1. AMAÇ UDEM personelinin genel durumunun değerlendirilmesinin yanı sıra denetim görevlilerinin atanması ve performanslarının değerlendirilmesi ile ilgili uygulanacak yöntemleri ve sorumlulukları belirlemek. 2. KAPSAM Bu talimat kapsamında değerlendirilecek UDEM personeli şu şekildedir: UDEM denetçi havuzundaki tüm üyeler, Genel Müdür, Yönetim Temsilcisi, Belgelendirme Müdürü, Müşteri Temsilcisi, Planlama sorumlusu, Sekretarya, Sertifika basım sorumlusu. 3. SORUMLULUK Genel Müdür Yönetim Temsilcisi Belgelendirme Müdürü Planlama Sorumlusu 4. UYGULAMA 4.1- Genel Personel Performans Değerlendirmesi UDEM bünyesinde çalışan denetçi havuzu dışında kalan, belgelendirme prosesinde görev alan diğer personeli yılda bir kez, YGG toplantılarından önce, Yönetim Temsilcisi tarafından Genel Performans Değerlendirme Formu (FRM.29) ile değerlendirilir. (Değerlendirme için her birimi ayrı ayrı kapsayan bir soru listesidir.) Yapılan değerlendirmenin sonucu kararlar FRM.97 nolu form la verilir, gerekiyorsa personelin ücret durumu, eğitim ihtiyacı, işe devam edip etmeyeceği, bir üst pozisyona getirilip getirilmeyeceği gibi taleplerini Genel Müdür e sunar. Yönetim Temsilcisinin performans değerlendirmesi ise Genel Müdür tarafından gerçekleştirilir. Tüm personele ait performans değerlendirmelerinin kayıtları Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir ve değerlendirmeler Yönetimi Gözden Geçirme toplantılarında görüşülür. UDEM personelin işe alımı öncesi ve yeterliliğinin sürdürülmesi bakımından aşağıdaki yöntemleri izler; 1. KAYITLARIN İNCELENMESİ: - İş deneyimlerini, denetim tecrübelerini, eğitimlerini gösteren cv - Denetim raporlarını, iş deneyimlerini, denetim tecrübelerini, becerilerini eğitimlerini gösteren diğer kayıtlar - Bunlar dışında, bir denetçinin denetim performansını gösteren raporlar da yeterliliğini gösteren kanıtlar olarak kabul edilir. 2. GERİ BİLDİRİMLER - Daha önceki çalıştığı yerlerden bilgi ve becerilerine dair geri bildirimler, - Bilgi ve becerileri belirten kişisel referanslar, - Akrabalık ilişkisi olan kişilerden alınan geri bildirimler. - Müşterilerden alınan bilgi ve becerileri gösteren geri bildirimler. TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 1 / 10
3. MÜLAKATLAR - UDEM de Mülakatlar cvlerin ve geçmiş iş deneyimleri göz önünde bulundurularak adayın bilgi ve becerilerinin detaylı olarak görüşülmesinin sağlanması amacıyla uygulanır. Mülakatlar sırasında FRM.89 Denetçi-Personel Uygunluk Mülakat formu kullanılır - UDEM de uygulanan diğer bir mülakat şekli ise; denetim ekibiyle denetim sonrasında yapılan mülakattır. Bu mülakatlar sayesinde; denetçinin denetim sırasında aldığı kararlar ve hangi denetleme yöntemlerinin seçildiğinin anlaşılması sağlanır. Bu yöntem denetim sonrasında uygulanabileceği gibi, denetim raporunun incelenmesi sırasında da yapılabilir. FRM.30 Denetçi/Teknik Uzman Değerlendirme Formu yapılan incelemelerin kayıt altına alınması için kullanılır. 