: 1 / 5 Bilgilendirme kılavuzu başvuru aşamasından sertifikalandırmaya kadar tüm aşamalarda müşterilerin bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır. 1. Belgelendirme Süreci Belgeyi kazanmak ve sahip olmak için tüm müşterilerin Kuruluşumuz tarafından verilen belgelendirme süreci kural ve şartlarını yerine getirmesi gerekmektedir. Denetim sürecinin hızlı ve eksiksiz bir şekilde tamamlamak için Kuruluşumuz tarafından istenen tüm bilgilerin müşteri tarafından sağlanması gerekmektedir. Kuruluşumuz, önceden bildirmeksizin bu Kılavuzu silme, ekleme ve değiştirme hakkını saklı tutar. 2. Başvuru Müşteri, belgelendirme müracaatı için başvuru formunu doldurur. Başvuru formu ekinde istenen belgeleri de ekleyerek Kuruluşumuza iletir ve başvuru süreci başlatılmış olur. Eksik formun doldurulması veya eksik belge olması durumunda Kuruluşumuz müşteri ile temasa geçerek bu eksikleri tamamlamasını ister. Başvuru için Kuruluşumuz herhangi bir ücret talep etmez. 3. Teklif ve Sözleşme Hazırlanması Belgelendirme talebi için beyan edilen bilgiler doğrultusunda, yapılan incelemeye istinaden Kuruluşumuz tarafından Fiyat Teklifi hazırlanır. Fiyat teklifinin onaylanmasını müteakiben Müşteri Sözleşmesi hazırlanarak müşteriye iletilir. Bu sözleşme, müşteri tarafından onaylanır ve tarafımıza gönderilir. 4.Denetim Tarihinin Belirlenmesi Müşteri ile sözleşmenin yapılmasından sonra Kontrol Planı; müşteri adı ve adresi, kontrol tarihi, kontrol süresi ile kontrolör adını içerir. Denetim tarihi hasat ve kesim gibi üretimin tüm aşamalarının Kontrolüne izin verecek bir dönem için planlanır. Plan ile kontrol tarihleri ve kontrolün içeriği belirlenmiş olur. Kontrolör, müşterinin plan ile ilgili teyidini alır. Böylece plan tamamlanmış olur. Kontrolör, müşteriye ait Başvuru Formu ve eklerinin birer örneğini, Kontrol Listelerini hazırlar. 5- Denetim Denetim, denetim planında hazırlanan tarihte sertifikalandırılacak üretim alanında Organik kontrolörü tarafından gerçekleştirilir. Müşterinin kontrolöre kayıt ve dokümanlar ile denetim süresince destek olmak ve bilgi vermek üzere bir kişiyi görevlendirmesi gerekmektedir. Kontrol işlemi; yazılı belgeleri, planları, defterleri, raporları, kayıtları, arazi, işletme ve depo gibi kritik nokta kontrollerini ve gözlemleri içerir. Kontrollerde, kontrol edilen müşteri, karşılıklı görüşmelerde ve uygulama alanlarında, dokümante edilen şartların yerine getirilme durumları incelenir. Gözden geçirmenin ve görüşmelerin sonuçları, dokümante edilir ve değerlendirilir. Kontrol Noktaları Listesine dokümantasyon ve uygulamadaki yeterlilik veya yetersizlik durumunu açıkça gösterecek ve geriye dönük izlenebilir olacak şekilde kaydedilir.
