DAVRANIŞ KODEKSİ LGI GRUBU Sayfa 1 by LGI Logistics Group International GmbH
Şirket Yönetiminin Önsözü Sevgili çalışanlar, işletme içi bir lojistik hizmetinin ardından bir iş ortaklığı üzerinden ITG GmbH Internationale Spedition und Logistik şirketini 2013 yazında devralarak Almanya nın en büyük lojistik şirketlerinden biri olmayı başardık. Halihazırda dünya genelinde 45 den fazla noktada görev yapan 3.500 den fazla çalışanı 1 ve 410 milyon Euro yu aşan yıllık cirosuyla lojistik sektöründe öncü bir şirket olarak LGI, sürdürülebilirliğin, bu demek ki gelecek nesiller bağlamında ekonomik, ekolojik ve sosyal sorumluluk bilinciyle hareket edeceğinin sözünü vermektedir. Çalışanlarımıza bir yuva sunmak ve bugüne kadar çok şey vadeden ve bir gelecek için teminatımız olan bu yuvayı birlikte daha ileri taşımak istiyoruz. Bağımsız, kendi aldığı kararları uygulayan, potansiyel ve performanslarını uluslararası düzlemde sunan bir şirket olarak, yine global düzlemde yer alan müşterilerimize uluslararası standartlara uygun bir hizmet sunma görevinin bilincindeyiz. EICC nin (Electronic Industry Citizenship Coalition - www.eicc.info) kabul edilmesi ve hayata geçirilmesi, aynı zamanda da büyümemiz ve bu büyümenin beraberinde getirdiği giderek daha fazla globalleşme bizim için, 2008 de oluşturduğumuz şirket prensiplerini kısmen elden geçirme ve yeniden şekillendirme vesilesi oldu. Davranış kodeksimiz, yine gelecekte de etik açıdan doğru hareket etmeleri amacıyla çalışanlarımız için bağlayıcı bir kılavuz görevi görecektir. Bu kodeks, LGI nin müşterilerimiz açısından gelecekte de güvenilir bir lojistik ortağı ve çalışanlarımız için cazip ve sorumluluk sahibi bir işveren olarak görülmesini garantileyen ve tüm LGI bünyesini bağlayıcı kurallar koyar. Yönetici pozisyonda görev yapan tüm çalışanlar, yılda en az bir defa çalışanları davranış kodeksi ve bu kodeksle bağlantılı ilkeler hakkında bilgilendirmekle yükümlüdür. Davranış kodeksine farklı dillerde ve online olarak da ulaşabilirsiniz. 1 "Çalışan" kavramı kadın ve erkekler için ortak kullanılmıştır. Sayfa 2
Sözlerin eyleme dönüşmesi için davranış kodeksimizi birlikte yaşayıp hayata geçirmekten mutluluk duyuyoruz. LGI Şirket Yönetiminiz Eckhard Busch Hans Peter Hehn Dr. Andreas Bunz Şirket Yöneticisi Şirket Yöneticisi Yönetim Kurulu Yürütme İşleri (COO) Finans İşleri (CFO) Başkanı (CEO) Sayfa 3 by LGI Logistics Group International GmbH
LGI sorumluluk alıyor Yanlızca birlikte güçlüyüz. Ekibimizin parçası olarak bireysel yeteneklere odaklanıyor ve bunları herkese fayda sağlayacak imkanlara dönüştürmek için kullanıyoruz. Takım ruhu ve karşılıklı güven çalışma ortamımızı tam olarak tasvir ediyor. LGI Yönetim ilkelerinden alıntı Sayfa 4
İÇERİK 6 I. GENEL DAVRANIŞ KURALLARI 8 1. Yasal Düzenleme 8 2. Davranış, Sorumluluk ve Angajman 9 3. Çalışanlara Adil Muamele 9 4. Çıkar Çatışmalarının Önlenmesi 9 II. İŞ ORTAKLARIYLA VE ÜÇÜNCÜ KIŞILERLE ILIŞKILERDE DAVRANIŞ KURALLARI 10 1. Yolsuzluğa ve Para Aklamaya Karşı Koruma 10 2. Rekabet Hukuku 11 III. BILGILERIN VE ŞIRKET MÜLKLERININ KULLANIMIYLA ILGILI DAVRANIŞ KURALLARI 10 1. Ticari Sırlar 10 2. İşletme Araçları 10 3. Raporlar ve Kayıtlar 11 4. İçeriden Bilgi 11 5. Veri Gizliliği 11 IV. RESMI BILGILER VE IŞ GÜVENLIĞI HÜKÜMLERIYLE BAĞLANTILI DAVRANIŞ KURALLARI 12 1. Sosyal sigorta, Yasal Kesintiler ve Vergiler 13 2. Gümrük ve İhracat Kontrolü 13 3. İş Güvenliği Hükümleri ve Çevre 14 V. ANLAŞMAZLIK DURUMUNDA DAVRANIŞ KURALLARI 15 VI. SONUÇ AÇIKLAMASI 15 Sayfa 5 by LGI Logistics Group International GmbH
