Flint Group Mesleki Davranış Kuralları
Mesleki Davranış Kuralları Giriş Flint Group kendini tamamen etik iş uygulamaları, kişisel bütünlük ve bu Mesleki Davranış Kurallarına ("Mesleki Davranış Kuralları" veya "Kurallar") uygunluk ve Flint Group'un faaliyet gösterdiği tüm ülkelerde yürürlükte olan tüm kanunlara uymaya adamış bir kuruluştur. Flint Group un sorumluluk sahibi bir şekilde hareket etme konusundaki itibarı kurum olarak başarısında kritik bir rol oynamaktadır. İtibarımız davranış şeklimiz ve iş yapma tarzımızın temelini oluşturan yol gösterici beş ilkeden kaynaklanmaktadır: Müşterilerimiz yaptığımız her işin odak noktasını oluşturur; Herkes başarımıza katkı sağlar; Bütünlük kavramından kesinlikle taviz verilmez; Sürekli gelişim performansı harekete geçirir ve mükemmeli başarma tutkumuzu destekler; ve Liderlik ve takım çalışması, hedeflerimize ulaşmanın ön koşullarıdır. Bu değerler Mesleki Davranış Kurallarımızda öngörülen davranış ilkeleri ve standartları ile ifade edilmektedir. Bunlar dünya çapında gösterdiğimiz faaliyetlerin ekonomik, sosyal, güvenlik ve çevresel yönlerini yönetme şeklimizi tanımlamaktadır. Bu Mesleki Davranış Kuralları, belli uygunluk alanlarına yönelik daha detaylı politika ve prosedürler ile takviye edilecektir. 1
İçindekiler Bölüm 1. Kuralların Flint Group ve Üçüncü Taraflar için Uygulanması.... 2 Bölüm 2. Bu Mesleki Davranış Kurallarına ve Kanunlara Uygunluk 3 Bölüm 3. İş Etiği.. 4 Bölüm 4. Sağlık, Güvenlik ve Çevre. 4 Bölüm 5. Çalışma Koşulları 5 Bölüm 6. Gizli Bilgiler 5 Bölüm 7. Çıkar Çatışmaları 6 Bölüm 8. Rüşvet ve Yolsuzluk.. 7 Bölüm 9. Kara Para Aklama. 8 Bölüm 10. Hile ve Yasadışı Uygulamalar... 9 Bölüm 11. Ticarete Uygulanan Kontroller 9 Bölüm 12. Antitröst ve Rekabet Kanunu. 10 Bölüm 13. Resmi Soruşturmalar. 10 Bölüm 14. Siyasi Katılım.. 10 Bölüm 15. Kayıt İşlemleri ve Flint Group Kayıtları 11 Bölüm 16. Flint Group Varlıklarının Kullanımı. 11 Bölüm 17. İnternet ve E-Posta Uygulamaları. 11 Bölüm 18. Etik Danışmanlık ve İhlallerin Raporlanması. 12 Bölüm 19. Bu Mesleki Davranış Kurallarının İdaresi ve Feragat. 13 1. Kuralların Flint Group ve Üçüncü Taraflar için Uygulanması Flint Group Bu Mesleki Davranış Kurallarının amacı Flint Group'un etik ve yasal davranışlarıyla ilgili genel standartların belirlenmesidir. Bu Kurallar Flint Group çalışanları 1, yetkilileri ve yöneticilerinin mevcut ve potansiyel müşteri, tedarikçi, distribütör, aracı ve rakipleri, devlet kurumları ve öz-denetim kuruluşları, medya ve Flint Group'un irtibat halinde olduğu diğer tüm taraflar ile olan faaliyetleri ve iş ilişkilerini düzenler. Üçüncü Taraflar Flint Group danışmanları, aracıları, distribütörleri, hizmet sağlayıcıları ve tedarikçilerinin ("Üçüncü Taraflar") uygun sözleşmeye bağlı düzenlemeler yoluyla işbu Mesleki Davranış Kurallarında yer alan ilkelere, Flint Group adına veya kendi iş ilişkileri için uyguladıkları ölçüde, eşit şekilde uymaları beklenmektedir. Ayrıca, Üçüncü Taraflar işbu Mesleki Davranış Kurallarının Flint Group çalışanları için bağlayıcı olduğu hususuna saygı duyacak ve çalışanlarımızı hiçbir şekilde bu Kuralları ihlal etme konusunda teşvik etmeyecektir. 1 İşbu Mesleki Davranış Kurallarının amaçlarına uygun olarak "çalışan" tanımı geçici ve sürekli çalışanlar ile yüklenicileri kapsamaktadır. 2
2. Bu Mesleki Davranış Kurallarına ve Kanunlara Uygunluk Her birimiz Flint Group adına hareket ederken bütünlük içerisinde çalışma konusunda sorumluluk sahibiyiz. Faaliyet gösterdiğimiz her ülkede, tüm Flint Group çalışanlarından belirli görev ve sorumluluklarımız için geçerli olan kanun, kural ve yönetmelikleri kavraması ve usulünü öğrenmesi beklenmekte olup, kanunları bilmiyor olmak uymamak için kabul edilebilir bir gerekçe değildir. Tüm çalışanların kanunlara, bu Mesleki Davranış Kurallarına ve Flint Group politikaları ile kendilerine atanan görev ve sorumluluklar için geçerli asgari politika standartlarına uyması beklenmektedir. Ayrıca, yönetim pozisyonlarında görev alan kişiler yüksek seviyede bütünlük içeren davranışlarıyla örnek olma konusunda özel bir sorumluluğa da sahiptir. Gözetimleri altında bulunan çalışanların eğitimini, bu Mesleki Davranış Kurallarını kavramaları ve bunlara uymalarını sağlama konusunda gayret etmeleri gerekir. Kanunlar, bu Mesleki Davranış Kuralları veya Flint Group politikaları ve asgari politika standartlarını ihlal ettiğinden şüphelendiğiniz herhangi bir davranış fark etmeniz durumunda, bunu Etik Danışmanlık ve İhlallerin Raporlanması başlıklı 18'inci Maddede belirtilen raporlama mekanizmalarından birini kullanarak rapor etmekle sorumlusunuz. Herhangi bir durumda ne yapılması gerektiğinden emin değilseniz, bu Mesleki Davranış Kurallarının ilgili bölümüne başvurun, yöneticinizle konuşun veya tercih ediliyorsa bu belgede belirtilen diğer irtibat noktalarından