GIDA MÜHENDİSLİĞİ BİLGİSAYAR UYGULAMALARI Microsoft Excel 2010 Uygulamaları Doç. Dr. Ali GÜNDOĞDU
MİCROSOFT EXCEL NEDİR? Excel Programı; her türlü veriyi, özellikle sayısal verileri tablolar ya da listeler halinde tutulmasını sağlayan ve ihtiyaç duyulduğunda bu verilerle ilgili hesaplamaları, analizleri ve raporlamaları yapma imkanı sunan bir yazılımdır. Elektronik hesap tablosu adıyla da anılır. Excel programının kullanılabilmesi için bilgisayarınızda Office Programı nın kurulmuş olması gerekir. Önce programı çalıştıralım:
Başlat Tüm Programlar Microsoft Office Microsoft Excel 2010 Diğer Office Programlarında (word ve powerpoint) olduğu gibi yine üst tarafta sekmeler ve menüler olduğunu görürüz. Word den faklı olarak Formüller ve Veri sekmeleri vardır. Formüller sekmesi altında Excel in asıl amacı olan elektronik hesap tablosu ve formül oluşturma işlemlerinin kullanıldığı formüller, veri işlemede kullandığımız veri bölümü mevcuttur. Excel de farklı olarak bir de alt tarafta formül çubuğu bulunur. Bu çubuk, hücrelere girdiğimiz her hangi bir değerin formülsel gösterimini yapar.
Formül çubuğunun sol tarafında, hücrelerimizin etiketlerini gösteren bir ad kutusu bulunur. Hücreler ise, A dan XFD ye (control+sağ ok basarak) kadar sütunlardan oluşan ve ayrıca 1 den başlayıp 1048576 adet satırdan oluşan kutucuklardan meydana gelir. Herbir satır ve sütunun birleştiği yere hücre adı verilir. Maus göstergesi burada + şeklinde görülür. Bir de hücrelerin oluşturduğu sayfalar da vardır. Excel açıldığında altta birbirinden bağımsız 3 farklı sayfa vardır. Bu sayfaların sayısı arttırılabilir (Max. 255 adet). Örneğin bir tane sayfanın bir hücresine Ali Hoca ve onun çalışkan öğrencileri yazalım. İkinci sayfaya geçtiğimizde böyle bir yazı görünmez. Dolayısıyla her sayfa birbirinden bağımsızdır. Ancak ilişkilendirilebilir.
Excel de sağda ve altta kaydırma çubukları vardır (scrooll bar). Excel deki hücreler belirli genişliktedir. Satır ve sütun genişlikleri istendiği gibi ayarlanabilir. Sütunlar ve satırlar, imleç baş tarafa getirilip tıklandığında komple seçilebilir ve örneğin istenen renge boyanabilir, kenarlık eklenebilir. Birden fazla satır ve sütün aynı anda seçilebilir. Bir sütunun genişliği ayarlandığında, seçilmiş diğer sütunların (ya da satırların) genişlikleri de otomatik olarak aynı şekilde ayarlanmış olur. Aynı işlemler sadece hücre ya da hücreleri seçerek de yapabiliriz.
Hücrelerden birine bir değer ya da yazı yazılıp, sonra düzeltilmesi gerektiğinde, şayet düzeltmek amacıyla tekrar yazıldığında eski yazılanın komple silindiği görülür. Bunu engellemek için, yani önceki yazılanı biraz değiştirebilmek için ya hücreye çift tıklanır ya da hücre bir kez tıklandıktan sonra yukarıdaki formül çubuğunda gerekli değişiklikler yapılır. Ya da hücre üzerine gelip bir kez tıkladıktan sonra f2 tuşuna basılarak hücrenin içine girilebilir.
Herhangi bir hücreye tıklandığında pencerenin sol alt köşesinde Hazır kelimesi görülür. Yani hücreye herhangi bir girdi girilebilir demektir. Hücreye çift tıklandığında aynı yerde (sol altta) bu sefer Düzenle kelimesi görülür. Girdi girilmiş bir hücreye tıklanıp ctrl+c yapılırsa veya üst menüden kopyala seçildiğinde mevcut hücre içeriği kopyalanmış olur. Bu sırada hareketli bir çerçeve belirir. Daha sonra başka boş bir hücreye gelip ctrl+v (ya da üst menüden yapıştır seçeneği) yapılırsa aynı hücre içeriği bu yeni hücrede de görünmüş olur. Bu işlemler için belli bir komut yazısı, pencerenin sol altında görülür. Ctrl+X yapıldığında ya da üst menüden kes düğmesine basılıp aynı işlemler yapıldığında, ilk hücre içeriği silinip başka bir yere yapıştırılmış olur. Aynı işlemler mausun sağ tuşuna basıp gelen menüden de yapılabilir.
