0 ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI STRATEJİK PLANI (2013 / 2017)
1 SUNUŞ Türk kamu mali yönetim sisteminin güçlendirilmesi, modern bütçe ilkelerinin ve araçlarının uygulamaya konulması amacıyla 10.12.2003 tarihinde Türkiye Büyük Millet Meclisi tarafından kabul edilen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, kamu kaynağının kullanımının genel esasları kapsamında stratejik planlama ve performans esaslı bütçelemeyi öngörmüş ve kamu kuruluşları için stratejik planlamayı zorunlu hale getirmiştir. Planlama, amaç konulması, bu amaçlara ulaşacak yol haritasının çizilmesi, görevlerin yürütülmesi, sonuçların izlenmesi, değişen koşullar ve başarılar çerçevesinde adımların yeniden belirlenmesini içeren bir süreçtir. Bizde İdari ve Mali işler Daire Başkanlığı olarak,birimimiz adına geleceği öngörebilmek için hazırlamış olduğumuz 2013-2017 dönemini kapsayan Stratejik Planımızı,Üniversitemiz Stratejik Planlama Kurulu nun takdirlerine sunuyoruz. Filiz BAYHAN Daire Başkan V.
2 İÇİNDEKİLER SUNUŞ İÇİNDEKİLER GİRİŞ 1.. 2-3.. 4 I- DURUM ANALİZİ.... 4 1- Birimin Tarihsel Gelişimi 4 2- Birimin Yasal Yükümlülükleri ve Mevzuat Analizi.. 4-5 3- Birimin Faaliyet Alanları ve Sunduğu Hizmetler.. 6-7 4- Paydaş Analizi 8 5- Kurumsal Değerlendirme.9 5.1- Birim İçi Analiz 9 5.1.1- Birimin Örgüt Yapısı 9 5.1.2- Birimin Fiziki Kaynakları.. 10-13 5.1.3- Birimin İnsan Kaynakları 14 5.1.4- Birimin Bilgi ve Teknolojik Kaynakları 15 5.1.5- Mali Durum Analizi 16 5.2- Çevre Analizi 16-17 5.3- GZFT Analizi 18 5.3.1- Güçlü Yönler 19 5.3.2- Zayıf Yönler.19-20 5.3.3- Fırsatlar 20 5.3.4- Tehditler 20 II- BİRİMİN GELECEĞİ BİRİMİN MİSYONU BİRİMİN VİZYONU BİRİMİN TEMEL DEĞERLERİ 21... 21.. 21 21
3 BİRİMİN AMAÇ, HEDEF VE STRATEJİLERİ, PERFORMANS GÖSTERGELERİ 22-25 III- BİRİM STRATEJİK PLANIN MALİYETLENDİRİLMESİ 26-27 KAYNAK İHTİYACI IV- İZLEME VE DEĞERLENDİRME 28.. 29-30
4 GİRİŞ Stratejik Planımız; yürürlükteki mevzuata ve Üniversitemiz stratejik planına uygun olarak, ilişkide olduğumuz gerçek ve tüzel kişileri dikkate alarak, kurum içi ve çevre analizi yapılarak, müşteri ihtiyaç ve beklentileri dikkate alınarak, teknolojik imkanlarla donanmış, çağdaş ve bilimsel tüm gelişmeleri çalışmalarına yansıtan, etkin, verimli ve nitelikli personele sahip, şeffaf ve hoşgörülü bir İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı yaratmak amacıyla hazırlanmıştır. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı nın stratejik planı, 2013-2017 yılları için revize edilerek aşağıdaki grup tarafından hazırlanmıştır. Birim Stratejik Planlama Komisyon Üyeleri Filiz BAYHAN Nurten ÇAKMAK Beyhan ÇEVİK Gülveren BAĞCI Ebubekir POLAT Mesud TÜRKYILMAZ Görevi Başkan Organizatör / Web Sorumlusu Üye Üye Üye Üye / Web Sorumlusu I- DURUM ANALİZİ 1- Birimin Tarihsel Gelişimi Başkanlığımız 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamede yer alan Komptrolörlük Daire Başkanlığı ile Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı'nın 190 sayılı Kanun Hükmünde Kararname uyarınca birleştirilmesiyle oluşmuştur. Başkanlığımız görevlerinin birçoğu Üniversitemizin diğer destek hizmetleri birimleri tarafından, bazı görevler ise 01.01.2006 tarihinden itibaren 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince Üniversitemizde kurulan Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nca (Bütçe ve Plan Şube Müdürlüğü nün bütçe kısmı) yürütüleceğinden bu başkanlığa devredilmiştir. 2- Birimin Yasal Yükümlülükleri ve Mevzuat Analizi MEVZUAT DEVLET İHALE KANUNU Kanun Numarası : 2886 Kabul Tarihi : 8/9/1983 Yayımlandığı R.Gazete : Tarih : 10/9/1983 Sayı : 18161 Yayımlandığı Düstur : Tertip : 5 Cilt : 22 Sayfa : 573
5 KAMU İHALE KANUNU Kanun Numarası : 4734 Kabul Tarihi : 4/1/2002 Yayımlandığı R.Gazete : Tarih: 22/1/2002 Sayı: 24648 Yayımlandığı Düstur : Tertip: 5, Cilt: 42, Sayfa: KAMU İHALE SÖZLEŞMELERİ KANUNU Kanun Numarası : 4735 Kabul Tarihi : 5/1/2002 Yayımlandığı R.Gazete : Tarih: 22/1/2002 Sayı: 24648 Yayımlandığı Düstur : Tertip: 5, Cilt: 42, Sayfa: HARCIRAH KANUNU Kanun Numarası : 6245 Kabul Tarihi : 10.2.1954 Yayımlandığı R. Gazete : Tarih: 18.2.1954, Sayı: 8637 Yayımlandığı Düstur : Tertip: 3, Cilt: 35, Sayfa: 321 YÜKSEKÖĞRETİM KANUNU Kanun Numarası : 2547 Kabul Tarihi : 04/11/1981 Yayımlandığı R.Gazete : Tarih : 06/11/1981 Sayı : 17506 DEVLET MEMURLARI KANUNU Kanun Numarası : 657 Kabul Tarihi : 14/7/1965 Yayımlandığı R.Gazete : Tarih : 23/7/1965 Sayı : 12056 Yayımlandığı Düstur : Tertip : 5 Cilt : 4 Sayfa : 3044 KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU Kanun No : 5018 Kabul Tarihi : 10.12.2003 Resmi Gazete Tarihi : 24/12/2003 Resmi Gazete Numarası : 25326 SOSYAL GÜVENLİK KURUMU KANUNU Kanun No : 5502 Kabul Tarihi : 16.05.2006 Resmi Gazete Tarihi : 20.05.2006 Resmi Gazete Numarası : 26173
