2014 Üniversitemize Hoş Geldiniz Göreve Yeni Başlayan Personelimiz İçin BİLGİLENDİRME DOSYASI 1 GEDİZ ÜNİVERSİTESİ İnsan Kaynakları Müdürlüğü insan.kaynaklari@gediz.edu.tr
Konular 1. Üniversitemize hoş geldiniz... 3 2. Üniversitemizi tanıyalım... 4 3. Başlarken;... 5 4. Atama/görevlendirme işlemleri nasıl yapılır?... 5 5. İşe başlatma sürecinde yapmam gerekenler nelerdir?... 5 6. İş sözleşmesi nedir ve nasıl yapılır?... 6 7. Sigorta işlemleri ne zaman ve nasıl yapılır?... 6 8. Personel Kimlik Kartı nedir, nasıl alabilirim?... 6 9. Üniversitemiz tarafından sunulan sağlık hizmetleri nelerdir, nasıl faydalanabilirim?... 7 10. Üniversitemizin ulaşım/servis hizmetleri nelerdir, nasıl faydalanabilirim?... 8 11. Yemekhane ve kafeterya hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim?... 9 12. Sağlıklı yaşam merkezinden nasıl faydalanabilirim?... 10 13. Otopark hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim?... 10 14. Kütüphane hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim?... 11 15. Yaptırmam gereken banka işlemi var mıdır?... 12 16. Maaş ödemeleri ne zaman ve nasıl yapılmaktadır?... 13 17. Ek ders işlemleri nasıl yürütülmektedir?... 14 18. Bilimsel Etkinliklere Katılım ve Bilimsel Yayınları Teşvik Yönergesi nedir, nasıl uygulanır?... 14 19. İzin taleplerimi kime ve nasıl yapmalıyım?... 15 20. Üniversitemizde çalışma saatleri nasıldır?... 16 21. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) nedir, kullanıcı adı ve şifremi nasıl öğreneceğim?... 16 22. Personel Bilgi Sistemi (PBS) nedir, kullanıcı adı ve şifremi nasıl temin edeceğim?... 17 23. Kurumsal e-posta hesabını nasıl açtırabilirim, şifremi nasıl öğrenebilirim?... 18 24. Gediz Üniversitesi telefon rehberine nasıl kayıt yaptırabilirim?... 19 25. Oda ve demirbaş eşya tahsisi nasıl yapılmaktadır?... 20 26. Kırtasiye malzemesi taleplerimi kimden ve nasıl yapmalıyım?... 20 27. Bakım-onarım / arıza bildirimlerini kime ve nasıl yapmalıyım?... 20 28. Masa üstü/ diz üstü bilgisayar tahsisleri hangi birim tarafından ve nasıl yapılmaktadır?... 21 29. Dahili telefon tahsisi ve kurulumu hangi birim tarafından ve nasıl yapılmaktadır?... 22 30. Üniversitemizde internet erişimi imkanları nelerdir?... 22 31. Üniversitemizde fotokopi ve yazıcı imkanları nelerdir?... 23 2
1. Üniversitemize hoş geldiniz Gediz Üniversitesi Ailesine katılan sevgili arkadaşımız, Gediz Üniversitesi bilimin, araştırma ve gelişmenin, yeni buluşların adresi olacak uluslararası marka bir üniversite olma ideali ile kuruldu. Güçlü ve geniş bir kadro ile yola çıkan üniversitemiz, bölgesel ve küresel ölçekte akademik faaliyetler yapmak ve uluslararası akademik kültüre katkıda bulunmak vizyonuyla hızla ilerliyor. Gediz Üniversitesi Ailesinin yeni bireyi olan sizlerin, 21. yüzyılın sahne olduğu küresel değişim sürecinde dünyanın ve Türkiye nin yeniden yapılanmasında önemli rol oynayacak vasıfta bireyler yetişmesine önemli katkılarınız olacağı inancındayız. Türk milletinin elinde tuttuğu meş ale müspet ilim meş alesidir. Sözüyle yol gösteren Ulu Önder Atatürk ün izinde Cumhuriyet ve demokrasinin erdemlerini idrak etmiş çevreye duyarlı, araştırmacı, özgüvenli, girişimci ve yenilikçi bir öğrenci, akademisyen ve idari kadro ile yarının Türkiye sine katkıda bulunacağınızdan kuşkumuz yok. Gediz Üniversitesi yolculuğunda ışık tutacağını umduğumuz Göreve Yeni Başlayan Personelimiz İçin BİLGİLENDİRME DOSYASI el kitabını aramıza yeni katılan siz arkadaşlarımız için hazırladık. Üniversitemiz ve işleyişi hakkında bilgi sahibi olmanızı, görevinizi yerine getirirken dikkat etmeniz gereken hususlar hakkında bilinçlenmenizi ve kısa adreslerle detaylı bilgilere ulaşabilmenizi sağlamak amacıyla, başvuru kaynağı olarak hazırlanan bu kitap ile vizyon ve misyonumuza paralel şekilde sizlerin adaptasyonunu arttırmak hedeflenmiştir. Sizlerden alacağımız güç sayesinde yeni gelişen kurumumuzu hep birlikte ileriye götürmek dileğiyle çalışmalarınızda başarılar dilerim. 3
