TUBİTAK 2237 Proje Eğitimi Etkinliklerini Destekleme Programı kapsamında 4-5-6 Nisan 2014 tarihlerinde SDU Mavi GÖL Otelinde gerçekleştirilen DOĞA BİLİMLERİ PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ SUNUMLARIDIR. İzinsiz ve Kaynak göstermeden Alıntı yapılamaz. Prof. Dr. Atila GÜL -DOĞA BİLİMLERİ PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ- 2014
PROJE KAVRAMI ve PROJE YÖNETİMİ Prof. Dr. Atila GÜL SDÜ PEYZAJ MİMARLIĞI BÖLÜMÜ
Genel anlamıyla Proje Öngörülen hedef /amaçlar doğrultusunda, insan, zaman, mekan ve bütçe ilişkisi dikkate alınarak, bilimsel yöntem ve etik çerçevesinde, en ideal fikirler seçenekler veya ürünlerin, metinsel, çizgisel, şematik veya nesne olarak elde edilmesini içeren bir süreçtir.
Bilimsel Araştırma Proje hazırlanmasında bilimsel soru dizisinde (6N 2K) cevaplar bulunmaya çalışılır. Ne? Nasıl? Nerede? Kim? Niçin? Ne zaman? Ne Kada r? Kime
Bilimsel Proje Nedir? Belirli bir SÜRE içinde, belirli bir BÜTÇE ile net olarak tanımlanan HEDEFLERE ulaşmaya yönelik planlanan FAALİYETLER bütünüdür.
İyi Bir Bilimsel Projenin Ozellikleri Proje bir ihtiyaçtan doğmalı ve bu ihtiyacı karşılamaya yönelik genel hedefe ve amaçlara göre çok iyi tanımlanmalı, gerçekçi, ulaşılabilir, ölçülebilir ve istenilen sürede faaliyetler, çıktılar ve başarı göstergeleri öngörülmelidir. 1 HEDEF(LER) 2 AMAÇLAR 3 FAALİYETLER 4 ÇIKTILAR VEYA SONUÇLAR 5 GÖSTERGELER
Hedef(ler) (=Objective(s)): Ulaşılması gereken en son noktadır. Projenin genel hedefi uzun vadede ulaşılması gereken en son nokta olarak tanımanır. Genel hedef projenin katkı sağlayacağı üst düzey hedeftir. Amaç(lar)(Aims or Goals): genel hedefe ulaşılması kapsamında proje amaçlarını (özel hedefleri) içerir. Proje tamamlandığında (yani kısa veya orta vadede) proje amaçlarına ulaşılır ve bu sayede genel hedefe katkıda bulunur. Genel hedef ile proje amaçları (özel hedef) kavramları birbirine karıştırılmamalıdır. Faaliyetler(=Action) Amaçlara ulaşmak için çeşitli eylemlerin tanımlanmasıdır. Sonuçlar veya Çıktılar (Results or Output): Proje amaçlarının gerçekleştirilmesi için yapılacak faaliyetler sonucu beklenen sonuçlardır. Göstergeler (indicators):amaçlara ulaşılmasında yapılan faaliyetler ve çıktıların başarı ölçütleridir.
