HEDEFLER İÇİNDEKİLER HASTANE BİLGİLERİNİN TOPLANMASI DEPOLANMASI VE KULLANILMASI Hastane Bilgilerinin Toplanması Hastane Bilgilerinin Depolanması Veri Tabanı Veri Tabanı Yönetim Sistemi Hastane Bilgilerinin Kullanılması HASTANE BİLGİ SİSTEMLERİ Doç. Dr. M. Sinan BAŞAR Bu üniteyi çalıştıktan sonra; Hastane verilerinin özellikleri hakkında bilgi sahibi olabilecek, Veri tabanlarını ve veri depolama teknolojilerini tanımlayabilecek, Veri tabanı yönetim sistemlerinin yararlarını kavrayabilecek, Hastane veri tabanları hakkında bilgi sahibi olabilecek, Hastane bilgi sistemi çıktılarını sınıflandırabileceksiniz. ÜNİTE 3
GİRİŞ Bilgi sistemi, donanım, yazılım, ağ, veri tabanı ve insan unsurlarının birleşimidir. Bilgi sistemleri genellikle bir başka sistemin işleyişine yardımcı olmak, sistemin çalışması için ihtiyaç duyulan bilgileri toplamak ve sistemin çalışması sırasında ortaya çıkan verileri düzenlemek gibi işlevler için araç olarak kullanılır. Bunun anlamı bilgi sistemlerinin genellikle bir sistemin alt sistemi olarak var olabildikleridir. Bu nedenle bilgi sisteminin yapısı ve süreçleri onu kullanacak kişi ya da kuruluşların çalışma şekillerinden ve ihtiyaçlarından bağımsız olamaz. Bir bilgi sistemi kurulmasına karar verildikten sonra öncelikle yapılması gereken işlem bilgi sisteminin entegre olacağı sistemin iç yapısını, çevre ile etkileşimini, girdilerini, çıktılarını ve iş süreçlerini analiz etmektir. Daha sonra bilgi ihtiyaçları ve veri kaynakları belirlenir. Son olarak verilerin nasıl depolanacağına ve depolanmış verilere nasıl ulaşılacağına karar verilir. HASTANE BİLGİLERİNİN TOPLANMASI Hastane sistemi aslında karmaşık süreçlere sahip birçok alt sistemi barındıran bir çatı sistemdir. Bu çatı sistem de diğer hastaneler, ilaç ve malzeme tedarikçileri, sigorta kurumları ve koordinasyon sağlayan üst kurumlarla birlikte sağlık sistemi denilen bir süper sistemin öğesidir. Hastane sisteminin, Girdi-İşlem-Çıktı olarak özetlenebilen en basit sistem modeli ile gösterimi Şekil 3.1. de görülebilir. GİRDİLER Hasta Personel Mali Kaynak Taşınmazlar Malzeme İŞLEMLER Muayene Tahlil-Tetkik Tedavi Muhasebe Satın Alma ve Stok İşlemleri ÇIKTILAR Sağlık Hizmeti Maaş - Ücret Şekil 3.1. Basit Hastane Modeli Basit hastane modeli, hastanenin işleyişini genel hatlarıyla gösterse de kullanılacak bilgi sisteminin yapısı hakkında yeterli bilgi sunamamaktadır. Sistemi biraz daha ayrıntılı göstermek için sistem öğelerini alt sistemler şeklinde ifade etmek ve süreçleri ayrıntılı olarak tanımlamak gerekir. Girdiler Hastane sistemi için beş temel girdi söz konusudur: Hastalar Personel Mali Kaynak Taşınmazlar Malzeme Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2
Hastalar: Hastaları farklı kriterlere göre sınıflandırmak mümkündür. Alacakları sağlık hizmetinin şekline göre; Ayakta Hasta, Yatan Hasta ve Acil Hasta şeklinde sınıflandırılırken tedavi ücretleri açısından; Sigortalı Hasta, Ücretli Hasta ve Ücretsiz Hasta sınıflandırması yapılabilir. Hastaları gruplandırırken kullanılabilecek bir başka kriter de hastanın hangi serviste hizmet alacağı (Dahiliye, Kardiyoloji, Çocuk, Kulak Burun Boğaz vb.) olabilir. Hastalar için kayıt altına alınması gereken birçok bilgi vardır. Bunlar, nüfus bilgileri, iletişim bilgileri, çalışma ve sağlık güvencesi bilgileri, muayene ve tedavi bilgileri gibi başlıklar altında toplanabilir. Personel: Hastane personeli temel olarak beş gruba ayrılabilir: Yöneticiler (Müdür, Başhekim, Yönetici Yardımcıları vb.) Sağlık Personeli (Doktor, Hemşire, Hastabakıcı vb.) Teknik Personel (Radyoloji, Acil Yardım, Anestezi vb. Teknikerleri) Memurlar Hizmetliler - İşçiler Personel için kaydedilmesi gereken bilgiler nüfus, iletişim, eğitim, işe başlama, sigorta ve emeklilik bilgileri olarak gruplandırılabilir. Mali Kaynak: Özel hastaneler için temel mali kaynak muayene ve tedavi ücretleridir. Bu ücretler hastanın kendisinden tahsil edilebildiği gibi bağlı olduğu sağlık sigortası tarafından da karşılanabilir. Kamu hastanelerinde de muayene ve tedavi ücretleri söz konusudur. Buna ek olarak her hastane devlet bütçesinden bir pay alır. Vakıf hastanelerinde ise bağış yolu ile kaynak toplanması söz konusudur. Taşınmazlar: Hastane binası, kullanılan eşyalar, tıbbi cihazlar, ısıtma, havalandırma, sterilizasyon sistemleri, makineler vb. bu gruba girer. Bilgi sistemi açısından ilk bakışta manuel olarak takip edilmeleri uygun görülse de belirli aralıklarla bakım, onarım ya da değişim gerektirdiği için sistemde kayıtlı olması tercih edilebilir. Malzeme: Hastanenin işleyişi sırasında kullanılan malzemeler üç gruba ayrılabilir: Tıbbi malzeme Temizlik malzemeleri Büro malzemeleri Bu malzemelerin satın alınma kullanma ve stok bilgilerinin takip edilmesi sistemin çalışması ve sağlık hizmetinin devamı için çok önemlidir. İşlemler Bir hastanenin temel amacı sağlık hizmeti vermek olduğundan hastane sisteminin de temel iş süreçleri muayene ve tedavi ile ilgili süreçler olacaktır. Temel iş süreçleri şu şekilde sıralanabilir: Hasta kabul Hasta kayıt Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3
İlk muayene Tetkik (Tahliller, Tıbbi Görüntüleme vb.) Tedavi Kararı (Ayakta Tedavi, Yatarak Tedavi, Cerrahi Müdahale vb.) Tedavinin onaylanması Tedavi Taburcu Sağlık hizmeti ile doğrudan ilişkili olmayan yani temel süreçler dışında kalan, ancak sistemin çalışması için çok önemli bazı süreçler de vardır. Bu gruba giren, muhasebe ve stok işlemleri gibi süreçler, destek süreçleridir. Temel destek süreçlerinden bazıları şunlardır: Muhasebe Tahsilat Satın alma Vezne Stok kontrolü Temizlik Sterilizasyon Hastanedeki iş süreçlerinin özellikle temel süreçlerin hemen her adımının kaydedilmesi ve bilgilerin saklanması gerekir. Süreçlerle ilgili tüm bilgiler bilgi sistemine işlemi gerçekleştiren ya da onaylayan personel tarafından girilir. Çıktılar Hastane sisteminin temel çıktısı sağlık hizmetidir. Hastaya verilen sağlık hizmetinin yalnız gerçekleşme sürecindeki işlemler değil sonuçlarının da kaydedilmesi gerekir. Ayrıca personele verilen maaşlar, malzeme ya da hizmet tedarikçilerine ödenen ücretler ve benzeri tüm giderler saklanması gereken bilgilerdir. HASTANE BİLGİLERİNİN DEPOLANMASI Bilgi sistemlerinde veriler dijital olarak depolanır. Dijital kavramı yalnız sıfır ya da bir değeri alabilen birimleri ifade etmektedir. Aslında bilgisayar kullanımının söz konusu olduğu her işlem dijital olarak kodlanır, işlenir, depolanır ve kullanılır. Hastane bilgileri de resim, yazı, grafik, video biçimlerinde dijital (0 ve 1) formda depolanırlar. Veri Depolama Fiziksel Depolama: Verilerin fiziksel olarak depolanması üç farklı teknoloji ile yapılabilir: Manyetik okuma-yazma: Disk yüzeyinde elektromanyetik etki ile oluşturulan izler kullanılarak veriler yazılır ve okunur. Bu izler artı ve eksi kutup yönlerine göre sıfır ya da bir değeri alır. Manyetik okuma yazma yapan cihazlara Hard Disk Sürücü adı verilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4