2. Üniversitemizi tanıyalım Gediz Üniversitesi, 2008 yılında Sipahi Eğitim Sağlık ve Spor Vakfı tarafından kurulmuştur. 2009 2010 akademik yılında eğitim öğretim faaliyetlerine başlayan üniversitemiz İzmir in 7. üniversitesidir. İkinci yılında yüzde 80 doluluk oranıyla İzmir in en çok tercih edilen vakıf üniversitesi olmayı başarmıştır. Üniversitemiz, akademik ürün ve kaliteli öğrenim hizmetleriyle Türkiye nin önde gelen vakıf üniversiteleri arasında yerini almak için, yüksek öğrenim kurumları için küresel çapta öngörülen kalite standartlarının yerine getirilmesini amaç edinmiştir. Öğrenci merkezli eğitime odaklanan üniversitemizde eğitim programları Bologna Kriterleri kapsamında düzenlenmektedir. Üniversitemiz; araştıran, sorgulayan, sanatsal duyarlılığa ve toplumsal sorumluluğa sahip değişim ve dönüşüm liderleri yetiştirmeyi hedeflemektedir. Beyin göçünü tersine çevirmek için kaliteli eğitim olanakları sunan ve yurt dışındaki başarılı akademisyenleri ülkemize kazandıran üniversitemiz, dünya standartlarında eğitimi toplumumuza sunmaktadır. Bilgiyi ve bilimin üretilmesini ön planda tutarak gerçek bir araştırma üniversitesi olmak, üniversitemizin önceliklerindendir. Üniversitemizin ön lisans ve lisans ve bazı yüksek lisans programlarının yanısıra Rektörlük binamızın da yer aldığı Seyrek Yerleşkesi 2010-2011 öğretim yılında hizmete girmiştir. Hedeflenen kaliteli eğitimin sunumu için her türlü imkanın düşünüldüğü yerleşkemiz Çiğli- Menemen arasında bulunan Seyrek bölgesinde kurulmuştur. Sürekli Eğitim Merkezi ve bazı lisans üstü programlarımızın yer aldığı Çankaya Yerleşkemiz ise İzmir şehir merkezi Çankaya da faaliyet göstermektedir. Yabancı Dil Hazırlık Sınıflarımızın bulunduğu ek hizmet binamız yine Seyrek te 2013-2014 öğretim yılında hizmete alınmıştır. Ayrıca Çiğli de kurulması planlanan Çiğli Sağlık Yerleşkemizin proje ve hazırlık çalışmaları sürdürülmektedir. Halen Üniversitemizde Hukuk, Mühendislik ve Mimarlık, İktisadi ve İdari Bilimler, Fen-Edebiyat ve Sağlık Bilimleri olmak üzere 5 fakültede 19 bölüm faaliyet göstermektedir. Meslek Yüksekokulumuz bünyesinde toplam 11 farklı program faaliyet göstermektedir. Ayrıca, toplam 11 yüksek lisans ve 3 doktora programını yürüten Sosyal Bilimler Enstitüsü ve Fen Bilimleri Enstitüsü de faaliyetlerini sürdürmektedir. 4
3. Başlarken; Öncelikle Gediz Üniversitesi ailesine katılmakta olduğunuz için tebrik ediyoruz. Elinizde bulunan bu dosya, İnsan Kaynakları Müdürlüğümüz tarafından, işe başlama işlemleriniz ve Gediz deki ilk günlerinizde Sizlere yardımcı olması amacıyla hazırlanmıştır. Dosyada yapılması gereken işlemler, mevcut uygulamalar, müracaat edebileceğiniz birimler hakkında bilgiler yer almaktadır. Dosyada cevabını bulamadığınız ve ihtiyaç duyduğunuz her türlü konuda bizlere danışabilirsiniz. Başarı dileklerimizle. GEDİZÜNİVERSİTESİ İnsan Kaynakları Müdürlüğü insan.kaynaklari@gediz.edu.tr 4. Atama/görevlendirme işlemleri nasıl yapılır? Atama/ görevlendirme işlemleriniz görev yapacak olduğunuz birim ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından birlikte yürütülmektedir. Atama/ görevlendirme yazınızın Rektörlük Makamınca onaylanmasının ardından tüm özlük işlemleriniz başlatılacaktır. Üniversitemizde atama ve yükseltme işlemleri 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu, personel maaş ve diğer özlük işlemleri 4857 Sayılı İş Kanunu ve ilgili mevzuat esasında yürütülmektedir. Atama/ görevlendirme işlemlerinizdeki süreç ve mevcut durumunuz hakkında birim sekreterliğiniz/birim amirliğiniz ve İnsan Kaynakları Müdürlüğümüzden bilgi edinebilirsiniz. 5. İşe başlatma sürecinde yapmam gerekenler nelerdir? Sizden isteğimiz; biriminiz ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından talep edilen bilgi ve belgeleri zamanında ve tam olarak ilgilisine teslim etmenizdir. Bu dosya ekinde verilen Personel Özlük Dosyası Evrak Listesinde, mevzuat gereği, personel özlük dosyanızda bulunması gereken evrakların listesi bulunmaktadır. Yine dosya ekinde sunulan Asgari Geçim İndirimi Formu (AGİ) maaşınıza ek olarak ödenecek vergi indirimi miktarının tespiti ve belgelendirilmesi için kullanılacaktır. Unutmayalım ki; eksik bilgi ve belge ile işlem yapılamayacak ve işe başlamanız ancak; tüm atama/ görevlendirme ve özlük işlemlerinizin tamamlanmasının ardından yapılabilecektir. Ek: Personel Özlük Dosyası Evrak Listesi AGİ formu 5