6 SİVİL SAVUNMA KANUNU Kanun Numarası : 7126 Kabul Tarihi : 9/6/1958 Resmi Gazete Tarihi : 13/6/1958 Sayı : 9931 Yayımlandığı Düstur : Tertip : 3 Cilt : 39 Sayfa : 1098 ÖZEL GÜVENLİK HİZMETLERİNE DAİR KANUN Kanun Numarası : 5188 Kabul Tarihi : 10/06/2004 Resmi Gazete Tarihi : 26/06/2004 Sayı : 25504 Ayrıca yukarıdaki kanunlara bağlı yönetmelik ve tebliğler. 3- Birimin Faaliyet Alanları ve Sunduğu Hizmetler A)Sekretarya ve Yazı İşleri; 1. Başkanlığa posta veya elektronik ortamda gönderilen; kişilerce veya kurum ve kuruluşların görevlileri tarafından elden getirilen her nevi belgeyi kabul etmek ve yetki verilen görevlilerin imzasına hazırlamak, imzalanmasını takip etmek, ilgili yerlere intikalini sağlamak ve sonuçlanmasını izlemek, 2. Başkanlığımız birimlerinden çıkan evrakı almak, kaydetmek, görevli merci, kişi veya ilgili birimlere dağıtmak, ulaştırmak ve postalamak. B) Sivil Savunma Uzmanlığı; Üniversitemiz Sivil Savunma Planlarını hazırlamak, sivil savunma ekiplerinin kurulması ve gereken eğitimin verilmesi; gerekli tesis, malzeme ve teçhizatların temin edilmesi, mevcutların bakımını ve korunmasını sağlamak, C)Planlama ve Raporlama Birimi; 1. Başkanlığın stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek. 2. Birim faaliyet raporunu hazırlamak. 3. Başkanlığımızda İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak. 4. Başkanlığımızın görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek. D) İhale Şube Müdürlüğü;Üniversitemiz Rektörlük ve bağlı birimlerile Fakülte, Yüksekokul, Enstitülerin hizmetlerinin aksamadan yürütülmesi için gerekli olan, doğrudan temin limitinin üzerinde kalan mal ve hizmet alımları ile kiralama işlemlerininilgili kanunlara göre serbest bırakılan ödenekler çerçevesinde ihale yoluyla teminini sağlamak ve tahakkuk işlemlerini yürütmek. E) Tahakkuk Şube Müdürlüğü; 1. Rektörlük birimlerinin Elektrik, su, telefon hizmetlerini karşılamak. 2. Müşavir firmaların(temizlik ve güvenlik) hakedişlerini yapmak.
7 F) Satın alma Şube Müdürlüğü; Üniversitemiz Rektörlük ve bağlı birimler ile Fakülte, Yüksekokul, Enstitülerin hizmetlerinin aksamadan yürütülmesi için gerekli olan mal ve hizmet alımlarını serbest bırakılan ödenekler çerçevesinde doğrudan temin usulüyle en uygun tedarikçiden temin etmek ve tahakkuk işlemlerini yürütmek. G) Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü; 1. Üniversitemiz Rektörlük, merkezlere bağlı idari birimler, Fakülte, Yüksekokul, Enstitülerin; açık ve kapalı alanlarının temizlik, araç işletme vb. konularda her türlü malzeme, personel ve araçla destek hizmetlerini yürütmek. 2. Kampüslerin ve bina çevrelerinin bahçe düzenlemesi, çevre bakımı, yeşil alanların düzenlenmesi, ağaç ve bitki dikimi, sulama, tarımsal faaliyetlerde bulunmak, çevre temizliği, açık alan yangınına karşı tedbirler almak. H) Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi; Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu ile koordineli olarak : 1. Gelen Bilimsel Araştırma proje önerilerini, tasnife tabi tutarak BAP Komisyona sunmak,desteklenen projeleri komisyon kararı haline getirip duyurusunu yapmak ve Birimlerden ve proje yöneticilerinden komisyona, komisyondan birimlere ve proje yöneticilerine yönelik her türlü yazışmayı yapmak. 2. 6554 sayılı Kararname eki esaslar çerçevesinde, döner sermaye işletmesi destekli projelerden Merkez bünyesinde olanlarla, TÜBİTAK destekli projelerden tamamının gerektirdiği her türlü mal ve hizmet alımlarını gerçekleştirmek; fakülte ve yüksekokullar bünyesinde yürütülen DPT ve Özel Ödenek Destekli projelerle ilgili satın alma evraklarının hazırlamak, kontrol ve takibini yapmak. 3. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordineli olarak, Bilimsel Araştırma Projeleri Bütçesinin Gelir ve Gider boyutuyla takip ve kontrolünü yapmak. İ) Ayniyat Saymanlığı;Üniversitemiz Rektörlük birimlerine ait taşınıra konu olan mal ve malzemelerin satın alma aşamasından başlayıp, kabulü, muayenesi, depolanması, tasniflenmesi ve ihtiyaç sahiplerine ulaştırılması aşamalarını yapmak. J) Güvenlik Şube Müdürlüğü; Üniversite mensuplarının günlük çalışma süreleri boyunca can ve mal güvenliğini sağlamak, çalışanların, öğrencilerin ve ziyaretçilerin konulan kurallara uymalarını ve Üniversiteye ait yerleşkeler bina, bahçe ve alanlar ile her türlü taşıt, malzeme ve ekipmanın kesintisiz korunmasını ve güvenliğini sağlamak.
