T.C. HENDEK BELEDİYESİ DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Kuruluş, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönetmelik, Hendek Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü nün hizmet türü ve işleyişi ile ilgili esaslar, kuruluş gayesi ve personelin görev ve sorumluluklarını belirlemektedir. Kapsam Madde 2- Bu Yönetmelik, Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. Kuruluş ve Dayanak Madde 3-5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, 1593 sayılı Umumi Hıfzıssıhha Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte aşağıda belirtilenler maddeler ile açıklananları temsil edecektir. a) Belediye : Hendek Belediyesini b) Büyükşehir : Sakarya Büyükşehir Belediyesini c) Başkanlık : Hendek Belediye Başkanlığını d) Başkan : Hendek Belediye Başkanını e) Başkan Yardımcısı : Hendek Belediyesi Başkan Yardımcısını f) Müdürlük : Destek Hizmetleri Müdürlüğünü g) Müdür : Destek Hizmetleri Müdürünü h) Birim : Destek Hizmetleri Müdürlüğü Birimlerini ı) Çalışanlar : Müdürlüğe bağlı birimlerde hizmet veren tüm memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personeli i) Yönetmelik : Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder. 1/7
Müdürlüğün İdari Yapısı Madde 5- a) Müdür b) Satınalma ve Ayniyat Birimi c) Tesis ve Servis Hizmetleri Birimi d) Sosyal Hizmetler Birimi e) Kalem Birimi İKİNCİ BÖLÜM Müdürlüğün İdari Yapısı ve Bağlılık Bağlılık Madde 6- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları Müdürlüğün Görevleri Madde 7- a) Belediye bütçesinden tüm Müdürlüklerin ihtiyaçlarına ilişkin satınalma işlemlerini, Müdürlük taleplerine göre gerçekleştirmek. b) İhalesi yapılacak mal, hizmet ve yapım işleri ile ilgili gelen talepleri kendi sorumluluk alanındaki hizmetine ilişkin işlerin; Bütçe Uygulama Talimatı, ödenek durumu ve Kamu İhale Kanununa uygun olup olmadığı yönünde kontrol etmek ve uygun olan talepler ile ilgili konusuna göre ihale ile ilgili tüm verileri bir araya toplamak, ihale dokümanı oluşturmak ve ihaleleri gerçekleştirmek. c) Taşınır Mal Yönetmeliği gereği yapılacak iş ve işlemleri yürütmek. d) Müdürlüklerde meydana gelen arıza, yapım - bakım onarım ve tadilat işlerini yapmak. e) Müdürlüğe bağlı araçların belediye birimlerine tahsisi, sevk ve idaresi gibi araçlarla ilgili tüm iş ve işlemleri yürütmek. f) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 22. maddesi ile yapılacak mal, hizmet, danışmanlık ve yapım işlerine ilişkin satınalma işlemlerini, birimler adına Satınalma Yetkilisi olarak gerçekleştirmek. g) Başkanlığın mevzuat hükümleri ve encümen kararları gereğince görev alanında yer alan hizmetleri yürütmek. h) Belediyemiz bünyesinde bulunan araçların yakıtlarının takibini yapmak. ı) Taşıt takip sistemini oluşturarak araçların km ve performanslarının takibini sağlamak. i) Yemekhane, çay ocağı, ilan, hizmet binaları ve sosyal tesislerin temiz ve düzenli çalışmasını organize etmek. j) Müdürlüklerden gelen bakım, onarım ve yenileme çalışmalarını değerlendirmek. k) Belediye sınırları içerisindeki ölümlerin belgelerini saklamak. l) Cenaze hizmetleri, dini vecibelerin yerine getirilmesi, defin hizmetlerinin verilmesi kapsamında iş ve işlemleri planlanmak. m) Gerektiğinde Şehirlerarası cenaze nakil işlemlerini gerçekleştirmek. n) Defin yerlerinin hazırlanması çalışmalarını yürütmek. o) Sosyal ve ekonomik yoksunluk içerisinde bulunan ve desteklenmesi gereken yardıma muhtaç çocuk, genç, kadın, yaşlı ve engellilere yönelik sosyal hizmetler sunmak. ö) İhtiyaç sahibi vatandaşlara ayni ve nakdi yardımlar yapmak. 2/7
