KÜÇÜK ÖLÇEKLİ ALTYAPI UYGULAMA EĞİTİMLERİ 28-29 Mart, 2011
EĞİTİM PROGRAMI İÇERİĞİ - SÖZLEŞMENİN TEMEL BÖLÜMLERİ - SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ - RAPORLAMA - İZLEME SÜRECİ VE BİLGİ SİSTEMİ - UYGUN MALİYETLER - GÖRÜNÜRLÜK KURALLARI
İZLEME SÜRECİ VE BİLGİ SİSTEMİ 29.03.2011
İZLEME SÜRECİ VE BİLGİ SİSTEMİ - İZLEMENİN TANIMI VE AMACI - İLK İZLEME ZİYARETLERİ - DÜZENLİ VE ANLIK İZLEME ZİYARETLERİ - SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN KONTROLÜ - GERÇEKLEŞMELERE İLİŞKİN FİZİKİ KONTROL - İZLEME BİLGİ SİSTEMİ
İZLEMENİN TANIMI VE AMACI Ajansın desteklediği program, proje ve faaliyetlerin öngörülen amaç ve hedeflere ulaşılması amacıyla, düzenli ve sürekli olarak veri toplanması, uygulamaya ilişkin risklerin önceden tespit edilerek düzeltici ve önleyici tedbirleri alınması, uygulama performansının takip edilmesi ve denetim faaliyetlerinin yapılabilmesine imkan verecek bilgilerin kayda geçmesini sağlamak üzere yürütülen, tarafsız yönlendirme ve takip faaliyeti. Kaynak: Destek Yönetim Kılavuzu
İZLEMENİN TANIMI VE AMACI İzleme Değerlendirme Denetim Kim? Yönetimin Sorumluluğu- Tüm kademeler yapar. Genellikle tarafsızlığı temin etmek amacıyla dış aktörlerin katkısı alınır. Ne zaman? Sürekli Dönemsel: Program öncesi-ara-program sonrası Neden? Mantıksal Çerçeve ile bağlantısı nedir? İlerlemeyi kontrol etmek, Düzeltici tedbirler almak, Planları revize etmek Girdiler, Faaliyetler, Sonuçlar Yeni programların tasarımda ve politikaların gözden geçirilmesinde kullanılmak üzere genel dersler çıkarmak. Hesap verilebilirlik ilkesi. Sonuçlar, Genel amaçlarla uygunluk ve ilgilik. Dış aktörler Sistem denetimi, tamamlandıktan sonra. Paydaşlara hesap verilmesini sağlar ve ibra niteliği taşır. Mevcut ve gelecek durum için öneriler içerir. Girdiler, Faaliyetler, Sonuçlar Kaynak: Project Cycle Management Guidelines, March 2004, Europeaid.
İLK İZLEME ZİYARETLERİ Proje ekibi ile tanışılır. Projenin başlangıç durumu çıkarılır. Sözleşme verileri gözden geçirilir ve mevcut durum ile kıyaslanır. Risk değerlendirmesi yapılır. Projeye özgü satın alma, raporlama ve görünürlük konularında tavsiyelerde bulunulur. Projede değişiklik olup olmadığı gözden geçirilir.
İLK İZLEME ZİYARETLERİ Eğitim ihtiyaçları belirlenir. Olası sorunlar değerlendirilir. Projenin önemli aşamaları ve tarihleri belirlenir. Projenin performans göstergeleri ve somut çıktıları gözden geçirilir. Satın alma planı ve stratejisi ele alınır. Düzenli izleme ziyaretleri için plan yapılır. Harcama takvimi gözden geçirilir. Örnek İlk Veri Giriş Formu
DÜZENLİ İZLEME ZİYARETLERİ İlk izlemede yapılan plana uygun olarak gerçekleştirilir. Kesin tarihler karşılıklı iletişim ile belirlenir. Projelerin uygulama aşamasında faaliyetlerin projeye ve sözleşmelere uygun olarak yürütülüp yürütülmediği kontrol edilir. Yararlanıcının karşılaştığı sorunlara çözüm bulunması Projelerin uygulanabilirliğinin sağlanması Yüksek riskli ve karmaşık sorunları olan projelere dikkat edilir.
