BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç: MADDE 1 Bu yönergenin amacı, İçişleri Bakanlığının 2015/8 sayılı genelgesi esas alınarak kurulmuş olan nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usül ve esaslarını düzenlemektedir. Kapsam: MADDE 2 Bu yönerge ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usül ve esaslarını kapsar. Dayanak: MADDE 3 Bu yönerge; 5393 sayılı Belediye Kanunun 15-b maddesine ve 09 Mayıs 2014 tarihli 2014/40 sayılı Belediye Meclis kararıyla yürürlüğe giren Beşiktaş Belediye Başkanlığı Birimlerinin Görev ve Çalışma Yönetmeliği ne dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar: MADDE 4 Bu yönerge geçen; a) Belediye; Beşiktaş Belediyesi ni b) Başkanlık; Beşiktaş Belediye Başkanlığı nı c) Büyükşehir; İstanbul Büyükşehir Belediyesi ni d) Müdürlük; nü e) Müdür; Muhtarlık İşleri Müdürü nü f) Yönerge; Görev ve Çalışma Yönergesini g) MBS; Muhtar Bilgi Sistemi ile belirtilmiştir. İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat ve Bağlılık Teşkilat: MADDE 5 Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir. a) Müdür b) Şef c) Memurlar d) Sözleşmeli Memurlar 1
e) İşçiler f) Diğer personeller Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir: 1. Müdür 2. Muhtarlık İşleri Bürosu Yetkilisi/Şefi 3. Spor İşleri, Sportif Faaliyetler, Statlar ve Spor Tesisleri Şefliği 4. Muhtar Bilgi Sistemi Birim Yetkilisi 5. Sekretarya/Kalem Bağlılık: MADDE 6 Belediye Başkanı na veya Teknik Birimler Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya Başkan Yardımcısı aracılığıyla yürütür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluk Müdürlüğün Görevleri: MADDE 7 1. İçişleri Bakanlığı nın 2015/8 sayılı genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasından sorumludur. 2. İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan Muhtar Bilgi Sistemi aracılığıyla Belediyemize iletilen talep, şikâyet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürede karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak, 3. Muhtar Bilgi Sistemi haricinde muhtarlıklardan gelen bizzat, telefon, mail, dilekçe vb. her türlü talebin uygun birime iletilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek, 4. Başkanlık Makamının Mahalle ziyaretlerinde Başkan a eşlik ederek taleplerin alınmasını ve ilgili birimlere sevkini sağlayarak sonuçlarını takip etmek, 5. Müdürlüğümüzce yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını sağlayarak Başkanlık Makamına sunmak, 6. Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla İstişare Toplantıları düzenlemek ve mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirmesini yapmak, 7. Mahalle bazında rapor hazırlamak ve bunlar için arşiv oluşturulmasını sağlamak. 8. Faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak, 2
Müdürlüğün Sorumluluğu: MADDE 8, Belediye Başkanınca verilen ve bu Yönergede tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve disiplinli bir şekilde yürütmekle sorumludur. Müdürün Görev ve Sorumluluğu: MADDE 9 1. nü Başkanlık Makamına karşı temsil eder. 2. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. 3. Müdürlüğün Görevleri kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, bunların etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar. 4. nün Tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin disiplin amiridir. 5. ile diğer müdürlükler arası koordinasyonu sağlar. 6. Müdürlüğün yıllık performans programını ve buna bağlı olarak yıllık bütçesini hazırlar. 7. Performans hedefleri, iş kapasitesi ve faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planlarını hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar. 8. Performans hedefleri ve bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren Yıllık Faaliyet Raporu hazırlar. 9. Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili Hizmet Standartları belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet verebilmek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar. 10. Faaliyet alanıyla ilgili vatandaş memnuniyeti ölçümü yapar. 11. Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol ve Kalite Yönetim Sistemi nin kurulmasından birinci derecede sorumludur. Bu konuda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli çalışır. 