Yrd.Doç.Dr.Mehmet Ali AKTAŞ (YMM) E-Fatura, E-Arşiv, E-Defter Yrd.Doç.Dr.Ymm.Mehmet Ali AKTAŞ
Vergi Usul Kanununa (VUK Md. 229) göre Fatura; satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere, emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari bir belgedir.
397 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin yayımı ile birlikte Elektronik Fatura Uygulaması (e-fatura Uygulaması) hizmete alınmıştır. e-fatura Uygulamasından yararlanan kullanıcılar; Sistemde kayıtlı kullanıcılara e-fatura gönderebilir, Sistemde kayıtlı kullanıcılardan e-fatura alabilir, Gönderilen veya alınan e-faturalarını bilgisayarlarına indirerek elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edebilirler.
416 Sıra No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca, fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler e- Fatura Uygulamasından yararlanabilmekte olup; e-fatura düzenlemek ve göndermek isteyen mükelleflerin öncelikle e-fatura Uygulaması üzerinde, kendilerine ait bir Kullanıcı Hesabı oluşturmaları gerekmektedir.
Fiziki olarak basılı olan faturada yer alan tüm bilgileri içeren, belirlenen bir format dahilinde standart hale getirilmiş, değiştirilemez bir başka anlatımla elektronik olarak mühürlenmiş, bir belge olarak tanımlanmaktadır. Elektronik ortamda düzenlenen fatura, fiziki olarak düzenlenen (kağıt) fatura ile aynı niteliklere sahiptir. E- Fatura Gelir İdaresi Başkanlığı aracılığı (e-fatura portalı aracılığıyla) ile adına fatura düzenlenene iletilmektedir.
04.12.2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. 06.06.2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
Madeni yağ lisansına sahip olanlardan madeni yağ, ya da; Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenlerden söz konusu listede yer alan ürünlerden yada, Yukarıdaki lisanslara sahip mükelleflerden herhangi bir mal satın alınması (hizmet dışında) kapsama girmek için yeterlidir. Örnek : (Kolalı içecek lisansına sahip bir perakende satış mağazasından bir ekmek alınmış olması kapsama girmeyi gerektirmektedir)
2014 veya takip eden hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzerinde olan mükellefler 01.01.2016 tarihinden itibaren, 2015 veya takip eden hesap dönemlerinde 10 Milyon TL ve üzerinde brüt satış hasılatı oluşturan mükellefler ise ilgili hesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren, e-fatura uygulaması kapmasında olacaklardır.
Yıllara Yaygın İnşaat Onarım İşi ile iştigal eden işletmelerin e-faturaya geçme hadlerinin hesaplanmasında; Yıllara Yaygın İnşaat Onarım Hakediş tututarları dikkate alınmalı mıdır?
Gelir İdaresi Başkanlığına E-Fatura Uygulaması Başvurusu yapılması (www.efatura.gov.tr) Mali Mühür Başvurusu (mm.kamusm.gov.tr) Gelir İdaresi Başkanlığına E-Fatura Entegrasyon Başvurusu
Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükelleflerin birbirlerine yapmış oldukları mal teslimi veya hizmet ifaları için elektronik fatura düzenlemeleri zorunludur. Elektronik Fatura Uygulamasından yararlanan kayıtlı kullanıcıların güncel listesi www.efatura.gov.tr internet adresinden yayımlanmaktadır.
Elektronik Fatura Uygulamasından yararlanan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler, kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kâğıt fatura düzenleyeceklerdir. Kayıtlı Kullanıcı listelerine erişim..
sağladıkları hizmetler için 01/04/2014 tarihinden itibaren elektronik fatura göndermeleri ve almaları Elektronik Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve zorunludur. Elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası için kağıt fatura düzenlemeye devam edeceklerdir.
İstisna hariç olmak üzere e-faturanın, belirlenen usul ve esaslara uygun olarak düzenlenmesi, gönderme veya alma işlemlerinin Başkanlık tarafından oluşturulan e-fatura Uygulaması aracılığı ile gerçekleştirilmesi zorunludur. Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-fatura Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanmaları mümkün bulunmaktadır.
e-fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerden mal ihracı ve yolcu beraberi eşya ihracı kapsamında fatura düzenleyecek olanlar, bahsi geçen faturalarını da 1/1/2016 tarihinden itibaren e-fatura olarak Söz konusu faturaların e-fatura olarak düzenlenmesi www.efatura.gov.tr adresinde yayımlanan "e-fatura Uygulaması Gümrük İşlemleri Kılavuzu"nda ayrıntılı düzenleyeceklerdir. ve gönderilmesine ilişkin usul ve esaslar ile uygulamadan yararlanma yöntemleri olarak açıklanacaktır.