Sayfa 6
I. Genel Davranış Kuralları 1. İlkeler ve Yasal Düzenlemeler LGI Grubu ve çalışanları, LGI Grubu nun faaliyet gösterdiği ülkelerin yasal düzenlemelerine elbette uymalı, bunun dışında burada belirtilen ahlaki açıdan doğru davranışları dikkate almalıdır Bu nedenle her bir sorumlu kişinin, bulunulan bölgede geçerli hukuka uyulduğundan emin olmak için, gerekirse uzman danışmanlardan yararlanarak şirketimiz açısından önem taşıyan hukuki çerçeve koşulları ve düzenlemeler hakkında bilgi alması gereklidir. 2. Davranış, Sorumluluk ve Angajman LGI Grubu nun ve çalışanlarının faaliyetleri, dürüstlük, tutarlılık, kişisel sorumluluk, doğruluk, sadakat ve insanlara ve çevreye saygı ilkelerine dayanır. LGI Grubu, sektörünün lider şirketlerinden biri olarak kurumsal sorumluluk uygulamalarında da en iyiler arasında bulunmak ve şirketin faaliyet gösterdiği her yerde sosyal ve toplumsal sorumluluğunu göstermek istemektedir. LGI; uluslararası insan haklarının korunması bakımından kendini sorumlu görmekte ve ne kendi faaliyetlerinde ne de LGI ortaklarının faaliyetlerinde çocuk işçiliği, zorla çalıştırma veya bedensel cezalandırmalara müsaade etmez. LGI, geçerli yasalar çerçevesinde fikir, vicdan ve din özgürlüğünden yanadır ve her türlü insanlık dışı muameleyi kınamaktadır. Her çalışanımız, LGI Grubu nun toplum içindeki ve kamu gözündeki saygınlığını korumaya dikkat etmekle yükümlüdür. Tek bir çalışanın bile uygunsuz davranışı, tüm şirketin adına zarar verebilir. 3. Çalışanlara Adil Muamele Çalışanlar birbirlerine saygılı ve terbiyeli davranmalıdır. Bunun için her türlü ayrımcılık, özellikle etnik, ten rengi, din, vatandaşlık, cinsiyet, yaş ya da özürlülük temelindeki ayrımcılık yasaktır. Rahatsızlıktan ve mobbing'den uzak bir işletme ortamının yaratılması, iş hayatının temel esasları ve LGI Grubu nun tüm çalışanlarının hedefidir. Çalışanlar, birbirlerine karşı saygılı ve dürüst olmalıdır. Sayfa 7 by LGI Logistics Group International GmbH
4. Çıkar Çatışmalarının Önlenmesi Her çalışan, kişisel çıkarları ile şirketin çıkarlarını birbirinden ayırmak zorundadır. Personel kararları da kişisel çıkarlardan ve ilişkilerden etkilenmemelidir. Muhtemel çıkar çatışmaları derhal açıklığa kavuşturulmalıdır. Özel, ücretli ek faaliyetler ilgili işverene, faaliyet ya da iş ilişkisi başlamadan önce yazılı olarak ilan edilecektir. Ek faaliyetler, iş kapasitesinin olumsuz etkilenmesine yol açarsa ya da örneğin rakip şirketlerde, tedarikçilerde ya da LGI Grubu nun müşterilerinde faaliyet gösterilmesi gibi bir çıkar çatışması tehlikesi varsa yasaklanabilir. LGI Grubu nun çalışanlarının, rakiplerin, tedarikçilerin ya da müşterilerin, borsada kayıtlı olmayan kuruluşlarının hisselerine sahip olması da yasaktır. Sayfa 8