p) Yaşlıların yaşam kalitesini yükseltmek ve boş zamanlarını değerlendirmek için sosyal ve kültürel etkinlikler düzenlemek. r) Engellilerin toplum hayatına katılımını kolaylaştırmak, toplumsal fırsatlardan engelli olmayan diğer bireyler gibi eşit faydalanmalarını sağlamak üzere engellilerle ilgili bilgilendirme, bilinçlendirme, yönlendirme, danışmanlık, bakım, sosyal ve mesleki rehabilitasyon hizmetleri sunmak. s) Engellilerin erişebilirliğinin sağlanması için Müdürlüklerce yapılacak planlama, tasarım, inşaat, imalat, ruhsatlandırma ve denetleme süreçlerinde yürütülen hizmetlerin takibini yapmak. ş) Sosyal hizmet uygulamalarını toplumun tüm kesimine ulaştırmak. t) Sosyal hizmet uygulamaları için veri tabanı oluşturmak. u) Müdürlük için dosyalama sistemi kurmak ve çalıştırmak. ü) Müdürlük ile ilgili istatistiki defter ve kayıtları tutmak. v) Müdürlük bünyesinde görev alan çalışanların puantajlarının takibini yaparak ilgili Müdürlüklere bildirilmesini sağmak. y) Kalite / Çevre / ISG Politikalarına ve Stratejik Plana uygun olarak yıllık Müdürlük bütçesini, yatırımları belirleyerek onaya sunmak. z) Kalite / Çevre / ISG Politikalarının ve Stratejik Planın anlaşılmasını, uygulanmasını, devam ettirilmesini sağlamak. aa) Çalışanların gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ne iletmek. Düzenlenen eğitimlerle ilgili personelin katılımını sağlamak. bb) Stratejik Plan ve Performans Programı kapsamında süreç/çalışan performanslarının artırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak. Müdürlüğün Yetkisi Madde 8- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğün Sorumluluğu Madde 9- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri Belediyenin misyon, vizyon, değerleri ile sahip olduğu kalite yönetim belgesi, stratejik plan ve performans programına uygun şekilde yapmak ve yürütmekle sorumludur. Müdürün Sorumluluğu Madde 10- a) Destek Hizmetleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek. b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişi olmak. c) Müdürlüğün Görevleri kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlamak. d) Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiri olmak. e) Destek Hizmetleri ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak. f) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlamak. g) Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlamak. 3/7
h) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren yıllık faaliyet raporunu hazırlamak. ı) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili hizmet standartları belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler almak, süreç iyileştirmesi yapmak. i) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumludur. Bu konuda Mali Hizmetler Müdürlüğü Strateji Geliştirme Birimi ile koordineli çalışmak. j) Müdürlüğün geçmiş döneme ait bilgilerinin, dosyalarının, raporlarının kurumsal bir formatta Standart Dosya Planına göre arşivlenmesini sağlamak. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışmak. k) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak. Satınalma ve Ayniyat Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu Madde 11- a) Müdürlüklerin, müdür onaylı talep ettikleri her türlü mal, hizmet, yapım ve danışmanlık işlerini 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nun ilgili alım maddesine uygun şekliyle sonuçlandırarak, talep eden birime teslim etmek. b) 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun 60. maddesinde de belirtildiği üzere harcama yetkililiği görevi uhdesinde kalmak şartıyla, Müdürlüklerin talebi ve Başkan onayı ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 22. maddesindeki işlemleri yerine getirmek. c) İhalesi yapılacak işlerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu'na göre ilgili Müdürlükten Başkan onaylı, yaklaşık maliyet, bütçe onayı, ilan bütçesi, teknik şartname, proje puantaj tablosu vs. belgeler bir ön yazı ekinde teslim edilmek kaydıyla bu verilerin üzerine ihale dokümanı oluşturmak. d) İhale ilanlarının yayımlanma aşamasına kadar takibini yapmak. e) İhale komisyonunda; sekretarya görevini yaparak, dokümanları "İhale İşlem Dosyası" haline getirmek. f) Tüm ihale yazışmalarının mevzuata uygun olarak yapılmasını sağlamak. g) 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 10. maddesi uyarınca ilgili belgeler ihaleyi alan yükleniciden alınarak, ihale sözleşmesinin yapılmasını sağlamak. h) Kamu İhale Tebliğlerini internette www.kik.gov.tr adresinden takip etmek. ı) Kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın Belediyemize ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesini sağlamak. i) Merkezi olarak oluşturulan ambarın stoklarını takip edilmesini, eksikliklerini tamamlanmasını, giriş ve çıkış işlemlerinin yerine getirilmesini sağlamak. j) Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen taşınırların kayıt ve kontrol işlemlerine ilişkin esas ve usullerin uygulanmasını sağlamak. k) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri arasında devir işlemlerinin yapılmasını sağlamak. l) Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince taşınır kayıtlarına ilişkin evrakların dosyalanması ile ilgili arşiv hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak. m) Taşınırların takibine ilişkin olarak barkod sisteminin uygulanmasına ilişkin usul ve esasları belirlemek. n) Taşınırların tüm giriş ve çıkış kayıtları ile kullanılacak defter, belge ve cetvellerin bilgisayar ortamında tutulması ve düzenlenmesini sağlamak. o) Müdürlüklerden Müdür onaylı gelmesi kaydıyla taleplerin karşılanmasını sağlamak. ö) Hurdaya ayrılan demirbaşların MKE ye satışının gerçekleştirilmesini sağlamak. p) Çalışmalarda kullanılan otomasyon programı ve intranetteki yazılımların etkin ve verimli bir biçimde kullanılmasını ve gerekli değişikliklerin yapılmasını sağlamak. 4/7
r) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesi hususlarında Destek Hizmetleri Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak. Tesis ve Servis Hizmetleri Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu Madde 12- a) Belediyemizin daha etkin hizmet üretmesi amacıyla araç kiralanması ve araç kiralanmasından sonra bunlarla ilgili her türlü iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak. b) Belediyemiz hizmetlerinde kullanılan araçların her an çalışır ve hizmete hazır durumda bulunmasını sağlamak, sevk ve idaresini yapmak. c) Belediyemiz hizmetlerinde kullanılan araçların yakıtlarının takibinin yapılmasını ve ilgili belgelerin düzenli olarak dosyalanıp arşivlenmesini sağlamak. d) Taşıt takip sisteminin oluşturulmasını ve araçların km ve performanslarının takibinin yapılmasını sağlamak. e) Yemekhane, çay ocağı, ilan ve anons hizmetlerinin, sosyal tesislerin temiz ve düzenli çalışmasını organize etmek. f) Merkez hizmet binası ve bağlı birimler içinde periyodik denetimler yaparak bakım ve onarım yapılmasını sağlamak. g) Müdürlüklerden gelen bakım, onarım ve yenileme çalışmalarını değerlendirmek. h) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesi hususlarında Destek Hizmetleri Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak. Sosyal Hizmetler Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu Madde 13- a) Sosyal yardımlar karşılığı ödenen nakdi yardım hizmetlerini yürütmek. b) Belediyemiz sınırlarında ikamet eden, dilekçe ile Müdürlüğümüze başvuran vatandaşların ihtiyaç sahibi olup olmadıklarının Zabıta Müdürlüğü tarafından tespitinin yapılması amacıyla havalesinin yapılmasını sağlamak. c) İhtiyaç sahiplerine uygun sosyal yardım modelinin belirlenmesini sağlamak. d) İhtiyaç sahibi olduğu tespit edilen vatandaşların ayni yardım ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak. e) Temel ihtiyaçlarını karşılamakta zorlanan aile, kadın, yaşlı, hasta ve engelli vatandaşların ev temizlik hizmetlerinin, sıcak aş dağıtım hizmetlerinin yapılmasını sağlamak. f) Vatandaşların haysiyet ve vakarını dikkate alarak gizlilik ilkesi doğrultusunda ve imkanlar ölçüsünde Gıda Kolisi hizmetlerinin yapılmasını sağlamak. g) Engelli vatandaşların ihtiyaçlarını karşılayacak ve hayatlarını kolaylaştıracak hizmetlerin Engelliler Koordinasyon Merkezi uhdesinde yürütülmesini sağlamak. h) Engellilere hizmet sunan sivil toplum kuruluşları ile koordinasyonu sağlamak. ı) Engellilik alanında toplumsal duyarlılık ve bilinç oluşturmak için bu kuruluşlarla işbirliği halinde engelliler günü ve haftasının kutlama programlarına Belediye açısından destek verilmesini sağlamak. i) İlçemiz sınırlarındaki özel eğitim ve rehabilitasyon merkezlerine destek sağlamak. j) Engellilerin erişebilirliğinin sağlanması için Müdürlüklerce yapılacak planlama, tasarım, inşaat, imalat, ruhsatlandırma ve denetleme süreçlerinde yürütülen hizmetlerin iyileştirilmesi için öneriler sunmak. k) Engellilerin, toplumsal fırsatlardan engelli olmayan diğer bireyler gibi eşit faydalanmalarını sağlamak için; engellilerle ilgili bilgilendirme, bilinçlendirme, yönlendirme, danışmanlık, bakım, sosyal ve mesleki rehabilitasyon hizmetleri sunulabilmesi için çeşitli kurumlarla birlikte çalışmak. 5/7
