T.C. ESENLER BELEDİYE BAŞKANLIĞI Bilgi İşlem Müdürlüğü GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı; Esenler Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğü nün görev alanlarını, sorumluluk ve yetkilerini, teşkilat yapısını, hukukî statüsünü, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır. Kapsam MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik; Esenler Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğünün yönetiminde, Esenler Belediyesi birimlerinin daha etkili ve verimli çalışmaları için ihtiyaç duyulan yazılımları standart yöntemler üzerinden servis tabanlı mimari ve web tabanlı teknolojiler kullanarak üretmek veya ihtiyaçlar doğrultusunda en uygun programların analizi ile ihtiyaç duyulan teknolojik ürünlerin teminini sağlamak amacıyla teşkilat ve kuruluşunun işleyiş şartlarına dâhil esas ve usulleri kapsar. Dayanak MADDE 3 (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü Yönetmeliği; a) 657 sayılı Devlet Memurları, b) 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu c) 4857 sayılı İş Kanunu ile ilgili mevzuat d) 5393 sayılı Belediye Kanununun; 14. Maddesinde belirtilen coğrafi ve kent bilgi sistemleri yapar veya yaptırır maddesi, 15. (b) ile 18 (m) maddeleri ve 67. Maddesinde belirtilen bilgisayar sistem ve santralleri ile elektronik bilgi erişim hizmetleri ile ilgili işler e) 5018 sayılı Kamu Maliye Yönetimi Kontrol Kanunu f) 4734 Kamu İhale ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu g) 15.01.2004 tarih ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu h) 5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkındaki Kanun 1
i) 08.08.2001/24484 sayılı RG Ek ve Değişiklikler ile ilgili KEP Yönetmeliğinin 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1525. Maddesi j) 28.09.1988 tarih ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak Ve Malzemenin İmhası Hakkında Khk. k) 16.05.1988/19816 sayılı RG Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik l) 02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Yazışmalarda uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik m) 25.03.2005 tarih ve 25766 sayılı RG Standart Dosya Planı. 2007/7 Başbakanlık Genelgesi n) Elektronik Belge Standartları 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi TS 13298 Standardı o) 28.02.2009 tarih ve 2009/4 sayılı Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik Esasları Başbakanlık Genelgesi hükümleri ve mevzuatlarına dayanılarak Hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 - (l) Bu Yönetmelikte geçen, a) Başkan : Esenler Belediye Başkanını, b) Belediye : Esenler Belediyesini c) Belediye Meclisi : Esenler Belediye Meclisini d) Çalışan Personel : Bilgi İşlem Müdürlüğü bünyesinde görevli tüm memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personeli e) Müdürlük : Bilgi İşlem Müdürlüğünü f) Müdür : Bilgi İşlem Müdürünü g) Şef : Bilgi İşlem Müdürlüğünde görevli şefi h) CBS : Coğrafi Bilgi Sistemini i) GIS : Coğrafi Bilgi Sistemini j) UAVT : Ulusal Adres Bilgi Sistemi k) MAKS : Mekansal Adres Kayıt Sistemi l) MIS : Yönetim Bilişim Sistemini ifade eder 2
m) EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemini ifade eder n) SDP : Standart Dosya Planı ifade eder o) YBS : Yönetim Bilgi Sistemini ifade eder p) AR-GE : Araştırma ve geliştirme faaliyetlerini q) KEP : Kayıtlı Elektronik Posta Adresini ifade eder r) RFID : Elektronik barkod ve etiket formatı s) Yönetmelik : Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder t) Birim Arşivi : Esenler Belediye Başkanlığı ve bağlı birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve belediyemizin çeşitli birimlerinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde birimlerde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivlerdir u) Kurum Arşivi : Esenler Belediye Başkanlığına bağlı birimlerin ürettiği her türlü bilgi ve belgeyi içeren arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivine göre daha uzun süre saklandığı merkez arşividir. İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat ve Bağlılık Teşkilat MADDE 5 (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü İdari Teşkilatı; müdür, şef, mühendis, Arşivci, Tekniker, memur, sözleşmeli personel, işçi personel ve diğer personelden oluşur. (2) Bilgi işlem müdürlüğünün iç organizasyon yapılarının teşkili, müdürün teklifi ve bağlı olduğu başkan yardımcısının onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır. Buna göre organizasyon yapısı aşağıdaki gibidir. a) Müdür b) Bilgi Teknolojileri Şefliği c) İdari ve Teknik Servis Şefliği d) Coğrafi Bilgi Sistemleri Şefliği e) Belge Yönetimi ve Arşiv Şefliği Bağlılık MADDE 6 - (1) Başkanlık makamına veya Başkanlıkça görevlendirilen başkan yardımcısına bağlı olarak idari teşkilatta yer alır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. 3
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluk Müdürlüğün Görevleri MADDE 7 - (1) Müdürlüğün görevleri aşağıdaki gibidir; (2) Bilgi İşlem Müdürlüğü, yasalar, yönetmelikler ve genelgelerle belirlenmiş yetki ve sorumlulukları içinde kalarak belediye başkanının atadığı müdür marifeti ile iş ve işlemlerini yürütür. Buna göre; a) Müdürlüğün yıllık bütçesinin hazır, b) Müdürlüğün kadrosunu hazırlayarak onaya sunar c) Kurumun bilişim teknoloji sistemlerinin ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi için tedbirleri alır d) Kurumun bilgisayar ve iletişim teknolojisinden en iyi biçimde ve ortak olarak yararlanabilmesi için gerekli altyapı çalışmalarını yapar Kurum bilgisayar sistemini bir bütün olarak kurar ve işletir e) Kuruma bilgi sistemleri uygulama yazılımları kurar, devreye alır, geliştirir ve farklı yazılım sistemleri arasındaki entegrasyonu sağlar f) Kurum süreçlerinin ve bu süreçlerle ilgili verilerin analizlerinin ve düzenlemelerinin yapılıp dijital ortama aktarılmasını sağlar g) Kurumda e-devlet, e-belediye ve kurumsal mobil platformlarda hizmet verebilmesini sağlar h) Yapılan iş ve işlemlerin elektronik ortamda yürütülebilmesi ve yönetilebilmesi için kurumsal iş ve hizmet süreçleri ve otomasyon yazılımlarının geliştirilmesini ve işletilmesini sağlar i) Kurum birimlerinin bilgisayar/bilişim teknolojilerinin bir bütün ve uyum içinde çalışması amacıyla diğer müdürlüklerin kullandığı/kullanacağı sistemleri ve yazılımları yönetir, değiştirir ve günceller j) Belediyenin, bilişim teknolojilerini kullanması ve hizmet olarak sunması için gerekli teknolojileri planlar, araştırır, geliştirir veya satın alarak uygular k) Yönetim Bilgi Sistemi, Coğrafi Bilgi Sistemi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, e- belediyecilik, m-belediyecilik sistemlerini işletilir. İş süreçlerini elektronik ortama taşıyarak hizmet kalitesini yükseltici, çeşitlendirici, verimliliği artırıcı yeni sistemleri tasarlar ve kurar l) Kurumumuzun ihtiyaçları doğrultusunda kullanılacak yazılımları güncel mevzuata uygun biçimde yazar veya hizmet alımı yoluyla temin eder. Yazılımların uyum içinde ortak veri havuzuna dayalı çalışmasını sağlar 4
m) Bilgisayar sisteminin devamlılığını sağlayıcı gerekli güvenlik sistemini kurar, gerekli güvenlik tedbirlerini alır n) Bilgisayar sistemindeki kurumsal verileri güvenli biçimde depolar, yedeklerini tipine, risk ve önem derecesine göre belirleyeceği aralıklarla yedekler ve arşivler o) İhtiyaç duyulan bilişim teknolojileri, bilgisayar sistemi donanımları ve çevre birimleri için bakım, onarım ve yenileme işlemlerini sürdürerek gerekli eğitim ve desteği sağlar p) Bilgisayar sisteminin işleyişi için gerekli donanım, yedek parça ve sarf malzemelerini temin eder, stoklar, stok takibi yapar q) Baskı merkezleri ile kurumsal evrakın basılması, taranması (scanning) ya da çoğaltılması işlemlerini yürütür. Vatandaşa evrak çoğaltılmasında destek olur r) Belediyeye ait bilgi teknolojilerinin hem yazılımsal hem de sistemsel olarak erişim yetkilendirmelerini yapar s) Kurumsal e-posta hizmetinin sürdürülebilirliğini sağlar t) Belediye bünyesinde kullanılmakta olan tüm bilgi teknolojileri altyapılarına ilişkin kurulum, yapılandırma, bakım, güncelleme ve yenileme işlemlerini gerçekleştirir u) Belediyeye ait bilgi teknolojilerinin hem yazılımsal hem de sistemsel