8 4- Paydaş Analizi PAYDAŞ LİSTESİ PAYDAŞ ADI İÇ PAYDAŞ/DIŞ NEDEN PAYDAŞ ÖNCELİĞİ PAYDAŞ/MÜŞTERİ Akademik Personel Müşteri, İç Paydaş Projeler sebebiyle Üniversitemiz Çalışanı İdari Personel Müşteri, İç Paydaş Maaş, ulaşım, Üniversitemiz güvenlik, temizlik ve Çalışanı haberleşme giderleri Üniversitemiz Birimleri Müşteri, İç Paydaş Mal ve Hizmet Satın Alınması Üniversitemiz Çalışanı Başbakanlık Dış Paydaş Kural Koyucu Temel Ortak YÖK Dış Paydaş Kural Koyucu Temel Ortak Kamu ihale Kurumu Dış Paydaş Kural Koyucu İhale Kanunları çerçevesinde Satın almanın gerçekleşmesi Hazine Müsteşarlığı Dış Paydaş Kural Koyucu Temel Ortak Maliye Bakanlığı Dış Paydaş Kural Koyucu Temel Ortak Sayıştay Dış Paydaş Kural Koyucu Temel Ortak DPT Dış Paydaş Kural Temel Ortak Koyucu/Projeler MEB Dış Paydaş Kural Koyucu Temel Ortak Basın İlan Kurumu /Yerel Gazeteler Dış Paydaş İhale ile ilgili İlanlarımızın yayımlanması Temel Ortak Bankalar Dış Paydaş Aracı mali Kurum Stratejik Ortak Firmalar(Tedarikçiler) Dış Paydaş Mal ve Hizmet arz Stratejik Ortak eden Diğer Üniversiteler Dış Paydaş Bilgi Paylaşımı Stratejik Ortak Sivil Toplum Örgütleri Dış Paydaş Stratejik Ortak (Sendika) Avrupa Birliği Dış Paydaş Projeler Stratejik Ortak Tubitak Dış Paydaş Projeler Stratejik Ortak Geka Dış Paydaş Projeler Stratejik Ortak San-tez Dış Paydaş Projeler Stratejik Ortak 5- Kurumsal Değerlendirme / 5.1- Birim İçi Analiz
5.1.1- Birimin Örgüt Yapısı 9
10 5.1.2- Birimin Fiziki Kaynakları Başkanlığımız Rektörlük merkez binasının 2. katında 5 çalışma odası ve 1 toplantı odası ile hizmet vermektedir. Ayrıca binanın zemin katında Başkanlığımıza bağlı Ayniyat Saymanlığı, Güvenlik Şefliği, İdare Amirliği ve 2 malzeme deposu bulunmaktadır. İdari Personel Hizmet Alanları Hizmet Alanı Sayısı (Adet) Kapalı Alanı (m²) Kullanan Kişi Sayısı Çalışma Odası 9 385 34 Toplantı Odası 1 40 31 Kişilik Şoförler Odası 1 70 1 TOPLAM 11 495 35 Ambar, Arşiv ve Atölye Alanları Hizmet Alanı Sayısı (Adet) Kapalı Alanı (m²) Ambar 2 150 Arşiv - - Atölye - - TOPLAM 2 150
11 Taşıtlar Sıra No Markası Plakası Modeli Görev Yeri Nevi 1 Hyundai Starex 09 KU 231 2005 Bozdoğan Bağış 2 Renault Station 09 LC 109 1979 Çine MYO Bağış 3 Kartal S 09 AN 242 1996 Didim MYO Döner Sermaye 4 Ford Ranger Çift Kabin 09 EN 594 2001 Döner Sermaye Döner Sermaye 5 Murat 131 kartal 09 AN 868 1993 Fen Edebiyat fak Bütçe 6 Hyundai Accent Era 09 F 0046 2009 Kuyucak MYO Bağış 7 Renault Station 09 F 2000 1986 Kuyucak MYO Bağış 8 Doğan S 09 AN 740 1998 Nazilli İİBF Öğr.Fon 9 W.Passat 09 AD 791 2004 Rektörlük Bağış 10 Opel Vectra 09 AN 764 1995 Rektörlük Bütçe 11 Şahin S 09 AN 057 1997 Rektörlük Bağış 12 Kartal S 09 AN 366 1998 Rektörlük Bütçe 13 Kartal S 09 AN 254 1998 Rektörlük Bütçe 14 Kartal S 09 AD 630 1999 Rektörlük Bağış 15 Kartal S 09 AN 957 1999 Rektörlük Bağış 16 Nissan Primera 09 AN 779 1998 Rektörlük Bütçe 17 Peugeot Minibüs 09 VA 817 1996 Çine MYO Öğr.Fon 18 Ford transit 09 FL 638 2002 Rektörlük Öğr.Fon 19 Fiat Doblo 09 AD 003 2006 Rektörlük Bağış
12 Sıra No Markası Plakası Modeli Görev Yeri Nevi 20 Hyundai PickUp 09 AD 422 2004 Rektörlük Bağış 21 Isuzu Kamyon 09 AN 324 1998 Rektörlük Bağış 22 BMC Ambulans 09 DF 161 1994 Rektörlük Bütçe 23 Isuzu Midibüs 09 AN 525 1997 Rektörlük Öğr.Fon 24 Isuzu Midibüs 09 AN 527 1997 Rektörlük Öğr.Fon 25 Isuzu Midibüs 09 FH 722 2001 Rektörlük Öğr.Fon 26 Traktör Kepçe 09.98.021 Rektörlük 27 Traktör 09 FL 829 Rektörlük Pamuk araştırma Pamuk araştırma 28 Fiat Doblo 09 AD 114 2006 Tıp Fakültesi Bağış 29 BMC Ambulans 09 HE 161 1995 Tıp Fakültesi Bütçe 30 31 Mercedes Ambulans 09 HZ 752 1998 Tıp Fakültesi Öğr.Fon Mercedes Ambulans 09 FC 543 1998 Tıp Fakültesi Öğr.Fon 32 Kartal S 09 AH 656 1996 33 Murat 131 kartal 09 AN 676 1992 34 Hyundai Starex 09 Y 3039 2005 35 Doğan SLX 09 VA 816 1996 36 FargoPick-up 09 AN 528 1997 Turizm Otl.veİşl.YO Veteriner Fakültesi Yenipazar MYO Ziraat Fakültesi Ziraat Fakültesi Bütçe Bütçe Bağış Öğr.Fon Öğr.Fon
