BOĞAZİÇİ ÜNİVERSİTESİ İÇ DENETİM BİRİMİ 2011 2013 DÖNEMİ İÇ DENETİM PLANI 1. GİRİŞ Boğaziçi Üniversitesi İç Denetim Birimi tarafından hazırlanan 2011-2013 dönemi İç Denetim Planı 3 yıllık dönemi kapsamaktadır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile idari sistemimize kazandırılan iç denetim hizmeti en yalın haliyle kamu idarelerinin faaliyetlerini geliştirmek ve onlara değer katmak amacıyla yürütülen bağımsız ve nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetidir. Bu faaliyet risk yönetimi, iç kontrol ve kurumsal yönetim süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek amacına yönelik sistemli ve disiplinli bir yaklaşımla kurum hedeflerine ulaşılmasına yardımcı olmaktadır. 5018 Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 64 üncü maddesi Kamu idarelerinin yıllık iç denetim programı üst yöneticinin önerileri de dikkate alınarak iç denetçiler tarafından hazırlanır ve üst yönetici tarafından onaylanır. hükmünü içermektedir. Bu çerçevede Üniversitemize 2007 Yılında atanan üç iç denetçi 2008 Yılında eğitimlerini tamamlayarak ilk plan ve programlarını bu yıl içerisinde yapmış; bu plan ve program doğrultusunda ilk denetim çalışmalarını tamamlamışlardır. Denetim çalışmaları 2010 Yılında da sürdürülmüştür. Anılan Kanununun 65 inci maddesine dayanılarak hazırlanan İç Denetçilerin Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin; 36 ncı maddesinde İç denetim faaliyetlerinin risk odaklı olarak yürütülmesi esastır. Kamu idarelerinin maruz kalabileceği risklerin tespit edilerek sürekli ölçülmesi ve değerlendirilmesi suretiyle, risk odaklı iç denetim planı ve programı hazırlanır. İç denetim bu plan ve programa uygun olarak yapılır 40 ıncı maddesinde de En riskli alan ve konulara öncelik verilmek ve denetim maliyeti de dikkate alınmak suretiyle, yöneticiler ve gerektiğinde çalışanlarla görüşülerek iç denetim planıyla uyumlu bir iç denetim programı hazırlanır. Bir yıllık dönemi geçmemek üzere hazırlanacak iç denetim programlarında; denetlenecek alanlar ve konular, iç denetçilerin isimleri belirtilerek, zaman çizelgesine bağlanır. Hazırlanan iç denetim programı üst yönetici tarafından onaylanır denilmektedir. İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 13 üncü maddesi uyarınca hazırlanan Boğaziçi Üniversitesi İç Denetim Birim Yönergesinin 19 uncu maddesi İç denetim, İdarenin karşı karşıya olduğu riskler esas alınarak hazırlanan risk odaklı iç denetim plan ve programı çerçevesinde yapılır. hükmünü içermektedir. İç Denetim Koordinasyon Kurulu nun Kamu İç Denetimi Strateji Belgesi nde (2011 2013), hazırlanacak Plan ve Programla ilgili olarak aşağıdaki hususlar belirtilmiştir; Belgenin 3.1.3 İç Denetimin Uygulanması bölümünde, İç denetimin sağlıklı ve amacına uygun bir şekilde yürütülmesi amacıyla; gerek üst yönetim gerekse denetlenen birimler nezdinde, iç denetimin ve iç denetçilerin idare