Optik okuma-yazma: Disk yüzeyi ile etiket arasındaki alüminyumun lazer ışını ile yakılması prensibine dayanır. Optik sürücüler CD, DVD ve BlueRay olmak üzere üç çeşittir. Elektriksel okuma-yazma: İki transistör arasındaki oksit tabakasındaki elektronların yer değiştirmesi temeline dayanır. Flash bellekler ve hafıza kartları en bilinen türleridir. Hangi teknoloji kullanılırsa kullanılsın tüm fiziksel depolama alanları küçük parçalara bölünür ve sektör ya da hücre adı verilen bu alanlara tanımlayıcı bir adres atanır. Böylece veriler düzenli bir şekilde kaydedilir ve kolayca bulunup yeniden okunabilir. Mantıksal Depolama: Veriler fiziksel ortamlara 0 ve 1 şeklinde kaydedilse de, sonradan kullanılabilmeleri için anlamlı birimler hâlinde, biribirleri ile ilişkilendirilerek depolanması gereklidir. Örneğin; aynı hastaya ait isim, soy isim, doğum tarihi gibi verilerin birbirleri ile ilişkilendirilmesi için aynı birime ait alanlara yazılması gerekir. Veri Hiyerarşisi Bilgi sistemlerinde veriler, fiziksel olarak depolandıkları dijital hâlinden kâğıt ya da ekranda görünen anlamlı bilgi hâline kadar değişik formlarda yer alırlar. Bu farklı formlar küçükten büyüğe doğru hiyerarşik olarak aşağıdaki şekilde sıralanabilir: Bit 0 veya 1 Karakter (Byte) A,B,C,,0,1,2,.,+,-,*,.. Alan Değeri (Öznitelik) Hüseyin, Devlet Hastanesi, Doktor, Hemşire,.. Kayıt (Birim) 1 Nolu Hasta,. Tablo (Dosya) Personel Tablosu, Yatan Hasta Tablosu,.. Veri Tabanı Hastane veri tabanı Verilerin bilgi sisteminde hiyerarşik olarak depolanması, ihtiyaç duyulduğunda hızlı ve kolaylıkla erişilebilmeleri için önemlidir. Veri hiyerarşisinin daha iyi anlaşılabilmesi için hastane bilgi sisteminden örnek bir kullanım aşağıda sunulmuştur. Bit: Veriler fiziksel ortamlarda 0 ve 1 formunda kaydedilmiştir. Bu şekli ile bir dizi işaretten ibarettir ve okunması ya da anlaşılması için bilgisayarlar kullanılır. Karakter: Sekiz tane sıfır ve birden (8 bit) oluşan dizi bir karakteri ifade eder. Bu dizi ikili sistemde yazılmış 0-255 arası bir sayıya karşılık gelir ve bu sayı ASCII tablosu adı verilen bir tablo kullanılarak rakamlara ve karakterlere çevrilir. Alan Değeri: Hiyerarşideki ilk anlamlı veridir. Herhangi bir şeyin bir özelliğini ifade eder: Alan değeri (Öznitelik) için şu örnekler verilebilir: Hastanın Adı: Mehmet Hastanın Doğum Tarihi: 01.01.1996 Doktorun branşı: Dahiliye Röntgen Cihazının Garanti Süresi: 5 yıl Stoktaki Enjektör Miktarı: 20 kutu Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5
Kayıt: Aynı birime ait alan değerleri bir araya getirilerek oluşturulur. Şekil 3.2.deki tabloda görülen her satır ayrı birimleri gösteren birer kayıttır. Tablo: Aynı tür birimlere ait kayıtların alt alta dizilmesi ile oluşur. Tablonun satırlarına Kayıt adı verilirken sütun başlıklarına ise Özellik denir. Satır ve sütunların kesişme noktaları olan kutular ise Hücre, yani Alan olarak bilinir. Şekil 3.2. de örnek bir hastane personel bilgileri tablosu görülmektedir. Özellikler Adı Soyadı Görevi Servisi Kayıt 1 Mehmet Ak Doktor Acil Kayıt 2 Salih Demir Teknisyen Radyoloji Kayıt 3 Ayça Temel Hemşire Dahiliye Veri Tabanı Şekil 3.2. Örnek Hastane Personel Tablosu Veriler depolanırken hastane sisteminin çalışması sırasında ortaya çıkacak bilgi ihtiyacının göz önünde bulundurulması gerekir. Verileri depolamanın amacı sonradan ihtiyaç duyulduğunda, doğru ve hızlı bir şekilde yeniden erişilebilmesidir. Bu nedenle depolama faaliyetinin düzenli, iyi planlanmış ve sistemli bir şekilde yapılması önemlidir. Bu noktada veri tabanı kavramı ortaya çıkmaktadır. Veri tabanını tanımlayabilmek için öncelikle bazı veri tabanı kavramlarını açıklamak gerekir. Bunlar: tablo, satır, sütun, hücre, veri