13 Sıra No Markası Plakası Modeli Görev Yeri Nevi 37 Ford Kamyon 09 FE 471 1981 Ziraat Fakültesi Pamuk araştırma 38 Fargo Kamyon AS 600 09 PA 729 1985 Ziraat Fakültesi Sümerbank 39 Motosiklet 09 FU 518 40 Motosiklet 09 VD 010 Ziraat Fakültesi Ziraat Fakültesi Bütçe Bütçe 41 Traktör New Holland 09 VE 314 Ziraat Fakültesi Pamuk araştırma 42 Traktör New Holland 09 HZ 432 Ziraat Fakültesi Pamuk araştırma 43 Traktör New Holland 09 VE 195 Ziraat Fakültesi Pamuk araştırma 44 Traktör Steyr 8073 09 KP 396 Ziraat Fakültesi Pamuk araştırma 45 Traktör Kepçe 09.98.020 46 Traktör Ford 09 DU 879 47 Traktör Ford 09 AV 988 Ziraat Fakültesi Ziraat Fakültesi Ziraat Fakültesi Pamuk araştırma Pamuk araştırma Pamuk araştırma 48 Traktör Ford 6600 09 EN 373 Ziraat Fakültesi Pamuk araştırma 49 Audi A6 2.0 09 AA 001 Rektörlük Bütçe
14 5.1.3- Birimin İnsan Kaynakları Birimimizde idari görevlerde çalışan 27 idari, 1 akademisyen ve 7 şirket elemanı olmak üzere 33 personel bulunmaktadır. İdari Personel Görev Ünvanları Daire Başkanı Müdür Müdür V. Uzman Sivil Savunma Uzmanı Şef Mühendis Bilgisayar işletmeni Araştırmacı Memur Yard. Hizmetli Şoför 1 4 2 1 1 1 1 4 1 4 7 1 5.1.3.2- İdari Personel İDARİ PERSONELİN EĞİTİM DURUMU İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans Kişi Sayısı 3 6 9 9 1 TOPLAM 28 İDARİ PERSONELİN HİZMET SÜRESİNE GÖRE DAĞILIMI DURUMU 1-3 yıl 4-6 yıl 7-10 yıl 11-15 yıl 16-20 yıl 21 yıl üzeri Kişi Sayısı 2 2 1 8 9 6 TOPLAM 28 İDARİ PERSONELİN YAŞ İTİBARİYLE DAĞILIMI DURUMU 23 Yaş Altı 23-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51 Yaş Üzeri Kişi Sayısı 0 4 3 5 13 3 TOPLAM 28
15 5.1.4- Birimin Bilgi ve Teknolojik Kaynakları Üniversitemiz Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'nın; başta ağ cihazları ve fiber kablolama olmak üzere bilişim hizmetleri alanında hizmet verdiğinden, Başkanlığımız bu hizmetlerden yararlanarak internet erişimini sağlamaktadır. Üniversitemizde yeni uygulamaya geçilen SGB.net sistemi, MaliyeBakanlığı BUMKO (e-bütçe) otomasyonu ve Kamu İhale Kurumunun Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) Başkanlığımız tarafından yapılan mevcut işlerinin uygulama sürecinde kullanılmaktadır. Teknolojik Kaynaklar Cinsi Sayısı (Adet) Masaüstü Bilgisayar 43 Taşınabilir Bilgisayar 5 Yazıcı 23 Telefon 48 Büro Tipi Buzdolabı 14 Fax 2 Fotokopi Makinesi 3 Tarayıcı 1 TOPLAM 139
16 5.1.7- Mali Durum Analizi İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI KULLANILABİLİR BÜTÇE ÖDENEKLERİ 01-PERSONEL GİDERLERİ 854.200 02-SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA DEVLET PRİMİ GİDERLERİ 165.800 03- MAL VE HİZMET ALIM GİDERLERİ 9.649.200 03.2-Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları 2.780.800 03.4 Görev Giderleri 14.000 03.5- Hizmet Alımları 6.616.100 03.7-Menkul Mal Gayri maddi Hak Alım Bakım ve Onarım Giderleri 138.300 03.8-Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri 100.000 05-CARİ TRANSFERLER 600.000 06-SERMAYE GİDERLERİ 2.600.000 TOPLAM 13.869.200 5.2- Çevre Analizi Geleceğe dönük stratejik planlar yapılırken fırsatlar önemli oranda olumlu etkili olacak, tehditler ise birimimiz tarafından yakından takip edilerek bu tehditlere dönük tedbirler alınacaktır. PEST (Politik, Ekonomik, Sosyal ve Teknolojik) analizi ile ilgili yapılan çalışmalarımızdaki amaç; çevresel faktörlerin Başkanlığımız için ne gibi fırsatlar ve tehditler ortaya koyduğunu incelemektir. Kuruluşun faaliyet gösterdiği ortamdaki değişmeler, kalkınma planları ve programları, hükümet programları ile diğer kuruluşların hizmet ettiği hedef kitlenin beklentileri dikkate alınmıştır. POLİTİK P1. YÖK yasasındaki değişiklikler P2. Üniversite sistemine ilişkin yasal düzenlemeler P3.KOBİ ler ve Ar-ge destekleri, inovasyon projeleri destekleri, SANTEZ projeleri, TÜBİTAK ve özel kuruluşlar PEST ANALİZİ EKONOMİK E1. Türkiye nin eğitimli işsizlik sorunu E2. Kamu personelinin ücret dengesizliği E3. Ek mesai ücretlerinin belirsizliği SOSYAL S1. İdari personelin rektörlük seçimlerinde söz hakkının olması S2. Herkesin ikinci bir dilinin olması S3. İşsizlik sorununun çözümü TEKNOLOJİK T1. Bilgisayar ve internet kullanımı, T2. İşlerin internet üzerinden her an yönetimi T3. Sanal ticaretin yaygınlaşması