4. GÖZLEMLER - Personelin iş başında gözlemlenmesi yöntemi denetçilerin yanı sıra ofis personeli, yönetim ve belgelendirme kararı alan komisyon heyeti üyeleri için de uygulanır. - Yeterliliğin devamının sağlanması için personel yılda 1 kez gözlemlenir. UDEM PERSONELİNDEN BEKLENEN KİŞİSEL DAVRANIŞLAR: a. Etik olmak, ör. Adil, dürüst, doğru, samimi, ihtiyatlı b. Açık fikirli, ör. Alternatif fikirleri ya da görüşleri dikkate almaya gönüllü c. Diplomatik, ör. Anlayışlı d. İşbirlikçi, ör. Başkalarıyla etkin iletişim e. Gözlemci, ör. Çevresindeki durumlara karşı farkındalık f. Kavrayışlı, ör. Fiziksel çevreyi içgüdüsel olarak farkında olmak g. Çok yönlü; ör. farklı koşullara çabuk adapte olabilen h. İnatçı; ör. hedefleri gerçekleştirme becerisi i. Kararlı; ör. mantıksal akıl yürütmeye dayalı ve zaman odaklı çalışmalarda başarı j. Kendine güvenen; ör. bağımsız faaliyette bulunabilme k. Profesyonel; ör. işyerinde nazik, işine bağlı ve iş odaklı olabilme l. Etik yönden cesaretli; ör. bu eylemler her zaman popüler olmada da ve bazen anlaşmazlık veya çatışmaya sebep olsa bile sorumlu ve etik davranmaya istekli m. Organize; ör. öncelikleri belirleyebilme, planlı ve etkin zaman yönetimi, Personelin yukarıda belirtilen özelliklere sahip olup olmadığı FRM.89 ile mülakatlar sırasında gözlemlenerek kayıt altına alınır. 4.2- UDEM Denetçi havuzundaki personelin (Baş denetçi/denetçi/teknik Uzman) değerlendirilmesi: 4.2.1-İlk Atamada performansın izlenmesi ve değerlendirilmesi: İlk Atama Performans İncelemesi Aşağıdaki Başlıklar Altında Gerçekleştirilir: TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 2 / 10
4.2.1.1. Kayıtların İncelenmesi; İncelemeyi Bölüm Müdürü CV Üzerinden yapar, uygun gördüğü adayı onay için GM ye sunar, GM onaylar ise bir sonraki aşamaya geçilir. 4.2.1.2. Geri Bildirimler; Araştırmayı Bölüm Müdürü referanslar üzerinden yapar, uygun gördüğü adayı onay için GM ye sunar, GM Onaylar ise bir sonraki aşamaya geçilir. 4.2.1.3. Mülakat; Bölüm Müdürü mülakatı yapar, uygun gördüğü adayı onay için GM ye sunar, GM Onaylar ise bir sonraki aşamaya geçilir. 4.2.1.4. Gözden Geçirme; Gerçekleştirilen denetimlerde, denetim heyetine Şahit Denetçi olarak katılan ve UDEM tarafından LST.29 Yetkin Değerlendiriciler Tablosu nda tanımlanmış (Şahit denetimdeki gözlemciler denetçi niteliğini sürdüren kişilerden seçilir, bu kişi adam/gün süresine etki etmez ve görevi sadece gözlemdir); Baş Denetçiyi, denetçileri ve teknik uzmanları, ilk atamalarında, Denetçi veya Teknik Uzman Değerlendirme Formu (FRM.30) ile değerlendirilirler. Yetkin değerlendiriciler aşağıdaki kriterlerden en az birini sağlamalıdır; - ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, FSSC22000, ISO 13485 ve ISO 27001 standardlarının en az bir tanesinde UDEM tarafından Baş Denetçi olarak atanmış olmak - UDEM de en az 2 yıl dış veya tam zamanlı olarak Baş Denetçilik yapmış olmak, - UDEM in kadrolu personeli olmak (En az 2 yıl) UDEM tarafından baş denetçilik ataması yapılmayan bir kişi; herhangi bir denetimde herhangi birisinin şahit denetimini hiçbir şekilde yapamaz. Sadece Baş Denetçilik Ataması UDEM tarafından gerçekleştirilen bir Denetim Ekibi üyesi değerlendirme yapabilir. Denetim ekibinde bulunan baş denetçi ve denetçiler aynı zamanda denetim yapılan kuruluş tarafından, Denetim Heyetinin Denetlenen Kuruluş Tarafından Değerlendirilmesi Formu (FRM.31) doldurularak değerlendirilir. 4.2.2-Statü Değişimi için değerlendirme: Yıl içinde statü atlamalarında (Denetçi ise Baş denetçi olması vb) gerçekleştirilen denetimlerde, denetim heyetine Şahit Denetçi olarak katılan ve UDEM tarafından Baş Denetçilik ataması yapılmış bir gözlemci (Şahit denetimdeki gözlemciler denetçi niteliğini sürdüren kişilerden seçilir, bu kişi adam/gün süresine etki etmez ve görevi sadece gözlemdir); denetçileri ve/veya teknik uzmanları, statü atlamalarında, Denetçi veya Teknik Uzman Değerlendirme Formu (FRM.30) ile değerlendirilirler. 