LOG BĐLGĐLERĐ Versiyon : 3.6.8.x ve üstü İlgili Programlar : Tüm Ticari Paketler ve Bumerang Tarih : 17.10.2009 Doküman Seviyesi (1 5) : 2 (Tecrübeli Kullanıcı) GĐRĐŞ PARALOG Ticari Programlar Serisi, birden çok kullanıcının erişebileceği ve aynı anda çalışabileceği bir yapıda tasarlanmıştır. Her kullanıcı sahip olduğu yetkiler çerçevesinde belli menü adımlarını kullanarak yeni kayıtlar oluşturur, var olan kayıtlara erişir ve düzeltme, kopyalama, silme, taşıma, çıktısını alma gibi çeşitli aktiviteler gerçekleştirir. Kullanıcı bazında yürütülen aktivitelerin izlenebilirliğini sağlamak üzere LOG adı verilen bir düzenekten yararlanılır. Bahsi geçen kullanıcılar, ticari programları başlatmak üzere kullanılan PARALOG DerYonetici yazılımının başlangıcında sorgulanmaktadır ve yetkileri sistem yöneticisi tarafından belirlenmiştir. PARALOG yazılımları birden çok kişi tarafından kullanılıyor ve her bir kullanıcının kayıtlar üzerinde yapmış olduğu işlemlerin sonradan incelenmek üzere saklanması isteniyorsa her bir personel için yeni bir kullanıcı hesabı tanımlanmalı, hangi kullanıcının hangi yetkilere sahip olduğu belirlenmeli ve LOG Bilgileri ni takip edecek olan düzenek hizmete alınmalıdır. Programda LOG Bilgileri tutulmaya başlandığı andan itibaren hangi kullanıcı tarafından hangi işlemlerin yürütüldüğü kayıt altına alınır. Bu bilgiler, ilgili ekranlarda ayrı bir bölüm olarak veya LOG raporu alınarak izlenebilir. ÖZET PARALOG serisi ticari yazılımların tümünde LOG kayıtlarını varsayılan olarak kapalıdır. İstendiğinde hizmete alınabilen bu özellik devrede iken ilgili program menülerinde ve pencerelerde kullanıcılar tarafından yürütülen işlemler kayıt altına alınmaya başlanır. LOG kullanımı yapılıyor ise kayıt, silme, düzeltme gibi işlemlerin yapılabildiği fiş giriş ekranları, kullanıcı tarafından çeşitli kavramların tanımlanabildiği ekranlar ve parametre ayarlarının yapıldığı ekranlarda yeni bir buton sağlanır. LOG butonuna basıldığında ilgili pencerede ayrı bir bölüm açılır ya da yeni bir pencerede LOG bilgileri gösterilir. LOG bilgilerinin hizmete alınması, programın yeniden başlatılmasını gerektirir. LOG bilgileri, programdaki herhangi bir adım kullanılarak değiştirilemez ya da silinemez. Yalnızca ekranda gösterilip gösterilmeyeceği belirtilebilir. Derece Yazılım 2009 Kullanıcı LOG Bilgileri 1
GENEL BĐLGĐLER LOG Nedir? Ticari programlarda kullanıcıların yapmış oldukları eylemlerin kayıt altına alınmasını ve sonradan yapılacak incelemelerde söz konusu eylemin hangi kullanıcı tarafından, hangi tarih ve saatte gerçekleştirildiğini ve bu eylem sonucunda neyin değiştiğini belirten bir düzenektir. Söz konusu düzenek, stok, cari, hizmet gibi çeşitli tanımların oluşturulmasından sonra bu kayıtların listelendiği ekranlar ve tanımlanan bu kavramların kullanıldığı fiş hareket listelerinde ve parametre ekranlarında etkin olarak kullanılır. LOG BİLGİLERİNİ DEVREYE ALMAK PARALOG Ticari programlarında LOG bilgilerini kullanıma açmak için aşağıdaki adımlar izlenir. Genel Parametreler Zorunlu Tanımlamalar LOG Bilgileri tutulur seçeneği işaretlenir. LOG bilgilerinin kaç günlük süre için saklı tutulacağı ise bir sonraki sahaya girilerek belirtilir. Eğer gün değeri olarak 0 girilirse LOG bilgileri silinmeksizin tutulmaya devam edilir. Geri dönük olarak son 4 aylık süreç önemli ise ve daha eski kayıtların hangi kullanıcılar tarafından değiştirildiği gibi bir bilgiye ihtiyaç duyulmayacağı öngörülüyorsa 4x30=120 gün gibi bir değer girilebilir. LOG kayıtları ne zaman devreye alınmışsa bu tarihten itibaren kullanıcı aktivitelerinin