R14.01 Revizyon No : 01 Yürürlük Tarihi : 24.07. 2014 Uluslararası Standart Yönetim Sistemi Yönetmeliği EĞİTMEN / EĞİTİM / ÜNİVERSİTE / ENSTİTÜ / AKADEMİ / BİLİMSEL ARAŞTIRMA MERKEZLERİ /DİĞER KAMU VE/VEYA ÖZEL KURUM VE KURULUŞLAR
1.GENEL Bu doküman; belgelendirme ve eğitim onayı almak isteyen Kamu ve/veya Özel Kurum ve Kuruluşlar (Uluslararası Eğitmen / Eğitim / Üniversite / Enstitü / Akademi / Bilimsel Araştırma Merkezleri ve Diğer Hizmet Kuruluşları) için hazırlanmıştır.belgelendirme ve eğitim onayı almak isteyen kamu ve/veya özel kurum ve kuruluşlar öncelikle bu dokümanda belirtilen yönetim sistemine sahip olmaları beklenmektedir.söz konusu belgelendirme ve eğitim onayına duyulacak güven, CARDCERT AKREDİTASYON A.Ş tarafından ana çerçevesi belirlenmiş olan ve bu dokümanda da tariflenmiş olan şartların sağlanması aracılığı ile gerçekleştirilir. Kuruluşları,belgelendirme ve eğitim onayı almış oldukları konularda verecekleri belge ve eğitimlerin uluslararası seviyede kabul görmesini sağlayacaktır.akredite belgelendirme programının ön şartı olan eğitim programlarında CARDCERT AKREDİTASYON A.Ş üyeleri arasında karşılıklı tanıma anlaşması bulunmaktadır.bu anlaşmanın amacı, eğitim onayının CARDCERT AKREDİTASYON A.Ş tarafından yayınlanmış olan ortak kurallar çerçevesinde yürütülmesidir. Bu dokümanda yer alan şartların belgelendirme ve eğitim onayı almak isteyen Kamu ve/veya Özel Kurum ve Kuruluşlar için genel şartlar olduğu kabul edilmelidir. Onay almak isteyen Kamu ve/veya Özel Kurum ve Kuruluşları hem bu dokümanda genel şartları tanımlanmış olan yönetim sistemine hem de ilgili belgelendirme ve eğitim programları için kurallar dokümanlarında belirtilmiş olan eğitim içeriğine ve yapısına sahip olmalıdır. 2. YÖNETİM SİSTEMİ Kuruluşları, vermiş olduğu eğitim faaliyetlerinin kapsamına uygun bir eğ itim yönetim sistemi oluşturmalı,uygulamalı ve sürdürmelidir.kuruluş; politika, sistem, program, prosedür ve talimatlarını, vermiş olduğu eğitim sonuçlarının kalitesini güvenceye alacak şekilde doküman haline getirmelidir. 2.1 YÖNETİM PROSEDÜRLERİ Kuruluşları, eğitim programlarının etkin yönetimini sağlamak için aşağıda belirtilen olan prosedürlere sahip olmalıdır. 2.1.1 DOKÜMANTASYON KONTROLÜ Yönetim sistemi dokümantasyonu aşağıdakileri içermelidir: a. Bu dokümanda belirtilmiş prosedürler ve kayıtlar b. Eğitim ve hizmet materyallerinin tasarımı, geliştirilmesi, değerlendirilmesi, gözden geçirilmesi ve kontrolünü güvence altına almak için kuruluş tarafından gerekli olduğuna karar verilen, kayıtlar dahil dokümanlar. Yönetim sistemince gerekli görülen dokümanlar kontrol altında bulundurulmalıdır.ihtiyaç duyulan aşağıdaki kontrolleri tanımlamak için dokümante edilmiş bir prosedür oluşturulmalıdır: a. Dokümanların yayımlanmadan önce yeterlik açısından onaylanması,
