İZLEYİCİ EĞİTİM SETİ CO TIBBİ ARAŞTIRMA DANIŞMANLIK LTD.ŞTİ

İzleme/monitorizasyon nedir? İzleme Klinik araştırmada kaydedilen ilerlemenin izlenmesi ve klinik araştırmanın araştırma protokolü, standart çalışma yöntemleri (SÇY), iyi klinik uygulamaları ve ilgili mevzuata uygun olarak gerçekleşmesinin sağlanmasıdır. (İKU 2014)

Monitorizasyondaki anahtar kişi ve kurumlar Kurumlar: T.C. Sağlık Bakanlığı, Çalışmanın yürütüldüğü merkez ve bağlı olduğu hastane veya kuruluş Etik Kurul Çalışmada yararlanılan klinik laboratuvarlar Sözleşmeli Araştırma Kuruluşu (SAK) (Contract Research Organization (CRO)) Kişiler: Monitorler (İzleyici, Klinik Çalışma Uzmanı) Araştırmacılar Saha Koordinatörleri (Klinik çalışma koordinatörü) Laboratuvar personeli Destekleyici Verileri değerlendiren CRO görevlileri, Sağlık Bakanlığı Denetleyicileri Gönüllüler

Monitorizasyondaki anahtar kişi ve kurumlar Sağlık Bakanlığı: Türkiye'de klinik çalışmaların yürütülmesi ile ilgili düzenlemeler ve ilaç ruhsatlandırma işlerinden sorumlu kurumdur. Araştırma Merkezleri: Çalışmanın yürütüldüğü yerdir. Hastanenin bir servisi, bir bölümü olabileceği gibi bir hekim muayenehanesi de olabilir. Faz I çalışmalarında olduğu gibi bazı klinik çalışmalarda sadece bir merkez gerektiği halde faz II, faz III, faz IV çalışmalarda çok sayıda araştırma merkezi gereklidir. Çok sayıda merkezin çalışmaya katıldığı klinik çalışmalara "çok merkezli klinik çalışmalar" denir. Etik Kurul: Gönüllülerin hakları, güvenliği ve esenliğinin korunması amacıyla araştırma ile ilgili diğer konuların yanı sıra gönüllülerin bilgilendirilmesinde kullanılacak yöntem ve belgeler ile bu kişilerden alınacak olurlar hakkında bilimsel ve etik yönden görüş vermek üzere teşkil edilecek ve Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumunca onaylanacak bağımsız kurullardır.

Monitorizasyondaki anahtar kişi ve kurumlar Sözleşmeli Araştırma Kuruluşu (Contract Research Organization, CRO): Destekleyicinin klinik araştırma ile ilgili görev ve yetkilerinin tümünü veya bir kısmını yazılı bir sözleşmeyle devrettiği, iyi klinik uygulamaları ilkelerine uygun çalışan bağımsız kuruluştur. İzleyici: Destekleyiciyi temsil eden çalışmanın GCP kurallarına göre yürütülmesini sağlamaktan sorumlu olan kişidir. Araştırmacılar: Klinik çalışmayı asıl yürüten, başka bir deyişle ilacı hastaya veren kişidir. Bu işler bir kişi yerine bir ekip tarafından üstlenilmişse, bu ekibin başı "sorumlu araştırmacı", bu ekipte bulunan diğer kiþiler ise "yardımcı araştırmacı " olarak tanımlanır.

Monitorizasyondaki anahtar kişi ve kurumlar Saha Koordinatörü: Araştırma merkezinde asıl araştırmacı için çalışan, hastaların değerlendirilmesi, randevular, çalışma ile ilgili işlemlerin düzenlenmesi ve hasta kayıt formlarının tamamlanmasından sorumlu kişidir. Bir klinik çalışmanın başarısı yönünden çok kritik olduğu için monitörler zamanlarının önemli bir bölümünü çalışma koordinatörleri ile bilgi alışverişi yaparak geçirirler Destekleyici: Klinik araştırmanın başlatılmasından, yürütülmesinden veya finanse edilmesinden sorumlu olan kişi, kurum veya kuruluştur. Bir kişi, ilaç firması, devlete bağlı bir kurum, akademik bir kurum veya özel bir kuruluş olabilir. Gönüllü: Bizzat kendisinin veya kanuni temsilcisinin yazılı oluru alınmak suretiyle klinik araştırmaya iştirak edecek hasta veya sağlıklı kişilerdir

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Merkez Seçim Ziyareti Çalışmayı Başlatma Ziyareti Periyodik Merkez Ziyaretleri Çalışmayı Sonlandırma Ziyareti

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Merkez Seçim Ziyareti: Bu ziyarete "Çalışma öncesi merkez ziyareti" veya "Merkez değerlendirme ziyareti" de denilebilir. Olası araştırmacılar tarandıktan ve ilgilerini belirttikten sonra gerçekleştirilir. Amaç, olası araştırıcıların protokolle tanışmalarının sağlanması ve araştırmayı yürütebilecek yetenekte olup olmadıklarının belirlenmesi, olanakların yeterliliğinin değerlendirilmesi, para ve yönetimle ilgili konuların tartışılmasıdır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Merkez Seçim Ziyareti: Her merkez, aşağıdaki hususlarda değerlendirilir: Araştırmaya katılma yönündeki istekliliği Araştırmacının klinik çalışma tecrübesi ve nitelikleri Çalışmayı yürütmek için uygun ve nitelikli personel varlığı Araştırmacı ve merkez ekibinin çalışmayı yürütmek için yeterli zamanının olup olmadığı İlgili endikasyonda hasta alma potansiyeli; Hasta alımını etkileyebilecek aynı endikasyonda başka çalışmaların olup olmadığı Yapılacak klinik çalışma için merkez olanaklarının yeterliliği; Protokolün istediği herhangi özel bir teşhis ve/veya tedavi için ekipman ve donanımın yeterliliği, ilaçların gerektirdiği saklama koşullarının sağlanması, Klinik laboratuvar koşulları, Doküman saklama koşulları vb. Merkezin coğrafi konumu ve çalışma bütçesiyle uyumu Çalışmanın merkezde başlatılması ve yürütülmesi konusunda kurumun resmi işleyişi ve döner sermaye prosedürleri açısından işleyişi İletişim olanakları (tel,fax,e-orf için internet)