17 Politik P1. YÖK yasasındaki değişiklikler, P2. Üniversite sistemine ilişkin yasal düzenlemeler, P3.KOBİ ler ve Ar-ge destekleri, inovasyon projeleri destekleri, SANTEZ projeleri, TÜBİTAK ve özel kuruluşlar. Ekonomik E1. Türkiye nin eğitimli işsizlik sorunu, E2.Kamu personelinin ücret dengesizliği. E3. Ek mesai ücretlerinin belirsizliği Sosyal S1. İdari personelin rektörlük seçimlerinde söz hakkının olması, İdari personelin kendisini daha etkin hissetmesi. S2. Herkesin ikinci bir dilinin olması, Uluslararası yazışmalarda kolaylık sağlaması. S3. İşsizlik sorununun çözümü, Ülke ekonomisine katkısı. Teknolojik T1. Bilgisayar ve internet kullanımı, Geliştirilen otomasyon sistemleri (EKAP,e-butce,sgb-net) ile internet ve bilgisayar kullanımı zorunlu hale gelmiştir. T2. İşlerin internet üzerinden her an yönetimi, Elektronik ortamın her mekanda kullanımı evrak ve iş takibi açısından zaman tasarrufu getirmiştir. T3. Sanal ticaretin yaygınlaşması, Kaliteye kolay erişim.
18 5.3- GZFT Analizi GZFT ANALİZİ GÜÇLÜ YÖNLER ZAYIF YÖNLER (1) Çalışma Ortamının Fiziksel yönden yeterliliği (2) Personelin özverili olması (3) Hizmet verilen müşterilerin memnuniyeti (4)Personelin değişime ve gelişime açık olması (5) Mevcut iş disiplinine sahip olması (6) Personelin kendi içinde uyumlu ve düzeyli çalışabilmesi (7)Hizmetin görüldüğü Bakanlık ve bağlı kuruluşlar ile diğer Üniversitelerdeki benzer birimlerle yürütülen sağlıklı diyaloglar (8)Bağlı müdürlüklerin bir arada olması (1) İdari personelin görevde yükselme olanaklarının yetersizliği (2) Personele yönelik hizmet içi eğitimlerin yetersizliği (3) Sosyal imkanların yetersizliği (4) Birlikteliği arttıracak faaliyetlerin olmaması (5) Mevcut kullanılan yazılım sistemleri ile ilgili görülen eksiklikler FIRSATLAR (1) Personelin genç ve dinamik olması (2) Tecrübeli personelin oranı TEHDİTLER (1) Üniversitemiz bağlı birimleri arasındaki iletişim eksiklikleri (2) İşbirliği yapılan Üniversitemiz birimlerinin çözümcü yaklaşımlardan uzak olması (3) Görevde yükselme sınavlarının açılmıyor olması ve bunun personel üzerinde motivasyoneksikliği yaratması (4) Kurum olarak Üst düzey görev yapacak nitelikli personelin azlığı (5) Kurum kültürünün oluşturulamamış olması
19 5.3.1- Güçlü Yönler G1- Çalışma Ortamının Fiziksel yönden yeterliliği Ofis araç ve gereçlerinin ihtiyaca cevap vermesi G2- Personelin özverili olması İşlerin zamanında yetişmesi G3- Hizmet verilen müşterilerin memnuniyeti Mal ve hizmet taleplerinin zamanında, kanunlara uygun olarak temin edilmesi G4-Personelin değişime ve gelişime açık olması Yeni yasal düzenleme ve teknolojik gelişmelere çalışanların kolay adapte olması G5-Mevcut iş disiplinine sahip olması Çalışanların hak ve sorumluluklarının farkında olması G6-Personelin kendi içinde uyumlu ve düzeyli çalışabilmesi Ekip çalışmasına açık olunması G7-Hizmetin görüldüğü Bakanlık ve bağlı kuruluşlar ile diğer Üniversitelerdeki benzer birimlerle yürütülen sağlıklı diyaloglar Başkanlığımızın mal ve hizmet alımları gibi uzman olduğu konularda diğer kurum ve kuruluşlara rehberlik yapması G8-Bağlı müdürlüklerin bir arada olması İş akışında zamandan tasarruf 5.3.2- Zayıf Yönler Z1- İdari personelin yükselme olanaklarının yetersizliği Personelin çalışma şevkinin kırılması Z2- Personele yönelik hizmet içi eğitimlerin yetersizliği Nitelikli personelin az olması Z3- Sosyal imkanların yetersizliği İş dışında diyologların azlığı Z4-Birlikteliği arttıracak faaliyetlerin olmaması İş dışında diyologların azlığı Z5-Mevcut kullanılan yazılım sistemi ile ilgili görülen eksiklikler Sistem ile ilgili uygulayıcıların yaşadığı sıkıntılar ve raporlama sisteminin başkanlığımıza yetersiz gelmesi
