BELEDİYE ŞİRKETLERİNİN KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ (KBS) MALİ İSTATİSTİK VERİ GİRİŞLERİNE İLİŞKİN UYGULAMA KILAVUZU 2013
İÇİNDEKİLER 1-SİSTEME GİRİŞ... 2-VERİ GİRİŞ İŞLEMLERİ... a)mizanın yüklenmesi b)mizanın yüklenememesi c)mizanın kontrolü ve Belediyeye gönderilmesi 3-SİSTEMDEN ÇIKIŞ
Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS), kamu kurumlarının mâli işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasını, sağlamak amacıyla Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen otomasyon sistemidir. KBS de yer alan Mali İstatistik Veri Girişi modülü, 5 Sıra Nolu Genel Yönetim Mali İstatistikleri Genel Tebliği çerçevesinde kamu sektörü mali istatistiklerinin üretilebilmesini sağlamak amacıyla belediye şirketlerinin muhasebeye ilişkin verilerini internet üzerinden girebilecekleri ve merkeze gönderebilecekleri bir uygulamadır. Mizan veri girişinin nasıl yapılacağına ilişkin hazırlanan bu kılavuzda, sisteme girişten verinin merkeze gönderilmesine kadar tüm süreçlere ilişkin işlemler detaylarıyla anlatılmaktadır. Uygulamaya ilişkin her türlü sorunlar için mahalli@muhasebat.gov.tr adresine e-posta gönderilebilecektir.
1-SİSTEME GİRİŞ www.kbs.gov.tr internet adresinden Genel Yönetim Mali İstatistik Uygulaması (GYMİS) linkinden giriş yapılır. Açılan sayfada kullanıcı kodu alanına TC Kimlik numarası, şifre alanına ise illerde muhasebe müdürlükleri, ilçelerde malmüdürlüklerinden alınacak Belediye Şirket Veri Giriş Görevlisi şifresiyle giriş yapılır. Ekrana gelen Belediye Şirket Veri Giriş Görevlisi kullanıcı rolüne tıklanarak mizan giriş sayfasına ulaşılabilecektir.
a) Yüklenecek mizanın özellikleri: I.BÖLÜM VERİ GİRİŞ İŞLEMLERİ Mizan giriş işlemi, excel dosyası şeklindeki mizanın sisteme yüklenmesiyle yapılabileceği gibi doğrudan satır satır elle giriş yöntemiyle de yapılabilir. Yüklenecek excel dosyasının sahip olması gereken özellikler; 1) Muhasebe sisteminden alınan excel mizan dosyası (excel 97-2003 çalışma kitabı (*.xls) ) şeklinde masa üstüne kayıt edilir. 2) Mizanın şekli, Şirket Mizan Girişi sayfasındaki şablon butonuna basarak alınabilir. HESAP KODU.. EKOD 1 EKOD 2 EKOD 3 EKOD 4 BORÇ ALACAK TOPLAMI TOPLAMI 100 0 0 0 0 0,00 0,00 101 0 0 0 0 0,00 0,00 102 0 0 0 0 0,00 0,00 103 0 0 0 0 0,00 0,00 108 0 0 0 0 0,00 0,00 110 0 0 0 0 0,00 0,00 111 0 0 0 0 0,00 0,00 112 0 0 0 0 0,00 0,00 118 0 0 0 0 0,00 0,00 119 0 0 0 0 0,00 0,00 120 0 0 0 0 0,00 0,00 121 0 0 0 0 0,00 0,00 661 0 0 0 0 0,00 0,00 671 0 0 0 0 0,00 0,00 679 0 0 0 0 0,00 0,00 680 0 0 0 0 0,00 0,00 681 0 0 0 0 0,00 0,00 689 0 0 0 0 0,00 0,00 3) Mizanlar hesap kodu bazında girilecek, detay kodu bazında girilmeyecektir. 4) 100 ile 689 arasındaki hesap kodları kullanılacaktır. 5) Bakanlığımızca belediye şirketleri konsolide gelir tablosunun çıkarılabilmesi için,yüklenecek mizanların, maliyet hesapları grubundaki 7 li hesapların kapatılıp, 6 lı gruptaki gelir tablosu hesaplarına aktarıldıktan sonraki durumunu göstermesi gerekmektedir. 6) 6 ile başlayan gelir tablosu hesapları kapatılmamış olacaktır. Bu nedenle 690 hesap kullanılmayacaktır. 7) Ekod1,2,3,4 sütunları ileride ihtiyaç duyulması ihtimaline karşılık açılmış detay kodları olup, bu aşamada ekod sütunları sıfır (0) olarak doldurulacaktır. 8) Excel dosyasının tamamı seçilerek, hücre biçimlendirmesi nden sayı olarak biçimlendirilmesi gerekmektedir. 9) Borç ve alacak alanlarında binlik ayraç kullanılmayacak, kuruş hanesi virgülden sonra iki karakter olacaktır. 10) Hesap satırlarından aynı satırdan tekrar etmemesi gerekmektedir. 11) Mizanda boş hücre olmaması gerekmektedir.