II. İş Ortakları ve Üçüncü Kişilerle İlişkilerde Davranış Kuralları 1. Yolsuzluğa ve Para Aklamaya Karşı Koruma Yolsuzluk tüm dünyada yasadışı olarak yasaklanmaktadır. Her ülkenin kendine özgü, dikkate alınması gereken yolsuzlukla mücadele kanunları vardır. Neredeyse tüm ülkeler, yalnızca resmi makamlara ve devlet memurlarına değil, aynı zamanda özel sektördeki muhataplara da rüşvet verilmesini yasaklıyor. LGI Grubu nun faal olduğu ülkelerde ayrıca iş almak ya da iş yapmayı sürdürmek için para değeri olan avantajlar sağlamak da yasaktır. Para aklamak da kanunlarla yasaklanmıştır. LGI Grubu nun hiçbir çalışanı mesleki faaliyetleriyle bağlantılı olarak hiçbir türden avantaj kabul edemez, bunları kendi adına taahhüt ettiremez, talep ya da temin edemez. Bunlara, belli vesilelerle ya da nezaket çerçevesinde verilen verilen düşük değerli (kalem, takvim vs. gibi reklam amaçlı) hediyeler dahil değildir. Aynı kural davetler için de geçerlidir. Diğer hediyeler ya da davetler geri çevrilmeli ya da istisnai durumlarda önce ilgili bölüm yöneticisinden izin alınmalıdır. LGI Grubu ve çalışanları nakit para alış verişinden ilkesel olarak kaçınırlar. LGI Grubu tarafından sağlanan hizmet bedelleri nakit olarak ödenmez. 2. Rekabet Hukuku Adil bir rekabet LGI Grubu nun yararınadır. Bu nedenle kartel hukukunun kurallarının yanı sıra haksız rekabetin kurallarına kesin olarak uyulmalıdır. Bu, özellikle aşağıdakilerden kaçınılması gerektiği anlamına gelir: Resmi olarak belgelenmeseler bile, fiyat ya da kapasite anlaşmaları, piyasalar ya da müşterilerle ilgili anlaşmalar. Rakipler ya da diğer şirketler hakkında ister yazılı, ister sözlü ya da diğer şekillerde gerçek olmayan ya da kuşkulu ifadelerin yayılması. LGI Grubu nun bir şirketi hakkında rekabet amacıyla (örneğin reklam vs.) gerçek olmayan ifadelerin yayılması. Müşterilerle ya da tedarikçilerle rekabet yasağının ya da rekabeti kısıtlayan sınırlamaların kararlaştırılması. Sadakat indirimlerinin verilmesi. Kararsızlık durumunda hukuk departmanına danışılmalıdır Sayfa 9 by LGI Logistics Group International GmbH
III. Bilgilerin ve Şirket Mülklerinin Kullanımıyla İlgili Davranış Kuralları 1. Ticari Sırlar Çalışanlar, LGI Grubu nun her türlü ticari bilgilerini ve ticari sırlarını, özellikle işletme akışları, işletme sonuçları, nakliyat yapıları, organizasyon, sosyal ya işletme önlemleri, tedarik fonksiyonları hakkındaki verilerin yanı sıra örneğin üretim rakamları, ürünler, ürün geliştirme, pazarlama yolları gibi müşteri bilgileri hakkındaki olguları ya da bilgileri gizli tutmak zorundadır. Bu tür olgular ve bilgiler LGI Grubu içerisinde ancak ilgili faaliyetin doğru bir şekilde yürütülmesi için gerekli oldukları ölçüde açıklanabilir. LGI Grubu dışındaki üçüncü kişilere, ancak bunun için açıkça yetki verilen kişiler tarafından aktarılabilir. 2. İşletme Araçları Bilgisayar, telefon ya da diğer iletişim sistemleri gibi işletme araçları, esas olarak yalnızca ticari amaçlarla kullanıma sunulur. Çalışanlara teslim edilen işletme araçları özenle kullanılmalıdır; bunların izinsiz kullanımı önlenmelidir. İş ilişkisinin sona ermesiyle birlikte teslim edilmiş olan işletme araçları iade edilmelidir. Sayfa 10
LGI Grubu nun şirketlerinde ya da ülke organizasyonlarında bu işletme araçlarının arada bir, özel olarak kullanılmasına izin verilmişse, bunun en aza indirilmesi gerekir ve ne çalışanın iş verimliğini olumsuz etkilemeli, ne de bir güvenlik riski ya da olağanüstü masraflar yaratmalıdır. LGI Grubu na ait iletişim araçlarının, örneğin ayrımcılık yapan, yaralayıcı, pornografik ya da başka yasak İnternet içeriklerine erişmek ya da bu tür içerikleri olan haberleri yaymak için kullanılması yasaktır. LGI Grubu, bir yasanın ihlal edilmesi ya da iletişim araçlarının ciddi ölçüde kötüye kullanılması durumunda bireysel veri trafiğinin, İnternet erişimleri dahil olmak üzere kontrol edileceğini açıkça belirtir. İletişim araçlarının kötüye kullanımı, iş sözleşmesi yükümlülüklerinin ihlali anlamına gelir ve iş ilişkisinin feshine kadar varan disiplin işlemlerine yol açabilir. 