E-DEFTERE TABİ MÜKELLEFLERDE KDV İADESİ VE E-BERAT I-GİRİŞ Elektronik Defter sistemi mevzuatımıza 2011 yılında girmiştir. 2013 yılı sonrası Elektronik fatura sistemine bağlantılı olarak zorunluluk kapsamında uygulamaya devam edilmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı E-DEFTER portalında yer alan rakamlara göre 50.677 işletme Elektronik Defter kullanmaktadır. Bu kapsamda elektronik ortamda mali mühür ile mühürlenen, GİB onaylı uyumlu programlar ile oluşturulan Yevmiye ve Defter-i Kebir kayıtları işletmelerde muhafaza edilmektedir. Kullanıcılar oluşturdukları kayıtları mevzuat gereği izleyen 3 ncü ay sonuna kadar E-BERAT denilen ve işletmenin mali mührü ile imzalanmış (imza değeri alınmış) elektronik belgeyi GİB e yollamakta ve GİB bu belgeyi aldığına dair onay ile kullanıcıya geri yollamaktadır. Kullanıcı böylece Yevmiye Defterini, Defter-i Kebir i ve kendisi ile GİB in karşılıklı onayladığı E-Berat ı elektronik ortamda saklamaktadır. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü bu şekilde yerine getirilmeye başlanmaktadır. Elektronik defter kullanıcısı işletmelerin KDV iadelerinde gerek kendilerinin gerekse girdi temin ettikleri kullanıcıların defterlerinin oluşturulma süreci ile elektronik beratı GİB e yollama süreleri arasındaki zaman farkının KDV iadelerinin yapılmasını geciktirmeden çözülmesine olanak sağlaması bakımından önem arz etmektedir. Bazı kullanıcıların Yeminli Mali Müşavir ce inceleme raporu yazılmış ve raporlarında kullanmış oldukları teyit veya bilgi yazılarına rağmen defterlerin E-Beratlarının henüz alınmamış olduğu durumlar söz konusu olabilmektedir. Bu durum ise örneğin Haziran dönemi ihracatlarına ilişkin KDV iadesinin Eylül ayı sonuna kadar işleme alınmaması sonucunu doğurabilir ve iadelerde gecikmelere yol açabilir. Aşağıda yer alan GİB İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı yazısından bu şekilde birçok sorun yaşandığı anlaşılmaktadır. Platformda yapılan görüşmelerde konu ele alınmış ve aşağıda belirtilen değerlendirmelerde bulunulmuştur. 1
II-İSTANBUL VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI YAZISININ DEĞERLENDİRİLMESİ 18.08.2016 tarihli ve 39044742-130-E.138796 sayılı İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı yazısı KDV iadesi tasdik raporu düzenlenen dönemlere ilişkin e-defter berat uygulaması konusunu içermektedir. Genel yazıda Gelir İdaresi Başkanlığının 11.08.2016 tarih ve 85330 sayılı yazısından hareket edilmiş bulunmaktadır. GİB yazısında 3065 sayılı yasanın 29/3 ncü maddesinden hareketle indirim hakkının kanuni defterlere kayıt edildiği dönemde kullanılabileceği vurgulanmıştır. Daha sonra yazıda V.U.K. 219 ncu maddesindeki kayıt süreleri ile 397, 421 ve 454 sıra no.lu V.U.K. Tebliğleri ve 2 no.lu e-defter Tebliğinden alıntılar yer almıştır. Bu mevzuattaki açıklamaların belirtilmesinden sonra İstanbul Vergi Dairesi yazısı aşağıdaki gibi devam etmektedir. Elektronik defter beratlarının en geç ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulması gerekmekle birlikte, elektronik defterlerin yetkili makamlara ibrazını gerektiren; vergi incelemesi, vergi iadesi vb durumlarda 3 aylık sürenin dolması beklenilmeksizin e-defter beratlarının oluşturulması gerekmektedir. Bu çerçevede 3065 sayılı KDV Kanununun 29/3 ncü maddesi gereğince indirim hakkının kullanılabilmesi için ilgili vesikaların kanuni defterlere kaydının yapılması zorunlu olduğundan, ilgili dönemlere ilişkin e-defter kayıtlarının oluşturulup, imzalanıp, e-defter uygulaması üzerinde