4.2.3-Genel durum değerlendirmesi: 4.2.3.1. UDEM denetçi havuzunda görev alan baş denetçi, denetçi, aday denetçiler veya teknik uzmanlar yeterliliklerinin sürdürülmesi ve değerlendirilmesi için yıllık performanslarının gözlenmesi için değerlendirme sıklığı tablo-3 de verilen sayı kadar şahit denetim yapılır. Bu değerlendirme UDEM tarafından Baş Denetçilik Ataması yapılmış bir gözlemci (Şahit denetimdeki gözlemciler denetçi niteliğini sürdüren kişilerden seçilir, bu kişi adam/gün süresine etki etmez ve görevi sadece gözlemdir); tarafından yapılır. Bu gözlemci aynı zamanda denetimde de rol alabilir. TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 3 / 10
Sistem Belgelendirme Baş denetçi, denetçi veya teknik uzmanların performanslarının Denetçi veya Teknik Uzman Değerlendirme Formu (FRM.30) ve (FRM.51) ile, Uygunluk Değerlendirme Belgelendirme Baş denetçi, denetçi veya teknik uzmanların performanslarının Denetçi Değerlendirme Soru Listesi ile (UDLST.04) ile yukarıdaki şekilde değerlendirilir. Denetçi değerlendirmeleri, UDLST.04, FRM.30. FRM.51 ve FRM.31 ile yapılan değerlendirmelerin yanı sıra, yıl içinde denetçilere uygulanabilecek sözlü-yazılı sınavlar, testler, vs. düzenli denetim raporlarının gözden geçirilmesi, değerlendirilecek denetçinin ekip arkadaşları ile görüşülmesi gibi yöntemlerle de ele alınabilir. Belgelendirme Müdürü veya Planlama sorumlusu, UDLST.04, FRM.31 ve FRM.30 değerlendirme formlarını derleyip Yönetim Temsilcisi ne verir. Yönetim Temsilcisi denetçilerin UDLST.04, FRM.30, FRM.51 ve FRM. 31 ile yapılan değerlendirmelerinin toplamının ortalaması alır ve Tablo - 1 ve Tablo - 2 ye göre durumlarını belirler. Tablo-1: KYS ÇYS ISMS GIDA Uygunluk Değerlendirme VERİLEN PUAN BD D/TU BD D/TU BD D/TU BD D/TU MAKİNE ASANSÖR TIBBİ CİHAZLAR GIDA YAPI MALZEMELERİ 3 Puan 2 Puan 240-176 175-112 205-150 149-95 280-205 204-130 245-179 178-114 300-200 200-100 265- - 100 260-205 205-105 225-150 149-95 %10 %20 170 140+30 %10 170 140+30 %20 %10 %20 %10 %20 %10 %20 1 Puan 111-48 94-41 129-56 113-65 100-50 100-65 105-50 94-41 %30 170 140+30 %30 %30 %30 %30 MEDİKAL KYS BD D/TU TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 4 / 10
3 Puan 300-236 265-210 2 Puan 235-172 209-155 1 Puan 171-108 154-101 Tablo-2: Tablo-3: Performans Değerlendirme Sıklığı (yıllık): Bir Takvim yılı içerisindeki Denetim Sayısı Değerlendirme sıklığı 1-50 1 51 ve Üzeri 2 Tablo-4: Performans Değerlendirme Sıklığı (yıllık): Bir Takvim yılı içerisindeki Denetim Sayısı Değerlendirme sıklığı 1-25 1 26 ve Üzeri 2 4.2.3.2. Baş denetçi, Denetçi ve Teknik Uzmanlar yıl içinde en az 1 denetime katılmış olmalıdır. Denetçi havuzundaki personelin denetimlere katılma durumları, Belgelendirme Müdürü ve Planlama Sorumlusu tarafından periyodik olarak izlenir. Hiç Denetime Gitmediyse 1 puan 1 ile 5 arası denetime gitti ise 2 puan 6 ve üzeri denetime gitti ise 3 puan 4.2.3.3. Baş denetçi, Denetçi ve Teknik Uzmanların yıl içerisinde Müşterilerden gelen Memnuniyet anketlerinin değerlendirmesini KYT yapar. Anket Sonucu Memnuniyet %80 ve üzeri ise Anket Sonucu Memnuniyet %60 - %80 arası ise Anket Sonucu Memnuniyet %60 ve altı ise 3 puan 2 puan 1 puan TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 5 / 10
