EK DERS SİSTEM İŞLEYİŞ A OKULU Mutemet Yardımcısı B OKULU Mutemet Yardımcısı C OKULU Mutemet Yardımcısı D OKULU Mutemet Yardımcısı E OKULU Mutemet Yardımcısı İl / ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü Mutemet Muhasebe Birimi Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü
Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü
Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü
Açılan sayfada T.C. kimlik numarası ve şifre yazılır.
Daha sonra KBS Ek Ders Modülüne girilir.
Ek ders personel listesi sayfasından personel bilgileri görüntülenebilmektedir. Bununla birlikte personel ekleme ve silme işlemleri de yapılabilmektedir.
Dış Personel tanımlama işlemi için aşağıda yer alan personel ekle butonu kullanılır. Yeni bir personel tanımlandığında sistem otomatik olarak o kişinin personel tipini ekrana getirir. Eğer personel kurum dışı ise bu kişiyi sistem otomatik kurum dışı kaydeder.
Tanımlanan bu kişi KBS maaş sisteminde olan bir personel ise bu personelin tüm bilgileri ekrana otomatik olarak yansımaktadır. Bu ekrandan mutemet yardımcısı; kişinin IBAN ve banka şube kodunu değiştirilebilir. Ancak kurum dışı tanımlanan personel emekli veya sözleşmeli ise bu kişinin tüm bilgileri gerçekleştirme görevlisi tarafından girilecektir. Ayrıca, personel tipi emekli veya sözleşmeli ise bu kişiler için aile durum bilgisi butonu açılacaktır. Bu sayfadan personele ait çocuklarının ve eşinin bilgileri girilecektir. Ayrıca engellilik durumu var ise bunlarında girilmesi gerekmektedir.
Yeni bir bordro hesaplamak için hesaplama seç butonu kullanılır. Sol üst kısımda bulunan alandan ilgili dönem seçilerek o döneme ilişkin bordrolar listelenir. Bordro hesaplayabilmek için yeni kurumsal hesaplamaya başla butonu kullanılır. Eğer kurum dışı personel varsa ve bu kişiler kurum bankasıyla aynı bankadan hesap açtırmamışsa bu kişilere bireysel hesaplama yapılması gerekmektedir, bireysel hesaplama yapılabilmesi için bireysel hesaplama butonu kullanılır. Hesaplama yapılabilmesi için üst kurumun açtığı bordroya, seç butonu kullanılarak katılmak gerekir. Bununla birlikte kurum dışı personellerin maaş bankası farklı olsa dahi tek bir bordroda gösterilebilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
İl/ilçe Milli Eğitim Müdürlükleri başlangıç ve bitiş tarihlerini seçerek alt harcama birimlerinin(okulların)katılabilmesi için üst bordro oluştururlar.
Mutemet yardımcıları yeni bir bordro hesaplayabilmek için üst kurumun ilgili dönem için oluşturdukları bu bordroya katılmaları gerekmektedir. Yeni kurumsal/bireysel bordro hesapla butonuna tıkladıklarında üst kurumun açtığı bordro ekrana yansıyacaktır, bu bordro seçilerek seç butonuna tıklayarak ilgili bordroya katılabilir ve yeni bir bordro hesaplayabilirler.
Böylece puantaj bilgi girişi sayfasına erişilir. Bu sayfadan personel saat ve kesinti bilgileri girilir. Ancak saat bilgileri dosya yükle butonu kullanılarak istenilen formatta excel dosyası olarakta sisteme yüklenebilir.
SAAT BİLGİLERİNİN GİRİLDİĞİ ALANDA; 1- Normal Ek Ders Hesabı, Gündüz Saat : 657 sayılı Kanunun 89 uncu maddesine göre kendilerine ders görevi verilenlere ders saati başına gündüz öğretimi için 140 gösterge rakamının aylık katsayı ile çarpımından oluşan miktar üzerinden ek ders ücreti ödenebilmesi için SAAT BİLGİLERİNİN girildiği alandır. Gece Saat : 657 sayılı Kanunun 89 uncu maddesine göre kendilerine ders görevi verilenlere ders saati başına örgün ve yaygın eğitim kurumlarında yarıyıl ve yaz tatillerinde, Cumartesi ve Pazar günleri ile saat 18.00 den sonra başlayan öğretim faaliyetleri için 150 gösterge rakamının aylık katsayı ile çarpımından oluşan miktar üzerinden ek ders ücreti ödenebilmesi için SAAT BİLGİLERİNİN girildiği alandır.