berat dosyalarının alınması ve bu berat dosyaları ile ilgili indirim ve iadeye konu edilen faturaların e-defter uygulamasına dâhil olan mükellefler bakımından kanunen geçerli e-defter kayıtlarına intikal ettirilmiş olduğuna ilişkin bilgilere (ilgili faturaların yevmiye defteri kayıt tarihi ve no.suna) iade talebine ilişkin YMM Raporlarında yer verilmesi gerekmektedir. Görüldüğü üzere indirim hakkının kullanılması için kanuni defterlerin yazılı olması ve e-defter Beratını almadan e-defterin yazılmış sayılmayacağından hareket edilmektedir. Bu husus ihracatçının katma değer vergisi iadesinin kendi kontrolünde olmayan nedenlerle gecikmesine yol açabileceğinden önemlidir. Günümüz uygulamalarında 45 günlük kayıt süresi dolmadan KDV, muhtasar, ÖTV gibi beyannameler verilebilmektedir. İndirim hakkının yasal defterlerin yazıldıktan sonra kullanılması söz konusu olacak ise çoğu beyannamelerde bu gerçekleşmez ve aykırı bir durum vardır denilebilir. Oysa işletmeler V.U.K. 219 ncu maddesine göre kayıt yaparak indirim hakkını 2
kullanmaktadır. Örneğin ayın son 10 gününde gelmiş faturalar 45 günlük uzatılmış kayıt süresi içinde kayıt yapabilirler ve izleyen ay sonuna kadar kayıt oluşturmaları yasaya uygundur. Bu süre zarfında ise geçmiş ayın bütün beyannameleri verilmiş olmaktadır. Diğer bir konu elektronik defterin yazıldığının kanıtı olarak zaman damgası kullanmak suretiyle V.U.K. 219 a göre kayıtlar oluşturduktan sonra kayıtları kesinleştirmek mümkündür. e-defter beratı alındığında kayıtların yazıldığını düşünmek kayıt süresini 3 aya kadar uzatmak anlamına gelebilir ki bu V.U.K. 219 daki kayıt zamanı hükümlerine uyumlu değildir. III-Elektronik Defterin Oluşum Süreci Süreci GİB e-defter portalında yapılan açıklamalar ve e-defter Teknik Mimari olarak açıklanan şemadan hareketle ele almak yararlı olacaktır. Yukarıda yer verilen şema Teknik Mimari Portal da yer almaktadır. Buna göre 9 madde ile süreç izah edilmektedir. Ayrıca E-Defter uygulama kılavuzu içinde de konu ele alınmış durumdadır. Yazımızda 3 ncü aşamada oluşturulan Elektronik Defterin durumu ile 4 ncü aşamadaki e-berat alınması durumu işlenmektedir. 3
4 ncü aşamadaki Berat e-defter yazıldıktan sonra uyumlu programdan alınmasına rağmen, berat gönderme süresi olan 3 ay içerisinde defalarca değişebilir, muhasebe fişi değişikliği veya unutulmuş kayıtların geçmişe yönelik girilmesi mümkündür ve bu hususlar berat değişikliğine gerek duyar. Kısaca kayıtların kesinliği sağlanmamıştır. Yukarıdaki yazılarda bahsedilen e-beratlar 8 nci aşamadaki e- beratlardır. Ancak bu süreci beklemek ihracatçının KDV iadesini geç almasına neden olacak bir süreçtir. Oysa 3 ncü aşamada zaman damgası kullanılması suretiyle mali mühür ile imzalanan defterlerin değişmezliğini ve bütünlüğünü sağlamak mümkündür. Berat 3 ncü ay sonunda ayrıca verilecektir. Esasen Yeminli Mali Müşavirin katma değer vergisi iade raporunu düzenlemesi sırasında yasal kayıtların yazılı olması zorunludur. KDV iade raporu yazan YMM mali mühürle imzalanmış ve zaman damgası vurulmuş kayıtları aramak durumundadır. Aynı husus YMM teyidi veya bilgi yazısı veren YMM için de gereklidir. Mali Mühürle mühürlenmiş ve zaman damgası vurulmuş kayıt kesindir ve değiştirilemez. Ancak daha sonraki kayıtla muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. YMM teyitleri ve bilgi yazılarında da zaman damgası uygulaması yapılmalıdır. e-defter Uygulama Kılavuzunda elektronik deftere ait oluşturma süreçleri aşağıdaki gibidir; Adım 1: Elektronik defterler aylık