olarak erişim yetkilendirmelerini yapar v) Belediye bünyesinde kullanılmakta olan tüm bilgi teknolojileri altyapılarına ilişkin kurulum, yapılandırma, bakım, güncelleme ve yenileme işlemlerini gerçekleştirir w) Kuruma ait bilgi güvenliği politikalarının oluşturulmasında görev alır ve bu politikaların kurum genelinde uygulanmasını sağlar x) Kurumun bilgi güvenliği seviyesini belirlemek için periyodik denetimler gerçekleştirip raporlamalar yapar y) IP Telefon Santral hizmetlerinin yönetimini yapar z) Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapar aa) Gelecekteki ihtiyaçları analiz eder ve teminini sağlar bb) Sistemin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlar cc) Müdürlüğün malzeme ikmal ve stok kontrolünü yapar, teminini sağlar dd) Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini alır ve uygular ee) Veri güvenliğini sağlar ve uygular 5
ff) Sistemi sürekli faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerin uyumluluğunu sağlar gg) GIS uygulama yazılımlarını kurar, devreye alınmasını ve geliştirilmesi sağlar veya sağlatır hh) Kamu Kurumları ile entegrasyonun sağlamak ve GIS veri alışverişini sağlar ii) jj) Üst yönetimin izin verdiği GIS verilerini web sitemizden yayınlar veya yayınlatır 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda mal ve hizmet alımı yapar kk) Kurum ve Birim Arşiv Hizmetinin yürütülmesini sağlar ll) Doküman sistemine geçiş süresinde, e-arşiv; e-belge ve e- imza altlığını oluşturan iş akış süreçlerini belirler mm) Çeşitli konulardaki geriye dönük çalışmaların yapılabilmesi için, birimlerin arşivde bulunan dosyalarını istemeleri anında en hızlı şekilde ve aslına uygun olarak ilgili birime zimmetli bir şekilde verilmesini ve dosyaların birimlerden kontrollü bir şekilde geri alınması işlemlerini takip eder ve bu sistemde aksaklık çıkmaması için gerekli düzenlemeleri yapar nn) Birimlerin arşiv dosyalarının korunması ve saklanmasını sağlar, saklanmasına gerek kalmayanların ayıklama ve imhası ile ilgili işlemleri yürütür oo) Kurumsal arşivin oluşturulmasına yönelik e-evrak envanterlerini çıkarır pp) Sistemli dosya tasnifi yapar qq) Kurumsal arşivini elektronik ortama aktarır rr) ss) e-arşiv, e-belge yönetimini yapar ve buna uygun yazılımlar temin eder Esenler Belediyesi arşivlerinin ayıklanması ve tasnifi sonucu ortaya çıkan tarihi değerdeki malzemeleri kapsayan, araştırmacılara açık, kurum arşiv bünyesinde Belediye Tarihi Arşivini oluşturur ve araştırmacıların istifadesine sunar. Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 8 - (1) Bilgi İşlem Müdürü nün görevleri aşağıdaki gibidir; a) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder, b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir c) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür d) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplinini sağlar e) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiridir f) Personel arasında görev dağılımı yapar 6
g) Müdürlükte çalışan memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar h) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını mer i mevzuat çerçevesinde belirler i) Müdürlüğün çalışma programını belirleyip, çalışmaların bu program doğrultusunda yürütülmesini sağlar j) Müdürlük şeflikleri arasında koordinasyonu sağlar k) Müdürlüğün diğer müdürlüklerle olan koordinasyonunu sağlar l) Uzun/orta/kısa vadeli planlamalar yapar m) Kurum arşiv iş ve işlemlerinin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik uyarınca yürütülmesini sağlar n) Üst makamlarca kendisine verilen diğer görevleri yerine getirir. Bilgi İşlem Müdürü nün Yetkileri MADDE 9 (1) Bilgi İşlem Müdürü nün Yetkileri aşağıdaki gibidir; a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamı nca uygun görülen programlar çerçevesinde yürütülmesi için karar verme, tedbir alma ve uygulatma yetkisi, b) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamı na önerilerde bulunma yetkisi c) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1. derece imza yetkisi d) Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi e) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi f) Müdürlük emrinde görev yapan personele ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ve Başkanlık Makamı na önerilerde bulunma yetkisi g) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi h) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi i) Müdürlüğün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi j) Müdürlük emrinde görev yapan personelle ilgili yönetmelik çerçevesinde personel performansı değerlendirme formu raporu düzenlemek k) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan 7
personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi. Bilgi İşlem Müdürü nün Sorumlulukları MADDE 10 (1) Bilgi İşlem Müdürü nün Sorumlulukları aşağıdaki gibidir: a) Yasalarda, yönetmeliklerde ve ilgili diğer mevzuatta belirtilen sorumluluklarının yanında görev ve yetkilerinin ifasında, Belediye Başkanı na ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı na karşı sorumludur. b) Müdürlüğe atanma; Belediye Başkanın oluru ile, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen şartları taşıyanlar arasından atanır. Müdürlüğe Bağlı Şeflikler ve Görevlerleri Şef MADDE 11 (1) Şefin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir; a) Şefler müdürün teklifi; bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının uygun görüşü ve Belediye Başkanının oluru ile atanır veya görevlendirilir, b) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapar veya yaptırır c) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını vaktinde bitirilmesini sağlar d) Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir ve sonuçlarını alır e) Müdür tarafından verilen görevleri müdür adına yürütür f) Şefliğe ait iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumludur g) 12, 13, 14, 15 inci maddelerde belirtilen bürolardaki işlerin yerine getirilmesi adına müdürün gözetiminde gerekli çalışmaları yürütür h) Bu yönetmelikte belirlenen müdürlük görevlerinden kendisine tevdi edilenleri yerine getirir (2) Şef; ilgili tüm mevzuatın, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından müdürlük makamına karşı sorumludur. Bilgi Teknolojileri Şefliği MADDE 12 (1) Bilgi Teknolojileri Şefliği nin görevleri aşağıdaki gibidir; a) Belediye hizmetlerinin dijital ortamdan yürütülmesi için gerekli yazılım ihtiyaçlarını karşılar, b) Yazılım ihtiyaçlarını belirleme aşamasında, ihtiyaç sahibi birimlerde, gerekli yazılımsal analizleri gerçekleştirir c) YBS ve diğer bilgi sitemleri yazılımları için birimlerden gelen yazılım geliştirme taleplerinin alınmasını ve iş analizi süreçlerinin yönetilmesini, konsolide edilmesini, önceliklendirilmesini, 8
önceliklendirilen taleplerin analizlerini birim bünyesinde yaparak yazılım geliştiricilere iletilmesini, geliştirmeleri takip ederek ihtiyaca uygunluğunun test edilmesini sağlar d) YBS ve diğer bilgi sitemleri yazılımlarının iş sürekliliğinin kesintisiz bir şekilde sağlanmasını, bu yazılımlarla ilgili bakım ve güncelleme işlemlerinin takibini yapar/yaptırır e) YBS ve diğer bilgi sitemleri yazılımlarının yetki ve rol yönetimini yapar f) Kamu kurumları ve diğer devlet teşkilatlarıyla e-devlet entegrasyonları kurarak, en güncel veriye göre hizmet üretilmesi için gerekli alt yapı çalışmalarını yapar/yaptırır g) İş zekâsı ve karar destek sistemlerini kullanarak analiz ve rapor taleplerinin alınmasını, alınan taleplere ilişkin model ve analizlerin geliştirmelerini yapar/yaptırır h) Yazılımların, yasal düzenlemeler, genelgeler ve bildiriler doğrultusunda gerekli revizyonlarını gerçekleştirir i) Diğer kamu kurumları ile yapılan protokoller doğrultusunda, yazılımla arası entegrasyonları gerçekleştirir j) Belediye personellerine kurumsal yazılımlar ve belediyenin bilgi teknolojileri altyapısı hakkında periyodik eğitimler gerçekleştirir k) Belediye yazılım ve bilgi teknolojileri altyapısına ilişkin kullanıcı yetkilendirmelerini yapar l) Belediye personellerinin, kuruma ait bilgi teknolojileri hizmetlerinden faydalanabilmesi için gerekli olan her türlü kurumsal hesap yapılandırmalarını (kullanıcı ayarları, e-posta ayarları, paylaşım