6. İş sözleşmesi nedir ve nasıl yapılır? İş Kanunu gereğince, Üniversite Mütevelli Heyetimiz ile personeli arasında, çalışma şartları ve alınacak maaşında yazıldığı bir iş sözleşmesi yapılmaktadır. Sözleşme örneğini İnsan Kaynakları Müdürlüğünden temin ederek inceleyebilirsiniz. Atama/görevlendirmenizin Rektörlük Makamınca onaylanmasının ardından, İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından iş sözleşmeniz hazırlanarak imzalamanız talep edilecektir. İş sözleşmesi iki nüsha olarak tanzim edilmektedir. Sözleşmenin bir nüshasını Rektörümüz ve Mütevelli Heyeti Başkanımızın onayının ardından İnsan Kaynakları Müdürlüğümüzden alabilirsiniz. 7. Sigorta işlemleri ne zaman ve nasıl yapılır? Atama/görevlendirmenizin Rektörlük Makamınca onaylanması ve iş sözleşmesini imzalamanızın ardından, İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından SGK sigorta girişiniz yapılacaktır. Dilerseniz sosyal sigorta işlemlerinizin başlatıldığına dair Sigortalı İşe Giriş Bildirgesinin bir nüshasını İnsan Kaynakları Müdürlüğünden alabilirsiniz. 8. Personel Kimlik Kartı nedir, nasıl alabilirim? Personel Kimlik Kartı Üniversitemizdeki görevinizi ve görev yaptığınız birimi gösteren bir manyetik karttır. Bu kartı aynı zamanda giriş turnikelerinden geçiş yapmak ve Üniversitemizin yemekhane/fast food hizmetlerinden faydalanmak için de kullanabilirsiniz. Kartınızı işe başlamanızı takip eden iş günü içerisinden görevli bulunduğunuz birim sekreterliği/amirliğinden teslim alabilirsiniz. Üniversitemizde ders saati ücretli görev yapan personelimize öğretim yılı sonuna kadar geçerli olan misafir personel kartı verilmektedir. Bu kartlar da aynı şekilde giriş turnikelerinden geçiş yapmak ve Üniversitemizin yemekhane/fast food hizmetlerinden faydalanmak için kullanılmaktadır. Yıl içerisinde kartınızın zayi olması, kırılması, arızalanması vs. durumlarda, mevcut kartınızın iptali ve yeni kart hazırlanması için lütfen İnsan Kaynakları Müdürlüğünü acilen bilgilendiriniz. Bu durumda mevcut kartınız iptal edilecek ve hazırlanan yeni kart sonraki iş günü içerisinde birim sekreterliği/amirliğine teslim edilecektir. iletişim: insan.kaynaklari@gediz.edu.tr 6
9. Üniversitemiz tarafından sunulan sağlık hizmetleri nelerdir, nasıl faydalanabilirim? Üniversitemiz Seyrek Yerleşkesinde mesai saatleri içerisinde ulaşabileceğiniz bir revir bulunmaktadır. Acil sağlık ihtiyacınız olması halinde revirimize müracaat edebilirsiniz. Genel Sağlık Sigortası Kanunu gereğince her çalışanımızın SGK Sağlık Sigortası pirimleri Üniversitemiz tarafından ödenmektedir. İlgili kanun gereği 30 günlük prim ödemenizin yapılmasının ardından tüm kamu sağlık kurumlarından sağlık hizmeti alabilir, kanunun sağladığı diğer haklardan faydalanabilirsiniz. Sağlık kurumlarından faydalanabilmeniz için gerekli sağlık aktivasyonu kendiniz, sağlık güvencesi olmayan eşiniz ve 18 yaşından küçük çocuklarınız için SGK sistemi tarafından otomatik yapılmaktadır. Sağlık hizmetlerini Sizin üzerinizden alacak anne, baba vb. için ise: lütfen sağlık aktivasyonu nuzu zamanında yaptırmayı unutmayın. Bu işlemi Size en yakın SGK Müdürlüğüne müracaat ederek yaptırabileceğiniz gibi http://izmirsgk.gov.tr/online/saglikaktivasyon-formu internet sayfasından da online olarak yaptırabilirsiniz. Genel Sağlık Sigortası Kanunu gereğince çalışanlarımız kamu sağlık kuruluşlarından mevzuat gereğince tanınan her türlü sağlık hizmetinden ücretsiz olarak yararlanabilmektedir. Ancak; özel sağlık kuruluşlarında yaptırılan tedaviler için bu kuruluşlarca alınan ücret/ ücret farkı vs. her türlü gider çalışanımız tarafından karşılanmaktadır. Üniversitemizin özel sağlık kuruluşlarında yapılan harcamaların iadesi şeklinde bir uygulaması bulunmamaktadır. Üniversitemiz tarafından çalışanlarımızın SGK Sağlık Sigortası pirimleri karşılanmakta olup hiçbir özel sağlık kuruluşu ya da sigorta şirketi ile anlaşması bulunmamaktadır. Üniversitemizde kısmi zamanlı (ders saati ücretli) olarak görev yapan ve başka bir sebeple sağlık güvencesi olmayan personelimizin, sağlık primlerin kendilerince 30 güne tamamlanması gerekmektedir. Bu durumda iseniz, lütfen İnsan Kaynakları Müdürlüğünden ayrıntılı bilgi alınız. iletişim: sks@gediz.edu.tr http://izmirsgk.gov.tr/online/saglik-aktivasyon-formu 7
