Proje İzleme: Neden gerekli?

Transkript

1 Proje İzleme: Neden gerekli? Mantıksal Çerçeve Matrisinde İzleme Göstergeleri Raporlama Araçlar

2 Müdahale Mantığı / Projenin Kapsamı MANTIKSAL ÇERÇEVE Objektif Şekilde Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Genel Amaç/Hedef Projenin katkıda bulunacağı genel, kapsamlı hedef nedir? Genel Hedefin gerçekleşme başarısını ölçebilecek göstergeler hangileridir? Göstergelerdeki verileri kanıtlayacak bilgi kaynakları nelerdir? Özel Amaç Proje Amacı Proje, genel amaca katkısı olması için ne/neler yapmayı amaçlamaktadır? Proje amacının başarıldığı hangi göstergelerden ölçülebilecektir? Göstergelerdeki verileri kanıtlayacak bilgi kaynakları nelerdir? Söz konusu amacın başarılması için proje uygulayıcısının (yararlanıcı) kontrolü ve sorumluluğu dışında olan hangi dış koşulların sağlanması gereklidir? Hangi riskler hesaba katılmalıdır? Sonuçlar Proje Amacının başarılması için gerekli ve öngörülen faaliyetler sonucu neler elde edilecektir? Faaliyetlerin beklenen sonuçları nelerdir? Projenin beklenen Sonuçları elde etmede başarılı olup olmadığı ve/veya ne kadar başarılı olduğu hangi göstergelerle ölçülebilecektir? Göstergelerdeki verileri kanıtlayacak bilgi kaynakları nelerdir? Beklenen Sonuçların zamanında elde edilmesi için, hangi dış koşullar sağlanmalıdır? Hangi riskler hesaba katılmalıdır? Faaliyetler Beklenen sonuçların elde edilebilmesi için uygulanacak faaliyetler nelerdir, hangi sırada uygulanacaktır ve çıktıları neler olacaktır? Araçlar: Faaliyetlerin uygulanması için personel, ekipman, eğitim, etüd, malzeme, tesis gibi hangi araçlarla başarılacaktır? Bütçe/Maliyetler: Faaliyetlerin maliyetleri nelerdir? Bunlar nasıl sınıflandırılır? (Faaliyet Bütçesinde maliyet kalemleri olarak) Ön-koşullar: -Faaliyet başlamadan önce hangi ön-koşulların sağlanması gerekmekte? -Yararlanıcının kontrolü dışında hangi koşulların mevcut olması gerekmektedir?

3 GÖSTEGELER Proje nin amacına ulaşmak için takip edilen yoldaki ilerlemenin (uygulamanın) doğru yönde olduğunu gösteren kilometre taşları.

4 İzleme ve Değerlendirme Göstergeleri Değerlendirme Göstergeleri İzleme Göstergeleri Kaynak/Girdi Göstergeleri Mali/İK/teknik Çıktı Göstergeleri Girdilerle sağlanan fiziksel veya parasal çıktılar İlgililik Göstergeleri Karşılanan ihtiyaçlarla proje amaçlarının ilgisi Verimlilik Göstergeleri Kullanılan kaynaklarla elde Edilenlerin ilişkisi Etkililik Göstergeleri Beklenen/planlanan ile elde edilenlerin ilişkisi Sonuç Göstergeleri Proje amacı kapsamında yaralanıcılar düzeyinde elde edilen sonuçlar Etki Göstergeleri Yaratılan etkilerin genel amaca katkısı Sürdürülebilirlik Göstergeleri Yaralanıcılar için elde edilen sonuçların uygulama sonrası sürdürülmesi