klasörleri ayarları, internet erişim ayarları, vb.) gerçekleştirir m) Kuruma ait yazılımsal ve sistemsel tüm bilgi teknolojileri altyapısına ilişkin kurulum, yapılandırma, bakım, güncelleme ve yenileme işlemlerini gerçekleştirir n) Bilgi teknolojilerinin sistemsel olarak periyodik raporlama ve takip işlemlerini gerçekleştirir o) Bilgi teknolojileri altyapılarına ait yedekleme ve yedekten geri dönme işlemlerini gerçekleştirir p) Belediyenin bilgi güvenliği politikalarının belirlenmesi ve uygulatılmasında görev alır q) Belediye sistemlerinin bilgi güvenliği testlerini yaptırarak, fark edilen zafiyetlerin giderilmesi için önlemler alır r) Belediyenin Bilgi Güvenliği Ekibi ve Siber Olaylara Müdahele Ekibi ni oluşturur ve çalışma planlarını oluşturur s) İş sürekliliği kapsamında kurumda gerçekleşebilecek bilgi teknolojileri sistem durması ihtimaline karşı gerekli önlemleri alıp, periyodik tatbikatları gerçekleştirir t) Belediye bilgi sistemlerinin entegre çalışarak iş ve işlemlerinin kalitesini ve verimliliğini arttırıcı, süresini kısaltıcı teknolojileri araştırmak, alternatif sistemler geliştirmek, sistem tasarımı yaparak (Sistem Geliştirme, Ar-Ge, ve Sistem Tasarımı) işlemlerini gerçekleştirir u) Belediye bilgi teknolojilerine ilişkin Risk Analizi analizleri yapmak, mevcut ve olası riskler 9
ile olabilirliklerini ve çözüm önerilerini rapor olarak sunar v) Bilgi ve iletişim ağını (kablolu ve kablosuz olarak) kurum içi ve dışında, hizmetin gerektirdiği her noktaya en güncel teknolojiler ile yayar w) Ağ cihaz ve yazılımlarını kurar, internet ve intranet bağlantılarını yöneterek işlemlerini gerçekleştirir x) Fiziksel/yazılımsal sunucu temin eder, kurar, işletir, bakımını yapar, kullanıcılara merkezi destek verir y) Bilgi sistemlerinin güncelliğini, stabilitesini, optimizasyonunu sağlar z) Yazılım geliştirme çalışmaları ve yapar veya yaptırır aa) Bilgisayar sistemlerinin fiziksel güvenliğinin ötesinde yazılımsal güvenlini de sağlar. Elektronik ortamda sisteme olabilecek saldırıları (virus, worm, rootkit, backdoor, trojan, hacker keyloger, spyware v.b. ) engelleyerek işlemlerini gerçekleştirir. bb) Verileri güvenli biçimde depolamak, paylaştırmak, yedeklemek ve güvenli biçimde arşivleme işlerini yapar cc) Her kullanıcıların kurumsal yetkileri kadar kaynakları kullanabilmesini ve verilere ulaşabilmelerini sağlar, yetkisiz kişilerin bu kaynakları kullanmasına engel olur. dd) Kurumsal web sitesinin, kurumsal e-posta sunucusunun devamlılığını ve yayınını sağlar ee) Kurumsal verilerin ortak bir veritabanında tutulmasını sağlar, veritabanlarını yönetir ff) Dış kurumlarla e-devlet çalışmaları çerçevesinde, veri iletişim, veri paylaşım çalışmalarını yürütür gg) Sistem odasındaki cihazların bakım ve onarımlarını yapar hh) Bilgisayar sisteminin devamlılığını sağlayıcı gerekli güvenlik sistemini kurar, gerekli güvenlik tedbirlerini alır ii) Kurumsal e-posta hizmetinin sürdürülebilirliğini sağlar jj) Belediyeye ait bilgi teknolojilerinin hem yazılımsal hem de sistemsel olarak erişim yetkilendirmelerini yapar kk) Kuruma ait bilgi güvenliği politikalarının oluşturulmasında görev alır ve bu politikaların kurum genelinde uygulanmasını sağlar ll) Kurumun bilgi güvenliği seviyesini belirlemek için periyodik denetimler gerçekleştirip raporlamalar yapar mm) IP Telefon Santral hizmetlerinin yönetimini yapar. 10
İdari ve Teknik Servis Şefliği MADDE 13 (1) İdari ve Teknik Servis Şefliği nin görevleri aşağıdaki gibidir; (2) İdari Büro: a) Kurum içi Müdürlüğe gelen ve giden her türlü evrak kayıt ve zimmet işlemlerini ve yazışmalarını yapar ve dosyalar, b) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak, taşınır mal yönetmeliği ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi ile gerçekleştirme görevlerini yapar c) Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde gerçek ve tüzel kişileri taleplerine cevap verir d) Müdürlükteki personelin maaş ile ilgili işlerini yapar e) Müdürlükteki personelin harcırah ve yolluk ile ilgili işlerini yapar f) Müdürlük çalışanlarının gerekli konular ile ilgili puantajlarını