İSTANBUL BİLGİ ÜNİVERSİTESİ YOLSUZLUKLA MÜCADELE İLKELERİ Ekim 2014
İSTANBUL BİLGİ ÜNİVERSİTESİ YOLSUZLUKLA MÜCADELE İLKELERİ 1.0 Amaç ve Arka Plan Bilgileri Bu İlkeler, BİLGİ nin faaliyetlerinde rüşvet ve yolsuzluğun tespitine ve önlenmesine ilişkin temel standartları ve çerçeveyi belirlemekte olup Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına tabidir. Türkiye Cumhuriyeti yolsuzlukla mücadele kanunları, haksız bir avantaj veya uygun olmayan bir çıkar elde etmek üzere devlet memurlarına doğrudan veya dolaylı olarak menfaat teklif edilmesini veya sunulmasını yasaklamaktadır. Bunun yanı sıra, T.C. Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Kanunu ve dünya genelinde yürürlükte olan diğer kanunlar (Annex) özel sektördeki şahıslara rüşvet verilmesini de yasaklamaktadır. Daha da önemlisi, BİLGİ, yolsuzluk ile ilgili kanun veya teamüller ne olursa olsun, rüşvet veya gayrı resmi komisyon verilmesi veya bunların kabul edilmesine yönelik hiçbir şekilde tolerans göstermemektedir. BİLGİ, para kaybetme veya bir projeyi geciktirme pahasına bile olsa, rüşvet vermez. 2.0 Uygulama Kapsamı Bu İlkeler BİLGİ nin her bir çalışanı, direktörü, tam zamanlı ve yarı zamanlı idari ve akademik çalışanları, yüklenicileri ve çalışan öğrencileri için geçerlidir. Söz konusu İLKELER, BİLGİ veya onun ortakları adına iş yapan tüm aracılar, temsilciler, danışmanlar, dağıtımcılar ve diğer ilgili üçüncü şahıslar için de geçerlidir. 3.0 Diğer İlkeler ve Yolsuzluk ile İlgili Kanunlarla İlişki Bu İlkeler, BİLGİ Davranış ve Etik Kuralları ile uyumlu olup bunların uygulanmasını desteklemektedir. Söz konusu İlkeler, rüşvet ve yolsuzluğun tespit ve önlenmesine ilişkin ek bilgi ve daha spesifik standartlar sunan Bilgi Yolsuzlukla Mücadele İlkeleri tarafından desteklenmektedir. Farklı kanun ve ilkelerin uygulanabilirliğine ilişkin sorularınız için BİLGİ Uygunluk Sorumlusu na veya Hukuk Müşavirliği ne danışabilirsiniz. 2
4.0 İlkeler Tüm BİLGİ personelinin bu Yolsuzlukla Mücadele İlkelerine, ve yürürlükteki diğer yolsuzlukla mücadele kanunlarına uyması zorunludur. Temel kurallar aşağıda belirtilmiştir: BİLGİ personeli rüşvet veya gayrı resmi komisyon vermez, talep etmez veya almaz. BİLGİ personeli tüm işlem ve harcamalarını, şirketin veya ilgili kuruluşun defter, kayıt ve belgelerinde, tam, adil ve doğru bir şekilde açıklayıp kayıt altına almalıdır. Doğrudan gerçekleştirilmesi yasak olan faaliyetler, BİLGİ nin aracıları, danışmanları, yüklenicileri, ortakları veya bağlı kuruluşları gibi üçüncü taraflar aracılığıyla veya alıcı yoluyla dolaylı şekilde de gerçekleştirilemez. Bu bölümün kalan kısmında söz konusu kurallar daha ayrıntılı bir şekilde anlatılmaktadır. 4.1 Rüşvet Yasağı BİLGİ personeli, hiçbir zaman uygunsuz bir amaç için herhangi bir şahsa bir para ödenmesini veya herhangi bir değer aktarımını teklif etmemeli, bunu vaat etmemeli, gerçekleştirmemeli veya başka bir şekilde buna yardımcı olmamalıdır. 