ISO 9001 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ İÇ DENETÇİ EĞİTİMİ İSTANBUL - 2009 Bu eğitim TQNET / IPC kriterlerine uygun bir şekilde hazırlanmıştır. İç Denetim Eğitimi Sayfa: 1 / 5
1- ISO 9001:2008 Standardına bakış 5-Yönetimin Sorumluluğu 6- Kaynakların Yönetimi 8- Ölçme, Analiz ve İyileştirme 7- Ürünün Gerçekleştirilmesi Yukarıdaki döngü göz önüne alınarak Standartta belirtilen tüm madde ve alt maddeler aşağıda bulunan ana başlıklar altında toplayın: - Planlama - Uygulama - Denetleme - Gelişme 2- Neden DENETİM? DENETİM Nedir? Kalite Sistemi denetimi ISO 8402 standardında şöyle tanımlanmıştır: Kalite Faaliyetlerinin ve bunlarla ilgili sonuçların planlanmış düzenlemelere uygun olup olmadığının ve yeterli etkinlikle uygulanıp uygulanmadığının saptanmasına yönelik sistematik ve bağımsız inceleme. DENETİMİN Amacı? İşletmemizde kurulu olan ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemini tarafsız bir gözle incelenmek kaydıyla tüm açık noktaların tespit edilmesidir. Tespit edilen açık noktalarla ilgili hangi düzeltici faaliyetlerin yapılacağı karar verilmesi ve uygulamaların etkinliğinin takip edilmesidir. DENETİM Hedefleri : - İşletmemizde kurulan Kalite Sistemi ISO 9001 Standartlarına uygun olup olmadığının saptanması - İşletmemizde oluşturulan Dokümantasyonla Uygulamanın birebir tuttuğunu saptanması - İşletme Yönetimi tarafından belirlenmiş Kalite Hedeflerine ne derece yaklaşıldığının saptanması - İşletmemizde kurulu olan sistemin iyileştirilmesi için nelere ihtiyacımız olduğu saptanması - Kalite Sisteminin ne derece etkin çalıştığı konusunda Üst Yönetime rapor edilmesi İç Denetim Eğitimi Sayfa: 2 / 5
DENETİM Türleri: Dokümantasyon Denetimi: İşletmemizin Kalite El Kitabında yer alan prosedür, talimat ve diğer dokümanlar ISO 9001 Standart gereklerini ne ölçüde karşıladığını tespit edilmeye çalışılır. Bu denetim türü ilk önce yapılması gerekmektedir. Dokümantasyon incelemesi; departmana yönelik soruların hazırlanmasında büyük önem taşır. Uygulama Denetimi (Saha Denetimi): Dokümantasyon Denetiminden sonra prosedür, talimat ve diğer dokümanların çalışanlar tarafından ne oranda anlaşıldığı ve uygulandığı tespit edilmeye çalışılmaktadır. 3- Denetimin etkin olması için uyarılar - Denetlenen kişiyi rahatlatın - Denetlediğiniz kişiyi ve sizi rahatsız edecek etkenlerden kurtulun - Dikkatinizi denetlediğiniz kişinin söylediklerine yoğunlaştırın. - Ön yargılı olmayın. Denetlediğiniz kişinin sözünü kesmeyin. - Sorularınız anlaşılmadığını görürseniz sorunuzu farklı bir şekilde tekrar sorun. - Hemen karar vermeyin. Konuyla ilgili denetlenenin tüm söyleyeceklerini ve göstereceklerini bittikten sonra karar verin. - Karar verirken her zaman yazılı kanıtlara ve uygulamalara önem ver. - Söylenenler arasında bağlantı kurun ve denetlenen kişinin ifade etmek istediklerini özetleyerek kendisinden bunu doğrulamasını isteyin. - Her söyleneni not alın. Kesinlikle hafızınıza güvenmeyin. - Eğer bir uygunsuzluğu tespit ederseniz, bu durum niçin bir uygunsuzluk yarattığı denetlenen kişiye izah edin ve anlaşılmasını sağlayın. 4- Denetçinin ve Baş Denetçinin Sorumlulukları Denetçi Sorumlulukları - Tarafsız olmak - Yorum getirmemek - Gözlemlerini ve söylenenleri kaydetmek - Uygunsuzlukları net ve yorumsuz bir şekilde raporlamak - Denetimle ilgili kurallara uymak - Kendisine teslim edilen dokümanları korumak - Baş denetçi ile iş birliği yaparak onun görev dağılımını kabul etmek Baş Denetçi Sorumlulukları - Denetim Planı oluşturmak ve yayınlamak - Denetçilere yardımcı olmak ve koordine etmek - Açılış ve kapanış toplantısını düzenlemek - Yeterlilik denetimi kararı almak ve yaptırmak - Son kararı vermek - Denetim raporu hazırlamak ve Üst Yönetime sunmak - Takip faaliyetleri planlamak ve koordine etmek İç Denetim Eğitimi Sayfa: 3 / 5
