LLP/ERASMUS ÖĞRENCİ DEĞİŞİMİ KOORDİNATÖR EL KİTAPÇIĞI Akademik Yl 2011-2012
İÇİNDEKİLER GİDEN ÖĞRENCİLER...3 24 A KONTROL LİSTESİ...4 1. Öğrenci Dosyasında Olması Gereken Evraklar 2. Çalışma Takvimi 3. Tanıtım Toplantıları B GİDECEK ÖĞRENCİ SEÇİMİ İÇİN GENEL KRİTERLER. 6 1. Öğrenci Başvuru Koşulları 2. Öğrenci Seçimindeki Hesaplama ve Kriterler 3. Öğrenci Ön Başvuruları 4. Dil Sınavı 5. Mülakatlar ve Eşleştirmeler C GİTMEDEN ÖNCE YAPILMASI GEREKENLER.. 8 1. Karşı Kuruma Başvurular 2. EYDK Erasmus Yoğunlaştırılmış Dil Kursu (EILC Erasmus Intensive Language Course) 3. Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) ve Ders Eşleştirmeleri 4. Oryantasyon Programı 5. Vize, Pasaport Harcı ve Sigorta Mektupları 6. Hibeler D DEĞİŞİM SIRASINDA YAPILMASI GEREKENLER 10 1. Learning Agreement ( Öğrenim Anlaşması) Ders Değişikliği 2. Karşı Üniversiteden Alınacak Belgeler E DÖNDÜKTEN SONRA YAPILMASI GEREKENLER.10 1. Erasmus Ofisi ne Teslim Edilmesi Gereken Belgeler 2. Öğrencinin Fakültesinde Yapılması Gereken İşlemler F YÜKÜMLÜLÜKLER, HAKLAR..10 G EKLER...13 23 GELEN ÖĞRENCİLER..25 40 A KONTROL LİSTESİ. 26 B ÖĞRENCİLER GELMEDEN ÖNCE YAPILMASI GEREKENLER..27 C KAYIT AŞAMASI.27 D ÖĞRENCİLER DÖNMEDEN ÖNCE YAPILMASI GEREKENLER..28 E BELGELER HAKKINDA AÇIKLAMALAR...28 F EKLER..29 40 1
2
GİDEN ÖĞRENCİLER 3
A KONTROL LİSTESİ 1. Öğrenci Dosyası Erasmus Gidecek Öğrenci Dosyasında Olması Gerekenler; 1. Giden Öğrenci Bilgi Formu 2. Ön Başvuru Formu 3. Özgeçmiş (CV) 4. Transkript 5. Niyet Mektubu 6. Nüfus Cüzdan Fotokopisi 7. Bölüm Koordinatörü Eşleştirme Yazısı 8. Bildiri E Mektubu* 9. Karşı Kuruma Başvuru Formu (Application Form) 10. EILC Başvuru Formu (EILC İsteği Varsa) 11. Acceptance 12. Learning Agreement (1 orijinal dosyada, 1orijinal öğrencide, 1 orijinal karşı kurumda olacak) 13. Vize Mektubu (Fotokopisi) 14. Sigorta Yazısı yada Sigorta Poliçesi (Fotokopisi) 15. Learning Agreement Onayına Dair Fakülte Yönetim Kurulu Kararı 16. Vakıfbank Hesabı 17. Hibe Sözleşmesi ** 18. Confirmation Letter "Katılım Sertifikası" (Bulunulan tarihleri ve alınan dersleri içermelidir.) *** 19. Transkript of Records *** 20. ERASMUS Dönen Öğrenci Raporu Formu *** 21. Pasaportta, kimlik bilgilerinin bulunduğu ve giriş çıkış mühürlerinin olduğu sayfaların fotokopileri *** * Bildiri e mektubu; öğrenci eşleştirmeleri bittikten sonra koordinatörlerin anlaşmalı üniversiteye öğrenci bilgilerini gönderdiği e postanın çıktısıdır. ** Belge, öncelikle öğrenci tarafından imzalanıp koordinatörüne teslim edilecek; daha sonra, öğrenci dosyası Erasmus Ofisi'ne gönderildiğinde Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından imzalanacak. ***Confirmation Letter, Transkript of Records, Erasmus Öğrenci Raporu ve Pasaport Fotokopisini öğrenci döndükten sonra getirecektir. Diğer belgelerin öğrencinin gidişinden önce tamamlanması gerekmektedir. 4
Öğrencinin Hazırlayacağı Belgeler 1. Giden Öğrenci Bilgi Formu 2. Ön Başvuru Formu 3. Özgeçmiş (CV) Bu belgeler ön başvuru sırasında verilir. 4. Not Dökümü (Transkript) 5. İngilizce Niyet Mektubu 6. Karşı Kuruma Başvuru Formu (Application Form) 7. Hibe Sözleşmesi (Acceptance'daki tarihlere göre yapılmalıdır.) 8. Vakıfbank Euro Hesabı 9. EILC Başvuru Formu (varsa) 10. ERASMUS Öğrencisi Raporu (Döndükten sonra) 11. Pasaportta, kimlik bilgilerinin bulunduğu ve giriş çıkış mühürlerinin olduğu sayfaların fotokopileri (Döndükten sonra) Erasmus Ofisinden Alınacak Belgeler 1. Vize Mektubu 2. Sigorta Yazısı (SSK ve Emekli Sandığı için) Öğrencinin dosyası Erasmus Ofisi ne gönderilirken SSK yada Emekli Sandığı na bağlı bulunup bulunmadığı belirtilmedir. Erasmus/ECTS Koordinatörü Tarafından Hazırlanacak Belgeler 1. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) (1orijinal öğrencide, 1 orijinal dosyada, 1 orijinal karşı kurumda olacak) 2. Learning Agreement Kabulüne Dair Fakülte Yönetim Kurulu Kararı 3. Bildiri E Postası Karşı Üniversiteden Alınacak Belgeler Gitmeden Önce 1. Kabul Mektubu "Acceptance" (Eğitim başlangıç ve bitiş tarihleri kesin olarak belirtilmiş olmalıdır.) 2. Öğrenim Anlaşması "Learning Agreement" (Her iki kurum yetkilileri tarafından imzalı ve mühürlü.) ** Dönmeden Önce 1. Transkript of Records 2. Confirmation Letter "Katılım Sertifikası" (Bulunulan tarihleri ve alınan dersleri içermelidir.) DİKKAT! Tüm belgeler bilgisayar üzerinde doldurulmalıdır. Öğrencinin kabul mektubu karşı kurum tarafından Erasmus Ofisi ne, Koordinatörüne ya da öğrencinin kendisine gönderilebilir. Kabul Mektubu Erasmus Ofisine gelirse üst yazı ile Dekanlıklar aracılığıyla bölüm koordinatörüne ulaştırılır. Bölüm Koordinatörü öğrenciyi kabul mektubunun ulaştığı konusunda bilgilendirmelidir. Öğrenci Kabul Mektubu eline ulaştıktan sonra; yukarıda listesi verilen evrakları hazırlayıp eksiksiz olarak koordinatörüne teslim eder. Koordinatörü öğrenci dosyasını kontrol edip kendisi tarafından hazırlanacak belgeleri de ekledikten sonra Erasmus Ofisi ne gönderir. Bundan sonraki süreç tamamen öğrencinin sorumluluğu altındadır. Öğrenci gerekli evrakları hazırlarken koordinatörlerinden yardım alacaktır. Koordinatöre sorulan herhangi bir soru konusunda cevap bulunamıyorsa, öğrenci Erasmus Ofisi ne göndermek yerine Koordinatörü Erasmus Ofisi ni arayarak sorun hakkında bilgi edinmeye çalışmalıdır. Bu şekilde Koordinatör konu hakkında bilgi sahibi olacak ve daha sonraki dönemlerde aynı sorunla karşılaştığında yeni öğrencilerine de yardımcı olabilecektir. Böylece aradaki bilgi kaybı önlenmiş olacaktır. 2. Çalışma Takvimi Çalışma Takvimi her dönem Eylül ve Şubat aylarında açıklanmaktadır. İlgili dönemin çalışma takvimine web sayfamızdaki menüden ulaşabilirsiniz. 5
3. Tanıtım Toplantıları Erasmus/ECTS Bölüm Koordinatör ve Yardımcıları başvuru süreci başlamadan hemen önce ya da başvuru sürecinde Erasmus Ofisi nden de bir yetkilinin katılımıyla öğrencilere yönelik tanıtım toplantıları düzenlerler. Bölümler toplantı tarih ve saatlerini Çalışma Takviminde belirtilen tarihe kadar Erasmus Ofisi ne bildirirler. B GİDECEK ÖĞRENCİ SEÇİMİ İÇİN GENEL KRİTERLER 1. Öğrenci Başvuru Koşulları Lisans ve Önlisans Öğrencinin son transkriptinde genel not ortalamasının en az 2,50 olması. Değişimin gerçekleşeceği dönemde (hazırlık sınıfı hariç) Anadolu Üniversitesinde 2 yarıyıl okumuş olmak. Lisansüstü Öğrencinin son transkriptinde genel not ortalamasının yüksek lisans için en az 2.50, doktora için 3.00 olması 2. Öğrenci Seçimindeki Hesaplama ve Kriterler 2.1. Anadolu Üniversitesi Yabancı Dil Sınav Puanı Hesaplanması Yabancı dil sınavı 3 bölümden oluşmaktadır: Yazma Becerileri (Writing), Yeterlik (Proficiency) ve Konuşma Becerileri (Speaking) Yazma becerileri ve yeterlik sınavları Çalışma Takvimi ile bildirilen tarihte; konuşma becerileri sınavı ise mülakat sırasında yapılır. Yabancı Dil Sınavı Puanı aşağıdaki şekilde hesaplanır: Yazma becerileri (Writing) %25 Yeterlik (Proficiency) %25 Konuşma Becerileri (Speaking) %50 2.2. Sıralama Puanının Hesaplanması Genel Not Ortalamasının %45 i Yabancı Dil Puanının %45 i Mülakat Puanının %10 u öğrencinin sıralama puanını oluşturur. 2.3. Gönderilme Ölçütleri Öğrencilerin gönderilebilmeleri için Anadolu Üniversitesi Yabancı Dil Sınavı Puanının en az 60 olması Sıralama puanının en az 60 olması Oryantasyon programına en az %80 katılmış olmaları gerekmektedir. 3. Öğrenci Ön Başvuruları 3.1. Gerekli Evrak Ön Başvuru Formu (www.uib.anadolu.edu.tr adresinde Belgeler bölümünde bulunabilir) İngilizce, Fransızca ya da Almanca dillerinden birinde yazılmış en az 1 sayfa Niyet Mektubu İngilizce, Fransızca ya da Almanca dillerinden birinde yazılmış AB formatında özgeçmiş Transkript 3.2. Ön Başvuruların Erasmus Ofisi ne iletilmesi Öğrenciye ait Önbaşvuru formu, CV, Transkript ve Niyet Mektubu bir dosya haline getirilir. Öğrencinin bilgileri örneği www.uib.anadolu.edu.tr adresinde Belgeler bölümünde bulunan Puan Hesaplama Formu na işlenir. 6