l) İhtiyaç sahibi olduğu tespit edilen engellilere, belediyenin imkanları doğrultusunda tekerlekli sandalye, akülü araç, işitme cihazı, beyaz baston vb. protez ve ortezleri temin ederek ihtiyaç sahiplerine ulaştırılmasını sağlamak. m) Engellilerin ve ailelerinin engellilik konusunda bilgilenmelerini ve bilinçlenmelerini sağlayıcı, konferans, seminer ve sempozyum gibi etkinlikler düzenlemek ve bu tür etkinliklere öncülük etmek. n) Kadına yönelik toplumsal cinsiyet eşitliğinin sağlanması, her türlü şiddet, taciz, istismarın önlenmesi amacıyla çalışmalarda bulunmak. o) Kadının insan haklarını geliştirmek için kadınları sosyal, kültürel, ekonomik alanlarda aktif hale getirebilecek plan ve projeleri takip ederek Belediyece uygulanabilenleri tespit etmek. ö) Toplumun ihtiyaçlarını tespit etmek, ihtiyaçlar doğrultusunda hizmet modelleri önermek. p) Çocukların ve gençlerin sosyo-kültürel seviyelerine katkı sağlamak üzere etkinlikler düzenlenmesi için Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile koordineli çalışılmasını sağlamak. r) Sosyal hizmet uygulamaları için veri tabanı oluşturmasını sağlamak. s) Sosyal hizmet uygulamalarını toplumun tüm kesimine ulaştırmak. ş) Belediye sınırları içerisindeki ölümlerin belgelerinin saklanmasını sağlamak. t) Cenaze hizmetleri, dini vecibelerin yerine getirilmesi, defin hizmetlerinin verilmesi kapsamında iş ve işlemlerin planlanmasını sağlamak. u) Gerektiğinde Şehirlerarası cenaze nakil işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak. ü) Defin yerlerinin hazırlanması çalışmalarını yürütmek. v) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesi hususlarında Destek Hizmetleri Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak. Kalem Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu Madde 14- a) Birimlerin hazırlamış olduğu evrak ve dosyaları imzaya sunmak. b) Onaylandıktan sonra ilgilisine ulaştırılmasını sağlamak. c) Müdürlüğün vatandaşlar ve diğer iç ve dış birimlerle iletişimini sağlamak. d) Bilgi ve belgelerin doküman olarak ve sayısal ortamda arşivlenmesini ve muhafazasını sağlamak. e) Birim içi toplantıları planlar ve takip eder. f) Standart dosya planına göre müdürlükte dosyalama sistemi oluşturmak. g) Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yasalara uygun olarak yerine getirmek. h) Müdürlüğün kalite yönetim belgesi, stratejik plan gerçekleşmelerini, performans programı gerçekleşmelerini, yatırım takip sistemi gibi yönetim modüllerini takip etmek. ı) Müdürlüğün faaliyet raporunu hazırlamak. i) Çalışmalarını iş sağlığı ve güvenliği ilkelerine göre yürütmek. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin İfası ile Koordinasyon Görevin Alınması Madde 15- Kalem birimi çalışanları dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir. 6/7
Görevin Planlanması Madde 16- Destek Hizmetleri Müdürlüğü ndeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Koordinasyon Madde 17- a) Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. BEŞİNCİ BÖLÜM Denetim ve Performans Ölçme Denetim Madde 18- Destek Hizmetleri Müdürü, Müdürlüğün tüm çalışanlarını her zaman denetleme yetkisine sahiptir. Performans Ölçme Madde 19- Destek Hizmetleri Müdürü, Müdürlüğün memur ve sözleşmeli personelin performanslarını Performans Yönetmeliği ne uygun şekilde ölçer. ALTINCI BÖLÜM Çeşitli v Son Hükümler Yürürlükten Kaldırılan Hükümler Madde 20- Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte daha önceki yürürlükte olan Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller Madde 21- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. Yürürlük Madde 22- Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ile yürürlüğe girer. Yürütme Madde 23- Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. 7/7