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Merkez Seçim Ziyareti Raporlama

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Çalışmayı Başlatma Ziyareti Bu ziyaret, merkez seçim ziyareti yapıldıktan ve araştırmacı ile araştırmayı yürütme konusunda anlaşma sağlandıktan sonra yapılır. Amaç, araştırmacı ve merkezdeki diğer kişilerin rollerini, araştırma ile ilgili sorumlulukarı, zorunlulukları anlamalarının sağlanması ve merkeze çalışmayı başlatmak için gereken herşeyin gönderilmiş olduğundan emin olmaktır. Bu ziyarette merkez seçim ziyaretinde sonuçlanmamış konular açıklığa kavuşturulmalıdır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Çalışmayı Başlatma Ziyareti Çalışma başlatma viziti öncesi; Çalışmaya özel doküman ve materyaller dışında en az aşağıdakilerin merkezde hazır olması sağlanır. Araştırmacı dosyası, Çalışma ilacı(ları), (destekleyici tarafından gönderildiğinin/gönderileceğinin teyidinin alınması) Olgu Rapor Formları Elektronik olgu rapor formu kullanılacaksa eğitim materyalleri ve şifreleri Bilgilendirilmiş gönüllü olur formları (Araştırmacı dosyasında ve yeterli sayıda olması kontrol edilir) Varsa laboratuvar malzemeleri ve/veya kitleri Varsa hasta günlükleri, hasta bilgilendirme doküman ve materyalleri Varsa hasta eğitim materyali Ciddi advers olay formu (Araştırmacı dosyasında ve yeterli sayıda olması kontrol edilir)

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Çalışmayı Başlatma Ziyareti Çalışma başlatma viziti esnasında; En az aşağıdaki konularda çalışmayla ilgili tüm detaylar anlatılır. Protokol Araştırmanın tasarımı Araştırma işlemleri, hasta alım süresi, varsa hasta izleme süresi, hasta alınma ve alınmama kriterleri Araştırma kapsamında ve klinik çalışmalar için çalışma dışı bırakılan hastaların listesinin doldurulması Bir örnek ORF üzerinde ORF nin nasıl doldurulması gerektiği, doldurulan ORF üzerinde değişiklik yapılması (yazılı ve/veya elektronik vb.) Gönüllülerden araştırmaya katılmadan önce imzalı ve tarihli, bir kopyası araştırma merkezinde, diğer kopyası hastada kalmak suretiyle bilgilendirilmiş gönüllü olur formu alınması

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Çalışmayı Başlatma Ziyareti Çalışma başlatma viziti esnasında; En az aşağıdaki konularda çalışmayla ilgili tüm detaylar anlatılır. Klinik çalışmalar için araştırmaya alınan gönüllülerin ve araştırma süresince yeni eklenen gönüllülerin gönüllü kimlik listesine kaydedilmesi ve gönüllü kimliklerinin gizli tutulması Advers olay; tanımları, kayıtları, raporlanması, takibi Ciddi advers olay; tanımları, kayıtları, raporlanması, takibi Çalışma kapsamında varsa araştırma ekibine ödenecek muhtemel ücretler Çalışma masraflarının geri ödenmesi

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Çalışmayı Başlatma Ziyareti Çalışma başlatma viziti esnasında; En az aşağıdaki konularda çalışmayla ilgili tüm detaylar anlatılır. Üniversite, hastane veya kliniğe yapılacak ödeme prosedürleri İzleyicinin sorumluluk ve yetkileri İzleme sıklığı İzleme prosedürleri Kaynak dokümantasyon Çalışmanın merkezde sonlandırılmasının ardından olgu rapor formu merkez kopyalarının arşivlenmesi İmzalı bilgilendirilmiş gönüllü olur formlarının arşivlenmesi Araştırmacı dosyasının arşivlenmesi Kaynak dokümanların herhangi bir denetleme ihtimali göz önünde bulundurularak istenildiği durumlarda gözden geçirmek üzere uygun bir şekilde arşivlenmesi gerektiği Araştırma ve izleme ile ilgili olarak araştırmacının herhangi bir sorusu olup olmadığı

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Çalışmayı Başlatma Ziyareti Raporlama

Klinik Formlar Green Light Form!!!