BİLİMSEL PROJE Doğrulanabilir başarı göstergeleri, projenin başarıya ne derece ulaştığını göstermesi açısından proje tasarımında önem teşkil eder. Bu nedenle başarı göstergelerinin gerçekçi ve ulaşılabilir olması gereklidir. Başarı göstergeleri temel olarak SMART özelliklere sahip olmalıdır.. S : Specific (BELİRGİN) M: Measurable (ÖLÇÜLEBİLİR) A : Achievable (ULAŞILABİLİR) R: Realistic (GERÇEKÇİ) T : Time-related (ZAMANI BELLİ)
Bilimsel Projelerin Özellikleri Bir ihtiyaç veya talepten doğar ve bu ihtiyaç /talebi karşılamaya yönelik olarak planlanır ve tasarlanır. Tanımlanmış bir zamanda başlar ve biter yani sürelidir Belli bir mekanda veya bir alanda gerçekleşir, Tanımlanmış kısa, orta ve uzun vadeli hedef ve amaçlara sahiptir Prof. Dr. Atila GÜL -DOĞA BİLİMLERİ PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ- 2014
Tanımlanmış araçlar, iş veya faaliyetleri içerir, Özgün bir ürün veya hizmet oluşturmak için vardır Sınırlı kaynaklara bağımlıdır Bazı belirsizlikler ve riskler için gerekli tedbirleri içerir, Bütüncül proje yönetim süreçlerine (ön hazırlık, planlama/tasarım, uygulama ve kontrol süreçlerinden geçer) sahiptir
PROJE YÖNETIMI Tanımlanan işi Optimum sürede, Optimum maliyetle, Hedeflenen kalitede yapmak demektir.
Bilimsel Projelerin Dört Ana Elemanı Maliyet Zaman Kapsam Kalite
Bilimsel Proje Yönetiminde Başarı Projenin planlama ve tasarımının iyi kurgulanmasına Proje Yönetim süreçlerinin uygulanmasına Projeyi uygulayacak proje yöneticisine ve ekibine Proje Yönetiminin bütüncül organizasyonu ile doğrudan bağlıdır. Başarılı proje; kapsamını, belirlenen niteliklerde, zamanında hesaplanan maliyet sınırları içinde tamamlayabilen projedir.
Proje Yöneticisinin sahip olması gereken beceriler Genel yönetim becerileri (finansal konular, insan yönetimi, planlama,...) Liderlik Güçlü İletişim (yazılı ve sözlü) Müzakere becerileri Problem çözme ve karar verme Organizasyonu tanıma ve iş bitiricilik.
Proje Yönetimi Süreçleri Bir projenin fikir olarak doğuşundan hazırlanmasına, analizine, onaylanmasına, uygulanması ve işletmeye alınmasına ve son olarak Uygulama sonrası değerlendirilmesine kadar gecen aşamaların ve faaliyetlerin bütününe Proje Yönetimi Süreci denir.
Proje Yönetimi Süreci Proje Fikrinin Belirlenmesi 6 Projenin Sonuçlandırılması ve Yayınlanması 1 Proje hazırlama ve geliştirilmesi (Planlama & Tasarım) 2 5 İzleme ve Değerlendirme 4 Başvuru ve Onay 3 Projenin Uygulanması veya Yürütülmesi
Aşama 1: Proje Fikrinin veya önerinin oluşturulması Yapılacak ön araştırma ile öngörülen sorunlar veya konular hakkında yerli ve yabancı kaynaklar taranır ve ilişkilendirilir. Sorunun veya konunun proje olarak yapılabilirliği ve önceliği tahmin edilir.olumlu karar verilmesi sonucunda; Bu aşamada özellikle Proje başlığı, projenin gerekçesi, öngörülecek hedefler/amaçlar, etkinlikler, uygulama takvimi, metodoloji, ihtiyaç duyulan insan kaynakları ayni ve parasal kaynaklar ve elde edilecek çıktılar belirlenir. Prof. Dr. Atila GÜL -DOĞA BİLİMLERİ PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ- 2014
Proje önerisi hazırlamadan once; Konu ile ilgili detaylı yerli ve yabancı kaynak taraması yapılmalı, Geçmişte proje hazırlayan veya yararlananlarla görüşülmeli ve danışılmalı, Geçmiş proje önerileri ve değerlendirme raporları gözden geçirilmeli, Proje ekibinde aktif ve yönlendirebilecek kişilerle irtibata geçerek fikir alışverişinde bulunulmalı, Konu ile ilgili uzmanlara danışılmalı, İlgili paydaşlarla görüşmeler yapılmalı vb.