yapar g) Mali kontrolleri yapar h) Müdürlük taleplerini yapar i) Haftalık,aylık, yıllık raporları, uzun/orta/kısa vadeli planlama ile ilgili Müdürlük makamına bilgi verir j) Kırtasiye ihtiyaçlarını belirleyip, alınmasını sağlamak veya sağlar k) İhale dosyasını ve hak ediş dosyasını hazırlar l) Üst makamlarca verilecek diğer görevleri yerine getirmek, istenilen analizleri yapıp, raporları sunar m) Kurumun mevcut lisans ve yeni lisans teminini sağlar n) Müdürlük bünyesinde yapılan ihalelere ilişkin tüm süreçleri gerçekleştirir. (3) Teknik Servis: a) Belediyede kullanılan kullanıcı bilgisayarları ve çevre birimlerinin (yazıcı, tarayıcı gibi) arızalarını giderir, bakım ve onarımını yapar/yaptırır, b) Kullanıcı hatalarından kaynaklanan teknik sorunları giderir. Kullanıcılara teknik destek verir c) Sistem odası haricindeki sisteme bağlı tüm çevre cihazların tamir ve bakımını yaptırarak cihazları çalışır duruma getirir 11
d) Belediyemizin çeşitli toplantı, gösteri ve etkinliklerinde sinevizyon sunum altyapısını kurar sunum yapar e) Belediye bilgi teknolojileri altyapısını kullanan personellerinin son kullanıcı desteğini verir f) Bilgi teknolojilerine ilişkin teknik servis hizmetlerini yürütür g) Kurum içi ve dışı bilgi sistemi donanım arızalarına müdahale edilmesi, garanti kapsamındaki ürünlerin servise gönderimi ve arıza ve bakım süreçlerinin takibinin yapılmasını sağlar h) Kullanıcı hatalarından kaynaklanan teknik sorunları giderir. Kullanıcılara teknik destek verir i) Sistem odası haricindeki sisteme bağlı tüm çevre cihazların tamir ve bakımını yapar/yaptırır cihazları çalışır duruma getirir j) Bilgisayar sistemi ile ilgili sarf malzemelerini temin eder, stoklar ve uygun biçimde dağıtır, müdürlük depo takibini yapar k) Yazıcı sarf malzemelerini temin eder, stoklar ve uygun biçimde dağıtır l) Belediyemizde network veri hatlarını kurar, kurum kablolamasını (telefon, internet, network cihazları) yapar m) Belediyemiz birimlerinin bilgisayar donanım, yazılım ihtiyaçlarını belirler, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda birimlerin ihtiyaçlarını ve taleplerini değerlendirir, fizibilite çalışması yapar, uygun olanların alınmasını sağlar veya sağlatır. n) Belediyemizde mevcut veya sonradan temin edilecek olan bilgisayarların donanım, yazılım problemlerini giderir, kurulmasını ve devreye alınmasını sağlar, sürekli faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerinin uyumluluğunu sağlar, birimlere teknik destekte bulunur o) Belediyemiz personelinden ihtiyacı olanların bilgisayarlarından MIS ve GIS programlarının kullanılması için gerekli ayar ve kurumları yapar p) Kayıtlı Elelktronik Posta adresinin (KEP) kullandırılması ile ilgili gerekli alt yapıyı sağlar. Teknik destek sunar. (4) Baskı Merkezi: a) Baskı merkezleri ile kurumsal evrakın basılması, taranması (scanning) ya da çoğaltılması işlemlerini yürütür. Vatandaşa evrak çoğaltılmasında destek olur, b) Baskı malzemesi ihtiyaçları bakım ve onarım görevlerini takip eder. (5) AR-GE (Araştırma ve Geliştirme) Faaliyetleri; a) GIS Teknolojilerini ve Belediye ihtiyaçlarının gelecekteki durumlarını analiz ederek ve yöntem belirleyip, müdürlük makamına bilgi verir 12
b) MIS Teknolojilerini ve Belediye ihtiyaçlarının gelecekteki durumlarını analiz ederek ve yöntem belirleyip, müdürlük makamına bilgi verir c) Belediyemizde mevcut GIS donanım, sistem, yazılımı ihtiyacı karşılamayacak durumda veya teknolojinin gerisinde kaldıysa, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda ihtiyaçlarını belirler, fizibilite çalışması yaparak, müdürlük makamına bilgi verir. d) Belediyemizde mevcut MIS donanım, sistem, yazılımı ihtiyacı karşılamayacak durumda veya teknolojinin gerisinde kaldıysa, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda ihtiyaçlarını belirler, fizibilite çalışması yaparak, müdürlük makamına bilgi verir e) Teknolojik gelişmeleri izler ve belediyenin gelişmelerden yararlanmasını sağlar f) Belediyemiz personeline Belediye uygulama yazılımlarımız (MIS, GIS, EBYS, Mobil uygulamalar v.b) ve Outlook programı kullanımı ile ilgili