12. Müdürlüğün mevcut dosya, evrak ve diğer bilgilerinin Standart Dosya Planı formatına uygun olarak düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlar. 13. Tüm dosya, evrak ve bilgiler için mevzuatın öngördüğü şekilde Saklama Planı oluşturur, süresi dolan evrakların imha edilmesi gereken evraklar olarak nitelendirilmesini sağlar ve geri dönüşüme teslim edilmesini sağlar. 14. İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapar. 15. Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek eğitim almalarını sağlar. 16. Mesai saatlerinin etkin ve verimli kullanılmasını, personellerin uyum içinde çalışmasını sağlar. 17. Birimi ile ilgili faaliyet raporlarının periyodik olarak hazırlanmasını ve Başkanlığa sunulmasını sağlar. 3
18. İş güvenliğini sağlar ve çalışma ortamının sürekli geliştirme çabası içinde olur. Çalışan personelin iş güvenliği için tedbirler alır ve iyileştirilmesi çabasında bulunur. 19. Birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirler, görevli personellerin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirir. 20. Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar. Muhtarlık İşleri Bürosu Acil Müdahale Ekibi Yetkilisi/Şefi Görev ve Sorumlulukları: MADDE 10-1- Müdürlük tarafından alınan talepler ve Başkanlık Makamının ziyaretleri sonucu gelen talepleri için bünyesinde bulunan ekibi ile mini onarımları, tamirat, bakım, hafriyat, yol açma işlerini gerçekleştirmek ve diğer geniş kapsamlı çalışma gerektiren tüm işleri Müdürlüğe bildirerek ilgili birimlerden gelen ekip ve ekipmanların koordinasyonunu sağlayarak işin takibini-koordinasyonunu gerçekleştirmek, 2- Gün sonunda yapılan işleri, yapılacak işleri, sahada görülen eksiklikleri müdürlüğe aktarmak, 3- Müdürlük ile ilgili hizmet hedeflerini, yasal, hukuksal, ekonomik ve yönetsel sınırlılıkları dikkate alarak ve bunların maliyet olarak ayrıntıları ile belirlenmesine yardımcı olmak, 4- Saptanan yeni hizmet hedeflerine uygun yıllık eylem programı hazırlanmasına yardımcı olmak, 5- Diğer birimlerle iş birliği ve uyumu sağlamak, 6- Personeli isteklendirmek, verimli ve başarılı çalışmayı sağlamak, 7- Çalışma sonrası düzenlenen raporların sonuçlarına göre elde edilen performansı, önceden saptanmış hedeflerle karşılaştırmak, 8- Görev alanı içinde eksik ve noksanları tespit etmekle birlikte ilgili birimlere aktarmak, yolların yapım ve onarımı ile ilgili çözüm sağlamak, 9- Alt birim görev ve çalışmaları bakımından müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar. Spor İşleri, Sportif Faaliyetler, Statlar ve Spor Tesisleri Şefliği MADDE 11 Spor İşleri, Sportif Faaliyetler, Statlar ve Spor Tesisleri Şefliği; 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5393 Sayılı Belediye Kanunu, Belediye Meclis ve Encümen kararları ile yürürlükte olan diğer kanun, yönetmelik, genelge, tebliğ vb. mevzuat doğrultusunda verilen görev ve yetki çerçevesinde aşağıdaki görevleri yerine getirir; 1. Malzeme alımlarında alınan malzemeleri inceleyerek teknik şartnamesine uygun olup olmadığını kontrol edip onay vermek, 2. Servise bağlı personelin görevlerini planlamak, uygulamaları koordine etmek, insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak, 4
3. Spor tesisleri sınırları içerisinde bulunan tüm yeşil alanların bakım ve onarım programlarını hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak, 4. Statların çim yüzeyli futbol sahalarının bakım ve ara ekimlerinin yapılmasını sağlamak, 5. Vatandaşlardan gelen istek, öneri ve şikâyetleri değerlendirmek konularla ilgili üst yönetime önerilerde bulunmak, 6. Spor tesislerinin müsabaka öncesi müsabakaya hazır hale getirilmesini sağlamak, 7. Saha ve salon gelirlerinin kontrolünü yapmak ve zamanında Mali Hizmetler Müdürlüğüne yatırılmasının sağlanmak, 8. Birimin işlerinin en az masrafla tespit edilmiş kalite, miktar ve zaman standartları çerçevesinde gerçekleştirilmesini sağlamak üzere bağlı personeli sürekli olarak denetlemek, 9. Belediye sınırları içerisinde bulunan parkların içerisinde bulunan spor sahalarının müdürlük tarafından organize edilecek olan spor faaliyetleri için hazırlamak ve gerektiğinde diğer müdürlüklerden yardım almak, 10. Çalışma alanları için malzeme ve ekiplerin sevkini