İÇİNDEKİLER. ERA Danışmanlık. Ataşehir Soyak Yolu Şehit Burak Kurtuluş Cad. Uğurlu Sok No 140/5 Ümraniye İSTANBUL TÜRKİYE

Transkript

1 ERA e-defter KULLANIM KILAVUZU ERA Danışmanlık Ataşehir Soyak Yolu Şehit Burak Kurtuluş Cad. Uğurlu Sok No 140/5 Ümraniye İSTANBUL TÜRKİYE İÇİNDEKİLER MİKRONOM MASTER BİLGİSAYAR İncilipınar Mahallesi Muammer Aksoy Bulvarı Atlas İşhanı Arkası 57 Nolu Sokak No:15 Şehitkamil/GAZİANTEP TÜRKİYE Tel: E-Posta: edefterci@edefterci.com

2 İÇİNDEKİLER I. Era E-Defter Kullanımı Hakkında II. E-Defter Hazırlama Görüntüleme ve imzalama

3 ERA e-defter Uygulaması, 13/12/2011 tarih ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel tebliğine ve Gelir İdaresi Başkanlığı nın yazılım uyumluluk standartlarına uygun olarak geliştirilmiş yazılım çözümüdür. ERA e- Defter Uygulaması Oracle JD Edwards ERP çözümü ile tam entegre olup herhangi bir muhasebe ürünü ile de proje bazlı belirlenecek entegrasyonlar dahilinde e-defter oluşturabilme yeteneğine sahiptir. ERA e-defter Uygulaması üzerinden birden fazla kuruma ait elektronik defter oluşturulabilir ve bu defterler arşivlenebilir. Microsoft.net teknolojisi üzerinde geliştirilmiş olan ERA e-defter uygulaması herhangi bir dosya sistemi ile çalışma yeteneğine sahiptir. 3

4 Era E-Defter Kullanımı Hakkında Kullanıcı herhangi bir tarayıcı üzerinden ilgili gib.edefterci.com web adresine bağlanarak ERA e-defter Uygulaması giriş ekranına ulaşır. Kullanıcı adı ve şifresini girerek programa giriş yapar. Programa giriş yaptıktan sonra üst tarafta program adı ve versiyon numarası, Kullanıcı İşlemleri, Firma İşlemleri ve Ayarlar menüleri görüntülenir. Sol tarafta yer alan menü de ise e-defter İşlemleri ve e-defter Görüntüleme adımları yer almaktadır. Sağ tarafta yer alan fonksiyonu ile kullanıcı e-defter uygulaması kullanımı sırasında gerçekleşmiş son beş olayı görüntüleyebilmektedir. E-Defter oluşturma ve gönderimine ilişkin son loglar burada görüntülenebilir. Kullanıcı adına tıklanarak ise kullanıcı bilgilerini görüntüleme ve güvenli çıkış yapılır. 4

5 5

6 Kullanıcı İşlemleri ERA e-defter Uygulamasını kullanıcı tanımlama ve yönetiminin yapıldığı menü adımıdır. Kullanıcı Bilgileri menüsünden mevcut şifrenizi değiştirebilirsiniz. Firma İşlemleri Tanımlı Firmalar Tanımlı firmalar adımından e-defterleri oluşturulmak üzere tanımlanmış firmalar liste olarak görüntülenir. Kullanıcı görüntüler. butonuna basarak tanımlanmış bilgilere ulaşır ve bu bilgileri sadece Tanımlı SM/SMMM/YMM ler Sisteme tanımlı olan SM/SMMM ve YMM lerin görüntülendiği ekrandır. Listede ilgili SM/SMMM ve YMM nin adı, sözleşme bilgisi ve kayıt tarihi görüntülenir. Kullanıcı görüntüler. butonuna basarak tanımlanmış bilgilere ulaşır ve bu bilgileri sadece 6

7 E-Defter Hazırlama Yevmiye ve Defter-i kebirin elektronik olarak hazırlandığı menu adımıdır. E-Defter Hazırla Ekranda e-defter oluşturulacak olan firma yıl ve ay seçimi yapılır ardından belli bir gün aralığına ilişkin defter oluşturulacak ise o gün aralığı seçilir. Ekran son oluşturulan ay sonrasındaki dönemi otomatik olarak getirir ve önceki bir döneme veya tarih aralığına yeniden e-defter oluşturulmasını engeller. Kullanıcı istediği tarih aralığında defterlerini o ay için birden fazla parçada oluşturabilir. Eğer dosya ile aktarım yapılacak ise Dosya Seç butonuna basılır ve entegrasyonda tanımlanmış olan dosya formatındaki hazırlanmış veriler transfer edilir. Veriler Daha Önce Hazırlandı seçeneği ise daha önce transfer edilmiş verilerin yeniden e-defter formatında hazırlanması için kullanılır. Tarih seçimi yapıldıktan sonra e-defter Hazırla butonuna basılır. Bu aşamada yevmiye,kebir ve berat dosyalarıyla birlikte html görüntüleri otomatik olarak oluşturulur. Oluşturulan defterlerin imzasız olanları tanımlı klasör adresinde firmanın vergi numarası altında görüntülenebilir. Seçilen tarih aralığına ilişkin kayıt olmasa dahi boş olacak şekilde de defter ve berat dosyaları oluşturulmaktadır. 7