dönemler itibariyle oluşturulur. Öncelikle muhasebeye dayanak olan işlemler, ilgili mevzuatta belirtilen yasal süreleri içerisinde kayıt edilmelidir. Ardından aylık olarak oluşturulan muhasebe kayıtları, uyumlu yazılımlar aracılığıyla tebliğ ve kılavuzlarda belirtilen standartlarda ve XBRL formatında XML olarak elektronik deftere dönüştürülür. Elektronik defter uygulamasında oluşturulacak defterler Yevmiye Defteri ve Büyük Defterdir. Adım 2: Oluşturulan XML dosya yani elektronik defter, tüzel kişiler tarafından mali mühür, gerçek kişiler tarafından ise mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır. Bu sayede oluşturulan elektronik defterin kaynağının değişmezliği ve bütünlüğü sağlanır. Adım 3 ve Adım 4: Defterlerin oluşturulmasının ardından, bu defterlere ait beratlar oluşturulmalıdır. Berat, deftere ait mali kayıtlar hariç olmak üzere bazı özet bilgileri (deftere ait imza/mühür değeri, firma bilgileri, muhasebe bilgileri, oluşturulan defterin türü ve dönemine ait bilgiler, beratın kendi imza değeri) taşıyan bir elektronik sertifikadır. Yevmiye Defteri için ayrı, Büyük Defter için ayrı berat oluşturulmalıdır. 4
Görüldüğü üzere mali mühürle mühürlenen kayıtların elektronik defterin kaynağının değişmezliğini ve bütünlüğünü sağlamak 2 no.lu Adımda mümkündür bu aşamada kullanılacak zaman damgası sorunu çözmüş olmaktadır. 1 numaralı Elektronik Defter Tebliği Zaman Damgasını şöyle tanımlamaktadır. Zaman Damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulanan kaydı ifade etmektedir. Zaman Damgası kullanımı zorunlu değildir. Ancak 1 no.lu Tebliğde belirtildiği üzere herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeniyle beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, güvenli elektronik imza (gerçek kişiler için) veya mali mühür (tüzel kişiler için) ile zaman damgalı olarak imzalanacak ve onaylanacaktır. Bu düzenleme ile süresinde GİB e e-berat gönderilemese bile kayıtların geri dönülemez kesinlikte ve güvenli bir şekilde oluşturulduğu kabul edilmiştir. IV-SONUÇ VE ÖNERİLER Yazımızın yukarıdaki bölümlerinde yer alan açıklamalar ile platform da ayrıntılı olarak görüşülen konular açıklanmaya çalışılmıştır. GİB tarafından yayınlanan 11.08.2016 tarihli ve 85330 sayılı yazının ve İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığınca yayınlanmış olan 18.08.2016 tarihli ve 39044742-130-e.138796 sayılı yazıların konuya çözüm olup, olmayacağı yazıların gerekçeleri ile ele alınarak yorumlanmış ve sonucunda her iki yazının değiştirilmesinin KDV İade sürecinin gecikmemesi bakımından yararlı olacağı yönünde ağırlıklı bir görüş oluşmuştur. Platformda yapılan görüşmeden sonra oluşan öneriler aşağıdaki gibidir. -Vergi Usul Kanunu hükümleri ile Elektronik Defter beratı gönderme süreleri arasında çelişki vardır giderilmesi yararlı olacaktır. Süre farklılıkları e- defter kullanıcısı olmayan işletmeler göz önüne alındığında eşitsizliğe yol açmaktadır. -3 aylık e-berat yollama süreci kısaltılarak sorun çözülebilir. Bu süre 45 günlük kayıt süresine, 2 aya veya KDV beyanname verme süresine çekilerek belirsizlik giderilebilir. 5
-Zaman Damgası zorunlu hale getirilmelidir. Mali mühür ile mühürlenen ve zaman damgasının uygulandığı kayıtların güvenliğinin sağlandığı ve değişmezliği hususu vurgulanarak uygulamaya yön verilebilir. -YMM KDV iade raporu yazılmasında ve teyit veya bilgi yazılarında zaman damgası ile damgalanmak ve mali mühür uygulanmak suretiyle yevmiye kayıtları kesinleştirilmiştir, şeklindeki bir ibare yeterli olabilir. 6