4.2.3.4. Baş denetçi, Denetçi ve Teknik Uzmanlar ın gittikleri denetimlerde raporlama becerileri ile ilgili bilgi Belgelendirme Müdürleri tarafından KYT ye bildirilir ve bu veri de KYT tarafından değerlendirilmeye alınır. Raporlama Becerisi = Red Rapor Sayısı 0 ise Raporlama Becerisi = Red Rapor Sayısı 1-5 ise Raporlama Becerisi = Red Rapor Sayısı 5 ve üzeri ise 3 puan 2 puan 1 puan KYT ye gelen yukarıdaki 4 kalem puan matematiksel olarak her bir faaliyet alanı için puanlandırılır ve bu puan için belirlenen karar sütunu işaretlenir. Çıkan sonuca göre aşağıdaki kararlardan birini KYT verir bu kararı verirken FRM.97 i kullanır ve Genel Müdüre Onaya sunar, Genel Müdür kanaati 1 puan +- değiştirebilir. Genel Müdür denetçilerin UDEM de çalışmaya devam edip etmeyeceklerine karar verir: SONUÇ DEVAM: Personelin değerlendirilen faaliyet için sözleşmesinin devam etmesi/görevinin devam etmesi anlamındadır. EĞİTİM: Personelin değerlendirilen faaliyet için performansını etkileyen kriterlere göre eğitim veya bilgilendirme yapılır. UYARI: Uyarı verilmesi kararı alınır. Gerekli eğitimleri almasına rağmen, Üç kez bu şekilde uyarı alan Personelin görevi değiştirilir/sözleşmesi fesh edilir. 4.2.3.5. ISO 9001 ve ISO 14001 orta ve düşük riskler için Tablo-3 e göre hareket edilir. ISO 9001, ISO 14001 Yüksek ve En Yüksek riskler, ISO 22000 ve ISO 13485 için tablo 4 e göre hareket edilir. 4.3- Dış Kaynaklı Kuruluş/Personelin Değerlendirilmesi: Belirlenen bu kuruluşlar, yılda 1 kez Taşeron Değerlendirme Formu na (FRM.32) göre Belgelendirme Müdürü ve bir baş denetçi tarafından denetleyip değerlendirilir. BM ve BD değerlendirme sonucunda görüşlerini Taşeron Değerlendirme Formu ile rapor halinde Genel Müdür e sunarlar. Genel Müdür raporu inceleyerek kararını Belgelendirme Müdürü ne bildirir. Ayrıca UDEM taşeron olarak belirlediği belgelendirme kuruluşlarından rastgele dönemlerde bazı denetim raporlarını incelemeyi talep eder. Bu raporlar, özellikle yüksek ve en yüksek risk gruplarındaki EA kodlarında yapılmış denetimlere ait olmalıdır. İnceleme sonuçları bir rapor halinde taşeron kuruluşa da iletilir. UDEM taşeron kuruluşun yürüttüğü her faaliyetin sorumluluğunu üstlenmeyi taahhüt eder. 4.4 Tablo- 5 GGYS Yetkinlik Şartları Yetkinlik (bilgi ve beceri) Başvuru İnceleme (Sistem Denetim Ekibinin Seçimi (Sistem Faaliyet Denetim Planlama (Planlama Denetim Faaliyetleri (Denetçiler) Belgelendirme (Belgelendirme Komitesi) TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 6 / 10
1. Başvuru gözden geçirmeyi ISO/IEC 17021 şartlarına, bu tabloya, özel sistem kurallarına, UDEM prosedürlerine ve aşağıdakilere göre uygun olarak gerçekleştirebilme: çoklu saha örneklemesi ve başvuruları; denetim süresi şartları ve başvuruları; mevcut HACCP çalışmalarının sayısının değerlendirilmesi; bir kuruluşun kategorisini ISO 22003:2013 Annex A daki gıda kategorileri ve alt kategorilere göre belirleyebilmek Belgelendirme Müdürü) Belgelendirme Müdürü & Planlama Sorumlusu) Sorumlusu) 2. İlgili gıda zinciri kategori(lerini) belirleyebilme: ÖGP; gıda güvenliği tehlikeleri; yasal şartlar; 3. Aşağıdaki durumlarda karar alabilme: kuruluşla ya da ürün kategorileri ya da ürünlerle ilgili mevsimsel faktörler olduğunda; denetlenecek kategoriler ve coğrafik alanlarla ilgili özel kültürel ve sosyal gelenekler olması durumda; GGYS denetimi, gıda ürünü, prosesler ya da hizmetlerle ilgili özel faktörler olduğunda 4. Bu tablo ve diğer UDEM prosedürlerine göre denetim ekibi için gerekli TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 7 / 10
