1. GİRİŞ Akreditasyon kuruluşlarının şartlarına uygun olarak TCS BELGELENDİRME nin tüm operasyonlarında uygulanmak üzere hazırlanmıştır. TCS BELGELENDİRME, akreditasyon kuruluşlarının şartlarına ve Belgelendirme standartlarına uygun olarak çalışır. FRM.S.026 Belgelendirme Sözleşmesi imzalandığında; Müşteri ve TCS Belgelendirme bu kurallara uymayı taahhüt eder. 2. KAPSAM TCS Belgelendirme; firmaların başvurusu üzerine yönetim sistemleri, ürün belgelendirme (CE) ve muayene konularında, ilgili standart ve yönetmelikler kapsamında bağımsız olarak tetkik eder ve belgelendirir. Ayrıca genel katılıma açık eğitimler düzenler ve başarılı katılımcıları belgelendirir. 3. GİZLİLİK TCS Belgelendirme, iç ve dış tüm çalışanlarının tanıklık ettiği gizli bilgilerin gizliliğin korunmasını sağlamakla sorumludur. Bu amaçla tüm iç ve dış personel ile gizlilik sözleşmesi imzalanmıştır. Müşteriler ile yapılan sözleşmelerde, gizlilik ile ilgili taahhütler karşılıklı olarak imza altına alınmaktadır. Denetim raporları, sadece yetkili kişiler tarafından erişilebilir durumdadır ve ofis dışına çıkarılmamaktadır. İlgili yasal otoriteler bilginin üçüncü taraflara açıklanmasını istediğinde; tedarikçiye kanunların izin verdiği ölçüde bilgi verilir. Tedarikçiden yazılı talebi olmadan hiçbir bilgi dışarıya verilmeyecektir. 4. ORGANiZASYON YAPISI TCS BelgelendirmeOrganizasyon Şemasına www.tcsbelgelendirme.com adresinden ulaşılabilir. 5. GENEL ŞARTLAR Başvuru yapan firma, ilgili standarda ait rehberlerde belirtilen kurallara uymak ve uygun bir şekilde çalışmak zorundadır. a. Başvuru yapan firma, ilgili Denetim Programını tamamlamak için TCS BELGELENDİRME ye gerekli tüm bilgileri sağlamalıdır. b. TCS BELGELENDİRME, belgenin verilmesi için şartların karşılandığı konusunda tatmin olmamışsa bu görüşleri ve olumsuzlukları başvuru yapan firmaya bildirir. c. Denetim tarihi, firma ile birlikte belirlenir. d. Denetim sırasında belirlenen uygunsuzluklar, planlanan şekilde kapatılmadan belgelendirme yaplamaz. e. Firma Düzeltici/Önleyici Faaliyetleri belirlenen periyotta karşılayamazsa TCS BELGELENDİRME firmanın denetiminin tamamını yeniden gerçekleştirmesi gerekebilir ve maliyetleri firmaya fatura edebilir. f. Uygunluğun tespiti yerinde tetkiklerde gerçekleştirilir ve Belge kapsamında yazılacak kapsam Tetkik sonunda belirlenir g. Ücretler teklifte belirlenen zaman içinde ödenir. h. Firma, TCS BELGELENDİRME tarafından belirlenen dönemde gözetim denetiminin gerçekleştirilmesini sağlamalıdır. i. TCS Belgelendirme nin talebi ya da Akreditasyon Kurumu nun kararı ile akreditasyonumuz altında düzenlenmiş belgeler ile ilgili akreditasyonun iptali veya askıya alınması halinde IAF Karşılıklı Tanınma Anlaşmasına imza atmış bir akreditasyon kurumunun akredite ettiği diğer bir belgelendirme kuruluşuna, sizlerin talebi dahilinde belge transferi yapılır. j. Belge almaya hak kazanmış olan müşterimiz, logo ve belge kullanımında, web sitemizde yer alan Logo Kullanma Talimatı na uygun davranmakla yükümlüdür. 6. BELGELENDİRME BAŞVURUSU Başvuru, Belgelendirme Başvuru formu ile alınır. Başvuru, TCS Belgelendirme tarafından değerlendirilir. Başvurunun kabul edilmemesi durumunda müşteriye red gerekçesi bildirilir. Başvuru onaylanırsa; Teklif hazırlanır ve müşteriye gönderilir. Onaylanan teklif ile birlikte firmanın, en az aşağıda belirtilen resmi belgeleri ve dokümanları tarafımıza ulaştırması gerekmektedir. Resmi Belgeler Ticaret Sicil Gazetesi Sözleşmeleri imzalayan yetkiliye ait imza sirküleri Vergi Levhası Ticaret ve Sanayi Odası Faaliyet Belgesi (Sicil Kayıt Sureti) veya Esnaf Odası Faaliyet Belgesi NOT: Faaliyet Belgesinde tanımlı kapsam dışında belgelendirme yapılamaz. Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü İşletme Kayıt Belgesi veya İşletme Onay Belgesi Dokümanlar Firmanın sistem dokümanları (El Kitabı ve Prosedürler) İç Tetkik Kaydı YGG (Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı) Kaydı 1
