PROTOKOL KURALLARI
Tanışma Tanıştırma -1 İletişim tanışma tanıştırma ile başlar.tanışmada isimlerin doğru söylenmesi gerekir. Tanışmada yeni gelenler var olanlara; Devlet başkanı ve cumhurbaşkanı dışındaki, erkekler bayana; Astlar üstlerine, küçükler büyüklerine, gençler yaşlılara, genç kız yaşlı erkeğe ve kadına tanıştırılır. Tanıştırma ilk karşılaşma anında ya da salona girildiğinde hemen yapılır.
Tanışma Tanıştırma -2 Tanıştıran kişi daima ayakta kalmalıdır. Oturan erkek kiminle tanıştırılırsa tanıştırılsın ayağı kalkmalıdır. Kendinizi tanıtırken, ad ve soyadınızı söyleyin. Kendinizden üst birine ve eşine unvan ve görevinizi de söyleyin. Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın.
Tanışma Tanıştırma -3 El sıkmak sevgi ve yakınlık göstergesi olarak bir selamlaşma biçimidir. El sıkmada ilk davranış, daima büyükten ve üst rütbeliden gelmelidir. Kadınla el sıkışırken, önce kadın el uzatmalı, erkek karşılık vermelidir. Uzatılan el havada kalmamalıdır. El sıkarken gücünüzü göstermeyin,karşınızdakinin gözüne bakın. Kutlamada, en büyükten başlayın.
Tanışma Tanıştırma -4 Protokolde ve resmi ilişkilerde el ve yanak öpme yoktur Tanıştırma ayakta ve ilk karşılamada olur. Tanışmada küçük büyüğe, erkeği kadına unvanıyla, ad ve soyadıyla sunun. Tek kişi, kümelere tanıştırılır, kümelerdeki her kişi ile tek tek tanıştırılmaya gerek yoktur.
HİTAP - 1 Bitlis İl Milli Eğitim Müdürlüğü Hitapta genel kural, söze büyük olan başlar, konuyu o seçer ya da değiştirilebilir. Büyük, yaşça, kültürel ve toplumsal alanda ve devlet görevlerinde üstün kabul edilebilir. Sözlü iletişimin başlaması ve kurulmasında kadının önceliği vardır. İnsanlara, isimleriyle ya da unvanlarıyla hitap etmek gerekir. Eş düzeydekilere ve astlarınıza adıyla (Nejla Hanım), unvanıyla (Müdür Bey), soyadıyla (Sayın Pehlivan ) ya da Sayın Daire Başkanı gibi hitap edin.
HİTAP - 2 Bitlis İl Milli Eğitim Müdürlüğü Üstlerinize ve eş düzeydekilere Beyefendi/Hanımefendi deyin. Bir topluluğa hitap ediliyorsa, önce oradaki en üst olana, sonra sırasıyla diğerlerine hitap edilmelidir. Resmi konuşma yaparken ben yerine biz, Okulumuz, müdürlüğümüz deyin. Başkalarına siz, lütfen diyerek hitap edin, gerektiğinde teşekkür edin. Sen diyebilmek için samimiyet olmalıdır.
HİTAP - 3 Büyük konuşurken sözü kesilmez. Ast konuşurken üst söze girerse ast hemen konuşmasını keser. Astlar izin istemeden konuşmamalıdır. Üst konuşur ast dinlerken, onu dinlediğinizi belirtmek için ara sıra evet evet efendim denilmelidir. Dinlemesini bilmek ve konuşma süresi sırasını beklemek büyük erdemdir.
YAZIŞMALAR Bitlis İl Milli Eğitim Müdürlüğü Kişiliğin yazışmadaki görünümü önce biçim, sonra içerik yönünden önem taşır. Yazışmada yaratılan olumlu ya da olumsuz etki, konuşmaya oranla daha kalıcıdır. Kartvizit, mektup ve zarf üzerinde hitap şekilleri önemlidir. Resmi mektuplarda genellikle Sayın ile başlanıp Saygılarımla ile bitirilmelidir. Yazışmalarda kullanılan dilin açık, anlaşılır, yazının okunaklı olması gerekir.