kaydı tutulmaya başlanır. LOG kayıtları ancak program tarafından silinebilmektedir. Dolayısıyla kullanıcı, herhangi bir menü adımını kullanarak LOG bilgilerini değiştiremez, yanıltıcı eklentiler yapamaz ya da silemez. Programda tutulan LOG kayıtlarına göre herhangi bir kullanıcı çok önemli bir kaydın silinmesinde rol almış görünüyor fakat ilgili personel bu işlemin kendisi tarafından yapılmadığını beyan ediyorsa söz konusu kullanıcı adı ve erişim şifresinin farklı bir çalışan tarafından biliniyor olduğu ve asıl sahibinin haberi olmaksızın erişim yapıldığı dikkate alınmalıdır. Bu durumda sistem yöneticisi tarafından, programa erişecek her bir personel için ayrı ayrı hesaplar oluşturulmalı, şifreler sık sık değiştirilmeli ve erişim bilgilerinin başka çalışanlarla paylaşılmaması gerektiği önemle vurgulanmalıdır. Derece Yazılım 2009 Kullanıcı LOG Bilgileri 2
LOG MENÜ ADIMLARI LOG bilgileri tutulmaya başlandığında menü adımlarında da değişiklik olacaktır. Ayrıca Genel/Log Đşlemleri menüsü ve beraberindeki adımlar devreye girer. LOG İşlemleri ve beraberindeki menü adımları, yalnızca sistem yöneticisi tarafından kullanılması önerilen adımlardır. Normal tipteki bir kullanıcının LOG bilgilerine erişmesi istenmiyorsa ilgili menü adımları kısıtlanabilir. KULLANICI LOG İŞLEMLERİ Genel LOG İşlemleri Kullanıcı LOG İşlemleri Bu raporu yukarıda görüldüğü gibi alabilmek Seçimler butonuna basılmalı ve tarih aralığı verilmelidir. Seçim aralığının nasıl tanımlanabileceği aşağıda verilmiştir. Derece Yazılım 2009 Kullanıcı LOG Bilgileri 3
LOG İşlemleri Seçim Aralığı Tanımlama Seçimler butonuna basıldığında aşağıdaki pencere ekrana gelir. İşlem Tarihi: Fiş başlığına hangi tarih yazılırsa yazılsın, PARALOG ticari programının çalıştırıldığı bilgisayarın o sırada göstermekte olduğu tarih, işlem tarihidir. Bu bölümde işlem tarih aralığı verilir ve günlük, haftalık ya da aylık zaman aralığı verilerek çeşitli sonuçlar elde edilir. İşlem Tipi: Kayıt oluşturma, değişiklik veya silme gibi işlem tiplerinden biri ya da birkaçı işaretlenebilir. Ana Bilgi: Programda pek çok adımda LOG kaydı tutulmaktadır. Bu adım ya da ana işlem türlerinden hangisi veya hangilerinin rapora alınacağını belirler. Varsayılan olarak tüm LOG bilgileri ekrana gelecektir. Yalnızca Kod Tanımı ya da Fiş Đşlemi türünden hareketler de seçilebilir. Derece Yazılım 2009 Kullanıcı LOG Bilgileri 4
Adım: Hangi program adımlarına ait LOG bilgilerine erişileceğini belirler. NOT: Bu ekranda CTRL ve/veya SHIFT tuşu ile çoklu seçim yapılabilir. Kod Bilgisi: Seçilen türe bağlı olarak belli bir kod aralığına ait kayıtların görüntülenmesini sağlar. Fiş Tarihi: Sadece belli fiş tarihlerine ait LOG bilgilerini seçer. Fiş No: Yalnızca belirtilen fiş numaralarına ait LOG kayıtlarını görüntüler. Kullanıcıların programda yaptığı bazı işlemler veritabanında birden çok tabloyu etkilemektedir. Örneğin bir cari hesap oluşturulurken tüm sahalara bilgi girişi yapılmamış olsa dahi her sahanın varsayılan olarak belirlenen değeri yine ilgili tablolara kaydedilir. Kullanıcı, ÜLKE sahasıyla ilgili bir değişiklik yapmamış olsa dahi cari hesaba ait ülke bilgisinin de ilgili tabloya yazıldığı gösterilecektir. Kullanıcı LOG İşlemlerine ait döküm ekrana, yazıcıya veya Excel e gönderilebilir. KULLANICI LOG RAPORU LOG bilgilerinin topluca ve rapor biçiminde alınabildiği bir adımdır. Benzer bir seçim ekranına sahip olan bu raporda aşağıda ekran görüntüsü verilen sahalar için sınır verilebilir. Tarih, Saat, Kullanıcı Kodu, Ana Tip, Adım Tipi, İşlem Adı, Yardımcı İşlem Adı, Tablo, Terminal IP adresi, Şube Kodu, Tip Kod-1, Tip Kod-2, İade, Tip Kod, İşlem Kodu, İşlem Tarihi, İşlem Seri, Fiş No, Değişenler sahaları rapora eklenerek kullanılabilir. NOT: Rapor sonuçları, Ekrana, Yazıcıya, Excel e ya da PDF dosyaya aktarılabilir. Derece Yazılım 2009 Kullanıcı LOG Bilgileri 5