10. Üniversitemizin ulaşım/servis hizmetleri nelerdir, nasıl faydalanabilirim? Üniversitemiz tarafından tüm personelimiz tarafından faydalanılabilen personel servisi hizmeti sunulmaktadır. Servislerden faydalanabilmek için Ulaştırma Sorumlumuz a adresiniz ve servis güzergahınızı bildirmeniz yeterli olacaktır. Talebinize en uygun aracımıza servis kaydınız yapıldıktan sonra Size bilgi dönülecektir. Ayrıca; Hızlı Trenin (İZBAN) Ulukent İstasyonu ile Seyrek yerleşkemiz arasında düzenli olarak ring seferleri yapılmaktadır. Yerleşkemize hızlı tren ile gelmeniz halinde, istasyondan çıkış yönünde sağ taraftan çıkarak bekleme yerimiz ve servislerimize ulaşabilirsiniz. Yine ESHOT Ulukent Aktarma Merkezinden hareket eden 750 ve 850 hat numaralı belediye otobüsleri de Seyrek Yerleşkemizden geçmektedir. Üniversitemiz tarafından sağlanan servis hizmetleri personelimize ücretsiz olarak sunulmaktadır. Çankaya Yerleşkemizde görev yapan personelimiz için servis hizmetimiz bulunmamaktadır. iletişim: ulasim@gediz.edu.tr www.mimtur.com www.izban.com.tr www.eshot.gov.tr ESHOT otobüs saatleri: www.eshot.gov.tr/hareketsaatleri.aspx 8
11. Yemekhane ve kafeterya hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim? Seyrek yerleşkemizde öğrenci ve personelimize hizmet sunan yemekhane, fastfood salonları ve kafeteryalar bulunmaktadır. Ayrıca, sadece personelimiz ve misafirlerine hizmet veren personel yemek salonu da E blok 2. katta yer almaktadır. Size verilmiş olan Personel Kimlik Kartı aynı zamanda yemek kartı olarak kullanılmaktadır. Bu karta her ayın ilk işlem gününde otomatik olarak 26 kontür yüklenmektedir. Bu kontürler ile genel yemekhane ve personel yemek salonunda yemek yiyebilir ayrıca fastfood salonlarının sunmuş olduğu sabit menülerden istifade edebilirsiniz. Yemek kartları ile aylık toplamı 26 yı geçmeyecek şekilde günde 1 ya da 2 kontür kullanılabilmekte, kullanılmayan kontürler ay sonunda silinmektedir. Çankaya yerleşkemizde yemekhane bulunmamaktadır. Burda görev yapan personelimize anlaşmalı restoran ve kafeteryalarda kullanabilecekleri ayrı bir yemek kartı (SETCARD) verilmektedir. Bu yemek kartlarına da yine her ayın ilk işlem gününde Üniversitemizce belirlenmiş tutarda para yüklemesi yapılmaktadır. Personelimiz bu kartları kullanarak SETCARD ile anlaşması bulunan restoran ve kafeteryalardan yemek hizmeti almaktadırlar. 9
12. Sağlıklı yaşam merkezinden nasıl faydalanabilirim? Seyrek yerleşkemizde tüm personel ve öğrencimizin kullanımına açık, modern bir sağlıklı yaşam merkezimiz bulunmaktadır. Bu merkezimizde boş zamanlarınızı serbest olarak spor yaparak değerlendirebileceğiniz gibi profesyonel fitness antrenörü ve profesyonel plates-step-aerobic eğitmeni eşliğinde gerçeklerştirilen programlara da katılabilirsiniz. E Blok zemin katta yer alan sağlıklı yaşam merkezinden faydalanabilmek için aynı yerde bulunan Spor Yönetim Ofisine müracaat ederek üyelik işlemini yaptırmanız ve aylık aidatlarınzı düzenli olarak ödemeniz gerekmektedir. Üyelik için gerekli şartlar ve aidatlar ve merkez kullanım koşulları hakkında ayrıntılı bilgiyi ilgili birimden edinebilirsiniz. iletişim: sks@gediz.edu.tr 13. Otopark hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim? Seyrek yerleşkemizde tüm personel, öğrenci ve misafirlerimizin kullanımına açık bir genel otopark ve sadece personelimizin kullanabileceği bir personel otoparkı bulunmaktadır. Otopark hizmetlerimiz ücretsizdir. Personel otoparkından faydalanmak için gerekli olan kapı uzaktan kumandası belirli bir ücret karşılığı İdari ve Mali İşler Koordinatörlüğümüzden temin edilebilir. iletişim: muhasebe@gediz.edu.tr 10