Başvuru red nedenleri şu şekilde olabilir: TCS BELGELENDİRME nin akreditasyon kapsamının yeterli olmaması (bu durumda firma bilgilendirilerek akreditasyonsuz belge verme olanağı sorulur) Belirlenen EA/NACE kodunda, Kategoride denetim heyetinin olmaması Belirlenen EA/NACE kodunda, Kategoride belgelendirme karar vericilerinin bulunmaması Firmanın daha önceden başka bir firmaya başvurup belge alamadığının bilinmesi Firmanın daha önceki deneyimlerden ödeme konusunda zorluk çıkardığının bilinmesi Firmanın bağlı bulunduğu coğrafi bölge için (yurtdışı firmaları) gerekli organizasyonun yapılamıyor olması Firmanın akreditasyon kurallarına aykırı denetim isteğinde bulunması Firmanın FSSC sistemi için başvurduğu kapsamın gıda imalat sektörü dışında kalması Bu nedenlerin dışında geçerli neden gösterilmesi durumunda da Genel Müdür onayıyla başvuru ret edilebilir. 7. SÖZLEŞME REVİZYONU Sözleşme formatı revize edildiğinde ve sözleşme içeriğinde değişiklik yapılması gerektiğinde; firma ile tekrardan sözleşme imzalanır. 1) Sözleşme imzalandıktan sonra ve Aşama 1 denetimi yapılmadan önce a) Hata planlama sorumlusu tarafında yapılmış ise Firmanın mağduriyeti giderilmesi konusunda Genel Müdür onayı alınarak firmanın yeni belirlenen sözleşme ücretinde özel bir indirim yapılabilir. Bu karar sadece Genel Müdür tarafından verilebilir ve bu durum ek not olarak Müracaat formuna kaydedilir. Bu indirim en fazla %30 olabilir ve bir önceki teklif fiyatının altına inemez. Firma sözleşmeyi yine kabul etmez ise sözleşme iptal edilir. Bununla ilgili Planlama Sorumlusuna Uygunsuzluk açılır. b) Firmanın yanlış bilgi vermesi (Ör: Çalışan kişi sayısı, Kapsam ve yaptığı işin açıklaması) Firmanın mağduriyeti giderilmesi konusunda Genel Müdür onayı alınarak firmanın yeni belirlenen sözleşme ücretinde özel bir indirim yapılabilir. Bu karar sadece Genel Müdür tarafından verilebilir ve bu durum ek not olarak Müracaat formuna kaydedilir. Bu indirim en fazla %10 olabilir ve bir önceki teklif fiyatının altına inemez. Firma sözleşmeyi yine kabul etmez ise sözleşme iptal edilir. 2) Aşama 1 denetimi yapıldıktan sonra a) Hata planlama sorumlusu tarafında yapılmış ise Firmanın mağduriyeti giderilmesi konusunda Genel Müdür onayı alınarak firmanın yeni belirlenen sözleşme ücretinde özel bir indirim yapılabilir. Bu karar sadece Genel Müdür tarafından verilebilir ve bu durum ek not olarak Müracaat formuna kaydedilir. Bu indirim en fazla %30 olabilir ve bir önceki teklif fiyatının altına inemez. Firma sözleşmeyi yine kabul etmez ise sözleşme iptal edilir. Aşama 1 denetimi sırasında verilen hizmet için firmadan herhangi bir ücret talebinde bulunulmaz. Bununla ilgili Planlama Sorumlusuna Uygunsuzluk açılır. b) Firmanın yanlış bilgi vermesi (Ör: Çalışan kişi sayısı, Kapsam ve yaptığı işin açıklaması) Firmanın mağduriyeti giderilmesi konusunda Genel Müdür onayı alınarak firmanın yeni belirlenen sözleşme ücretinde özel bir indirim yapılabilir. Bu karar sadece Genel Müdür tarafından verilebilir ve bu durum ek not olarak Müracaat formuna kaydedilir. Bu indirim en fazla %10 olabilir ve bir önceki teklif fiyatının altına inemez. Aşama 1 denetimi sırasında verilen hizmet için (aşama 1 ve doküman incelemede harcanan adam/gün sayısı kadar) firmadan ücret talep edilir. Firma sözleşmeyi yine kabul etmez ise sözleşme iptal edilir ve verilen hizmet bedeli ödenmez ise sözleşmede belirtilen şekilde hukuki işlem uygulanır. 8. DENETİM 8.1. BELGELENDİRME DENETİMİ Yönetim Sistemleri Belgelendirme denetimleri 2 Aşamalı yapılmaktadır. Aşama 1 tetkikinin yapılmasının amacı; Firma kapsamının ve proses akışının yerinde doğrulanması, lokasyonun ve sahaya özgü koşulların değerlendirilmesi, uygunluk, yasal şartlar ve düzenleyici unsurlarla ilgili kapsam, prosesler, lokasyonlara göre ihtiyaç duyulan bilgilerin toplanması, altyapı ve proses şarları ile ilgili tanımlamaların incelenmesi, iç tetkik ve YGG'nin etkili bir şekilde planlanmakta ve yerine getirilmekte olup olmadığının ve yönetim sisteminin uygulama seviyesinin, müşteri kuruluşun aşama 2 tetkiki için hazır olup almadığının değerlendirilmesi, etkinliğinin kontrol edilmesi, gidecek denetçilerin firma kapsamına göre kontrolünün yapılması, firmanın sistem kurulumu mantığının standarda uygunluğunun gözden geçirilmesi, aşama 2 kaynaklarının sağlanmasını gözden geçirmek ve müşteri kuruluş ile aşama 2 tetkikinin