Sayfa No 1/6 1. AMAÇ Bu prosedür; ÖZERDEM DEMİR A.Ş. ve EGEDEMİR DEMİR GERİ KAZANIM MADENCİLİK PETROL NAKLİYE TURİZM İNŞAAT TAAHHÜT PAZARLAMA SAN. TİC. LTD. ŞTİ. nin yönetim politikası doğrultusunda hedeflere ulaşılabilmesi için şirket personel ihtiyacının tespit edilmesi, personelin temin edilmesi, işe başlama ve işten ayrılma işlemleri, personelin eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve eğitimlerin verilmesi, görev yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi, personel performanslarının değerlendirilmesi, terfi, çalışma saatleri, özlük hakları, motivasyon ve personel memnuniyeti gibi konularda işleyişi belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. 2. KAPSAM Bu prosedür, ÖZERDEM DEMİR A.Ş. ve EGEDEMİR DEMİR GERİ KAZANIM MADENCİLİK PETROL NAKLİYE TURİZM İNŞAAT TAAHHÜT PAZARLAMA SAN. TİC. LTD. ŞTİ. Şirketlerimizin Entegre Yönetim Sistemi içinde yer alan tüm faaliyetlerini yerine getiren birimleri kapsar. 3. TANIMLAR 4. SORUMLULAR Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden Yönetim Temsilcisi olarak İnsan Kaynakları Müdürü sorumludur. Prosedürün uygulanmasına yönelik sorumluluklar prosedürde belirtilmiştir. 5. UYGULAMA Şirketlerimizin İnsan Kaynakları Yönetimi işlemleri; Şirket Yönetim Kurulu Kararı, personel mevzuatları ve konu ile ilgili prosedür ve talimatlara göre İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından yürütülür. 5.1. İstihdam Şekilleri, Pozisyonların Şekillendirilmesi Ve Gruplandırılması: Şirketlerimizde istihdam şekilleri ve pozisyonlar aşağıdaki şekilde yapılmaktadır: 5.1.1. Sürekli Personel: şirketlerimizde, asli ve sürekli hizmetleri yerine getirmekle görevlendirilen ve Belirsiz Süreli İş Sözleşmesi ile iş akdi yapılan personeldir. 5.1.2. Kısmi Zamanlı Personel: Şirketlerimizde, tam zamanlı çalışmayı gerektirmeyen, Belirli Süreli İş Sözleşmesi ile il akdi yapılan personeldir. Kısmi zamanlı personelin, hangi işlerde çalıştırılacağı, işe alınış şekli, çalışma usul ve esasları ile sözleşmede yer alan esaslar Yönetim Kurulu Başkanı tarafından belirlenir.
Sayfa No 2/6 5.1.3. Stajyer: Şirketlerimizde, üniversitelerin ilgili birimlerinde okuyan öğrenciler stajyer statüsünde çalıştırılmaktadır. Stajyer çalıştırma esasları 4857 sayılı iş kanununda belirtildiği şekilde olmaktadır. Stajyerler, staj süresi boyunca, şirketlerimizde okuduğu bölümle alakalı birimlerde eğitime tabi tutulmaktadır. Aldığı eğitimlerle ilgili, üniversitesinin vermiş olduğu staj raporu doldurulur ve bir örneği de şirketimiz İnsan Kaynakları Müdürlüğü nde dosyalanır. 5.1.4. Alt İşveren Personeli: Şirketlerimizde 4857 sayılı iş kanununda tanımlanan hususlarda alt işveren ile çalışılmaktadır. Çalışma hususları, karşılıklı yapılan sözleşmelerde yer almaktadır. Ayrıca, yine hususları sözleşmelerle belirlendiği şekilde alt işveren olarak personelimiz çalışmaktadır. 5.1.5. Pozisyonların Belirlenmesi ve Gruplandırılması: Pozisyonlar, şirketlerimizin personel ihtiyacı dikkate alınarak, unvanları ile birlikte Haftalık Değerlendirme Toplantılarında ve Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında değerlendirilir ve tespit edilir. Tüm pozisyonlar şirketlerimiz bünyesinde hazırlanan Organizasyon Şemalarında gösterilmektedir. Her pozisyona ait görev tanımları da ORT-FR-007 GÖREV TANIMI FORMU kullanılarak hazırlanmış ve kişilere tebliğ edilmiştir. İmzalı bir örneği kişilerin özlük dosyalarında muhafaza edilmektedir. 5.2. Personel İhtiyacının Belirlenmesi 5.2.1. Personel seçme ve yerleştirmede fırsat eşitliği, tarafsızlık, gizlilik ve bilgilendirme ilkelerine gereken önem ve titizlik gösterilir. 5.2.2. İşe almaya, Yönetim Kurulu Başkanı, İnsan Kaynakları Müdürü ve Yönetim Danışmanı yetkilidir. 