TELEFON KONUŞMASI -1 Telefon konuşması özenle, dikkatle, incelikle yapılması gereken önemli bir iletişim yoludur. Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın. Karşı taraf kendisini tanıtmamışsa Kiminle görüşüyorum efendim? gibi nazik ifadeler kullanın. Yanlış numaraya telefon ettiğinizde özür dileyiniz. Telefonu kim açtıysa, onun kapatacağını unutmayın.
TELEFON KONUŞMASI -2 Üstünüzle konuşurken, ondan önce telefonu kapatmayın. Üstünüz ve eş düzeydekilere, telefon görüşmesinin başında ve sonunda saygı sunun. Üstlerinize sekreter aracılığıyla telefon etmeyin. Resmi görüşmelere, toplantılara ve sessiz kalınması gereken yerlere gidildiğinde cep telefonunun sesi kapatılmalıdır.
TELEFON KONUŞMASI - 3 Üstünüz telefonla konuşurken odasına girmeyiniz. Siz telefonla konuşurken üstünüz odanıza girerse, telefondakine Bir dakika deyip ayağa kalkınız, üstünüzün emrini alıp sonra konuşmaya devam ediniz. Üstünüz varken size telefon geldiğinde, izin alarak konuşunuz. Gerekirse sizi arayana Ben sizi arayacağım deyip, konuşmayı bitiriniz. Telefon konuşmasında ses tonuna biraz canlılık, kibarlık katılmalıdır. Gizlilik dereceli konular telefonda kesinlikle konuşulmaz.
GİYİM -1 Bitlis İl Milli Eğitim Müdürlüğü Giyim, iletişimde önemlidir. Çünkü insanlar görünümlerine göre karşılanır, kişiliğine göre uğurlanır. Uğurlanmak için, karşılanmak gerektiğini unutmayın. Doğru olan, kişinin kendi kişiliğine yakıştırdığını giymesidir. Ancak güzel, temiz, sade giyinmek, bakımlı görünmek önemlidir. Bulunulan yere ve ortama göre giyilecek kıyafet değişir.
GİYİM -2 Bitlis İl Milli Eğitim Müdürlüğü Konukların her davetin niteliğine ve saatine göre, alt ve üst sınırları zorlamayan uygun giyimde olmaları önemlidir. Resmi toplantı ve törenlerde koyu renk (Lacivert) takım/döpiyes; düz renk gömlek, giysiyle uyumlu çorap ve ayakkabı giyilmesi önerilebilir.
SELAMLAMA -1 Her türlü selamlamalarda genel kural, ast üstü, erkek bayanı, ayrılan kalanları, gelenler varolanları selamlar. Üstlerinize, eş düzeydekilere önce siz selam verin, astlarınızın selamlarını da alın. Konferans salonu, kütüphane, derslik, yemekhane gibi yerlere başı açık girilir ve karşılık beklenmeden topluluk selamlanır; çıkarken de selamlanılarak çıkılır.
SELAMLAMA - 2 Cumhurbaşkanı, cenaze, ülkemizi ziyaret eden devlet başkanları, istiklal marşı çalınırken, göndere bayrak çekilirken cephe alınarak selamlanır. Bir toplantıda önce ev sahibesi selamlanır. Ayrılırken de yine önce ev sahibesi selamlanır.
SELAMLAMA - 3 Yanınızdakileri selamlayan birini siz de selamlayın. Tanıdık kişileri utanabilecekleri bir durumda gördüğünüzde selam vermeyin; görmezlikten gelin. Sinema, tiyatro, konser gibi yerlerde birbirlerini gören tanıdıklar başla hafifçe birbirlerini selamlamalıdır. Yanlışlıkla size selam verenlerin selamını alın.
KARŞILAMA /UĞURLAMA - 1 Karşılama ve uğurlamada katılanlar kıdem ve makamlarına göre protokoldeki yerlerine dizilirler. Karşılamada varsa onur kıtasından önce, uğurlamada ise kıtadan sonra yerlerini alırlar.
KARŞILAMA /UĞURLAMA - 2 Ankara da uygulanan Devlet Protokol Listesi şu sırayı izlemektedir; Cumhurbaşkanı, TBMM Başkanı, Başbakan, Genelkurmay Başkanı, Anamuhalefet Partisi Başkanı, eski Cumhurbaşkanları, Anayasa Mahkemesi Başkanı, Yargıtay Birinci Başkanı, Danıştay Başkanı, Bakanlar Kurulu Üyeleri, Kuvvet Komutanları, Orgeneraller ve Oramiraller,...
