ESKİŞEHİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Misyon Amaç ve Kapsam Madde 1-(1) Bu Yönergenin amacı; Özel Kalem Müdürlüğü nün görev tanımlarını ve fonksiyonel görev dağılımını belirlemek, birim teşkilat şemalarını ortaya koymak, verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirmek, iç kontrol sisteminin işleyişini sağlamak, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisini göstermektir. Dayanak Madde 2-(1) Bu Yönerge; 09.02.2015 tarih ve 53 sayılı Meclis kararı ile yürürlüğe giren Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Kuruluş, Görev ve Çalışma Esaslarına Dair Yönetmeliğe ve Başkanlık Makamı oluru ile 01.11.2014 tarihinde yürürlüğe giren Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3-(1) Bu Yönergede yer alan; a-belediye : Eskişehir Büyükşehir Belediyesini, b-başkan : Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Başkanını, c-encümen : Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Encümenini, ç-meclis : Eskişehir Büyükşehir Belediyesi Meclisini, d-müdürlük : Özel Kalem Müdürlüğünü, e-personel : Özel Kalem Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder. Özel Kalem Müdürlüğünün Misyonu Madde 4-(1) Adil yönetim anlayışıyla halkın memnuniyetini esas alan çözüm odaklı yaklaşımlar sunarak hizmet kalitesini arttırmak ve konukları misafirperverlik ilkesiyle ağırlamak. Sayfa 1 / 5
İKİNCİ BÖLÜM Özel Kalem Müdürlüğünün Teşkilat Yapısı ve Görevleri Teşkilat yapısı Madde 5-(1) Özel Kalem Müdürlüğü ne bağlı herhangi bir alt birim bulunmamaktadır. Teşkilat şeması Madde 6- (1) Kurumsal olarak yürütülen faaliyetler ve sunulan hizmetlerde hesap verebilirlik ve şeffaflığı temin etmek üzere; görev, yetki ve sorumluluk dağılımı esasına göre ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde hazırlanan Özel Kalem Müdürlüğünü gösteren teşkilat şeması Yönerge ekinde yer almaktadır. (Ek-1) (2) Teşkilat şemalarında, Üst Yönetici onayı ve/veya Meclis kararı gerektirmeyen değişiklikler birim amirinin onayına tabidir. Teşkilat şemalarında olan değişikliklerin, en geç bir iş günü içerisinde ilgili alt birim amiri tarafından şemaya işlenmesi sağlanarak, personele yazıyla duyurulur. Fonksiyonel görev dağılım tablosu Madde 7-(1) Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgiler Fonksiyonel Görev Dağılım Tablosunda yer almaktadır. (Ek-2) (2) Fonksiyonel görev dağılımı tablolarında değişiklik gerektiren hususlar birim amirinin onayına tabidir. Görev dağılımı tablolarında olan değişikliklerin, en geç bir iş günü içerisinde ilgili alt birim amiri tarafından tablolara işlenmesi ve personele duyurulması sağlanır. Özel Kalem Müdürlüğünün Görevleri Madde 8- Özel Kalem Müdürlüğünün görevleri şunlardır: a) Başkanlık Makamının protokol, temsil, tören, ağırlama, iş ve işlemlerini düzenlemek, harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına temsil, tören ve ağırlama bütçesini kullanmak. b) Belediye Başkanı nın davet, ziyaret, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vs önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı nın iştirak edemediği program, tören gibi etkinliklerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek, c) Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin yürütülecek faaliyetler ile düzenlenen tüm etkinliklerde birimler arası koordinasyonu sağlamak, d) Belediye Başkanını, ziyarete gelen yurtiçi ve yurtdışından konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını sağlamak, e) Belediye Başkanı nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini sağlamak, f) Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü, şahsen veya e-posta ile Başkanlık Sayfa 2 / 5
makamına iletilen talep ve şikayetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek ve sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek, g) Özel Kalem Müdürlüğü ne gelen dilekçelerin 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve diğer mevzuatlar çerçevesinde en geç 15 gün içerisinde yazılı olarak cevaplandırmak, h) Yardım talebi ile gelen vatandaşları dinlemek, çözüm yolları aramak ve ilgili makam ya da müdürlükle iletişim kurmak veya kurulmasını sağlamak, i) Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye de hizmet veren tüm müdürlüklerin kendi aralarında ve bu müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak, j) Başkanın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak, k) Belediye