14. Kütüphane hizmetlerinden nasıl faydalanabilirim? Çalışanlarımız kütüphanemizin doğal birer üyesi olarak kabul edilmektedir. Rektörlük binamız 2.katında yer alan kütüphanemizden dilediğiniz zaman faydalanabilirsiniz. Ayrıca, Personel Kimlik Kartınızı ibraz ederek ödünç kitap ve görsel materyal verme hizmetlerinden de yararlanabilirsiniz. Üniversitemizin internet sayfasında bulunan katalog tarama hizmeti (http://tarama.gediz.edu.tr) aradığınız kaynaklara daha kolay ulaşmanızda Size yardımcı olacaktır. İhtiyaç duyduğunuz kaynakların kütüphanemizde bulunmaması halinde; yine kütüphanemiz aracılığıyla anlaşmalı üniversite kütüphanelerinden ödünç olarak talep edebilirsiniz. Bu durumda gerekli talep ve kargo işlemleri Kütüphane Müdürlüğümüz tarafından gerçekleştirilir ve talep etmiş olduğunuz kitap kütüphanemize ulaştığında bilgilendirilirsiniz. Ayrıca, kütüphanemizde bulunan randevulu çalışma odalarından, kişisel PBS sayfanızdan randevu almak koşuluyla dilediğiniz zaman faydalanabilirsiniz. iletişim: kutuphane@gediz.edu.tr Katalog tarama: http://tarama.gediz.edu.tr https://pbs.gediz.edu.tr 11
15. Yaptırmam gereken banka işlemi var mıdır? Üniversitemizin personel maaş ödemeleri konusunda Yapı Kredi Bankası Alsancak Şubesi ile anlaşması bulunmaktadır. Maaş ödemelerinizin zamanında ve hatasız yapılabilmesi için anılan şubede hesap açtırmanız ve hesap numaranızı dosya ekinde sunulan banka hesabı beyan formuna eksiksiz olarak yazdıktan sonra çalışmaya başladığınız ayın 20. gününe kadar formu İnsan Kaynakları Müdürlüğüne teslim etmeniz gerekmektedir. Hesap açılması için şube tarafından; üzerinde T.C. Kimlik Numarası yazılı nüfus cüzdanının aslı talep edilmektedir. Hesap açılma işlemlerinde; lütfen banka personeline Gediz Üniversitesi nde göreve başladığınızı ve maaş hesabı açtırmak istediğinizi belirtiniz. Banka kartı ve kredi kartı hesap açma işleminde beyan edilen adrese gönderilmektedir. Banka kartı henüz gelmemiş olan personelimiz nüfus cüzdanları ile de herhangi bir Yapı Kredi Bankası şubesinden havale ücreti ödemeksizin maaşlarını alabilmektedir. Yapı Kredi Alsancak Şubesi Şube Kodu: 0772 Adres: Plevne Bulvarı No:21 Konak/İZMİR Şube Tipi: Bireysel & İşletme Telefon: (0 232) 465 3212 Faks : (0 232) 498 1147 Çağrı Merkezi: 444 0 444 / 0850 222 0 444 Ek: Hesap numarası beyan formu İletişim: insan.kaynaklari@gediz.edu.tr www.yapikredi.com.tr www.yapikredi.com.tr/sinirsiz-bankacilik 12
16. Maaş ödemeleri ne zaman ve nasıl yapılmaktadır? Üniversitemizde tam zamanlı olarak çalışan personelimizin maaşları, teamülen, çalışmış oldukları ayın son gününde ödenmekte ve personelimiz takip eden gün maaşlarını alabilmektedirler. Üniversitemiz maaş ödemelerindeki yasal süre hakkını saklı tutar. Ders saati ücretli olarak görevlendirilmiş kısmi zamanlı ve misafir öğretim elemanlarımızın ders saati ücretleri ile tam zamanlı öğretim elemanlarımızın ek ders ücretleri takip eden ayın 15. günü ödenmekte ve personelimiz takip eden gün ders ücretlerini alabilmektedirler. Maaş ödemelerimiz Yapı Kredi Bankası Alsancak Şubesi kendi adınıza açtıracak olduğunuz maaş hesabına yapılmaktadır. Çalışanlarımız hesaplarına, yerleşkemizde bulunan bankamatik ya da nüfus cüzdanlarını ibraz etmek koşuluyla herhangi bir Yapı Kredi Bankası şubesinden ulaşabilmektedirler. Üniversitemizde ders saati ücretli görev yapan öğretim elemanlarımızın ders ücreti ödemeleri kendi adlarına açılmış herhangi bir banka hesabına yapılabilmektedir. Hesap numarası bildirilmediği için yapılamayan ödemeler bir sonraki ödeme dönemine aktarılmaktadır. Maaş hesaplamanızın ayrıntısını gösteren hesap ücret pusulası talep etmeniz halinde e-posta adresinize ya da basılı olarak birim sekreterliğinize iletilmektedir. iletişim: insan.kaynaklari@gediz.edu.tr muhasebe@gediz.edu.tr 13