SİLİNEN BİR KAYDIN HANGİ KULLANICI TARAFINDAN SİLİNDİĞİNİN BULUNMASI Ticari programlarda en sık araştırılan durum, hangi kaydın ne amaçla kim tarafından silindiğinin tespitidir. LOG raporları, kullanıcıların kayıt silme işlemleri de dahil olmak üzere programda gerçekleştirdiği tüm hareketleri göstermektedir. Silinen kayıtların hangi kullanıcı tarafından silindiği aşağıdaki gibi alınabilir. İşlem tipi olarak Silme seçeneği işaretlenerek rapora geri dönülür. Kullanıcı, kod tanımlamalarını, hareket fişlerini ya da her ikisini birden silmiş olabilir. Ayrım yapabilmek için Ana Bilgi seçimi belirtilir. Kod tanımı, stok, cari, hizmet, kasa, banka gibi bir kod verilerek tanımlanan kavramları ifade eder. Fiş işlemi ise alım/satış, devir, iade, giriş/çıkış, transfer vb. hareketlerin gerçekleştirildiği fişleri temsil eder. <Hepsi> seçeneği her iki grubu da içine alır. Ek olarak kullanıcı, kod bilgisi, fiş tarihi ya da numara aralığı da verilebilir. Ekrana gelecek olan raporda, şekilde gösterilen sahalar yer alacaktır. İsteğe göre bazı sahalar rapor tanımından çıkarılabilecektir. Rapor çalıştırıldığında seçimler sayfasında belirtildiği gibi hangi kaydın hangi kullanıcı tarafından silindiği görülebilir. Çıktı örneği aşağıda verilmiştir. Örneğe göre, ADMIN kodlu kullanıcı, bir adet satış faturası ve bir adet stok kodunu silmiştir. Derece Yazılım 2009 Kullanıcı LOG Bilgileri 6
PROGRAM ADIMLARINDA LOG KAYITLARINA ERİŞMEK Kullanıcıların yapmış olduğu tanımlamalar, fiş girişleri, kayıt değişiklikleri ve silme eylemleri ve parametre değişikliği gibi işlemler programda takip edilmekte ve bu hareketlerin kaydı ayrıca tutulmaktadır. Kayıt altına alınan kullanıcı hareketlerine ilgili ekranlardan çabucak ulaşmak mümkündür. Tanımlama ve Fiş Giriş Listeleri Liste ve tanımlama ekranlarında grid saha biçiminde LOG kayıtlarına erişilebilir. Log bilgileri devrede ise yukarıdaki ekran örneğinde de görüleceği gibi çeşitli listelerde pencere butonları arasına yeni bir onay kutusunun da eklendiği görülür. Kaydın tarihçesi (LOG) adını taşıyan bu onay kutusu işaretlendiğinde, o sırada seçili durumda bulunan kaydın hangi tarih ve saatte, kim tarafından oluşturulduğu, ne zaman değiştirildiği veya silindiği izlenebilir. Aynı kayıt üzerinde farklı kullanıcılar tarafından değişik zamanlarda çeşitli işlemler yürütülür. Bu durumda hangi kullanıcının ilgili kaydı oluşturduğu, hangisin değiştirdiği gibi bilgiler LOG kayıtlarına bakılarak görülür. Stok tanımlarının her birinin tarihçesinin tutulduğu, silinmiş ve yeniden oluşturulmuş olsa dahi bu bilgilerin programda tutulmaya devam ettiği görülmektedir. Derece Yazılım 2009 Kullanıcı LOG Bilgileri 7
Fiş Listeleri Stok, cari ve hizmet gibi kavramlar tanımlandıktan sonra çeşitli hareketler görürler. Programa fişler şeklinde işlenen bu hareketlerin hangi kullanıcı tarafından gerçekleştirildiği LOG Bilgileri ile öğrenilebilir. Fatura, irsaliye, sipariş, kasa tahsilat ve ödemeleri, banka işlemleri, alım ve satış hareketleri, hizmet girişleri, üretim hareketleri vb. bir çok fiş giriş adımında yukarıda gösterildiği gibi LOG bilgilerinin izlenebileceği bir araç sağlanmıştır. Parametre ve Ayarlar Program işleyişini etkileyen, yeni fonksiyonlar katan ya da kısıtlayan parametre değişiklikleri ya da ayarların bulunduğu ekranlarda da LOG bilgileri tutulmaktadır. Bu ekranlar yapısal olarak grid alanı içermediğinden LOG butonuna basıldığında ayrı bir pencere açılır. Derece Yazılım 2009 Kullanıcı LOG Bilgileri 8