Öğrencinin dosyasının bir kopyası Bölüm Koordinatörlerinde kalacak şekilde, asılları Puan Hesaplama Formu ile beraber Erasmus Ofisi ne gönderilir. Formun imzalı olması gereklidir. Ayrıca aynı form e posta aracılığıyla gkaraman@anadolu.edu.tr adresine gönderilmelidir. Söz konusu işlemin gecikmesi öğrencilerin katılması zorunlu olan Yabancı Dil Sınavını da geciktireceğinden zamanlama son derece önemlidir. 4. Yabancı Dil Sınavı Bknz: 2.1. 5. Mülakat ve Eşleştirmeler 5.1. Mülakat Jürisi Mülakat Jürisi; 1. Erasmus/ECTS Bölüm Koordinatörü 2. Erasmus/ECTS Bölüm Koordinatör Yardımcısı 3. Yüksek Lisans yahut Doktora öğrencisi varsa ilgili Erasmus/ECTS Enstitü Koordinatörü 4. Bölüm Başkanı veya Yardımcı 5. Öğrenci Temsilcisi 6. Yabancı Diller Yüksekokulu Temsilcisi 7. UİB Temsilcisinden oluşacaktır. Bu jüride yukarıda belirtilen üyelerden ilk beşinin haberdar edilmesi Bölüm Koordinatörünün sorumluluğudur. Jüri listesi öğrenci Ön Başvuru Dosyaları ile birlikte Erasmus Ofisi ne iletilir.yabancı Diller Y.O. Temsilcisi ve UİB Temsilcisi Erasmus Ofisi tarafından bilgilendirilecektir. 5.2. Mülakat Tarihleri Mülakat tarihleri Çalışma Takviminde belirtilen tarih aralığında yapılır. Bölüm Koordinatörleri katılacak jüri üyelerinin ve mülakata alınacak öğrencilerin programlarını göz önünde bulundurarak Öğrenci Ön başvuru Dosyaları ile birlikte mülakat için uygun olan tarih ve saatleri Erasmus Ofisi ne iletir. Erasmus Ofisi, bu tarihlere sadık kalmaya çalışarak mülakat programını oluşturur. Mülakat programı Çalışma Takviminde belirtilen tarihte UİB Web sayfasından duyurulur. 5.3. Mülakat Yeri Mülakatların yerleri mülakat programı ile birlikte UİB Web sayfasından duyurulur. 5.4. Eşleştirmeler Mülakattan hemen sonra Mülakat Jürisi gerekli hesaplamaları yaparak öğrencileri başarılarına göre sıralanır. Sıralamada birinci olan öğrenciden başlayarak mevcut anlaşmalara ve öğrencilerin tercihine göre eşleştirmeleri tamamlar. En yüksek Puanı alan öğrenci seçim yapma aşamasında önceliklidir. 5.5. Mülakat Sonuçları ve Eşleştirmelerin Açıklanması Mülakat sonuçları Çalışma Takviminde belirtilen tarihlerde UİB web sayfasından duyurulur. 7
C GİTMEDEN ÖNCE YAPILMASI GEREKENLER 1. Karşı Kuruma Başvurular Mülakattan sonra seçilen ve eşleştirilen öğrencileri Bölüm Koordinatörü e posta yoluyla karşı kurum koordinatörüne bildirir. Başvuru formları okulların web sayfalarından bulunabileceği gibi, zaman zaman karşı kurumlarca gönderilen ve Erasmus Ofisi tarafından ilgili koordinatöre iletilen ve UİB web sayfasına da konulan e posta eklerinde de bulunabilir. Başvuru formunu bilgisayar ortamında dolduran öğrenci formunu koordinatörüne teslim eder. Bölüm koordinatörü Başvuru Formunu kontrol ederek Erasmus Ofisi ne iletir. Başvuru Formu karşı kuruma Erasmus Ofisi tarafından fakslandıktan sonra koordinatöre geri gönderilir ve öğrenci başvuru evrakını posta yoluyla karşı üniversiteye gönderir. Başvuru yapıldıktan sonra Kabul Mektubu (Acceptance Letter) beklenir. NOT: Karşı kuruma gönderilen evrakın bir kopyası Bölüm Koordinatörü tarafından öğrencinin dosyasında saklanmalıdır. 2. EYDK Erasmus Yoğunlaştırılmış Dil Kursu (EILC Erasmus Intensive Language Course) EYDK az konuşulan Avrupa dillerini yaygınlaştırmak ve değişim öğrencisinin gittiği ülkenin dilini hayatını devam ettirecek kadar öğrenerek uyum sürecini kolaylaştırmak için düzenlenen yoğunlaştırılmış dil kurslarıdır. Almanca, İngilizce, İspanyolca ve Fransızca haricindeki Avrupa dilleri için düzenlenir. Başvurmak isteyen öğrenciler aşağıdaki linkten ayrıntılı bilgi edinebilirler. http://ec.europa.eu/education/index_en.html Yukarıdaki adresten indirilecek EILC Başvuru Formları doldurularak Erasmus Ofisi ne e posta ile gönderilir. Gönderilen e postada başvuru formunun yanı sıra gönderileceği e posta adresi de belirtilmelidir. Başvuru koşulları ve adresleri her ülke ve okula göre değişmekte ve verilen adreste bulunabilmektedir. 3. Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) ve Ders Denklikleri Learning Agreement hazırlama için Bknz: http://www.uib.anadolu.edu.tr/t_index.html (Learning Agreement Hazırlama Klavuzu) Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) başvuru ile birlikte ya da başvurunun hemen ardından 3 orijinal kopya olarak hazırlanmalıdır. Bölüm koordinatörü ve Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından imzalandıktan sonra Learning Agreement ın (Öğrenim Anlaşması) Fakülte ya da Üniversite Yönetim Kurulunca onaylanması Bölüm Koordinatörünün sorumluluğundadır. Üniversitemizin Giden Öğrenciler için Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) formatı kullanılması zorunludur. Learning Agreement ile karşı kurumdan alınan toplam ECTS kredisinin Anadolu Üniversitesi nde eşleştirildiği derslerin toplam ECTS kredisine eşit olması gerekmektedir. Eşleştirme yapılırken karşı kurumdan 30 ECTS alınmasına dikkat edilmeli ve eşleştirme sonucunda da Anadolu Üniversitesi ndeki eşleştirilen derslerin toplam ECTS kredisinin de 30 olmasına gayret edilmelidir. Dersler eşlenirken Anadolu Üniversitesi ECTS kredileri en az 28 ECTS olabilir ancak 30 ECTS nin üzerine çıkmamalıdır. Öğrenci karşı üniversiteye gittikten sonra en geç 15 gün içerisinde ders değişikliğini tamamlamalıdır. Sürenin 15 günü geçmsi halinde karşı kurum koordinatöründen durumu açıklayan bir e posta göndermesi istenir. Öğrenci karşı kuruma gittiğinde ders değişikliği yapmak isterse; Learning Agreement ın ikinci sayfasını kullanmalıdır. Değişiklik sayfasında yer alan kısma silinen ve eklenen dersler yazıldıktan sonra gerekli kutucuklar (add/drop) işaretlenip karşı kurumun koordinatörlerine imzalatmalı ve Erasmus Ofisi ne önce faks ile daha sonra da posta ile göndermelidir. İlk sayfada var olan ve değişmeden kalan dersler ikinci sayfaya tekrar yazılmamalıdır. Bölüm Koordinatörü ders seçimi ve değişikliği aşamasında öğrenciye yardımcı olmalı, gelen değişiklik sayfasının uygunluğunu kontrol ettikten sonra imzalayıp yeni duruma uygun Yönetim Kurulu Kararı çıkartmalıdır. 4. Oryantasyon Programı Oryantasyon programı Uluslararası İlişkiler Birimi web sayfasında duyurulur. Öğrenciler belirtilen tarih ve saatlerde düzenlenmiş olan oryantasyon programının en az %80 ine katılmak zorundadırlar. %20 devamsızlığı aşan 8