17. Ek ders işlemleri nasıl yürütülmektedir? Öğretim elemanlarının girmiş olduğu dersler birim sekreterlikleri tarafından planlanmakta ve takibi yapılmaktadır. Ders sayıları haftalık olarak gözden geçirilmekte ve haftalık ders yükünü aşan öğretim elemanlarımız bir liste (puantaj) şeklinde hazırlanmakta ve İnsan Kaynakları Müdürlüğüne bildirilmektedir. Rektörlüğümüz tarafından tespit edilmiş ek ders ücretleri esasından ücretlendirilen ek dersler personelimizin maaş bordrolarına eklenmekte, tahakkuk işlemleri yapılmakta ve banka ödeme talimatı hazırlanmaktadır. İdari ve Mali İşler Koordinatörlüğümüze iletilen ödeme talimatları esasında ve ek ders ücreleri ödeme tarihinde, tarafınızca bildirilmiş banka hesabına ödenir. Haftalık ders yükünüz, haftalık ek ders sayınız, tarafınıza yapılacak ödeme miktarı konularında birim sekreterliğinizden bilgi alabilir ya da hata olduğunu düşünüyorsanız hataların düzeltilmesini talep edebilirsiniz. iletişim: fakülte/myo/enstitü sekreterliği insan.kaynaklari@gediz.edu.tr muhasebe@gediz.edu.tr 18. Bilimsel Etkinliklere Katılım ve Bilimsel Yayınları Teşvik Yönergesi nedir, nasıl uygulanır? Üniversitemizde personeli bilimsel yayın ve faaliyet yapmaya teşvik etme ve bu tür faaliyetleri ödüllendirme amacıyla bir teşvik yönergesi uygulanmaktadır. Yönerge metnine üniversite internet sayfamızdan ve birim sekreterliklerinden ulaşabilirsiniz. Bu yönerge kapsamına girdiğini düşündüğünüz bir yayın ya da faaliyetiniz olduğunda bu talebinizi bir dilekçe ile birim amirliğinize iletmelisiniz. Fakülte/MYO Müdürlüğü tarafından Yayın ve Konferans Katılım Değerlendirme Komisyonu na iletilir. Komisyon tarafından değerlendirilen talebiniz, uygun bulması halinde yönergenin hangi maddesi kapsamına girdiğini de belirten bir yazı ile Rektörlük Makamına sunulur. Rektörlük onayı esasında tespit edilen ödenek miktarı maaş bordronuza eklenerek bir sonraki maaş ödemenizle birlikte ödenir. iletişim: fakülte/myo/enstitü sekreterliği insan.kaynaklari@gediz.edu.tr http://www.gediz.edu.tr/yonergeler_yonetmelikler.php 14
19. İzin taleplerimi kime ve nasıl yapmalıyım? Üniversitemizde izin işlemleri 4857 Sayılı İş Kanunu ve Üniversite senetomuzun kararları doğrultusunda yürütülmektedir. İzin uygulamalarını daha hızlı ve kolay hale getirmek amacıyla PBS içerisinde bir izin takip modülü oluşturulmuştur. Kişisel PBS sayfanızdaki izin talep bağlantısından ulaşabileceğiniz bu modül ile izin taleplerinizi iletebilir, izin taleplerinizin onaylanma durumu ve kalan izin haklarınızı takip edebilirsiniz. İzin tür ve uygulama şekillerini aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz; İdari İzin: 1 gün ve daha kısa süreli izinlerinizi doğrudan birim amirinize ileterek onay alabilirsiniz. Bu izinler için Rektörlük Makamından onay alınmasına gerek bulunmamaktadır. Mazeret/Hastalık izini: PBS kişisel sayfanızdan izin talebinde bulunmalı ve izin talep dilekçenize mazeretinizi gösterir belgeyi de ekleyerek birim amirliğinize teslim etmelisiniz. Amirliğiniz tarafından onaylanan talep dilekçesi İnsan Kaynakları Müdürlüğüne iletilecektir. Önemli Hatırlatma: Hastalık izinlerinde raporlu olunan günler için maaş ödenmemektedir. Bu süre için Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) tarafından sağlık sigortası ödeneği verilmektedir. Bu ödenekten faydalanabilmeniz için rapor bilgilerinin rapor bitimini takiben Üniversitemiz tarafından SGK sistemine girilmesi gerekmektedir. Aksi halde hem bu ödenekten faydalanma imkanınız olmayacak ve hem de Üniversitemiz SGK tarafından uygulanan idari para cezası ile karşıkarşıya kalacaktır. Lütfen raporunuzu (iş görmezlik belgesi) en geç rapor süresinin bitiminden sonraki 3 gün içinde İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne iletiniz. Yıllık Ücretli İzin: Çalışanlarımızın yıllık ücretli izin hakkı ilgili kanunun uyarınca 14 iş günü olarak uygulanmaktadır. Bu konuda hizmet süresi 10 yılı aşkın öğretim üyelerimize Senatomuz tarafından bir istisna hak tanınmıştır. Bu gruptaki personelimiz yıllık 1 ay (26 iş günü) yıllık ücretli izin kullanabilmektedir. İzin taleplerinizi PBS kişisel sayfanız üzerinden yapmanız ve çıktısını aldığınız izin talep formunu imzaladıktan sonra birim amirinize teslim etmeniz gerekmektedir. İzin talep etmiş olduğunuz tarih aralığındaki resmi tatil ve Pazar günleri sistem tarafından izin süresinden düşülmektedir. İzin hakkınızın olmaması ya da bitmiş olması halinde de sonraki yıl kazanacak olduğunuz izin sürenizden borç izin kullanma hakkınız bulunmaktadır. Bu durumda PBS sayfanızda izin hakkınız eksi ( ) olarak görülecek ve izin hakkı kazandığınız tarihte kullanmış olduğunuz borç izinler otomatik olarak izin hakkınızdan düşülecektir. 15