DÜZENLİ İZLEME ZİYARETLERİ Planlanan ve gerçekleşen faaliyetler ile harcamalar arasındaki tutarlılık var mı? Satın alınan mal veya ekipmanın fiziksel mevcudiyeti? Satın alma usullerine uygunluk durumunu kontrol etmek, Görünürlük kurallarına uygunluk durumunu kontrol etmek, Düzenli bir kayıt ve arşivleme sisteminin varlığını kontrol etmek,
DÜZENLİ İZLEME ZİYARETLERİ Performans göstergelerindeki ilerlemeyi değerlendirmek, Projenin karşılaştığı sorunları ve darboğazları tespit etmek, Eğer gerekli ise düzeltici tedbirler konusunda tavsiyelerde bulunmak, Önceden kararlaştırılmış düzeltici faaliyet varsa uygulanma durumunu kontrol etmek, İlerlemeler doğrultusunda sözleşmede bir değişikliğe ihtiyaç olup olmadığını analiz etmek, Altyüklenici hizmetleri ürünlerini ve performansını kontrol etmek. Örnek İzleme Ziyareti Raporu
ANLIK İZLEME ZİYARETLERİ Anlık ziyaretler, proje uygulamalarında ve izleme faaliyetlerinde hedeflenen kalitenin sağlanması için yapılacaktır. Bu ziyaretler öncelikle sorunlu olan ve/veya hakkında erken uyarı raporu düzenlenmiş projelere gerçekleştirilir. Anlık ziyaretler proje uygulamalarında (gerekli durumlarda) iç ve/veya dış denetçilerin gerçekleştirecekleri anlık kontrollerin dışında bir uygulamadır.
SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN KONTROLÜ - Kamu ihale mevzuatı (Tüm Kamu Kurumları) - Kalkınma Ajansları Satın Alma Rehberi (OSB ler) - Köylere Hizmet Götürme Birliği (Birlik Satın alma yönetmeliği)
SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN KONTROLÜ Sözleşme makamı ve yetkili idare olarak bütün sorumluluk Kamu İhale Mevzuatı kapsamında idarelerin üzerindedir. Ajansın sorumluluğu yararlanıcı ile imzalanan destek sözleşmesinin sınırları kapsamındadır. İzleme ziyaretlerinde satın alma süreçlerinin (İhale dosyası ve satın alma usulleri) kontrolü gerçekleştirilir. Bu kontrolün amacı projenin amaçlarına uygun olarak uygulanmasını sağlamaktır. Bu nedenle ihale sürecinin başarısız olmasına neden olabilecek her türlü konuda Ajans tavsiyede bulunabilir.
SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN KONTROLÜ Satın alınan mallar veya hizmet Sözleşmede öngörülmüş müdür? Uygulanan usuller satın alma sözleşmeleri büyüklüğüne uygun mudur? Sözleşme miktarının suni olarak bölünüp ihaleye gidilmesi söz konusu mudur? Satın alma ilanının uygun olan her ortamda yayımlandığını gösteren belgeler mevcut mudur? Doğru usuller uygulanmış mıdır? Tekliflerin verilmesi için uygun süreler belirlenmiş midir?
SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN KONTROLÜ Teknik Şartname/İş Tanımında ayrımcılık içeren hiçbir hüküm bulunmamaktadır; hiçbir şirket, üretici ya da modele atıfta bulunulmamıştır. Teknik Şartname/İş Tanımı yeterince detaylı hazırlanmıştır; teknik özellikler, kalite, performans, garanti ve satış sonrası hizmet ayrıntılarıyla tanımlanmıştır. İhale dosyasında seçim kriteri belirtilmiştir.
SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN KONTROLÜ Hizmet sağlayanın sahip olması gereken minimum teknik, mesleki ve mali kapasiteye ilişkin kriterler gereksiz bir biçimde yüksek tutulmamıştır. (Bu kriterler yüksek ya da rekabeti engeller gibi görünüyorsa, kriter seçiminin gerekçelerini açıklayın.) Teknik değerlendirme kriterleri ölçülebilir niteliktedir.
SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN KONTROLÜ Değerlendirme Komitesi en az üç kişiden oluşmaktadır; üye sayısı tek sayıdır. Bu Komitenin tüm üyeleri, ihaleler konusunda görüş bildirmeye yeter düzeyde teknik ve idari kapasiteye sahiptir. Gelen tüm teklifler saklanmıştır. İdari Uygunluk Değerlendirme Tablosu hazırlanmış ve imzalanmıştır.
SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN KONTROLÜ Değerlendirme Komitesinin her bir üyesi Değerlendirme Tablosunu doldurmuştur. Seçilen ve reddedilen tekliflere ilişkin tüm kararlar, Değerlendirme Raporunda ayrıntılarıyla anlatılmıştır. Seçilen isteklinin İsteklilere Talimatlarda belirtilen, ihaleye katılamayacak olanlar ile ilgili herhangi bir durumda olmadığını gösteren yeterli kanıt bulunmaktadır. Sözleşme hazırlanmış ve tüm taraflarca imzalanmıştır.
Yapım işlerinde kontrol; GERÇEKLEŞMELERE İLİŞKİN FİZİKİ KONTROL Yapım işlerinin mali desteğin verilmesine ilişkin sözleşmeye uyup uymadığı, Tamamlanmış yapım işlerinin malzeme ayrıntılı listesiyle uyup uymadığı, Yapım ve yenileme işlerinin tamamlanmasında Kanunlarla belirlenen diğer gerekli dokümanların (Geçici ve kesin kabul belgeleri gibi) sağlanıp sağlanmadığı, Faturalandırılmış olan işlerin yerine getirilip getirilmediği kontrol edilir.
GERÇEKLEŞMELERE İLİŞKİN FİZİKİ KONTROL Mal alımlarında kontrol; Malzemeleri ve parçalarını kontrol eder ve model, tip, seri numaraları ve üretici isimleri Kaydedilen seri numaralarının satın alma belgelerindeki (satın alma listesi veya garantiler) sayılar ile çapraz kontrolünü yapar. Malzemenin Ajans katkısıyla satın alındığını gösteren bir işarete sahip olup olmadığını kontrol eder. Aşağıdaki durumlarda izleme uzmanı, erken uyarı/usulsüzlük raporu hazırlar: Satın alma dokümanlarında belirtilen özel bir kalemin doğrulanamaması, Malzemenin, ikinci el olduğu şüphesi, Malzemenin seri numaralarının değiştirildiğine dair şüphe, Herhangi bir başka sahtekarlık teşebbüsü.
Hizmet alımlarında kontrol; GERÇEKLEŞMELERE İLİŞKİN FİZİKİ KONTROL İDB, yararlanıcı tarafından alınan hizmetlerin kontrolünü sunulan raporlardaki destekleyici belgelerin kontrolü ve gerektiği taktirde anlık izleme ziyaretleri ile gerçekleştirebilir. İzleme uzmanı gerekirse, hizmet alımı sözleşmesi kapsamında yapılan eğitimlere, düzenlenen organizasyonlara vb. katılarak hizmetin alındığını ve alınan hizmetin kalitesini doğrular.
İZLEME BİLGİ SİSTEMİ Karar süreçlerini desteklemek amacıyla oluşturulmuş internet tabanlı bir bir yazılımdır. Yararlanıcıların projelerine ilişkin 2 aylık beyan raporlarını bu sistem üzerinden sunmaları gerekmektedir. İhtiyaç ve sorunlarını sistem üzerinden iletebilirler. İzleme Bilgi Sistemi
UYGUN MALİYETLER 29.03.2011
UYGUN MALİYETLER - TANIMI VE KAPSAMI - MALİ DOKÜMANTASYON - TEKNİK DOKÜMANTASYON
UYGUN MALİYETLER 3 Temel Kriter: Ne zaman gerçekleştirilirse uygundur? Hangi kalemler uygundur? Hangi usüllerle yapılan harcamalar uygundur?
Tanımı ve Kapsamı: UYGUN MALİYETLER Bütçeniz uygun maliyetler tahminini içerir ve azami destek miktarını gösterir. Maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır. Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır. Sözleşme tarihinden önce yapılan uygun maliyet olarak kabul edilemez.