LOG KAYITLARININ TUTULMADIĞI ADIMLAR Programda sıkça başvurulan ve yalnızca bilgi alma amacı taşıyan adımlar(stok durumu, müşteri durumu vb.), analizler ve raporlar, stok/cari/hizmet kartları (tanımlama ekranları) ve servis işlemleri LOG kayıtlarının tutulmadığı adımlardır. Programdaki birçok rapor tüm kullanıcılara açık durumda olabilir. Bazı bilgilerin normal kullanıcılar tarafından erişilebilir olması istenmiyorsa içeriksel kısıtlamalardan yararlanılır. Öte yandan, toplu fiyat değişikliği ya da cari hesaplarla ilgili çeşitli satış koşullarını değiştirmek gibi yalnızca sistem yöneticisi tarafından erişilebilir olması öngörülen adımlar normal kullanıcılara kapatılmalıdır. Bu ve benzeri toplu değişikliklerin hangi kullanıcı tarafından yapıldığı ilgili pencereden öğrenilemez. DERYONETİCİ LOG KAYITLARI Bir şirket veritabanının açılmasıyla ticari programın yetenekleri çerçevesinde yürütülen işlemlerin kaydının tutulması ne kadar önemli ise, veritabanı üzerinde kullanıcılar tarafından yürütülen yedekleme, kopyalama, yedekten geri dönüş yapma veya veritabanı silme gibi süreçlerin takip ediliyor olması da son derece önemlidir. Kullanıcıların veritabanı dosyaları üzerinde yürütebilecekleri işlemler de sınırlandırılabilmektedir. Buna göre sistemde tanımlı kullanıcılardan hangilerinin veritabanı oluşturma, silme ya da yedekten geri dönüş yapabilme yetkisine sahip olacağı önceden belirtilebilir. Veritabanı dosyaları üzerinde yukarıda anılan yetkilere sahip birden çok kullanıcının var olması durumunda DerYonetici programı tarafından sağlanan araçlarla kimin hangi zaman aralığında hangi veritabanı üzerinde ne tür işlemler yürüttüğü de ayrıca izlenebilmektedir. DerYonetici programında Dosya/Log Göster komutu kullanılarak kullanıcı LOG bilgilerine erişilebilir. Burada ekrana gelecek olan LOG bilgileri, ticari programın yetenekleri ile yürütülen işlemlerden çok, veritabanı bazında yürütülmüş olan daha genel ifadeleri kapsar. Derece Yazılım 2009 Kullanıcı LOG Bilgileri 9
Program versiyon değişiklikleri, yeni veritabanı oluşturma işlemleri, veritabanı silme, kopyalama vb. türden işlemlerin hangi makineden yürütüldüğü, bu makinenin adı, IP adresi, programda tanımlanan kullanıcı adı veya Windows ta tanımlanan kullanıcı hesabı, önem derecesi, yapılan işlem, SQL sunucu adı, ilgili veritabanı, o sırada geçerli olan bağlantı ayarları, çalıştırılan sorgu ve açıklama bilgisi ekrana getirilmektedir. NOT: DerYonetici aracı kullanılarak hangi kullanıcıların hangi programlara erişebileceği sınırlandırılabilmektedir. Dosya/Yetkiler menüsü altından sistemde tanımlı olan kullanıcı ve bu kullanıcının erişebileceği programlar tespit edilir. KULLANICI YETKİLERİNİN BELİRLENMESİ Gerek DerYonetici ve gerek PARALOG Ticari setlerinde hangi kullanıcıların ne türden işlemler yapabileceğinin sınırları çizilebilmektedir. Sistem yöneticisinin, DerYonetici veya ilgili ticari programlarda diğer kullanıcıların rollerini tespit edebilme yetkisi bulunmaktadır. İyi bir planlama yapılarak hangi kullanıcıların hangi adımlara erişebileceği, hangi aralıktaki kayıtları görebileceği ve veritabanı dosyaları üzerinde hangi işlemleri yürütebileceği belirlenmelidir. Bu konuyla ilgili detaylı bilgi için Nasıl Yapılır serisi dokümanlardan Kullanici_Yetkileri_Roller_ve_Izinler.pdf isimli doküman incelenebilir. DERECE YAZILIM HĐZMETLERĐ TĐCARET A.Ş. (Ekim 2009) Derece Yazılım 2009 Kullanıcı LOG Bilgileri 10