8 e-defter oluşturma aşamasında vergi no\html klasöründe ise ilgili defterlerin html görüntüleri oluşturulur. E-Defter Görüntüleme Kullanıcılar ilgili mali döneme ilişkin oluşturmuş oldukları e-defterlere bu menü adımından ulaşabilmektedirler. 8

9 Yevmiye Defteri Görüntüleme Yevmiye Defteri Görüntüleme adımında kullanıcı seçtiği firma ve döneme ait tüm elektronik defterleri, berat dosyalarını, durumlarını görüntüleyebilir gerekli operasyonel işlemleri de bu ekran sayesinde yapabilmektedir. Dönem: Listede seçilen dönem ilk kolonda yer alır. Eğer dönem ortasında defter oluşturulduysa ve birden fazla parça içeriyorsa ağaç kırılı çeklinde oklar ile alt satırlar oluşturulur. GIB Durumu: GIB den onaylı berat dosyasının aktarılması sonrasında durum güncellenir. Şematron kontrolünden geçmiş ve doğru berat dosyanın aktarılması sonrasında ilgili satır GIB Onaylı durumunu alır ve görüntüleme dışındaki butonlar pasif hale getirilir. Durum: Bu kolonda Hazırlanıyor, İmzaya Hazır, Hatalı ve Hazır gibi durumlar görüntülenir. Defter oluşturma aşaması devam ediyorsa Hazırlanıyor durum kodu görüntülenecektir. İmzaya Hazır durumunda ise defterler başarılı bir şekilde olışmuş ve kullanıvcı bu defterleri görüntüleyebilir anlamı taşımaktadır. Hatalı durumunda ise defter oluşturma aşamasında Şematron kontrolü veya herhangi bir hata oluştu anlamı taşımaktadır. Hazır durumunda ise defterler imzalanmış ve GIB e berat dosyaları aktarılabilir durumundadır. Oluşturan Kullanıcı:e-defteri oluşturan uygulama kullanıcısı adı görüntülenir. Oluşturma Tarihi:e-Defterin oluşturma tarih ve saati bu alanda görüntülenir. İlk Yevmiye No:e-Defter içinde yer alan ilk yevmiye madde numarası. Son Yevmiye No:e-Defter içinde yer alan son yevmiye madde numarası. Periyod Başlangıç:e-Defter oluşturulma başlangıç tarihi Periyod Bitiş:e-Defter oluşturulma bitiş tarihi Borç: Oluşmuş defterin borç toplam değeri Alacak: Oluşmuş defterin alacak toplam değeri 9

10 İşlemler: butonuna basıldığı zaman oluşmuş olan yevmiye defteri html olarak görüntülenebilmektedir. Kullanıcı açılan yeni pencerede tüm defter verilerini kontrol edebilir. Export: İlgili aya ait defter verilerini uygulama dışına almak için kullanılır. Liste üzerinde ay yanında bulunan butona basıldığında bilgisayara veri incektir. butonuna basıldığı zaman kullanıcı açılan yeni pencere oluşmuş olan yevmiye beratını ön izleme yapabilmektedir. 10

11 butonuna basıldığı zaman oluşmuş olan defterler imzalanır. İmzalama sırasında şematron kontrolü yapılır ve varsa hata kullanıcıya gösterilir. 11

12 Kullanıcı hataya birden fazla yerden ulaşabilmektedir. İlk olarak imzalama sonrasında çıkan ekranda hata detayı görüntülenir. Sağ üst köşede bulunan son 5 olay butonuna basıldığında açılan pencerede detaylar gözükür. Aynı zamanda liste üzerinde de! işaretine basılarak alınan şematron hatasına ulaşılabilir. İmzalama sırasında hata alan satır kırmızı renge boyanır ve silme dışında tüm fonksiyon butonları kaldırılır. Kullanıcı imzalama sırasında olası şematron hatalarına detaylı bir şekilde ulaşabilir. Satır ve fiş numarasının yanında alınan hata detaylı bir şekilde kullanıcıya gösterilir. Aynı yevmiye maddesi içinde farklı belge tipi olmaması kontorlüde şematron kontrolü sırasında yapılır. Her fişin belge tipi ayrı olmak zorundadır. 12