içerisindeki fonksiyonları ve yaratacağı katma değer hakkında farkındalık oluşturma faaliyetlerine devam edilmesi İç denetim uygulamalarında öncelikle idarelerin teşkilat yapısı ve iş süreçleri ile yönetim ve kontrol süreçlerinin gözden geçirilmesine devam edilmesi İç denetim plan ve programlarının zamanında hazırlanması ve onaylanması, denetimlerin mutlaka yıllık programlara göre yapılması, denetimin planlanması aşamasında öngörülemeyen ihtiyaçların ortaya çıkması halinde ise yıllık denetim programlarında revizyon yapılması İdarelerin iç kontrol eylem planları çerçevesinde oluşturdukları risk yönetim süreçlerinin denetim planlamalarında öncelikle ele alınması Denetim kaynağı kullanımında benimsenen risk odaklı yaklaşımın, etkin yöntem ve usullerle zenginleştirilmesi ve geçmiş denetim faaliyetleri sonucunda elde edilen bulgular ile risk değerlendirme çalışmaları arasında bağlantı kurulması 2011-2013 döneminde hazırlanacak üç yıllık iç denetim planı ve yıllık programlarda; sırasıyla sistem denetimi, uygunluk denetimi ve mali denetime öncelik verilmesi ve yine bu dönemde, idarenin hazırlıkları ile mevcut denetim kaynakları ölçüsünde performans denetimi çalışmalarına da başlanması İç denetimin ilk defa yapıldığı idarelerde, tüm denetim alanları yerine bir veya birkaç alanın pilot olarak belirlenmesi ve ilk yıl bütün denetim kaynağıyla bu alanlarda denetimlerin tamamlanması, alınan sonuçlar ve edinilen tecrübeler üzerine daha sonra diğer alanlarda denetime geçilmesi uygulamasına devam edilmesi İdarenin yönetim ve kontrol süreçlerindeki zayıflıkların veya geliştirilmesi gereken alanların ortaya çıkarılması ve gerekli iyileştirmelerin yapılması amacıyla idare yöneticileriyle birlikte ortak aksiyon planlarının hazırlanması İç denetim faaliyetleri sonucunda idare ile mutabık kalınan ve aksiyon planına bağlanan önerilerin planlandığı şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin izlenmesi Bilgi teknolojileri (BT) denetimlerine ilişkin olarak; mevcut istihdam imkanları çerçevesinde gerekli BT denetçisi arayışının başlaması, BT denetimi yapılabilir safhaya gelindiğinde ise BT denetiminin diğer denetimlerle birlikte yürütülecek şekilde planlama yapılması Güvence verme ve danışmanlık faaliyetlerinin beraber yürütülmesi Danışmanlık faaliyetlerinde, idarelerin iç kontrol eylem planı çalışmalarının desteklenmesine öncelik verilmesi, istenmektedir. Belgenin 3.2 İç denetim uygulamalarının izlenmesi bölümünde, İç denetim birimlerinde yürütülen iç denetimin ilgili standart, mevzuat ve rehberlerde yer alan düzenlemelere göre yapılıp yapılmadığını izleyecek bir iç gözetim 2
mekanizması (denetim gözetim sorumlusu belirlenmesi gibi) kurulması ve yapılan çalışmaların iç denetim birimleri tarafından, yılda en az bir kez bu çerçevede iç değerlendirmeye tabi tutulması Yapılan iç denetimin ilgili standart, mevzuat ve rehberlerde yer alan düzenlemelere göre yapılıp yapılmadığının Kurulca, azami beş yılda bir kalite güvence ve geliştirme rehberi çerçevesinde her bir iç denetim birimi itibariyle dış değerlendirmeye tabi tutulması Kurulca, kamu idarelerinde gerçekleştirilecek iç denetim faaliyetleri sonuçlarının konsolide edilerek sıkça karşılaşılan aksaklıklar ile iyi uygulama örneklerine ilişkin değerlendirme ve açıklamalar yapılması, gerektiği belirtilmektedir. 