5 İzleme Sistemi Geliştirme 1. Göstergelerin belirlenmesi ve tanımlanması 2. Veri kaynaklarının belirlenmesi 3. Veri toplama yöntemlerinin belirlenmesi 4. Veri toplama sıklığı ve programının belirlenmesi 5. Veri toplama ile ilgili sorumlu/luk/ların belirlenmesi 6. Mevcut bilgi ve bilgi toplama sistemlerinin ve işleyişlerinin incelenmesi 7. Proje uygulayıcısı ve diğer paydaşlar için gerekli bilginin ne olduğunun açıkça belirlenmesi 8. Kurumun yönetim yapısı, organizasyonu, düzenlemelerini ve kurumsal kısıtlamalarını dikkate alınması 9. Karar vericilere veri ulaştırma kanallarının kurulması 10. Veri analizlerinin planlanması ve analiz araçlarının geliştirilmesi 11. İzleme bilgileri için iletişim planlarının geliştirilmesi 12. İzleme sistemi rehberinin ve formatlarının geliştirilmesi. 13. Raporlama sistemlerinin ve formatlarının geliştirilmesi. 14. İlgili görevliler için eğitim planlanması 15. Tüm bu çalışmalarla ilgili harcamaların bütçelendirilmesi. 5

6 İZLEME FAALİYETLERİ PLANI İzleme Faaliyetlerinin Hedefleri İzleme Göstergeleri İzleme Araçları Zamanlama (Gant Şemaları, vb) İzleme Ekibi

7 İZLEME ARAÇLARI RAPORLAR İzleme Raporları: Projenin ilerlemesine ilişkin faaliyetlerin ve ilgili verilerin dönemsel özetleri Mantıksal çerçeve matrisi, faaliyet planı ve diğer planlara göre belirlenmiş çeşitli göstergeleri içeren anahtar bilginin yer aldığı bir dönemsel rapor. İlerleme Raporları: Aylık, 3 aylık, yarı yıllık ve yıllık izleme ve ilerleme raporları. İzleme Ziyareti Raporları: Ziyaretler, faydalanıcıların ihtiyaçlarını, projenin gerçek performansını ve proje plan ve hedefleri ile uyumunu yerinde değerlendirmek için gerçekleştirilir. Tüm izleme raporları, değerlendirmede kullanılacaktır.

8 İZLEME ARAÇLARI İzleme Toplantıları : Dönemsel ve düzenli toplantıların yanısıra kriz dönemlerinde yapılan toplantılar da izleme araçlarıdır. İzleme Bilgi Sistemi (İBS/MIS), proje uygulama kurallarına ve hedeflerine uygunluğunu kontrol etmek amacıyla; satın alma, harcamaların uygunluğu, faaliyetlerin uygunluğu, görünürlük, dokümantasyon, kayıt tutma ve raporlama gibi konularda odaklanır. İBS, tüm projeleri veya bir projenin tüm proje konularını kapsayacak, kolay ulaşılabilir ve analiz edilebilir verileri toplayacak bir şekilde kurulmalıdır. İBS ile toplanan veriler işlenerek, sonuçların elde edilmesine yönelik bulgular sağlar.

9 İzleme Ziyaretlerinin Planı İzleme ziyaretleri belirli bir izleme planı çerçevesinde yapılmalıdır. İlk İzleme Ziyareti Düzenli İzleme Ziyareti Anlık/ani İzleme Ziyareti

10 İzleme Raporlarının Planı Haftalık ve/vaya aylık ilerleme raporları Yıllık ve/veya yarı yıllık izleme raporları Ara dönem ve nihai raporlar Kriz dönemi raporları(olağanüstü durumlar,usulsüzlük vb.) Raporlama planında bu raporların hedefi, göstergeleri, formatı, zamanlaması, revize edilmesi/güncellenmesi, kimin tarafından hazırlanacağı, kime sunulacağı ve yönetimin karar vermesine nasıl destek sağlayacağı belirlenir.

11 İzleme bilgi sistemi: projenin uygulama kurallarına, yükümlülüklerine ve hedeflerine uygunluğunu kontrol etmek amacıyla; paylaşımcıların iletişimini kolaylaştıracak, gerekli bilgiye zamanında ulaşmasını sağlayacak, kullanımı kolay, erişimi yüksek ve güvenli bir sistem olmalıdır. Ancak unutulmamalıdır ki; sisteme doğru veri girişi, veriler üzerinden yorum yapmak ve karar vermek ilgili paylaşımcıların sorumluluğundadır...