detaylarını görüşmek, başvuran kuruluşun prosesleri ve yönetim sisteminin yeterli kavramasının teminiyle aşama 2 tetkikinin planlanmasına odaklanılmasının sağlanmasıdır. Denetim süresi; ilgili standartlara ait rehberlerde belirtilen kurallar çerçevesinde belirlenir ve Denetim Planı ile müşteriye bildirilir. Denetçiler denetim esnasına kritik ve yüksek risk içeren herhangi bir durum tespit ettiğinde denetimi durdurma hakkına sahiptir. Denetim sonunda hazırlanan denetim raporu, TCS Belgelendirme Komitesi tarafından görüşür. Bu görüşmede tetkik raporu, ekleri ve varsa kapatılan uygunsuzluklar detaylı olarak incelenir. Belgelendirme Komitesinde yapılan gözden geçirme ve 2
değerlendirme sonucunda, ilgili firmaya belge verilip verilmemesi veya belgenin kullanımının devam edip etmemesi kararı alınır. Belgelendirme Komitesi, tespit edilmiş olan majör ve minör uygunsuzlukların tamamen kapatıldığı garanti altına alınmadan, belgelendirme kararı alamaz. Firma, uyguladığı yönetim sisteminin ilgili standart şartlarına uygun olduğunun belirlenmesi ve Belgelendirme Komitesinin olumlu karar vermesi ile belge almaya veya belgenin kullanımına devam etmeye hak kazanır. 8.2. GÖZETİM DENETİMİ Gözetim denetimleri, belgeli firmanın yönetim sisteminin en az yılda bir kez incelenmesidir. Gözetim tetkikleri, firmanın yönetim sisteminin tümünü veya bölümlerini kapsayabilir. Gözetim tetkiki, tüm tetkiki içermek zorunda değildir. En az şunları içermelidir; İç tetkik ve YGG Önceki tetkiklerde tespit edilen uygunsuzluklara ilişkin yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesi Şikayetlerin ele alınması ve konu ile ilgili yapılan faaliyetler Müşterinin amaçları bakımından sistemin etkinliği Sürekli iyileştirmede amaçlanan planlı faaliyetlerdeki gelişmeler Sürdürülen operasyonel kontrol Sistemdeki her değişikliğin kontrolü Marka kullanımı / belgelendirmeye yapılan atıflar Gözetim tetkikleri, aşama 1 ve aşama 2 olarak ayrılmaz. Gözetim tetkikinde sadece aşama 2 tetkiki gerçekleştirilir. Gözetim tetkiklerinin sayısı, Belgelendirme Komitesi kararları, ulaşan müşteri şikayetleri, önceki tetkiklerde bulunan uygunsuzlukların sınıfı veya tetkik raporundaki öneriler doğrultusunda artırılabilir. Firma, referans standardın yönetimin gözden geçirmesi ve iç tetkik maddeleri ile ilgili uygulamalarını yılda en az bir kez yapmakla yükümlü olup, denetim ekibine bu uygulamalara ait kayıtları gözetim tetkiklerinde ibraz etmek zorundadır. Denetim sonunda, denetim raporunun bir örneği müşteriye teslim edilir. Gözetim denetimi için tarihler; Aşama 2 denetim tarihi dikkate alınarak aşağıdaki örnek doğrultusunda belirlenir ve 2 ay öncesinden TCS BELGELENDİRME tarafından size bildirilir. Belirtilen tarihte denetime girmemeniz durumunda belgeniz ASKIYA alınır. Örnek; Belgelendirme Denetimi Aşama 2 20-21.02.2012 1.Gözetim Denetimi En geç 20.02.2013 tarihine kadar denetim gerçekleşmelidir 2.Gözetim Denetimi En geç 20.02.2014 tarihine kadar denetim gerçekleşmelidir 8.3. TAKİP DENETİMİ Belgelendirme tetkikinde yönetim sisteminin genel işleyişini etkileyecek derecede (majör) uygunsuzluk tespit edilmesi halinde gerçekleştirilecek olan tetkiklerdir. Ancak bazı minör uygunsuzlukların yerinde uygulanmasını görmek gerektiği durumlarda da takip tetkiki yapılabilir. Takip tetkiki kapsamı sadece uygulaması görülecek olan düzeltici önleyici faaliyetlerle (DÖF)sınırlı olup, süre olarak kısıtlı bir tetkiktir. Takip tetkikleri belgelendirme tetkikini yürüten heyetten biri veya birkaçı tarafından gerçekleştirilecektir. 8.4. YENİDEN BELGELENDİRME DENETİMİ Yönetim sistemi sözleşmeleri; üç yıllık periyot için geçerlidir. Sertifika üzerinde tanımlı Belgelendirme Periyodu Bitiş Tarihinden 3 ay önce TCS BELGELENDİRME, yeni 3 yıllık periyot için teklif hazırlar ve onay için müşteriye iletir. Müşteri teklifi onaylar ise; Belgelendirme periyodu bitiş tarihinden önce denetimin planlanması ve belge kararının alınmış olması gerekir. Aksi durumda; belge İPTAL edilir. Yeniden belgelendirme denetimleri, aşama 1 ve aşama 2 olarak ayrılmaz. Sadece aşama 2 tetkiki gerçekleştirilir. Örnek; Belgelendirme Denetimi Aşama 2 20-21.02.2012 Yeniden Belgelendirme Denetimi En geç 20.02.2015 tarihine kadar gerçekleşmelidir. Belgelendirme Periyod Bitişi 24.02.2015 Yeniden Belgelendirme Karar Tarihi Belgelendirme kararı; 24.02.2015 tarihine kadar alınmalıdır. 