4.1.1 Devlet Memurlarına Rüşvet Verilmesi Türkiye Cumhuriyeti yasaları uyarınca, BİLGİ personeli, bir resmi işlemin yapılması veya yapılmamasını etkilemek üzere, usulsüz bir eyleme neden olan veya uygunsuz bir avantaj sağlamak üzere bir devlet memuruna doğrudan veya dolaylı olarak herhangi bir ödemeyi veya bir değer aktarımını teklif etmemeli, bu yönde bir vaatte bulunmamalı veya buna izin vermemelidir. İşbu İlkeler çerçevesinde, devlet memuru tanımı aşağıdakileri kapsamaktadır: Herhangi bir devlet kurumunun herhangi bir düzeyde görev yapan herhangi bir görevlisi veya çalışanı; Herhangi bir devlet kurumu için veya söz konusu kurum adına resmi sıfatla faaliyette bulunan bir şahıs (örneğin, bir devlet kurumu tarafından tutulan bir danışman); Devletin çoğunluk mülkiyetine sahip olduğu veya, devlet üniversiteleri dahil, devlet kontrolünde olan şirket veya kurumların görevlileri veya çalışanları; Siyasi bir göreve aday olanlar, siyasi parti adayları ve görevlileri; ve Dünya Bankası, Birleşmiş Milletler ve Uluslararası Para Fonu gibi uluslararası kamu kuruluşlarının görevlileri, çalışanları veya resmi temsilcileri. 3
Değerli herhangi bir şey ile teklif edilen şahıs için değerli olabilecek herhangi bir şey kastedilmektedir. Para, hediye, ağırlama, seyahat, burs, ödül, iş fırsatları, ticari fırsatlar, yardım amaçlı katkılar ve hisse senetleri bunun örnekleri arasındadır. Dünya genelindeki çoğu yolsuzluk karşıtı kanun gibi bu İlkeler kolaylaştırma ödemelerini diğer rüşvetler gibi yasaklamaktadır. Not: Bu İlkeler meşru ücretlerin, vergin, para cezalarının veya benzer ücretlerin ödenmesini yasaklamaz. 4.1.2 Özel Şahıslara, Gayrı Resmi Komisyonlar Dahil, Rüşvet Verilmesi BİLGİ personeli, alıcıyı uygunsuz bir eyleme teşvik etmek veya uygunsuz bir avantaj elde etmek amacıyla, devlet memuru olsun veya olmasın, herhangi bir şahsa bir ödeme teklif etmemeli, yapmamalı veya değerli herhangi bir şey sağlamamalıdır. BİLGİ personeli bu tür ödemeleri talep etmemeli veya almamalıdır. Gayrı resmi komisyon diye de adlandırılan, işin verilmesi karşılığında gerçekleştirilen veya alınan şahsi ödemeler veya değerli diğer şeyler de bu kapsam dahilindedir. 4.1.3 Üçüncü Taraflar Bu ilkeler, BİLGİ personeli tarafından, doğrudan ve ayrıca BİLGİ adına hareket eden bir danışman gibi bir aracı yoluyla dolaylı olarak yapılan bu tür ödemeleri yasaklar. Ödemenin bir kısmının herhangi bir şahsa yolsuzluk amaçlı verileceğine dair bir düşünce olması durumunda, herhangi bir aracıya değerli bir şey verilmesi kanunlara aykırı sayılır. Bu doğrultuda, bu İlkeler, bir aracı, danışman, ortak girişim veya başka bir iş ortağı ile veya onlar aracılığıyla gerçekleştirilen faaliyetler için de geçerlidir. BİLGİ ile çalışan üçüncü tarafların faaliyetlerini yöneten, denetleyen veya gözeten BİLGİ çalışanları, bu kişilerin veya kurumların söz konusu İlkeleri tam olarak anladıklarından ve İlklere tam olarak uyduklarından emin olmalıdır. Kendimizi üçüncü taraflarca gerçekleştirilen uygunsuz ödemelerin sorumluluğuna karşı koruyabilmek için atabileceğimiz en önemli adım, aracılar ve danışmanlar dahil olmak üzere, ortaklarımızı dikkatli bir şekilde seçmek ve onların faaliyetlerini izlemektir. BİLGİ, üçüncü taraflarla ortaklık konusunda, seçme tayin etme ve izleme standartları ve prosedürlerini kapsayan İstanbul Bilgi Üniversitesi Üçüncü Taraflarla Çalışmaya İlişkin Rehber i uygulamaya koymuştur. Bu kurallar, ortaklık kurma öncesinde detaylı mevcut durum incelemesini yapma ve onay alma zorunluluğunu, yazılı sözleşme koşullarını ve uygun izleme kontrollerini kapsamaktadır. Daha fazla bilgi için İstanbul Bilgi Üniversitesi Üçüncü Taraflarla Çalışmaya İlişkin Rehber i inceleyebilirsiniz. 4