12 İzleme Bilgi Sistemi Planı Veri akışı şemalarını hazırlanması Veri girişi formlarının hazırlanması İzlemenin İBS mantığı kurulduktan sonra bilgi işlem uygulamalarının başlatılması Gerektiğinde pilot uygulama yapılması

13 İzleme Sistemindeki Aktörlerin Sorumlulukları ve Yetkileri İzleme Ekibinin Sorumluk ve yetkileri İBS Ekibinin sorumluluk ve Yetkileri İzleme Ekibi ve Proje Ekibi arasındaki ilişki İBS Ekibi ve Proje Ekibi arasındaki ilişki Proje paydaşları ve uygulayıcılarını rolleri

14 İZLEME EKİBİ İzleme faaliyetlerini yerine getiren bağımsız veya kurum için personelden oluşan bir ekiptir. Ekip lideri ekibin faaliyetlerinden ve izleme raporlarından sorumludur. İzleme ekibini araştırma metotları ve proje bilgisine sahip uzmanlar olmaları gerekir. İzleme ekibinin projedeki uygulayıcıları ile ilişkileri ve güvenirliği/kredibilitesi önemlidir.

15 İZLEME KOMİTESİ İzleme Sistemi Verilerine karar verir referans veriler, karşılaştırma noktaları ve izleme göstergeleri Yıllık izleme planı, organizasyonu ve yönetimine karar verir. Üretilen izleme bilgilerinin çıktılar ve sonuçlara yönelik yönetimi İzleme raporlarına göre geri bildirim ile program veya projenin revize edilmesi ve iyileştirilmesine karar verir.

16 İzleme Rehberi Yapılan İzleme Planına uygun olarak hazırlanır. İzleme Komitesi, İzleme Ekibinin görevleri, proje uygulayıcılarının izleme aşamasındaki katılım ve katkıları Rehberde belirlenmiş olmalıdır.

17 İzleme Sonuçları Ulusal politikalar ve planlar Bakanlık düzeyinde politika oluşturma ve planlama Proje İzleme Komitesi kararları Proje yönetimi Özet bilgi Bilgi akışı Sahada uygulayıcılar Detaylı bilgi

18 İZLEMENİN ÇEŞİTLERİ Performans İzlemesi: Program, proje, strateji veya politikaların hedef ve planlarına göre uygulamalarına ilişkin ilerlemelerin ölçülerek takip edilmesi Durum İzlemesi: Proje kapsamında veya daha geniş kapsamda bir durum veya bir dizi durumlar ile ilgili olarak değişimin veya eksikliğinin izlenmesi

19 İZLEMEDE YAPILMAMASI GEREKENLER (1) Yeterli bilgi ve deneyimi olmayan personel ile izleme yapmak Aşırı iddialı izleme sistemlerini uygulamak çok karmaşık bir sistem ve çok fazla ve dağınık bilgi yönetimi İzlemeyi dışarıdan empoze edilmiş bir görev olarak kabul etmek İzleme Raporunun çok fazla bilgi içermesini temin ederken bu görevin maliyetini ve harcanan zamanı dikkate almamak (Maliyet Etkinliği) Verilerin anlamlarını tam anlamadan izleme raporlarını hazırlamaya çalışmak

20 İZLEMEDE YAPILMAMASI GEREKENLER (2) İzleme raporunda, ilerleme sağlanamayan faaliyetlere ilişkin planları uzun uzun tarif etmek. İzleme raporunda, yapılacak ihaleler ile ilgili detaylı bir liste vermek. Program ve projenin çıktı ve sonuçlarını, projenin etki ve etkililiği ile karıştırmak. Faaliyetler yerine toplantıları anlatmak (toplantı bir araçtır) İzleme ve Değerlendirme arasındaki farkı ve/veya tamamlayıcılıklarını anlamayarak, birbirine karıştırmak ve/veya aralarında ilgi kuramamak.

21 Riskler İzleme yapılan grubun yanlış bilgilendirmesi izleme yapılan grubun eksik bilgilendirmesi Gereksiz bilgi kaynak kaybı Yanlış zamanlama Hatalı iletişim Hatalı görevlendirme İzleyenin geri bildirim eksikliği İzleyenin kararsızlığı

22 Sıkça karşılaşılan sorunlar Eksik hazırlık Sorumluların ilgisizliği Hedef grubun ilgisizliği İletişim eksikliği

23 Teşekkür ederim.