Kopyalama yapıştırma işlemi, ana hücrenin seçili olduğunda ancak yapılabilir. Değilse, işlem iptal edilmiş olur. Seçili hücrelerin delete tuşu ile içerikleri silinebilir. Veriler kopyalama ile çoğaltıldığı gibi otomatik doldurma ya da otomatik tanımlama dediğimiz işlemlerle de yapılabilir. Girilen verinin baş harfi ile başlayan başka bir hücrede bir veri varsa, gerisi otomatik olarak belirir. Buna otomatik tamamlama denir. Otomatik doldurmada ise, örneğin bir hücreye 1 harfini yazalım. Hücre seçili iken mausu hücrenin sağ alt köşesindeki siyah noktaya doğru çektiğimizde imlecin şekli ince + şeklinde görülür. Buna doldurma kulpu denir. Bu kulpa mausun sağ tuşu basılı şekilde tutup aşağıya doğru çektiğimizde çektiğimiz hücre sayısı ne kadarsa o kadar 1 harfini otomatik yazmış olur.
Ancak, diyelim ki birinci hücreye 1 alttaki hücreye 2 yazmış olalım. Bu sefer sağ alt noktadan tutup aşağıya doğru çektiğimizde bu sefer rakamların aritmetik olarak artarak yazıldığını görürüz. Hücrelere 0 ve 2 yazıp aşağıya doğru çektiğimizde bu sefer 0,2,4,6,8. gibi rakamların otomatik yazıldığını görürüz. 1 ve 5 yazıldığında bu sefer 4 farklı artışlı rakamların otomatik yazıldığını görürüz. Sadece rakamlar değil kelimeler de aynı şekilde yapılabilir. Örneğin ilk iki hücreye Pazartesi ve Salı yazıldığında doldurma kulpu ile diğerleri otomatik doldurulabilir. Bu şekilde aylar da ardışık olarak otomatik doldurulabilir.
Bilinen ardışık kelimeler sadece değil, kullanıcı tarafından tanımlanmış ardışık kelimeler de ardışık doldurulabilir. Bunun için, Doysa Seçenekler Gelişmiş sırasıyla sağdaki kaydırma çubuğu aşağıya çekilir. Özel listeleri düzenle üzerine tıklanır. Burada sistem tarafından bazı listeler otomatik olarak girilmiştir. Ancak bizim istediğimiz farklı listeler de burada tanımlanabilir. Örneğin liste girdileri kutucuğuna çeşitli iller istenen sırada girilebilir. İki kez tamam deyip buradan çıkılır. Sonra excel çalışma sayfasında bir hücreye gelip ilk yazdığımız ili yazıp doldurma kulpunda aşağıya çektiğimizde diğer iller otomatik olarak belirir.
Bir boş hücreye Ali Hoca ve onun çalışkan öğrencileri yazalım. Sonra başka bir hücreye tıklayıp = yazalım. Bu, artık bir formül kullanılacağını gösterir. Daha sonra yazı yazılan hücre tıklandığında bu hücrenin etrafının mavi yandığını görürüz. Bu da farklı bir kopyalama türüdür. Ancak formül vererek kopyalama yapılmıştır. Enter a bastığımızda yazdığımız yazının aynısı başka bir hücrede görülmüş olur. Burada hücrenin iki değeri vardır: Birincisi görünen değeri, diğeri ise asıl değeridir. Asıl değeri formül çubuğunda görülür. Burada asıl kaynak değiştirildiğinde formülüze edilen diğer hücre içeriği de değişir. Kopyala yapıştır ile formül girerek yapılan işlemler birbirinden farklıdır.
Excel 2010 da eski versiyonlardaki menüler yerine sekmeler daha hakimdir. Yani sekmeler altında bütün komutlar belirli gruplara bölünmüştür. Her bir grubun ismi de altında yazılmıştır. Örneğin pano grubu altında kes, kopyala, biçim boyacısı, yapıştır gibi komutlar gruplandırılmıştır. Aynı şekilde yazı tipi grubu altında da birkaç komut bulunur. Birbirine benzeyen ya da ilişkili komutlar bir araya getirilerek gruplandırılmıştır. Her bir sekme altında soldan sağa doğru sıralanmış grupların oluşturduğu düzene şerit diyoruz.