8.5. BELGE KAPSAMININ GENİŞLETİLMESİ/ DARALTILMASI Yeni Ürün/Proses/Yer ilavelerinde Belgede kapsamın genişletilme isteği olduğunda müşteriden başvuru formunu doldurması istenir. Belgenin kapsam genişletme maliyetleri istenen denetim programına bağlı olarak hazırlanır. Firmanın organizasyonunda, üretim alanındaki ürünlerinde azalma yönünde bir değişiklik olduğunda firmanın Orijinal Belgesindeki Kapsamı daraltılacaktır. Bu gibi bilgiler alındığında gözden geçirmeler yapılacak, yeni denetim yapılarak 3
Kapsam değiştirilecektir. Belge kapsamının daraltılması ile ilgili maliyetler istenen denetim programının ve yeni belge basılması için ilave idari faaliyetlerin maliyetinin toplamıyla oluşturulur. Firmanın ilgili kapsamdaki faaliyetlerinin durumunu ortaya koyan denetim başarıyla tamamlanırsa, belge yeniden düzenlenerek hazırlanır. 8.6. ADRES DEĞİŞİKLİĞİ DENETİMİ Adres değişikliklerinde, firmanın belge kapsamına göre denetim gerekliliği gözden geçirilir. Denetim gün sayısı duruma göre değişkenlik gösterebilir. 8.7. UNVAN DEĞİŞİKLİĞİ DENETİMİ Firma, unvan değişikliğini gösteren resmi evrakların kontrolü doğrultusunda belge düzenlenir. 8.8. TRANSFER DENETİMİ Transfer Tetkikleri bir başka IAF MLA üyesi bir akreditasyon kurumu tarafından akredite edilmiş belgelendirme firması tarafından verilmiş olan yönetim sisteminin TCS Belgelendirme ye transferinin sağlanması için yapılan işlemdir. IAF MLA kapsamında olmayan belgelere sahip kuruluşlar yeni müşteri olarak işleme alınmalıdır. Belge geçişinin transfer tetkiki statüsünde değerlendirilebilmesi TCS Belgelendirme nin web sitesinde yayınlanmakta olan Belgelendirme Prosedüründe belirtilmiş koşullara bağlıdır. Transfer tetkiki için tetkikçi gün sayısı, müşterinin çalışan sayısı ve şubeler göz önüne alınarak bir önceki belgelendirme kuruluşu tarafından belirlenen adam/gün sayısına (eğer bu sayı TCS Belgelendirme kurallarına uygun değilse değiştirilir) 0,5 adam/gün eklenerek tetkik süresi belirlenir." 8.9. ÖZEL DENETİMLER Önemli MÜŞTERİ şikayetleri, ilgili yasal değişiklikler ve TÜRKAK ve/veya JAS-ANZ tarafından tetkik talebi, olması durumunda TCS Belgelendirme bu sözleşmedekilere ilave olarak ek tetkikler yapma hakkına sahiptir. Bu tür bir ek tetkik yapılması durumunda denetim bedeli MÜŞTERİ tarafından karşılanır. (Akreditasyon kuruluşu tarafından gerçekleştirilen denetimlerde firmadan ücret talep edilmez.) 8.10. ÇOK SAHALI DENETİMLER Çok Sahalı denetimlerde eğer firma denetim sonrası sahalarında değişiklik olursa bu durumu TCS Belgelendirme ye bildirmekle yükümlüdür. Çok Sahalı kuruluşlar için belirlenen örnekleme saha sayısı, denetim sırasında baş denetçi tarafından artırılabilir. Bu durumda denetim gün sayısı artacaktı ve sözleşme fiyatı artacaktır. Bu tür durumlardan kaynaklanan sözleşme değişiklikleri müşteri tarafından kabul edilmiş sayılır. 9. MÜŞTERİ TARAFINDAN YAPILAN DEĞİŞİKLİKLERİN BİLDİRİLMESİ Firma Ürün/Proses/Faaliyetlerinde veya Yönetim Sisteminde ilgili standardı etkileyebilecek herhangi bir değişiklik yapmak istediğinde TCS BELGELENDİRME ye bilgi verecektir. Gerekli durumlarda TCS BELGELENDİRME bu değişiklikleri ek denetimler ile doğrulayacaktır. TCS BELGELENDİRME olumsuzluk tespit ettiğinde Belge iptal edilebilir. Firma aşağıdakilerle ilgili değişiklikleri tarafımıza bildirmek zorundadır. a) Yasal, ticari veya kuruluşun statüsü veya mülkiyeti, b) Kuruluş ve yönetim gibi kilit yönetici, karar alma ve teknik kadro, c) İletişim adresi ve önemli sahalar, d) Belgelendirilmiş yönetim sistemleri altındaki işlemlerin kapsamı e) Sektörel yasal düzenlemelerdeki değişiklikler f) Bir ürün geri çağırma olayında müşteri, olayın durumu ve detayları ile ilgili olarak TCS BELGELENDİRME yi bilgilendirecektir. g) Akreditasyon şartlarının değişikliklerinde de aynı kurallar geçerlidir 10. TCS BELGELENDİRME TARAFINDAN YAPILAN DEĞİŞİKLİKLERİN BİLDİRİMLESİ TCS Belgelendirme, ilgili ulusal ve uluslararası kurumlar, ulusal yasalar, düzenleme