Aşama 2: Projenin hazırlanması ve geliştirilmesi (planlanması ve tasarımı ÖnAraştırma ile karar verilen projenin bütüncül olarak bilimsel (etik, yöntem vb) ve teknik(sosyal,mali, insan kaynakları, kurumsal, mevzuat, araç ve gereçler vb) açıdan tanımlanması ve hazırlanmasıdır. Bu aşamada, merak edilen, ihtiyacı duyulan ve aradığı ilginç şeylerin cevabını bulmaya çalışan bilimsel soru dizisi ile kısaca 6N 2K cevapları bulmaya çalışılır. Öncelikle projenin temel aşamaları veya bileşenlerini içeren akış şeması (planlama aşaması) oluşturulur. Her aşamada yapılacak tüm detaylar (tasarım aşaması) tanımlanır.
Proje planlaması ve tasarımı aşamasında; Proje ekibinin oluşturulması Hedef/amaçlar ve önceliklerin belirlenmesi, Ihtiyaç ve faaliyetlerin belirlenmesi Çalışma alanının belirlenmesi Proje çıktılarının ve başarı göstergelerin öngörülmesi, İlgili paydaşların ve hedef kitlenin belirlenmesi, Zaman takviminin oluşturulması ve iş programının oluşturulması, Proje bütçesinin tahmin edilmesi, İhtiyaç duyulacak araç, gereç, ekipman vb belirlenmesi Yöntemde kullanılacak analizler ve formüller Beklenmeyen durumlar ve riskleri azaltmaya yönelik B planın oluşturulması vbişlemler açık, somut ve net bir şekilde ayrıntılandırılır. Proje önerisi, başvurulacak veya destek istenecek kurum veya kuruluşların kendine özgü proje başvuru formatına ve koşullarına göre hazırlanır. Verilecek parasal desteğe göre proje bütçesi yeniden ilişkilendirilir ve kesinleştirilir.
Aşama 3: Başvuru ve Onay: Başvurulacak ve fon desteği alınacak İlgili Kurum veya Kuruluşlara hazırlanan proje metni ile birlikte istenilen diğer belge ve eklerle başvuru yapılır. Başvuru şekilsel ve biçimsel inceleme sonucu proje (proje başlığı, hedefler, yöntem, bütçe vb) yeniden revizyon gerekebilir ve gözden geçirilerek son hali ile onaylanır. Proje yürütücüsü ve onaylayan kurum ve kuruluş arasında anlaşma (protokol) yapılmak suretiyle resmi olarak proje yürürlüğe girer. Prof. Dr. Atila GÜL -DOĞA BİLİMLERİ PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ- 2014
Aşama 4: Projenin Uygulanması veya Yürütülmesi Bu aşamada, yapılan anlaşmada yer alan kaynaklar ve süre içinde, projeden öngörülen hedefler, çıktılar ve uygulama adımlarına göre proje yürütülür. Prof. Dr. Atila GÜL -DOĞA BİLİMLERİ PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ- 2014
Aşama 5: Projenin Değerlendirilmesi ve İzlenmesi İzleme, proje yürütülmesi süresince hedeflenen sonuçların göstergelerden yardım alınarak elde edilen verilerin değerlendirilmesidir. Proje süresince proje ekibi ve danışmanlar tarafından periyodik raporlar hazırlanır ve bu raporlar projenin paydaşları ve fon kaynağı sağlayan kurum tarafından izlenir ve incelenir. Prof. Dr. Atila GÜL -DOĞA BİLİMLERİ PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ- 2014
Aşama 6: Projenin Sonuçlandırma ve Yayınlanması Proje sona erdikten sonra projenin sonuçları bütüncül olarak değerlendirilir, elde edilen bulgular tartışılır ve öneriler getirilir. Gelecekte yapılacak veya yürütülecek benzer projeler için tavsiyeler ortaya konulur.proje raporu hazırlanır ve onaylanır. Proje sonuçları makale veya bildiri vbformatında yayınlanır
Proje yönetimin başarısı, projeyi en iyi şekilde tanımlayan, proje ile ilgili tüm detayların aktarıldığı standart bir proje formatı olmasına bağlıdır. Proje yönetiminin her aşamasında projenin amaçları, hedefleri gözden geçirilebilmeli ve bir sonraki aşamada uygulanabilir olmalıdır. Bu uygulama, proje kavramını ve içeriğini daha belirgin ve kolay anlaşılır bir hale getirir ve projenin daha iyi izlenmesi ve değerlendirilmesini sağlar. Proje yönetiminin tüm aşamalarında unutulmaması gereken nokta, proje sonuçlarından fayda sağlayacak grupların ihtiyaçlarına cevap vermektir.