b. Dokümanların gerekli oldukça gözden geçirilmesi, güncellenmesi ve yeniden onaylanması, c. Dokümanlarda, değişikliklerin ve güncel revizyon durumlarının gösterilmesinin güvence altına alınması, d. Dokümanların okunabilir kalmasının ve kolaylıkla ayırt edilebilmesinin güvence altına alınması, e. Dış kaynaklı dokümanların tanımlanması ve dağıtımlarının kontrol altında bulundurulmasının güvence altına alınması, f. Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımının önlenmesi ve herhangi bir amaçla elde tutulmaları durumunda bunların, uygun bir şekilde ayırt edilebilmesinin güvence altına alınması. Not 1: Eğitim sunumları, eğitimde kullanılan örnekler, sınıf çalışmaları, eğitim duyuruları, ilanlar, sertifikalar vb. doküman olarak adlandırılmıştır. 2.1.2 EĞİTİM KAYITLARININ SAKLANMASI Şartlara uygunluğun ve yönetim sisteminin etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için oluşturulan kayıtlar, kontrol altında bulundurulmalıdır. Kuruluşları ; eğitim kayıtların belirlenmesi, depolanması, korunması, ulaşılabilmesi,elde tutulması ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin tanımlanması amacıyla dokümante edilmiş bir prosedür oluşturmalıdır. Bütün kayıtlar okunaklı olmalı, zarar görmelerini veya bozulmalarını ve kaybolmalarını önlemek için uygun şartları sağlayabilecek mekânlarda kolayca ulaşılabilecek şekilde saklanmalı ve muhafaza edilmelidir. Kuruluşları,eğitim kayıtlarını CARDCERT AKREDİTASYON A.Ş tarafından aksi belirtilmediği sürece en az 12 ay muhafaza etmelidir.eğitim programı ile ilgili kayıtlar en az şunları içermelidir; a. Eğitimin düzenlendiği yer, tarih, eğitim ile ilgili reklam, duyuru, ilan metinleri (posta, e-mail, faks yoluyla gönderilenler de dahil) b. Eğitmen(ler)in isimleri, varsa eğitim programına katılan stajyer eğitmen ve gözlemcilerin isimleri c. Kullanılan eğitim materyallerinin yayın tarihi ve revizyon numaraları d. Eğitime katılan tüm öğrenci/katılımcıların isim ve soyisimleri. Her öğrenci için, eğitimin öğrenme hedeflerine karşılık yapılan değerlendirmeler ve gözlemler (eğitim içi sınavlar, sözlüler, senaryo çalışmaları, soru-cevap, katılımcılık, devam durumu, zaman kullanımı vs) Bütün kayıtlar, emniyetli bir şekilde ve gizlilik içinde muhafaza edilmelidir. Kuruluşları,elektronik olarak muhafaza edilen verileri her şartta korumak ve yedeklemek, yetkisi olmayan kişilerin bunlara ulaşmasını veya değişiklik yapmasını önlemek için prosedürlere sahip olmalıdır. Not 1: Kayıtlar, basılı kopya veya elektronik kayıt gibi herhangi bir ortamda olabilir.
2.1.3 EĞİTMENLERİN SEÇİMİ VE PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ Kuruluşları,kadrolu veya sözleşmeli olarak istihdam ettiği eğitmenlerin yeterlik şartlarını tanımlamalıdır.eğitmenler aşağıda belirtilen yeterlilikleri sağlamalıdırlar; a. Eğitmenlik seviyesine en az 12 aydır sahip olmak b. Geriye dönük 3 yıl içerisinde en az 10 tam eğitmenlik tamamlamış olmak c. Öğretme becerilerine sahip olmak d. Mevcut eğitim materyallerine ve dokümanlarına alışkın olmak Kuruluşları, kendi kadrolu eğitmenlerinden ve/veya sözleşmeli olarak çalıştırdığı eğitmenlerden,gizlilik,eğitimin tarafsızlığı ve e ğ itmen/eğitim kuruluşu tarafından belirlenmiş kurallara uyacağına ilişkin kendilerini bağlayıcı bir taahhütnameyi imzalamalarını talep etmelidir. Kuruluşları, kadrolu veya sözleşmeli her bir eğitmenle ilgili aşağıda belirtilen bilgileri tutmalıdır; a. İsim ve adres b. İlgili kuruluş ve kuruluştaki pozisyonu