En sağ üst tarafta yukarı bakan bir ok vardır. Bu okun üzerine gelindiğinde Şeridi Simge Durumuna Küçült yazısı belirir. Bu oka tıkladığımızda sadece sekmelerin isimleri görülür, alttaki şerit kaybolur. Şeridi tekrar aktif hale getirmek için tekrar okun üzerine gelindiğinde Şeridi Genişlet yazısı belirir, basıldığında eski haline gelmiş olur. Mevcut şeritlere yenisini ekleyebilmek için Dosya Seçenekler Şeridi Özelleştir e girilir. En sağdaki menüden örneğin Geliştirici tıklanarak seçilebilir. Böylece şeridimize yeni bir sekme katmış oluruz. Yine bunun altında da değişik gruplu komutlar mevcuttur.
Kendimize özel şeritler de oluşturabiliriz. Dosya Seçenekler Şeridi Özelleştir den sağ tarafta Yeni Sekme ye basılır. Yeni sekme adı için Yeniden Adlandır a basılır ve istenilen sekme adı yazılır. Buradan çıkıp excel e döndüğümüzde eklediğimiz sekmeyi görebiliriz. Ancak altının boş olduğunu da görürüz. Bunun altını doldurmak için, Dosya Seçenekler Şeridi Özelleştir den belirli komutların kendi sekmemizin altında toplanmasını istediğimizde soldaki menüden istediğimiz komutları seçebiliriz. Ayrıca birkaç farklı grup da ekleyip onun altını da istediğimiz komutlarla doldurabiliriz. Grupların adlarını da istediğimiz gibi değiştirebiliriz.
Aynı şekilde Dosya Seçenekler Şeridi Özelleştir de sağda sekmenin yanındaki tik i kaldırarak sekmeyi iptal edebilirsiniz. Hızlı Erişim Araç Çubuğu, en üstte soldaki çubuktur. Bir takım işlemleri hızlı yapmamızı sağlar. Örneğin burada kaydet düğmesi vardır. Dosyaya basıp oradan kaydete ulaşmak yerine buradan daha kısa sürede kaydet yapılabilir. Hızlı erişim araç çubuğuna sağdaki tikten başka komutlar eklenebilir.
Durum Çubuğu en alttaki çubuktur. Bu çubuk, yapmış olduğumuz işlemler hakkında bilgi vermektedir. Örneğin hücremizin hangi pozisyonda olduğunu, yazılabilir mi ya da veri girme pozisyonunda olduğunu ya da f2 tuşuna bastığımızda düzenleme pozisyonunda olduğunu bize gösterir. Ayrıca Makro adını verdiğimiz otomatik olarak işlem yapıcı sisteminin şu anda çalışıp çalışmadığını, kayıt yapıp yapmadığını bildirir. Yani buradan makro kaydının yapılıp yapılmadığı da görülebilir. Durum çubuğunun sağ tarafında yakınlaştırmauzaklaştırma kaydırıcısı mevcuttur. Ayrıca çeşitli sayfa düzenleri vardır. Bunlara basarak sayfamızın görüntüsünü değiştirebiliriz.
Durum çubuğumuza sağ mausla tıklayarak gelen menüden istediğimiz komutları ekleyebiliriz. Bazı komutlar seçildiği halde durum çubuğunda görülmeyebilir. Bu komutlar ancak hücrelerde herhangi bir işlem yapıldığında belirir. Örneğin en az ve en fazla komutlarını seçelim. Sonra hücrelere sayılar yazıp hepsini seçtiğimizde durum çubuğunda en az ve en çok hangi sayıların olduğu yazılacaktır.
Araç çubuklarının yerine hızlı erişimler ve işlemler için bazen kısa yollar kullanılır. Her bir sekmenin belirli bir kısa yol erişim harfi bulunmaktadır. Bu harfleri ortaya çıkarmak için klavyemizden alt tuşuna basarız. Örneğin alt + 5 yazdığımızda yeni bir excel sayfası açar. Alt tuşuna basıp bıraktıktan sonra sağ sol ok tuşlarına basınca sekmeler arasında gidip geliriz. Sonra aşağı oka bastığımızda hangi sekmede isek onun içine girip gruplar ve komutlar arasında gezinebiliriz.
Alt tuşuna basıp bıraktıktan sonra Tab tuşuna basınca sekmelerin içindeki komutlar arasında gezinebiliriz. Hangi komutu uygulayacaksak onun üzerine geldikten sonra boşluk tuşuna ya da enter a basarız. Ctrl + sağ ok ile de gruplar arasında dolaşabiliriz. Çok kullanılan bazı kısa yollar da vardır: Ctrl + C = kopyalama Ctrl + V = yapıştırma Ctrl + X = kesme Ctrl + S = kaydetme Ctrl + O = açma Ctrl + P = yazdır
Tüm kaydetme sitil ve seçenekleri Dosya Seçenekler den gelen sayfada istenilen excel ayarları yapılabilir. Buradaki tüm seçenekler uygun şekilde ayarlanabilir.