Başkanı na ve müdürlüğe gelen veya giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını, arşivlenmesini; Belediye Başkanının imzalaması, onaylanması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak, l) Belediye Başkanının ve Meclis üyelerinin dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş, işlem ve yazışmaları yapmak, m) Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşmelerini ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek, n) Resmi ve özel tebrik, teşekkür, taziye gibi konularda mektup ve telgrafları hazırlamak, o) Belediye Başkanı nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlamak, p) Başkanlık Makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek. q) Basın kuruluşlarında kurumumuzla ilgili çıkan günlük haber ve yorumları takip ederek, kupürlerle basından özetleri tasnif edip, lehte ve aleyhte çıkan haberleri değerlendirerek, Başkanlık Makamının isteği doğrultusunda gerekli açıklamaları yapmak, r) Belediye Başkanı nın görevi başında bulunamadığı durumlarda Başkana vekalet eden Başkan Vekili ne bağlı olarak çalışmaları yürütmek, s) İç ve dış denetim sırasında denetçilere ve yargıya intikal eden hususlarda mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak, t) Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek. Sayfa 3 / 5
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Özel Kalem Müdürlüğü nün Fonksiyonları Protokol işlerinin yürütülmesi Madde 9-(1) Resmi tören ve kutlamalarda Belediye ye ilişkin sorumlulukların yerine getirilmesi için ilgili birimlerle koordinasyon sağlanır ve gerekli çalışmalar yürütülür. Resmi tören, kutlama, açılış, milli ve dini bayramlar gibi etkinliklerin yer ve zaman bilgileri Belediye Başkanı na iletilir. Belediye Başkanı nın iştirak edemediği etkinliklerde Başkan adına protokol gerekleri yerine getirilir. Yurtiçi ve yurtdışından Belediye Başkanı nı ziyarete gelen konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanması sağlanır. Belediye Başkanı nın ve Meclis üyelerinin dış ülke seyahatlerine ilişkin gerekli tüm iş ve işlemler yürütülür. Belediye Başkanı nın günlük, haftalık, aylık çalışma programları hazırlanır. Vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri değerlendirilerek, Başkanın talimatı doğrultusunda programa bağlanır. Telefonla görüşme talepleri karşılanır. Başkanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeler organize edilerek, toplantı gün ve saatleri ilgililerine bildirilerek bunlara ilişkin önemli not ve tutanakların tutulması ve yayımlanması sağlanır. Belediye Başkanı nın sözlü ve yazılı talimatları ilgililerine ulaştırılır ve sonuçlandırılması sağlanır. (2) Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için birimde yürütülen iş ve işlemler şunlardır: a-belediye nin sorumluluğu bulunan etkinliklere ilişkin koordinasyon işlerini yürütmek, b-belediye Başkanı nın katılacağı etkinliklere ilişkin protokol gereklerini yerine getirmek, c- Belediye Başkanı nı ziyarete gelen konukların ağırlanmasını sağlamak, ç- Belediye Başkanı nın dış ülke seyahatlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, d- Belediye Başkanı nın çalışma programını hazırlamak, e- Belediye Başkanı nın randevu programını oluşturmak, f- Belediye Başkanı nın telefon görüşmelerini sağlamak, g- Belediye Başkanı nın toplantılarına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, ğ- Belediye Başkanı nın talimatlarına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek. Başkanlık Makamına yönelik vatandaş taleplerinin karşılanması Madde 10-(1) Sorunlarını Belediye Başkanı na iletmek üzere Makama gelen vatandaşlar ile görüşme yapılır. Gelen talepler doğrultusunda vatandaşlar ya ilgililerine yönlendirilir ya da Başkan ile görüşmeleri sağlanır. Çeşitli hususlarda bilgi edinmek isteyen vatandaşlarımıza gerekli destek sağlanır. Vatandaşlardan gelen istek, öneri ve şikâyetler değerlendirilerek ilgili birimlere aktarılır. Sorumlu birime iletilen istek, öneri ve şikâyetlere ilişkin olarak yürütülen iş ve işlemlerin sonuçları vatandaşa bildirilir. (2) Fonksiyonun gerçekleştirilmesi için birimde yürütülen iş ve işlemler şunlardır: a- Başkanlık Makamına gelen vatandaşlara yönelik iş ve işlemleri yürütmek, b- Başkan adına tebrik, telgraf, taziye ve teşekkür mektubu hazırlamak ve ilgililerine göndermek. Özel Kalem Müdürlüğü nün diğer görevlerine ilişkin iş ve işlemlerin yürütülmesi Madde 11-(1) Belediye Başkanı ile birim amiri tarafından verilen ve mevzuat tarafından öngörülen diğer görevleri yerine getirmek. Sayfa 4 / 5