c. Eğitim ve meslekî statüsü d. İlgili alandaki eğitimi ve deneyimi e. Özel sorumlulukları ve eğitim kuruluşu içindeki yükümlülükleri f. Performans değerlendirmesi g. Kayıtların en son güncelleştirildiği tarih Eğitmen/Eğitim kuruluşu, eğitmenlerin bir eğitimi sunmalarına izin vermeden önce, eğitmenin yukarıda tanımlanan eğitmen yeterliliklerine sahip olup olmadığından emin olmalıdırlar. Eğitmenler; a. Eğitmen/Eğitim kuruluşunun kursunun tam sunumunda temsilci ya da gözlemci olarak katılmalıdır. b. En az bir kursa, cardcert onaylı bir eğitmenin nezareti altında bir eğitmen olarak katılmalıdır. c. Kursu sunan ve yöneten sağlayıcı tarafından gözlemlenmiş olmalıdır. Her bir eğitim için atanan eğitmen, cardcert tarafından onaylanmış olmalıdırlar. Eğitmen/Eğitim kuruluşu, öğrenciler ile anadili aynı olan eğitmen seçilmelidir.ancak bir çevirmen kullanılacaksa etkin bir çeviri sunmayı garanti altına almalıdır. Eğitmen/Eğitim kuruluşu,eğitimin ve eğitmen performanslarının ölçülmesini ve değerlendirilmesini sağlayacak raporlama prosedürlerine sahip olmalıdır.
Not 1: Eğitmen/Eğitim kuruluşu,eğitim ve eğitmen performanslarının değerlendirmesinde cardcert tarafından hazırlanmış olan Eğitim Kuruluşları Performans Değerlendirme Raporları nı da kullanabilir. Her bir eğitmenin performansı en az yılda (1) kere ölçülmeli ve değerlendirilmelidir.performans ve değerlendirme kayıtları eğitim kuruluşu tarafında saklanmalıdır. 2.1.4 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ Kuruluşları yönetim sistemini; bu sistemin uygunluk, yeterlilik ve etkinliğinin sürekliliğini güvence altına almak için yılda en az (1) kez gözden geçirmelidir. Gözden geçirme girdileri; a. Önceki yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında göze çarpan faaliyetler b. cardcert akreditasyon tarafından, gözlem sonucunda bulunan faaliyetler c. Yönetim prosedürleri d. Eğitim tasarımı e. Eğitim sunumu f. Eğitmenlerin performansları ve ileriki dönemlerdeki eğitim ihtiyaçları g. İtiraz ve şikayetler h. Öğrenci geri bildirim analizleri i. Belgelendirilmiş kuruluşların yıllık gözetim değerlendirmesi Yönetimin Gözden Geçirmesine ait kayıtlar en az (3) yıl saklanmalıdır. 2.1.5 ÖĞRENCİ/KATILIMCILARIN DEĞERLENDİRİLMESİ Kuruluşları, eğitim programı süresince öğrenci / katılımcının eğitim programının öğrenme hedeflerine ne kadar ulaştığını ölçümleyecek raporlama prosedürlerine sahip olmalıdır. Not 1: Kuruluş aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanılabilir; a. Öğrenci/katılımcının konuyu anlayıp anlamadığını ölçmek için küçük yazılı sınavlar b. Öğrenci/katılımcının hangi konularda kuvvetli veya hangi konularda zayıf olduğunu not alabileceği anlamadığı konuları işaretleyebileceği bir öğrenme cetveli c. Karşılaştırma yoluyla öğrenci/katılımcı performanslarının emsal değerlendirmesi (örnek: öğrenci hangi konularda diğerlerinden daha az katılım sağlıyor) d. Öğrenci/katılımcının anlama seviyesini ölçmek için eğitimci tarafından sorulacak direk sorular. Genellikle öğrenme seviyesi ölçümlemesi; o Her öğrenme aktivitesi tamamlandığında o Her eğitim gününün başlangıcında o Her eğitim gününün sonunda yapılmalıdır.