türü, anahtar, ilişkilendirme ve geçerlilik kuralı kavramlarıdır. Tablo, Satır, Sütun, Hücre: Hücreler verilerin kaydedildiği alanlardır. Bir birime ait bir özelliği (Hastanın Sosyal Güvencesi, Personelin Adı, Doktorun Servisi gibi) ifade ederler. Hücreler satır ve sütunlar halinde dizilerek tabloları oluşturur. Satırlar aynı birime ait özellikleri, sütunlar ise tüm birimler için aynı özellik değerlerini gösterir (Şekil 3.2.). Tablolar ise benzer birimleri (Hasta Bilgileri Tablosu, Personel Bilgileri Tablosu vb.) ya da aynı konudaki özellikleri (Nüfus Bilgileri, Tahlil Sonuçları, Sigorta Bilgileri vb.) bir araya getirir. Veri Türü: Bir hücreye girilecek değer o hücrenin veri türüne uygun olmalıdır. Örneğin; hastanın adı karakterlerden oluşan bir veri iken, hastanın yaşı alanına girilen değer bir rakam olmalıdır. Veri tabanlarında kullanılan bazı veri türleri: Char: Alfa nümerik (Karakter) değerleri ifade eden veri türüdür. Integer: Tamsayı değerler Decimal: Tam ya da ondalıklı sayılar Date-Time: Tarih-saat verileri Text: Çok sayıda karakterden oluşan veriler (Adres gibi) Geçerlilik Kuralı: Bir alana girilecek verinin belirli veri türü ve niteliklerle sınırlanmasını sağlayan kurallardır. Örneğin, T.C. KİMLİK NO alanına 11 adet rakam değeri girmek zorunludur. Herhangi bir karakter ya da işaret ile eksik ya da fazla rakam girilmesi durumunda veri girişi geçersiz sayılacaktır. Bu durumda kullanıcıya düzeltme ya da yeniden girme seçenekleri sunulabilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6
Anahtar: Bir birimi (ya da tablodaki bir satırı) tek başına temsil etme özelliğine sahip alan ya da alanlara anahtar alan adı verilir. TC Kimlik Numarası tek başına bir kişiyi, Diploma Numarası tek başına bir doktoru, Tarih ve Sıra No birlikte bir muayene işlemini temsil edebilir. İlişkilendirme: Tabloların anahtar alanlar kullanılarak birbirine bağlanması işlemidir. Şekil 3.3. de Hasta Bilgileri ve Tahlil Sonuçları tabloları Tahlil No anahtar alanları ile birbirine bağlanmıştır. Bu kavramlar yardımıyla veri tabanı şu şekilde tanımlanabilir: Veri tabanı, belirli bir konuda, birbiri ile ilişkili ve düzenli veriler topluluğudur. Bu tanım incelendiğinde üç önemli özelliğe vurgu yapıldığı görülür: Konu Birliği: Sistem tanımındaki ortak amaç şartına benzer bir özelliktir. Bir veri tabanı oluşturulma amacı ya da verilerini tutacağı kurumun ihtiyacı dışındaki verileri barındırmamalıdır. Hastane veri tabanının konusu kullanıldığı hastanede verilen sağlık hizmetidir. Bu durumda örneğin; başka bir hastanedeki personelin isimleri, hastaların trafik sigortası bilgileri, hastaneye hiç başvurmamış kişilerin adres bilgileri gibi bilgiler veri tabanını karmaşık hâle getirir ve yavaşlatır. Özetle; bir hastane veri tabanı, hastane ile ilgili ve sisteminin çalışmasına katkı sunabilecek bilgilerden oluşmalıdır. Şekil 3.3. Verilerin İlişkilendirilmesi Birbirleri ile ilişkili veriler: Veri tabanının bütünlüğünün sağlanabilmesi için verilerin birbirleri ile bağlantılı olması gereklidir. Aksi durumda kullanılabilir ve yararlı bilgi elde etmek imkânsız hâle gelecek ve veri tabanı kurulma amacına hizmet edemeyecektir. Bu durum için Şekil 3.3.te iki örnek yapı görülmektedir. İlişkilendirilmemiş yapıda hangi tahlil sonucunun hangi hastaya ait olduğu sorgulanamazken ilişkilendirilmiş yapıda aynı bilgi kolaylıkla elde edilebilmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7
