Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu

Transkript

1 Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu Mart

2 e-defter tarihli 421 Sıra No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre e-defter kullanmak zorunda olan ve Yeni Nesil Programını kullananan mükelleflerin elektronik defter oluşturmak için ; Link Yeni Nesil e-defter Yeni Nesil 6.10 programlarını kullanmaları gerekmektedir. Yeni Nesil 6.10 da e-defter ile ilgili yapılan değişiklikler Yeni Nesil 6.10 programında yer alan e-defter ile ilgili kontroller, Link Yeni Nesil e-defter lisansına bağlı olarak yapılmaktadır. Kullanıcı e-defter kapsamında ise ; Muhasebe Sistemi\Parametreler\Sistem Parametreleri\Çalışma Parametreleri\Genel Parametreler seçeneğindeki e-defter Kullanılıyor sahasının işaretlemesi gerekmektedir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 2/27

3 e-defter kullanılıyorsa; Yeni Nesil Đşlemler\Güvenlik Yönetimi\ Kullanıcı Tanıtımı seçeneğinden bilgi girişini yapacak olan kullanıcının tanımlanması gerekmektedir. Elektronik ortamda verilen yevmiye ve kebir defterlerine Yevmiye Evrak Tipi, Evrak Tipi Açıklama, Evrak Numarası, Evrak Tarihi sahaları eklenmiştir. Evrak girişi sırasında bu sahaların evrak tipine uygun olarak doldurulması gerekmektedir. Bu nedenle her evrak için ayrı fiş kaydı oluşturulmalıdır. Örneğin; Fatura evrağı için oluşturulan fiş kaydında; yevmiye evrak tipi sahası Fatura olarak seçilmeli, evrak numarası ve evrak tarihi sahalarına bilgi girilmedilir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 3/27

4 Serbest meslek makbuzu için oluşturulan fiş kaydında; yevmiye evrak tipi sahası Diğer olarak seçilmeli, evrak tipi açıklama sahası doldurulmalıdır. Muhasebe fişine entegrasyon ile aktarılan kayıtların yevmiye evrak tipi sahalarına uygun bilgilerin getirilmesi amacıyla Cari hesap sistemi, Fatura sistemi, Senet-Çek sistemindeki bilgi giriş ekranlarında kaydetme işlemi sırasında e-defter penceresi açılmaktadır. Açılan pencerede girilen kaydın evrak tipi ve işlem tipine göre e-deftere ait sahaların öndeğer bilgisi gelmektedir. e-defter penceresinin açılması için seçeneklerin özel menüsünde yer alan e-defter Bilgileri Sorulsun ( Shift + Ctrl + F4) olarak işaretlenmelidir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 4/27

5 Aşağıda e-defter penceresinin açıldığı bazı seçenekler örnek verilmiştir. Cari hareket girişinde işlem tipi senet olan bir kayıt girildiğinde açılan e-defter penceresine aşağıdaki gibi öndeğer gelmektedir. Cari hareket girişi seçeneğinden bilgi girişi yapıldıktan sonra ilgili kaydın üzerine konumlanarak Ctrl_F6 tuşu ile e-defter bilgileri görüntülenebilir. Cari hesap sistemindeki Havale/EFT Girişi seçeneğinden bilgi girişi yapıldığında açılan e-defter penceresine aşağıdaki gibi öndeğer gelmektedir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 5/27

6 Yine Fatura sisteminde faturayı kaydetme sırasında cariye üretilecek kayıtların e-defter bilgilerinin girilebilmesi amacıyla e-defter penceresi açılmaktadır. Servis Đşlemleri Muhasebe fiş kayıtlarındaki e-defter bilgilerini kontrol etmek amacıyla e-defter Bilgileri Kontrol işlemleri seçenekleri eklenmiştir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 6/27

7 Entegre Edilmiş Fiş Kayıtlarının Kontrolü ve Düzeltilmesi Entegrasyon işlemi ile oluşan muhasebe fiş kayıtları ile ilgili cari hareketin e-defter alanları karşılaştırılır. Karşılaştırma işleminde cari hareketin e-defter bilgileri baz alınır. Kontrol işlemi son onaylı yevmiye bilgilerinden itibaren yapılır istenirse filtre sayfasından filtre verilebilir. Düzeltilsin parametresi ile çalıştırıldığında hatalı kayıtlar düzeltilir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 7/27

8 e-defter Uygunluk Kontrolü Muhasebe fiş kayıtlarının e-defter uygunluğu kontrolü yapılır. Kontrol işlemi ekrandaki Fiş Tarihi ve Madde Numarasından itibaren yapılır istenirse filtre sayfasından filtre verilebilir. Bu servis işleminde aynı zamanda madde numarasının sıralı olması ve fiş başlık bilgilerinin olup olmadığı da kontrol edilir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 8/27