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Araştırmacı Toplantısı Bazı durumlarda "Çalışmayı başlatma toplantısı" da denilen bu toplantı, çalışma başlatma ziyaretinden sonra ve ilk periyodik merkez ziyaretinden önce yapılması uygundur. Tüm araştımacılar, çalışma koordinatörleri, çalışma monitorleri, medikal monitor gibi araştırma ile ilgili tüm taraflar bu toplantıda bulunurlar ve çalışmanın gereksinimleri ve gerekçeleri konusunda ortak bir anlaşma ortamı sağlanmış olur. Amaç, çalışma ile ilgili tüm işlemlerin, araştırmacıların yapması gerekenlerin, protokolün son halinin son değişiklikler ile birlikte ayrıntılı olarak tartışılmasıdır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri: İlk periyodik ziyaret, merkezde ilk hasta çalışmaya alındıktan hemen sonra yapılır. Daha sonraki periyodik ziyaretler ise belli aralıklarla çalışma boyunca yapılır. Amaç, araştırmacının ve merkezde bulunan diğer kişilerin çalışma protokolüne, GCP kurallarına ve firma standartlarına bağlı kaldığını garanti etmektir. Diğer bir amaç da çalışma verilerinin bütünlüğünün, çalışma kayıtlarının düzgün tutulmasının, hizmet ve personelin kabul edilebilir düzeyinin sürdüğünün belirlenmesidir. Periyodik ziyaretler çalışmanın özelliğine göre belirlenen sıklıkta yapılır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri: İzlem viziti öncesi: Bir önceki İzleme Raporu okunarak izleme esnasında yapılan ve daha sonra yapılması gereken işler ve varsa gönderilecek olan materyaller belirlenir. Çalışma protokolü ve olgu rapor formu (ORF) gözden geçirilir. Çalışma ana dosyası incelenir ve bir önceki ziyarette alınamayan ve/veya eksik doküman varsa hazırlanır ya da merkezden alınması planlanır. Merkez ile ilgili gelen veri düzeltme formlarının (VDF) çözümlenme tarihi izleme tarihinden önce ise faks/mail/kısa iletişim ziyareti ile VDF nin acilen çözümlenmesi sağlanır. Elektronik veri toplama formu kullanıyorsa merkez ekibine açık olan VDF ler hakkında bilgilendirme yapılarak, merkez ziyaretine kadar çözümlenmesi istenir. Bir önceki ziyaretten itibaren proje ile ilgili gelen E-postalar incelenerek bekleyen aksiyonlar belirlenir.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Hasta listeleri Çalışmaya alınan gönüllü listesi, Klinik Çalışmalar için Gönüllü Takip Listesi ne bakılarak kontrol edilir. Yeni alınan ve veya çalışmadan çıkan hastalar hakkında araştırmacıdan bilgi alınır. Hastalarla ilgili kütüklerin (Taranan hastalar, çalışmaya alınan ve çalışmadan çıkan hasta listeleri vs) güncellenmesi sağlanır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Bilgilendirilmiş Gönüllü Olur Formu Çalışmaya alınan her hastadan herhangi bir işlem yapılmadan önce son versiyonlu ve onaylı, imzalı bilgilendirilmiş gönüllü olur formu (BGOF) alınması esastır. BGOF alınmayan, tarihi ve/veya versiyonu hatalı olan hastalar için protokol ihlali olarak not alınır. İzleme ziyaretinde öncelikle çalışmaya alınan hastaların bilgilendirilmiş gönüllü olur formlarına bakılması ilk adım olmalıdır. Takip eden izleme ziyaretlerinde her zaman yeni alınan hastaların BGOF larının kontrol edilmesi ilk adım olmalıdır. Kontrolü tamamlanan, notları alınan BGOF lar araştırmacı dosyasında ilgili kısma yerleştirilir. BGOF değişikliklerinde de Etik Kurul onayı ve Bakanlık izni sonrasında ilgili olan her hastaya yeni BGOF imzalatıldığından emin olunmalıdır ve kaynak dokümanlara bu bilginin kaydedilmesi sağlanmalıdır. BGOF un versiyon değişikliğinden sonra alınan hastalara onaylı yeni BGOF imzalatılması konusunda araştırma ekibi bilgilendirilir. Bir önceki versiyon yeni hastalar için geçerli olmaz.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Kaynak doküman karşılaştırılması Çalışmaya alınan her hastanın kaynak dokümanda BGOF imzaladığı tarih ve çalışma için taramaya başlandığı tarih ve dahil edildi ise dahil edilme tarihi veya tarama başarısız ise taramadan düştüğü tarihin yer alması sağlanır. Kaynak dokümanda gönüllünün hangi versiyon BGOF imzaladığı, çalışma ile ilgili BGOF de geçen bilgilerin kendisine anlatıldığı, imzalı bir kopyasının gönüllüye de verildiği bilgilerinin yer aldığından emin olunmalıdır. Kaynak doküman karşılaştırılmasında ilk adım her zaman yeni alınan hastaların çalışmaya alınma ve alınmama kriterlerinin uygunluğunun kontrolü ve kayıtlı olduğunun kontrolüdür. Alınma ve alınmama kriterlerinde kaynak doküman kontrolü %100 olmalıdır. Çalışmaya uygun olmayan hastalar var ise tespit edilir ve protokol ihlali olarak not alınır. Hastanın ilgili izlemesine ait kaynak dokümanlar ile olgu rapor formuna (ORF) işlenen bilgiler karşılaştırılır. Hatalı ya da eksik kısımlar araştırmacıya iletilir ve düzeltilmesi ya da tamamlatılması sağlanır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Kaynak doküman karşılaştırılması Kağıt ORF kullanılması durumunda, olgu rapor formunda yapılacak herhangi bir düzeltme veya değişiklik için tarih ve paraf atılmış olmalı ve gerekçesi açıklanmalıdır. Bu durum orijinal veri girişini engellememeli; hem yazılı hem de elektronik değişiklikler için geçerli olmalıdır. Sorumlu Araştırmacıya veya Sorumlu Araştırmacının görevlendirdiği Yardımcı Araştırmacıya bu gibi düzeltmeleri yapmalarında yol gösterilmelidir. Olgu rapor formlarında yapılacak değişiklik veya düzeltmelerin belgelenmesinin gerekli ve zorunlu olması; ayrıca bu değişikliklerin araştırmacı tarafından mutlaka onaylanması için yazılı yöntemler oluşturulmalıdır. Araştırmacı yapılan değişiklik ve düzeltmelere ilişkin kayıtları saklamalıdır. Çalışmanın primer amacına ait verilerin %100 kaynak doküman kontrolü yapılır. Bu verilere ait eksik bilginin olmaması ve ORF sayfalarının boş alınmaması sağlanır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Kaynak doküman karşılaştırılması Laboratuvar parametreleri, merkeze ait normal değer aralıkları ve birimleri esas alınarak incelenir. Sınırın üstünde veya altında kalan değerler ile ilgili araştırmacı ile görüşülür. Çalışma protokolüne göre advers olay olarak belirlenenlerin kaydedilmesi sağlanır. Hasta vizitleri kontrol edilirken önceki vizit bulguları ile o anki son vizit bulguları karşılaştırılır. (Daha önce olmayan eşlik eden hastalık veya ilaç kullanımı var mı? Hastanın fizik muayene ve laboratuvar sonuçlarındaki değişiklikler nelerdir? İlaç kesilmesi ve/veya doz değişikliği var mı? Varsa nedenleri? Hasta çalışmayı bıraktı ise bırakma nedeni nedir? vb) Çalışma akış şemasına göre yapılmayan prosedürler tespit edilir ve not alınır. Bunlar arasında ihlal olanlar belirlenir.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Kaynak doküman karşılaştırılması Laboratuvar ve benzeri tetkik raporları araştırmacının ilgili kaynak dokümanı incelediği tarih atılarak imzalanmış olması sağlanır. Çalışma ilaçlarına ait tüm detayların (ilacın verilme tarihi, verilen doz, kutu lot numarası varsa randomizasyon numarası vb) kaynak dokümana ve ilaç kayıt kütüklerine kaydedilmesi sağlanır. Kan örnekleri yurt dışına gönderiliyorsa tüm kayıtlar saklanır ve hasta dosyalarına da kaydedilir. Yurt dışından gelen sonuçlar araştırmacıya iletilir ve paraf ve imza attırılarak dosyalanması sağlanır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Güvenlilik Hastanın kaynak dokümanlarından yola çıkılarak hastada Advers Olay (AO) gelişip gelişmediği kontrol edilir. Hasta vizitleri ya da ilaç alınması ertelendiyse bunun sebebinin AO olup olmadığı araştırmacı ile görüşülür. Laboratuvar parametreleri merkeze ait normal değer aralıkları ve birimleri esas alınarak incelenir. Sınırın üstünde veya altında kalan değerler ile ilgili araştırmacı ile görüşülür. Advers olay olarak belirlenenlerin kaydedilmesi sağlanır. Hasta çalışmadan erken ayrıldıysa bunun sebebinin AO olup olmadığı araştırmacı ile görüşülür.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Güvenlilik Daha önce olmayan eşlik eden hastalık veya ilaç kullanımı tespit edildiğinde Advers olay olarak kaydedilmesi sağlanır. Önceki vizitlerden itibaren hastada meydana gelen istenmeyen değişiklikler (Aşırı ve ani kilo kaybı veya alımı, fizik muayene bulgularındaki olumsuz değişiklikler vb) AO olup olmadığı araştırmacı ile görüşülür. Yukarıdaki durumlar dışında ayrıca protokolde belirtilen güvenlilik kriterleri gözden geçirilmelidir.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: AO tespit edilirse; Kaynak dokümanda tüm detaylarının olması sağlanır. (Olayın adı, başlama tarihi, ilaçla ilişkisi, ciddiyet kriteri, şiddeti, verilen tedaviler, yapılan işlemler vb) Olgu Rapor Formuna tam ve eksiksiz olarak kaydedilmesi sağlanır. Protokole ve mevzuata uygun şekilde takip edilip edilmediği incelenir ve henüz sonuçlanmadıysa, sonuçlanana kadar takip edilmesi araştırmacıya hatırlatılır. Advers Olay sonuçlanana kadar bitiş tarihi doldurulmaz, sonuçlandığında bitiş tarihi kaydedilir. Çalışma sonunda hala devam ediyor ise bitiş tarihi boş olarak ya da devam ediyor şeklinde kaydedilerek sayfa alınır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Advers Olay ciddiyse, (Geçerli mevzuat ve çalışmanın protokolünde belirtilen ciddiyet kriterleri esas alınır) Güncel mevzuata ve firma SÇY sine uygun olarak Ciddi Advers Olay Formu ile raporlanması sağlanır. Her Ciddi Advers Olay aslında bir Advers Olaydır. Bu sebeple yalnızca Ciddi Advers Olay formunun doldurulması yeterli değildir. Olgu rapor formunda bulunan advers olay formunun da aynı bilgilerle doldurulması mutlaka sağlanır. Ciddiyet kriteri taşıyan ve taşımayan tüm advers olayların sonuçlanana kadar takip edilmesi uygun şekilde güncel mevzuata göre raporlanmasının sağlanması esastır. İzleyici kendi merkezlerinde meydana gelen tüm advers olayları (Ciddiyet kriteri taşıyanlar dahil) Klinik Çalışmalar için İzlem Vizit Raporu na kaydeder.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: İlaç Yönetimi Her hastaya verilen ilaç miktarlarının protokole uygunluğu ve olgu rapor formuna doğru işlendiği kontrol edilir. Herhangi bir ihlal tespit edilirse not alınır. Merkeze gönderilen ilaç miktarı sayılır, ilaç gönderim tutanaklarından kontrol edilir, not alınır. Merkezde kalan kullanılmamış ilaçlar sayılır ve not alınır. Hastalara verilen ilaç miktarı sayılır ve not alınır. Hastalardan geri dönen ilaç miktarı sayılır ve not alınır. Her vizit sonrasında izleyicinin merkeze giden toplam ilaç miktarının, hastaların kullandığı ve kullanılmayan ilaç miktarının toplamına eşit olması gerektiğinin farkında olması beklenir. Bu duruma uymayan durumları not alır (bir önceki vizitten itibaren kullanılmış veya kullanılmamış kayıp ilaç, fazla verilen ilaç vb)