2.1.6 EĞİTİM /BELGELENDİRME SERTİFİKALARI Eğitim Sertifikası;eğitim sonrasında program süresince derlenen bilgilere dayanarak, sadece eğitim kuruluşu tarafından verilmelidir. Eğitmen/Eğitim kuruluşu, eğitim programı süresince değerlendirmeyi geçen tüm öğrenci/katılımcılara dijital ortamda Eğitim Sertifikası vermelidir. Eğitim sertifikaları aşağıda belirtilen bilgileri içermelidir: a. Eğitmen/Eğitim kuruluşu logosu b. Her bir sertifika için cardcert web sistemi (www.cardcert.holdings )üzerinden kayıt girilecek eğitim sertifika numarası c. cardcert tarafından verilen eğitim onay numarası d. Sertifikanın cardcert üzerinden ( www.cardcert.holdings ) sorgulanabileceği ibaresi e. cardcert tarafından onaylanan Eğitmen/Eğitim Kuruluşunun ismini ve irtibat bilgileri f. Eğitimin adı ve eğitim tarihleri g. Öğrenci/katılımcının, eğitim programına başvururken verdiği şekilde adı soyadı h. Eğitmenin ve Eğitim Kuruluşu yetkilisinin imzaları i. Tüm bilgiler, sertifikanın bir yüzünde bulunmalıdır Not 1: Sertifika üzerinde geçerlilik tarihi gibi yanıltıcı bir ibare bulunamaz! Not 2: cardcert Onaylı Eğitim Kuruluşu eğitim onayı aldıktan sonra; Vermiş oldukları eğitim bilgilerini www.cardcert.holdings sistemine girdikten sonra sistemden otomatik olarak verilecek olan sertifika numarasını cardcert tarafından kullanılacaktır. Eğitim programının son günü Akredite Belgelendirme Sınavı eğitim kuruluşu tarafından değerlendirildikten sonra cardcert Belgelendirme denetçileri tarafından kontrol edilir.sınav sonrasında başarılı olan her adaya Elektronik Sertifika ve Akıllı Kimlik Kartı verilir. 2.1.7 ŞİKAYET VE İTİRAZLAR Kuruluşları, şikayet ve itirazların değerlendirilmesine ilişkin prosedürlere sahip olmalıdır. Kuruluşları; öğrenci/katılımcılara şikayet ve itiraz haklarının olduğuna dair bilgilendirmelidir ve eğitim sonunda katılımcılara Müşteri Memnuniyet Anketi doldurtmalıdır. Kuruluşları, tüm itirazların, şikayetlerin ve bunların sonuçlarının kayıtlarını saklamalıdır. 2.1.8 GİZLİLİK Kuruluşları, öğrenciler/katılımcılar tarafından verilen tüm bilginin gizliliğini korumalıdır.
Kuruluşları (bu prosedürde belirtilenlerden başka) öğrenci/katılımcının yazılı izni olmadan, öğrenci/katılımcı hakkındaki bilgileri üçüncü şahıslara gösteremez. 2.1.9 DEĞİŞİKLİKLER Kuruluşları, eğitim programına uygulamayı düşündüğü herhangi bir değişikliği önceden CARDCERT AKREDİTASYON A.Ş e onaylatmalıdır.değişikliklerin niteliğine bağlı kalarak cardcert; eğitim programına tekrardan onay vermesi gerekebilir. Eğitmen/Eğitim kuruluşu, değişiklikler konusunda sözleşmeli eğitmenlerini uygun şekilde bilgilendirmeli ve aynı zamanda değişen şartlara uyum sağladıklarını doğrulamalıdır. 2.1.10 ZORUNLULUK: a. Başvuru sahibi(eğitmen / Eğitim / Üniversite / Enstitü / Akademi / Bilimsel Araştırma Merkezleri ve Diğer Hizmet Kuruluşları),cardcert e bildirdiği bilgi ve dokümanların doğruluğunu ve sorumluluğun kendisine ait olduğunu kabul ve taahhüt etmiş sayılır.alacağı uluslararası Elektronik Sertifika Kimlik Kartının, gerekli görülmesi halinde ve/veya cardcert e verdiği bilgi ve dokümanlar doğru olmadığı takdirde iptal edilerek uluslararası izlenebilirliğe kapatılacağını,katılımcıları belge almaya hak kazanmış olsa bile bir şüphe durumunda yeterliliğin