KARŞILAMA /UĞURLAMA - 3 İl ve İlçelerde Protokol Listesi de Genel olarak İllerde Vali, Garnizon Komutanı, Belediye Başkanı; İlçelerde Kaymakam, Garnizon Komutanı, Belediye Başkanı biçimindedir. Büyükşehir ve özellikle Konsolosluk ve Yabancı Temsilciliklerin bulunduğu İl ve İlçelerde oraya özel protokol listeleri hazırlanır ve yayınlanır.
KARŞILAMA / UĞURLAMA - 4 Karşılamada ve uğurlamada, töreni kabul eden kişi (Konuk), sağda görülecek biçimde yer alınır. Üstleri uçaktan ya da otomobilden indiklerinde karşılarken başta kıdemli sonra kıdemsizler, uğurlarken de önce kıdemsizler sonra kıdemli yer alır. Uçağa binerken önce küçükler biner, inerken üst olan iner.
KARŞILAMA /UĞURLAMA - 5 Protokolde karşılama ve uğurlamalar çok önemlidir. Üst ve eş düzey konuklarınızı kapıda karşılayın ve uğurlayın. Karşılamada en üst olan, konuğa ilk önce hoş geldiniz! der ve elini sıkar. Uğurlamada ise, ilk önce ast olan Güle güle der, en üst olan da en son Güle güle der ve elini sıkar. Yani konuk, en son en üstte hoş cakalın der ve elini sıkar. Elini sıkarken önce el uzatma hakkı üst olanındır.
KARŞILAMA /UĞURLAMA - 6 Ev sahibi önden gider. Ancak önde yol gösteren biri varsa ya da bilinen bir yere gidiliyorsa/giriliyorsa ev sahibi konuğun ya da üstün soluna geçerek yürür ve buyur eder. Üst yöneticinizi odanızın kapısında değil binanızın kapısında karşılayın ve uğurlayın. Eş düzeydekini ise dairenizin kapısında karşılayıp uğurlayın. Ast konuğunuzu da odanızda ayağa kalkarak ve elini sıkarak karşılayıp uğurlayın.
Otomobilde Öncelik -1 Şoför kullanıyorsa resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir. Üst burada oturur. Ancak, sizden üst birini ya da konuk olarak birini aracınıza aldığınızda burayı ona bırakın. Resmi aracı kullanan üstünüz ya da eş düzey ise şoför mahalline geçin.
Otomobilde Öncelik - 2 Bir yere gittiğinizde, varsa ev sahibinin aracına binin. Üstün eşi sol koltukta oturur; ancak, eşinden önce inecekse trafik durumuna göre sağda oturabilir. Üstünüzü aracınıza aldıysanız, o inerken sizin de inmeniz gerekir. Resmi otomobile binerken önce üst, sonra kıdemsiz biner; inerken önce üst iner.
Ziyaret / Görüşme -1 Ziyaret, bir kişinin izin alarak bir başkasını görmeye gitmesidir. Ziyaretin toplumda iletişim açısından önemli bir işlevi vardır. Yapılış amacına uygun olarak kurallarında farklılık olmasına karşın, ziyaretlerin ana ilkelerine uymak ziyaretin başarılı olmasını sağlar.
Ziyaret / Görüşme -2 Değişik ziyaret türleri vardır: Resmi ziyaretler, nezaket (Protokol) ziyareti, iş ve görüşme ziyareti, bayram ziyareti, aile ziyareti, hasta/hastane ziyareti, teşekkür ziyareti, evlilik kutlama ziyareti. Ziyaret zamanı çok iyi seçilmeli ve bir iki gün önceden randevu alınmalıdır. Aynı gün için yapılan ziyaret istemleri rahatsızlık yaratabilir.
Ziyaret / Görüşme - 3 Ziyaret istemlerinin yerine getirilmesinde küçük büyüğe uyar. Büyük istediği zaman randevu verebilir. Eşit düzeydeki ziyaret istemini tarih olarak bir iki seçenek sunulabilir, uygun seçenekte anlaşılabilir. Bir kişiye randevu verirken, diğer bir kişinin randevusuyla çakışmamasına özen gösterilmelidir.