durumlarda; öğrenci mazeretini bildiren bir dilekçe yazarak Koordinatörüne teslim eder, Koordinatörü dilekçeyi inceledikten sonra uygun görürse bir üst yazı ile Erasmus Ofisi ne iletir. %20 devamsızlığı aşan öğrencinin geçerli mazereti yoksa yurt dışına gitme hakkı elinden alınır ve sonraki dönemlerde Erasmus Değişim Programına başvuru hakkını kaybeder. 5. Vize, Pasaport Harcı ve Sigorta Mektupları 5.1. Harçsız Öğrenci Pasaportu; Öğrencilerin gidecekleri ülke, üniversite ve dönem kesinleştikten sonra Erasmus Ofisi tarafından söz konusu listenin onaylandığına dair Üniversite Yönetim Kurulu Kararı çıkartılır. Bu karardan sonra, öğrencilerin harçsız öğrenci pasaportu alabilmeleri için gerekli olan Harçsız Pasaport Yazısı Erasmus Ofisi tarafından hazırlanarak öğrenciye verilmek üzere Deknalıklar aracılığıyla Bölüm Koordinatörüne gönderilir. Öğrenci elindeki belgeyle birlikte harçsız öğrenci pasaportunu Eskişehir Emniyet Müdürlüğü Pasaport Şubesinden alabilir. 5.2. Vize Mektubu ve Sigorta Yazısı Madde 12 de sözü edilen belgeler hazırlanıp Koordinatör tarafından Erasmus Ofisine ulaştırıldıktan sonra, öğrenci dosyası Erasmus Ofisi tarafından incelenir. Evrakta herhangi bir eksiklik yada yanlışlık yoksa öğrenci adına vize ve SSK/ Emekli Sandığı na bağlı ise Sigorta Yazısı yazılarak Dekanlıklar aracılığıyla Koordinatörüne posta ile gönderilir. Evrakın Erasmus Ofisi ne ulaştırılması yada Pasaport Harcı, Vize ve Sigorta yazılarının koordinatöre gönderilmesi aşamasında üniversite içi posta hizmeti kullanılmaktadır. Bu durum; Erasmus Ofisinin çalışma performansının düşmemesi ve koordinatörün işlemlerden haberdar olması açısından son derece önemlidir. 5.3. Hibeler Hibeler, öğrencinin kabul belgesindeki (Acceptance Letter) tarihler aralığında, Ulusal Ajans ın belirlediği kriterler doğrultusunda hesaplanır ve öğrencinin dosyasında bildirdiği Vakıfbank Euro hesabına yatırılır. Öğrenci Euro hesabını istediği herhangi bir Vakıfbank şubesinden açtırabilir. Hibeler Ulusal Ajans tarafından Üniversitemize aktarıldıktan sonra tarihlere göre hesaplamalar yapılır ve toplam hibenin %80 i öğrenci hesaplarına aktarılır. Ulusal Ajans tarafından hibe zamanında üniversitemize ödenmez ve öğrenci hibesini alamadan yurt dışına çıkmak zorunda kalırsa; öğrenci yurt dışına gider gitmez bulunduğu ülkede bir hesap açtırır ve hesap numarasını Erasmus Ofisi ne bildirir. Bu durumda öğrencinin hibesi Erasmus Ofisi tarafından yurt dışındaki hesaba aktarılır. Vakıfbank havale masrafı almamakla beraber aracı bankalar zaman zaman belli bir ücret kesintisi yapabilmektedir. Aktarımdan kaynaklanan masraflardan Erasmus Ofisi sorumlu değildir. Öğrenci döndükten sonra beraberinde getirdiği Confirmation Letter (Katılım Sertifikası) üzerindeki tarihlere göre hibe hak edişleri takrar hesaplanır. Bu belgedeki tarihler öğrenci gitmeden önce Acceptance Letter (Kabul Mektubu) ile bildirilen tarihlerden farklı olabilir. Oysa hibe hesaplamasında temel alınan tarihler Confirmation Letter (Katılım Sertifikası) ile bildirilen, öğrencinin gittiği kurumda öğrenim görmek için bulunduğu tarihlerdir. Toplam hibe tekrar hesaplandıktan sonra bu miktardan daha önce ödenmiş olan hibe düşülür ve kalan hibe miktarı öğrenciye ödenir. 9
D DEĞİŞİM SIRASINDA YAPILMASI GEREKENLER 1. Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) Üzerinde Ders Değişikliği a. Öğrenci karşı kuruma gittiğinde ders değişikliği yapmak isterse; Learning Agreement ın ikinci sayfasını kullanmalıdır. Değişiklik sayfasında yer alan kısma silinen ve eklenen dersler yazıldıktan sonra gerekli kutucuklar (add/drop) işaretlenip karşı kurumun koordinatörlerine imzalatmalı ve Erasmus Ofisi ne önce faks ile daha sonra da posta ile göndermelidir. b. İlk sayfada var olan ve değişmeden kalan dersler ikinci sayfaya tekrar yazılmamalıdır. Bölüm Koordinatörü ders seçimi ve değişikliği aşamasında öğrenciye yardımcı olmalı, gelen değişiklik sayfasının uygunluğunu kontrol ettikten sonra imzalayıp yeni duruma uygun Yönetim Kurulu Kararı çıkartmalıdır. 2. Karşı Üniversiteden Alınacak Belgeler 1. Transcript of Records 2. Confirmation Letter E DÖNDÜKTEN SONRA YAPILMASI GEREKENLER 1. Erasmus Ofisi ne Teslim Edilmesi Gereken Belgeler Öğrencinin yurt dışındaki eğitimini tamamlayıp döndüğünde Erasmus Ofisi ne ve koordinatörüne teslim etmesi gereken belgeler Madde 12 de belirtilmiştir. Öğrenci bu belgeleri koordinatörüne teslim eder. Koordinatörü belgelerin bir kopyasını not dönüşümüne ilişkin Yönetim Kurulu Kararı alınması için kendisine aldıktan sonra bütün belgelerin orijinallerini Erasmus Ofisi ne gönderir. Erasmus Ofisi Transcript of Records ve dosyada var olan Learning Agreement ı karşılaştırarak uygunluğunu denetler. Eğer iki belge arasında uyuşmazlık var ise evrakların birer kopyası ile beraber sorunu belirten bir yazıyla ile dekanlıklar üzerinden Bölüm Koordinatörüne gönderilir. Koordinatör tarafından belgedeki sorun çözülerek Erasmus Ofisi ne yazılı olarak bilgi verilmelidir. 2. Öğrencinin Fakültesinde Yapılması Gerekenler Bölüm Koordinatörü Transcript of Records belgesi için Yönetim Kurulu Kararı çıkartmalıdır. Böylece derslerinin ve notlarının denkliği sağlanmış olur ve öğrencinin karşı kurumda aldığı notlar Anadolu Üniversitesi ndeki Transkriptine işlenebilir. F YÜKÜMLÜLÜKLER 1. Koordinatör Koordinatör Yardımcısı Yükümlülükleri; Bölüm Koordinatörü ve Yardımcısı; öğrencinin başvuru belgelerinin alınmasından, eğitimini tamamlayıp geri dönene kadar olan bütün aşamalarda öğrenciye yardımcı olmalıdır. Bölüm Koordinatörü ve Yardımcısı; karşı üniversiteye başvuru aşamasında hazırlanan Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) ın onayına dair Fakülte Yönetim Kurulu Kararı nın alınmasını sağlamalıdır. Bu sayede öğrencinin Kabul Mektubu gelene kadar üniversitemizdeki işlemleri bitmiş ve vize için zaman kaybetmemiş olacaktır. Öğrencinin ders değişikliği yapması halinde değişiklik için yine Yönetim Kurulu Kararı alınmalıdır. Ayrıca öğrenci eğitimini tamamlayıp döndükten sonrada Transkript of Records unun onayına dair bir Yönetim Kurulu Kararı daha aldırır. Öğrenci karşı üniversitede eğitime başladıktan sonra ders değişikliğini eğitim başlangıç tarihinden itibaren 15 gün içinde yapmalıdır. Bu süreyi aşan değişikliklerin kabul edilemeyeceği konusunda öğrenci önceden bilgilendirilmelidir. Koordinatör ve Yardımcısı aynı anda izne çıkmamaya dikkat etmelidir. Eğer bu mümkün olmuyorsa Koordinatör kendi yerine belgeleri takip etmek üzere birini belirleyip Erasmus Ofisi ni konu hakkında bilgilendirmelidir. 10