yeterlilikleri belirleyebilme 5. Bir denetim planını aşağıdaki şartları karşılayacak şekilde oluşturabilme: hangi denetim ekibi üyelerinin teknik olarak yetkin oldukları ürün ve prosesleri denetlemesi; denetim süresini en iyi şekilde kullanmak ISO 22003:2013 e göre denetim hedeflerini gerçekleştirebilmek özel GGYS sistemi şartlarını karşılayabilmek. 6. Belgelendirme kapsamı ve gıda zinciri kategorileri (Bkz. ISO 22003:2013 Annex-3) ile ilgili normatif dokümanları yorumlama ve uygulama becerisi ör: ISO 22000, ISO/TS 22002 ve/veya diğer sistem belgelendirme standardları. Bilgi tüm normatif dokümanları ve diğer teknik terim ve tanımları içerir. 7. Aşağıdakileri belirleyebilme becerisi: gıda kaynaklı mikrobiyolojik tehlikeler; kimyasal tehlikeler; fiziksel tehlikeler; alerjenler; gıda güvenliği etiketleme şartları; gıda zinciri kategorileri (Bkz. ISO 22003:2013 Annex-3) ile ilgili gıda güvenliği düzenlemeleri ve geçerli kontrol mekanizmaları. Kuruluşun gıda güvenliği düzenlemeleri ve etiketleme şartlarını belirleme konusundaki kapasitesini TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 8 / 10
değerlendirebilme becerisi 8. GGYS, HACCP, tehlike değerlendirmesi ve tehlike analizi kurallarını ISO 22000 de yorumlandığı şekilde gıda zinciri kategorilerine bağlı olarak ve aşağıdakileri içerecek şekilde uygulayabilme becerisi: Gıda güvenliği politikası şartları; Tehlike analizi metotları; Tehlike analizinin etkinliğinin doğrulanması; GGYS planlama şartları; Müşteri şartnamelerinin ve yasal düzenlemelerin rolünün tehlike analizlerine girdi olması; Gıda güvenliği ekibinin gerekli yetkinlik ve yetkilerini de kapsayacak şekilde oluşumu ve fonksiyonu; Uygun kontrol önlemlerinin seçimi; Kabul limitlerinin oluşturulması; Metotların geçerliliği; Doğrulama önlemleri; GGYS güncelleme şartları; Gıda test metotları, ve laboratuvar test sonuçlarının güvenilirliğini sağlamada akredite laboratuvarın; Uygunsuz ürünün yönetimi; Herhangi bir düzenleyici raporlama şartnamesi de dahil olmak üzere geri çekme ve geri çağırma prosedürleri (üretilen ülke, varış ülkesi), Ölçüm cihazları için kalibrasyon şartları; İzlenebilirlik şartları (ör. ᵅ TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 9 / 10
standard, müşteri, düzenleme); İletişim (iç ve dış); Yönetimin sorumluluğu; Acil durum hazırlığı; Kasıtlı bulaşma; Personelin yeterliliği; Eğitim; Tedarikçi seçimi ve yönetimi; Şikayetler. 9. Aşağıdakileri bağlı olarak gıda zinciri kategorileri ve alt kategori uygulamaları: Gıda zinciri ilişkileri; ÖGP, OÖGP, KKN dikkate alınarak en iyi uygulamayı gerçekleştirme; Ortak gıda zinciri prosesleri; Üretim teknolojileri ve işleme koşulları; Ortak ekipman; Tesis tasarımı; Paketleme tipleri ve yaklaşımları; Mikrobiyolojik terimler ve adlar; Kimyasal terimler ve adlar; İyi laboratuvar uygulamaları; Yerel terminoloji. 10. ISO/IEC 17021, ISO 22003:2013 e ve UDEM GGYS raporlama prosedürlerine göre raporlara şartlarını uygulayabilme becerisi ᵅ Belgelendirme kararı alma faaliyetleri için gıda zinciri kategorisi ile ilgili özel yetkinlik beklenmemektedir TLM.03-15/10.06.2014/31.01.2011/Sayfa 10 / 10