20 5.3.3- Fırsatlar F1- Personelin genç ve dinamik olması Yeniliklere adaptasyonun kolay olması F2- Tecrübeli personelin oranı Mevcut personelimiz içinde hizmet yılı yüksek personelin çok olması 5.3.4- Tehditler T1- Üniversitemiz bağlı birimleri arasındaki iletişim eksiklikleri Benzer iş konularında birimler arasındaki koordinasyonun kurulamaması T2- İşbirliği yapılan Üniversitemiz birimlerinin çözümcü yaklaşımlardan uzak olması Çalışan personelimizin zaman zaman motivasyonunun bozulmasına sebep olması ve işlerin çözülemez hal alması T3- Görevde yükselme sınavlarının açılmıyor olması ve bunun personel üzerinde motivasyon eksikliği yaratması Personelin çalışma şevkinin kırılması T4- Kurumda Üst düzey görev yapacak nitelikli personelin azlığı Kurum içinde yasal mevzuata hakim personelin az olması T5-Kurum kültürünün oluşturulamamış olması Kurum bilincinin ve birlikte kurum için hareket etme duygusunun yerleşmemiş olması
21 II- BİRİMİN GELECEĞİ BİRİMİN MİSYONU Çağdaş, bilimsel düşünen ve bilimsel çalışmalar yapan üniversitenin kuruluşundan bu yana devam eden gelişmesini hızlandırarak sürdürmek için gereken idari ve mali yapılanmaları gerçekleştirmektir. Başkanlığımıza gelen talepler değerlendirilerek, bu taleplerin satın alınması için Devletin olanakları ölçüsünde sağlanan ödenekle en kaliteli mal, malzeme ve hizmeti en kısa sürede ve en ucuz şekilde temin ederek, beklenen faydayı sağlamak ve hizmeti sunmaktır. BİRİMİN VİZYONU Üniversitede işinin uzmanı, çağdaş, bilimsel düşünen, teknolojiye ayak uyduran, değişime ve gelişime açık elemanları ile kaynakları etkin ve verimli bir şekilde kullanan bir başkanlık olmak. BİRİMİN TEMEL DEĞERLERİ Toplumsal Yararlılık Çağdaşlık, Katılımcılık, Ortak aklı oluşturmak için her düzeyde katılımcılığı teşvik ederek öneri ve görüşlere tam anlamıyla açık olmak, Güvenilirlik, Çevrecilik, İş birliği, dayanışma ve paylaşma, Yenilikçilik ve Yaratıcılık, Yenilikleri izleyen ve değişimlere hızla uyum sağlayan, kurum içinde haksız rekabeti tümüyle dışlayan, çalışanları yüksek performansa götüren bir yarışmacılık ortamını sürekli korumak, Şeffaflık, Kurallar ve süreçlerle ilgili olarak kuşkuya yer bırakmayacak şeffaflıkta olmak, Hesap verilebilirlik, Yaptığı iş ve işlemlerin tümüyle ilgili olarak, her zaman topluma ve paydaşlarına hesap vermeye hazır olmak, Çalışan memnuniyeti, Çalışan memnuniyetinin en önemli başarı göstergesi olduğuna inanmak, Mevzuata ve kanunlara hakim olmak, Mevzuatın iyi bir uygulayıcısı olmak, Teknolojik kaynaklardan faydalanmak.
22 BİRİMİN AMAÇ, HEDEF VE STRATEJİLERİ, PERFORMANS GÖSTERGELERİ STRATEJİK AMAÇLAR: Üniversitemiz kaynaklarının etkin, verimli ve şeffaf bir şekilde kullanımını sağlamak ve teknolojik altyapıyı güçlendirmek. Başkanlığımızda toplam kalite ve iş verimi değerlendirmesi yaparak personelin performansını arttırıcı faaliyetler düzenlemek. STRATEJİK HEDEFLER: (Amaç 1) Üniversitemiz kaynaklarının etkin, verimli ve şeffaf bir şekilde kullanımını sağlamak ve teknolojik altyapıyı güçlendirmek. Hedef 1.1Başkanlığımız işlemlerinin 2017 yılı sonuna kadar elektronik ortamda yürütülmesine yönelik olarak yazılım programlarını tamamlamak. Hedef 1.24734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu uyarınca yapılan mal ve hizmet alımları ile kiralama ihalelerinde kaliteyi artırmak. (Amaç 2) Başkanlığımızda toplam kalite ve iş verimi değerlendirmesi yaparak personelin performansını arttırıcı faaliyetler düzenlemek. Hedef 2.1Hizmet içi eğitim sürekliliği sağlanarak çalışanların gelişmeleri ve performans artışlarının sağlanması. Hedef 2.2Yetki ve sorumluluk devralabilen, alanında çağdaş gelişmeleri izleyebilen, kendisini yenileyebilen memurlar yetiştirilmesi. Hedef 2.3Personelin birlikteliğini sağlayacak aktivitelerde bulunmak. STRATEJİLER: (Amaç 1) Üniversitemiz kaynaklarının etkin, verimli ve şeffaf bir şekilde kullanımını sağlamak ve teknolojik altyapıyı güçlendirmek.