2. Öğrenci Yükümlülükleri ve Hakları Öğrenci başvuru aşamasından eğitimini tamamlayıp ülkesine dönene kadar olan bütün süreçte; kendi sorumluluğunun bilincinde olmalıdır. Karşı üniversiteye başvuru aşamasında gerekli yardımı Koordinatöründen veya Yardımcısından almalıdır. Erasmus Ofisi nin belge hazırlamak için danışmanlık yapması olanaksızdır. Öğrenci başvuru aşamasında hazırladığı Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) üzerinde ders değişikliği yapacaksa, bu değişikliği karşı üniversitede eğitime başladıktan sonra en geç 15 gün içinde yapmalıdır. Bu tarihten sonra yapılan değişiklikler kabul edilmeyecektir.. Uluslararası İlişkiler Birimi ve Erasmus Ofisi nin bireysel sorulara tek tek cevap vermesi ya da duyurması olanaksız olduğundan duyuruları web sayfasından ve Google da açılan e posta grubundan yapmaktadır. Ayrıca sık sık e posta adreslerini kontrol etmelidirler. Eğer öğrenci yurt dışına gitmekten vazgeçerse; nedenini açıkça belirten bir dilekçeyi koordinatörüne vermeli, koordinatör de dilekçeyi değerlendirdikten sonra kanaatini bildirir bir üst yazı ile Erasmus Ofisi ne ulaştırmalıdır. Öğrenci mülakat aşamasını geçtiğinde ve bir üniversite ile eşleştirildiğinde Erasmus Programına başladığının bilincinde olmalıdır. Bu aşamadan sonra zorunlu sebepler haricinde hakkından vazgeçerse disiplin soruşturması açılacağını ve bir daha Erasmus Değişim Programından yararlanamayacağını kabul etmiş olur. 3. Erasmus Öğrenci Beyannamesi Erasmus öğrenci statüsü, Erasmus kriterlerini sağlayan ve üniversite tarafından Avrupa`da bir ortak üniversitede bir Erasmus öğrenim süresi geçirmek üzere seçilen öğrencilere verilir. Her iki üniversitenin de Avrupa Komisyonu tarafından verilen Erasmus Üniversite Beyannamesine (EUC) sahip olması gerekmektedir. (http://europa.eu.int/comm/education/erasmus.html). Bir Erasmus öğrencisi olarak şunları elde etme hakkına sahipsin: Erasmus öğrencisi olarak ayrılmadan önce kendi üniversitenin, misafir olunan üniversite ve senin bir öğrenim anlaşması imzalaması gerekir. Bu anlaşma başarılması planlanan kredileri de içeren senin planlanan yurt dışı öğreniminle ilgili detayları belirlemektedir. Öğrenimin sonunda, aldığın derslerin kayıtlarının olduğu ve misafir olduğun üniversite tarafından imzalanan bir transkript belgesi almalısın. Bu, senin başarılı olduğun krediler ve derecelerin sonuçlarını göstermektedir. Öğrenim anlaşmasına uygun olarak Erasmus öğrenimi müddetince başarılı olduğun krediler için kendi üniversiten tarafından tam akademik tanınırlık. *Üniversite kelimesinden bu programlara katılan ülkelerde nasıl ifade edilirse edilsin, o ülkenin milli düzenlemelerine veya pratik uygulamalarına göre herhangi bir yüksek öğretim kurumu olan ve bu seviyede derece ve diploma veren kurumlar anlaşılmalıdır. Erasmus öğrenim süresince misafir olduğun üniversiteye öğrenim ücreti, kayıt, sınav ücreti ve laboratuvara veya kütüphaneye giriş için hiç bir ücret ödememe Sen yurt dışında iken kendi ülkende aldığın bursların, hibelerin veya kredilerin aynen devam etmesi Bir Erasmus öğrencisi olarak şunları yapmakla yükümlüsün: Kendi üniversiten ile veya kendi Ulusal Ajansın ile Erasmus kontratının kurallarına ve yükümlülüklerine uymak zorundasın. Öğrenim anlaşmasında her hangi bir değişiklik olması durumunda hem kendi üniversiten hem de misafir olduğun üniversite arasında yazılı olarak anlaşmaya varılmış olmasından emin olmalısın. Tüm öğrenim süresince yapılan imtihanlar veya diğer türlü değerlendirmeleri de içine almak üzere misafir olunan üniversitede bulunmalısın ve üniversitenin kurallarına ve düzenlemelerine uymalısın. Döndüğünde yurt dışında geçirdiğin Erasmus öğrenim süresi ile ilgili bir rapor yazmalısın. 11
Eğer bir problemle karşılaşırsan; Problemi açık bir şekilde tespit et ve haklarını ve sorumluluklarını kontrol et. Bölüm koordinatörleri ile iletişim kur ve kendi üniversitenin resmi itiraz prosedürünü kullan. Eğer hala memnun kalmadıysan, kendi Ulusal Ajansın ile irtibata geç. Devlet Planlama Teşkilatı AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Hüseyin Rahmi Sok. No:2 Çankaya 06680 Ankara Tel :+90 312 409 6082 Faks :+90 312 409 6009 www.ua.gov.tr e mail: erasmus@ua.gov.tr 12
Ek1 ANADOLU ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ ÖN BAŞVURU FORMU BÖLÜM / PROGRAM : TARİH : KİŞİSEL BİLGİLER: Adı, Soyadı Öğrenci Kimlik Numarası Telefon (Ev + Cep) E posta : : : : Yurt dışına gitmeden önce Anadolu Üniversitesinde okumuş olacağınız yıl sayısı : Şu andaki sınıfınız: Lisans : Yüksek Lisans : Doktora : Son transkriptinizdeki Genel Not Ortalaması : Anadolu Üniversitesi Yabancı Dil Sınavına hangi dilden başvurmak istiyorsunuz? İngilizce Almanca Fransızca KATILMAK İSTEDİĞİNİZ DEĞİŞİM PROGRAMI Erasmus Leonardo Youth Diğer İkili Anlaşmalar (Lütfen kurumun adını yazınız) : Diğer Programlar (Lütfen belirtiniz) : EKLER: 1. Not dökümü (Transkript) 2. Niyet Mektubu; Neden yurt dışında eğitim görmek istediğinizi kısaca anlatınız. Niyet Mektubu İngilizce veya gidilecek ülkenin dilinde ve en az bir sayfa olmalıdır. İMZA: 13
Ek2 Erasmus Giden Öğrenci Bilgi Formu (Bu bölüm Erasmus Ofisi Tarafından Doldurulacaktır) Kayıt Numarası: Adı / Soyadı Fakülte / Bölüm Doğum Tarihi: Cinsiyeti: Erkek Kız Tabiyeti: Özel bakıma ihtiyacı (E/H): Adres / Telefon / E posta Alacağı nihai derece : Bölüm Koordinatörü Karşı Kurumun Karşı Kurum Koordinatörü KARŞI BÖLÜM KOORDİNATÖRÜ Öğrencinin yabancı dil bilgileri: EYDK bilgileri: (Erasmus yoğunlaştırılmış dil kursları) Türkiye Avrupa Daha önce okuduğu yıl sayısı : İsim Unvan: Dâhili Tel : E posta: Öğrencinin son genel ortalaması : Adı : Erasmus ID Kodu: Adres : Tel : Faks: Web adresi : Eğitim Dili : İsim ve Unvan : Adres : Tel : Faks: E posta : İsim ve Unvan : Adres : Tel : Faks: Email : Dil sınavı türü: (Hazırlık,TOEFL,K PDS vb...) Skoru: Yabancı dil seviyesi İngilizce Almanca Fransızca İtalyanca Diğer: Dil programına (eydk) başlangıç tarihi: Dil Programının (EYDK) Bitiş Tarihi: (EYDK) Toplam Dil ücreti (0 600 arasında): Çok iyi İyi Orta Zayıf Hiç yo k Gidiş tarihi Dönüş tarihi: Öğrenim başlangıç tarihi: Öğrenim bitiş tarihi: Erasmus hibe ödemesi %80 ( ) (varsayılan) %20 ( ) (varsayılan) %100 ( )(gerçekleşen) Not: 14