Tanımı ve Kapsamı: UYGUN MALİYETLER Bütçeniz uygun maliyetler tahminini içerir ve azami destek miktarını gösterir. Maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır. Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır. Sözleşme tarihinden önce yapılan uygun maliyet olarak kabul edilemez.
Mali dokümantasyon: UYGUN MALİYETLER Harcamalar Dokümanlar 1. Fatura ve makbuz gibi satın alma belgeleri 2. Banka hesap özeti, borç makbuzu, taşeron ödemeleri gibi ödeme belgeleri Tüm harcamalar 3. Onaylanmış raporlar, seminer, konferans ve eğitim katılım belgeleri (ilgili belgeler ve elde edilen malzemeler, katılımcı listeleri ile sertifikalar dahil olmak üzere) gibi hizmetlerin gerçekleştiğine dair belgeler 4. Hesap defterleri, alt hesaplar ve bordro hesapları, demirbaş kayıtları ve ilgili diğer muhasebe bilgileri gibi yararlanıcının muhasebe kayıtları (bilgisayar ya da elle tutulmuş)
Mali dokümantasyon: UYGUN MALİYETLER Harcamalar İnsan Kaynakları Seyahat Taşeronlardan temin edilen mal, hizmet ya da yapım işleri Dokümanlar Sözleşmeler, ücret beyanları, tüm proje personelinin aylık zaman çizelgeleri ve çıktıları gibi personel ve bordro kayıtları Seyahat biletleri (uçak seyahati tercih edilmesi durumunda uçuş kartları da dahil olmak üzere) Araç kiralama: Acente faturası ve katedilen mesafenin özet listesi Araba: Benzin masrafları için, katedilen mesafenin özet listesi, kullanılan araçların ortalama yakıt tüketimi ve benzin maliyetine ilişkin destekleyici belgeler İhale belgeleri, ihaleye katılanların teklifleri ve değerlendirme raporu gibi satın alma usullerine ilişkin belgeler Sözleşme ve sipariş formları gibi taahhüt belgeleri Tedarikçiden tesellüm makbuzları gibi mal alımlarına ait belge Kabul belgeleri gibi yapım işlerinin tamamlandığına dair belgeler
Teknik dokümantasyon: UYGUN MALİYETLER Araştırmalar /çalışmalar- Yayımlar Seminerler, konferanslar, çalışma toplantıları Eğitim Uzmanlar Raporlar Yayımların kopyaları Program Sunum listeleri / konferans raporları El ilanı Katılımcı listesi Konuşmacı listesi Toplantı notları (uygun olduğu durumlarda) Basın kupürleri Geri bildirim formları (uygun olduğu durumlarda) (EK 3) Eğitimin detaylı tanımı Eğitim modülleri, konu başına eğitim saatleri, yöntemler vb. Eğitim çizelgesi Eğitimcilerin listesi Geri bildirim formları (EK 3) Eğitim değerlendirme raporları Zaman çizelgeleri (EK 5.1) Çıktıların kopyaları Faaliyet raporları
GÖRÜNÜRLÜK KURALLARI 29.03.2011
NEDEN GÖRÜNÜRLÜK? - Şeffaflık: Kamuoyunun sağlanan desteklere ilişkin bilgisinin olmasına yardımcı olmak. - Farkındalık yaratma: Kalkınma bilincinin artırılması ve geniş kitlelere yayılmasını sağlamak.
ÖRNEK TANITIM TABELASI
ÖRNEK TANITIM TABELASI
ÖRNEK DEMİRBAŞ TANITIM KARTI Bu demirbaş eşya/malzeme T.C. Başbakanlık Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı nın genel koordinasyonunda Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı tarafından finanse edilen TR83/2010/ALTYAPI/01/ referans numaralı Küçük Ölçekli Altyapı Mali Destek Programı kapsamında satın alınmıştır.
ÖRNEK BROŞÜR
DİĞER? -Başvuru formunda neleri yapmayı taahhüt ettiniz? -Bütçenizde ne kadar kaynak ayrıldı? -Bütçede tanımlı olmayan görünürlük harcamaları uygun değildir.
www.oka.org.tr info@oka.org.tr 0 (362) 431 24 00
TEŞEKKÜRLER İzleme ve Değerlendirme Birimi