ilgili işlemleri yapmak, Yararlanıcıları tarafından sunulan raporları ve ödeme taleplerini değerlendirmek, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, yapılan harcamaların usule uygunluğunu denetlemek, Yararlanıcıların yürüttükleri proje veya faaliyetleri ile ilgili sorularını derlemek ve bu soruları Sıkça Sorulan Sorular (SSS) başlığı altında cevapları ile birlikte internet sitesinde yayımlamak 2.3.4. Yatırım Destek Ofisi (YDO) YDO, İzmir deki iş ve yatırım ortamının yerli ve yabancı yatırımcılara tanıtımı ve teşvikiyle ilgilenen birimdir. Görevleri ile ilgili olarak Genel Sekreter e sorumlu olan YDO nun sunduğu tüm yatırım destek hizmetleri ücretsizdir. YDO nun görev ve yetkileri şunlardır: İlgili mevzuattaki başvuru koşulları ve istenen belgeler doğrultusunda yatırımcıya bilgi vermek ve yol göstermek, Kalkınma Ajanslarının Çalışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmeliğinin dördüncü bölümünde yer alan maddelere uygun olarak yatırımcıların başvurularını kabul ve takip etmek, Kalkınma Ajanslarının Çalışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelikte yer alan maddelere ve Yönetim Kurulu kararlarına uygun olarak yatırımcıların başvuruları üzerinde ön inceleme yapmak, Kalkınma Ajanslarının Çalışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelikte yer alan maddelere ve Yönetim Kurulu kararlarına uygun olarak, yatırımcıların izin ve/veya ruhsat
işlemlerini yahut diğer idari iş ve işlemleri, ilgili makam veya makamlara intikal ettirmek ve gerekli takip işlemlerini yapmak, İzmir de yatırımcıların karşılaşabilecekleri engel ve sorunları tespit ederek sorunların çözümü konusunda ilgili merciler nezdinde girişimde bulunmak, İzmir in iş ve yatırım imkânlarının, ilgili kuruluşlarla işbirliği halinde ulusal ve uluslararası düzeyde tanıtımını yapmak veya yaptırmak, Aylık faaliyet raporu düzenlemek ve bunları Valiliğe ve Genel Sekreterliğe vermek, Başbakanlık Türkiye Yatırım Destek ve Tanıtım Ajansı ve ilgili diğer kuruluşlarla işbirliği halinde İzmir de yatırım destek ve tanıtım stratejisini belirlemek ve uygulamak, İzmir de kamu kurum ve kuruluşları ve özel sektör kuruluşlarınca uluslararası düzeyde yürütülen yatırım destek ve tanıtım faaliyetlerini koordine etmek ve desteklemek, Görev alanına giren konularda basılı ve elektronik yayınlar çıkarmak ve bu tür yayınları desteklemek, Birimle ilgili görev ve faaliyetler kapsamında ilgili yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirliği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmak 2.3.5. Kurumsal Yönetim Birimi (KYB) Kurumsal Yönetim Birimi (KYB) kendi içerisinde idari ve mali işler, insan kaynakları, organizasyon işleri ve bilgi işlem fonksiyonlarının bir araya gelmesinden oluşmaktadır. Yönetsel ve idari anlamdaki temel sorumluluk ve işlemler KYB personeli tarafından yürütülmektedir. KYB nin görev ve yetkileri şunlardır: Ajansın her tür ödeme evrakını hazırlamak, kontrol etmek, arşivlemek, ödemeleri gerçekleştirmek, bütçe çalışmalarına katılmak, Ajansın araç gereç ihtiyaçlarını tespit etmek ve teminini sağlamak, Ajansın resmi ve özel kurumlara giden ve gelen yazışmalarının tasnifini ve havalesini yapmak, arşivini oluşturmak, Ajansın insan kaynakları politikasını belirlemek, uygulamak, izlemek ve geliştirilmesini sağlamak, Hizmet içi eğitim programlarını belirlemek ve uygulamak, Ajansın personel alımı ile ilgili işleri yürütmek, Ajansın tanıtım ve iletişimle ilgili her tür faaliyetini yürütmek, Toplantı, seminer, fuar, konferans, sempozyum v.b. organizasyonları planlamak ve koordine etmek, Medya takibi yapmak, Ajansın basılı tüm kurumsal kimlik materyallerinin tasarımı, basımı, uygulaması ile ajansın görünürlüğünü sağlamak, Ajansın bilgi işlem ihtiyaçlarının tespit etmek ve tedarik etmek, Ajansın web sayfasını oluşturmak ve güncelliğini sağlamak, Ajansın tüm bilgisayar, yazıcı ve diğer donanım birimlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamak, güncelliğini sağlamak ve bakımlarını yapmak, Genel Sekreterin randevu ve ziyaret programını düzenlemek, gerekli iş takibini yapmak, Kalkınma Kurulu ve Yönetim Kurulu toplantılarının ön hazırlıklarını yapmak, Genel Sekreterin gezi ve toplantı organizasyonlarını düzenlemek, Ajansta birimler arası iletişimi ve koordinasyonu sağlamak
2.3.6. Tanıtım ve Dış İlişkiler Birimi (TDİ) İzmir Kentsel Pazarlama Stratejik Planı nın uygulama sürecini koordine etmek ve Ajans ın uluslararası ilişkilerini geliştirmek için faaliyet gösteren Tanıtım ve Dış İlişkiler Birimi nin (TDİ) temel görev ve yetkileri şunlardır: İzmir Kentsel Pazarlama Stratejik Planı nın uygulama sürecinin ilgili kurum ve kuruluşlarla koordine etmek ve uygulanmasını sağlamak. İzmir in uluslararası tanınırlığını artırmak için uluslararası organizasyonlara destek vermek. İzmir in tanıtımı kapsamında ulusal ve uluslararası fon kaynaklarının çekilmesi amacıyla lobi faaliyetlerini koordine etmek. Ajans ın uluslararası kuruluşlarla olan üyeliklerinin koordinasyonunu yürütmek. Ajans ın uluslararası alanda tanıtımına ve bilinirliğini artırmaya yönelik faaliyetler gerçekleştirmek.