Ücretsiz İzin: Birim amirliğinizce uygun görülmesi kaydıyla ücretsiz izin kullanabilirsiniz. İzin alma şekli diğer izinlerde olduğu gibidir. Mevzuat gereği 1 ayı aşan izinlerin Üniversite Yönetim Kurulumuzca da onaylanması gerekmektedir. Ek: Hizmet süresi bildirim formu iletişim: fakülte/myo/enstitü sekreterliği insan.kaynaklari@gediz.edu.tr 20. Üniversitemizde çalışma saatleri nasıldır? Üniversitemizde mesai sabah 08.30 da başlamakta ve akşam 17.30 da bitirilmektedir. Personel servisi saatleri de mesai düzeni dikkate alınarak düzenlenmiştir. Mesai saatlerine uyum ve personelimizin yerleşke içerisinde bulunduğu zamanların tespiti amacıyla giriş turnikelerinde kartlı geçiş sistemi uygulanmaktadır. Turnike kayıtları her ay sonunda rapor haline getirilerek ilgili birim amirliklerine iletilmektedir. Sistemin sağlıklı işlemesi ve hak kaybına uğramamanız için turnike giriş ve çıkışlarında Personel Kimlik Kartınızı okutunuz. iletişim: birim sekreterlikleri insan.kaynaklari@gediz.edu.tr 21. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) nedir, kullanıcı adı ve şifremi nasıl öğreneceğim? Üniversitemizde kurum içi ve dışı resmi yazışmalar ile belge iletiminin elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesi için Elektronik Belge Sistemi (GEBYS) geliştirilmiştir. Elektronik Belge Sistemi ne Personel Bilgi Sistemi ne (PBS) giriş için verilmiş olan kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapabilirsiniz. Size iletilmiş olan resmi yazı dokümanlardan zamanında haberdar olmanız, cevap beklenen yazılarda gecikme yaşanmaması için sisteme düzenli olarak giriş yapmanız ve posta kutunuzu kontrol etmeniz büyük önem taşımaktadır. Elektronik Belge Sistemi (GEBYS) hakkındaki soru ve önerilerinizi, bu amaçla oluşturulmuş olan gebys@gediz.edu.tr e-posta adresine yazabilirsiniz. gebys@gediz.edu.tr 16
22. Personel Bilgi Sistemi (PBS) nedir, kullanıcı adı ve şifremi nasıl temin edeceğim? Personel Bilgi Sistemi (PBS), personelimizin bazı akademik ve idari işlemlerini daha hızlı ve kolay gerçekleştirebilmeleri için oluşturulmuş bir sistemdir. Üniversitemizde iş başlaması yapılan her personelimize İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından bir kullanıcı adı ve giriş şifresi tanımlanmaktadır. Kullanıcı adı ve şifreniz sonraki iş günü içerisinde kurumsal e-posta adresinize ve personel bilgilerinde iletişim amacıyla bildirmiş olduğunuz kişisel e-posta adresinize gönderilecektir. PBS kullanıcı adı olarak, aksi bir durum gerekmedikçe, isminizin ilk harfi ve soyisminiz kullanılacaktır. İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından bildirilen geçici PBS giriş şifrenizi, sisteme giriş yaptıktan sonra daha güvenli bir şifre ile değiştiriniz. Şifreler ilgili personel dahil hiç kimse tarafından görülememektedir. PBS giriş şifrenizi unutmanız halinde; PBS giriş ekranında bulunan şifremi unuttum bağlantısını kullanarak yeni bir şifre edinebilirsiniz. Bu bağlantıyı kullandığınızda sistemde kayıtlı kurumsal e-posta adresinize yeni bir geçici şifre gönderilmektedir. Lütfen şifre bildiriminin istenmeyen postalar (junk mail) kutusuna da düşmüş olabileceğini dikkate alınız. https://pbs.gediz.edu.tr 17