: 2 / 5 Kontrol sonunda kontrolör, kontrol seyrini anlatır, olumlu ve olumsuz sonuçları açıklar, bulguları özetler, ürünler analiz edildiyse analiz sonuçlarını değerlendirir. Değerlendirmelerini kontrol raporuna kayıt eder. Uygunsuzluklar belirlendiğinde Düzeltici, Önleyici Faaliyet Formuna kayıt edilir ve müşteri kabul ettiğine dair raporu imzalar. Uygunsuzlukların kapatılması için müşteriye en fazla yirmi sekiz gün süre verilir. Kontrolde tespit edilen uygunsuzluğun çevre, insan ve hayvan sağlığı açısından tehlike arz ettiği veya uyarı işleminden sonra bu uygunsuzlukların yirmi sekiz gün içerisinde kapatılmadığı durumlarda, sertifikanın kullanım hakkını durduran veya sertifika yayınlanmasını geciktiren askıya alma işlemini uygular. Askıya alma işlemi, tespit edilen uygunsuzluğa ait kontrol noktasının yer aldığı kapsama göre kısmi veya komple askıya alma şeklinde uygulanabilir. Kısmi askıya almada, sertifika kapsamındaki bir veya birden fazla ürün askıya alınır. Komple askıya almada ise sertifika kapsamındaki tüm ürünler askıya alınır. Askıya alma altı aydan fazla olamaz. Sertifiker, askıya alma süresi sonunda uygunsuzluğun kapatılmadığını tespit etmesi durumunda, sertifikanın ve sözleşmenin iptali işlemini uygular. İptal işlemine maruz kalan müşteriler, iptal işlemine ait kararının verildiği tarihten itibaren on iki ay süre ile kontrol ve sertifikasyon faaliyetlerine dahil edilmez, her hangi bir KSK ile sözleşme yapamaz. Grup sertifikasyonuna dahil müşterilerin yapacağı uygunsuzlukların sonuçları, kontrolör tarafından hazırlanacak gerekçeli raporda belirtilmek suretiyle sadece uygunsuzluğu yapan müşterileri etkilediği durumda iptal işlemini; sadece uygunsuzluğa neden olan müşteri veya müşterilere uygulayabilir. Kontrolün tamamlanmasını müteakip, kontrolör üretim alanlarında müşteri veya müşteriler ile kontrolörün imzasını taşıyan kontrol raporunun hazırlanmasını sağlar. 6. Raporlama Kontrolör, üretim sahası kontrolü sonrası yazdığı raporu, müşteriye imzalatıp sertifikerin kararına sunar. Kontrolör imzalanan raporun da bir kontrollü kopyasını müşteriye daha sonra gönderir. Sertifiker tarafından değerlendirmeye alınan rapor, Organik tarım yönetmeliğine uygun olduğuna karar vermesi durumunda sertifiker raporu onaylayarak müşteri adına gerekli bilgileri içerecek şekilde düzenler ve imzalar. Düzenlenen sertifikayı, müşteriye gönderilir. Müşteri eline geçen sertifika logo kullanım prosedürüne göre kullanmaya başlayabilir. 7. Sertifikanın süresi ve devamlılığı Organik sertifikası bir yıl boyunca geçerlidir. Kuruluşumuz, yıl boyunca müşterilerini habersiz denetleme hakkına sahiptir. Habersiz denetimde, planlanan denetim en geç kırk sekiz saat önce müşteriye bildirilir. Habersiz denetimin tüm aşamaları denetim aşamalarıyla aynıdır. 8. Sertifika ve Logo Kullanımı Kuruluşumuz logo ve belgeleri, Kuruluşumuz tarafından yapılan denetimlerde başarılı olmuş ve
: 3 / 5 belge geçerliliği devam eden kişi veya kuruluşlar tarafından kullanılabilir. Üçüncü şahısların kuruluşumuz logo ve belgelerini izinsiz kullanması durumunda hukuki yaptırımlar başlatılır. Kuruluşumuzdan logo ve belge almaya hak kazanan müşteriler, Kuruluşumuz logosu ve belgesini bu talimatta yazan şartlara göre kullanmak durumundadır. Denetimlerde veya farklı ortamlarda, müşterinin logoyu izin verilenden farklı şekilde veya izinsiz kullandığının saptanması durumunda, Kuruluşumuz bunu uygunsuzluk olarak kabul edip müşteriye yazılı olarak bildirecektir. Sözleşmenin iptal edilmesi, belgenin askıya alınması, belgenin süresinin dolması veya belgenin iptali gibi durumlarda müşteri derhal Kuruluşumuzun logosunun ve belgenin kullanımını durdurmalıdır 9. Gizlilik Kuruluşumuz ilişkide olduğu müşteriler ile ilgili gizlilik içeren yazılı ve sözlü bilgileri üçüncü taraflara açıklamaz. Kuruluşumuz ve bünyesinde çalışan tüm personel uygunluk değerlendirme aktiviteleri sırasında elde edilen tüm bilgileri gizli tutacağını taahhüt eder. Hizmetin yürütülmesi ile ilgili olarak müşterilerden veya ilgili taraflardan gelen itirazlar, şikayetler ve anlaşmazlıklar, Kuruluşumuz yetkilileri tarafından gecikmeden değerlendirmeye alınır. Şikayet/itiraz başvurusunun ele alındığı sürecin herhangi bir aşamasında şikayet/itiraz sahibi, yapılan işlemler hakkında bilgi almak isteyebilir. Bu durumda Yönetim Temsilcisi süreç hakkında bilgi vermekle sorumludur. 