Ek3 SOCRATES/ERASMUS ÖĞRENCİ HİBE SÖZLEŞMESİ Avrupa Topluluğu Komisyonu tarafından Socrates Erasmus Değişim Programı çerçevesinde yapılan hibe aşağıda ismi yazılı şahsa ödenmiştir. Öğrencinin tam ismi : Tam Adresi : Posta Kodu : Okuduğu Üniversite : Şu tarihler arasında öğrenim görmek üzere yurt dışına çıkacaktır:.. /../200. ile.../.../200. arası (Öğrenim süresi 1 Temmuz 200. ila 30 Eylül 200. tarihleri arasında gerçekleşmek zorundadır.) Öğrenim Süresi toplam aydır. Misafir olunan üniversite Adı : Erasmus ID kodu : Ülke : Şu hususlarda anlaşmaya varıldı: Verilen hibe planlanan yurt dışındaki öğrenim süresince masrafları karşılamaya yardımcı olacak bir destektir. Faydalanıcıya yurt dışına çıkmadan önce tanımlanmış ders programı yazılı olarak teyit edilmiş olacaktır. Üniversite, faydalanıcının yurtdışında tamamlamış olduğu öğreniminin misafir olunan üniversite tarafından öğrencinin anlaşmaya varılan programı takip ettiği ve değerlendirmelerde başarılı olduğunu teyit etmesi şartı ile tam akademik tanınmayı sağladığından emin olmalıdır. Hibe, hâlihazırda desteklenen aşağıda belirtilen harcamaları karşılamada kullanılmaz: Bu anlaşma Türkiye Cumhuriyeti kanunları tarafaından yürütülür. Leonardo da Vinci ve Altıncı Çerçeve Programları gibi programlar tarafından karşılanması durumunda, Avrupa Topluluğu hibeleri tarafından desteklenen faaliyetler altında olması durumunda, Diğer kaynaklar tarafından desteklenen hibelerle, örneğin, karşılıklı kültürel anlaşmalar, özel bağışçılar, uluslararası kuruluşlar. Planlanan öğrenim programında yapılacak her türlü değişiklik konusunda yazılı olarak anlaşmaya varılması gerekir. Yurtdışında öğrenim süresi ile ilgili rapor kendi üniversitesine sunulacak ve bu raporda bu süreyi teyit edecek belgeler de ilave edilecektir. Sigorta ile ilgili gerekli tedbirlerin alınması yararlanıcının sorumluluğundadır. 15
Ayrıca şu hususlarda da anlaşmaya varılmıştır: Yararlanıcı öğrenim döneminde gerekli yükümlülükleri yerine getirmediği durumda hibenin tamamı veya bir bölümünü geri ödemek zorundadır. Yararlanıcı bu sözleşmenin iptali durumunda toplam hibe veya bir bölümünü geri ödemek zorundadır. Yararlanıcı öğrenim süresinin tamamlanması sonunda raporunu sunmazsa; üniversite geri kalan ödemeyi yapmaz veya ödenen veya öğrencinin, varsa geri ödemesi gereken kısmı ödemesini talep eder. Ben yukarıdaki şartları kabul ettim ve aşağıdaki ifadem doğrudur. Ben Erasmus hibesi almaya uygunum. Daha önce hiç Erasmus hibesi almadım ve ben veya Avrupa topluluğunun veya Socrates Programına katılan başka bir ülkenin vatandaşıyım Türkiye Cumhuriyeti tarafından resmi olarak mülteci, vatansız veya daimi ikamet sahibiyim. Öğrencinin İmzası: Tarih: Üniversite Temsilcisinin İmzası : Tarih: Üniversite Temsilcisinin Adı: Not: Ödemenin büyük bir bölümü, Euro olarak Komisyon tarafından hibeler Merkeze ulaşması şartı ile yurt dışına çıkmadan veya öğrenim dönemi başlangıcında imkan dahilinde ödenir. 16
Ek4 ECTS EUROPEAN CREDIT TRANSFER SYSTEM LEARNING AGREEMENT Academic Year : 200... / 200... Semester : Fall Spring FIELD OF STUDY: Name of student Sending institution Country : : : DETAILS OF THE PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT Receiving institution Country : : Course Code at Receiving Institution Course Name at R.I. ECTS credits at R.I. Course Code at A.U. Course Name at A.U. ECTS Credits at A.U.................................................................. if necessary, continue the list on a separate sheet Student s signature Date: / / SENDING INSTITUTION (We confirm that the proposed programme of study/learning agreement is approved.) Departmental coordinator s name & signature Date : / / Institutional coordinator s name & signature Date : / / Official Stamp : RECEIVING INSTITUTION (We confirm that this proposed programme of study/learning agreement is approved.) Departmental coordinator s signature Date: / / Institutional coordinator s signature Date: / / Official Stamp : 17
Name of student Sending institution Country : : : CHANGES TO ORIGINAL PROPOSED STUDY PROGRAMME/LEARNING AGREEMENT (to be filled in ONLY if appropriate) Course Code at R.I. Course Name at R.I. Deleted course Added course ECTS credits at R.I. Course Code at A.U Course Name at A.U. ECTS credits at A.U. if necessary, continue this list on a separate sheet Student s signature Date: / / SENDING INSTITUTION (We confirm that the above listed changes to the initially agreed programme of study/learning agreement are approved. Departmental coordinator s name & signature Date : / / Institutional coordinator s name & signature Date : / / Official Stamp : RECEIVING INSTITUTION (We confirm bye the above listed changes to the initially agreed programme of study/learning agreement are approved. Departmental coordinator s signature Date: / / Institutional coordinator s signature Date: / / Official Stamp : 18
Ek5 ECTS EUROPEAN CREDIT TRANSFER SYSTEM TRANSCRIPT OF RECORDS SENDING INSTITUTION Faculty/Department ECTS departmental coordinator : : : Phone: Fax: E mail: NAME OF STUDENT: Date and place of birth: Sex : Matriculation date: Matriculation number: NAME OF RECEIVING INSTITUTION: ECTS departmental coordinator: Phone.: Fax: E mail: Course Unit code (1) Title of the course unit Duration of course unit (2) Local grade (3) ECTS grade (4) ECTS credits (5)...................................................... to be continued on a separate sheet............................................. Total:... (1) (2) (3) (4) (5) see explanation on back page Diploma/degree awarded:... Date: Signature 1 of registrar/dean/administration officer: Stamp of institution: 1 This document is not valid without the signature of the registrar/dean/administration officer and the official stamp of the institution. 19
(1) Course unit code: Refer to the ECTS information Package (2) Duration of course unit: Y = 1 full academic year 1S = 1 semester 2S = 2 semesters 1T = 1 term/trimester 2T = 2 terms/trimesters (3) Description of the institutional grading system:..................... (4) ECTS grading scale: ECTS Grade % of successful students normally achieving the grade Definition A B C D E FX F 10 25 30 25 10 EXCELLENT outstanding performance with only minor errors VERY GOOD above the average standard but with some errors GOOD generally sound work with a number of notable errors SATISFACTORY fair but with significant shortcomings SUFFICIENT performance meets the minimum criteria FAIL some more work required before the credit can be awarded FAIL considerable further work is required (5) ECTS credits: 1 full academic year = 60 credits 1 semester = 30 credits 1 term/trimester = 20 credits 20
Ek6 CONFIRMATION OF SOCRATES/ERASMUS STUDENT MOBILITY This document confirms that the student coming from ANADOLU UNIVERSITY, Faculty of is being hosted at our institution within the framework of the Socrates/Erasmus program. 1. (to be completed at the student s arrival) Date of the student s arrival Name of Institution Erasmus code Name of the Socrates/Erasmus Officer Position : / /200 : : : : Date of signature : / /200 Signature Official stamp Please send this confirmation by fax to: +90 222 3353616 to our Office for International Affairs and retain it until student s departure. 2. (to be completed at the student s departure) Date of the student s departure Name of the Socrates/Erasmus Officer Position : / /200 : : Date of signature : / /200 Signature Official stamp * This certificate confirms the duration of the student s Socrates/Erasmus mobility. It will be taken into account for allocating the Erasmus grant. 21