5.2.3. Benzer operasyonlarda başarılı bir performans sağlamış kişiler, mevcut ilişkiler ya da bu konuda danışmanlık hizmeti veren firmalar vasıtasıyla bulunur. 5.2.4. Mevcut birimlerdeki ilave gelişmelere paralel olarak ve personelin değişik nedenlerle ayrılması durumunda birim müdürlükleri, personel talepleri için ORT-FR-018 PERSONEL TALEP FORMU doldurur ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne iletir. 5.3. Personel İlanı ve Başvuru Kabulü 5.3.1. Özerdem ve Egedemir şirketlerimizin web adresinde Online CV linki bulunmaktadır. İş arayan kişiler tarafından bu linkte istenen bilgiler doldurulduğunda ve gönderildiğinde, şirketlerimizin İnsan kaynakları Müdürlüğü ne Online CV e-postası gelmekte ve bu CV ler basılı olarak, İnsan Kaynakları Müdürlüğü bünyesinde özgeçmiş havuzunda saklanmaktadır. 5.3.2. Şirketlerimiz, profesyonel hizmet veren kariyer firmasından da personel alımı ile ilgili destek almaktadır. İnsan Kaynakları Müdürlüğü, birim müdürlüklerinden gelen Personel Talep Formlarını dikkate alarak personel alım ilanı hazırlar ve kariyer firmasına
Sayfa No 3/6 göndererek web sayfalarında yayınlanmasını sağlar. Hazırlanan ilanın herhangi bir formatı yoktur. İlgili kariyer firmasının web sayfası formatında yayınlandığı şekilde ilanı kabul edilir. 5.3.3. Kariyer sayfaları vasıtasıyla gönderilen başvurular da İnsan Kaynakları Müdürlüğü nde basılı olarak bekletilir. 5.3.4. İş arayan kişiler, bireysel olarak şirketimizde İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne gelip, ORT- FR-019 İŞ BAŞVURU FORMU nu doldurarak ve/veya Özgeçmiş bırakarak da iş başvurusu yapabilirler. 5.3.5. Şirketlerimize yapılan tüm başvurular, her pozisyon için ayrı ayrı dosya oluşturularak, İnsan Kaynakları Müdürlüğü nde dosyalanır. 5.3.6. Üst yönetim açısından bir sakıncası yoksa personel alımında öncelikle mevcuttaki özgeçmişler ve iş başvuru formları değerlendirilir. 5.4. Başvuru Değerlendirme ve İşe Alım 5.4.1. Görev tanımları, kadro unvanları, iş özellikler ve şirketlerimizdeki deneyimleri dikkate alınarak, gereksinim duyulan bir kadroya, şirket içi mevcut bir personelden atama yapılabilir. Bu gibi durumlarda yönetim, ORT-FR-021 İÇ YAZIŞMA FORMU ile atama yazısı ile ilgili birimlere duyurulur. 5.4.2. İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne ulaşan CV ler ve İş Başvuru Formları, aranılan nitelikler esas alınarak İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından ön elemeden geçer. 5.4.3. Ön elemeden geçen adaylar, ilgili birim amiri ve insan kaynakları müdürünün de bir arada olduğu görüşmeye çağırılır. Görüşmede, kişinin pozisyona uygunluğunu değerlendirecek sorular sorulur, pozisyonun gerektirdiği vasıflarla kişinin bilgi, yetenek ve ilgisinin değerlendirmesi yapılır. Görüşme sonrasında, ilgili birim yetkilisi, İnsan Kaynakları Müdürü ve Yönetim Kurulu Başkanı ile yapılacak son değerlendirmeden sonra kabul gören personel için İş Başvuru Formu doldurtulur, ilgili kısımlar imzalanır ve işe başlayacağı tarih bildirilir. 5.4.4. İlgili personel ile işveren arasında yapacağı iş ve çalışma şekline uygun olarak sözleşme imzalanır. Sözleşme şekilleri ORT-YN-001 İÇ YÖNETMELİK te detaylı bir şekilde anlatılmaktadır. 5.4.5. Özlük dosyasında bulunması gereken evrakları hazırlaması için, işe alımı yapılan personele ORT-LT-005 İŞE GİRİŞ İÇİN HAZIRLANACAK BELGELER LİSTESİ verilir ve işe başlayacağı tarihte evrakların tamamını getirmesi istenir. 5.5. Deneme Süresi 5.5.1. İşe yerleştirilen personelin, işe ve ekibine uyum sağlamak, işe devamında fayda olup olmadığına karar vermek için uygulanan süredir. 5.5.2. Denem Süresi 2 aydır.