Düzenli veriler: Verilerin düzenlenmesi işlemi veri hiyerarşisine uygun olarak yapılmalıdır. Bunun için veri tabanı tablolara ayrılır, tablolar satır ve sütunlara bölünür. Daha sonra anahtar sütunlar belirlenir ve tablolar birbirleri ile ilişkilendirilir. Veri Tabanı Yönetim Sistemi Veri tabanı yönetim sistemi bilgi sisteminin temel bileşenlerindendir. Görevi, veri tabanlarını yönetmek ve bilgi sistemi ile veri tabanı arasında etkileşimi sağlamaktır (Şekil 3.4.). Veri tabanı yönetim sistemi, veri tabanı üzerinde aşağıdaki işlevleri yerine getirir: Tasarım ve programlama Bakım Yedekleme ve geri yükleme Güvenlik ve yetkilendirme Veri Manipülasyonu ( Veri ekleme, silme, değiştirme vb.) Sorgulama ve raporlama Kullanıcı Bilgi Programc Yönetici Veri Tabanı Yönetim Veri Tabanı Teknik Şekil 3.4. Veri Tabanı Yönetim Sistemi Veri tabanı yönetim sisteminin (VTYS) işlevleri birer alt sistem olarak çalışır. Bu nedenle her kullanıcı tüm işlevlere ulaşıp istediği değişiklikleri yapamaz. Kullanıcılar yalnız yetkili oldukları alanlara erişebilirler. Muhasebe departmanı mali verileri kullanırken, tahlil sonuçları istemi yapan doktor tarafından görüntülenebilmelidir. Kurum yöneticileri ise daha çok karar vermede yardımcı olacak sorgulama ve raporlama işlemleri ile ilgilenirler. Hastane veri tabanı için hastane yöneticisi, VTYS den mesai raporları, hasta ve laboratuvar istatistikleri, nöbet çizelgeleri gibi raporlar ister. Bilgisayar operatörleri ise genellikle veri girişi ile ilgili işlevleri kullanır. Doktorlar hem veri girişi (tahlil isteği) hem de rapor (sonuç görüntüleme) işlemleri yapabilir. Yani hastane yöneticileri ve çalışanları genel olarak beşinci ve altıncı özellikleri kullanırlar. Bunların dışında kalan ilk dört işlev ise bilgisayar ve veri tabanı konularında uzman (programcı, veri tabanı yöneticisi gibi) teknik elemanlar tarafından kullanılmalıdır. Hastaneler büyük ve karmaşık kurumsal yapılardır ve yönetim, finansman, klinik, tedarik gibi birçok fonksiyonu bir arada yürütmektedir. Bu nedenle hastane veri tabanları çok farklı konularda veriyi birbiriyle ilişkili olarak saklamak durumundadır. Bu tür büyük yapılar söz konusu olduğunda veri tabanı yönetim Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8
sisteminin farklı bir işlevi daha ortaya çıkmaktadır. Hastane içerisinde birçok bilgisayarın aynı verilere ulaşması, yani merkezi bir veri tabanından tüm bilgisayarlara veri paylaşımı yapılması veri tabanı yönetim sisteminin yürütmesi gereken önemli bir iştir. Bu iş için hastane veri tabanının merkezî bir sunucuda tutulması ve diğer kullanıcıların bu sunucuya erişerek kendi görevleri doğrultusunda işlem yapmalarının sağlanması gerekir. Veri tabanı yönetim sisteminin bir tür ağ işletim görevi de yaptığı bu yapılanmaya İstemci-Sunucu Mimarisi adı verilir. Veri tabanı yönetim sistemlerinin sağladığı yararlar bir hastane sistemi örneği ile aşağıda açıklanmıştır (Özseven 2013;14-17): Veri Tekrarına Engel Olmak: Bir birime ait kayıt başka tablolarda kullanılacağı zaman tekrar tekrar yazılması gerekir. Veri tabanı yönetim sistemi ile tablolar önce bölünür, sonra birbirleri ile ilişkilendirilir. Bu şekilde veri tekrarı önlenmiş olur. Bu durum Şekil 3.5. te gösterilmiştir. İlk tabloda aynı hastaya ait iki farklı muayene işleminde hasta bilgilerinin (Adı, Soyadı, Doğum Tarihi) tekrarlandığı görülmektedir. İkinci şekilde ise hasta bilgileri ve muayene işlemleri iki ayrı tabloda kaydedilmiş ve tablolar ilişkilendirilerek veri tekrarı önlenmiştir. Şekil 3.5. Veri Tekrarı Veri Tutarlılığı: Veri tutarlılığı aynı birime ait verilerin tüm tablolarda aynı olması anlamına gelir. Şekil 3.5. te bu durum görülmektedir. Örnekte 112 numaralı hastanın isminin Ahmet Aktepe olduğu görülmektedir. Tüm veri tabanında 112 hasta numarası aynı kişiye ait olmalıdır. Eğer Ahmet Aktepe nin hasta numarası herhangi bir tabloda değiştirilirse veri tutarlılığının korunması için tüm tablolardaki 112 numarasının da değiştirilmesi gerekir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9