Proje yönetiminde mevcut durum analizi ve mantıksal çerçeve metodu proje tasarlanırken uygulanması tavsiye edilen yöntemlerdir. Proje ile hedeflenen, projede hangi hizmetlerin sağlanacağı değil, bu hizmetlerden hedef grupların nasıl faydalanacağıdır.
Bilimsel Proje Hazırlama veya Önerisinde dikkat edilecek noktalar Proje başlığı kısa ve özlü olmalı ve projeden beklenen başlıca sonuç veya etkilerine atıfta bulunacak şekilde belirlenmelidir. Proje özeti kısa ve öz olacak şekilde sorunun ortaya konulması, proje hedef ve amaçlarını, proje metodolojisi ve faaliyetlerini, öngörülen bütçe ile ilgili vb bilgiler yer alabilmelidir. Projelerde sorunların tanımlanması, hedefleri, amaçları ve iş/faaliyetler/etkinlikler ve proje çıktıları arasında anlamlı ilişki kurulmalıdır. Proje önerisinde analiz ve değerlendirme yöntem ve formüller detaylı bir şekilde verilmelidir. Proje çıktıları ve hedef kitle üzerindeki etkisi ve ilişkisi ortaya konulmalıdır. Projeler yaratıcı, bilimsel, uygulanabilir, açık ve anlaşılır olmalıdır. Projede öngörülen iş/faaliyetler/etkinlikler paketlerini gerçekleştirebilecek optimal süre belirlenmeli ve zaman takvimi etkin bir şekilde kullanılmalıdır. Projeler proje hazırlayanların kendi özgün eseri olmalı ve daha önce yapılmış olmamalıdır Tutarlı, gerçekçi ve somut olmalıdır. Proje ekibi iyi seçilmeli, görev ve sorumluluklar verilmelidir, Sürdürülebilir ve bütüncül olmalıdır. Ölçülebilir ve karşılaştırılabilir olmalıdır Proje bitiminde yeni, özgün ve estetik bir bakış açısı getirmelidir Proje sonucunda hedef ve amaçlara ulaşıldığı bilimsel olarak gösterilmelidir. Proje çalışmaları toplumsal ve mesleki alana yarar sağlamaya yönelik olmalı
Projenin Yayınlanma Aşamasında Hazırlanacak Bilimsel Yazım Formatının Dispozisyonu ve Genel Aşamaları; Kapak ve iç kapak sayfası Önsöz İçindekiler Şekil, Çizelge ve Kısaltma Listeleri Özet ve Abstract ve anahtar kelimeler Giriş (Problem, Amaç, Önem, Sınırlılıklar,Tanımlar) Kaynak araştırması Materyal ve yöntem (Çalışma alanı bütüncül envanteri, Bütünün veya örnek tanımlaması, Araştırma modeli ve yöntemin tanımlanması, veri analiz tanımlamaları ) Araştırma bulguları: (Elde edilen verilerin ilişkilendirilmesi ve analizi, Verilerin işlenmesi) Tartışma: (Elde edilen bulguların diğer kaynak bulgularıyla karşılaştırılması ve tartışılması) Sonuç ve Öneriler Kaynaklar listesi Ekler
Projelerde Görülen Eksiklikler Mevcut durumun yetersiz analizi Projelerin hedef gruplarla ilgili olmaması Proje sahibi kuruluşun konuyla ilgisinin olmayışı Stratejik çerçevenin belirsizliği Risklerin yeterince dikkate alınmaması Kısa vadeli bakış açısı Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması Faaliyet tabanlı uygulama ve planlama olmaması Doğrulanabilir olmayan proje çıktılarının elde edilmesi Yetersiz proje dokümanlarına sahip olunması
Projelerde Görülen Eksiklikler Bütçeye göre proje yapılması Sorun analizi yapılmaması Somut ve uygulanabilir hedefler ve amaçların belirlenmemesi Farklı disiplinlerle takım ve ortak çalışmanın ciddiye alınmaması Literatür ve yöntemin iyi araştırılmaması veya projeye yansıtılamaması Kişisel kapasitenin farkında olunmaması Projenin ölçülebilir ve somut çıktıların olmaması Önerilecek projede hedef kitle ile iletişim stratejisinin olmaması İzleme ve değerlendirme kriterlerinin dikkate alınmaması Proje bittiğinde ne işe yarayacağı veya nasıl değerlendirileceğinin öngörülmemesi gibi.