Sayfa No 4/6 5.5.3. Deneme süresi bitmesinden 7 gün önce NETSİS programı, İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne ve ilgili müdüre uyarı e-postası atar. İnsan Kaynakları Müdürlüğü, ilgili birim müdürü ile iletişime geçerek, ORT-FR-024 DENEME SÜRESİ SONU DEĞERLENDİRME FORMU vasıtasıyla personel ile ilgili değerlendirmesini ister 5.5.4. İlgili birim müdürü, formu doldurup imzaladıktan sonra formu İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne gönderir. 5.5.5. Deneme süresi sonrası, personel başarılı ise çalışmaya devam edilir. Eğer başarısız ise, İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından personelin işine son verilir. 5.6. Personel Eğitimleri Personel Eğitimleri ORT-PR-008 EĞİTİM ne uygun yapılır. 5.7. Çalışma Saatleri, Fazla Çalışmalar, İzinler Personelimizin çalışma saatleri, fazla çalışmaları ve izin hakları ile ilgili detaylı bilgi ORT-YN- 001 İÇ YÖNETMELİK te bulunmaktadır. 5.8. Personelin Genel Hak ve Yükümlülükleri, Ücret ve Eklentileri Personelin Genel Hak ve Yükümlülükleri, Ücret ve Eklentileri ile detaylı bilgi ORT-YN-001 İÇ YÖNETMELİK te bulunmaktadır. 5.9. Disiplin Kuralları Disiplin kurulu, disiplin kuralları ve uygulanacak cezalar ile detaylı bilgi ORT-YN-001 İÇ YÖNETMELİK te bulunmaktadır. 5.10. Performans Değerlendirme 5.10.1. Şirketimizde çalışan personel için İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından yılda en az bir defa Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarından önce ilgili müdürlüklere ORT-FR-012 PERFORMANS DEĞERLENDİRME FORMU gönderilir ve tüm çalışan personel için doldurulması istenir. Bu formların nasıl doldurulacağı da ORT-TL-002 PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI nda detaylı bir şekilde anlatılmaktadır. 5.10.2. Bu formlar doldurulduktan sonra, ilgili birim müdürlükleri vasıtasıyla İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne iletilir. 5.10.3. İnsan Kaynakları Müdürlüğü kendisine gelen formları inceler ve tüm personelin puanlamalarının bir arada olacağı ORT-FR-023 PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARI FORMU oluşturur ve ilgili müdürlüklere gönderimini yapar. 5.10.4. Ayrıca, Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında da personelin performansları değerlendirilir.