4.2 Defter ve Kayıtların Düzgün Tutulması ve Finansal Kontroller Türkiye Cumhuriyeti kanunları, bir şirketin defter, kayıt ve hesaplarını, işlemlerini makul düzeyde ayrıntılı olarak ve doğru bir şekilde yansıtacak şekilde tutmasını gerektirir. BİLGi personeli, BİLGİ veya BİLGİ nin bağlı kuruluşları ve iştirakleri adına gerçekleştirilen tüm işlem ve harcamalara ilişkin eksiksiz ve doğru kayıt tutmalıdır. İşlemlerin devlet memurlarına veya ticari ortaklara yönelik ödemeleri veya başka menfaatleri kapsaması durumunda, özellikle dikkat etmemiz gerekir. Asla defter dışı hesaplar kullanmamalıyız. Kamu görevlilerine veya ticari ortaklara yapılan tüm ödemeleri doğru bir şekilde kaydetmeliyiz. Sahte fatura veya olağandışı, aşırı veya yeterince tanımlanmamış gider ödemesi taleplerini reddetmeli ve raporlamalıyız. Hiç kimse herhangi bir nedenle BİLGİ defterlerine veya kayıtlarına yanıltıcı, eksik veya yanlış girişler yapmamalıdır. Doğru defter ve kayıt tutma gerekliliğine ek olarak, BİLGİ, personelinin uyması gereken bir dahili muhasebe ve işletme kontrolü ve prosedürü sistemini uygulamaya koymuştur. 4.3 İstanbul Bilgi Üniversitesi Üçüncü Taraflarla Çalışmaya İlişkin Rehber BİLGİ, yüksek rüşvet ve yolsuzluk riski taşıyabilecek ödemelerin yapılmasını veya başka menfaatlerin sağlanmasını kapsayan işlemlere ilişkin spesifik prosedürler oluşturmuştur. Bunlar, İstanbul Bilgi Üniversitesi Üçüncü Taraflarla Çalışmaya İlişkin Rehber de bulunabilir. BİLGİ personeli, bu tür işlemleri gerçekleştirmeden önce gereken tüm onayların alınması ve gereken tüm bilgilerin sağlanması dahil, bu Rehbere uymalıdır. 5
5.0 Uyumsuzluğun Sonuçları Kanunlara ve bu İlkelere uyum göstermek BİLGİ de çalışmak için bir önkoşuldur. BİLGİ Yolsuzlukla Mücadele Politikası na, Üçüncü Taraflarla Çalışmaya İlişkin Rehber e ve BİLGİ Davranış ve Etik Kuralları na veya ilgili kanunlara uymamak, disiplin cezasına ve/veya iş akdinin feshine neden olacaktır. T.C. yolsuzlukla mücadele kanununa uymamanın sonuçları çok ciddi olabilir. İhlaller, BİLGİ aleyhine çok büyük maddi cezaların uygulanmasına neden. BİLGİ, devlet kurumları ile iş yapmaktan men edilebilir veya lisansını ya da akreditasyonunu kaybedebilir. BİLGİ aleyhine herhangi bir yasal işlemin uygulanıp uygulanmadığından bağımsız olarak, bu tür ihlallere bulaşan BİLGİ personeli adli kovuşturmaya, para cezasına veya hapis cezasına maruz kalabilir. İlkeler uyarınca bireylere uygulanan para cezaları ve müeyyideler doğrudan veya dolaylı olarak BİLGİ tarafından ödenmez. 