Bilimsel Projelerin iade nedenleri Yürütücünün benzer projeleri olması halinde önceliğinin olmaması, Kaynak taramasının yetersiz olması Ar-Ge ve inavasyon niteliğinin olmamaması Amaç ve yöntemin yetersiz ve eksik olması Proje yönetim süreçlerinin iyi hazırlanmaması Proje bütçesinde öngörülen makine, yolluk, araç gereç vb harcama kalemlerin aşırı gösterilmesi veya kullanım gerekçelerinin yetersiz olması Başvuru yapılan yerin kendine özgü proje değerlendirme kriterlerine (özellikle özgün değeri, yapılabilrlik, yaygın etkisi gibi) ve önceliklerine sahip olmaması Proje ekibinin nitelik ve nicelik olarak yetersiz olması Ayrılan bütçe kaynağının proje bütçesini karşılayamaması Prof. Dr. Atila GÜL -DOĞA BİLİMLERİ PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ- 2014
PROJE FARKINDALIĞI VE BILINÇLENME Farkındalık ve bilinçlenme birbirini tamamlayan bir süreçtir. Farkındalık süreci aslında bir başlangıcı oluşturur ve bilinçlenme sürecini beraberinde getirir. Farkındalık sürecinde parçacıl veya bütüncül farkındalık oluşturulurken farklı aşamalardan geçerek gerçekleştirilir. Talep Sahibi Olmak Tercih etmek ve seçmek Odaklanmak Araştırma, İnceleme, Gözlem ve Temas Algılama Bilgilenme Öğrenme Önyargısız Sorgulama ve Analiz Sentez- Kabullenme-Sorumluluk alma Eyleme Dönüştürme Değişim Ve Gelişim Farkındalık Süreci Bilinçlenme Süreci
Proje hazırlama bilgisine ve mantığına sahip bir insan aynı zamanda proje farkındalığının da en üst seviyesindedir. Proje hazırlayarak eyleme dönüştürmesi ve gerçekleştirmesi Bilinçlenme sürecini ve tecrübeyi de beraberinde getirecektir.
KENDİNİ GELİŞTİREN, ÇEVRESİNİ DEĞİŞTİRİP GELİŞTİREN VE BAŞKALARINA ÖRNEK OLAN VE YÖNLENDİRENLER ; FARKINDALIĞIN EN ÜST SEVİYESİNDEKİ KİŞİLERDİR.
Kaynaklar Anonim, 2013. Avrupa Birliği Hibe Projeleri Hazırlama Kılavuzu. T.C. Çalışma Ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Avrupa Birliği Koordinasyon Dairesi Başkanlığı İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Program Otoritesi, Ankara.s.28. www.ikg.gov.tr. Nebiu B. 2002. Sivil Toplum Kuruluşları için Kapasite Geliştirme Rehberi I. Proje Önerisi Hazırlama.Merkezi ve Doğa Avrupa için Bölgesel Çevre Merkezi (REC). (Ed: Simon, I, Stancu C.Çevirmen: Çulhaoğlu, M.) ISBN: 975 6180 00 5, 1-38p. Ankara.