ve standartlar, akreditasyon kurumları ve dokümanları ve iç işleyişine dair doküman değişikliklerinde bütün müşterilere yazılı bir şekilde duyurur ve web sitesinde yayınlar. Yurt dışı temsilciliklere ise mail yoluyla bildirir ve iletişim halinde oldukları müşterileri bilgilendirmelerini sağlar. Değiştirilmiş kurallar hakkında karar alınmasını ve bunların yayınlanmasını takiben TCS Belgelendirme, belgelendirilmiş firmaların kendi prosedürlerinde gerekli düzenlemeleri yapmalarını sağlar. Yapılan değişiklikler gözetim denetimi esnasında kontrol edilir. Gerekli değişikliğin yapılmaması durumunda belge askıya alınır. 11. BELGELENDİRME KARARLARI İÇİN SORUMLULUK Belge verme, sürdürme, yenileme, kapsamını genişletme ve daraltma, askıya alma ve iptal etme dâhil olmak üzere, belgelendirme ile ilgili karar alma sorumlusu TCS Belgelendirme dir ve hiçbir şekilde taşere edilemez. TCS Belgelendirme, alınan tüm kararlardan sorumludur. 12. BELGENİN DÜZENLENMESİ 4
Belgelendirme tetkiki sonucunda yönetim sisteminizin ilgili standarda uygunluğunun tespit edilmesi durumunda (olası bütün uygunsuzlukların kapatılmasını müteakip) müşteri, ilgili standarda göre belge almaya hak kazanacaktır. Denetimin ardından ilgili bütün dokümanlar Belgelendirme Komitesine sunulur. Komite, her türlü olumlu ve olumsuz unsurları irdeledikten sonra müşterinin belgelendirilmesi kararını alır ya da almaz. Bu kararın olumlu olması halinde müşteri adına belge düzenlenerek takdim edilir. Belgelendirme periyodu 3 yıldır. Belge 2 dilde ve MÜŞTERİ tarafından aksi belirtilmedikçe Türkçe-İngilizce olarak tek bir belge içinde tanzim edilir. Belge 1 adet A4 boyutunda düzenlenir. Belge, istek halinde diğer dünya dillerinde de düzenlenebilir. 13. BELGENİN YAYINLANMASI Firma belgelendirmeye hak kazandığında; TCS Belgelendirme tarafından düzenlenen tüm belgeler (TURKAK akreditasyonlu / JASANZ akreditasyonlu / Akreditasyonsuz) TCS web sitesinde (www.tcsbelgelendirme.com) yayınlanır. JASANZ akreditasyonlu belgeler ek olarak JAS-ANZ web sitesinde (www.jas-anz.com.au ) yayınlanır. Yayınlanacak bu bilgiler aşağıdadır. Firma adı Lokasyon (İl Ülke) Standart Sertifika No Belge Kapsamı Belgenin Geçerlilik Başlama Tarihi Belgenin Geçerlilik Bitiş Tarihi Akreditasyon kurum adı Geçerlilik durumu (Geçerli / Askı / İptal) 14. BELGE SAHİBİ TARAFINDAN YAPILACAK REKLAM Belge Sahibi ürün, hizmet ve çevre performanslarının tetkik edilmiş olduğunu göstermek için her türlü reklam malzemesi kullanma hakkına sahiptir ve Belge de detayları verilen Belge kapsamıyla ilgili Markayı sabit promosyon malzemelerinde kullanabilir. Firma ürünlerinde ve ambalajlarında bu markayı kullanamaz. Firma reklamlarında ve ilanlarında Belgeli ve Belgesiz Ürün/Proses ve Faaliyetlerinin karışmamasını sağlamalıdır. Firma satın alma yapan müşterilerini Ürün/Proses veya Faaliyetlerinin belge kapsamında olmamasına rağmen, kapsamda olduğunu inandırmak için aldatmaya yönelik herhangi bir faaliyette bulunmayacaktır. Buna ilave olarak Belgenin yayınlanmış olması ilgili ürün, proses veya hizmetin Ülkenin akreditasyon Kuruluşunun Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı anlamına gelmez. 15. BELGENİN HAKSIZ VEYA YANLIŞ KULLANIMI Belge kullanma hakkı kazanan kuruluşların, sistem belgesini yanıltıcı tarzda kullandığı veya tanıtım dokümanlarında belgeye ait bilgileri tüketiciyi yanıltıcı şekilde kullandığı tespit edilebilir. Belge, belgede adı geçen müşterinin mülkiyetinde olup, hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Belgenin üçüncü şahıslarca haksız yere kullanımından doğan sorumluluk Müşteriye aittir. MÜŞTERİ belgeyi, TCS BELGELENDİRME nin itibarını zedeleyecek bir şekilde kullanmayacak ve TCS BELGELENDİRME yi yetkisiz kılacak veya yanlış yola sevk edebilecek açıklamalar yapmayacaktır. MÜŞTERİ belgeyi, sadece yönetim sisteminin belirlenmiş standardlara veya diğer standard özelliğindeki dokümanlara uygunluğunu belirtmek için kullanacak, belgeyi bir ürün veya hizmetin TCS BELGELENDİRMEtarafından onaylandığını göstermek amacıyla kullanmayacaktır. Müşteri, sadece belgelendirildiği alanla ilgili olarak belgelendirildiğini iddia edebilir. MÜŞTERİ, hiçbir