BÖLÜM 1 GİRİŞ 1.1 GİRİŞ Microsoft Excel de dosyalar çalışma kitabı olarak isimlendirilir. Bu dosyalar normal belge türüdür. Dosya ismi üzerine fare ile tıklandığında dosya açılır. Excel dosyaları tablolardan oluşurlar. İki türlü tablo vardır; işlem tabloları ve grafik tabloları. Excel de işlemlerin çoğu işlem tabloları üzerinde yapılır. Bu nedenle tablo denildiğinde işlem tabloları anlaşılacak; şimdilik işlem tabloları ile ilgilenilecek daha sonra grafik tabloları hakkında bilgi verilecektir. Şekil 1.1 Herhangi bir çalışma kitabı açıldığında şekil 1.1 de görülen şekle benzer. Başlık çubuğunda Excel çalışma kitabının adı yazılı bulunur. Şekil 1.1 de çalışma kitabının adı Test dir. Tablolar şekil 1.1 Sayfa 1, Sayfa 2 ve Sayfa
2 Mühendislikte Bilgisayar Uygulamaları 3 olarak görülmektedir. Hangi tablo ile çalışılacak ise tablo sekmelerinde isminin üzeri fare ile tıklanır. Şekil 1.1 de görüldüğü gibi işlem tablosu satırlar ile sütunlardan oluşmaktadır. Bunların kesim noktalarında hücreler bulunmaktadır. Bir hücre adresi sütun ve satır koordinatları ile verilir; örneğin A5, B3, C5 gibi. Çalışmak istenen hücre üzeri fare ile tıklanarak seçilir. Bu hücreye etkin hücre adı verilir. Hücrenin kenarları koyu bir çizgi ile belirlenir. ÇALIŞMA TABLOSU (SAYFASI) İŞLEMLERİ Tablo seçimi: Çalışma kitabında işlemler normal olarak etkin bir çalışma kitabı tablosunda yapılır. Bazı hallerde birden fazla çalışma tablosu etkin hale getirilir. Bu durumda yapılan işlemler, etkin hale getirilen bütün çalışma tablolarında da geçerlidir. Çalışma tablolarının isimleri tablonun en altında bulunan çubuk üzerinde sekmeler halinde bulunur. Çalışma kitabındaki herhangi bir tabloyu etkin hale getirmek için isminin bulunduğu sekme tıklanır. Etkin hale gelen tablonun ismi beyaz olarak görüntülenir; şekil x de görülen Sayfa 5 tablosu gibi. Etkin hale getirilecek tablonun adı, sekmelerin bulunduğu çubukta görülmüyor ise, şekil x de Sayfa 1 tablosunun adının görülmediği gibi, tablo isimlerinin bulunduğu çubukta görülen tutamaç (tablo isimlerinin bulunduğu bölge büyütülerek) veya çubuktaki oklar kullanılarak tablo ismi görüntüye getirilir. Birden fazla tabloyu etkin hale getirmek için, tablo isimleri tıklanırken Ctrl tuşuna da basılır. Etkin hale getirilmek istenen tablo isimleri bitişik ise ikinci yol olarak da, birinci tablo ismi seçildikten sonra son tablo isminin bulunduğu sekme tıklanırken Shift tuşuna basılır. de birden fazla tablonun etkin hale getirilmiş hali görülmektedir. Etkin hale gelen tabloların isimleri beyaz olarak görüntülenir.
Tablo ve Hücre Seçimi 3 Birden fazla etkin hale getirilen tablolar bir grup oluştururlar. Böyle bir durumda bir tabloda yapılan işlemler gruptaki bütün tablolara aynen uygulanır. Tabloların grup haline getirilmesi şu hallerde yararlı olabilir: a) Birden fazla tabloyu; silmek, gizlemek, taşımak veya kopyalamak, b) birden fazla tabloda aynı işlemin yapılması; örneğin ortak başlık yazmak, ortak formül girmek veya bazı hücreleri ortak biçimlemek gibi. Tabloları grup yapmanın gayesi tablonun bir kopyasın çıkartmak olmayıp bazı işlemlerin ortak yapılmasını sağlamaktır. Ortak işlemler bitince grup çözülür ve her tabloda işlemler ayrı ayrı devam eder. Grubu çözme işlemi için ya grup içinde olmayan bir tablo seçilir veya fare seçili sekmelerden bir üzerine getirilip sağ tuşa basılarak şekil x de görüldüğü gibi kestirme menüsü etkin hale getirilir. Kestirme menüsünden Sayfaları Çöz komutu verilir. Kestirme menü yardımı ile grup olarak tüm tablolar da seçilir. de görüldüğü gibi kestirme menüsü yardımı ile tablo eklenir, tablo silinir, tablonun ismi değiştirilir, tablolar taşınır veya kopyalanır, sekmenin rengi değiştirilir.