biriyle bağlantı kurun. Flint Group bu Mesleki Davranış Kurallarıyla ilgili tüm ihlalleri, ihlalin küçük ya da önemsiz görünmesine bakmaksızın, ciddiye alacaktır. Tüm ihlal veya tecavüz iddiaları derhal incelenecek ve uygunsuzluğun kanıtlanması durumunda iş akdinin feshi de dahil olmak üzere ciddi disiplin işlemleri ve cezaları uygulanacaktır. Ayrıca, bu Mesleki davranış Kurallarına saygı göstermeyen herhangi bir Üçüncü Taraf da sözleşmesinin feshedilmesi ve yenilenmemesi durumuyla karşı karşıya kalabilir. Flint Group'un işbu Kuralların ihlalinin yürürlükteki kanunun da ihlalini teşkil edebileceğine karar vermesi durumunda, konu araştırılacak ve gerekirse ilgili yetkililere sevk edilecektir. Kurallarımız bir sözleşme değildir. Herhangi bir şekilde özel istihdam hakkı tanımamakta ve belli herhangi bir süre için istihdam garantisi vermemektedir. Flint Group Birleşmiş Milletler Küresel İşbirliği Paketinin (http://www.unglobalcompact.org) üstünlüğüne saygı duymakta ve desteklemektedir. Davranışlarımız ve hareketlerimizde bu hususları daima yansıtmamız önemlidir lütfen aşağıdaki soruları kendinize sorunuz: Değerlerimize uygun davranıyor muyum? Bu Mesleki Davranış Kurallarına ve kanunlara uyuyor muyum? Konu belgelerde yer aldığında, aldığım karar konusunda rahat olacak mıyım? İşleri yapmak için bunun doğru yol olduğu hissediliyor mu? Bu durumda davranış şeklimle gurur duyacak mıyım? Durum tersine döner ve aynı davranışın sonucuna katlanmam gerekirse nasıl hissedeceğim? Aldığım karar dürüst, profesyonel ve gerçeklere dayalı bir karar mı? Davranışım geçerli ve makul bir gerekçe olmadan bir başka kişiyi olumsuz veya kötü şekilde etkiledi mi? Kendi kişisel çıkarlarım veya hükmümün davranışımı etkilemesine izin verdim mi? 3
3. İş Etiği Tüm Flint Group çalışanlarının ve Üçüncü Tarafların, kendilerine verilen görev ve sorumlulukları yerine getirirken yasalara uygunluğun ötesinde iş etiği ve şahsi etik kuralları açısından yüksek standartları gözetmeleri beklenir. Bu da diğer Flint Group çalışanları, kamu, iş dünyası, müşteriler, tedarikçiler, rakipler, devlet kurumları ve düzenleyici kurumlar ile iş yaparken her açıdan dürüstlük, bütünlük ve sağlam muhakeme kurallarının uygulanmasını gerektirir. Uygun etik iş davranışları kanunların gerektirdiğinin üzerinde olabilir. İşlerimizi faaliyet gösterdiğimiz ülkelerin her birinde yer alan en yüksek etik standartlara uygun olarak gerçekleştirmek, böylece Flint Group ve yetkililerinin bütünlüğü ve dürüstlüğünden şüphe duyulmamasını sağlamak bir Flint Group politikasıdır. 4. Sağlık, Güvenlik ve Çevre Flint Group yürürlükteki tüm güvenlik, sağlık, çevre ve iş yeri kanun ve yönetmelikleri gereğince ve çalışanların sağlık ve güvenliği ile çevrenin korunmasına en yüksek seviyede önem verecek şekilde işlerini yürütmeye kendini adamış bir kuruluştur. Dolayısıyla, Flint Group tüm çalışanlarından bu kanun ve yönetmeliklerin lafzı ve ruhuna ve Şirketin Sağlık, Güvenlik ve Çevre Politikasının aşağıda verilen temel unsurlarına göre hareket etmek için elinden geleni yapmalarını beklemektedir: Her çalışanımızdan kendi güvenliğinden sorumlu olmasını ve güvenli bir şekilde davranmasını bekleriz. Ayrıca, çalışanların güvenli bir şekilde hareket etmediklerini gördükleri anda meslektaşlarını uyarmaları ve gerekli tavsiyeleri vermelerini rica ederiz. İşyerinde sıfır yaralanma Flint Group'un temel hedefidir. İşyerindeki tüm faaliyetlerde yeni veya mevcut iş süreçleri, ürün geliştirme ve tasarım üzerinde dururken yol gösterici bir ilke olarak bu standarttan faydalanılacaktır. Flint Group kendini çalışanlarına güvenli bir işyeri sağlamaya adamış bir kuruluştur. Çalışanlarımızın güvenli bir şekilde işlerini yapabilmeleri ve faaliyetlerini yürütebilmelerini sağlamak için gerekli araçlar ve eğitim tarafımızdan sağlanacaktır. Yürürlükteki tüm kanun ve yönetmelikler veya Flint Group standardından hangisi daha güvenli hükümler içeriyorsa ona uyulacaktır. Bu amaçla ve mevzuatın yeni yönetmelikler getirmesini beklemek için ileriye etkili araçlar ve teknikler kullanılacaktır. Flint Group sadece uygun düzenleyici makam onaylarını almış malzeme tedarikçi ve yüklenicileri ile çalışacaktır. Tedarikçi ve yüklenicilerimizin işyeri güvenliği ve çevrenin korunması açısından bizim görüşlerimizi paylaşmasını beklemekteyiz. Flint Group salınım ve emisyonlardan kaynaklanan kirlenmeleri azaltmak için çaba gösterecektir. Ürünlerimizin yaşam döngüsü boyunca aktif olarak korumasını sağlayacağız. Ayrıca, çalışanlar ve müşterilerin tamamen uyumlu etiketler ve Güvenlik Veri Formları ile çalışmasını sağlamak amacıyla uygun bilgileri sunmak için Sağlık, Güvenlik ve Çevre verilerinden faydalanacağız. 4