5- Denetimin Planlanması İç Denetimin planlanmasında şunlara dikkat edilir : - Denetim Tarihi 1 ay önce tüm departman sorumlularına ilan edilmesi - Denetimde hangi departmanlar hangi tarihte ve saatte denetleneceği belirlenmesi - Denetimde hangi departmanların hangi bölümleri denetleneceği belirlenmesi - Hangi departmanlar kimin tarafından denetleneceği belirlenmesi - Açılış ve kapanış toplantılarının günü ve saati belirlenmesi 6- Denetim Sorularının Hazırlanması Denetimin etkin geçebilmesi için hazırlıklar yapılmalıdır. Hazırlıkların en önemli bölümü departman bazında soru listesinin hazırlanmasıdır. Sorular hazırlanırken ilgili departmanın talimat ve dokümantasyonu incelenir. Soru listesinde tavsiye edilen soru sayısı 10 dur. Bunlardan 4 tanesi Üst Düzey soruları olup ISO 9000 standardında yer alan maddeleri refere etmelidir. Diğer 6 soru Alt Düzey soruları olup departmanın yapısını ve işleyişini sorgulayan özel sorulardır. Cevapların net verilebileceği sorular sorulmasına dikkat edilmelidir. 7- İş Bölümü Denetimin etkin geçebilmesi için hangi departmanlar hangi denetçiler tarafından denetleneceği daha önceden belirlenmesi gerekiyor. Bu seçim denetçilerin bilgi ve tecrübeleri göz önünde bulundurularak yapılmalıdır. Bu seçicilikte arkadaşlık ve yakın dostluklar göz önüne alınmasında denetimin tarafsızlığı için çok önemlidir. Denetçiler arasında iş bölümü yapılırken bu faktör kesinlikle göz ardı edilmemelidir. 8- Açılış Toplantısı Denetimlerin başlayacağı ilk gün bir Açılış Toplantısı düzenlenir. Açılış toplantısına Üst Yönetim, Denetçiler ve denetlenecek tüm kişiler bulunmak zorundadır. Açılış toplantısında Baş Denetçi denetimin nasıl gerçekleştirileceği izah eder ve denetim sırasını değiştirmek isteyen olup olmadığını sorar. Eğer denetim planına herhangi bir itiraz gelmezse Kapanış Toplantısı ne zaman nerede olacağı söylenir ve denetimlere geçilir. 9- Denetimin Gerçekleştirilmesi Denetim denetlenecek kişinin ofisine gidilerek başlar. İlk önce dokümantasyon denetimi yapılır. Daha önce hazırlanmış sorular kendisine sorulur. İlgili notlar alınır. Saha ziyaretine çıkılarak uygulama denetimine geçilir. Tüm görülen dokümanlar adları, revizyonları, yayınlama tarihleri ve kontrollü kopya olduğu tek tek kaydedilir. Tüm notlar ara değerlendirmelerde tekrar gözden geçirilmek üzere iyi bir şekilde tasnif edilir. Bu notlar iç denetim kayıtlarına eklenecek. İç Denetim Eğitimi Sayfa: 4 / 5
10- Uygunsuzluk Formlarının Doldurulması Denetim sırasında net bir uygunsuzlukla karşılaşılırsa İç Denetim Formu açılır ve bu uygunsuzluk buraya aktarılır. Uygunsuzluk aktarılırken şu noktalara dikkat edilir: - Uygunsuzluk konusu net şekilde yazılmalı - Uygunsuzluğun karşılaşıldığı yer - Uygunsuzluğun standardın hangi maddesine göre açıldığı - Takip termini denetlenen kişinin isteği ile belirlenmesi Bulunan uygunsuzluk neden açıldığı denetlenen kişiye tüm detaylarla anlatılır ve standart refere edilir. Uygunsuzluk formunu denetlenen kişi tarafından imzalanması istenilir. Uygunsuzluğun giderilmesi için denetçi ile denetlenen kişi arasında bir termin belirlenerek İç Denetim Uygunsuzluk Formuna kaydedilir. Bu tarihte bir takip denetimi tekrar yapılacağı denetlenen kişiye söylenir. 11- Ara Değerlendirmeler Bir departmanın denetimi bittiğinde diğer departmanın denetimine geçmeden önce denetim sırasında alınan tüm notlar tasnif edilerek toparlanır. Alınan notlar o departmanın Güçlü, Zayıf ve geliştirilmesi gereken yönler başlıkları altında toplanır. Eğer bazı noktalar tam olarak açıklığa kavuşmadıysa ilgili departman sorumlusuyla tekrar görüşülür. Tüm ara değerlendirmeler temiz ve okunaklı olacak şekilde düzenlenerek Baş Denetçiye teslim edilir. 12- Ana Değerlendirme Tüm denetimler bittiğinde denetçiler bir araya gelerek tespitlerini paylaşarak Denetim Raporunu hazırlarlar. Denetim Raporunda tüm ara değerlendirmeler göz önünde bulundurulur ve işletmenin toplamı için bir değerlendirme yapılır. Denetimler sırasında tespit edilen tüm uygunsuzluklar teker teker rapora aktarılır. Değerlendirme yine 3 ana başlık altında toplanır. İşletmenin Güçlü, Zayıf ve Geliştirilmesi gereken yönleri ortaya çıkartılır. Tüm denetçilerin izlenimleri doğrultusunda Denetim Raporu yazılır. 13- Kapanış Toplantısı Daha önceden saati ve yeri tespit edilen Kapanış Toplantısı yapılır. Kapanış Toplantısına Üst Yönetim, denetçiler ve denetlenen tüm departman sorumluları katılması zorunludur. Denetimle ilgili değerlendirmeleri yapmak üzere Baş denetçi söz alır. Denetim Raporu okunur. Bir önceki Denetimle kıyaslaması yapılır. Açılan uygunsuzluk formları ilgili departman sorumlularına verilir ve takip faaliyetleriyle ilgili terminler açıklanır. Söz almak isteyen varsa söz verilir ve toplantı bitirilir. 14- Takip Denetimleri İç denetim sırasında tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili yapılacak düzeltici faaliyetlerin etkin olup olmadığını tespit etmek için daha önce belirlenmiş olan tarihlerde takip denetimleri yapılır. Bu denetimler diğer denetimlerin yapıldığı gibi yapılır. Eğer uygunsuzluklar kapanmadığı görülürse yeni termin belirlenir. İç Denetim Eğitimi Sayfa: 5 / 5