Mükellefler, elektronik fatura gönderme ve alma işlemlerini teknik yeterliliğe sahip, Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtasıyla da gerçekleştirebilirler. Özel entegrasyon izni almak isteyen mükellefler, e- Fatura Uygulamasına başvuru için gerekli belgelerin yanında özel entegrasyon talebini içeren bir dilekçe ve ekinde Özel Entegrasyon Bilgi İşlem Sistem Raporu (BİS) ile Başkanlığa başvuru yapacaklardır.
oluşturulabilir. Bunlar Temel Fatura ve Ticari Fatura Ticari Fatura senaryosu kullanılarak gönderilen Temel Fatura senaryosu kullanılarak gönderilen Faturalara itiraz konusunda elektronik ortam dışında gerçekleştirilmesi muhtemel eylemlerle bağlantılı bir Elektronik Fatura esas olarak iki şekilde şeklindedir. faturaların kabul edilmesi veya reddedilmesi mümkündür. faturaların reddi söz konusu değildir. değişiklik söz konusu değildir.
Ticari Fatura senaryosu kullanılarak gönderilen ve adına fatura düzenlenence red olunan faturalar yasal kayıtara intikal eder mi? Bunun için alınacak önlemler
Kaynak: Tercan, Yalçın, GİB, Başkanlığı Müdürü, GİB E-Defter,E-Fatura,ve E-Arşiv Uygulamaları
Mali Mühürle onaylanmış e-faturaların iptali söz konusu değildir. Bu durumda iade işleminin gerçekleştirilmesi gerekir. İade faturalarında iade nedenlerinin de yazıldığı iade faturasının düzenlenerek elektronik ortamda gönderilmesi gerekir.
E-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek e-faturada düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine geçmektedir. Kağıt çıktısına «İrsaliye Yerine Geçer» ifadesinin yazılması ve kağıt çıktının satıcı ya da yetkilisi tarafından imza edilmesi zorunludur. Yukarıda yer alan uygulamadan yararlanabilmek için e-faturanın malın teslimi anında düzenleneceği tabiidir.
Vergi Usul Kanununun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen faturaları, yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler. Elektronik İmza ve Mali Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilir olması nedeniyle e-faturanın kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir.
Mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, üzerindeki Mali Mühür veya elektronik imzayı da içerecek şekilde kanuni süreler dâhilinde kendi ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz etmek mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde de elektronik bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik zorundadırlar. Mükelleflere ait elektronik faturaların yine saklama yapılabilecektir.
oluşturdukları elektronik belgelerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğunu sağlamaktan sorumlu olup, bu çerçevede Başkanlığın herhangi bir Başkanlık, gerek görmesi halinde uygulamadan sistemini/sistemlerini denetleme yetkisine sahiptir. Bu denetimler sırasında mükellefler, gerekli her türlü imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak Mükellefler, e-fatura Uygulaması kapsamında sorumluluğu bulunmamaktadır. yararlanan mükelleflerin bilgi işlem zorundadır.
mükelleflerin elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere düzenleyecekleri faturaların elektronik fatura olması zorunludur. Bu zorunluluğa mükelleflerin, elektronik fatura uygulamasına kayıtlı Elektronik fatura uygulamasına dâhil olan uymayan mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununda öngörülen cezai hükümler uygulanacaktır. Elektronik fatura uygulamasına dâhil olan olan diğer mükellefler tarafından gönderilen elektronik faturaları almaları zorunludur.
Mali Mühür kullanıcısı olarak belirlenen sertifika sorumlusunun şirket içerisinde değişmesi durumunda söz konusu durum en geç 15 gün içerisinde Başkanlığa yazılı olarak bildirilmelidir. E-fatura kullanıcısı şirketin unvanının değişmesi durumunda eski unvanla kullanılan mali mühür kullanılamaz ve bunun için en geç 15 gün içerisinde yeni unvan ile bir mali mühür tedarik ettirilmesi gerekir.