ve belgenin bağımsız bir kurul tarafından değerlendirilip gerekirse belgenin iptal edilebileceğini, verilen bilgi ve dokümanların yanlış beyan olması durumunda her ne sebeple olursa olsun askıya alınacağını, kartın iptal edilmesi durumunda cardcert ten maddi veya diğer hiçbir talebi olmayacağını ve katılımcılara karşı sorumluluğun kendisinde olduğunu kabul ve taahhüt etmiş sayılır. b. Kuruluşları (Eğitmen/Eğitim Kuruluşları için iş bu Uluslararası Standart Yönetim Sistemi Yönetmeliği PDF-2) şartlarını yerine getirmelidir. 2.1.11 DENETİM: a. CARDCERT AKREDİTASYON A.Ş gerek duyduğunda kuruluşları ilgili yönetim sisteminin uygunluğunu taşıyıp taşımadığına dair Denetçi / Baş Denetçiler tarafından her türlü denetim ve kontrolü yaptırabilir. b. Denetim sonunda uygunsuzluk bulursa döf (Düzeltici Faaliyet) açabilir ve uygunsuzluğun giderilmesine dair süre verebilir.belirtilen sürede uygunsuzluklar giderilmezse eğitim akreditasyon onayını askıya alabilir,iptal edebilir. 2.1.12 TARAFSIZLIK BEYANI CARDCERT AKREDİTASYON, Belgelendirme hizmeti sunduğu firmanın El kitabı ve prosedürlerin hazırlanması ayrıca yönetim sistemlerinin yapsını ve uygulamalarını geliştirecek tavsiyeler, talimatlar, çözüm önerileri sunmaz ve yönetim sistem danışmanlığı teklifinde bulunmaz. CARDCERT AKREDİTASYON, tarafsız bir şekilde yönetim sistemi belgelendirme faaliyetlerini gerçekleştireceğini, çıkar çatışmasını engelleyeceğini ve yönetim sistemi belgelendirme faaliyetlerinde
objektifliği sağlayacağını taahhüt eder. Bu hususlar ile ilgili işletme Risk Değerlendirilmesi yapılmakta ve gerekli önlemler alınmaktadır. Belgelendirme başvurusunda bulunan veya belgelendirilen firmalara iç tetkik hizmeti sunmayacaktır. Denetimlerini yönetim sistemleri danışmanlığı faaliyetinde bulunan kuruluşlara taşere etmeyecektir. CARDCERT AKREDİTASYON tüm denetçilerinden ve personelinden çıkar ilişkisi deklare formu almaktadır. cardcert akreditasyon, ortadan kaldırılamayacak veya azaltılamayacak şekilde tarafsızlığı tehdit eden ilişkiler olması durumunda Belgelendirme teklifinde bulunmayacaktır. CARDCERT AKREDİTASYON, yönetim sistemleri belgelendirme hizmeti veren başka bir Belgelendirme kuruluşunu belgelendirmeyecektir. Tarafsızlığa karşı rapor edilen herhangi bir durum ile ilgili olarak Tarafsızlık komitesi bilgilendirilir ve gerekli kontrol önlemleri alınır. 2.1.13 İTİRAZLAR Eğer Kuruluşları,belgelendirme denetimi veya ara denetimlerde denetçilerin bulgularını kabul etmiyor ise İtirazlar cardcert akreditasyon Belgelendirme müdürüne sunabilirler. Firma bu itiraz sebebini objektif bir kanıt ile desteklemelidir. İtiraz Komitesi bu itirazı değerlendirip verece ği karar iki taraf içinde geçerlidir. Yönetim Kurulunun kararı her iki taraf (cardcert akreditasyon ve Müşteri) üzerinde bağlayıcı niteliktedir. İtiraz sonucu olarak itiraz sebebi ne olursa olsun her iki taraf içinde bir masraflandırmaya ve karşı davaya izin verilmez. 2.1.14 ŞİKAYET(PERSONEL) cardcert akreditasyon (CA) Personeli Hakkında Eğer firmanın denetim ekip üyeleri ile ilgili bir memnuniyetsizliği mevcut ise, yazılı olarak CA Belgelendirme müdürüne bildirmelidir. Eğer Şikayet, Yönetim temsilcisini ve Belgelendirme müdürünü içeriyorsa direk CA Tarafsızlık komitesine bildirilmelidir.