5. Çalışma Koşulları A. Zorla Çalıştırma Flint Group zorla veya mecburi çalıştırmayı reddetmekte ve faaliyet gösterdiği her ülkede bu konudaki ilgili kanunlara uymaktadır. B. Çocuk İşçi Çalıştırma Flint Group her çocuğun ekonomik sömürüden korunma haklarına sahip olduğunu kabul etmekte ve faaliyet gösterdiği her ülkede asgari çalışma yaşı ile ilgili kanunlara uymaktadır. Flint Group bunun dışında BM Çocuk Hakları Beyannamesine her zaman bağlı kalmaktadır. (http://www.unicef.org/lac/spbarbados/legal/global/general/declaration _child1959.pdf) C. Ayrımcılığın Önlenmesi Flint Group çalışanlarından her birinin saygınlığını ve taciz, istismar ve bedensel cezalandırmadan uzak bir işyerinde çalışma hakkı olduğunu kabul etmektedir. İşe alma, ücret, sosyal haklar, terfi, işten çıkarma veya emeklilik gibi kararlar tamamen çalışanın söz konusu işi yapma yeteneğine dayanarak alınır. Flint Group hiç kimseye yürürlükteki kanun kapsamında korunan herhangi bir özelliğine dayanarak ayrımcılık yapmaz, ancak söz konusu hareketin yürürlükteki kanunlarda farklı şekilde ele alınması veya öngörülmesi durumunda, ırk, inanç, engellilik, cinsiyet, medeni veya annelik durumu, dini veya siyasi inançlar, yaş veya cinsel yönelime dayalı hiçbir ayrımcılığın yapılmamasını sağlar. D. İş Hukuku ve Asgari Politika Standartları Flint Group, istihdam sağladığı her ülkede yürürlükteki iş hukuku, yönetmelikleri ve endüstri standartlarına uyar. Flint Group çalışanlarına sundukları hizmetler karşılığında adil ücret ödenecektir. Flint Group dünya genelinde çalışanların tümünün herhangi bir şekilde taciz, zorbalık, gözdağı, kaba davranış, tehdit edici çalışma ortamı vb. ile karşı karşıya kalmamasını tam olarak beklemektedir. E. BM Evrensel İnsan Hakları Beyannamesi Flint Group Birleşmiş Milletler Evrensel İnsan hakları Beyannamesinin (http://www.un.org/en/documents/udhr/ index.shtml) üstünlüğüne saygı duymakta ve desteklemektedir. 6. Gizli Bilgiler Flint Group tescilli bilgilerinin işletmenin faaliyetlerinde önemli bir varlık olduğuna inanır ve bu bilgilerin yetki dışı kullanımı veya açıklanmasını yasaklar. Flint Group zaman zaman Gizlilik Sözleşmeleri dahilinde başka şirketlerden gizli bilgiler almakta olup, çalışanlar bu bilgileri Sözleşme gereklerine uygun olarak koruyacaktır. Flint Group diğer şirketlerin tescilli bilgilerine ilişkin haklarına saygı 5
duymakta ve çalışanlarının bu hakları koruyan yürürlükteki kanun ve yönetmeliklerin lafzı ve ruhuna tamamen uymasını gerekli kılmaktadır. Flint Group veya işletmeleri, çalışanları, müşterileri ve tedarikçileri ile ilgili halka açık olmayan tüm bilgiler gizlidir. Gizli bilgiler Flint Group çalışanları, yetkilileri ve yöneticilerine emanet edilmiştir. Bu gizli bilgiler sadece hedeflenen ticari amaçlarla kullanılabilir. Gizli bilgiler aile ve arkadaşlar da dahil Flint Group dışından hiç kimseyle veya görevlerini yürütmek için bu bilgilere ihtiyacı olmayan diğer çalışanlarla paylaşılamaz. Flint Group çalışanlarının Flint Group'taki çalışma süreleri boyunca belli gizlilik sözleşmelerini imzalamaları gerekli kılınabilir, bu nedenle kapsamlı olmayan mevcut gizli bilgi listesi kılavuzluk sağlayabilir ancak içerik ve kapsam bakımından nihai kabul edilmeyecektir. Flint Group çalışanların, Flint Group'taki çalışma süreleri sona erdikten sonra bile tüm bilgileri gizli tutma yükümlülükleri yürürlükteki kanunlar veya geçerli yargı organının sınırları kapsamında devam eder. Aşağıda gizli bilgilerin kapsamlı olmayan mevcut listesi verilmiştir: Flint Group un, Flint Group tarafından kamu malı olarak açıklanmadan önce, mevcut ve öngörülen ticari işlemlerinin sonuçları. Genel olarak bilinmediği için değerli olan formül, program, yöntem, işlem, teknik, derleme veya bilgilendirme gibi her tür ticari veya teknik bilgileri kapsayan ticari sırlar. Bir çalışanın Flint Group tesisleri veya ticari sır bilgilerini kullanarak geliştirdiği, Flint Group için yaptığı herhangi bir işten doğan ya da Flint Group'un işleriyle ilişkili herhangi bir buluş veya işleme ilişkin tüm haklar. Müşteri bilgileri, ihaleler, fiyatlandırma ve koşullar. Tedarikçi bilgileri, ihaleler, fiyatlandırma ve koşullar. Üretim süreçleri, kapasiteleri ve çıktıları. Müşteri listeleri ve müşterilerin gizli bilgileri gibi tescilli bilgiler. Flint Group'un dahil olduğu her tür ve tüm kamusal ve medya iletişimler (tamamen ticari nitelikte duyurular dışında) İcra Kurulu Başkanından (CEO) önceden alınacak erişim iznine tabidir. 7. Çıkar Çatışmaları Çıkar çatışmaları müşteri ilişkileri ve Flint Group'un itibarına zarar verme potansiyeline sahip olmasının yanında Flint Group'u hukuki sonuçlara da maruz bırakabilmektedir. Dolayısıyla kendinizi kişisel çıkarlarınız veya ilişkilerinizin bizim veya müşterilerimizin çıkarları ve ilişkileriyle çatışacak bir duruma sokmadığınızdan emin olmak için iletişim ve ihtiyat zorunlu unsurlardır. Bizi temsil ederken ve müşterilerimizle çalışırken profesyonel, önyargısız ve tarafsız olmanız gerekir. Sadece çıkar çatışması gibi görünen bir durumdan kaçınılması bile önemlidir. Aldığınız kararlar herhangi bir kişisel veya özel fırsat ve ilişkilerden, potansiyel mali kazançlardan ya da size ya da arkadaş, akraba veya iş ortağı gibi bir üçüncü kişiye yönelik diğer faydaların etkisi altında kalmamalı veya bunların etkisi altında kaldığı algısı oluşturmamalıdır. 6