2. İDARENİN TANITIMI Boğaziçi Üniversitesi 12 Eylül 1971 tarihinde kurulmuştur. Öğrencilerine uluslararası düzeyde bir eğitim ve demokratik yaşam bilinci vererek, evrensel boyutta bilgi üretip bilim ufkunu genişleterek, ülkemizin ve insanlığın gelişmesine katkıda bulunacak aydın ve yaratıcı düşünebilen insanlar yetiştirmektir. Boğaziçi Üniversitesi nde 4 Fakülte, 2 Yüksekokul, 6 Enstitü, 17 Araştırma Merkezi ve 28 bölümde tam zamanlı, yarı zamanlı ve sözleşmeli olmak üzere toplam 1282 öğretim elemanı (akademik); genel idari, teknik, sağlık, avukatlık, eğitim ve yardımcı hizmetler sınıfı olmak üzere toplam 777 idari; sözleşmeli, geçici ve işçi statüsünde olmak üzere toplam 186 diğer personel ile 12297 öğrenciye hizmet verilmektedir. Üniversite, Güney, Kuzey, Uçaksavar, Kandilli, Kilyos (Sarıtepe), Hisar ve İznik olmak üzere 7 kampüste yapılanmıştır. Boğaziçi Üniversitesi iç denetim faaliyetleri planlanırken, İç Denetim Koordinasyon Kurulunun Kamu İç Denetimi Strateji Belgesi ndeki (2011 2013) önerilerinin yanı sıra idarenin görüşleri de değerlendirilmiş ve neticede, en riskli süreçler -önerilen bazı süreçler ile birlikte- denetim programlarına alınmıştır. 3. STRATEJİK AMAÇLAR Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu yla öngörülen düzenlemeler ve İç Denetim Koordinasyon Kurulu nca belirlenen denetim stratejisi ve oluşturulan iç denetim rehberleri doğrultusunda, risk odaklı hazırlanan 2011 2013 yıllarına yönelik Boğaziçi Üniversitesi İç Denetim Planı çerçevesine Birimimizin izleyeceği stratejik amaçlar aşağıda belirtilmiştir: 1) İç denetim faaliyetinin, kamu iç denetim standartları ve etik kuralları çerçevesinde yürütülmesi iç denetimin esas yaklaşımıdır. 2) Boğaziçi Üniversitesi nin her düzeydeki risk yönetimi, kontrol ve yönetim süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve kurumsal amaçlar doğrultusunda bu süreçlerin geliştirilmesine yardımcı olmak, iç denetimin temel görevidir. 3
3) İç denetimin amacı, Boğaziçi Üniversitesi nin kurumsal hedef ve amaçlarına ulaşmasına yardımcı olmak; idari faaliyetlerin kalkınma planına, programlara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesine katkı sağlamak; varlık ve kaynakların korunmasına ilişkin önerilerde bulunmaktır. Sonuç olarak, kurumsal faaliyetlere değer katacak ve geliştirecek yaklaşımlar üretmektir. 4) İç denetim faaliyeti ile amaçlanan hedeflerden birisi de, Boğaziçi Üniversitesi nin yıllık kurum faaliyet raporu eki İç Kontrol Güvence Beyanı na dayanak teşkil edecek nesnel değerlendirmelerde bulunmaktır. Bu kapsamda güvence verme ve danışmanlık faaliyetleri beraber yürütülecektir. 5) Denetim faaliyetlerini rapor düzenlemekle sınırlı tutmayıp, iç denetim raporları sonucunda belirlenen önlemlerin alınıp alınmadığını izlemek ve değerlendirmek üzere bir takip sistemi oluşturulacaktır. 6) Yürütülen iç denetim faaliyetlerinin, kamu iç denetim standartları ve etik kurallarına, iç denetim mevzuatına ve rehberlerine uygun olarak yürütülüp yürütülmediği İç Denetim Birimimiz tarafından hazırlanacak kalite güvence ve geliştirme programları kapsamında her yıl iç değerlendirmeye tabi tutulacaktır. 7) Öncelikle Boğaziçi Üniversitesi nin teşkilat yapısı, iş süreçleri, yönetim ve kontrol süreçleri gözden geçirilecektir. Bu kapsamda, yönetim ve kontrol sistemlerinin oluşturulması, sağlıklı bir şekilde işletilebilmesi ve geliştirilebilmesine yönelik olarak rehberlik yapılması da planlanmıştır. 8) İç denetim faaliyetleri sırasında, denetim konusu dışında karşılaşılan diğer sorunlara yönelik çözüm önerileri geliştirilmesine de yardımcı olunacaktır. 9) İç denetimde bilgisayar destekli denetim tekniklerinin kullanılması ve yaygınlaştırılmasına özen gösterilecektir. 10) İç denetime ilişkin düzenlemeler sürekli olarak değerlendirilecek; bu alandaki uluslararası gelişmeler takip edilecek; iç denetim alanında en iyi uygulama örneklerinden yararlanılacaktır. 