4 Mühendislikte Bilgisayar Uygulamaları Tablo isminin değiştirilmesi: Bir tablo etkin hale getirildikten sonra isminin üzerine iki kez tıklandığında tablo isminin rengi değişir ve şekil x de görüldüğü gibi siyah hale gelir. Bu durumda tablonun ismi üzerinde değişiklik yapılarak tablo ismi değiştirilir. Etkin tablo ismin siyah hale getirilmesi yukarıda anlatıldığı gibi kestirme menüsü yardımı ile de yapılabilir. Tablo silme, ekleme: Bir tablo veya bir grup tablonun silinmesi Sil komutu ile yapılır. Bu komut ya kestirme menüsünden veya Düzen menüsünden verilir. Silinen sayfadaki bilgiler kalıcı olarak silinir. Bu nedenle tablo silinmeden önce kullanıcıyı uyaran bir iletişim kutusu ekrana gelir. Excel in ilk açılışında bir çalışma kitabında 16 tablo (sayfa) bulunmaktadır. Açılıştaki tablo sayısı Araçlar menüsünden Seçenekler komutu verilerek Genel sekmesinden değiştirilebilir. Ayrıca açılmış bir çalışma kitabına tablo eklenebilir. Tablo eklenmesi kestirme menüsünden Ekle komutu ile veya Ekle menüsünden Çalışma Sayfası Ekle komutu verilerek yapılır. Tabloların taşınması, kopyalanması: Tabloların taşınması veya kopyalanması işlemini, çalışma kitabı içinde veya çalışma kitapları arasında olmak üzere ikiye ayırabiliriz. Bir tablonun çalışma kitabı içinde taşınması, tablo isimlerinin bulunduğu çubuk üzerinde tablo isimlerin sırasının değiştirilmesi demektir. Tablo ismi fare ile tutularak isimlerin bulunduğu çubuk üzerinde başka yere taşınabilir. Bu şekilde tablo isimlerinin sırası değiştirilir yani tablo aynı çalışma kitabında taşınmış olur. Bu taşınma işlemi sırasında Ctrl tuşuna basılır ise tablo taşıma yerine kopyalanır. Kopyalanan yerde aynı isimli tablo var ise aynı isimli iki tablo olamayacağı için, orijinal tablo isminin sonuna parantez içinde (2), (3) gibi ekler yapılır. de Sayfa1 in kopyalanıp kopyanın adının Sayfa1(2) olarak belirlenmesi görülmektedir.
Tablo ve Hücre Seçimi 5 Çalışma kitapları arasında tablo taşımasına gelince: Şayet aynı anda iki çalışma kitabı açık ise tablo ismi fare ile tutulup sürüklenerek bir çalışma kitabından diğer çalışma kitabına taşınabilir. Bu esnada Ctrl tuşuna basılır ise taşıma yerine kopyalama yapılır. de birlikte açılmış iki çalışma kitabında, Sayfa 5 tablosunun bir çalışma kitabından diğerine kopyalandıktan sonraki durumu görülmektedir. Tabloların taşınması veya kopyalanması, kestirme menüsü veya Düzen menüsü içinde bulunan Sayfayı taşı veya kopyala komutu ile de yapılır. İki menüden de verilen komut aynıdır. Kestirme veya düzen menüsünden Sayfayı taşı veya kopyala komutu komutu verildikten sonra ekrana şekil x de verilen bir iletişim kutusu gelir. İşlem, bu kutuda seçimler yapılarak ve onaylar verilerek yapılır. Bu iletişim kutusunun açılır liste kutusundan tablonun taşınacağı veya kopyalanacağı çalışma kitabının adı seçilir. Gerekirse listeden yeni kitap seçilerek yeni bir çalışma kitabı oluşturulur. İletişim kutusunda bulunan, sonraki sayfa seçilerek tablonun gideceği açılma kitabındaki konumu belirlenir. Tablo kopyalanacak ise Kopya oluştur kutusuna tıklanarak onay verilir. Sonra Tamam düğmesi ile komut verilir.
6 Mühendislikte Bilgisayar Uygulamaları HÜCRE SEÇİMİ Çalışma tablosunda veri girmek veya bazı komutları kullanabilmek için bir hücre veya bir hücre grubunun seçilmiş olması gerekir. Tek hücreyi seçmek için hücrenin üzeri tıklanır. Seçilen hücre etkin hücre olur artık bu hücreye veri girer veya bazı komutları uygulayabiliriz. Bir grup hücre seçmek için ki seçilen bölgeye hücre erimi adı verilmektedir, bir hücre seçildikten sonra fare bu hücre üzerine getirilip üzeri basılı tutularak seçilmek istenen bölge üzerinde dolaştırılır. Bu şekilde bir hücre erimi seçilir. İlk seçilen hücre erimin bir köşesi olur ve erim bir dikdörtgen bölgedir. Ayrık dikdörtgen bölgeler seçilirken Ctrl tuşuna basılır. Ctrl tuşuna basılmaz ise ikinci ayrık bölgeyi seçilirken birinci bölge kaybolur. de ayrık bölgelerin seçilmiş hali görülmektedir. Şekilde D ve E sütunlarında bulunan erim dikdörtgenden farklı erim olarak görülüyor ise de görülen erim iki dikdörtgen erimin birleşiminden oluşmuştur. Şekil
Tablo ve Hücre Seçimi 7 Çalışma tablosunun bir satırın tamamı seçilirken satırın başlığı tıklanır. Birden fazla bitişik satır seçilirken ilk satırın başlığı fare ile tutularak sürüklenir. Birden fazla ve ayrık satır seçilirken Ctrl tuşuna basılarak işlem yapılır. Sütun seçilirken aynı işlemler sütun başlıkları üzerine uygulanır. Bütün çalışma tablosu seçilmek istenirse satır ve sütün başlıkların birleşim yerinde bulunan hücre tıklanır. de ayrık satır ve sütunların seçilmiş hali görülmektedir. Seçilen bir erimde bir hücre etken hücredir. Bu hücre farklı renk ile görüntülenir. Etken hücreyi erim içinde değiştirmek istenir ise Tab tuşuna basılır. Tab tuşuna her basışta etken hücre yatay olarak bir ilerler. Shift+Tab tuşuna her basışta etken hücre yatay olarak ters yönde ilerler. Enter tuşuna basılı ise etken hücre düşey olarak bir ilerler, Entre+Shift tuşuna basılır ise ters yönde bir ilerler.