Ziyaret / Görüşme - 4 Çağrılara, toplantılara, görüşmelere tam saatinde gidilmelidir. İade edilmesi gereken ziyaretler zamanında yapılmalıdır. Ziyaretlere gidilirken çiçek ya da mütevazı armağanlar götürmek, her zaman geçerli davranıştır. Öğleden önce 10.00 11.00, Öğleden sonra 15.00 17.00 saatleri en uygun zamandır. Böylece ziyarete gidilen kişi, zorla yemeğe davet etmek zorunda bırakılmaz.
Ziyaret / Görüşme - 5 İstenmediğinizi sezdiğiniz bir yere ziyaret yapmamak gerekir. Resmi ziyaretler kısa olmalıdır; 15-20 dakika, en çok 30 dakika. Bu sürenin sonunda Ziyaretçilerin kendiliklerinden izin alarak ayrılmaları gerekir. Bu, aradaki ilişkiye göre daha uzun bir süre olabilir. Ancak her koşulda bu istek, büyükten gelmelidir. Yöneticinize saygılı olun. Ona, taşıdığı unvana göre makamınıza girdiğinde selamlayarak hitap edin.
Ziyaret / Görüşme - 6 İçeri girerken ceketinizin düğmeli olmasına özen gösterin. Yöneticiniz oturmanızı söylemeden ya da oturmanız gerektiğinde izin istemeden oturmayın. Üstlerinizin karşısında bacak bacak üstüne atmayın. Konuşmalarınızda saygılı ifadeler kullanın. Yöneticinizin konuşmasını dinlerken gözlerine bakın. Üstünüz sizi karşılarken ya da uğurlarken el sıkmak için elini uzatmıyorsa, önceden elinizi uzatmayın.üstünüz ayağa kalktığında siz de kalkın.
Ziyaret / Görüşme - 7 Üstünüz görüşmenin sonunda memnun oldum, teşekkür ederim derse, el sıkmak için elini uzatırsa, gitmeniz gerektiğini anlayın. Yöneticinizin ya da üstlerinizin makamında oturacağınız koltuk, masaya en yakın ve en uygun olan koltuktur. Siz içerdeyken, sizden üst biri gelirse, oturduğunuz koltuktan kalkıp bir koltuk geriye gitmeniz gerekebilir.
Ziyaret / Görüşme - 8 Yöneticinin makamına birden çok kişi gittiğinizde, düzey ve kıdeme göre sıralanın, en üst olan yöneticiye en yakın oturmalıdır. Yöneticinizle ya da üst yöneticilerle görüşmek için sekreterinden randevu alın. Üstleriniz ve sizinle eş düzeydekilerle randevu almadan ya da izin almadan görüşmeye gitmeyin. Yöneticinin yanında biri varken, zorunlu değilse ya da kendisi çağırmadıysa girmeyin. Girmek zorunda olduğunuzda da özür dileyin.
Ziyaret / Görüşme - 9 Protokolde üst sağdadır. Otururken ya da yürürken astın solda durması gerekir. Üstünüzün önüne geçmeyin. Astınızın arkasına düşmeyin. Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır. Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. En üst en son konuşur. Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise politik ve stratejik konularda ve genel nitelikte konuşmalar yaparlar, konuşmanın başında ve sonunda saygıyla selamlayın.
Ziyaret / Görüşme - 10 Üstünüz ziyaretinize geldiğinde ya da denetime geldiğinde ilke olarak makam koltuğunuza oturmayın. Konuk koltuğuna geçip karşısında oturun. Ancak yöneticiniz geldiğinde, makam koltuğunuza buyur edin. Çünkü o koltukta siz onu temsil ediyorsunuz. Koltuğunuzu Cumhurbaşkanı, Başbakan, Vali gibi yetkililer geldiğinde de vermelisiniz. Başka kimseyi koltuğunuza oturtmayınız.
Ziyaret /Görüşme - 11 Kendi makam odanızda da olsa, üstlerinize saygılı olmak, protokole ve görgü kurallarına uymak zorundasınız. Üstünüzün size değer verdiği için odanıza geldiğini unutmayın. Sizi kendi odasına da çağırabilirdi. Bu örgütünüzdeki diğer iş görenlerin gözünde size bir güç katar. Bunun için karşılama, ağırlama ve uğurlamalardan kaçınılmamalıdır.