3. Raporlar ve Kayıtlar Raporlar ve kayıtlar, kurallara uygun muhasebe esaslarına göre eksiksiz, doğru, zamanında ve sistemli olmalıdır. Bu, bu tür kayıtların ve raporların dahili olarak mı hazırlandığından, yoksa dışarıya mı sipariş edildiğinden bağımsız olarak geçerlidir. Gerçeğe uygun bilgi verme kuralı özellikle masraf hesabı için geçerlidir. Çalışanların faaliyetleri sırasında ve faaliyetlerini gerçekleştirirken oluşturdukları ya da aldıkları her türlü kayıt ve rapor, LGI Grubu nun ilgili şirketinin malıdır. Bu tür evrakların kişisel amaçla kullanılmak üzere özel kopyalarının çıkarılması yasaktır. 4. İçeriden Bilgi Çok yönlü ticari faaliyetler ve müşterilerin iç işleri hakkında sahip olunan bilgiler açısından, LGI Grubu nun çalışanlarının, kamuya açık olmayan ve bir yatırımcının menkul kıymet alma ya da satış kararı verirken önemli olarak göreceği bilgilere sahip olması ihtimal dahilindedir. LGI Grubu nun müşterileri hakkında bu tür Insider bilgilerine sahip olan çalışanlar, bu tür müşterilerin menkul kıymetlerini alamaz, satamaz ya da ya da bu tür bilgileri üçüncü kişilere veremez. Sayfa 11 by LGI Logistics Group International GmbH
5. Veri Gizliliği Hem müşterilerle ve tedarikçilerle, hem de çalışanların kendi arasındaki işbirliğinde, elektronik bilgi alışverişi ve elektronik iş akışı, bir şirketin etkinliği açısından belirleyicidir. Ancak elektronik iletişimin avantajları aynı zamanda her bir şahsın kişilik haklarının korunması ve verilerin güvenliği açısından riskler de taşımaktadır. Bu nedenle kişisel ya da kişilerle ilgili verilerin ve bilgilerin toplanmasına, işlenmesine ve kullanımına yalnızca bunun hukuka uygun amaçlarla gerekli olması ve söz konusu ülkelerde geçerli olan ilgili veri gizliliği hükümlerine uyulması durumunda izin verilir. Sayfa 12
IV. Resmi Bilgiler ve İş Güvenliği Hükümleriyle Bağlantılı Davranış Kuralları 1. Sosyal Sigorta, Yasal Kesintiler ve Vergiler Sosyal sigorta, faaliyet gösterdiğimiz ülkelerin çoğunda, sosyal güvenliğin en önemli kurumunu oluşturuyor. Sosyal sigorta, hayatın risklerine karşı devlet koruması sağlar. LGI Grubu nun şirketleri, ilgili çalışanları için sigorta ve kayıt yükümlülüğüne sahiptir. Bu bağlamda geçerli olan hükümlere uyulmalıdır. LGI Grubu nun şirketleri ve bunların çalışanları, ilgili ülkelerde geçerli olan vergi ve kesinti hukukuyla ilgili kurallara uymakla yükümlüdür. Bu, yasal olarak öngörülen muhasebe işlemlerini uygulamayı da kapsar. Defterlerde ya da diğer evraklarda yanlış ya da yanıltıcı kayıtlar bulunması yasaktır. Tahakkuk eden vergiler ve kesintiler zamanında ödenmelidir. Çalışanlara maaşları ve sosyal ödemelerinin dışında verilen para değeri olan avantajlar, örneğin bir şirket arabası, indirimli kantin yemeği ya da benzerleri, gelirler gibi vergilendirilmek zorundadır. Bu tür avantajların vergilendirilmemesi, vergi kaçırma ve sosyal sigorta yolsuzluğu unsuru olabilir ve cezai sonuçları olabilir. 