12) Birden fazla çalışma sayfası olmayacaktır. b) Butonların anlamları Birim kodu: Her bir belediye şirketini temsil eden KBS de il plaka koduyla başlayan 5 haneli koddur. Fiş Durumu: Mizanın durumunu gösterir. - veri giriş yapılıyor ; yeni bir mizan girişinin yapılıp kayıt edildiği durumdur. - kontrol ediliyor ; mizanın yüklemesinden sonra kontrol butonuna basıldığı aşamadaki durumdur. - belediyeye gönderilmiştir ; Kontrol butonuna basılarak görüntülenen hatalar giderildikten sonra yüklenen mizanın belediye gönderildiğini gösterir. c) mizanın yüklenmesi: Şirket Mizan Girişi linkine tıklanarak veri giriş sayfası açılır. 1) Açılan veri giriş sayfasında, verinin ait olduğu yılı ve dönemi seçilir. 2) Excel yükle butonu basılarak, açılan sayfada (+Ekle) butonuna basılması gerekmektedir 3) Açılan windows Dosya Gönder penceresinden Excel mizan dosyası seçilmeli ve Aç butonuna basılır.
4) excel mizan dosyasında, yukarıda Yüklenecek mizanın özellikleri başlığında belirtilen hususlardan kaynaklanan herhangi bir sorun bulunmuyorsa Kayıtlar başarıyla kaydedildi bilgisi ekranda yer alacaktır. -Son işlem olarak tamam butonuna basarak pencere kapatılmalıdır. d) Mizanın yüklenememesi: 1) Mizanda Yüklenecek mizanın özellikleri başlığında belirtilen hususlardan kaynaklanan bir sorun bulunuyorsa Kayıt başarısız uyarısı ve yapılan hatalar ekranda görüntülenecektir. 2) Tamam butonuna tıklandıktan sonra dosya gönderimi penceresindeki hatalı excel dosyası üzerine tıklayıp Sil butonuna tıklanarak silme işlemi gerçekleştirilir.
3) Hatalı excel mizan dosyasında gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra yükleme işlemi yukarıda bahsedilen şekilde yeniden başlatılır. e) Mizanın kontrol edilmesi Kontrol butonu, sisteme yüklenen mizan verilerinde, muhasebenin temel ilkelerine uygun olmayan durumları tespit etmek üzere tasarlanmıştır. - Kontrol butonuna basıldığında girişi yapılan verilerde muhasebe kurallarına uygunluk açısından bir sorun yoksa Mizanda hata bulunmamaktadır, belediye gönderiniz uyarı penceresi ekranda görünecektir. - Belediyeye Gönder butonu bu aşamada aktif hale gelir. Butona basıldığında Mizanınız Belediye Başkanlığına gönderilmiştir. uyarısı ekrana gelir ve mizan belediyeye gönderilmiştir durumuna gelir.
II.BÖLÜM BELEDİYE ŞİRKETLERİ KONTROL İŞLEMLERİ a) Kullanıcı Şifresi ve Sisteme Giriş: Belediye şirketlerine ait mizan verilerinin zamanında ve doğru olarak KBS ye yüklenilmesinin koordinasyonundan sorumlu olan belediye muhasebe yetkilisi (varsa şirketlerin koordinasyonundan sorumlu birim amiri), bulundukları yerdeki defterdarlık muhasebe birimi yada malmüdürlüklerinden alacakları KBS giriş şifresi ile bu kılavuzun başında belirtilen şekilde internet üzerinden sisteme giriş yapacaklardır. b) Belediye Rapor Ekranı: seçeceğimiz mizan giriş döneminde şirketlerin tümünü yada ayrı ayrı olarak, veri giriş durumunu ve mizan raporları gösterir. -Yıl ve Dönem; Mizan girişleri, üçer aylık dönemlerde yapılır. Sorgulanmak istenen döneme ait yıl ve dönem bu sekmelerden seçilir. -Rapor Türü; Şirketlerin mizanlarının durumunu gösteren veri giriş durumu raporu ile mizanlarını gösteren mizan raporu seçeneklerinden oluşur.
-Şirket; Belediyeye bağlı şirketler bu sekmeden seçilebilir. -Döküm Türü; Raporların isteğe bağlı olarak excel yada pdf formatında alınmasını sağlar. -Rapor Al; Yukarıdaki seçeneklere göre istenilen raporun alınmasını sağlar. -Merkeze Gönder; Seçilen mizan döneminde belediye bağlı şirketlerin verilerinin eksiksiz ve hatasız olarak sisteme kayıt edilmesi hususlarını kontrol ederek Bakanlığımıza gönderilmesini sağlar. İlgili dönemde verisini göndermeyen şirket bulunması durumunda aşağıdaki uyarıyı verir ve merkeze gönderme işlemi yapılamaz.
3- SİSTEMEDEN ÇIKIŞ -Veri giriş ve onaylama işlemi tamamlandıktan sonra ekranın sağ üst köşesinde yer alan çıkış başlığına tıklanacaktır. Çıkış başlığına tıklandıktan sonra ekranda çıkış işleminiz başarıyla tamamlandı uyarı penceresi görülecektir. Yeniden giriş isteniyorsa yeniden giriş butonuna ya da kapat butonuna basılarak işlem tamamlanmış olacaktır. İLETİŞİM; Kılavuzda yer alan hususlarla ilgili sorun yaşanmasında durumunda mahalli@muhasebat.gov.tr adresine ileti gönderebilirsiniz.