11. Müşteri Faaliyetlerinde Yapısal Değişimler Tüm müşterilerin kurum bünye yapısındaki önemli değişimleri Kuruluşumuz yetkililerine bildirmeleri gerekmektedir. 12. Belgelendirme Sürecinde Değişimler Kuruluşumuz Organik Tarım Yönetmeliğinde meydana gelen tüm değişimleri müşterilerine bildirme sorumluluğunu üzerine almış bulunmaktadır. 13. Numune Analizi Kalıntı analizi için aldığımız numuneleri müşterimiz TS EN 17025 standardlarına göre akredite olmuş herhangi bir laboratuara gönderebilir. 10. İtiraz ve Şikayetler Müşterinin, Kuruluşumuz hakkında şikayeti veya sertifikasyon süreci hakkında bir itirazı/şikayeti varsa bunu yazılı olarak bildirmelidir.
: 4 / 5 Müşteri Yükümlülükleri Müşteri; 1- Standartla ilgili genel yönetmeliği bilir ve standartta belirtildiği gibi gereklilikleri takip eder. 2- Varsa önceki sertifikasyon kuruluşları tarafından düzenlenen belge ve bilgileri Kuruluşumuza verir. 3- ÇKS, ÇKF ve tapu kayıtlarının doğruluğunu tetkik eder, bu bilgi ve belgelerin kayıtlarının doğruluğundan sorumludur. 4- Ürünü olumsuz etkileyecek her türlü uygulamayı Kuruluşumuza bildirmekle sorumludur. Kuruluşumuz bu uygulamaların sonucu olarak sertifikayı askıya alma, iptal etme ya da geri çekme hakkına sahiptir. 5- Kontrol prosedürlerinde kuruluşumuza yardımcı olmalıdır. Özellikle müşteri, uygun bilgiyi sağlayacak ve yetkili Kuruluşumuz kontrolörlerine arazilere, depolara, işletmelere ve diğer tüm ilgili dokümanlara giriş izni verecektir. Kontrol personeli müşterilerinin çalışanları ile her zaman görüşme yapabilir. Müşteri, kuruluşumuz ya da kuruluşumuz tarafından sözleşme imzalanan üçüncü bir tarafça numunelerin alınmasını kabul eder. 6- Ürünü etkileyebilecek herhangi bir değişikliği (örn. arazilerde, üretim birimlerinde, reçetelerde değişiklik) derhal Kuruluşumuza bildirmek ve Kuruluşumuzun onayını almadan ilgili etiket altında ürünü pazarlamaz. 7- Sertifikasyonun askıya alınması, iptal edilmesi ya da geri çekilmesi durumunda reklam ya da etiketlemede sertifikasyonun tüm kullanımını derhal durdurur ve talep edildiğinde tüm sertifikaları Kuruluşumuza geri verir. 8- Alıcıları standartların gereklerine uymayan ürünler hakkında yazılı olarak bilgilendirmek ve artık uygun olmayan ürünlerden standarda uygunluk ibaresinin kaldırılmasını temin eder. 9- Ürünlerle ilgili üçüncü taraflar tarafından yapılan her türlü şikayeti kaydeder ve açıklar. Kayıtlar ilgili düzeltici faaliyetleri de içermelidir. 10- Kuruluşumuz, doğal afetler, insan hayatını tehdit eden sosyal asayiş problemleri, bölgesel salgın hastalıklar, v.b. gibi kontrolü dışındaki olaylar nedeniyle hizmetteki gecikmelerden sorumlu değildir. Ayrıca bu tür olaylar Kuruluşumuza kontratı tamamen ya da kısmen geri çekme izni verirken, müşteri hizmetin verilmemesinden kaynaklanan zararlar için dava açma hakkı kazanmaz. Eğer engel on iki haftadan uzun sürerse, müşterinin makul bir süreden sonra bu kontratın henüz yerine getirilmeyen kısmını geri çekme izni vardır. 11- Aksi belirtilmedikçe, müşteri tarafından daha ileri iddialar, yasal zemin ne olursa olsun kabul edilmez. Kuruluşumuz herhangi bir kar kaybı ya da diğer finansal zararlardan sorumlu değildir. 12- Kuruluşumuz, sertifikalandırılan ürünler için bir pazar garantisi veremez ve vermeye izni yoktur. 13- Kuruluşumuz ürün kalitesinden sorumlu değildir. 14- Bu başvuru ile müşteri, Kuruluşumuz lehine ileriki zamanlardaki yükümlülüklerini yerine getireceğini kabul etmiştir. 15- Kuruluşumuzun genel koşulları kabul edilecektir. 16- Belgelendirme şartlarına uyulacak ve belgelendirilecek ürünlerin değerlendirilebilmesi için gerekli olan her türlü bilgi sağlanacaktır.