Veri Bütünlüğü: Veri tutarlılığına benzer bir özelliktir. Aralarındaki fark, bir tablodan herhangi bir kayıt silindiğinde ilişkili kayıtların tüm tablolardan silinmesi şeklinde ifade edilebilir. Bu duruma yine Şekil 3.5. ten örnek verilebilir. II. Kısımdaki iki tablodan hasta bilgileri ile ilgili olan tabloda 112 numaralı hastanın silinmesi durumunda muayene bilgilerini gösteren tablodan da hasta numarası değeri 112 olan tüm kayıtlar silinmelidir. Veri Paylaşımı: Birden fazla bilgisayarın aynı veri tabanını kullandığı durumlarda gerekli olan bir özelliktir. Veri tabanı yönetim sistemi, çok sayıda kullanıcı aynı veriye erişmek istediğinde tüm isteklerin sıra beklemeksizin karşılanmasını sağlar. Kullanıcılar verilerde değişiklik yapmak isterse, bu durumda en üst yetkiye sahip kullanıcıya öncelik verilir. Veri Güvenliği: Verilerin silinmeye, bozulmaya, yetkisiz erişime ve izinsiz değiştirmeye karşı korunması gerekir. Özellikle hastanelerde hem mali değeri olan hem de gizli ve kişisel veriler çok olduğundan güvenlik çok önemlidir. Veri Bağımsızlığı: Verilerin kullanıcılara fiziksel ve mantıksal olarak kaydedildiği ortamlardan bağımsız olarak farklı biçimlerde gösterilmesidir. Kullanıcılar, verilerin dijital şekli ile veri tabanının tablolar, ilişkiler ve sorgu kodları şeklindeki tasarımını görmez. Veri tabanı yönetim sistemi arka planda veri tabanını yönetirken kullanıcılara ekranda bir takım formlar ve komut düğmeleri gösterilir. HASTANE VERİ TABANI Hastane veri tabanını anlayabilmek için başlangıçtan itibaren hastane sisteminin yapılanmasını ve çalışmasını göz önünde tutmak gerekir. Hastane sistemi yapılandırılırken takip edilen adımlar şunlardır: Bina Birimler Personel Cihazlar Malzemeler Aynı şekilde veri tabanı oluşturulurken bu adımlarla ilgili kayıtların girileceği tabloların kurulması gerekir. TABLO ADI Bina Birimler Personel Cihazlar Malzeme TABLODA TUTULACAK BİLGİLER Bina Adı, Adres Birim Adı, Yatak Sayısı, Birim Kodları (MHRS, Medula vb.) Nüfus bilgileri, Adres Bilgileri, Eğitim ve Meslek Bilgileri, Sosyal güvenlik bilgileri vb. Cihaz Adı, Marka, Model, Seri Numarası vb. Adı, Kodu, Açıklama Hastanenin yapısı ile ilgili tablolar oluşturulduktan sonra sistemin çalışması takip edilerek gerçekleşen her işlemin kaydedilmesi için uygun tablolar oluşturulur. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10
Hastanede birçok fonksiyon aynı anda çalıştığından örnek olarak yalnız sağlık hizmeti verilmesi süreçleri ile ilgili bazı tablolar gösterilecektir. Hastaneye müracaatından taburcu oluncaya kadar bir hastaya verilen sağlık hizmeti aşağıdaki aşamalardan oluşur: Kayıt Başvuru Muayene Tetkik (tıbbi görüntüleme, laboratuvar tahlilleri) Tanı Tedavi (Ayakta, Yatarak, Cerrahi) Takip Ödeme Taburcu Sağlık hizmeti işlemlerinin kaydedileceği tablolar ise şunlardır: TABLO ADI Hasta Başvuru Tetkik Kayıt Tetkik Sonuç Tanı Taburcu TABLODA TUTULACAK BİLGİLER Nüfus bilgileri, Adres Bilgileri, Eğitim ve Meslek Bilgileri, Sosyal Güvencesi, Başvuru Kodu, Hasta Bilgisi, Tarih Bilgisi, Şikayetler, Tetkik Birimi, İstenen Tetkikler Tetkik Birimi, İstenen Tetkik, Tetkik Sonucu Tanı Kodu, Hekim, Tanı türü, Planlanan Tedavi Hasta Bilgisi, Tarih