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: İlaç Yönetimi Merkeze gönderilen ilaç, hastalara verilen ilaç kayıtları, merkezde kalan ilaç miktarları vb. ilaçla ilgili tüm kayıt çizelgelerinin güncel olması sağlanır. Merkezde kalan ilaç miktarı ile en kısa sürede vizitlerine gelecek olan hastalara verilecek ilaç miktarları hesaplanır, merkezde ilacın yeterli sayıda olmadığını öngörür ise not alır. Merkezde saklanan (buzdolabında ya da oda sıcaklığında) ilaçların sıcaklık ölçüm kütüklerinin güncel ve doğru olup olmadığı kontrol eder, not alır, eksik varsa araştırmacı ve/veya ekibi uyarılır. Doğru şartlarda muhafaza edilmeyen ilaç/lar varsa bu ilaçlara ait detaylar not alınır. Destekleyici acil olarak bilgilendirilir ve ilaçların tekrar kullanımı ve/veya imhası için onay beklenir. Araştırmacı ve/veya ekibi uyarılır. CAO gelişen hastalarda eğer çalışma körse ve gerekiyorsa kodun kırılma prosedürü araştırmacı ile paylaşılır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: İlaç Yönetimi Merkezdeki tüm ilaçların son kullanma ve varsa tekrar test tarihleri kontrol edilir ve not alınır. Hastalardan geri dönen kullanılmış ilaçlar merkezde sayılıp ilgili formlar doldurularak merkezden İlaç Teslim Formu ile alınır. Kullanılmış ilaçlar her vizit sonrası destekleyiciye gönderilir. Kimi zamanda çalışma sonuna kadar merkezde kalır. Bu durumlar çalışma başında kararlaştırılır. Hastalar tarafından kullanılan ilaçların mutlaka geri getirilmesi ve saklanması gerekliliği araştırmacı/lara hatırlatılır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Araştırıcı Dosyası Araştırmacı dosyası içeriği ilgili SÇY ye göre hazırlanır. Talep geldiği takdirde destekleyici SÇY sine göre hazırlanır. Hangi SÇY lerin kullanılacağına çalışma başında destekleyici tarafından karar verilmektedir. Araştırmacı dosyasında bulunan tüm dokümanların güncel, doğru ve tam olması sağlanır. Eksik olan doküman ya da tamamlanmamış form için araştırmacı bilgilendirilir ve tamamlatılması sağlanır. İzleme viziti esnasında alınamayan ya da tamamlatılamayan doküman olursa raporlanır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Veri Düzeltme Formları (Queryler) Çalışma kapsamında gönderilen veri düzeltme formları vizit başında ya da sonunda araştırmacıya tamamlatılır ve imzalatılır. Bir kopyası araştırmacı dosyasında saklanır. Bu ziyarete ait çözümlenen veri düzeltme formları, İzleme Viziti Raporu nda belirtilir. Çözümlenemeyen VDF nin neden çözülemediği ve ile ilgili aksiyon planı rapora eklenir. Elektronik ORF kullanılıyor ise query tespit ve çözümü sistemden takip edilir ve gerekmesi durumunda merkez ekibi ile iletişim kurulur.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: Merkez döner sermaye prosedürleri Hasta tetkik ve muayene ücretlerinin hastanın kendi güvencesinden karşılanmadığından ve çalışma kapsamında karşılandığından emin olunması için merkezle yapılan anlaşmanın işlerliğinin kontrol edilmelidir. Bu süreç her izleme ziyaretinde yapılır ve İzleme Viziti Raporu na kaydedilir.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: ORF inceleme Protokolün gerektirdiği verilerin ORF ler üzerinde doğru olarak rapor edildiğinden ve kaynak verilerle tutarlı olduğundan, Doz ve/veya tedavi üzerindeki herhangi bir değişikliğin gönüllülerin her biri için gerektiği gibi belgelendirildiğinden, Advers olayların, birlikte kullanılan ilaçların ve aynı dönemde ortaya çıkan hastalıkların araştırma protokolüne ve ORF lere uygun olarak rapor edildiğinden, Gönüllülerin gerçekleştirmediği ziyaretlerin, yapılmayan testlerin ve muayenelerin ORF ler üzerinde net bir şekilde rapor edildiğinden, Araştırmaya alınmış olan gönüllülerin araştırmadan çekilmesi ve araştırmayı bırakması halinde durumun ORF ler üzerinde rapor edildiğinden ve gerekli açıklamanın yapıldığından, Araştırmacının ORF doldurulmasındaki herhangi bir hata, eksiklik veya okunamama durumu konusunda bilgilendirilmesinden,