belgelendirme dokümanını, raporunu veya logoları ya da bunların bir kısmını yanıltıcı tarzda kullanmayacaktır. MÜŞTERİ, kendi belgelendirilmesine ait dokümanlar ile broşürler veya reklamlar gibi iletişim araçlarında yapılan atıflarda, TCS BELGELENDİRME nin belirlediği kurallara uyacaktır. MÜŞTERİ kamu güvenini sarsacak veya TCS BELGELENDİRME nin imajını zedeleyecek şekilde belgeyi kullanamaz. Belgelendirme ile ilgili yanlış hususlar tespit edildiğinde kuruluş öncelikle yazılı olarak uyarılır. Belgelendirme Müdürlüğü gerektiğinde yasal uzmanların işbirliği ile konuyu değerlendirir. Kuruluş kendisine yapılan uyarılar neticesinde gerekli değişiklikleri yapmayı reddederse belgenin askıya alınması, iptal edilmesi ve diğer yaptırımlar uygulanır. TCS BELGELENDİRME Sistem Belgesini veya Logosunu, sözleşme olmaksızın ya da sözleşmesi herhangi bir nedenle sona erdiği halde kullanımının tespiti halinde; TCS BELGELENDİRME yi maddi zarara sokması ve müşterilerini yanıltıcı beyanda bulunmaları sebebi ile yasal yöntemlere başvurulur. Belgenin haksız kullanımı ile ilgili hususlar tespit edildiğinde yasal yöntemler uygulanır. Belgelendirme Komitesi tarafından alınan kararlar ilgili kuruluşlara bildirilmek üzere yazılı olarak Belgelendirme Müdürlüğüne iletilir. Belgenin haksız ve yanıltıcı kullanıldığı durumların kayıtları Belgelendirme Müdürlüğü tarafından muhafaza edilir ve gerektiğinde Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler başlatılır. 5
Belirtilen süre içerisinde düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmemesi durumunda TCS BELGELENDİRME tarafından aşağıda sıralanan faaliyetler uygulanmaya başlanır: İlgili akreditasyon kurumu bilgilendirilir, Düzenlemiş olan belgenin iptal edildiği kamuoyuna duyurulur, Yasal takibat başlatılması için gerekli girişimlerde bulunulur. müşteri sözleşmesinde belirtilen belgelendirme ücretinden az olmamak kaydı ile maddi ve manevi tazminat talebi ile hukuki ve ayrıca cezai işlemler başlatılır. 16. BELGENİN ASKIYA ALINMASI Firma askıya alınmış Belgesinin faaliyetlerini anında kesecektir. TCS BELGELENDİRME yazı ile Belgenin resmi askıya alınmasını bildirecek bu yazıda askıdan kurtarılma şartları da açıkça yer alacaktır. Askıya alma süresinin sonunda askıya alma nedenleriyle ilgili gerçekleştirilen faaliyetler araştırılır. Eğer şartlar tatmin edici ise Belge aktif hale geçirilir, şartlar tatmin edici değilse Belge iptal edilir. Belge aşağıdaki şartların oluşması durumunda, Belgelendirme Komitesi kararı ile altı (6) ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır MÜŞTERİ nin talebi, Tetkikler de tespit edilen minör major uygunsuzlukların, belirlenmiş sürelerde giderilmemesi, MÜŞTERİ nin sözleşme metnindeki yükümlülükleri, belgenin iptalini gerektirmeyecek ölçüde ihlal etmesi, Belgelendirme kapsamında yer alan ürün/hizmete ilişkin, ilgili standart dışında uygulanması gereken yasal yaptırımların yerine getirilmediğinin tespiti, MÜŞTERİ nin talebi ile grev, lokavt, reorganizasyon, tabii afetler, hammadde darlığı, sipariş alamama, tesis adresindeki değişiklikten dolayı faaliyete ara verilmesi veya benzeri sebeplerden dolayı MÜŞTERİ nin üretimini/hizmetini durdurm MÜŞTERİ nin, gözetim tetkik tarihini sürekli erteleme talebinde bulunması, Belgelendirme kurallarına uyulmaması Belge ve logonun yanlış kullanımı, Belge veya tetkik ücretlerinin ödenmemesi. Belgenin askıya alınması kararı, Belgelendirme Komitesi tarafından alınır. Belgenin askıya alındığı, ilgili Müşteriye yazılı olarak bildirilir. Belgenin Askı Halinin Kaldırılması Belgesi askıya alınan MÜŞTERİ, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak TCS BELGELENDİRME ye bildirmesi durumunda, askıya alma işlemi kaldırılır. Askıya alma gerekçesinin ortadan kaldırıldığının teyidi amacı ile TCS BELGELENDİRME arafından Müşteriye bir tetkik gerçekleştirilir. Askı halinin kaldırılması kapsamında gerçekleştirilen tetkikin kapsamı ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarak belirlenir. Tetkik sonunda, uygunluğu doğrulanan kuruluşun belgesinin askı hali kaldırılır. Askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda, belgenin iptali yoluna gidilir. 