Bilgisi Sağlık hizmetinin gerçekleşmesi sırasında destek amaçlı yürütülen süreçlerin kaydedildiği tablolar aşağıda belirtilmiştir: TABLO ADI Ödeme Kurul Rapor Kan Bankası TABLODA TUTULACAK BİLGİLER Ödeme No, Ödeme Şekli, Tarih, Tutar, Onay Kurul No, Kurul Adı, Doktor Adı Kurul Adı, Rapor Bilgileri, Hasta Bilgisi, Bağış No, Bağışçı Bilgileri, Kan Grubu Hastane veri tabanında yukarıda listelenenlerin dışında birçok tablo daha bulunabilir. Veri tabanı oluşturulurken dikkat edilmesi gereken nokta, tabloların veri tekrarını mümkün olduğu kadar önleyecek, küçük ama anlamlı parçalara bölünmesidir. Tabloların bölünmesine örnek olarak hasta bilgileri tablosu verilebilir. Hasta bilgileri tablosu T.C. Kimlik Numarası ile ilişkilendirilmiş üç tabloya bölünebilir: Hasta Nüfus Bilgileri Hasta Adres ve İletişim Bilgileri Sosyal Güvence-Sigorta Bilgileri Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11
HASTANE BİLGİLERİNİN KULLANILMASI Veri tabanında depolanan veriler yeniden kullanılmak üzere veri tabanından geri alınır ve kullanılacağı amaca uygun şekilde hazırlanır. Verilerin kullanıma hazırlanması için yapılacak başlıca işlemler aşağıda açıklanmıştır: Sorgulama: Veri tabanından belirli kritere uyan kayıtların alınması ve sorgu adı verilen tablolara yazılması işlemidir. Aşağıda bazı sorgu kriterleri olarak verilmiştir: Ağustos ayında kene tutunması şikayeti ile başvuran hastalar Önceki haftada acil servise trafik kazasında yaralanma sonucu getirilen hastalar 15.08.2016 gecesi nöbetçi olan hemşireler Mutfakta görevli temizlik personeli 2016 yılında yıllık izin kullanmamış olan doktorlar Özetleme: Bir tablo ya da sorgudaki verileri temsil eden daha küçük bir veri ya da veri kümesine indirgemektir. Acil servise bir ay içinde gelen hastalara ait bilgilerin ve serviste yapılan işlemlerin kaydedildiği bir sorgu için aşağıdaki özetler elde edilebilir: Toplam hasta sayısı Ayakta ve ambulansla gelen hasta sayıları Yatırılan hastaların kliniklere göre dağılımı İlk tedavisi yapılan hastaların daha sonra polikliniklere başvurma oranları Analiz: Veriler bazen ham ya da özet hâlleri ile kullanıma uygun olmayabilir. Özellikle üst yönetimin stratejik kararlar alırken ihtiyaç duydukları bilgiler ya da bilimsel araştırmalarda kullanılacak bilgiler buna örnek verilebilir. Bu durumda veriler matematiksel, istatistiksel, veri madenciliği ya da yapay zekâ teknikleri ile analiz edilebilir. Raporlama: Veriler üzerinde yapılan işlemlerin sonuçlarının basılı ya da görsel materyaller şeklinde düzenlenmesidir. Sunma: Sunum işlemi yalnız raporun teslim edilmesi ya da bilgilerin ekranda gösterilmesi şeklinde olabileceği gibi yazılı ve görsel materyaller eşliğinde bir anlatıcı tarafından da gerçekleştirilebilir. Anlatıcı ile yapılan sunumlar genellikle üst yönetimi bilgilendirme ya da personeli eğitme amacıyla yapılır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 12
Özet Hastane Bilgilerinin Toplanması Depolanması ve Kullanılması Hastane sistemi aslında karmaşık süreçlere sahip birçok alt sistemi barındıran bir çatı sistemdir. Bu çatı sistem de diğer hastaneler, ilaç ve malzeme tedarikçileri, sigorta kurumları ve koordinasyon sağlayan üst kurumlarla birlikte sağlık sistemi denilen bir süper sistemin öğesidir. Bilgi sistemlerinde veriler dijital olarak depolanır. Dijital kavramı yalnız sıfır ya da bir değeri alabilen birimleri ifade etmektedir..verileri depolamanın amacı sonradan ihtiyaç duyulduğunda, doğru ve hızlı bir şekilde yeniden erişilebilmesidir. Bu nedenle depolama faaliyetinin düzenli, iyi