2. Gümrük ve İhracat Kontrolü LGI Grubu, müşterileri için sıkça malların ihracatı ve ithalatı ile bağlantılı hizmetler verir. Bunun için müşteriler adına gümrük depoları tutulur, gümrük belgeleri düzenlenir ya da işlenir ve çoğu zaman müşterilerin ihracat hukukuyla ilgili yükümlülükleri yerine getirilir. Bu bağlamda gümrük ve ihracat hukuku kurallarına mutlaka uyulması gerekir. Bu tür hizmetlerle ilgisi olan çalışanlar, her zaman geçerli ihracat kısıtlamalarının güncel durumu hakkında bilgi edinmek zorundadır. Gümrük işlemleri ve benzerleriyle bağlantılı hizmetler ilgili müşteriyle yazılı olarak kararlaştırılmalı ve kesin olarak tanımlanmalıdır. Sayfa 13 by LGI Logistics Group International GmbH
3. İş Güvenliği Hükümleri, Sürdürülebilirlik ve Çevre Çalışanların sağlığı, güvenliği ve çevrenin korunması LGI Grubu nun yararınadır. İlgili ülkelerde geçerli olan iş güvenliği hükümleri, özellikle çalışma saatleri, sürücü personelin çalışma süreleri ile ilgili düzenlemeler ya da tatil düzenlemeleri dikkate alınmalı ve bunlara uygulanmalıdır. İhlaller ilgili denetim kurumlarınca kısmen ağır yaptırımlarla cezalandırılır. Bütün çalışanlar, çevreye olumsuz etkileri mümkün olduğu kadar düşük tutmak ve kaynakları korumakla yükümlüdür. LGI Grubu doğal kaynaklarımızın sorumluluk bilinciyle kullanılmasına dikkat eder. Doğayı korumak ve böylece sağlıklı bir çalışma ortamını mümkün kılmak adına çevre dostu ve sürdürülebilir süreçlerle iş görür. Çevreye olan etkimizi en düşük seviyede tutan sürdürülebilir, çevreci Supply-Chain (Tedarik Zinciri) çözümleri sunuyoruz. Her çalışan, sorumluluk ve çevre bilinciyle iş görmeye gayret eder. Sayfa 14
V. Anlaşmazlık Durumunda Davranış Kuralları Bütün çalışanlar, LGI Grubu nun davranış kodeksine aykırı olan durumlardan kaçınmakla yükümlüdür. Buna rağmen çatışma durumları ortaya çıkması ya da bu tür bir çatışmanın olup olmadığı konusunda kuşkular varsa, gecikmeksizin ilgili yöneticiye bilgi verilmeli, bu yönetici çalışanı bundan sonraki davranışla ilgili karar konusunda desteklemelidir. Bütün çalışanlardan, başkalarının bu kodekse uymamasını önlenmesi istenmektedir. Davranış kodeksinin ihlal edildiğine dair işaretler olması durumunda her çalışan, herhangi bir olumsuzluktan çekinmeden yöneticisine ya da Compliance-Officer a başvurabilir. Başvurular, ipuçları ya da fikirler kesin bir gizlilikle ele alınır. Yerinde görülmesi halinde şirket tarafından, iş sözleşmesinin önceden bilgilendirilmeksizin feshi veya tedarikçi ya da müşterilerle işbirliğine kadar varan gerekli önlemler alınır. Bu nedenle LGI iş fırsatları kaçacak olsa dahi bu davranış kodeksi çerçevesinde hareket eden hiç bir çalışan herhangi olumsuz bir durumla karşı karşıya kalmaz. VI. Sonuç Açıklaması İş bu davranış kodeksi LGI Grubu çalışanları için bağlayıcılığı olan, hukuki ve ahlaki kuralların sadece bir kısmına işret eder. 12 altın kural ve yönetim ve kalite ilkelerimiz de yine şirket felsefemizin temel taşlarıdır. LGI Grubu içerisinde geçerli olan iş hukukuna ilişkin kural ve talimatlar geçerliliklerini korumaya şüphesiz devam ederler. Bu davranış kodeksi zemininde yeni ilkeler çıkarılacak olursa, bunlar da aynı şekilde dikkate alınmalıdır. Sorularınız için lütfen yöneticilerinize, Hak ve Uyum (Compliance) bölümüne, personel departmanına veya uyum (Compliance) görevlisine başvurun. Sayfa 15
Biz... LGI Logistics Group International GmbH 71083 Herrenberg Germany Telefon. + 49 7032 2291 818 Faks +49 (0)7031 214 697 Mail. info@lgi.de Web. www.lgi.de Sayfa 16