2- Özel S., Eğt.Muh.,Cezaevlerinde % 25 Fazla Hesaplama Ek ders ücreti, özel eğitime muhtaç öğrencilerin eğitim ve öğretim gördüğü kurumlarda görevli öğretmen ve yöneticiler ile bu öğrencilere yönelik olarak açılan özel sınıf öğretmenlerine ve cezaevlerinde görevli öğretmenlere %25 fazlasıyla ödenecektir. Bu tür ek ders ücreti hesaplamasının yapılabilmesi için; Gündüz Saat : Özel eğitime muhtaç öğrencilerin eğitim ve öğretim gördüğü kurumlarda görevli öğretmen ve yöneticiler ile bu öğrencilere yönelik olarak açılan özel sınıf öğretmenleri ve cezaevlerinde görevli öğretmenlerin gündüz öğretiminde girdikleri ek ders saat bilgisinin girildiği alandır. Gece Saat : Özel eğitime muhtaç öğrencilerin eğitim ve öğretim gördüğü kurumlarda görevli öğretmen ve yöneticiler ile bu öğrencilere yönelik olarak açılan özel sınıf öğretmenleri ve cezaevlerinde görevli öğretmenlerin yarıyıl ve yaz tatillerinde, Cumartesi ve Pazar günleri ile saat 18.00 den sonra başlayan öğretim faaliyetlerinde girdikleri ek ders saat bilgisinin girildiği alandır.
KESİNTİ (İCRA, KİŞİ BORCU) GİRİŞİ; Kesinti girişinin yapılabilmesi için Kesinti Girişi butonuna tıklanır. Ekrana, kesinti yapılacak personelin Adı Soyadının seçilebileceği Bir isim seçiniz kutucuğu gelecektir. Burada tüm personel Ad- Soyad ve T.C. Kimlik numarasına göre sıralı olarak ekrana getirilmektedir. Kesinti yapılacak personel seçildiğinde, maaş ve ek ders ödemesi yönünden bağlı bulunduğu Muhasebe Biriminde açılmış bulunan icra, nafaka, taahhütlü icra ve kişi borcuna ilişki borç dosyası bilgileri otomatik olarak getirilmektedir.
Kesinti girişinin yapılabilmesi için ek ders bilgi girişi sayfasında bulunan kesinti butonu kullanılır. Personel seçildikten sonra bu kişiye ait kesinti bilgilerini sistem otomatik olarak getirmektedir. İlgili personelin kesinti bilgileri girildikten sonra kaydet butonuna basılır.
Girilen saat bilgileri ile Ek Ders Ücret Çizelgesi (Puantaj Bilgileri ile) arasında karşılıklı kontroller yapılıp, doğrulukları sağlandıktan sonra tahakkuk işleminin yapılabilmesi için İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne gönderilmesi gerekmektedir. Gönderme işlemi, Bilgileri Onayla butonuna basıldığında tamamlanmış olur. Bu işlemden sonra, Ek Ders Girişi ve Kesinti Girişi Formlarından veri girişi yapma yetkisi Mutemet Yardımcılarının kullanımına kapatılır.
MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ TARAFINDAN YAPILACAK İŞLEMLER: İl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünde ek ders işlemlerini yürüten personel için rol tanımlaması yapılırken 285 Birim Kodu ile Mutemet olarak tanımlama yapılacaktır. Bu personele aynı zamanda Okulların kendi birim kodları ile Mutemet olarak kesinlikle tanımlama yapılmayacaktır. - Aşağıdaki örneğimizde, 13.01.31.62.305 - İlköğretim Okulu-Dumlupınar okulunda sistemi kullanacak personele Mutemet Yardımcısı olarak rol tanımı yapılacak, - Bu okul ile diğer ilköğretim okulların tahakkuk işlemlerini Milli Eğitim Müdürlüğünde yapacak personel için ise 13.01.31.62.285 - İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü-İlköğretim Okulları kurumsal kodunda Mutemet rolü tanımlanacaktır. - Köy İlköğretim Okulları gibi ek ders saat ve kesinti bilgileri İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünde görevli personel tarafından yapılıyorsa, bu personel Mutemet Yardımcısı olarak sisteme tanımlanacaktır.
Banka aktar butonu kullanılarak; nakit talebi yapılmış olan muhasebeleşmiş ya da onaylanmış bordroların banka listesi aktarma işlemleri elektronik ortamda yapılabilmektedir (Ek ders banka listeleri şimdilik sadece İş Bankası ve Halkbank a elektronik ortamda gönderilmekte olup, diğer bankaların da uygulama kapsamına alınmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir).