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri İzlem viziti esnasında: ORF inceleme İzleyici uygun düzeltmelerin, eklemelerin veya çıkarmaların yapıldığından, bunların tarihinin yazıldığından, gerektiğinde açıklamalarının yapıldığından, bunların araştırmacı tarafından veya başlangıçtaki ORF değişikliklerini yapmaya yetkilendirilmiş merkez ekibi üyesi aracılığıyla yapıldığından emin olmalıdır. Kağıt ORF kullanılıyor ise olgu rapor formunda yapılacak herhangi bir düzeltme veya değişiklik için tarih ve paraf atılmış olmalı ve gerekçesi açıklanmalıdır. Bu durum orijinal veri girişini engellememeli; hem yazılı hem de elektronik değişiklikler için geçerli olmalıdır. Sorumlu araştırmacıya veya sorumlu araştırmacının görevlendirdiği merkez personeline bu gibi düzeltmeleri yapmaların da yol göstermelidir. Olgu rapor formlarında yapılacak değişiklik veya düzeltmelerin belgelenmesinin gerekli ve zorunlu olması; ayrıca bu değişikliklerin araştırmacı tarafından mutlaka onaylanması için yazılı yöntemler oluşturmalıdır. Araştırmacı yapılan değişiklik ve düzeltmelere ilişkin kayıtları saklamalıdır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri Raporlama Projeye özel bilgiler dışında en az aşağıdaki başlıklardaki tüm detaylar rapora yazılır. Çalışma durumu Merkezin ilaç/materyal ihtiyacı Hasta durumu Önemli bulgu ve olaylar BGOF detayları Araştırmacı dosyası Kaynak doküman ve CRF incelemesine ait detaylar Protokol ihlali Primer parametrelere ait veri kontrolü ve durumu Advers Olay/Ciddi Advers Olay İlaç sayımı Aksiyonlar