23 Hedef 1.1Başkanlığımız işlemlerinin 2017 yılı sonuna kadar elektronik ortamda yürütülmesine yönelik olarak yazılım programlarını tamamlamak. Strateji 1 Mevcut kullanılan yazılım sistemlerini geliştirmek. Strateji 2BAP de yazılım sistemi uygulamalarına geçmek. Strateji 3Elektronik imzanın kullanımının yaygın hale getirilmesi. Hedef 1.24734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu uyarınca yapılan mal ve hizmet alımları ile kiralama ihalelerinde kaliteyi artırmak. Strateji 1 İhale ve doğrudan temin usulüyle yapılacak alımların bildirimlerini ve listesini web sayfamızda düzenli olarak yayımlamak, Strateji 2 İhale ve doğrudan temin usulüyle yapılan alımların sonuçları ile ilgili mal ve hizmet tesliminden sonra evrak takibinin aşamalarını web üzerinden bildirmek, (Amaç 2) Başkanlığımızda toplam kalite ve iş verimi değerlendirmesi yaparak personelin performansını arttırıcı faaliyetler düzenlemek. Hedef 2.1Hizmet içi eğitim sürekliliği sağlanarak çalışanların gelişmelerini ve performans artışlarının sağlanması. Strateji 1 Hizmet içi eğitim seminerleri düzenlemek Strateji 2 Hizmet içi eğitim çalışmaları sınıfta/toplantı şekliyle sınırlı kalmamalı, personel değişik mekan ve ortamlarda da eğitime tabi tutulmalı. Hedef 2.2Yetki ve sorumluluk devralabilen, alanında çağdaş gelişmeleri izleyebilen, kendisini yenileyebilen memurlar yetiştirilmesi. Strateji 1 Başkanlığımız birimleri arasında rotasyon sağlamak. Strateji2 Yönetim ve personel arasında koordinasyonu sağlamak. Strateji3 Personelin kanun, yönetmelik ve tüzükleri en iyi şekilde öğrenerek bilgilerini taze tutmasını sağlayacak tedbirler almak. Strateji 4 Personeli lisans ve lisansüstü eğitim yapmaya teşvik etmek. Hedef 2.3Personelin birlikteliğini sağlayacak aktivitelerde bulunmak. Strateji 1 Başkanlığımız birimleri arasında sosyal etkinlikler düzenlemek (gezi,yemek,sporvb)
24 PERFORMANS GÖSTERGELERİ PERFORMANS GÖSTERGESİ Birim 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Ödeme Emri/Tahakkuk Sonuçlandırma Süresi Gün 1 0,5 0,5 0,3 0,3 0,3 Yapılan Tahakkuk /Evrak Sayısı Adet 962 1.000 1.000 1.050 1.050 1.100 Yapılan Tahakkuk Sayısı /Personele Oranı Hatalı Tahakkuk Sayısı İhaleye Katılan Firma Sayısı İhaleyi Sonuçlandırma Süresi Birim Mal ve Hizmet Alımları İsteği ile Mal ve Hizmet Teslim Tarihi ve Sonuçlandırma Süresi (Pazarlık Usulü P.Ü./Açık İhale Usulü A.İ.U./Doğrudan temin D.T.) % % 69 % 71 % 71 % 75 % 75 % 79 Adet 190 150 100 50 10 1-2 Adet 35 35 40 45 45 45 Hafta 4-12 4-12 4-12 2-8 2-8 2-6 P.Ü. Hafta 6-13 6-13 6-13 6-13 4-11 2-9 A.İ.U.Hafta 14-19 14-19 14-19 14-19 11-16 9-14 D.T. Gün 1-5 1-5 1-5 1-5 1-5 1-5 Sonuçlanan İhaleDosya Sayısı Adet 13 13 15 15 18 20
25 PERFORMANS GÖSTERGESİ Birim 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Pazarlık Usulü İhalenin Bütüne Oranı % %30 %30 %20 %20 %5 %5 Açık İhale Usulü İhalenin Bütüne Oranı % %70 %70 %80 %80 %95 %95 Personel Eğitim Durumu Analizi (önlisans, lisans ve lisansüstü mezun analizi) % %64 % 71 %75 %75 %75 % 80 Çalışan Personelin Sosyal Aktivite Çeşidi Ve Oranı * Adet 2 3 5 5 8 8 Çalışan Memnuniyeti (İmid Personeli Olmaktan Duyulan Memnuniyet) % %30 %50 %70 %70 %80 %80 Yıl İçinde Yapılan Hizmet İçi Eğitim Sayısı Adet 1 1 5 5 8 8 *Her yıl çalışanlara verilecek bir toplu yemek, yılda en az bir defa toplu piknik düzenlemek ve kutlamalar gibi partiler tertip etmek, başkanlık futbol ve voleybol takımı oluşturmak, toplu olarak sinema ve tiyatroya gitmek gibi sosyal faaliyetler tertip etmek.