9 e-deftere uygun olmayan kayıtlar ekrana listelenir. Gerekli düzeltmenin yapılabilmesi için listelenen kayıt üzerinde mouse ile çif tıklandığında ilgili fiş kaydına gidilir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 9/27

10 Link Yeni Nesil e-defter Link Yeni Nesil e-defter programı, Yeni Nesil programı tarafından e-deftere uygun olarak hazırlanmış verileri kullanarak elektronik defter oluşturmakta ve oluşturulmuş olan defterleri arşivleme işlevi yapmaktadır. Program çalıştırdığında ilk olarak şirketin mali mühürünün yer aldığı akıllı karta ait şifre giriş ekranı açılmaktadır. Daha sonra işlem yapılacak şirket seçilerek sisteme giriş yapılır. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 10/27

11 Yeni Nesil e-defter uygulamasınının Ana Menüsü aşağıdaki gibidir. Ana menü ekranında yasal defterleri oluşturmak, arşivlemek ve bu işlemlerle ilgili tanımlamaları yapabileceğimiz seçenekler yer almaktadır. Yasal Defterleri oluşturmadan önce bir defaya mahsus olmak üzere Tanımlar menüsü altında yer alan, Đşletme Bilgileri Dosya Dizin Tanımlamaları Zaman Damgası sunucusu Seçeneklerindeki tanımlamaların yapılması gerekmektedir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 11/27

12 Đşletme Bilgileri Ekranın sol kısmında mükellefe ait ticari ünvan ve iletişim bilgileri, diğer kısmında ise mükellefin bağlı olduğu Mali Müşavir e ait iletişim bilgileri yer almaktadır. Kaydetme işleminin gerçekleşmesi için ekranda yer alan bilgilerin eksiksiz olarak doldurulması gerekmektedir. e-defter oluşturulmadan önce bu tanımların yapılması gerektiği için sisteme ilk girişte bu seçenek açılmaktadır. Son Yevmiye Bilgileri başlığı altında ise son oluşturulan deftere ait dönem, yevmiye madde sıra numarası ayrıca dosya bilgileri yer almaktadır. Yevmiye ve kebir defterleri oluşturma işlemlerinden sonra burada yer alan bilgiler otomatik olarak güncellenmektedir Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 12/27

13 Dosya Dizin Tanımlamaları Program tarafından oluşturulacak olan e-defterlerin ve bu defterlere ait Berat dosyalarının arşivlenmesi amacıyla dizin yapısı tanımlanması yapılmaktadır. Bu tanımlar defter tipine göre ayrı ayrı yapılmalıdır. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 13/27

14 Zaman Damgası Sunucusu Bilgileri e-deftere ait Berat dosyasının GIB (Gelir Đdaresi Başkanlığı) e gönderilmesinden önce zaman damgası ile imzalanmasının gerekmesi durumunda kullanılacak zaman damgasının tanımlamaları yapılmaktadır. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 14/27

15 Yevmiye Defteri Seçeneğe girildiğinde en son onaylanmış yevmiye defterinden sonraki döneme ait kayıtlar ekrana otomatik olarak getirilir. Örneğin : son oluşturulan onaylı deftere ait dönem olması durumunda, bir sonraki onaylanacak olan yevmiye dönemi otomatik olarak olarak getirilir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 15/27

16 Madde numarasına göre gruplanarak listelenen kayıtların (+) işareti ile detayı görüntülenebilir. Yevmiye defteri oluşturulurken Satır ve Madde numaralarının doğru sırada takip edilmesine dikkat edilmelidir. Eğer satır ve madde numaraları hatalı ise ; Yeni Nesil Sisteminden ilgili servis işlemi çalıştırılarak düzeltilmelidir. Ekranın sol üst kısmına yer alan Onayla butonu ile belirtilen döneme ait yevmiye defteri onaylanmaktadır. Onaylama işleminden sonra Satır No sahası, son onaylanan yevmiye defterininin satır numarasını takip ederek güncellenmektedir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 16/27

17 Onaylama işlemini sırasında oluşturduğumuz Yevmiye Defteri içerisinde hatalı bilgi girişi veya birbirini takip etmeyen Satır ve Madde Numarası olması durumunda uyarı mesajı verilerek onaylama işlemi gerçekleşmez. Hata tespit edilen satırlar kırmız ile işaretlenir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 17/27