eğitim verir veya verdirir g) Talep eden vatandaşlara web sitemizde yayınlanan e-belediye sistemi ile ilgili eğitim verir Coğrafi Bilgi Sistemleri Şefliği MADDE 14 (1) Coğrafi Bilgi Sistemleri Şefliği nin görevleri aşağıdaki gibidir; a) İlçemiz numarataj işlemlerini Numarataj Yönetmeliğine uygun olarak yapar veya yaptırı, b) Adrese dayalı tespit ve numaralama ile ilgili, diğer kurum ve kuruluşlarla yazışma ve koordinasyonu sağlar ve yazılı talepleri karşılayarak cevap verir c) Adres bilgi sistemi ile ilgili vatandaşlardan diğer kurum ve kuruluşlar dan gelen bilgi taleplerinin cevaplandırır d) Mevzuatın öngördüğü çerçeve ve standartlarda Numarataj ve bina kimlik çalışmasını tamamlayarak güncellemelerini yapar e) İlçe genelinde mahalle, meydan, bulvar, cadde, sokak ve küme evleri isim verilme tekliflerini ve değişiklik talepleri doğrultusunda değişiklik önerilerini meclise sunar ve verilen kararları uygular f) İlçe genelinde mahalle, meydan, bulvar, cadde, sokak ve kapı tabelalarının kontrol etmek eksiklerini gidermek yanı sıra sabit tanıtım numaralarını tanımlama işlemini yapar/yaptırır veya yetkili kurumdan talepte bulunur g) Yeni oluşan mahalle sınırları cadde, Sokak, yapı ve kapı numaralarını ise işleyerek güncellemelerini yapar vatandaşın talebi doğrultusunda arazide gerekli inceleme ve tespitler yapar veya yaptırır h) GIS e grafik ve sözel Numarataj verilerini kaydeder ve günceller i) Diğer müdürlüklerdeki UAVT kayıtlarının sistemli bir şekilde işlem görmesini ve yürütülmesini koordineli bir şekilde yürütür 13
j) GIS uygulama yazılımlarını kurar, devreye alınmasını ve geliştirilmesi sağlar veya sağlatır k) Belediyedeki mevcut verilerin toplanması, uygun formata dönüştürülmesini, yeni verilerin toplanması (GIS arşiv verileri, grafik veriler, saha çalışmaları, diğer kurum verileri) uygun formata dönüştürülmesini ve GIS te kullanılmasını ve bu verilerin güncellenmesini sağlar veya sağlatır l) Kamu Kurumları ile entegrasyonu sağlar ve GIS veri alışverişini sağlar m) Üst yönetimin izin verdiği GIS verilerini web sitemizden yayınlar veya yayınlatır n) Diğer birimlerden talep olması durumunda istenen GIS ile ilgili analizlerin yapılıp, raporların sunulmasına yardımcı olur o) İlgili yönetmelikler uyarınca belediye sınırları içinde bulunan binaların iç numaratajını yapar, gerekli kayıtları tutar p) Mekansal Adres Kayıt Sistemine (MAKS) geçiş için Adres Kayıt Sisteminde (AKS) metinsel nitelikte tutulan adres bilgilerinin coğrafi koordinatlarla birleştirilmesi ve oluşturulan altyapının diğer sistemlere entegre edebilmesini sağlar. Bu bağlamda yapılanlar: Sahadan veri toplamak ve güncellemek Adres Kayıt Sistemine işlemek Harita Veritabanıyla eşleştirmek Maks veri modeline uygun hale getirmek Kontroller q) Bakanlıklar ve İBB tarafından yürütülen MAKS entegrasyonu yerel birim temsilciliği yapar r) Ulusal Adres Veri Tabanı (UAVT) üzerinde iç bina numaratajıyla ilgili gerekli değişiklikleri yapar, yapılan değişikliklerin kayıtlarını tutar s) Resmi kurumlardan gelen adres tespiti ile ilgili dilekçelere cevap yazarak uygun makama imzaya sunar t) Üst makamlarca verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirir, istenilen analizleri yapıp, raporları sunar. Belge Yönetimi ve Arşiv Şefliği MADDE 15 (1) Belge Yönetimi ve Arşiv Şefliği nin görevleri aşağıdaki gibidir; a) Belediye Kurum arşivinin fiziksel mekan ve donanımlarını kurar ve yürütür, b) Evrak ve dosyaların düzgün bir şekilde arşivlenmesini ve muhafazasını sağlamak amacıyla en uygun dolap ve raf sistemleri ve barkot, RFID gibi elektronik etiketleme ve takip sistemlerini kurar ve ya kurdurur c) Birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine eder ve bu konuda diğer müdürlüklere danışmanlık hizmeti verir 14