Ek7 DÖNEN ÖĞRENCİ RAPOR FORMU 200 /200 Değerli Socrates Erasmus Öğrencisi, Senin yurtdışı eğitim tecrüben Socrates/Erasmus programına çok değerli bilgi sunacak ve bu bilgiler gelecek Erasmus öğrencileri açısından faydalı olacak ve programın devamlı olarak gelişmesine katkıda bulunacaktır. Sizin bu soruları doldurmakla yaptığınız işbirliğinizden dolayı size minnettarlığımızı sunarız. ÖGRENCİ BİLGİLERİ: Soyadınız : Adınız : Cinsiyetiniz : Erkek Kız Doğum tarihiniz / / Uyruğunuz : Derece türü : Önlisans Lisans Yüksek Lisans Doktora Diğer Üniversitenizin Erasmus ID Kodu : Üniversitenizin Adı : Misafir olunan Üniversite adı : ÖĞRENİM SÜRESİ VE MOTİVASYONU Öğrenim Süresi : / /200 ile / /200 arası Yurt dışındaki öğrenim süresi sana göre : Çok kısa Çok uzun Tam olarak uygun Yurt dışına gitmene hangi faktörler etkiledi : Akademik Kültürel Arkadaşım yurt dışında Kariyer planı Yeni çevre Avrupa tecrübesi Diğer (lütfen belirtiniz) : BİLGİ VE DESTEK Misafir üniversitenin öğrenim programı/genel bilgiler hakkında bilgileri nasıl elde ettiniz? Bu bilgi ne kadar yararlıydı? Kendi üniversiteniz : Çok zayıf Zayıf Hiçbirisi İyi Mükemmel Misafir kurum : Çok zayıf Zayıf Hiçbirisi İyi Mükemmel Internet : Çok zayıf Zayıf Hiçbirisi İyi Mükemmel Diğer : Çok zayıf Zayıf Hiçbirisi İyi Mükemmel Misafir olduğun üniversiteye varışında neler sunuldu? Hoşgeldin partisi Bilgilendirme toplantısı Oryantasyon programı Misafir kurumda kaldığın süre içinde Erasmus öğrencilerine düzenlenen başka programlar var mıydı? Evet Hayır Erasmus öğrenimin boyunca ve öncesinde kendi Üniversitenizin desteğini nasıl değerlendirirsiniz? Çok zayıf Zayıf Hiçbirisi İyi Mükemmel Erasmus öğrenimin boyunca ve öncesinde misafir olunan Üniversitenin desteğini nasıl değerlendirirsiniz? Çok zayıf Zayıf Hiçbirisi İyi Mükemmel Misafir olarak bulunduğun üniversitedeki mahalli öğrencilerle entegrasyonunun derecesini nasıl değerlendirirsin? Çok zayıf Zayıf Hiçbirisi İyi Mükemmel Öğrenimin süresince ne tür bir kalacak yerde kaldın? Üniversite yurtlarında Apartman veya diğer öğrencilerle aynı evde Özel evde Diğer (lütfen belirtiniz): Kalacak yeri nasıl buldunuz?üniversite kalacak yer bürosu Arkadaş/aile Özel emlakçıdan Diğer (lütfen belirtiniz): Misafir olunan üniversitede kütüphaneye, öğrenim malzemelerine, vb. erişiminiz: Çok zayıf Zayıf Hiçbirisi İyi Mükemmel Misafir Üniversitede bilgisayar ve e mail erişimi: Çok zayıf Zayıf Hiçbirisi İyi Mükemmel 22
AKADEMİK TANINMA Yurt dışında öğrenimine başlamadan önce öğrenim anlaşması imzaladınız mı? Evet Hayır Sınav yapıldın mı? Evet Hayır ECTS kullanıldı mı? Evet Hayır Yurt dışı eğitimin müddetince akademik tanınma sağlayacak mısın? Evet Hayır Misafir olduğun ülkenin dili konusunda kendini nasıl derecelendirirsin? Erasmus öğrenim döneminden önce hiç bilgim yok zayıf iyi çok iyi Erasmus öğrenim döneminden sonra hiç bilgim yok zayıf iyi çok iyi MAALİYET Öğrenim süresince ortalama aylık masrafların ne kadardı: Erasmus hibesi ihtiyaçlarını ne oranda karşıladı? Hiç karşılamadı Biraz eksik kaldı Evdeki ile aynı Birazcık arttı Tamamıyla karşıladı Karşılaştırıldığında yurt dışında iken, normal olarak harcayacağın paradan daha fazlasını mı harcadın? Hayır Evet ise (yaklaşık) ayda ne kadar fazla harcadın : Erasmus hibesini hangi tarih(ler)de aldınız? Erasmus dışında desteğiniz var mıydı? Devlet/borçlanma Aile Kendi birikimim Özel borçlanma Diğer (lütfen belirtiniz) : Aylık toplam diğer kaynaklardan elde edilen destek : Misafir olduğun üniversiteye herhangi bir ücret ödeme zorunda kaldın mı? Hayır Evet ise lütfen ne tür bir ödeme yaptın ve ne kadar : ŞAHSİ TECRÜBENİZ ERASMUS ÖĞRENİM DÖNEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ Öğreniminizin akademik çıktısını nasıl değerlendirirsiniz? Çok zayıf Zayıf İyi Mükemmel Öğreniminizin kişisel faydasına olan katkısını nasıl değerlendirirsiniz? Çok zayıf Zayıf İyi Mükemmel Öğreniminiz sırasında herhangi ciddi bir sorunla karşılaştınız mı? Hayır Evet (lütfen belirtiniz): Öğreniminiz sırasında en çok memnun kaldığınız nelerdi? Erasmus tecrübelerinin neticesi olarak öğreniminin sonunda Avrupa Birliği üyesi bir ülkede çalışmayı arzu eder misin? Evet Hayır Bu değişimin kariyerinize katkısı olacağına inanıyor musunuz? Hiç olmaz çok etkisi olmaz bilmiyorum biraz faydası olur çok fazla faydası olur Erasmus tecrübeni genelde değerlendirmen nasıldır? Çok zayıf Zayıf İyi Mükemmel Bilgi, müracaat prosedürleri vb. Gibi hususlarda diğer öğrencilere neler tavsiye edersiniz? Erasmus programını geliştirmek için neler tavsiye edersiniz? 1. 23
24
GELEN ÖĞRENCİLER 25
A. KONTROL LİSTESİ GELMEDEN ÖNCE Gelen Öğrenci; Anadolu Üniversitesi Başvuru Formu nu (Bkz. EK 1) doldurup, kendi üniversitesinin ilgili birimi tarafından onaylattıktan sonra Erasmus Ofisi ne gönderir. Anadolu Üniversitesi Erasmus Bölüm Koordinatörüne Transcript of Records (Not Bildirim Çizelgesi), Curriculum of Vitea (Özgeçmiş, Bkz. Ek 2) ve Intention Letter (Niyet Mektubu, Bkz. Ek 3) gönderir. Bölüm Koordinatörü; Gelen Öğrencinin Transcript of Records, Curriculum of Vitea ve Intention Letter larının orjinallerini, bir kopya kendisinde kalacak şekilde, Erasmus Ofisine iletir. Akademik Yıl içinde açılacak İngilizce dersler ve öğrencilerin merak ettikleri konular hakkında gelen öğrencilere bilgi verir. Gelen öğrencinin dönem içinde alacağı dersler karalaştırıldıktan sonra Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması, Bkz. 4) hazırlar. Kararlaştırılan Learning Agreement ı Gelen Öğrenciye e posta yoluyla ulaştırır. Gelen Öğrenci; Anadolu Üniversitesi Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından hazırlanan Learning Agreement ı kendi üniversitesindeki ilgili birime onaylatır. Onaylı ve orijinal Learning Agreement ı Erasmus Ofisi ne gönderir. Erasmus Ofisi; Acceptance Letter ı (Kabul Mektubu, Bkz. 5) öğrencinin üniversitesine gönderir. Gelen Öğrenci Listesini Yönetim Kuruluna onaylatır. Gelen Öğrenci Listesi Lojman Misafirhanesine gönderir ve tüm öğrenciler için Eskişehir e geliş tarihinden itibaren (kahvaltı hariç) beş günlük rezervasyon yapar. Gelen Öğrenci Listesi Üniversitemiz Merkez Güvenliğine gönderir. Her bir öğrenciye ev arkadaşı ve rehber öğrenci belirlendikten sonra e posta yoluyla öğrencileri bilgilendirir. GELDİKTEN SONRA Rehber Öğrenciler; Gelen Öğrenciyi havaalanından alır veya Eskişehir e ulaşım konusunda e posta yoluyla bilgi verir. Gelen Öğrenciyi Lojman Misafirhanesi ne yerleştirir. Bölüm Koordinatörü; Gelen Öğrencinin kaydını yapar. Kütüphaneye kayıt olmak için Fakülte/Yüksekokul kaydından sonra Örgün Öğrenci Sisteminde bulunan Bilgi Formunu doldurmasına yardımcı olur ve formu onaylar. Ekle Sil haftasında değiştirilmek istenen derslere Gelen Öğrenciyle beraber karar verir. Ders değişikliği yapıldıktan sonra Changes to Original Proposed Study Programme/Learing Agreement (Değişiklik Sayfası) ı hazırlar, imzalar ve Erasmus Ofisine gönderir. 26