Elektronik Arşiv; uygun şekilde elektronik ortamda oluşturulan faturanın elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi olarak açıklanmaktadır. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın, elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir.
Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin e-fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Mükellefler e-arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.
Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmak isteyen mükellefler http://www.efatura.gov.tr/ İnternet adresinde yayımlanan e-arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu'nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yaparlar. e-arşiv Uygulamasını Başkanlıktan e-arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmalarına gerek bulunmamaktadır.
Mükellefin veya özel entegratörün mali mührü ile zaman damgalı olarak onaylanan e-arşiv Raporları, en geç ait oldukları ayı takip eden ayın onbeşinci günü akşamı saat 24:00 a kadar www.efatura.gov.tr internet sitesinden Başkanlık sistemine yüklenmek durumundadır. Başkanlık yazı ile bildirmek ve hazırlık için yeterli süre tanımak koşulu ile e-arşiv Raporlarının ve elektronik ortamda arşivlenen belgelerin uzaktan erişime açılmasını isteyebilecektir.
Elektronik Defter Genel Tebliği ile; Gerçek kişi mükelleflerin nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları veya mali mühür temin etmiş olmaları, Tüzel kişi mükelleflerin 397 Sıra No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması, Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması, durumunda e-defter kullanmalarına izin verilebileceği ifade edilerek;
Şartları taşıyanlardan e-defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenler gerekli belgelerle söz konusu isteklerini başkanlığa yapabileceklerdir.
Şubeler bazında defter tutan ve e-defter kapsamında olan firmaların bu tercihlerinde bir değişiklik olacak mı? Şubeler için ayrı ayrı başvuru yapılacak mı? Elektronik defterlerde Nakli Yekün.
Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalayacaklardır. Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylayacaklardır.
Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilecektir. Bu durumda hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, e-defter tutmaya başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine (fiziki ortamda tuttukları defterlerine) kapanış tasdiki yaptıracaklardır.
E-Defter kapsamında şimdilik yalnızca; Yevmiye Defteri Defter-i Kebir (Büyük Defter) yer almaktadır.
Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı yerine geçecektir. Berat yükleme süresi, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar olduğundan, bu süreler içerisinde yapılan hesap döneminin ilk ayına ait berat yüklemeleri açılış onayı yerine geçecektir. Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin son ayının beratının alınması kapanış onayı yerine geçecektir.
Tüzel Kişiler Hesap döneminin son ayına ait elektronik defterlerin beratları kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar gönderilmelidir. Bu süreler içerisinde yapılan hesap döneminin son ayına ait berat yüklemeleri kapanış onayı yerine geçecektir. Gerçek Kişiler Hesap döneminin son ayına ait elektronik defterlerin beratları ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar gönderilmelidir. Bu süreler içerisinde yapılan hesap döneminin son ayına ait berat yüklemeleri kapanış onayı yerine geçecektir.
Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kâğıt ortamında saklanmayacaktır.
Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir..
Elektronik defter oluşturulurken, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda yer alan hükümlere uyulması zorunludur. Elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanır.
Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.
E-Defter kayıtlarının bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi v.b. durumlarda yapılacaklar Mükellefler böylesi hallerde durumu en geç 15 gün içerisinde Başkanlığa yazılı olarak bildirmeleri ve bununla birlikte kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
Elektronik ortamda belirlenen kurallar çerçevesinde tutulan e-defterlerin incelenmesi. E-Defterler Maliye Bakanlığının denetim elemanları tarafından görülebilir durumda mıdır?
Elektronik defterlerin oluşturduğu ve muhafaza edildiği bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumun en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildirilmesi zorunludur.
Kaynakça Tercan, YALÇIN, «E-DEFTER E-FATURA VE EARŞİV UYGULMALARI» http://www.bursa-smmmo.org.tr/yuklemeler/153/e-fatu.pdf, erişim: 02.10.2015,19:51 E-Fatura resmi internet sitesi,http://www.efatura.gov.tr/anasayfa.html, E-Defter resmi internet sitesi, http://www.edefter.gov.tr/anasayfa.html, Mikro Yazılımevi A.Ş., e-fatura e-defter sunumu http://www.mikro.com.tr/help/e-fatura.pdf, http://www.mikro.com.tr/tr
Sabrınız İçin Teşekkürler Yrd.Doç.Dr.Ymm.Mehmet Ali AKTAŞ