sağlamak, 11. Kendisine bağlı ekiplerin görevlendirme ve denetimini yapmak, 12. Kendisine verilen görevlerle ilgili konularda amirlerine danışarak alacağı talimata göre işlemleri yerine getirmek, 13. Sorumluluğu altındaki araç ve gereçlerin kullanımında gerekli özeni göstermek, 14. Göreviyle ilgili evrakları ve dokümanları korumak ve saklamak, 15. Kalite yönetim sisteminin uygulanmasını ve devam ettirilmesini sağlamak, 16. Sorumlu olduğu amirlerce belirlenen mesai saatlerine riayet ederek çalışmak ve izinsiz görev yerinden ayrılmamak, 17. Malzeme alımlarında alınan malzemeleri inceleyerek teknik şartnamesine uygun olup olmadığını kontrol edip onay vermek, 18. Servise bağlı personelin görevlerini planlamak, uygulamaları koordine etmek, insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak, 19. Sorumlu olduğu amirlerce verilen diğer görevleri yerine getirmektir. 20. Belediyemiz bünyesinde çeşitli branşlarda kültürel ve sportif kulüpler kurmak, bu kulüplere gençlerin yoğun katılımı için duyuru, ilan, broşür, afiş vs hazırlamak ve halka ulaşmasını sağlamak, 21. Ulusal ve Uluslararası spor turnuvaları ve organizasyonlarını düzenlemek, sportif ve kültürel faaliyetlere katılmak, 22. Doğa yürüyüşleri ve sağlıklı yaşam için spor organizasyonları düzenlemek, 23. Düzenli olarak yaz-kış spor okulları düzenleyerek çocuk ve gençlerin gelişimine maksimum katkı sağlamak, 5
24. Spor ile ilgili panel, konferans ve söyleşi düzenlemek, 25. Özel gün ve haftalarda Başkanlık oluru ile beceri ve sportif alanlarda ödüllü yarışmalar, turnuvalar düzenlemek, 26. Belediyemiz spor saha ve tesislerinin onarımı, bakım ve işletilmesini sağlamak, 27. Engelli sporcularımız için engelsiz spor ve sağlıklı yaşam projeleri hazırlamak ve onların topluma entegrasyonuna yardımcı olmak, 28. Spor alanları ihtiyaçlarını belirlemek amacıyla çalışmalar yapmak ve bu talepleri Başkanlık makamına sunmak, 29. Bölgemizdeki Spor Kulüplerinin ihtiyaçlarını belirlemek amacıyla çalışmalar yapmak ve bu talepleri Başkanlık makamına sunarak gerekli teknik donanım ve malzeme ile sporcu ihtiyaçlarını temin etmek 30. Belediye tarafından yapılması planlanan spor etkinlikleri ve kurslar için vatandaş ve Bölgemizdeki spor kulüplerinden görüş almak Başkanlık onayından sonra bunların yapılmasını koordine etmek, 31. Halkın ve öğrencilerin katılacağı yurt içi ve yurt dışı müsabakalarda üstün başarı gösteren veya derece alan tüm sporculara Belediye Meclis kararıyla ödül verilmesini sağlamak, 32. Katılacağı yurt içi ve yurt dışı müsabakalarda üstün başarı gösteren veya derece alan bölgemizdeki tüm Amatör Spor Kulüplerine, Amatör Spor Kulüplerinin faaliyette bulunan spor dallarında başarı sağlayan takım ve bireysel sporcularına ayni veya nakdi yardım yapılması, ödül verilerek spora teşvik ve başarının arttırılmasının sağlanması amacıyla Belediye Meclis kararıyla ödül verilmesini sağlamak, (Bu Madde gereğince daha önceden Beşiktaş Belediyesi Kültür Müdürlüğü tarafından Belediye Meclisine sunulmuş 11.07.2014 tarih 2014/62 sayılı karar ile kabul edilerek geçerliliği süren Beşiktaş Belediyesi Amatör Spor Kulüpleri Yardım ve Ödül Yönetmeliği Müdürlüğümüz tarafından uygulanacaktır) 33. Her türlü Ulusal ve Uluslararası kurumlar ile ortak etkinlikler düzenlemek, etkinliklere katılmak, ev sahipliği yapmak, federasyon karşılaşmaları için sahaları hazırlayarak Başkanlık oluru ile kullandırılmasını sağlamak, spor fuarlarına katılmak, kampanya ve törenler düzenleyerek destek vermek, Spora ve kültürel hayata katkıda bulunma amacıyla çeşitli konularda kitap, broşür, dergi, afiş vs. hazırlamak ve halka ulaşmasını sağlamak, 34. Spor alanında diğer kurum ve kuruluşların çalışmalarını izleyerek gerekli hallerde bu çalışmalara ilgili personelin katılımını sağlamak, Eğitim ve Spor faaliyetleri ile ilgili konularda oluşturulacak Ulusal ve Uluslararası komisyonlara katılmak, çalışma konularına ilişkin projeler geliştirmek, uygulamak ve ilgili platformlarda (sempozyum, seminer, panel, fuar vb.) Belediyeyi temsil etmek, 6