Erasmus Ofisi; Changes to Original Proposed Study Programme/Learing Agreement (Değişiklik Sayfası) ı Kurum Koordinatörüne onaylattıktan sonra, karşı üniversiteye gönderir. DÖNMEDEN ÖNCE Bölüm Koordinatörü; Gelen Öğrenciye İlişik Kesim Belgesi ni hatırlatır. Gelen Öğrenci; Dönem sonunda (son sınavdan sonra) öğrenci işlerinden temin edilen Certificate of Clerance ı (İlişik Kesim Belgesi) ilgili birimlere onaylattıktan sonra öğrenci kimliğiyle beraber bağlı bulunduğu Fakülte/Yüksekokul Öğrenci İşlerine teslim eder. Erasmus Ofisi; Gelen öğrencinin Transcript of Records ve Confirmation of Completion ını üniversitesine gönderir. Bu süreç içinde gelen öğrenciyle ilgili tüm belgelerin kopyalarını Dekanlıklar/Müdürlükler aracılığıyla Anadolu Üniversitesi Erasmus Bölüm Koordinatörüne iletir. B. ÖĞRENCİLER GELMEDEN ÖNCE YAPILMASI GEREKENLER Başvuru tarihi bitiminden sonra kesinleşen Gelen Öğrenci Listeleri, Erasmus Ofisi tarafından Üniversite Yönetim Kurulu nda onaylatılır ve bu liste Lojman Misafirhanesine gönderilerek gelen tüm öğrenciler için Eskişehir e geliş tarihinden itibaren (kahvaltı hariç) 5 günlük rezervasyon yapılır. Ayrıca aynı liste Üniversitemiz Merkez Güvenliğine gönderilerek öğrencilerimizin kampüse girişi sağlanır. Erasmus Ofisi tarafından her bir öğrenciye bir rehber öğrenci ve ev arkadaşı belirlenir. Bu kişiler hakkındaki bilgiler gelen öğrenciye e posta yoluyla bildirilir. Geliş tarihini Erasmus Ofisi ne ve rehberine bildiren öğrenciler, havaalanından alınır veya Eskişehir e ulaşım konusunda e posta yoluyla rehberleri tarafından bilgilendirilirler. Eskişehir e gelen öğrenciler Lojman Misafirhanesi ne yerleşir ve en kısa zamanda Erasmus Ofisi ni ziyaret ederler. Buradan kendileri için hazırlanan Bilgi Paketlerini alırlar. C. KAYIT AŞAMASI Gelen öğrenciler, Anadolu Üniversitesi Bölüm Koordinatörleri ve rehber öğrenciler yardımıyla kayıt haftasının herhangi bir gününde kayıtlarını yaptırabilirler. Öğrencilerin kütüphaneden ödünç kitap alabilmeleri için ayrıca Kütüphaneye kayıt yaptırmaları gerekmektedir. o o Güz Dönemi öğrencileri bölümlerine kayıt olurken İnternet sayfalarındaki Bilgi Formunu doldurduktan sonra formu mutlaka onaylamalıdırlar. Bu durumda Kütüphane kendilerine otomatik olarak üye numarası vermektedir. Bahar Dönemi öğrencileri ise İnternet sayfalarındaki Bilgi Formlarını doldurup onayladıktan sonra Kütüphaneye giderek üye numarası alabilirler. Aksi takdirde öğrenciler kütüphaneden yaralanamayacaklardır. 27
Internet menülerinin Türkçe olması sebebiyle Erasmus Bölüm Koordinatörlerinin Kütüphane kaydını öğrencilerle beraber yapması gerekmektedir. Ekle Sil haftası süresince ders değişikliği yapan öğrenciler için Learning Agreement ın ikinci sayfası olan Changes to Original Proposed Study Programme/Learing Agreement (Değişiklik Sayfası) yine Ekle Sil haftası içinde hazırlanarak, Erasmus Ofisi ne gönderilir ve Ofis tarafından öğrencinin üniversitesine iletilir. D. ÖĞRENCİLER DÖNMEDEN ÖNCE YAPILMASI GEREKENLER Dönem sonunda (son sınavdan hemen sonra) Öğrenci İşlerinden temin edilebilen Certificate of Clerance ın (İlişik Kesim Belgesi) ilgili birimlere onaylatıldıktan sonra öğrenci kimliğiyle beraber bağlı bulunulan Fakülte/Yüksekokul Öğrenci İşlerine teslim edilmesi zorunludur. Aksi takdirde öğrenciye Transcript of Records ve Confirmation of Completion Letter (Katılım Sertifikası Bknz. 6) verilmez. Bu belgenin unutulmaması için Anadolu Üniversitesi Erasmus Bölüm Koordinatörlerinin öğrencileri uyarmaları gerekmektedir. Öğrenciye ait Transcript of Records ve Confirmation of Completion Letter öğrencilerin İlişik Kesim Belgeleri ve kimliklerini Öğrenci İşlerine teslim etmesinden sonra Erasmus Ofisi tarafından üniversitelerine gönderilir. Transcript of Records ve Confirmation of Completion Letter sadece Erasmus Ofisi tarafından onaylanır ve öğrencinin üniversitesine gönderilir. Anadolu Üniversitesi Bölüm Koordinatörleri bu belgelerden herhangi birini kesinlikle onaylamamalıdır. NOT: Gelen öğrencilerin Anadolu Üniversitesi ndeki öğrenim süresi boyunca öğrenci ile ilgili tüm belgelerinin kopyaları Dekanlıklar/Müdürlükler aracılığıyla Anadolu Üniversitesi Bölüm Koordinatörüne iletilir. E. BELGELER HAKKINDA AÇIKLAMALAR BAŞVURU İÇİN GEREKLİ BELGELER *Tüm belgeler bilgisayar üzerinde hazırlanmalı ve gelecek olan öğrencinin üniversitesi tarafından onaylı olmalıdır. 28
1. Application Form (Başvuru Formu) 2. Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) Learning Agreement Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar Bir yıl için Anadolu Üniversitesi nde eğitim görmeye gelecek öğrenciler için Bahar ve Güz Dönemi olmak üzere iki ayrı Learning Agreement hazırlanır. Gelen öğrencinin üniversitesi onayladığı sürece öğrenci, eğer ders çakışması yoksa, istediği bölümden istediği dersi alabilir. Gelen öğrenci üniversitesi onayladığı sürece en fazla 45 ECTS alabilir. Anadolu Üniversitesinin koyduğu bir alt sınır yoktur. Herhangi bir nedenden dolayı kayıt haftasından sonra gelebilecek öğrencilerin geldikleri tarihte ders alabilmeleri için Anadolu Üniversitesi Erasmus Koordinatörlerinin dersin alınacağı eğitim biriminin Dekanlık ya da Müdürlüklerine durumu bir dilekçe aracılığıyla bildirmeleri gerekmektedir. Öğrencinin başvurusu sırasında hazırlanan Learning Agreement ında yer alan herhangi bir dersin kayıt haftasında kontenjanı kalmaması durumunda, Koordinatörlerin aynı şekilde dersin alınacağı eğitim biriminin Dekanlık ya da Müdürlüklerine bir dilekçe yazarak bu sorunu çözmeleri gerekmektedir. 3. Transcript of Records (Not Bildirim Çizelgesi) Gelecek olan öğrencinin üniversitesinde almış olduğu derslerin tamamını göstermeli ve İngilizce olmalıdır. 4. Curriculum of Vitae (Öz Geçmiş) Gelecek olan öğrencinin tanınmasına yardımcı olacak bilgileri içermelidir. Öğrencilerin format olarak Europass Curriculum of Vitea yı kullanması gereklidir. Bu formata www.uib.anadolu.edu.tr veya http://europass.cedefop.europa.eu/ web adreslerinden ulaşılabilir. 5. Intention Letter (Niyet Mektubu) Öğrencinin Erasmus Programından faydalanma amacı ve niçin Anadolu Üniversitesi/ Türkiye yi seçtiğini açıklamalıdır. 29
Ek1 LLP/ERASMUS STUDENT APPLICATION FORM 200 /200 Photo Deadline for Receipt of Applications Autumn Semester / / Spring Semester / / Name of the Institution Erasmus ID Code Name Host (Receiving) Institution Anadolu University TR ESKISEH01 Institutional Erasmus Coordinator Zekiye DOGAN M. Ed. Telephone/Fax +90.222.3307437 +90.222.335 36 16 E mail uib@anadolu.edu.tr Address Anadolu University, Office for International Affairs, Rektorluk, No:316, 26470 Eskisehir, Turkey Name Departmental/Academic Coordinator Telephone/Fax +90/222/ e mail Address: Study period Autumn Semester Spring Semester Duration of stay in months Intended month of arrival Intended month of departure Home (Sending) Institution Name of the Institution : Erasmus ID Code : Name Telephone/Fax E mail Institutional Erasmus Coordinator Address Name Telephone Fax E mail Departmental/Academic Coordinator Address 30