Ziyaret / Görüşme - 12 Sizden alt düzeydeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak kabul edin. Ancak eş düzeydekiler yaş, kıdem ve diğer yönden sizden üst iseler, onları konuk koltuğunda oturarak kabul etmek saygıyı gösterir. ilke olarak, saygı duyduğunuz kişilere eşit düzeyde oturun. Bunun için odanızda olanaklıysa bir eşitliğin göstergesi olan bir yuvarlak masa ve konuk koltukları olan bir yer hazırlayın.
Ziyaret / Görüşme - 13 Makamınızda resmi bir konuk ya da üstünüz varken içeriye astlarınızı almayın. Zorunlu kalmadıkça telefonla görüşmeyin, yazı imzalamayın, başka şeylerle ilgilenmeyin. Zorunlu kaldığınızda özür dileyerek izin isteyin. Astınızla iş görüşmesi yaparken ve emir verirken ilke olarak makamınızda olun ve makam koltuğunuzda oturun. Makam, yetki (otorite) ve sıra dizin (hiyerarşi) demektir.
Ziyaret / Görüşme - 14 Makamınızda, gelen konuğunuza ayağa kalkarak hoş geldiniz deyin ve elini sıkın. Oturmaları için protokol sıralarına göre, uygun yerlere buyur edin. Kendilerine ikramda bulunun. En azından güler yüz gösterin. Konuklarınızı önce oturtun, sonra konuşun. Astlarınızı da görüşmek gerekiyorsa önce oturtun sonra görüşün. Makam odanızda siz ev sahibisiniz, kabul ettiğiniz herkes de konuktur. Konuğa ilgi ve saygı genel bir görgü kuralıdır. Bunun için kim olursa olsun, önce konuğunuza buyur etmek ve saygı göstermek zorundasınız.
Ziyaret / Görüşme - 15 İkramları (Örneğin çay) önce konuğunuza (en büyüğünden başlamak üzere) sunun/sundurun. En son size sunulmalıdır. Göreve yeni başladığınızda kutlamaya gelenlere ikramda bulunun, size gelenlerle ilişkileri sürdürmek teşekkür etmek (iade-i ziyaret) için isimleri not edin. Gelemeyecek durumda olanlara siz gidin ve kendinizi tanıtın. Sizden sonra atanan akran ve üst yöneticilere de kutlama için önce siz gidin.
Ziyaret / Görüşme - 16 Görevinizden ayrılırken astlarınızla toplantı yapın, hepsiyle vedalaşın, katkıları için teşekkür edin; eş düzeydeki yöneticilere ve üstlerinize de veda ziyaretinde bulunarak teşekkür edin. Çalışma arkadaşlarınızın özel ve önemli günlerini kutlayın.
Toplantı Yemek Toplantılarda protokoldeki yerinize oturun. Toplantı başkanından izin almadan konuşmayın ve toplantı başkanına hitaben konuşun. Resmi yemeklerde ev sahibi (yemeği veren) buyurun demedikçe ev sahibi ve onur konuğu yemeğe başlamadıkça sizde başlamayın. Ev sahibi ve onur konuğu masadan kalkmadan siz de kalkmayın. Yemekte görgü kurallarına uyun. Resmi yemekte ev sahibi olan birinci kişi konukları kapıda karşılar; Uğurlamada ise kapıda ev sahibi olan ikinci kişi bulunur.
Toplantı / Yemek - 2 İş yerinizdeki kişileri iyi tanımadan onlarla özel ilişkilere girmeyin. Kadın ve erkek arasında ayırım yapmayın, ancak kadınlara daha saygılı olun. Cinsel ön yargılar içeren bir dil kullanımından sakınmak, yöneticiler için günümüzde en önemli konulardan biridir. Kadınlara güzelim gibi sözlerle hitap etmek, bilgili ve kültürlü yöneticiye yakışmaz. Aynı içerikli şakalar ya da öneriler de uygunsuzdur.
Kaynak Ticaret ve Turizm Öğretimi Genel Müdürlüğü