26 BİRİM STRATEJİK PLANIN MALİYETLENDİRİLMESİ Maliyet Tablosu MALİYETLENDİRME AMAÇ 1 Üniversitemiz kaynaklarının etkin, verimli ve şeffaf bir şekilde kullanımını sağlamak ve teknolojik altyapıyı güçlendirmek. Hedef 1.1 Başkanlığımız işlemlerinin 2017 yılı sonuna kadar elektronik ortamda yürütülmesine yönelik olarak yazılım programlarını tamamlamak. Planın 1.Yılı (2013) Planın 2.Yılı (2014) Planın 3.Yılı (2015) Planın 4.Yılı (2016) Planın 5.Yılı (2017) TOPLAM 1.000.000 1.100.000 1.300.000 1.100.000 1.250.000 5.750.000 900.000 900.000 1.100.000 900.000 1.200.000 Hedef 1.2 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu uyarınca yapılan ihaleleri ve sonuçlarının Üniversitemiz web sayfasında yayınlayarak, şeffaflığı 2017 yılı sonuna kadar tam olarak sağlamak. 100.000 200.000 200.000 200.000 50.000
27 MALİYETLENDİRME AMAÇ 2 Başkanlığımızda toplam kalite ve iş verimi değerlendirmesi yaparak personelin performansını arttırıcı faaliyetler düzenlemek Planın 1.Yılı (2013) Planın 2.Yılı (2014) Planın 3.Yılı (2015) Planın 4.Yılı (2016) Planın 5.Yılı (2017) TOPLAM 21.000 26.000 30.000 38.000 43.000 158.000 Hedef 2.1 Hedef 2.2 Hedef 2.3 Hizmet içi eğitim sürekliliği sağlanarak çalışanların gelişmelerini ve performans artışlarının sağlanması. 20.000 24.000 28.000 35.000 40.000 Yetki ve sorumluluk devralabilen, 0 0 0 0 0 alanında çağdaş gelişmeleri izleyebilen, kendisini yenileyebilen memurlar yetiştirilmesi. Personelin birlikteliğini 1.000 2.000 2.000 3.000 3.000 sağlayacak aktivitelerde bulunmak. TOPLAM 1.021.000 1.126.000 1.330.000 1.138.000 1.293.000 5.908.000
28 KAYNAK İHTİYACI Kaynak Tablosu KAYNAKLAR Planın 1. Yılı (2013) Planın 2. Yılı (2014) Planın 3. Yılı (2015) Planın 4. Yılı (2016) Planın 5. Yılı (2017) Hazine Yardımı 1.021.000 1.196.000 1.330.000 1.138.000 1.293.000 Öz Gelir Döner Sermaye Öğrenci Sosyal Hizmetler Bütçesi İkinci Öğretim Yaz Okulu Kira Geliri Bağış ve Yardımlar Dış Kaynaklar (AB, TÜBİTAK vb.) Diğer (Kaynak Belirtilecek) TOPLAM 1.021.000 1.196.000 1.330.000 1.138.000 1.293.000
29 IV- İZLEME VE DEĞERLENDİRME Faaliyetlerimizin etkin olarak gerçekleştirilebilmesi, uygulama aşamasına geçmeden önce stratejik planla hedeflerimizin nesnel ve ölçülebilir göstergeler olarak ortaya konulması gerektiği bilinci ile Başkanlığımız 2013-2017 dönemi Stratejik Planı hazırlanmasına özen gösterilmiştir. İzleme ve değerlendirme süreci, kurumsal öğrenmeyi ve buna bağlı olarak faaliyetlerinsürekli olarak iyileştirmesini sağlayarak, hesap verme sorumluluğunun oluşturulmasına katkıda bulunur. Stratejik plan dahilindeki faaliyetlerin izleme ve değerlendirmeye tabi tutulması gerekliliği, aksi takdirde ise ilgililerin hesap verme sorumluluğunu ortadan kaldıracaktır. Bu durumda stratejik plan sadece bir belge olmaktan ileriye geçmeyecektir. İZLEME Stratejik amaç ve hedeflerimizin gerçekleştirilmesine ilişkin durumun dönemsel (belirli bir sıklıkla) olarak izlenmesi, stratejik göstergeleri esas alınarak değerlendirilmesi ve bunların raporlanması ile ilgililere sunulması, Başkanlığımızın izleme faaliyetlerini oluşturur. İzleme raporunda; stratejik amaçlarımız, bunlara ilişkin hedeflerimiz, faaliyet ve projelerimiz, mevcut durum ile gerçekleşmeler konusunda açıklamalar ve bunlara ilişkin yorumlara yer verilerek hazırlanmaktadır. İzleme raporunda; stratejik göstergeleri ile ilgili verilerin düzenli olarak toplanması ve değerlendirilmesi, stratejik amaçlarımızın ve hedeflerimizin radikal değerlendirme imkanını sağlayarak beklenmeyen durumlara karşı daha hızlı ve daha etkili bir şekilde tedbir alınmasına ve stratejik plan ve hedeflerimizde revize yapılmasına yarayacaktır. DEĞERLENDİRME Başkanlığımızın stratejik amaçları ile bunlara ilişkin hedeflerinin, stratejik göstergeler ile yıllara (dönemsel) göre karşılaştırmalarının analiz edilmesidir. Başkanlığımız stratejik planlama ekibinin yapmış olduğu çalışmalar ve çalışan memnuniyeti anketimizin sonuçları göz önünde bulundurularak hazırlanan stratejik planımız, içeriğinde yer alan stratejik gösterge ve ölçütlerinin sonuçları ve değerlendirmeleri düzenli analiz edilerek; amaçlarımız ve hedeflerimizle ne ölçüde örtüştüğü ortaya konulmaya çalışılacaktır. Performans ölçüm ve değerlendirmesi ile yönetme etkinliğimizin sağlanması, hedeflere daha kolay ulaşılması, hizmet kalitesinin artırılması, bütçenin verimli kullanımının sağlanması, kıt olan kaynaklarımızın nerelere harcandığı konusunda cevap verilebilirliğinin ortaya konulması sağlanacaktır.
Ayrıca Güçlü ve Zayıf yönler ile Fırsatlar ve Tehditler analizinde belirlenen zayıf yönlerimizin iyileştirilmesine ve tehdit olarak görülen unsurların kurum desteği ile çözümlenmesine çalışılacaktır. 30
31