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Görevin devir ve teslimi Madde 12-(1) Çeşitli nedenlerle görevinden ayrılan personel; a) Üzerinde bulunan görevlerle ilgili bilgi ve belgelere ait dosya ve evrakı, birim amirinin belirlediği sorumluya eksiksiz olarak teslim eder ve devir ile ilgili düzenlenen tutanağı (Ek-3) birim amirine verir. b) Kendisine teslim edilmiş olan makine, araç, gereç ve malzemeleri yetkililere teslim eder ve bununla ilgili düzenlenen tutanağı (Ek-3) birim amirine verir. (2) Devir ve teslim ile yükümlü olanlar, bu işlemleri mevzuatında belirlenen hükümlere göre yapar. Hassas görevlerin belirlenmesi Madde 13-(1) Yönergede, yer alan tüm iş ve işlemlerden, ilgili düzenlemeler doğrultusunda, riskli ya da zorluk değeri yüksek olduğu tespit edilenler hassas görevler olarak belirlenerek Hassas Görevler Listesine kaydedilir. (Ek-4) (2) Hassas görevler, sorumluları tarafından her yıl gözden geçirilir ve gerekli görülürse güncellenir. (3) Belirlenen hassas görevlere ilişkin olarak ilgili düzenlemeler doğrultusunda prosedürler hazırlanır ve tüm personele duyurulur. Görevler ayrılığı Madde 14-(1) Görevler ayrılığı ilkesi doğrultusunda, Yönergede yer alan tüm iş ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilir. (2) Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamaması durumunda birim amirleri, bahsi geçen ilkenin tam olarak uygulanamamasından kaynaklanan riskleri ilgili düzenlemeler doğrultusunda tespit ederek gerekli önlemleri alırlar. Tereddütlerin giderilmesi Madde 15-(1) Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Üst Yönetici yetkilidir. Yürürlük Madde 16-(1) Bu Yönerge üst yönetici tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme Madde 17-(1) Bu Yönerge hükümlerini üst yönetici yürütür. Ekler : Ek-1 : Özel Kalem Müdürlüğü Teşkilat Şeması Ek-2/1 : Özel Kalem Müdürlüğü Fonksiyonel Görev Dağılım Tablosu Ek-3 : Özel Kalem Müdürlüğü Görev Devir ve Teslim Tutanağı Ek-4 : Özel Kalem Müdürlüğü Hassas Görevler Listesi Sayfa 5 / 5
ESKİŞEHİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ FONKSİYONEL TEŞKİLAT ŞEMASI Ek-1 BELEDİYE BAŞKANI Prof.Dr.Yılmaz BÜYÜKERŞEN ÖZEL KALEM MÜDÜRÜ Deniz KAPLAN İŞÇİ-MEMUR Dilek YALIMAN Emel DEMİRHAN Müjgan KAPLAN
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ FONKSİYONEL GÖREV DAĞILIM TABLOSU EK-2 Fonksiyon Adı Birim Sorumlusu Yedek Birim Sorumlusu İş ve İşlemler Görevli Yedek Görevli Belediye nin sorumluluğu bulunan etkinliklere ilişkin koordinasyon işlerini yürütmek, Belediye Başkanı nın katılacağı etkinliklere ilişkin protokol gereklerini yerine getirmek, Belediye Başkanı nı ziyarete gelen konukların ağırlanmasını sağlamak, Protokol İşlerinin Yürütülmesi Deniz KAPLAN Belediye Başkanı nın dış ülke seyahatlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, Belediye Başkanı nın çalışma programını hazırlamak, Belediye Başkanı nın randevu programını oluşturmak, Belediye Başkanı nın telefon görüşmelerini sağlamak,
Belediye Başkanı nın toplantılarına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, Belediye Başkanı nın talimatlarına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek. Başkanlık Makamına yönelik vatandaş taleplerinin karşılanması Deniz KAPLAN Başkanlık Makamına gelen vatandaşlara yönelik iş ve işlemleri yürütmek, Başkan adına tebrik, telgraf, taziye ve teşekkür mektubu hazırlamak ve ilgililerine göndermek. Özel Kalem Müdürlüğü nün diğer görevlerine ilişkin iş ve işlemlerin yürütülmesi Deniz KAPLAN Belediye Başkanı ile birim amiri tarafından verilen ve mevzuat tarafından öngörülen diğer görevleri yerine getirmek. Hazırlayan././2015 Onaylayan././2015 Deniz KAPLAN Özel Kalem Müdürü
Ek- 3 ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV DEVİR VE TESLİM TUTANAĞI Sıra No Malzemenin/Dokümanın Adı Ait Olduğu Yıllar Adedi Açıklamalar - Düşünceler 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Birimin Adı DEVREDEN DEVİR- TESLİM TARİHİ Birimin Adı DEVRALAN Adı Soyadı Adı Soyadı Yetkilinin Unvanı İmzası Mühür Yetkilinin Unvanı İmzası Mühür
EK-4 Özel Kalem Müdürlüğü Hassas Görevler Listesi Hassas Görevler Sorumlu Personel Sorumlu Alt Birim Görevin Hassas Olma Nedeni