11) Denetimde verimliliğin artırılması ve iç denetim faaliyetlerinin geliştirilmesine yönelik olarak İç Denetim Koordinasyon Kurulu, kamu idareleri, iç denetim birimleri, Sayıştay ve diğer denetim birimleriyle yakın işbirliği içinde olunacaktır. 12) İç denetimin kurumsal düzeyde tanınması ve anlaşılması için gerekli çalışmalar yapılacaktır. Bu amaçlara yönelik olarak, ilişikte yer alan Denetim Planı Çizelgesinde belirtilen denetim görevleri ile Rektörlüğümüz tarafından talep edilecek danışmanlık görevlerinin bir arada yapılması öngörülmüştür 4
4. PLANIN UYGULANMASINDA UYULACAK İLKELER İç denetçi plan kapsamındaki görevlerini, İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen ve uluslararası kabul görmüş kontrol ve denetim standartlarına uygun şekilde yerine getirecektir. İç Denetim Planının yürütülmesi ve iç denetim kaynaklarının yönetilmesinde aşağıda belirtilen genel ilkelere uyulacaktır: 1) 2011 2013 Denetim planı planlanan denetim faaliyetleri bölümünde belirtildiği şekilde revize edilmiştir. Yeni gelişmeler olmadığı takdirde bu plana uyulacaktır. 2) Planda yer alan süreçlerin denetiminde amaca uygun denetim teknikleri (uygunluk, sistem, mali, vb.) uygulanacaktır. 3) İç denetim faaliyetleri ile idarelerin çalışmalarını geliştirmek ve değer katmak amaçlandığından, denetlenen birim yöneticileri ve çalışanlarla iyi bir iletişim kurulacak ve işbirliği içinde olunacaktır. 4) Denetim kaynaklarının etkin bir şekilde iç denetime tahsis edilmesi gözetilecektir. 5) Danışmanlık faaliyetleri iç denetimin bir parçası olup, denetim faaliyetlerini aksatmayacak şekilde sürdürülecektir. 6) İç Denetim Planı, 2011 yılı iç denetim faaliyetlerinden elde edilecek bulgu ve tecrübeler, yeniden yapılanma gibi kurumsal gelişmeler, risk önceliklerindeki değişimler, iç denetimle ilgili müşahede edilen iyi uygulama örnekleri, İç Denetim Koordinasyon Kurulunun tavsiyeleri ve Rektörlüğümüz tarafından yöneltilecek görüş ve öneriler doğrultusunda her yıl revize edilecektir. İç Denetim Planında sapmalar olması halinde durum üst yönetici ile değerlendirilerek yeni oluşturulacak plana göre denetime devam edilecektir. Bu çerçevede, iç denetim faaliyetlerinde teorik bilgilerin ilk defa uygulanması, iç denetim otomasyon sisteminin henüz kurulamaması, birimlerimizde ve çalışanlarında iç denetimin anlaşılması için zamana ihtiyaç bulunması gibi karşılaşılması muhtemel zorluklar, denetim faaliyetlerimiz sırasında göz önüne alınacaktır. 5. RİSK DEĞERLENDİRME ÇALIŞMALARI İç denetimin risk odaklı yapılması esastır. İdarenin stratejik amaç ve hedefleri çerçevesinde yapılan risk analizleri esas alınarak 2011 2013 Denetim Planı hazırlanmıştır. Ancak 2011 Yılı Denetim Programı hazırlanırken risklilik düzeyinin yanı sıra Rektörlük Makamının önerileri de dikkate alınmıştır. İdarenin stratejik amaç ve hedefleri çerçevesinde yapılan risk analizleri neticesinde; 1-Yatırım harcamaları, personel taşıma işi, temizlik hizmetleri ve yemek alımı, ek ders ödemeleri işlemleri gibi faaliyetlerin karmaşık olması, üniversitenin bütçesinde büyük bir yer tutması, mevzuatın yoğun olması, işlem sayısının çokluğu ölçütlerine göre, risk önceliği yüksek düzey olarak belirlenmiştir. 5