planlanmış ve sistemli bir şekilde yapılması önemlidir. Veri tabanı, belirli bir konuda, birbiri ile ilişkili ve düzenli veriler topluluğudur. Veri tabanı yönetim sistemi bilgi sisteminin temel bileşenlerindendir. Görevi, veri tabanlarını yönetmek ve bilgi sistemi ile veri tabanı arasında etkileşimi sağlamaktır. Veri tabanı yönetim sisteminin (VTYS) işlevleri birer alt sistem olarak çalışır. Bu nedenle her kullanıcı tüm işlevlere ulaşıp istediği değişiklikleri yapamaz. Kullanıcılar yalnız yetkili oldukları alanlara erişebilirler. Muhasebe departmanı mali verileri kullanırken, tahlil sonuçları istemi yapan doktor tarafından görüntülenebilmelidir. Kurum yöneticileri ise daha çok karar vermede yardımcı olacak sorgulama ve raporlama işlemleri ile ilgilenirler. Veri tabanında depolanan veriler yeniden kullanılmak üzere veri tabanından geri alınır ve kullanılacağı amaca uygun şekilde hazırlanır. Verilerin kullanıma hazırlanması için yapılacak başlıca işlemler: Sorgulama Özetleme Analiz Raporlama Sunma Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 13
DEĞERLENDİRME SORULARI 1) Aşağıdakilerden hangisi hastane sistemi için bir girdi değildir? a) Hasta b) Sağlık Hizmeti c) Mali Kaynak d) Cihazlar e) Malzeme I. Sigortalı Hasta II. Ücretli Hasta III. Ücretsiz Hasta 2) Yukarıdakilerden hangisi ya da hangileri tedavi ücretleri açısından hasta türleri arasında yer alır? a) Yalnız I b) Yalnız II c) I ve II d) II ve III e) I, II ve III 3) Aşağıdaki hastane iş süreçlerinden hangisi destek faaliyetlerden biridir? a) Tedavi b) Muayene c) Hasta Kabul d) Vezne e) Tahlil I. Dosya II. Öznitelik III. Karakter IV. Veri Tabanı V. Birim 4) Yukarıdaki veri türlerinin doğru hiyerarşik sırası aşağıdakilerden hangisidir? a) V-II-IV-I-III b) III-I-V-II-IV c) III-II-V-I-IV d) IV-II-V-I-III e) IV-II-V-III-I Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 14
I. Char II. III. Name Text 5) Yukarıdakilerden hangisi ya da hangileri bir veri türüdür? a) Yalnız I b) Yalnız II c) I ve II d) I ve III e) II ve III 6) Bir birimi ya da kaydı tek başına temsil etme özelliğine sahip alan ya da alanlara.. adı verilir. Cümlede boş bırakılan yere aşağıdaki ifadelerden hangisi getirilmelidir? a) Satır b) Öznitelik c) Hücre d) Sütun e) Anahtar 7) Veri manipülasyonu kavramı aşağıdaki işlemlerden hangisi için kullanılır? a) Veri ekleme, silme, değiştirme b) Verileri ilişkilendirme c) Verileri analiz etme d) Veriye erişimi kısıtlama e) Verileri sorgulama 8) Bir tablodaki veri değiştirildiğinde bağlantılı tüm tablolarda da aynı verinin değişmesi ifadesi veri tabanı yönetim sisteminin yararlarından hangisini tanımlar? a) Veri Tekrarı b) Veri Paylaşımı c) Veri Bütünlüğü d) Veri Tutarlılığı e) Veri Bağımsızlığı 9) Aşağıdakilerden hangisi verilerin düzenlenmesi adımlarından biri değildir? a) Tablolara ayırma b) İlişkilendirme c) Anahtar belirleme d) Tabloları bölme e) Yedekleme Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 15
10) Aşağıdakilerden hangisi veri tabanı oluşturulurken ilk kurulması gereken tablolardan biridir? a) Kayıt b) Başvuru c) Muayene d) Birimler e) Rapor Cevap Anahtarı 1.B, 2.E, 3.D, 4.C, 5.D, 6.E, 7.A, 8.D, 9.E, 10.D Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 16
YARARLANILAN VE BAŞVURULABİLECEK DİĞER KAYNAKLAR ÖZEN, Üstün, NARALAN A., BAŞAR M. S. (1997), Temel Bilgi Teknolojileri, www.dononimhaber.com www.onzatech.com http://saglik.gov.tr/dh/belge/1-29728/hbys-hastane-bilgi-yonetim-sistemi.html http://www.sisoft.com.tr/tr/hbys1.jsp Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 17