Çıkar çatışmaları diğer hususların yanında şu şekilde özetlenebilir: Kurum dışı bir iş veya istihdam; Bir müşteri ya da rakip ile iş dışında kurulan bir ilişki veya çıkar; Bir akrabanız veya arkadaşınız ya da bu kişi(ler)in kontrolünde bulunan bir şirket ile Flint Group adına kuracağınız iş ilişkisi; Akrabanız ya da romantik bir ilişki kurduğunuz partneriniz olan herhangi bir kişinin tazminatı üzerinde etki veya kontrole sahip olduğunuz bir pozisyon; veya Flint Group ile herhangi bir türde iş ilişkisine giren veya girmesi beklenen bir kişi ya da kuruluştan mütevazi bir hediye ya da etkinlik davetini aşan düzeyde kişisel çıkarların kabul edilmesi. Çalışanlar, Flint Group ile aralarında bir çıkar çatışması ihtimali olduğunu gösteren durumları üstlerine açıklama hususunda sürekli bir yükümlülüğe sahiptir. Çalışanların herhangi bir potansiyel çatışmayı önceden bir bildirimle yöneticilerine ya da üstlerine açıklamaları bu Kurallara tamamen bağlı kalmak için kilit öneme sahiptir. 8. Rüşvet ve Yolsuzluk Her bir çalışan, yönetici, yetkili, Üçüncü Taraf veya Flint Group için veya adına hareket eden herhangi bir kişi Flint Group'un yolsuzluk faaliyetlerine dahil olmamasını sağlamakla yükümlüdür. Bu yükümlülük algılanan gelenekler veya şart koşulan yerel uygulamalar ne olursa olsun dünyanın her yerindeki tüm ticari işlemlerimizde eşit bir şekilde uygulanır. Flint Group dünyanın faaliyet gösterdiğimiz her bölgesinde girilen ticari ilişkilerde rüşvet ve yolsuzluğun doğrudan veya dolaylı her türünü kesin bir şekilde yasaklar. Bu durum Flint Group çalışanları, iş ortakları ve Flint Group adına başkalarıyla iş ilişkisine giren Üçüncü Taraflar için de geçerlidir. Flint Group özellikle: Herhangi bir devlet yetkilisine herhangi bir hareketini, hareketten kaçınmasını veya Flint Group adına bir iş veya iş avantajı elde etme ya da bu iş veya avantajı koruma konusundaki kararını etkilemek için veya etkileme niyetiyle; ya da Başka bir kişiye bu kişinin ya da başka herhangi bir kişinin işini yerine getirmeye veya işini uygunsuz şekilde yerine getirmesinden dolayı bu kişiyi ödüllendirmeye ikna etmesi için veya ikna etme niyetiyle doğrudan veya dolaylı olarak herhangi bir teklif, vaat, hediye veya ödeme alma yetkisi veya başka bir fayda sağlanması ya da sağlanmasına aracılık edilmesini yasaklar. Devlet yetkilisi ifadesine dünyanın herhangi bir yerinde kamu kuruluşları veya üniversite ya da kamu hizmeti şirketleri gibi kamu kontrolündeki kuruluşlar, siyasi partiler veya Kızılhaç gibi uluslararası kamu örgütlerinin herhangi bir kademesinde görev yapan herhangi bir kamu yetkilisi veya hükümet görevlisi ya da çalışanı dahildir. Flint Group, yerel uygulamalar ne olursa olsun, hiçbir koşulda bir devlet yetkilisine rutin idari görevleri için yapılan ödeme (örn. zaten ilgilenmekle yükümlü olduğu belgelerin işleme konulması için) gibi "kolaylaştırma ödemeleri" yapılmasına izin vermez. Kolaylaştırma ödemeleri yerel kanun veya yönetmelikler kapsamında yerel hükümet yetkililerine ödenmesi gereken sabit ücret ödemelerini kapsamaz. Müşavirlik veya aracılık sözleşmeleri gibi ticari düzenlemelerin ve hayır kurumlarına yapılan bağışların da rüşvetin üzerini kapatmak amacıyla kullanılabileceğinin de bilincinde olmak zorundayız. Tüm Üçüncü taraf düzenlemeleri ve hayır kurumu katkı ödemeleri ancak ve ancak Flint Group 7
politikalarına uygun olarak yapılabilir. Flint Group, Mesleki Davranış Kurallarının bu hükmüne uyma yükümlülüğünün ihlali, ihlal girişimi veya ihlal şüphesinin açık bir şekilde ve anında bildirilerek rapor edilmesini teşvik etmektedir. Hiç kimse gerçekleşmiş bir rüşvet vakası, rüşvet girişimi veya rüşvet izlenimi veren uyarı sinyallerini görmezden gelmemelidir. A. Ticari Rüşvet Flint Group insanları Flit Group'a yönelik iş fırsatları sunmaları veya Flint Group yararına bir ticari karar almaları konusunda etkilemek amacıyla ya da herhangi bir görevin uygunsuz bir şekilde yerine getirilmesi sonucunu doğurma niyetiyle herhangi bir ödeme ya da ayni ödeme (hediye, iltimas, cömert bağış vb.) teklif edilmesi, yapılması, talep edilmesi veya alınmasını kesinlikle hoş göremez. Flint Group un hedefi piyasada üstün ürün, hizmet ve rekabetçi fiyatlar yoluyla rekabet etmektir. Mevcut işlerin devamı veya herhangi bir yeni iş fırsatı elde etmek amacıyla girişilecek ticari rüşvet kabul edilemez ve her koşul altında yasaktır. Bu tip uygunsuz faaliyetler, Mesleki Davranış Kurallarının bu