17. BELGENİN İPTAL EDİLMESİ Bir belge aşağıdaki nedenlerden iptal edilebilir. MÜŞTERİ nin talebi, MÜŞTERİ nin tüzel kişiliğin değişmesi, iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi, MÜŞTERİ nin askıya alma şartlarını kabul etmemesi veya askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması, MÜŞTERİ nin, askı süresi sonunda takip tetkiki yapılabilmesi için teyit vermemesi, Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip tetkiklerinde, belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerde kapatılmaması, MÜŞTERİ nin belgeyi, belge kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması, MÜŞTERİ'nin TCS'ye haber vermeden adresini değiştirmiş olmasından dolayı müşterinin belirtilen tesis adresinde bulunamaması MÜŞTERİ nin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması sonucu, MÜŞTERİ nin, gözetim tetkikini kabul etmemesi sonucu. MÜŞTERİ nin belge yenileme talebinde bulunmaması, belge kapsamındaki ürün üretimi/hizmet sunumunun durdurulması veya kurulusun kapanması durumunda, MÜŞTERİ nin belgesi askıya alındıktan sonra (6) altı ay içerisinde takip tetkiki için başvurusu olmamışsa Belgelendirme Komitesi kararı ile ek süre verilebilir veya belgesi iptal edilebilir. Belgenin iptal edilmesi durumunda MÜŞTERİ nin aşağıda belirtilen yükümlülüklerini yerine getirmesi gereklidir: TCS BELGELENDİRMEbelge ve logosunun kullanımının durdurulması, İptal edilen belge kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi, Ödenmemiş tetkik ücretlerinin ödenmesi. Belgenin iptalini takiben bir ay içerisinde MÜŞTERİ nin, logoyu her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. Aksi takdirde TCS BELGELENDİRME; İlgili akreditasyon kuruluşu ile diğer belgelendirme kuruluşlarına duyurur, MÜŞTERİ nin belgeyi, sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullandığını, çeşitli yayın organlarında duyurur, Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur. 6
18. ÜCRETLER 3 yıllık belgelendirme periyodu içerisinde gerçekleştirilecek olan denetimlere ait ücretler Belgelendirme Teklifi nde belirtilmiştir. Teklif kapsamında bulunmayan ekstralar, Kalite Yönetim Sisteminin uygulamada yeterliliğini sürdürdüğünün doğrulanması için yapılan ilave Denetimlerle ilgili ücretlerde faturalandırılır. Tetkik ve Gözetim faaliyetlerindeki tüm ücretler seyahat ve konaklama masrafları hariç tutularak (Teklifte aksi belirtilmedikçe) fiyatlandırılmıştır. Gerektiğinde bu masraflar (yol, iaşe vs) ekstra olarak faturalandırılır. Tüm ücretler bulundukları ülkelerin vergi oranlarına göre vergilendirilir. 19. İTİRAZLAR Müşteri, denetim ekibine, denetim tarihine, denetim planına, denetim ekibinin aldığı uygunsuzluk kararlarına ve belgelendirme komitesinin aldığı kararlara itiraz etme hakkına sahiptir. İtirazlar; www.tcsbelgelendirme.com adresinde yayınlanan Uyuşmazlık Şikayet ve İtiraz Prosedürü ne göre değerlendirilir. Belgelendirilmek için başvuran kuruluş ile ilgili olarak, firmanın denetim planına, tarihine, atanan tetkikçilere v.b durumlarda anlaşamama durumunda kuruluşun talebi göz önüne alınarak Belgelendirme Müdürü tarafından yeniden işlem yapılarak anlaşamama durumu çözüme kavuşturulur. Kuruluşun atanan tetkikçilerde değişiklik istemesi durumunda, bu talebi yazılı ve gerekçeleri ile yazması beklenir. Gerekçeler ile ilgili değerlendirme yapılarak, değişiklik yapılır. Tetkik faaliyetleri neticesinde alınan Belgelendirme Komitesi kararlarına yapılan itirazlar ise, TCS BELGELENDİRME ye ulaştığında, itiraz konusu, Tarafsızlık Komitesi gündemine alınır. Kuruluşlar talep etmeleri halinde toplantıya katılabilir. Kuruluş Tarafsızlık komitesi üyelerine haklı bir gerekçe göstererek itiraz etme hakkına sahiptir. Komite, itirazın TCS BELGELENDİRME ye ulaşmasını takip eden 15 gün içerisinde kesin kararını verir. Tarafsızlık komitesi kararı; TCS BELGELENDİRME tarafından itirazı yapan kuruluşa/kişiye ve Yönetim Temsilcisine yazılı olarak bildirilir ve dosyalanır. 