Muhtar Bilgi Sistemi Yetkilisinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları: MADDE 12 1. İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan Muhtar Bilgi Sistemi nin koordinasyonunu sağlar. 2. MBS aracılığıyla Müdürlüğümüze iletilen talep, şikâyet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürede karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlar. 3. Müdürlüğümüz tarafından yapılacak geri dönüşlerin MBS talep, şikâyet, öneri ve isteğini etkinliğini takip eder ve iyileştirilmesini sağlar. 4. MBS harici Muhtarlıklardan gelen bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb. her türlü talebin uygun kişilere ve uygun birime yönlendirilmesini sağlar ve sonuçlarını takip eder. 5. Tüm talep, şikâyet, öneri ve isteklerle ilgili kayıtları tutar, Müdürün bilgisi dâhilinde raporlar ve Başkanlığa sunar. 6. Özellikle karşılanamayan taleplerle ilgili Müdür bilgisi dâhilinde gerekçe raporları oluşturulur. Sekretarya/Kalem Personelinin Görev, Yetki ve Sorumluluğu: MADDE 13 1. Görevi gereği Müdür tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönerge esaslarına göre yapar. 2. Müdürlüğe gelen telefonlara bakar ve Müdürünü bilgilendirir. 3. Müdürlükte Standart Dosya Planı nın eksiksiz ve mevzuata uygun yürütülmesini sağlar. 4. Müdürüyle birlikte birim arşivini oluşturur. 5. Müdürlüğe gelen-giden evrakların kayıtlarını tutar, yazışmalarını hazırlar. 6. Müdürlükteki demirbaş malzemelerinin kayıtlarını tutar. 7. Sekretarya personeli, Müdür ve Müdürün yetkili kıldığı kişiler tarafından verilen diğer işleri yapar. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin Alınması Görevin Alınması: MADDE 14 Kalem memurları dışında kalan müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgili kişiye verilir. Görevin Planlanması: 7
MADDE 15 iş ve işlemleri Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür. Görevin Yürütülmesi: MADDE 16 Müdürlükte görevli tüm personel kendilerine verilen görevleri yasa ve yönerge doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. BEŞİNCİ BÖLÜM İş birliği ve Koordinasyon Müdürlük Birimleri arasındaki işbirliği: MADDE 17 Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki iş birliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır. Müdürlüğe gelen tüm evraklar Müdüre iletilir. Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder. Bu yönergede adı geçen görevliler zorunlu sebeplerden dolayı ayrılmaları halinde yeni görevliye devir teslimini yapmak zorundadırlar. Çalışanın zorunlu sebeplerden dolayı ayrılması halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir. Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon: MADDE 18 Müdürlükler arası yazışmalar Müdür ün imzası ile yürütülür. Müdürlüğün Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, valilik, büyükşehir belediyesi, kamu kurum ve kuruluşlar ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar, Müdür ve Başkan Yardımcısı nın parafı ve Belediye Başkanı veya Yetki verdiği Başkan Yardımcısı nın imzası ile yürütülür. ALTINCI BÖLÜM Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme Gelen Giden evrakla İlgili İşlem: MADDE 19 Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır, Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini noksansız ve zamanında yapmakla yükümlüdür. Evraklar ilgili personele zimmet ve imza karşılığı dağıtılır. Müdürlükler arası havale ve kayıt işleri elektronik ortamda yapılır. 8
Arşivleme ve Dosyalama: MADDE 20 Müdürlük tarafından yapılan tüm yazışmaların birer paraflı nüshası konusuna göre Standart Dosya Planı na uygun olarak muhafaza edilir. Müdürlükte üretilen ve Müdürlüğe gelen tüm evrak ve belgeler Standart Dosya Planı na göre sınıflandırılır ve dosyalama yapılır. İşlemi biten evraklar Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönerge ye uygun olarak arşive kaldırılır. Süresi gelen evrakların mevzuata uygun olarak ilgili birimlere iletilmesi ve geri dönüşüme teslim edilmesini sağlamak ile sorumludur. Arşivdeki evraklardan arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur. YEDİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yönergede Bulunmayan Haller: MADDE 21 İş bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. Yürürlük: MADDE 22 Bu Yönerge Belediye Başkanı tarafından onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. Yürütme: MADDE 23 Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. Rıfat ÖRNEK Belediye Başkan Vekili 9
10