d) Kurum Arşivi ne belgelerin devir teslim işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar e) Fiziksel arşiv malzemesinin korunması, saklanması, gizliliği ve yararlanma prosedürlerinin kurumda uygulanmasını sağlar f) Fiziksel arşivleme süreçlerinde belgenin tasnifi, veri girişi, tarama, adlandırma, indeksleme, etiketlendirme, kutulama, dosyalama ve genel kontrol işlemlerini gerçekleştirir g) Dijital arşiv süreçlerinde belgenin tasnifi, veri girişi, tarama, görüntü iyileştirme, adlandırma, indeksleme, kontrol, onaylama ve sisteme aktarım işlemlerini gerçekleştirir h) Ödünç takip süreçlerinde, dosya tespiti, dosya talebi onaylama ve ödünç izleme işlemlerini gerçekleştirir i) Kurumun organizasyon yapısına uygun Standart Dosya Planı hazırlar ve güncel takibini gerçekleştirir j) Standart dosya planı uygulanabilirliğinin takibini gerçekleştirir k) Dosya imha planlarının oluşturup, bu plan doğrultusunda imha işlemlerini gerçekleştirir l) Arşivlenen evrak arasından saklama süresi dolup imhası gelen evrakın imhasını gerçekleştir, bu amaçla evrak imha komisyonları oluşturur m) Kurumda saklama süreleri dolmuş olmakla birlikte devlet arşivleri genel müdürlüğüne gönderilmesi gereken evrakları listeleyip raporlar ve en uygun yolla Devlet Arşivleri Genel müdürlüğüne gönderilmesini sağlar n) Kurum arşiv prosedür, talimat ve görev tanımlarının güncellenmesi aşamasında görev alır o) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) İşlemlerinin uygulamasını sağlar p) Elektronik belgelerin üretildiği bilgi sistemi platformundan bağımsız olarak erişilebilir olması için gerekli sistem gereksinimlerini, elektronik arşivleme sistemleri uygulamalarında bulunması gerekli temel arşivcilik fonksiyonlarını ve elektronik arşivde yer alacak belgelerin sisteme transfer, düzenleme, tanımlama ve kullanımı gibi fonksiyonlara uygun sistem modeli ve alt yapısını sağlar q) Hizmetlerin elektronik olarak başvurulabilir hale getirilmesi, belgelerin elektronik ortamda üretilmesi, belge hazırlama ve iş süreçlerinde elektronik imzanın kullanılması, bir hizmetin başvurusundan sonuçlanana kadar geçirdiği iş süreçlerinin tüm aşamalarını ve hazırlanan belgeleri şeffaf bir şekilde üretilmesi ve internet ortamından sunulması ve iletmesi EBYS için gerekli alt yapı çalışmalarını yapar/yaptırır r) E-İmza işlemlerini uygulama ve yürütmesini sağlar s) Kurduğu tüm bu sistemlerin verimli ve doğru kullanılabilmesi amacıyla kullanıcı personele kurum genelinde eğitim verilmesini sağlar. 15
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Denetim Performans ve Disiplin Hükümleri Müdürlük İçi Denetim MADDE 16 a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur, b) Bilgi İşlem Müdürü; Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir. Performans Raporları MADDE 17 - (1) Bilgi İşlem Müdürü her yıl sene sonu memur personel için birinci derece Amiri olarak puan verir, kapalı zarfa konan performans raporları mühürlü bir şekilde İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne teslim edilir. Personel özlük dosyaları MADDE 18 - (1) Özlük ve Sicil Dosyalarının önemi; Devlet Memurlarının liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde Özlük ve Sicil Dosyaları başlıca dayanaktır. Bu nedenle; a) Bilgi İşlem Müdürlüğünce Kurumda çalışan tüm personel için birer özlük (gölge) dosyası düzenlenir, b) Özlük dosyalarının muhteviyatı; Nüfus cüzdan örneği, öğrenim belgesi, askerlik belgesi, sağlık kurulu raporu, sabıka kaydı belgesi, sınav evraklarıyla göreve başlama onayından itibaren almış oldukları izin, rapor, performans değerlendirme formları, derece ve kademe ilerlemesi onayları ile diğer evraklardır. Disiplin cezaları MADDE 19 - (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun ve 4857 sayılı iş kanunu hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütür. BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte yer almayan hususlar MADDE 20 - (1) İş bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri 16
uygulanır. Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik MADDE 21 09/11/2007 tarihli 2007/71 sayılı Esenler Belediye Meclisi kararı ile kabul edilen bundan önceki Bilgi İşlem Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük MADDE 22 - (1) Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisinin kabulü ile ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 23 - (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. 17