13 İmzalama şematron kontrolünden başarılı bir şekilde geçmesi durumunda onaylı berat dosyasını indir ve GİB den onaylı berat dosyasını yükle butonları aktif olur. Eğer GIB e online gönderim aktif ise butonu çıkacaktır. GİB e-defter portalı üzerinden gönderim durumunda; 13

14 basıldığında kullanıcı bilgisayarına berat dosyası zip formatında GİB e aktarılmak üzere indirilir. butonuna basıldığı zaman ise aşağıdaki berat yükleme ekranı açılır ve kullanıcı GIB den almış olduğu berat dosyasını dosya seç butonuna basarak bulur. Yükleme sırasında dosya isim kontrolü ve dosya şematron kontrolü yapılır. 14

15 15

16 butonuna basıldığında ise ilgili döneme ait oluşmuş olan e-defterler silinir. Bu buton GIB Onaylı durum kodunda görüntülenemez. Onaylı bir döneme ait defterler silinemez. Kayıt silme sırasında kullanıcıya uyarı gösterilir. 16

17 Eğer kullanıcı son oluşturulan kayıt yerine aradan veya ilk kayıdı silmek isterse silmek istediği kayıttan sonra oluşturulmuş kayıtlar olduğu bilgisi verilir ve ilgili kayıt sildirilmez. Son kayıdın silinmesini takiben ise sequance numarası bir önceki değeri alır. Büyük Defter Görüntüleme Büyük Defter Görüntüleme adımında kullanıcı seçtiği firma ve döneme ait tüm elektronik defterleri, berat dosyalarını, durumlarını görüntüleyebilir gerekli operasyonel işlemleri de bu ekran sayesinde yapabilmektedir. 17

18 Dönem: Listede seçilen dönem ilk kolonda yer alır. Eğer dönem ortasında defter oluşturulduysa ve birden fazla parça içeriyorsa ağaç kırılı çeklinde oklar ile alt satırlar oluşturulur. GIB Durumu: GIB den onaylı berat dosyasının aktarılması sonrasında durum güncellenir. Şematron kontrolünden geçmiş ve doğru berat dosyanın aktarılması sonrasında ilgili satır GIB Onaylı durumunu alır ve görüntüleme dışındaki butonlar pasif hale getirilir. Durum: Bu kolonda Hazırlanıyor, İmzaya Hazır, Hatalı ve Hazır gibi durumlar görüntülenir. Defter oluşturma aşaması devam ediyorsa Hazırlanıyor durum kodu görüntülenecektir. İmzaya Hazır durumunda ise defterler başarılı bir şekilde olışmuş ve kullanıvcı bu defterleri görüntüleyebilir anlamı taşımaktadır. Hatalı durumunda ise defter oluşturma aşamasında Şematron kontrolü veya herhangi bir hata oluştu anlamı taşımaktadır. Hazır durumunda ise defterler imzalanmış ve GIB e berat dosyaları aktarılabilir durumundadır. Oluşturan Kullanıcı:e-defteri oluşturan uygulama kullanıcısı adı görüntülenir. Oluşturma Tarihi:e-Defterin oluşturma tarih ve saati bu alanda görüntülenir. İlk Yevmiye No:e-Defter içinde yer alan ilk yevmiye madde numarası. Son Yevmiye No:e-Defter içinde yer alan son yevmiye madde numarası. Periyod Başlangıç:e-Defter oluşturulma başlangıç tarihi Periyod Bitiş:e-Defter oluşturulma bitiş tarihi Borç: Oluşmuş defterin borç toplam değeri Alacak: Oluşmuş defterin alacak toplam değeri 18

19 İşlemler: butonuna basıldığı zaman oluşmuş olan yevmiye defteri html olarak görüntülenebilmektedir. Kullanıcı açılan yeni pencerede tüm defter verilerini kontrol edebilir. butonuna basıldığı zaman kullanıcı açılan yeni pencere oluşmuş olan büyük defter beratını ön izleme yapabilmektedir. 19

20 butonuna basıldığı zaman oluşmuş olan defterler imzalanır. onaylı berat dosyasını indir ve GİB den onaylı berat dosyasını yükle butonları aktif olur. basıldığında kullanıcı bilgisayarına berat dosyası zip formatında GİB e aktarılmak üzere indirilir. butonuna basıldığı zaman ise aşağıdaki berat yükleme ekranı açılır ve kullanıcı GIB den almış olduğu berat dosyasını dosya seç butonuna basarak bulur. Yükleme sırasında dosya isim kontrolü ve dosya şematron kontrolü yapılır. butonuna basıldığında ise ilgili döneme ait oluşmuş olan e-defterler silinir. Bu buton GIB Onaylı durum kodunda görüntülenemez. Onaylı bir döneme ait defterler silinemez. 20