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri Raporlama

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Periyodik Merkez Ziyaretleri Vizit sonrası acil bilgilendirilmesi gereken konular En az aşağıdaki konularda ve projeye özel önemli bulgularda İzlem Viziti Raporu ndan önce vizitten hemen sonra Proje Yöneticisi acil olarak bilgilendirilmelidir. Hasta güvenliliğini olumsuz etkileyecek her türlü durum Merkezde meydana gelen protokol ihlal/leri- hatalı ilaç kullanım durumları Merkezin ilaç/materyal ihtiyacı Ciddiyet kriteri taşıyan Advers Olay/lar İlaçlar için uygun olmayan saklama koşullarının tespiti

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Çalışmayı Sonlandırma Ziyareti Merkezde çalışmanın kapatılması koşulları Çalışmaya dahil edilen tüm hastalar çalışma protokolü gereği çalışmayı tamamlamış ve izlemi bittiyse, Çalışmadan erken ayrılan hastaların çalışma protokolüne göre prosedürleri tamamlandı ise, Başlatma viziti yapıldıktan sonra hasta alım dönemi içerisinde merkezden çalışmaya hasta alımı olmadı ise, Başlatma viziti yapıldıktan sonra araştırmacı kaynaklı (uyumsuzluğu, yoğunluğu, talebi vb.) merkezde çalışmaya devam edilemiyor ise Destekleyici kararına istinaden merkezde çalışma kapatma süreçleri planlanabilir.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Çalışmayı Sonlandırma Ziyareti Amaç, protokole, düzenlemelere, kılavuzlara ve firma standartların uyulduğunun gösterilmesidir. Bu ziyarette, çalışma monitorü, özellikle, tüm tamamlanmış hasta kayıt formlarının sponsora ulaştırılmasını, merkezdeki tüm kayıt tutma ile ilgili işlerin yerine getirilmesini, tüm klinik çalışma malzemesinin hesabının tutulmasını ve eğer kullanılmamış malzeme varsa destekleyiciye geri gönderilmesini sağlamalıdır.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Çalışmayı Sonlandırma Ziyareti Ziyarette; Merkezde varsa kullanılmış/kullanılmamış çalışma ilaçlarının alınması/imhası sağlanır. Tüm olgu rapor formlarında tespit edilen eksik ve yanlış veriler, araştırmacı ve/veya araştırmacılara güncel mevzuata göre tamamlatıldığı/düzeltildiğinden emin olunur. Birer kopyası merkezde kalacak şekilde, tamamlanmış olan ORF'lerin orijinal sayfalarının alınmış olduğundan emin olunur. Klinik Çalışmalar için Araştırmaya Alınan Gönüllü Kimlik Listesi nin ve Klinik Çalışmalar için Gönüllü Takip Listesi nin tam ve eksiksiz olduğu kontrol edilir. Gönüllülerden araştırmaya katılmadan önce imzalı ve tarihli bilgilendirmiş gönüllü olur formu (BGOF) alındığının kontrolü daha önceki vizitlerde kontrol edilse dahi tekrar yapılır. Tüm AO/CAO bildirimlerinin yapılmış ve raporların dosyalanmış olduğundan emin olunur.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Çalışmayı Sonlandırma Ziyareti Ziyarette; Araştırmacı dosyası kontrol edilir. Eklenmesi gereken belgeler varsa dosyaya eklenmesi sağlanır. Merkez kapatma viziti öncesindeki hazırlık aşamasında çalışma ana dosyasında tespit edilen eksikler veya çalışma merkezinden daha önce alınamayan veya yeni alınması gereken imzalı dokümanlar varsa merkezden alınması sağlanır. Tüm prosedürler tamamlandıktan sonra araştırmacı dosyası, bilgilendirilmiş gönüllü olur formları, ORF ler ve kaynak dokümanlar geçerli mevzuatta belirtilen süre boyunca saklanmak üzere bir koliye yerleştirilir ve merkez bünyesinde araştırmacının göstereceği yerde muhafaza edilir. Merkez araştırma ekibine çalışmanın merkezde bu vizit ile sonlandırıldığı; araştırmacı dosyası, bilgilendirilmiş gönüllü olur formları, ORF ler ve kaynak dokümanların yer aldığı kolinin geçerli mevzuatta belirtildiği süre/destekleyici SÇY sine göre saklanması gerektiği anlatılır. Kolinin üzerinde çalışmanın adı, kodu, sorumlu araştırmacı adı, destekleyici adı yer almalıdır. Bu bilgilere göre bir etiket hazırlanarak koliye yapıştırılır ve arşivlenmesi gerektiği konusunda bilgi verilir.