hükmünün ihlaline ek olarak, yürürlükteki kanunlar açısından da ihlal teşkil edebilir ve söz konusu çalışanın para cezası ve/veya hapis cezasına maruz kalmasına yol açabilir. Bu hüküm, müşterilere endüstri uygulamalarına göre pazarlık edilen satın alma geri ödemeleri, ıskontoları veya ikramiye ödemeleri yapılmasını veya tüzel kişiler ya da bu tüzel kişilerin sahipleriyle endüstri uygulamalarına göre müşteri finansman düzenlemeleri yapılmasını yasaklamaz. B. Hediye, Davet ve Sponsorluk Ayrıcalıklı muamele görmek için verilen ve alınan hediyelere ve etkinlik davetlerine müsaade edilmez. Belli durumlarda, mütevazi hediye ve etkinlik davetlerinin verilmesi ve alınması kabul edilebilir. Örneğin, bir iş yemeği fikir alışverişi yapmanın rahat bir yolu olabilmektedir. Bunun yanında, bu hediye ve davetler, büyüklükleri, sıklığı ve hangi şartlar altında verildiğine bağlı olarak, rüşvet, siyasi amaçlı ödeme veya haksız nüfuz kullanımı teşkil edebilir. Burada uygulamamız gereken temel test hediye veya davetin bir çıkar veya ayrıcalıklı muameleye yönelik bir mükafat ya da özendirme amacı olup olmadığı veya makul surette bu şekilde yorumlanıp yorumlanamayacağı sorusuna başvurmaktır. Soruya cevabınız evetse, söz konusu hediye veya davet Flint Group politikası kapsamında yasaklanmıştır. Seyahat harcamalarının ödenmesi ve herhangi bir sponsorluk düzenlemesi de dahil olmak üzere hediye ve davet alışverişi Flint Group politikasına uygun şekilde yapılmalıdır. Devlet yetkililerine herhangi bir şekilde ağırlama da dahil olmak üzere Flint Group Hukuk Departmanının önceden onayı alınmadan doğrudan veya dolaylı hediyeler verilemez. Devlet yetkililerine hiçbir koşul altında doğrudan veya dolaylı olarak nakit, seyahat veya diğer yardımların sağlanması gibi hizmet ve iltimaslar sunulamaz. Her zaman bütünlük sağlanması hususunda, aldığımız ya da verdiğimiz hediye ve ağırlamalar konusunda yapılacak bir incelemeye göğüs gerebilecek şekilde davrandığımızdan emin miyiz sorusunu göz önünde bulundurmamız gerekir. 9. Kara Para Aklama Kara para aklama yasadışı yollardan elde edilen paranın kaynağını kanuni ticari işlemler ile gizleme işlemidir. Flint Group için veya Flint Group adına çalışan hiç kimse kendisinin kara para aklama, suç teşkil eden faaliyetleri finanse etme veya yasadışı faaliyetleri destekleme aracı olarak kullanılması veya istismar edilmesine kesinlikle izin vermemelidir. Flint Group için veya Flint Group adına çalışan kişilerin Flint Group kaynakları veya sistemlerinin suç teşkil eden veya yasadışı herhangi bir faaliyette kullanılmasına izin vermemesi gerekmekte olup ve olağandışı veya alışılmadık görünen işlemler veya faaliyetlerden haberdar edilmeleri veya 8
kendilerinden risk değerlendirmesi, kayıt tutma veya gözden geçirme süreçleriyle ilgili koşullarımıza kesin surette uymayan bir faaliyette bulunmalarının istenmesi durumunda gerekli hukuki işlemi yapmaları beklenmektedir. 10. Hile ve Yasadışı Uygulamalar Flint Group'un veya bir müşterinin varlıklarının zimmete geçirilmesi de dahil olmak üzere size veya bir üçüncü tarafa finansal fayda veya başka faydalar yönlendirmeye veya mahsup etmeye yönelik herhangi bir davranış veya işlem sadece bu Kurallar ve iş sözleşmenizin şartları için ihlal teşkil etmekle kalmaz aynı zamanda birçok yargı organı için suç teşkil eden bir fiildir. Her tür hileli veya yasadışı uygulamayı araştıracak ve sahip olabileceği diğer hakları uygulamanın yanı sıra ilgili yetkililere uygun şekilde bildirecektir. Flint Group, çalışanları, yetkilileri ve yöneticilerinin Flint Group'un ve/veya Flint Group için veya adına çalışan kişilerin dahil olduğu bilinen veya şüphe duyulan her tür hile veya diğer yasadışı uygulamaları bu Kuralların Etik Danışmanlık ve İhlallerin Raporlanması başlıklı 18'inci Maddesinde belirtilen raporlama esasları uyarınca rapor etmelerini şart koşmaktadır 11. Ticarete Uygulanan Kontroller Flint Group personelinin ihracat kontrolleri, ithalat koşulları ve ekonomik yaptırım kanunları (birlikte "ticarete uygulanan kontroller") dahil olmak üzere uluslararası ticareti düzenleyen kanunlara özel önem vermesi gerekmektedir. Flint Group'un faaliyet gösterdiği ülkelerden bazıları belli ülkeler, işletmeler ve bireyleri hedef alan ticari kısıtlamalar uygulamaktadır. Çoğu ülke aynı zamanda ihracat ve belli ürünler, teknoloji, yazılım ve hizmetlerin nihai kullanımı üzerine periyodik olarak kontroller getirmektedir. Bu kanunların ihlal edilmesi sonucunda çok önemli cezalar verilebilmektedir. Bu cezalar arasında hukuki ve mücrim para cezaları, hapis cezası, ihracat izinlerinin feshi ve hükümet sözleşmelerine göre çalışma izninin kaldırılması gösterilebilir. Bu kanunlar aynı zamanda kanunu çıkaran ülke dışındaki kişiler ve faaliyetler için de genel olarak uygulanmaktadır. Ticari kısıtlamalar genel olarak şu hususları