6.0 Görüş için Başvurma ve İhlallerin Bildirilmesi Bir eylemin bu İlkelere ve yürürlükteki kanunlara uygun olup olmadığına ilişkin sorusu olan veya bu İlkeleri veya kanunları ihlal ediyor olabilecek bir işlemin farkına varan BİLGİ çalışanı durumu yönetime, BİLGİ Uygunluk Sorumlusu na veya Hukuk Müşavirliği ne bildirmelidir. BİLGİ çalışanları ayrıca www.bilgiethics.net adresinde sunulan ve gizlilik temin eden BİLGİ Etik Yardım Hattı nı kullanarak veya bu web sitesinde sunulan telefon numaralarından biri yoluyla ücretsiz Yardım Hattı nı arayarak konuya ilişkin görüş almak üzere başvurabilir veya olası bir ihlali bildirebilir. Yardım Hattı daima açıktır ve bildirimler herhangi bir dilde yapılabilir. Yardım Hattı nda görevli olan profesyonel bir görevli soruların yanıtlanması ve gereğin yapılması için ilgili kişiyle iletişime geçecektir. BİLGİ, bir kişinin bir sorunu dürüst bir şekilde gündeme getirmesinden dolayı bundan zarar görmesine izin vermeyecektir. Bir endişeyi dürüst bir şekilde gündeme getiren veya bir araştırmaya katılan bir kişiye karşı yapılan herhangi bir misilleme bu İlkelerin ve BİLGİ Davranış ve Etik Kuralları nın ihlalini teşkil eder. 6
7.0 Suça Teşvik ve Zorlama Durumunda Yapılması Gerekenler Bir devlet memurunun veya başka bir kişinin rüşvet veya başka uygunsuz bir ödeme veya işlem talebinde bulunması durumunda, BİLGİ personeli bu talepte bulunan kişiye bu tür ödemeler yapmanın BİLGİ ilkelerine aykırı olduğunu diplomatik ancak açık bir şekilde bildirmeli ve bu ödemeyi yapmayı veya yapma vaadinde bulunmayı reddetmelidir. Suça teşvik durumu hemen BİLGİ Uygunluk Sorumlusu na veya BİLGİ Etik Yardım Hattı na bildirilmelidir. Bu kuralın tek istisnası, söz konusu talebin kişisel güvenliğe veya güvenli geçişe yönelik inandırıcı bir tehditle birlikte yöneltilmesidir. Bu gibi durumlarda, BİLGİ personeli tehditten sakınmak için söz konusu ödemeyi yapabilir, ancak talebi yukarıda belirtilen şekilde hemen bildirmelidir. Mülke veya işe zarar verme tehdidi bu istisna kapsamında değildir. 8.0 Sürecin Yönetilmesi Sorumluluk. Bilgi Uygunluk Sorumlusu, bu İlkelere uyumu denetlemek, bunları yorumlamak ve izlemekle sorumludur ve bu faaliyetlerin takibi için başkalarını atayabilir. BİLGİ Uygunluk Sorumlusu, bu Yolsuzlukla Mücadele İlkeleri ne uyumla ilgili konularda gerektiğinde doğrudan İcra Komitesi ne veya Mütevelli Heyeti ne bildirimde bulunma yetkisine sahiptir. Araştırma. BİLGİ, İlkelerin tüm olası ihlal bildirimlerini ciddiye alır ve bunları araştırır. BİLGİ Uygunluk Sorumlusu veya onun atadığı kişi durumu değerlendirecek ve gerekli adımları atacaktır. Olası bir İlke ihlali nedeniyle araştırılan bir kişiye nihai kararın verilmesinden önce açıklama yapma fırsatı verilecektir. Eğitim. BİLGİ, zaman zaman BİLGİ de çalışan ilgili personele yönelik olarak, bu İlkelerle ilgili eğitim verecektir. Denetleme. BİLGİ yürürlükteki kanunlara, bu İlkelere ve ilgili Rehberlere uyumun devamını sağlamak üzere iş birimlerinde ve bağlı kuruluşlarda periyodik denetlemeler gerçekleştirecektir. 7
ANNEX 1. Birleşmiş Milletler Yolsuzlukla Mücadele Sözleşmesi 2. Birleşmiş Milletler Yolsuzlukla Mücadele Sözleşmesinin Onaylanmasının Uygun Bulunduğuna Dair Kanun ( 5506 / 18/5/2006) 3. Avrupa Konseyi Yolsuzluğa Karşı Ceza Hukuku Sözleşmesi 4. Yolsuzluğa Karşı Ceza Hukuku Sözleşmesinin Onaylanmasının Uygun Bulunduğuna Dair Kanun (5065 / 14.1.2004) 5. Avrupa Konseyi Yolsuzluğa Karşı Özel Hukuk Sözleşmesi 6. OECD Konseyi Uluslararası Ticari İşlemlerde Yabancı Kamu Görevlilerine Verilen Rüşvetin Önlenmesi Sözleşmesi 8