İl/ilçe Milli Eğitim kurumlarında banka listesi gönder işleminin yapılabilmesi içim kontrol dökümü butonu kullanılarak okul bazında kontrol dökümü alınmalıdır. Banka aktarma işleminin yapılabilmesi için banka listesi gönder butonuna basılması gerekmektedir. Kurumlar banka aktarma işlemlerini tamamladıktan sonra listeler gün içerisinde merkeze gelmekte ve akşam 21.00 den sonra merkezden aktarma işlemleri yapılmaktadır. Hafta sonu, resmi tatiller ile gün içerisinde 20:30-24:00 arasında banka aktarma işlemleri yapılamaz.
ONAY İŞLEMLERİ Ekranından ilgili okul seçilerek bu okula ait bordro, kesinti listesi, banka listesi görüntüleme işlemleri ile muhasebeleştirme işlemleri yapılabilir. Ayrıca bu ekrandan kuruma bağlı tüm okulların bordro bilgilerine toplu olarak ulaşılabilir. Bu bilgilerin doğruluğu kontrol edildikten sonra muhasebe birimine gönder işlemi yapılabilir.
Bordro, kesinti listesi, banka listesi al butonlarına tıklandığında ilgili okula ait belgeler ekrana yansımaktadır. Yine aynı şekilde toplu bordro, kesinti listesi, banka listesi al butonlarına tıklayarakta kuruma ait tüm okulların belgeleri toplu halde ekrana yansıması sağlanabilmektedir. Ödeme Emri Belgesi kontrolü yapıldıktan sonra yapılacak olan işlem Muhasebe Birimine Gönder Butonuna basılarak işlemin tamamlanmasıdır. Hesaplanmış olan ek derslerin ilgili muhasebe birimine aktarılması ile Milli Eğitim Müdürlüğüne için KBS ek ders formu kullanıma kapatılacaktır. Bu işlemden sonra, ek ders işlemleri ile ilgili herhangi bir düzeltme veya yeni bir veri girişi yapılması gerekirse, ancak ilgili muhasebe birimi ile irtibat kurulup formun yeniden Milli Eğitim Müdürlüğüne açılması ile mümkün olacaktır.
İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünden gelen ıslak imzalı Ödeme Emri Belgesi kontrol edilip, doğruluğu teyit edildikten sonra, muhasebe kaydının oluşturulması için EK DERS ÖDEMELERİ BORDRO HESAPLAMASI Formu açılır. Bu formda bulunan butonlardan HESAPLA, ÖDEME EMRİ BELGESİ, BORDRO DÖKÜM BUTONLARI KBS Ek Ders Uygulamasına geçen muhasebe birimlerinde pasif hale getirilmiştir. Formda bulunan; Ay, Yıl, Kurum Bilgileri girildikten sonra MUHASEBEŞTİR butonuna basıldığında sistem tarafından otomatik olarak İşlem Numarası verilecektir. Bu numara ile Muhasebe Kayıt Formunda sorgulama yapılıp, gerekli bilgiler girildikten sonra ONAY butonuna basılmak suretiyle işlem tamamlanacaktır.
ss
ss
B- ÖDEME EMRİ BELGESİ YANLIŞ İl / İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri tarafından tahakkuk ettirilen Ödeme Emri Belgesi ile ıslak imzalı belgeler arasında tutarsızlık olması durumunda, Hatanın sebebi araştırıldıktan sonra, gerekli değişiklik ve düzeltme işlemlerinin İl / İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri tarafından yapılabilmesi için, EK DERS ÖDEMELERİ BORDRO HESAPLAMASI Formunda bulunan İADE ET butonuna basmak suretiyle Ödeme Emri Belgesini elektronik ortamda geri iade edecektir.
Yukarıdaki slaytlarda Milli Eğitim Bakanlığına bağlı okullarda ek ders hesaplaması için yapılması gerekenler anlatılmaktadır. Akademik ek ders hesaplaması için yapılması gereken işlemler de aynı şekildedir. Ancak akademik kurumlarda gerçekleştirme görevlisi(mutemet yardımcısı) rolü ve onay ekranı bulunmamaktadır. Dolayısıyla; her fakülte hesaplanan bordroları gerçekleştirme görevlisi(mutemet) rolüyle kendisi muhasebe birimine gönderecektir.
Akademik kurumlara ilişkin ek ders kurum bilgileri sayfasından kuruma ilişkin değişiklikler yapılabilir. Bu alandan kurumun fonksiyonel kodları, çarpan bilgileri ve SGK kesinti oranları değiştirilebilir.
Hesaplama seç sayfasından dönem seçilerek bordro hesapladıktan sonra muhasebe birimine gönderme işlemleri gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılmaktadır. Akademik kurumlarda onay butonu bulunmamaktadır. Bordro hesaplamak için yapılması gereken işlemler Milli Eğitim Kurumları ile aynıdır.
TEŞEKKÜRLER