20. ŞİKAYETLER Şikayetler; www.tcsbelgelendirme.com adresinde yayınlanan Uyuşmazlık Şikayet ve İtiraz Prosedürü ne göre değerlendirilir. TCS BELGELENDİRME; web sitesinden e-mail ile, sözlü veya yazılı gelen tüm şikayetler kayıt altına almaktadır. TCS BELGELENDİRME faaliyetleri ile ilgili alınan her türlü şikayet en geç bir hafta içerisinde ilgili prosedür doğrultusunda değerlendirilmekte ve gerekiyorsa düzeltici faaliyetler başlatılıp ilgili taraflar en geç 15 gün içerisinde bilgilendirilmektedir. Gerekli durumlarda Şikayet ve İtiraz komitemiz tarafından ele alınan şikayetlerin değerlendirilmesinde bağımsızlık, tarafsızlık ve gizlilik prensibi esastır. Müşteri ile ilgili olarak müşteri dışındaki kaynaklardan elde edilen bilgiler (örneğin, şikâyette bulunanlardan veya düzenleyici makamlardan) gizli olarak değerlendirilmektedir Alınan şikayet belgelendirilmiş kuruluşun sunduğu ürün veya hizmetle ilgili şikayet hiç vakit kaybedilmeden kuruluşa iletilir ve en geç iki hafta içerisinde düzeltici faaliyet prosedürü çerçevesinde değerlendirilerek sonuçlandırılması istenilir. Değerlendirme sonuçları gerekli durumlarda şikayette bulunan kuruluşa gizlilik prensipleri göz önünde bulundurularak gönderilir. Alınan müşteri şikayetleri TCS BELGELENDİRME için kendini gözden geçirme fırsatı olarak değerlendirilir. Tüm belgeli kuruluşlarımız istendiğinde müşteri şikayetlerine ait kayıtları ve bunlar doğrultusunda başlatılan düzeltici önleyici faaliyetleri gösterebilmelidir. TCS BELGELENDİRME, Teknik bu kayıtları gözetim denetimlerinde ele alarak değerlendirir. Eğer şikâyeti yapan taraf TCS BELGELENDİRME nin şikâyeti ele alma sürecinin sonucundan memnun değilse, şikâyetçi şikayetini ilgili akreditasyon kurumuna yapacaktır. Daha önce şikâyetçiyle mutabık olunmuş ve dokümante edilmiş zaman aralığında kapatılamayan şikâyetler, TCS BELGELENDİRME nin üst yönetimine sunularak bu şikayetin uygun önceliği aldığından emin olunacaktır. Mutabık olunan zaman dilimi içerisinde kapatılmayan uygunsuzluklar akreditasyon kurumunun dikkatine sunulacaktır. 21. BELGELİ FİRMALARIN YÖNETİMİ Belgeli firmalar ile ilgili tüm sorumluluk TCS BELGELENDİRME ye aittir. Belgeli veya Belgesi iptal edilen firmalar istendiğinde Kamuoyuna açıklanabilir. 22. AKREDİTASYON KURULUŞLARININ ZİYARETLERİ Akreditasyon kuralları gereğince; akreditasyon kuruluşunun firmanızda tanık denetim planlanması durumunda, tanık denetim firmanıza haber verilerek ya da verilmeksizin gerçekleştirilecektir. Akreditasyon kuralları gereğince, tanık denetimde denetçi, gözlemci vb. olarak görev olan kişiler gizlilik ilkesine uyacaklarını kabul ederler. MÜŞTERİ, ziyaretlere açık olmayı kabul ve taahhüt eder. İlgili akreditasyon kuruluşu MÜŞTERİ nin yönetim sistemini yerinde görmek istediğinde MÜŞTERİ her türlü kolaylığı ve ortamı sağlamakla yükümlüdür. 23. ETİK KURALLARA UYUM TCS BELGELENDİRME, bütün tam zamanlı ve yarı zamanlı çalışanlarını ve taşeronlarını İŞ ETİĞİ KURALLARI'nda yazılı olan prensipleri kendilerine rehber tutarak çalışmalarına zorunlu tutmaktadır. 7
TCS BELGELENDİRME tüm çalışmalarında tarafsızlık politikasına uygun bir yol izler. Üst yönetim de bunu deklarasyonu ile destekler. Hizmet başvuruları tüm kuruluşlara açıktır. Hizmetlerin sunumu esnasında hiçbir taraf ya da gruba üstünlük yada ayrıcalık tanınmaz. TCS BELGELENDİRME şartlarını, değerlendirmesini, gözden geçirmesini, kararını ve gözetimini (gözetim söz konusu ise) belgelendirmenin kapsamı ile bizzat ilişkili konularla sınırlandırır. 24. REVİZYON DURUMU Revizyon Tarihi Revizyon No Revizyon Madde Yapılan Açıklama 20.11.2012 01 Madde 9 TCS Belgelendirme Tarafından Yapılan Değişikliklerin Bildirilmesi başlığında; müşterilerin değişiklikler hakkında bilgilendirilmesi için kullanılacak yöntem tanımlandı. 08.01.2013 02 Madde 7.4 Yeniden Belgelendirme Denetimi başlığı gözden geçirildi. Denetimin Belge Geçerlilik Süresi İçinde Gerçekleştirilememesi ve Belge Kararının, Belge Geçerlilik Süresi İçinde Alınamaması durumunda yapılması gerekenler tanımlandı. 02.12.2013 03 Madde 10 Belgelendirme Kararları İçin Sorumluluk başlığı eklendi. 24.11.2014 04 Madde 7.4 Yeniden Belgelendirme Denetimi başlığı gözden geçirildi. Madde 11 Belgenin Düzenlenmesi başlığı düzenlendi. 18.02.2015 05 İçerik gözden geçirildi. Madde 6 Başvuru sırasında talep edilen resmi belgeler ve dokümanlar güncellendi. 8