Monitörizasyon ziyaretlerinin aşamaları Çalışmayı Sonlandırma Ziyareti Raporlama

Klinik Formlar Gönüllü Kimlik Listesi

Klinik Formlar Gönüllü Takip Listesi

Klinik Formlar Sorumluluk Paylaşım Formu

Klinik Formlar İzleyici Vizit Çizelgesi

Merkez Yönetimi Merkez yönetimi yapılacak merkezlerin belirlenmesi Merkez yönetimi yapılacak merkezler, ya çalışma izleyicilerine başlatma viziti yapabilmeleri için verilen merkezlerin tümü, ya da protokol kapsamında bu merkezlerin rastgele seçilmiş belli bir kısmıdır. Merkezlerin aranma sıklığının belirlenmesi Protokol ve ORF, araştırmacı ve merkezle ilgili çeşitli özellikler değerlendirilerek, merkezlerin ne kadar sıklıkta aranacağına karar verilir ve bu konuda destekleyicinin onayı alınır. Çalışma süresince merkezin belirlenenden daha sık aranması gerekmesi halinde çalışma ekibi Proje Yöneticisi tarafından bilgilendirilir.

Merkez Yönetimi Araştırma merkezleri ile görüşülmesi Belirlenen aralıklarla araştırma merkezleri ile iletişime geçilerek araştırma merkezlerinde çalışmanın son durumu hakkında bilgi edinilir. Araştırmaya katılan hasta sayısının son durumu Hedeflenen hasta sayısına ulaşıp ulaşılamayacağı konusunda araştırmacının tahmini Eğer ulaşılamayacağı düşünüyorsa nedenleri Araştırma materyali ve çalışma ilacı gereksinimi Araştırmaya katılan hastaların vizit durumları AO/CAO olduysa AO ve CAO Bildirim raporları

Merkez Yönetimi Raporlama

Klinik Çalışma Dokümanları Örnek BGOF

Klinik Çalışma Dokümanları Örnek Protokol

Klinik Çalışma Dokümanları Örnek CRF

Klinik Çalışma Dokümanları Araştırmacı Broşürü

Klinik Çalışma Dokümanları Araştırmacı dosyası indeksi

Araştırma Ürünü Araştırma Ürünü: Klinik araştırmada test edilen veya referans olarak kullanılan aktif maddenin veya plasebonun farmasötik formudur. Araştırma Ürünü (leri) destekleyici tarafından sağlanır. Çalışmada yer alan, İzleyiciler, Saha görevlileri ve çalışmada yer alan varsa diğer SAK personeli araştırma ürünleri konusunda kapsamlı bilgiye sahip olmalıdır.

Merkezlere teslimatı Araştırma Ürünü (leri) Etik Kurul onayı/t.c.s.b izni alındıktan sonra, ilk hasta alımından önce merkezlerde bulunmalıdır. İlk ilaç temini için, Proje Yöneticisi ve izleyiciler protokolde belirtilen merkez başına çalışmaya alınması gereken hasta sayısı, ilaç kullanım rejimi, tedavi süresi v.b. faktörleri göz önüne alarak her merkez için gereken toplam ilaç miktarını ve bunun kaç bölümde ve hangi aralıklarla merkeze gönderileceğini belirler. Destekleyicinin onayına sunulur ve ilk hasta alımından önce merkeze ilaç sevkiyatı yapılır. IxRS sistemine sahip çalışmalarda ilaç ihtiyaçları sistem üzerinden otomatik olarak yapılmaktadır, ancak periyodik olarak sistem ve merkez uyumu kontrol edilir

Başlatma Ziyaretinde Merkeze başlatma ziyaretinden önce ilaç gönderimi oldu ise ziyaret esnasında; Çalışma kapsamında var ise IXRS sisteme çalışma ekibinden yetkili kişilerin erişiminin olup olmadığı araştırılır, erişimi olmayan sorumlu kişilerin erişiminin açılması için destekleyici proje yetkilisine talep gönderilir. İlaçların adet, batch numaraları, gönderim tarihi, son kullanma tarihlerinin ve diğer teslimat bilgilerinin doğruluğu çalışma kapsamında ver ise IXRS sistemden ve gönderim formlarından kontrol edilir, uyuşmazlıklar ve tüm bilgiler rapor edilir. İlaçların saklama koşullarının uygunluğu kontrol edilir. Isı ölçüm çizelgesi, kontrol eden kişi, kontrol eden kişinin araştırma ekibinde ilgili sorumluluğu alan kişi olup olmadığı kontrol edilir ve uyuşmazlıklar ve tüm bilgiler rapor edilir.

Başlatma Ziyaretinde Başlatma ziyareti rapor formu üzerinden ilaç bölümüne genel bakış:

İzlem Ziyaretinde Merkez ziyaretleri esnasında; Çalışma kapsamında var ise IXRS sisteme çalışma ekibinden yetkili kişilerin erişiminin olup olmadığı araştırılır (başlatma ziyaretinden sonra yeni eklenen erişimi olmayan sorumlu kişilerin erişiminin açılması için destekleyici proje yetkilisine talep gönderilir. Yetkisi iptal olan araştırma ekibi için erişiminin iptal edilmesi için destekleyici proje yetkilisine talep gönderilir.

İzlem Ziyaretinde Merkez ziyaretleri esnasında; Bir önceki ziyaretten bu tarafa gelen ilaçların adet, batch numaraları, gönderim tarihi, son kullanma tarihlerinin ve diğer teslimat bilgilerinin doğruluğu çalışma kapsamında ver ise IXRS sistemden ve gönderim formlarından kontrol edilir, uyuşmazlıklar ve tüm bilgiler rapor edilir. İlaçların saklama koşullarının uygunluğu kontrol edilir. Isı ölçüm çizelgesi, kontrol eden kişi, kontrol eden kişinin araştırma ekibinde ilgili sorumluluğu alan kişi olup olmadığı kontrol edilir ve uyuşmazlıklar ve tüm bilgiler rapor edilir.