Sayfa No 5/6 5.10.5. Bu puanlar, personelin terfi edilmesi, başka bir birimde görevlendirilmesi ve işe devamı ile ilgili bize yol gösterici olacaktır. Bu konuda son karar Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarında verilir. 5.11. Terfi İşlemleri 5.11.1. Personelin terfi işlemleri yıl içerisinde ihtiyaç doğrultusunda yapılabilir. 5.11.2. Personelin çalışma süresince katıldığı eğitimler, seminerler, işyerinde çalıştığı süre, işyerindeki tutum ve davranışları dikkate alınarak, personel ihtiyacı ve terfi konusu söz konusu olduğunda, İnsan Kaynakları Müdürlüğü gerektiğinde Yönetim Kurulu Başkanı ve ilgili müdürlükleri toplantıya davet eder ve toplantıda durum değerlendirmesi yapılır. 5.11.3. Değerlendirme sonucunda verilen terfi kararı, ORT-FR-021 İÇ YAZIŞMA FORMU ile ilgili birim müdürlüğüne bildirilir. İlgili karar yazısının bir kopyası da personelin özlük doyasında saklanır. 5.12. Şirketlerimiz Arası Yer Değiştirme, Görevlendirme 5.12.1. Şirketlerimiz arası yer değiştirme ve görevlendirme, ORT-YN-001 İÇ YÖNETMELİK te belirtildiği şekilde yapılır. 5.13. İş Akdinin Feshi 5.13.1. Şirketlerimizde çalışan personelin iş akdinin feshi ile ilgili detaylı bilgi ORT-YN-001 İÇ YÖNETMELİK te bulunmaktadır. 5.14. Çalışan Memnuniyeti 5.14.1. Şirketlerimizde çalışan personel, işyerimiz, çalışma koşulları, yaptığı iş vb. durumlar ile ilgili öneri, istek ve şikâyetini tesislerimizin çeşitli yerlerinde bulunan Öneri, İstek ve Şikâyet Kutularını kullanarak yapabilirler. 5.14.2. Her kutunun yanında ORT-FR-022 ÖNERİ, İSTEK VE ŞİKÂYET FORMU bulunmaktadır. Personelimiz bu formları doldurarak, yanında bulunan kutulara atarlar. 5.14.3. Kutular, tesislerimizde bulunan İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından ayda 2 defa açılır. 5.14.4. Yapılan istek, öneri ve şikâyetler haftalık değerlendirme toplantılarında değerlendirilir. 5.14.5. Çalışanlarımıza yılda en az bir defa yönetim gözden geçirme toplantılarından önce ORT- AN-001 ÇALIŞAN MEMNUNİYET ANKETİ yaparak da şirketlerimize katkıda bulunmaları sağlanmaktadır. 5.14.6. Bu anketler, İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından ilgili birim müdürlüklerine gönderilir. 5.14.7. İlgili birim müdürlükleri kontrolünde doldurulan tüm personelin doldurması sağlanan formlar, tesislerimizde bulunan İnsan Kaynakları Sorumluları tarafından birim müdürlüklerinden alınır.
Sayfa No 6/6 5.14.8. Anket sonuçları İnsan Kaynakları Müdürü tarafından, Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarında değerlendirilmek üzere derlenir. 5.14.9. İstek, Öneri ve Şikâyet formlarından ve Çalışan Memnuniyet anketlerinden çıkan sonuçlar ile ilgili kararlar Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarında alınır ve uygulanmasına karar verilen öneri ve istekler, tüm birim müdürlüklerine ve çalışanlara, tesislerimizde bulunan panolar vasıtasıyla duyurulur. 5.15. Personel çalıştırma ve insan kaynakları konusunda diğer unsurlar ORT-YN-001 İÇ YÖNETMELİK te yer almaktadır. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR 6.1. Dış Kaynaklı Dokümanlar 4857 Sayılı İş Kanunu 6.2. İç Kaynaklı Dokümanlar ORT-PR-008 EĞİTİM ORT-YN-001 İÇ YÖNETMELİK ORT-TL-002 PERFORMANS DEĞERLENDİRME TALİMATI ORT-FR-007 GÖREV TANIMI FORMU ORT-FR-018 PERSONEL TALEP FORMU ORT-FR-019 İŞ BAŞVURU FORMU ORT-FR-021 İÇ YAZIŞMA FORMU ORT-FR-022 ÖNERİ, İSTEK VE ŞİKÂYET FORMU ORT-FR-023 PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARI FORMU ORT-FR-024 DENEME SÜRESİ SONU DEĞERLENDİRME FORMU ORT-AN-001 ÇALIŞAN MEMNUNİYET ANKETİ * Elektronik kontrollü kopya. * Kopyası alındığında kontrolsüz kopya.