kapsar: Yasaklı veya yaptırım uygulanan bir ülkeye, işletmeye veya kişiye uygun lisans veya yetkilendirme olmadan yapılan ihracatlar veya yeniden ihraçlar; Yaptırım uygulanan bir ülkeden veya o ülke menşeli ürün ithalatları veya gayrimenkul işlemleri; Yaptırım uygulanan bir ülke, işletme veya kişiden yapılan ithalatlar veya gayrimenkul işlemleri; Yaptırım uygulanan bir ülke, işletme veya kişi ile yapılan ticari işlemler; Kısıtlı ürün, yazılım, teknik veri veya teknolojinin yaptırım uygulanan ülkelerde veya ülkelerden lisanssız bir şekilde e-posta, indirme veya halka ifşa etme yoluyla aktarılması; ABD boykot karşıtı kanunlar gibi belli boykot faaliyetlerinde bulunma yasağı. Flint Group için veya Flint Group adına çalışan kişiler her zaman yürürlükteki ticaret kontrol kanunları ve yönetmeliklerine uygun davranmak zorundadır. Dolayısıyla, Flint Group: Flint Group'un hammaddeleri, ürünleri ve hizmetlerinin sevkiyatını düzenleyen ilgili ihracat ve ithalat kanunlarının yanı sıra yürürlükteki uluslararası ticaret sözleşmelerini gözetecek; Flint Group ve/veya faaliyetleri için uygulanabilir ticaret ambargoları ve/veya ekonomik 9
yaptırımlara tabi tutulan ülkelerle ticari faaliyetlerde bulunmayacak (ne ithalat ne ihracat); ve Flint Group'un daha önce iş yaptığı bir yabancı ülkede yönetim ve Flint Group Hukuk Departmanı ile görüşmeden ve risk değerlendirmesi yapmadan kesinlikle iş genişletme yoluna gitmeyecektir. 12. Antitröst ve Rekabet Kanunu Flint Group kendini serbest ve eşit rekabet ilkelerine adamış bir kuruluştur. Faaliyet gösterdiğimiz tüm ülkelerde yürürlükte olan rekabet/antitröst kanun ve yönetmeliklerine her zaman uymakla birlikte dinamik ve etkili bir şekilde rekabet etmek bir Flint Group politikasıdır. Bu doğrultuda: Rakiplerimizle asgari düzeyde iletişim halinde olmamız; Fiyat, sözleşme müzakereleri, kapasite, üretim maliyetleri, ticari stratejiler veya planlar, teklif verme tasarıları, müşteriler ve pazar payı gibi ticari açıdan hassas bilgileri rakiplerimizden istememiz veya bu konularda bilgi alışverişi yapmamamız; Ticari açıdan hassas bilgileri belli bir girişimle ilgili olmadığı sürece rakipler veya potansiyel rakiplerle ortak girişimler içerisinde tartışmamamız; Ticaret veya endüstri birliklerine katılırken ticari açıdan hassas bilgileri görüşmememiz; ve Bir rakibe ürün satarken veya rakipten ürün satın alırken, sadece söz konusu işlemin tamamlanması için yasal olarak gerekli bilgileri paylaşmamız gerekmektedir. Herhangi bir rakiple fiyatlar, maliyetler, şartlar, müşteriler, piyasalar, üretim, iş planları veya rekabeti etkileyebilecek diğer tüm hususlarda herhangi bir anlaşma yapmak hukuka aykırıdır. Fiyatların sabitlenmesi veya pazar dağılımı konusunda dile getirilmeden üstü kapalı yapılmış bir anlaşma da aynen sözlü veya yazılı bir anlaşma kadar hukuka aykırıdır. 13. Resmi Soruşturmalar Savcılar ve devletin düzenleme organları hukuka ilişkin olası ihlalleri soruşturma konusunda geniş bir yetkiye sahiptir. Büyük jüriler (veya benzeri) toplayabilir, mahkeme celbi gönderebilir ve Flint Group çalışanlarıyla görüşebilir veya tanıklığına başvurabilirler. Devletin soruşturma organlarının makul ölçüdeki talepleri konusunda işbirliğine bulunmak bir Flint Group politikasıdır. Aynı zamanda, Flint Group'un soruşturma altında bulunan veya görevi suiistimalle suçlanan kişiler için, avukatla temsil dahil olmak üzere her tür koruma tedbiri alma hakkı bulunmaktadır. Herhangi bir hükümet temsilcisi veya devlet kurumunun herhangi bir Flint Group çalışanı ile irtibata geçmesi ve bir soruşturmanın yürütülmesi amacıyla veri veya belgelere erişim talep etmesi durumunda, söz konusu çalışan duruma derhal amirine veya Flint Group Hukuk Departmanına bildirecek ve Flint Group'un geleneksel iş uygulamalarına göre talebe yanıt verecektir. Yürürlükteki kanunların gerekli kılması durumunda, soruşturmayla ilgili olabilecek belgeler de dahil ilgili materyallerin korunması sağlanacaktır. Soruşturma hakkında veya taleplere nasıl yanıt verileceği konusunda başka herhangi bir sorusu olması durumunda çalışan Flint Group Hukuk Departmanı ile irtibat kurmalıdır. 14. Siyasi Katılım Kurumsal fonların herhangi bir siyasi aday veya siyasi partiye herhangi bir şekilde siyasi katkıda bulunmak için kesinlikle kullanılmaması bir Flint Group politikasıdır. Bu yasak sadece doğrudan yapılan katkıları değil aynı zamanda özel yemekler veya bağış toplama etkinliklerine yönelik biletlerin satın alınması yoluyla adaylar veya siyasi partilere dolaylı olarak yardım veya destek sağlanması ve siyasi partiler veya komitelere başka herhangi bir şekilde mal, hizmet veya ekipman donanımı 10