2- Personele yapılan maaş ödemeleri, temsil ağırlama giderleri, atama ve kadro işlemleri gibi faaliyetlerinin karmaşıklığı, mevzuatın yoğunluğu, kontrollerin güç olması ve bu nedenlerin hata yapılma ihtimalini arttırması ve nihayet işlem hacminin büyük olması karşısında bu süreçler, risk önceliği orta düzey olarak belirlenmiştir. 3- İletişim, halkla ilişliler, öğrenci, arşiv, vb. işlemler de risk önceliği düşük düzey olarak belirlenmiştir. 6. DENETİM KAYNAKLARI İç denetim faaliyeti üç iç denetçi tarafından yürütülmektedir. Bu nedenle iç denetim birimi Başkanlık olarak teşkilatlanmamıştır. İç denetçiler kendilerine sağlanan iki çalışma odasında görev yapmaktadırlar. Bilgisayar dâhil gerekli çalışma araçları ile döşeme ve demirbaş ihtiyaçları karşılanmıştır. Birimde idari personel bulunmamaktadır. İç denetim birimimizin henüz harcama birimlerine dâhil olmaması nedeniyle, şu an için ayrı bir bütçesi bulunmamaktadır. Ancak, fonksiyonel sınıflandırmanın 4. düzeyinde iç denetim hizmetleri adıyla 2011 Yılı için 172.100.-TL ödenek tahsisi yapılmıştır. Bunun 148.000.- TL sı maaş, 24.100.-TL sı sosyal güvenlik kurumlarına Devlet primi giderleri içindir. Diğer giderler (harcırah, mefruşat vb.) Rektörlük Özel Kalem Müdürlüğü Bütçesinden karşılanacaktır. Diğer taraftan, İç Denetim Koordinasyon Kurulunca öngörülen İç Denetim Otomasyon Sistemi (İDOP) pilot olarak seçilen bazı kamu idarelerinde kurulmuş olup, Boğaziçi Üniversitesinin de içinde bulunduğu diğer idarelerde henüz kurulamamıştır. İDOP sisteminin nasıl kurulacağına ilişkin bir düzenleme henüz yürürlüğe konulmamakla birlikte, bu konuda merkezi düzeyde bir çözüm getirilmesi beklenmektedir. 7. PLANLANAN İÇ DENETİM FAALİYETLERİ Birimimiz iç denetçileri tarafından yürütülen ortak çalışmalar sonucunda, 2011 2013 dönemine ilişkin planlanan iç denetim faaliyetleri ekte yer alan ve aşağıdaki tabloda da (Tablo:1) gösterilen İç Denetim Planı Çizelgesindeki süreçler üzerinden yürütülecektir. 2011 Yılı iç denetim faaliyetlerinin planlanmasında risklilik düzeyi ile Rektörlük Makamının talepleri dikkate alınmıştır. Tablo:1 NO DENETİM ALANLARI RİSK ÖNCELİĞİ 1 Atama ve Kadro İşlemleri İdari 2 69 2 Temizlik Hizmeti Alımı İhale Süreci 1 66 3 Personel Taşıma İşi İhale Süreci 1 66 4 Yemek Alımı İhale Süreci 1 66 DENETİM SÜRELERİ (GÜN) 2011 2012 2013 6
5 Fazla Mes. Öd. Süreci İdari Per. 2 39 6 Fazla Mes. Öd. Süreci Akademik Per 2 30 7 Muhasebe Yetkilisi Mut. İşl. Sür. 1 69 8 Akaryakıt ve Yakıt Alım Süreci 1 70 9 Arşiv İşlemleri Rektörlük 3 20 10 Arşiv İşlemleri Gen. Sekreterlik 3 20 11 Arşiv İşlemleri Arşiv Müdürlüğü 3 15 12 Arşiv İşlemleri Diğer 3 15 13 Maaş Ödeme Süreci Gnl Sek 2 15 14 Maaş Ödeme Süreci Personel 2 15 15 Maaş Ödeme Süreci Fakülteler 2 10 16 Maaş Ödeme Süreci Enstitüler 2 10 17 Maaş Ödeme Süreci Yük Okul 2 10 18 Maaş Ödeme Süreci Diğer 3 10 19 Ek Ders Ödeme Süreci Fakülteler 1 25 20 Ek Ders Ödeme Süreci Yük Okul 1 25 21 Ek Ders Ödeme Süreci Enstitüler 1 20 22 Yatırım Harcamaları 1 70 23 Mediko Sosyal Mrk. Hiz. Süreci 1 70 24 Sosyal Tesisler Lojman 3 35 25 Sosyal Tesisler Konukevi 3 35 26 Öğrenci İşleri Süreci Kayıt 3 35 27 Öğrenci İşleri Süreci Belge Talebi 3 35 28 İhale Süreci Dön Ser 1 50 29 Öğrenci Harç İşlemleri 1 70 30 Kütüphane İşlemleri Süreci Merkz 3 70 31 Doğrudan Temin Süreci Dön Ser 1 20 32 Döner Sermaye Payı ve Yolluk Giderleri 3 70 Ali Ulvi Atay İç Denetçi UYGUNDUR../03/20118 Prof. Dr. Kadri ÖZÇALDIRAN Rektör 7