Student s Personal Detail (Please enclose your CV, transcript of records, letter of intention and/or any other information that may enhance your application) First Name(s) Family Name Date of Birth Place of Birth Sex Male Female Citizenship/Nationality Student ID Number Current address This address is valid until Telephone E mail Permanent address (if different) Telephone Person(s) to contact in case of emergency (Name; address; phone including area code; relationship to applicant) Any Disability/Special Needs (please describe) Diploma/Degree which you are currently studying for Field/ Subject of study Number of higher education study years prior to departure abroad Have you ever studied abroad? (If yes, when and where: name of institution, city, country) Yes No We strongly recommend attending the Turkish EILC course. For further information please visit: http://europa.eu.int/comm/education/programmes/llp/erasmus/eilc/index_en.html Language Proficiency 31
Rate your language skills as excellent, good or poor. Include all languages in which you have some proficiency. Also indicate your native language Language Reading Writing Speaking Native WE HIGHLY RECOMMEND TO START TO FILL THE STUDENT LEARNING AGREEMENT FORM BY GETTING IN TOUCH WITH YOUR DEPARTMENTAL/ACADEMIC COORDINATOR I certify that all the information provided in the application form is correct and complete to the best of my knowledge. Student s signature: Date (dd/mm/yy) : / / SENDING INSTITUTION: This is to inform that the applicant is nominated for the exchange within the Erasmus ICP ERASMUS Coordinator s name and signature Date (dd/mm/yy) : / / Mailing Address Please return this form via mail to: Anadolu University Office for International Affairs Rektorluk, No:316 26470 Eskisehir Turkey Phone:+90.222.335.05.80 Ext:1333 1334 1335 Direct:+90.222.33074 37 Facsmile:+90.222.3353616 e mail:uib@anadolu.edu.tr 32
Housing Application Form First name : Family name : Date of Birth : Place of Birth : Sex Female Male Citizenship/Nationality : Home University (Full name) / Department : Current Address : E Mail : Any disability / Special needs? (Please specify) : Did you have any allergic or infectious illness, if yes, please specify it? No Yes: Do you smoke? No Yes Special Dietary (please specify) Which gender should be your flat mate? Male Female It doesn't matter How many people do you want to share the flat with? Maximum: * The most appropriate match will be tried to arrange for you according to your preferences. Mailing Address Please return this form via mail to: Anadolu University Office for International Affairs Rektorluk, No:316 26470 Eskisehir Turkey Phone:+90.222.335.05.80 Ext:1333 1334 1335 Direct:+90.222.33074 37 Facsmile:+90.222.3353616 e mail:uib@anadolu.edu.tr 33
Ek2 34
35
Ek3 SAMPLE LETTER OF INTENT to the school(s) of your choice (Please do not use your Agency s letterhead) Return Address City, State and Zip Code Dear, This letter is to inform you that I have submitted an application for the 200 /200 Mayor s Graduate Scholarship Program (MGSP). I am a New York City employee applying to your Master s in Public Administration graduate program for admission in the Fall of 2007. Please consider my applications for your graduate program and MGSP. If there are any questions regarding my applications, please contact me at during business hours or leave a message at my home number,. Thank you for your time and consideration. Sincerely, Your Name C: Mayor s Graduate Scholarship Program 36
Ek4 ECTS EUROPEAN CREDIT TRANSFER SYSTEM LEARNING AGREEMENT Academic Year : 200... / 200... Semester : Fall Spring FIELD OF STUDY: Name of student Sending institution Country : : : DETAILS OF THE PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT Course unit code (if any) and page no. of the information package Course unit title (as indicated in the information package) Number of ECTS credits if necessary, continue the list on a separate sheet Student s signature Date: / / SENDING INSTITUTION (We confirm that the proposed programme of study/learning agreement is approved.) Departmental coordinator s name & signature Date : / / Institutional coordinator s name & signature Date : / / Official Stamp : RECEIVING INSTITUTION (We confirm that this proposed programme of study/learning agreement is approved.) Departmental coordinator s signature Date: / / Institutional coordinator s signature Date: / / Official Stamp : 37
Name of student Sending institution Country : : : CHANGES TO ORIGINAL PROPOSED STUDY PROGRAMME/LEARNING AGREEMENT (to be filled in ONLY if appropriate) Course unit code (if any) and page no. of the information package........................ Course unit title (as indicated in the information package)........................ Deleted course unit Added course unit Number of ECTS credits........................ if necessary, continue this list on a separate sheet Student s signature Date: / / SENDING INSTITUTION (We confirm that the above listed changes to the initially agreed programme of study/learning agreement are approved. Departmental coordinator s name & signature Date : / / Institutional coordinator s name & signature Date : / / Official Stamp : RECEIVING INSTITUTION (We confirm bye the above listed changes to the initially agreed programme of study/learning agreement are approved. Departmental coordinator s signature Date: / / Institutional coordinator s signature Date: / / Official Stamp : 38
Ek5 No: B.30.2.ANA.0.00.00.02.400/ Eskişehir, / / Subject: Acceptance Letter Karşı kurum bilgileri Sayın, Fakültesi/Yüksekokulu adına 200 /200 akademik yılı için Erasmus değişim öğrencisi olarak kabul edildiğinizi bildirmekten onur duyarız. 200 /200 Akademik Yılı / / tarihinde başlayıp / / tarihine kadar sürmektedir. Bölümünüzdeki çalışmalara başlayabilmek için acilen akademik danışmanınızla ilişkiye geçmenizi rica ederiz. Kayıt işlemlerinizi / / / / tarihleri arasında yaptırmanız gerekmektedir. Öğrenci vizesi alabilmeniz için en kısa zamanda, bu kabul yazınızla birlikte en yakın Türk Konsolosluğuna başvurmanızı tavsiye ederiz. Anadolu Üniversitesi programlarına olan ilginizden dolayı teşekkür ederiz. En iyi dileklerimizle, Dear, On behalf of the Faculty/School of we are pleased to inform that you have been accepted for the academic year 200 /200 as an Erasmus exchange student. The Academic Year 200 /200 starts on / / and ends on / /. You are kindly requested to contact your academic advisor immediately to initiate your studies in your department. You should complete your registration between / / and / /. It is advised that you apply to nearest Turkish Consulate with this acceptance letter in order to obtain a student visa as soon as possible. Thank you for your interest in the programs of Anadolu University. Sincerely yours Prof. Dr. Atila BARKANA Rektör Yardımcısı/Vice Rector 39
Ek6 Karşı kurum bilgileri Eskisehir, / / No: B.30.2.ANA.0.00.00.02.400/ Subject: Confirmation of Completion Dear, We hereby declare that, from /, has attended the courses we offered her at Anadolu University between / / and / /. Best Regards, Prof. Dr. Atila BARKANA Vice Rector 40