sağlanmasını da kapsamaktadır. Hiç kimse herhangi bir siyasi katkıda bulunma masrafını veya herhangi bir siyasi etkinliğine katılmanın maliyetini doğrudan veya dolaylı olarak Flint Group'a karşılatamaz. Her tür siyasi lobi faaliyeti yasaktır. 15. Kayıt İşlemleri ve Flint Group Kayıtları Flint Group defter, fatura, kayıt ve hesaplarını makul düzeyde detay içerecek ve Flint Group varlıklarına ilişkin işlemler ve düzenleri gerçeğe uygun ve eksisiz olarak yansıtacak şekilde hazırlayacak ve kaydını tutacaktır. Her bir çalışan işlemler, zaman çizelgesi raporları, gider hesapları ve diğer Flint Group kayıtlarının gerçeğe uygun ve eksiksiz kayıtlarını tutacaktır. Flint Group işlemlerin uygun şekilde yetkilendirildiği, yürütüldüğü ve kaydedildiği konusunda makul bir güvence sunmak için yeterli bir iç kontrol sistemi düzenleyecek ve bunu devam ettirecektir. Yapılan herhangi bir ilgili işlemin, temelinde yatan işlemlerin ve Flint Group'un makul detaylarla iş tahsisini uygun hesap döneminde gerçeğe uygun ve eksiksiz olarak yansıtmak amacıyla tüm Flint Group defterleri, kayıtları, hesapları, fonları ve varlıklarının saklanması gerekmektedir. Herhangi bir Flint Group işleminin mahiyetini kasti olarak gizleyen veya değiştiren herhangi bir giriş yapılmayacaktır. Bu bağlamda, aşağıdaki yönergeler izlenmelidir: 1. Herhangi bir amaçla gizli, kaydedilmemiş veya "defter kaydı tutulmamış" herhangi bir fon veya varlık tesis edilmemelidir. 2. Herhangi bir şekilde sahte veya uydurma fatura düzenlenmemeli ve ödenmemelidir. 3. Herhangi bir şekilde sahte veya düzmece kayıt girişi yapılmamalı ve yanıltıcı raporlar çıkarılmamalıdır. 4. Flint Group'un varlık ve borçları Flint Group standart uygulamaları ve zaman zaman uygulamaya konulan Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkelerine uygun olarak muhasebeleştirilecek ve beyan edilecektir. Herhangi bir Flint Group çalışanı Flint Group defterleri ve kayıtlarının bu koşullara uygun olarak tutulmadığını düşünmesi durumunda, konuyu doğrudan uygun bulduğu yönetim kademesine bildirmeli veya bu Kuralların Etik Danışmanlık ve İhlallerin Raporlanması başlıklı 18'inci Maddesinde belirtilen esaslar uyarınca rapor etmelidir. 16. Flint Group Varlıklarının Kullanımı Flint Group varlıkları sadece Flint Group'un kanuni ticari amaçları için, BT (Bilgi Teknolojileri) politikalarında tanımlandığı şekilde ve sadece yetkilendirilmiş çalışanlar veya bunların görevlendirdiği vekilleri tarafından kullanılacaktır. Bu varlıklar maddi ve maddi olmayan varlıkları kapsamaktadır. Maddi varlıklara verilebilecek bazı örnekler arasında telefon, fotokopi cihazı, bilgisayar, mobilya, ikmal malzemeleri ve üretim ekipmanları gibi büro malzemeleri gösterilebilir. 17. İnternet ve E-Posta Uygulamaları Flint Group çalışanlarına internet ve e-posta hizmetleri kişisel kullanım değil iş amaçlı kullanım için sunulmaktadır. Çalışanların bu kaynakları Flint Group un BT politikaları ve prosedürlerine uygun şekilde kullanmaları beklenmektedir. Ayrıca, Flint Group'un kabul edilebilir ağ politikası ve İnternet Hizmeti Sağlayıcısı/Sağlayıcıları dahil ancak bunlarla kısıtlı olmamak kaydıyla yerel, eyalet, federal kanunlar ile yürürlükteki uluslararası kanun ve sözleşmeden doğan taahhütler de kullanıcılar için bağlayıcıdır. 11
18. Etik Danışmanlık ve İhlallerin Raporlanması Günlük iş faaliyetleri sırasında karşılaşılan etik sorunların çoğuna verilecek basit cevaplar bulunmamaktadır. Bazı durumlarda, doğru hareket şekli belirgin şekilde görünürken, bazı daha karmaşık durumlarda en doğru hareket tarzına karar vermek oldukça zor olabilmektedir. Flint Group için veya Flint Group adına çalışan ve uygunluk konusunda şüpheleri olan ya da olası uygunluk vakalarını rapor etmek isteyen kişiler için çok çeşitli seçenekler mevcuttur. (1) bir amir veya yöneticiyle konuşmak; (2) resmi şikayet süreci gibi resmi kurum içi süreçlere başvurmak; (3) İnsan Kaynakları personeliyle durumu görüşmek ve (4) Flint Group Kurumsal Uygunluk personeliyle irtibat kurmak bu seçenekler arasında gösterilebilir. Flint Group un ücretsiz Etik ve Bütünlük Telefon Yardım Hattı ve web sayfasında bulunan raporlama formu yılın 365 günü, 7 gün 24 saat erişime açık olup, dolandırıcılık; ayrımcılık; taciz; şiddet; hukuki ihlal, politika veya mevzuat ihlalleri ve çevresel sorunlar dahil olmak üzere tüm ciddi uygunsuzluk vakalarının isimsiz olarak rapor edilmesine olanak sağlamaktadır. Tüm raporlar mutlaka ciddiye alınmaktadır. Her iddia soruşturulmakta ve kanıtlanması durumunda uygun düzeltici faaliyet ve/veya disiplin faaliyeti yoluyla çözülmektedir. Çalışanın kimliğini açıklamayı tercih etmesi durumunda, kendisine soruşturma tamamlandığında konuyla ilgili geri bildirim sunulacaktır. Flint Group potansiyel uygunsuzlukları iyi niyetle rapor eden kişilere karşı herhangi bir şekilde geliştirilen misilleme veya ithamı kesinlikle hoş görmez. Misilleme konusunda sıfır hoş görü politikamız haksızlık durumunda sesini yükseltmenin yapılacak en iyi şey olduğu yönündeki