: 5 / 5 17- Kuruluşumuza ait kalite sistemi sertifikasyonu ve/veya ürün sertifikasyonu veya denetimi gereklilikleri ve şartlarının bilinmesi gerekir. 18- Müşteri, sertifikasyon standardında belirtilen gerekliliklerin yerine getirilmesini kabul etmiştir. 19- Kalite sistemi ve/veya ürün ve servis sertifikasyonuyla ilgili kaydedilen düzeltici faaliyetler hakkında sürekliliğin sağlanması gerekir. 20- Bu başvuruya bağlı herhangi bir zarar veya başvurunun geri çevrilmesinden Kuruluşumuz sorumlu tutulmayacaktır. 21- Kuruluşumuz için kontratı feshetmeyi haklı kılan olağanüstü durumlar, ödemenin 1 aydan fazla süre geciktirilmesi ya da müşterinin kontroller sırasında işbirliği yapmayı reddetmesini de içerir. 22- Bu sözleşmenin geçerliliği, denetim sonuçlarının olumlu olarak yeniden gözden geçirilmesinden sonra onaylanan sertifikanın geçerliliği kadardır. Logo ve Belge Kullanım Kuralları A. Kuruluşumuz logoları, Kuruluşumuz tarafından yapılan denetimlerde başarılı olmuş ve belge geçerliligi devam eden kişi veya kuruluşlar tarafından kullanılabilir. Üçüncü şahısların kuruluşumuz logolarını izinsiz kullanması durumunda hukuki yaptırımlar başlatılır. B. Sözleşmenin iptal edilmesi, belgenin süresinin dolması, belgenin askıya alınması veya iptal edilmesi durumlarında kisi veya kurulus derhal logo ve belgelerin kullanımını durdurmak durumundadır. C. Kuruluşumuz ürün belgeleri gerçek ya da tüzel kisilere düzenlenir ve tüm kullanım hakları belgenin adına düzenledigi gerçek ya da tüzel kişiye aittir. Belge ve logo kullanım hakkı üçüncü taraflara devredilemez. D. Belgelendirilmiş kişi veya kuruluşlar, belge geçerliligi devam ettiği sürece, bu logo ve belge kullanım kurallarına uymakla yükümlüdür. E. Kuruluşumuz logo ve belgesinin yanıltıcı ve/veya uygun olmayan bir şekilde kullanılması durumunda, her türlü yasal hak kuruluşumuz aittir. Kuruluşumuz, yasal takibat açma hakkını her zaman saklı tutar. F. Bu talimat dısında bir logo kullanımı tespit edilirse belgenin askıya alınması ve iptal edilmesi işlemleri uygulanır ve yasal mevzuata göre işlem başlatılır. G. Kuruluşumuz, kişi veya kuruluşların logo ve belge kullanımlarının kontrolünü, planlı denetimlerde ve alınacak şikayet ve itirazlarda yapar. Kişi veya kuruluşlar logo ve belgelerin kullanım alanlarını denetçilere veya kontrolörlere göstermek zorundadır.