İzlem Ziyaretinde Merkez ziyaretleri esnasında; Hastalara verilen ilaçların doz ve miktarlarının çalışma protokolüne göre uygunluğu tek tek her vizit için kontrol edilir. Doz erteleme, doz azaltma, ilaca ara verme veya kesme gibi durumlar söz konusu ise nedenleri araştırılır. Protokole göre değerlendirlir. Uyuşmazlıklar/ihlaller ve tüm bilgiler rapor edilir. Merkeze giden ilaçlar ile, hastalara verilen, kullanılan ve geri dönen ilaçların uyumluluğu kontrol edilir. Uyuşmazlıklar/ihlaller ve tüm bilgiler rapor edilir. İlaçların Son kullanma tarihleri kontrol edilir, yakın tarihli SKT olan ilaçlar var ise destekleyici yetkilisi bilgilendirilir ve ilaçların geri alınması konusunda aksiyon alınması sağlanır, rapor edilir. İlaç gereksinimi hasta alım sıklığına ve bir sonraki hasta ziyaretleri baz alınarak kontrol edilir, ilaç ihtiyacı var ise destekleyici yetkilisi bilgilendirilir. IXRS sistemlerde ilaç ihtiyacı otomatik yapılmaktadır ancak sistem mutlaka kontrol edilmelidir.

İzlem Ziyaretinde Merkez ziyaretleri esnasında; Merkeze gönderilen ilaç, hastalara verilen ilaç kayıtları, merkezde kalan ilaç miktarları vb ilaçla ilgili tüm kayıt çizelgelerinin güncel olması sağlanır. Destekleyici kendi SOP lerinin kullanılmasını istediği durumlarda destekleyici SOP formları kullanılır. Doğru şartlarda muhafaza edilmeyen ilaç/lar varsa bu ilaçlara ait detaylar not alınır. Destekleyici derhal bilgilendirilir. Araştırmacı ve/veya ekibi ilaçların akıbeti hakkında bilgi gelinceye kadar kullanılmaması gerektiği konusunda uyarılır. Varsa deviasyon formu doldurulur.

İzlem Ziyaretinde Merkez ziyaretleri esnasında; CAO gelişen hastalarda, eğer çalışma körse ve gerekiyorsa, kodun kırılma prosedürü araştırmacı ile paylaşılır. Kullanılmış ilaçlar, her vizit sonrası ya destekleyiciye gönderilir ya da destekleyicinin kararı doğrultusunda çalışma sonuna kadar merkezde tutulur. Bu durumlar çalışma başında kararlaştırılır. Çalışma süresince merkezde imha prosedürü uygulanacak ilaçlar için merkezin imha prosedürü alınmalı ve destekleyiciye gönderilmelidir. Kullanılan tüm ilaç kutularında hasta no, hasta adının ve soyadının baş harfi, ilacın verilme tarihinin bulunduğu kontrol edilmeli ve bu gereklilik araştırmacılara her ziyarette hatırlatılmalıdır.

İzlem Ziyaretinde Merkez ziyaretleri esnasında; Hasta kaynak dokümanlarında çalışma ilaçları ile ilgili tüm bilgilerin yer alması hatırlatılmalıdır. (Örn: kemoterapi uygulamalarında sorumlu hemşirelerin order vb tüm kayıtları) Başlatma ziyareti rapor formu üzerinden ilaç bölümüne genel bakış:

Özet Araştırma ürünlerinin aşağıdaki koşulları yerine getirdiğinin doğrulanması gerekmektedir: Saklama sürelerinin ve koşullarının kabul edilebilir olması, Araştırma ürünlerinin araştırma süresince yeterli düzeyde bulunması, Araştırma ürünlerinin yalnızca ürünü almaya uygun gönüllülere, araştırma protokolünde belirtilen doz ve sürelerde verilmiş olması, Araştırma ürünlerinin uygun şekilde kullanılması, işlenmesi, depolanması ve geri verilmesine ilişkin olarak gönüllülere gereken talimatların verilmiş olması, Araştırma ürünlerinin araştırma yerlerinden alınması, kullanılması ve geri verilmesinin uygun şekilde kontrol edilmesi ve bunlara ait belgelerin olması, Araştırma yerlerindeki kullanılmayan araştırma ürünleriyle ilgili düzenlemelerin ilgili mevzuata uygun olması

Çalışma Kapatma Ziyareti Çalışma kapatma ziyaretinde merkezde kalan tüm çalışma ilaçları sayılarak teslim alınır ve İlaç Teslim Formu doldurulur. Geri alınan ilaçlar belirlenen aralıklarda veya istenildiği durumlarda toplu olarak çalışma kapatma ziyaretinden sonra yerel veya yurtdışındaki destekleyiciye gönderilir.

Çalışma Kapatma Ziyareti Destekleyiciye gönderilecekler şunlardır: Kullanılmamış ilaçlar Kullanılmış ilaçların boş kutuları (Çalışma devam ederken de gönderilebilir, çalışmanın en başında destekleyici ile birlikte karar verilir.) İlaç Teslim Formları Merkezler için Araştırma Ürünü Sayım ve Takip Formu Talepleri doğrultusunda destekleyici SÇY lerine ait formlar kullanılır.

Araştırma Ürünü CO TIBBİ ARAŞTIRMA DANIŞMANLIK LTD.ŞTİ ARAŞTIRMA ÜRÜNÜ EĞİTİM SETİ