18 Hatalı kayıtların düzeltilmesi işleminden sonra kaydetme işlemi gerçekleştirilir. Yevmiye defteri kaydedildikten sonra berat dosyası oluşturulur. Berat Dosyası, e-defterin imza değerini taşıyan GIB e gönderilen dosyadır. Berat dosyası oluşturulmamış yevmiye defterinin geçerliliği söz konusu değildir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 18/27

19 Berat dosyası oluşturmak için Yevmiye beratı işlemleri menüsünden kaydet veya Zaman damgasıyla kaydet seçimlerinden biri kullanılabilir. Yasal süre içinde çeşitli nedenlerle gönderilemeyen e-defterler Zaman damgasıyla kaydedilerek daha sonra da gönderilebilir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 19/27

20 Yevmiye defterine ait berat dosyası oluşturulduktan sonra Paketle işlemi gerçekleştirilir. Paketle işlemi, oluşturduğumuz berat dosyasının GĐB nın standartlarına göre.zip dosyası olarak kaydedilmesini sağlar. Oluşturulan.zip uzantılı dosya daha sonra Arşivlenen e-defterler seçeneğinden de görüntülenmektedir. Önceki dönemlere ait yevmiye kayıtları e-defter Dönemi bölümünden dönem seçimi yapılarak görüntülenebilmektedir. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 20/27

21 Defteri Kebir Kebir defteri, yevmiye defterindeki gibi onaylama işlemi yapılmadan kaydetme işlemi ile oluşturulmaktadır. Burada dikkat edilmesi gereken kısım seçilen dönem bilgisinin yevmiye defteri ile aynı olmasıdır. Kebir defteri oluşturulduktan sonra, kebir beratı işlemleri menüsünden kaydet yada zaman damgasıyla kaydet seçimlerinden biri uygulanarak kebir defterine ait berat dosyası kaydedilir. Ardından Paketle işlemi ile GIB e gönderilecek olan sıkıştırılmış dosya tanımlı dizine kopyalanır. Oluşturulan Yevmiye Defteri Beratı ve Defter-i Kebir Beratı dosyaları için paketleme işlemi yapıldıktan sonra, dosya dizin tanımlamaları bölümünde daha önceden tanımlanmış olan dizinde.zip formatı ile saklanmaktadır. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 21/27

22 Gelir Đdaresi başkanlığının e-defter uygulaması ile ilgili web servisinin bulanmamasından dolayı, oluşturulan e-defterlerin manuel olarak web sayfasına ( yüklenmesi gerekmektedir. Bu işlem, ana menüde yer alan Berat Gönder\Al bölümündeki GĐB e- Defter Uygulaması seçeneği ile yapılmaktadır. e-defter Arşivleme e-defter Arşivleme bölümünde, GIB in e-defter uygulamasından indirilen onaylanmış berat dosyası ve berat belgesine konu olan defter ile birlikte arşivleme işlemi yapılmaktadır. Arşivleme işlemi zaman damgası kullanılarak yapılabilir. Zaman damgası kullanılarak arşivleme yapıldığında, arşiv zamanı tesbiti ve uzun dönemli mali mühür serfitikası geçerliliği sağlanmaktadır. Berat dosyasının gerektiğinde ibraz edilmesi ve geçerliliğinin ispat edilmesi bakımından berata belgesine konu olan defterle birlikte arşivlenmesi gerekmektedir. Arşivleme işlemi sırasında berat dosyası üzerinde GIB mali mühür sertifika doğrulama işlemi yapılır. Bu sayede GIB tarafından onaylanmayan e-defterlerin arşivlenmesi engellenmiş olur. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 22/27

23 Berat dosyası ve ona ilişkin defter dosyası arşivlenmeden sonraki yevmiye dönemi için onaylama işlemi yapılamaz. e-defter Durum Görüntüleme Yemiye Defteri ve Defteri Kebir seçeneklerinden oluşturulan e-defter dosyaları ve buna ait berat dosyalarının onaylama, kaydetme, berat oluşturma, gönderme ve arşivleme gibi durumlarının takip edildiği ekrandır. Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 23/27

24 XSLT formatında e-defter Đçerik Görüntüleme Ana menü üzerindeki Arşivlenen e-defterler seçeneğinde, daha önce tanımlanmış olan dosya dizin tanımlarına göre arşivlenmiş olan yevmiye ve kebir defterleri ve bunlara ait berat dosyaları görüntülenmektedir. Herhangi bir e-defter görüntülenmektedir. ya da Berat dosyasına tıklanarak dosya içeriği XSLT formatında Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 24/27

25 Yevmiye Defteri XSLT Görünmü Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 25/27

26 Yevmiye Berat Dosyası XSLT Görünmü Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 26/27

27 Defter-i Kebir XSLT Görünmü Yeni Nesil e-defter Kullanıcı Kılavuzu 27/27