23. Kurumsal e-posta hesabını nasıl açtırabilirim, şifremi nasıl öğrenebilirim? Üniversitemizde tam zamanlı olarak göreve başlayan her personelimize @gediz.edu.tr uzantılı bir e-posta hesabı açılmaktadır. Görev yapmış olduğunuz birim ve görevinize uygun e-posta listelerine de otomatik olarak eklenmiş olan kurumsal e-posta adresiniz kurum içi iletişimde en çok kullanılan araç olmaktadır. Kurumsal e-posta adresiniz göreve başlamanızı takiben Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından açılır. Hesabınıza ait kullanıcı adı, şifre ve kullanım bilgilerinin bulunduğu bilgilendirme yazısı, sonraki iş günü içerisinde, birim sekreterliğinize ve işe müracaat dilekçesinde bildirmiş olduğunuz e-posta adresinize iletilecektir. Üniversitemiz tarafından personele tahsis edilen diz üstü ve masa üstü bilgisayarların tesliminde standart olarak MS OUTLOOK programına e-posta adresiniz tanımlanmaktadır. Ancak henüz bilgisayarınız teslim edilmedi ise; üniversitemizin internet ana sayfasında bulunan e-posta bağlantısını kullanarak e-posta hesabınıza ulaşabilirsiniz. E-posta hesabınız, aksi bir durum belirtilmedikçe, adiniz.soyadiniz@gediz.edu.tr şeklinde açılacaktır. Eğer çift isim ya da çift soyisim kullanıyorsanız, belge tesliminde İnsan Kaynakları Müdürlüğüne e-posta hesabınızda hangi isim ya da soyisminizin kullanılacağını belirtiniz. Eğer bir tercihte bulunmadıysanız e-posta hesabınız ilkadınız.ilksoyadınız@gediz.edu.tr şeklinde oluşturulacaktır. Açılmış olan bir e-posta hesabında isim değişikliği yapmanın son derece zor ve zaman alan bir işlem olduğunu hatırlatmak isteriz. E-postanızın şifresi unutmanız durumunda durumu İnsan Kaynakları Müdürlüğüne ileterek yeni şifre talebinde bulunabilirsiniz. https://mail.gediz.edu.tr/owa 18
24. Gediz Üniversitesi telefon rehberine nasıl kayıt yaptırabilirim? Kurum içi ve dışı iletişimi kolaylaştırmak amacıyla bir dahili telefon rehberi oluşturulmuştur. Üniversitemizin internet sayfasından bulunan Gediz Telefon Rehberi ne tüm çalışanlarımızın adı, soyadı ve görev bilgileri otomatik olarak girilmektedir. Personelimizin oda numarası ve dahili telefon numaraları kişisel PBS sayfalarından kendileri tarafından girilmekte ve güncellenmektedirler. Oda numaranızı ve dahili telefon numaranızı öğrendiğinizde bu bilgileri kişisel PBS sayfanızdan telefon rehberine giriniz. Sonraki oda ve telefon numarası değişikliklerinde bu bilgileri güncelleyiniz. Eğer bu girişler yapılmaz veya güncellenmez ise telefon ile ulaşılma ve taleplerinizin odanıza teslimi konusunda zorluk yaşayabilirsiniz. Oda numarası ya da dahili telefon numarasını öğrenmek istediğiniz personelimizin bilgilerine de bu rehberden kolayca ulaşabilirsiniz. http://www.gediz.edu.tr/rehber 19
25. Oda ve demirbaş eşya tahsisi nasıl yapılmaktadır? Oda planlama ve tahsisleri birim amirlikleri tarafından yapılmaktadır. Göreve başlamanızı takiben oda tahsisiniz yapılacak ve gerekli demirbaş eşyaları da yerleştirilerek teslim edilecektir. Kullanıma verilen demirbaş eşyalar için zimmet işlemi yapılacaktır. Ek olarak demirbaş eşya ihtiyacınız olması halinde kişisel PBS sayfanızdan talepte bulunabilirsiniz. Gerekli makam onayının ardından satın alma ve teslim ve kurulum işlemleri yapılacaktır. 26. Kırtasiye malzemesi taleplerimi kimden ve nasıl yapmalıyım? Kırtasiye malzemesi talepleri Satınalma birimimiz tarafından karşılanmaktadır. Malzeme taleplerinizi kişisel PBS sayfanızda bulunan sarf/demirbaş talep bağlantısını kullanarak ilgili birime iletebilirsiniz. Satın alma işleminden sonra talep etmiş olduğunuz malzemeler teslim edilecektir. iletişim: satin.alma@gediz.edu.tr 27. Bakım-onarım / arıza bildirimlerini kime ve nasıl yapmalıyım? Altyapı, tesisat, mobilya vs. bakım onarım hizmetleri destek hizmetleri birimimiz tarafından yerine getirilmektedir. Bilgisayar, bilgisayar yan ürünleri, telefon, internet vs. konularda teknik destek Bilgi İşlem Müdürlüğümüz tarafından sağlanmaktadır. Bakım-onarım / arıza bildirimlerinizi kişisel PBS sayfanızda bulunan Yapı Arızaları veya Bilgi İşlem İstekleri bağlantılarını kullanarak yapabilirsiniz. Talepleriniz iş sırasına alınarak en kısa sürede yerine getirilecektir. iletişim: destek.hizmetleri@gediz.edu.tr bilgi.islem@gediz.edu.tr http://bim.gediz.edu.tr/ 20