inancımız ile birlikte işlemektedir. Bir kaygıyı dile getirecek ya da bir suistimali iyi niyetle rapor edecekseniz - veya bir etik ve uygunluk sorunun soruşturulmasında yer alacaksanız - yapmanız gereken şey Kurallarımızı izlemektir. Flint Group size karşı yapılan herhangi bir misillemeyi hiçbir koşulda hoş görmeyecektir. Flint Group misilleme faaliyetlerini, kanıtlanması durumunda iş akdinin feshine kadar gidebilecek ve bu dahil olmak üzere disiplin cezası uygulanmasına yol açacak olan görevi suiistimal davranışı olarak kabul edecektir. Sizin de dahil olduğunuz bir ihlal iddiasını rapor etmeniz durumunda, bu ihlaldeki sorumluluğunuz için uygulanacak yaptırıma, uygulanacaksa, karar verirken kendi kendinizi rapor etmeniz ve devam edecek işbirliğiniz göz önünde bulundurulacaktır. Ancak, raporlama işlemine sadece samimi endişeler için başvurulmalıdır. Kötü niyetle hareket ederek yanlış ve/veya kasıtlı olduğunu bildiğiniz herhangi bir endişeyi dile getirmeniz durumunda, konu endişeyi dile getirdiğiniz için size karşı verilecek uygun disiplin cezasını önerecek olan İnsan Kaynakları, İletişim ve Uygunluktan sorumlu Kıdemli Başkan Yardımcısına intikal ettirilecektir. Kurum dışı üçüncü taraflarla (tanınan ve geçerli bir kanuni kuruluş veya düzenleme organı dışında) ilgili bir uygunsuzluk sorununu örn. bir gazeteci veya bir sosyal medya web sitesi ile ilgili dile getirmek istemeniz durumunda, konu soruşturma sürecinde veya soruşturma tamamlandıktan sonra bu hüküm uyarınca kurum içinde dile getirilmeden önce herhangi bir zamanda size karşı verilecek uygun disiplin cezasını önerecek olan üzere İnsan Kaynakları, İletişim ve Uygunluktan sorumlu Kıdemli Başkan Yardımcısına intikal ettirilecektir. Uygunlukla ilgili bir sorun veya şikayet dile getirildiğinde, söz konusu uygunsuz davranışa kalkıştığı iddia edilen kişi(ler)in Flint Group Flint Group tarafından aksi tespit edilene kadar masum olduğu kabul edilecektir. Bu gerçekler ve koşullar aksini gösterene kadar masumiyet ilkesi uygunsuzluk iddiasıyla ilgili olarak raporlanan bir soruna konu olan çalışanların emniyetinin sağlanması açısından önemlidir. Rehberlik almak için irtibat kurabileceğiniz Kurumsal Uygunluk Yetkilileri Bölgesel Bütünlük ve 12
Uygunluk konusunda İrtibat Kurulacak Kişiler, Flint Group Bütünlük Yetkilileri, Uygunluk Genel Sorumlusu ve Başkandan oluşmaktadır. 19. Bu Mesleki Davranış Kurallarının İdaresi ve Feragat Bu Mesleki Davranış Kuralları Flint Group Yönetim Kurulu tarafından idare edilir. Bu Mesleki Davranış Kuralları ile ilgili her tür soru ve ek bilgiler ilk olarak Kurumsal Uygunluk Yetkilisine yönlendirilecektir. Flint Group Mesleki Davranış Kurallarını periyodik olarak çalışanlarına dağıtır ve Mesleki Davranış Kuralları eğitimi düzenler. Tayin edilen belli çalışanlar ve Yönetim Kurulumuzun okuyup, anladıktan sonra Kurallarımıza uygun olduğunu onayladıklarını beyan etmesi ve her tür potansiyel çıkar çatışması veya Kurallara uygunlukla ilgili her tür olası istisnayı açıklaması gereken yıllık bir Çalışan Temsilcilik Belgelendirme (ERC) süreci gerçekleştirilmektedir. Belgelendirme sürecinin tamamlanamaması Kuralların ihlali niteliğinde olacak ve sizi şirketin takdirine kalmak üzere disiplin işlemi veya kanunların izin verdiği ölçüde başka işlemlere maruz bırakacaktır. Kurallarımızı okumamanız, bu konuda bir beyan imzalamamanız veya online olarak belgelendirmemeniz sizi hiçbir şekilde Kurallarımıza uyma yükümlülüğünden muaf tutmaz. Flint Group çalışanları, yetkilileri ve müdürlerinin bu Mesleki davranış Kurallarını gözetmeleri ve Flint Group'u (ve bağlı kuruluşlarını) daima tüm bölgeler ve topraklarda sorumluluk sahibi bir şekilde temsil etmeleri gerekmektedir. Ancak, bu Kurallarla ilgili bir çelişkinin ortaya çıkabileceği son derece istisnai durumlarda feragat talebinde bulunulabilir. Herhangi bir feragatin geçerli olması için Yönetim Kurulu tarafından onaylanması gerekmektedir. Feragat talepleriyle ilgili değerlendirme ve kararlar Yönetim Kurulu toplantı tutanaklarında eksiksiz bir şekilde belgelendirilmelidir. Bu Mesleki davranış Kurallarına ilişkin bilinen ihlaller veya ihlal şüpheleri araştırılacak ve söz konusu ihlallere iştigal eden tüm çalışanlar ve söz konusu ihlalleri teşvik eden, destekleyen veya bilerek görmezden gelen tüm yöneticiler iş akdinin feshine kadar gidebilecek ve bu dahil olmak üzere disiplin cezası uygulamasına tabi tutulacaktır. Flint Group Kurulu Denetim Komitesine sunulan bilgiler şu hususları içerecektir: 1. Tüm Çalışan Temsilcilik Belgelendirmeleri (ERC) yorumları ve bulgularının özeti; 2. Tüm Bütünlük ve Uygunluk vakalarına ilişkin tutulan günlük - detaylar ve sonuçlar bildirilerek; ve 3. Her halükarda keşfedilen tüm ciddi dolandırıcılık ve suç faaliyeti vakaları. Yönetim Kurulu tarafından uygulamaya konmuştur: Başkan: Tarih: 13